Membuat File Database Untuk membuat file database harus dimulai dengan pembuatan strukturnya terlebih dahulu yang dimaksudkan untuk menentukan kreteria dari field yang akan digunakan seperti Nama Field, urutan letak field, Tipe Data untuk masing-masing field, Daya tampung untuk masing-masing field dan proses indexingnya. Setelah proses persiapan, langkah berikutnya masukan struktur tersebut dalam dbase IV, langkahnya : Aktifkan dbase IV, tunggu layar Control Center muncul Geser Sel-Aktif pada <create> dari Panel Data. Akhiri dengan penekan Enter. Atau. create <nama file> ketikan nama file yang akan dibuat strukturnya Selanjutnya layar Control Center hilang, digantikan dengan layar definisi struktur file yang berupa kolom-kolom pengisian struktur field. Kolom Pembuatan Struktur File Database Definisi masing-masing kolom : Kolom Pertama (Num) Berisikan nomor urut dari field yang akan dibuat. Nomor ini akan secara otomatis terisikan bila mengisi nama field. Kolom Kedua (Field Name) Berisikan Nama Field yang akan digunakan. Ketentuan dalam memberikan nama field, sebagai berikut : Panjang maksimum yang diperbolehkan 10 karakter
Harus diawali dengan huruf. Dapat terdiri dari gabungan huruf-angka. Tidak boleh ada spasi dan symbol lain. Dapat menggunakan garisbawah (Under Scope) Akhiri pengisian nama dengan menekan tombol Enter. Kolom Ketiga (Field Type) Berisikan jenis data yang digunakan pada kolom Field Name. Pilihan pertama yang terlihat adalah Character. Pilihan lain dapat dilihat dengan menekan tombol Spasi, Adapun tipe data yang tersedia adalah : Character (C) Numeric (N), Float (F), Date (D), Logical (L) dan Memo (M). Penentuan tipe atau jenis data dilakukan dengan menekan Enter pada saat nama tipenya terlihat di kolom tersebut. Cara lain adalah mengiskan dengan kode yang terdapat pada tanda ( ). Misalkan ketik N bila tipedatanya Numerik. Kolom keempat (Width) Berisikan kapasitas jumlah maksimal dari karakter yang akan ditampung. Ketik/Isikan besar daya tampung dari field yang bersangkutan. Kondisi ini hanya berlaku pada field dengan tipe Character, Numeric dan Float. Adapun batas maksimum yang dapat diisikan pada tipe Numeric dan Float adalah 20 digit termasuk tanda positif/negatif serta titk desimal jika ada sedangkan untuk tipe data Character batas maksimunnya adalah 256 byte. Untuk field dengan tipe data Logika, Date dan Memo secara otomatis telah terisikan dengan standar yang berlaku. Untuk Field tipe Date besarnya 8 Bytes, tipe Logical besarnya 1 byte dan untuk tipe Memo besarnya 10 karakter. Kolom kelima (Dec) Berisikan jumlah angka dibelakan koma. Kolom ini dipakai jika tipe datanya Numerik atau Float. Kolom Keenam (Index) Berisikan kode untuk proses indexing. Jika isinya N (No) field tersebut dtidak akan dipakai untuk index, sebaliknya jika diisikan Y (Yes), field akan dipakai untuk index Penyimpanan Struktur File Database Jika struktur file sudah ada atau selesai dibuat maka penyimpanan dapat dilakukan dengan prosedur berikut : Pada saat pengisian field terakhir selesai, sel aktif akan kembali berada pada kolom Field Name. Tekan Enter. Pada layar struktur field akan muncul kotak Save as : Ketik nama file yang dikehendaki dan kahiri dengan penekanan Enter. Disini proses penyimpanan akan dilaksanakan. Selama proses penyimpanan ini, indexing ikut diselesaikan oleh dbase IV secara otomatis.
Bila pembuatan file database melalui perintah bertitik maka secara otomatis struktur file akan tersimpan pada file yang telah ditentukankan sebelumnya. Jika langkah ini selesai, muncul pertanyaan yang berbunyi : Input data records now? (Y/N) Ketik Y, Jika hendak mengisikan data sekarang. Dan N jika tidak. Jika jawaban N, layar control Center akan muncul kembali. Nama file yang baru diolah akan ditampilkan di bawah <create> Tekan enter. Disini akan tampil kotak berisikan pilihan operasi selanjutnya. Untuk mengakhirinya, pilih Close File.
