Nomor Lampiran Perihal : 1087/QM/VIII/2016 : 1 (satu) berkas : Pemberitahuan Pelatihan Service Excellence Bagi Frontliner di Rumah Sakit Kepada Yth : Bapak/Ibu Direktur Rumah Sakit di tempat Saat ini rumah sakit berada dalam iklim persaingan yang sangat ketat. Masyarakat sebagai pelanggan berada dalam posisi yang lebih kuat karena semakin banyak pilihan rumah sakit yang dapat melayaninya. Pada saat yang bersamaan, masyarakat juga semakin kritis terhadap pelayanan kesehatan. Dalam kondisi seperti ini, agar tetap dapat eksis dalam melayani pelanggannya, maka rumah sakit harus memiliki sumber daya manusia yang berkualitas. Di samping itu, meningkatkan mutu pelayanannya melalui penciptaan dan penerapan standar pelayanan rumah sakit menjadi bagian penting dalam akreditasi, pelayanan yang prima yang sesuai dengan kebutuhan, keinginan dan harapan customer sangat dibutuhkan. Kemampuan frontliner dalam memberikan pelayanan terhadap customer sangat menentukan terhadap keberhasilan akreditasi rumah sakit, Untuk itu Quantum Management akan menyelenggarakan Pelatihan Service Excellence Bagi Frontliner di Rumah Sakit pada tanggal 7 8 Oktober 2016 di Hotel Sahid Jaya Yogyakarta, Jl. Babarsari Yogyakarta. Sehubungan pentingnya Pelatihan Service Excellence Bagi Frontliner di Rumah Sakit, diharapkan seluruh Rumah Sakit untuk mengirimkan staf terkait sebagai peserta pada pelatihan yang dimaksud. Karena adanya pembatasan jumlah peserta, maka bagi calon peserta agar segera mendaftar sedini mungkin. Jika ada hal-hal yang masih perlu dikonfirmasikan, dapat menghubungi contact person Sdr. Eko Winoto, No. HP : 081 213 236 988 atau Arif, No. HP : 081 329 705 510 atau Mustofa : 085224559890. Rincian kegiatan sebagaimana tertuang dalam TOR terlampir. Demikian, atas perhatian dan partisipasinya diucapkan terima kasih. Surakarta, 10 Agustus 2016 Quantum Management Dra. Anggita Pratami Langsa, MM. Director
Term of Reference PELATIHAN Service Excellence Bagi Frontliner di Rumah Sakit meningkatkan mutu pelayanan melalui penciptaan dan penerapan standar pelayanan rumah sakit Hotel Sahid Jaya Yogyakarta, 7-8 Oktober 2016 Saat datang ke sebuah rumah sakit yang kita harapkan adalah kita mendapatkan pelayanan yang nyaman, ramah dan cekatan. Mulai dari senyum petugas parkir, sapaan hangat dari tenaga keamanan/satpam di pintu depan, ditambah lagi sambutan ramah dari petugas resepsionis/pendaftaran. Hal hal tersebut membuat image sebuah rumah sakit terkesan sangat baik mendahului dari image kinerja pelayanan klinis rumah sakit itu. Begitu pentingnya peran frontliner, sehingga citra rumah sakit sering menjadi buruk hanya karena pelayanan yang tidak sesuai dengan harapan customer. Karena bukan middle up management yang pertama sekali bersentuhan langsung dengan customer, melainkan para frontliner ini lah yang akan memberikan kesan pertama pada customer. Mengabaikan proses pendidikan terhadap para frontliner sama saja mengabaikan pentingnya citra rumah sakit di mata customer. Saat ini rumah sakit berada dalam iklim persaingan yang sangat ketat. Masyarakat sebagai pelanggan berada dalam posisi yang lebih kuat karena semakin banyak pilihan rumah sakit yang dapat melayaninya. Pada saat yang bersamaan, masyarakat juga semakin kritis terhadap pelayanan kesehatan. Dalam kondisi seperti ini, agar tetap dapat eksis dalam melayani pelanggannya, maka rumah sakit harus memiliki sumber daya manusia yang berkualitas. Salah satu aspeknya adalah kemauan dan kemampuan dalam memberikan pelayanan yang prima. Oleh karena itu diperlukan paradigma dan sikap mental yang berorientasi melayani serta pengetahuan dan keterampilan yang memadai dalam melaksanakan pelayanan prima. Di samping itu, meningkatkan mutu pelayanannya melalui penciptaan dan penerapan standar pelayanan rumah sakit menjadi bagian penting dalam akreditasi, pelayanan yang prima yang sesuai dengan kebutuhan, keinginan dan harapan customer sangat dibutuhkan. Kemampuan front liner dalam memberikan pelayanan terhadap customer sangat menentukan terhadap keberhasilan akreditasi rumah sakit. Karena penting front liner bagi sebuah rumah sakit, maka dengan ini kami menyelenggarakan Pelatihan Service Excellence bagi Frontliner di Rumah Sakit TUJUAN Setelah mengikuti pelatihan ini diharapkan : Mampu memahami fungsi dan peran serta tugas utama seorang front liner sesuai dengan visi & misi rumah sakit Memiliki kemampuan yang mumpuni pelaksanaan tugas sebagai front liner secara professional Menguasai teknik dalam berkomunikasi dan sikap tubuh yang mampu membangun citra diri profesional Memiliki kemampuan dalam mengelola tata cara menyambut dan menempatkan tamu VIP. Meningkatkan performance dengan dressing image. Memiliki kemampuan dan etika dalam berkomunikasi, baik langsung maupun via telepon Memiliki kecakapan dalam courtesy, khususnya bagaimana sikap serta sopan santun yang mampu menjadi pemanis dalam meningkatkan human relation dengan customer. Memiliki kecakapan untuk menghadle complain.