Mengubah Struktur Database Bila diperlukan untuk menambahkan atau menghapus struktur field database yang telah dibuat maka prosedur yang bisa dilakukan sebagai berikut : Perintah Assist Aktifkan File database yang akan diubah strukturnya Pilih kembali file tersebut Setelah tekan Enter pilih Modify Struktur/Order Kini layar berisikan struktur database dari file yang aktif Tekan Esc untuk menuju kedalam struktur Untuk menambahkan field baru : Pindahkan sel-aktif ke bagian bawah dari Field Name Isikan struktur field baru yang akan dibuat Untuk menyisipkan field baru : Pindahkan sel-aktif pada nama field yang akan disisipkan Tekan Ctrl N Isikan struktur field baru yang akan disisipkan Untuk menghapus field yang sudah ada : Pindahkan sel-aktif pada nama field yang akan dihapus Tekan Ctrl U Field akan terhapus dari struktur database Untuk menyimpan struktur baru dari database : Tekan F10 Pilih Save Changes and Exit pada menu Exit Perintah Bertitik.modi stru pada layar akan muncul lembar struktur database yang sedang aktif dan langkah selanjutnya sama dengan perintah Assist Memasukan Data Ada beberapa cara untuk memasukan data atau informasi ke dalam file database yang kosong. Cara pertama dipakai,jika database belum dibuka atau Control Center masih tampil di layar. Perintah Assist : Geser sel-aktif ke nama File yang akan digunakan. Nama file harus yang berada pada kolom DATA. Tekan Enter Aktifkan pilihan : Use File kemudian Enter
setelah itu layar Control Center tampil kembali dan nama file yang diaktifkan akan berada ke bawah <create> Geser sel-aktif pada Nama File yang sudah aktif tersebut. Enter Aktifkan pilihan : Display Data selanjutnya akan tampil layar pengisian data dan data dapat diisikan. Untuk mengakhiri pengisian tekan F10 pilih menu Exit Prosedur ini dapat juga digunakan untuk penampilan data ataupun untuk menambahkan data kembali. Perintah Bertitik :.Use <nama file>.append selanjutnya akan tampil layar pengisian dan data dapat disikan Untuk mengakhiri pengisian tekan F10 pilih menu Exit Prosedur ini dapat juga digunakan untuk menambahkan data kembali. Bentuk tampilan pada layar pengisian dapat diubah dengan penekan tombol F2. Setelah penekanan F2, layar akan berbentuk kolom, dimana setiap kolom mempunyai nama yang sama dengan nama fieldnya, Untuk kembali ke bentuk sebelumnya tekan kembali F2. Sebagai tambahan format pengisian pada jenis data Tanggal (Date) adalah (bulan/tanggal/tahun) sedangkan untuk jenis data Memo tekan Ctrl Home untuk pengisian datanya dan akhiri dengan Ctrl End Menampilkan Data Untuk Menu Assist cara menampilkan isi data sama dengan cara memasukan data, sementara itu untuk perintah bertitik ada beberapa caranya untuk menampilkannya.brow dengan cara ini data yang ditampilkan berupa baris dan kolom, dengan cara ini kita juga dapat mengedit setiap data yang telah terisi ataupun untuk menambahkan data baru..list all
dengan cara ini layar akan menampilkan keseluruhan data beserta dengan urutan nomor record, dengan cara ini data yang ditampilkan tidak dapat diedit..display all dengan cara ini data yang ditampilkan sama dengan perintah LIST hanya cara menampilkannya perduapuluh record. Menampilkan Data Secara Selektif Adakalanya kita ingin melihat data dengan kreteria tertentu saja. Dalam hal tersebut dimungkinkan dengan menambahkan syaratsyarat yang diinginkan dibelakang perintah untuk menampilkan. Cara berikut untuk melihat data/isi file namun tidak secara keseluruhan..list <nama-field> untuk melihat isi dari satu field saja.list <namafield-1>,<namafield-2>,<namafield3>, untuk melihat isi beberapa field.list for <ekspresi> untuk melihat isi file dengan syarat yang ditentukan.list <ruanglingkup> for <ekspresi> untuk melihat isi beberapa field dengan syarat yang ditentukan.list Reco <no record> untuk menampilkan isi file dari no record yang ditentukan Mengedit Data Apabila ingin menambahkan data baru ataupun ingin merubah data lama pada sebuah file dbase yang telah kita buat maka prosedur pengerjaannyapun tak jauh berbeda dengan saat kita mengisi data sedangkan untuk penghapusanya suatu data dalam hal ini record ada prosedur tersendiri. Perintah Assist Aktifkan file yang akan digunakan Pilih file yang akan digunakan Setelah tekan Enter pilih Display Data Pada layar monitor akan tampil data yang telah diiisi Untuk merubah data pindahkan sel-aktif ke tempat yang akan dirubah Untuk menambahkan data : tekan F10 Pilih Add New Record pada menu Record Sel-aktif akan menuju ke tempat pengisian data Untuk menghapus data : Pilih Record yang akan dihapus dengan menggerakan sel-aktif Tekan F10
Pilih Mark Record For Deletion pada menu record Saat ini Record telah ditandai untuk penghapusan Perintah bertitik.use <nama file yang akan digunakan>.append.edit <nomor record> untuk merubah isi data dari no record yang ditentukan.dele <nomor record> untuk menandai record yang akan dihapus.pack untuk menghapus record yang telah ditandai Menghentikan Program Dbase IV Untuk mengakhiri program dbase ada 2 cara sesuai dengan modus operasi yang tengah dipergunakan : Perintah Assist tekan F10 aktifkan menu Exit dan pilih operasi yang berjudul : Quit to DOS Perintah bertitik.close All.Quit akhiri dengan penekanan Enter