MATERI PELATIHAN : 1. Kebahagiaan Sejati Orang baru akan bisa memberikan service yang excellence kalau dia tahu kenapa dia harus melakukan service excellence. Kalau pun dia tahu bagaimana cara senyum atau teknis service excellence, tapi kalau tidak punya alasan yang kuat, maka dia tidak akan melakukan apa yang sudah dia ketahui. 2. Personal Excellence Orang tidak akan bisa memberikan service yang excellence kalau belum menjadi personal excellence. Personal excellence adalah orang yang bisa menciptakan dan menjaga kebahagiaan dalam dirinya. 3. Faztrack Impression (Kesan Pertama begitu menggoda) Bagaimana menciptakan kesan pertama yang menarik untuk customer. 4. Gaya Komunikasi Memahami tipe tipe orang dari gaya komunikasinya, sehingga para frontliner bisa menyesuaikan dengan gaya setiap customer/ setiap orang. 5. Teknik Service Excellence Komunikasi Verbal & Non Verbal Senyum Teknik Sapaan Intonasi suara Bahasa tubuh Komunikasi dan etika bertelepon 6. Handling Complain Bagaimana handling complain dengan mendapatkan persetujuan? Bagaimana mengubah complain menjadi order PESERTA Peserta dari pelatihan ini adalah : Manajer dan staf bagian umum, sekretariat, general affair, humas, public relation Kepala Instalasi, Kepala Ruang, koordinator, case manager dll Karyawan di bagian front liner, pendaftaran, greeting woman, informasi, satpam, kasir, apotek, laboratorium, radiologi, gizi dll Dokter, perawat, bidan, fisioterapi dan profesi lain yang langsung kontak dengan customer. dan atau bagian yang terkait dengan pelayanan tamu. NARA SUMBER 1. Martuti, SE, MM Instruktur dan pelatih kepribadian yang sangat berpengalaman. Telah menjadi nara sumber/instruktur pada sebuah lembaga pelatihan bagi karyawan selama lebih dari 15 tahun. Juga sebagai instruktur/pelatih kepribadian pada pelatihan in house training lembaga-lembaga/perusahaan terkemuka. 2. Dra. MC Maryati, MM dan Tim Instruktur merupakan pakar di bidang interpersonal communication & development personality. Aktif sebagai nara sumber dalam berbagai proyek, seminar, training, workshop di beberapa perusahaan tingkat nasional untuk materi intrapersonal dan interpersonal communication skill, pengembangan kepribadian manajerial, costumer service excellent, public relation, general affair, professional skill for secretary, leadership motivational, brainware management, manajemen perkantoran dan administrasi dalam perusahaan. Beberapa perusahaan yang telah menjadi klien antara lain PT. Pertamina, PT. Indonesia Power, PT. Chevron Geothermal, PT. Bumi Siak Pusako, PT. Semen Baturaja, PLN Batam, PT. Pupuk Kaltim, PT. Kaltim Parna Industri, PT. Unilever, PT. Apac Inti Corpora, PTPN Medan, PTPN Surabaya, PT Geo Dipa, PT. Antam, PT. Pertamina KTI, PT PERURI, PT Freeport, BNI,
BRI, BI, PT Lamindo Inter Multikon, PT Jasa Raharja, Dirjen Pajak Pusat dan beberapa perusahaan skala nasional lainnya. Penulis buku Born To Fight, Manajemen Perkantoran Efektif, Aplikasi Manajemen Keuangan dalam Perusahaan Garmen, Statistik Ekonomi dan Bisnis, Kepribadian Manajerial, dan Aplikasi Komputer dalam Bisnis. Selain sebagai penulis buku juga sebagai nara sumber dalam acara talkshow di radio dan televisi untuk materi motivasi dan pengembangan SDM. WAKTU DAN TEMPAT Hari/tanggal : Jum at - Sabtu, 7 8 Oktober 2016. T e m p a t : Hotel Sahid Jaya Yogyakarta, Jl. Babarsari Yogyakarta. PENDAFTARAN Pendaftaran peserta dimulai tanggal 1 September 5 Oktober 2016, dengan cara : 1. Melalui SMS atau WhatsApp ke, No. 081 213 236 988 (Eko Winoto), 081329705510 (Arif) 2. Melalui website www.quantummanagement.biz 3. Mengirimkan fax formulir pendaftaran yang telah diisi lengkap disertai bukti transfer biaya investasi ke Quantum Management No. Fax : 0271-664982. Peserta dibatasi maksimal 40 orang. Sehubungan terbatasnya tempat, dimohon segera mendaftarkan diri sebelum tanggal 5 Oktober 2016. Pendaftaran dapat ditutup apabila sudah mencapai jumlah peserta yang ditentukan oleh penyelenggara dan akan dimasukkan dalam daftar peserta penyelenggaraan berikutnya. Biaya investasi per orang/peserta sebagai berikut 1. Paket A : Rp 3.500.000,-/ orang (termasuk akomodasi menginap 1 malam / 1 kamar 1 orang (single), di Hotel Sahid Jaya Yogyakarta) 2. Paket B : Rp 3.000.000,-/ orang (termasuk akomodasi menginap 1 malam / 1 kamar 2 orang (twin share), di Hotel Sahid Jaya Yogyakarta) 3. Paket C : Rp 2.500.000,-/ orang tanpa akomodasi menginap CARA PEMBAYARAN : Semua pembayaran dilakukan melalui transfer Bank Mandiri Cab. Surakarta Rek. 1380000222203 a.n. Anggita Pratami Langsa, (dinyatakan pada formulir pendaftaran yang di fax). FASILITAS 1. Akomodasi Hotel dan breakfast bagi peserta yang menginap di Hotel Sahid Jaya Yogyakarta 2. Mengikuti Bimtek selama 2 hari 3. Coffee break, lunch selama Bimtek 4. Exclusive Bimtek kits, modul/makalah dalam bentuk hard copy/soft copy 5. Sertifikat, foto bersama dan member card Quantum Management Catatan : Bagi peserta yang menginap di Merapi Merbabu Hotel Jogja: a. Check in mulai pukul 14.00 wib (dapat lebih awal kalau keadaan hunian hotel memungkinkan) hari Jum at tanggal 7 Oktober 2016 b. Check out pukul 12.00 wib hari Sabtu tanggal 8 Oktober 2016. Selain tanggal tersebut, bagi peserta yang hendak menginap di Hotel Sahid Jaya Yogyakarta, biayanya di luar paket bimtek / masuk Personal Account.
JADWAL ACARA Hari Pertama : Jum at, 7 Oktober 2016 Waktu Materi / Kagiatan Pemateri 10.00 13.00 Heregristasi 13.00 13.30 Pembukaan 13.30 17.00 Mengenal Jati diri dan kebahagiaan sejati menjadi seorang front liner Martuti, SE, MM 17.00 19.00 Break & Makan Malam 1. Pengertian, ruang lingkup tugas, peran 19.00 20.30 dan tanggung jawab front liner 2. Kualifikasi menjadi general affair dan front Dra. MC Maryati, MM liner yang handal 20.30 21.30 Komunikasi efektif bagi front liner/general affair Hari Kedua : Sabtu, 8 Oktober 2016 Waktu Materi / Kagiatan Pemateri 08.00 09.00 Teknik Service Excellence 09.00 10.00 Etiquette & Dressing image Dra. MC Maryati, MM 10.00 10.15 Coffee Break 10.15 11.15 Handling Complaint Dra. MC Maryati, MM 11.15 12.00 Perform I (peserta praktek dievaluasi) Dra. MC Maryati, MM & 12.00 13.00 Break & Makan Siang 13.00 15.00 Perform II (peserta praktek dievaluasi) Dra. MC Maryati, MM & 15.00 Penutupan Hotline Service : Quantum Management. Jl. Cahaya IV No. 3 Ngoresan Jebres Solo Telp. / Fax. 0271-664982, e-mail quantum.management@yahoo.com, Contact person : SMS atau WhatsApp Sdr. Eko : 081 213 236 988, Arif : 081 329 705 510 Atau Mustofa 085224559890 Surakarta, 10 Agustus 2016 Quantum Management Dra. Anggita Pratami Langsa, MM. Director