75 Konsep Resiko & Sistem Pengendalian Intern Pengenalan Sistem pengendalian intern (Mulyadi, 2001, h.165) meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan dipatuhinya kebijakan manajemen. Sistem kontrol internal (Hall dalam Jusuf 2001, p 150) merangkum kebijakan, praktik, dan prosedur yang digunakan oleh organisasi untuk mencapai empat tujuan utama, yaitu: 1. Untuk menjaga aktiva perusahaan 2. Untuk memastikan akurasi dan dapat diandalkannya catatan dan informasi akuntansi 3. Untuk mempromosikan efisiensi operasi perusahaan 4. Untuk mengukur kesesuaian dengan kebijakan dan prosedur yang telah ditetapkan manajemen. Elemen Sistem Pengendalian Intern Pada hakekatnya sistem pengendalian intern terdiri lima elemen (Arens dan Loebbecke terjemahan Amir Abadi Yusuf, 1996, h.270-271), yaitu: a. Lingkungan Pengendalian b. Penetapan risiko oleh manajemen c. Sistem komunikasi dan informasi akuntansi d. Aktivitas pengendalian 1) Otorisasi yang memadai atas transaksi dan kegiatan. 2) Adanya pemisahan tugas yang memadai. 3) Adanya dokumentasi dan pencatatan yang memadai. 4) Adanya pengendalian yang memadai atas akses 5) verifikasi independen. e. Pemantauan
Dalam merancang pengendalian intern (Mulyadi, 1995) perlu diperhatikan elemen pokok sistem pengendalian intern, yaitu: a. Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas. Struktur organisasi merupakan kerangka pembagian tanggung jawab fungsional kepada unit-unit organisasi yang dibentuk untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan pokok perusahaan b. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan cukup terhadap harta, utang, pendapatan dan biaya. c. Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi tiap unit organisasi. d. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggungjawab. Di antara empat elemen pokok sistem pengawasan (pengendalian) intern tersebut diatas, elemen karyawan yang bermutu merupakan elemen sistem pengawasan yang paling penting. Jika karyawan kompeten (competent: meliputi kombinasi keahlian, pengetahuan, ketelitian/ketekunan dan cukup wewenang), dan dapat dipercaya, berbagai sistem pengawasan intern yang lain dapat ditiadakan. Aktivitas Pengendalian 1. Pembagian Tugas Ada empat pedoman dalam pembagian tugas untuk mencegah kekeliruan yang disengaja maupun tidak menjadi perhatian khusus: a. Pemisahan Pengelolaan Aktiva - Akuntasi Alasan untuk tidak memperkenalkan satu orang memegang tanggungjawab atas seluruh aktivitas ialah untuk menghindarkan perusahaan dari penipuan. Misalnya, jika kasir menerima uang masuk dan sekaligus pembukuan kas maupun piutang, akan sangat besar kemungkinannya bahwa dia akan menerima pembayaran dari seorang pelanggan, kemudian memanipulasi perkiraan pelanggan tersebut dengan cara tidak membukukan penjualan atau mencatat kredit palsu di dalam perkiraan itu. Contoh lain pemisahan fungsi yang tidak memadai ialah pembagian gaji oleh petugas pembukuan yang bertugas menangani gaji karyawan, serta pengolahan catatan persediaan barang oleh karyawan bagian gudang. b. Pemisahan Otorisasi - Penanganan Aktiva Sebaiknya orang yang memberi otorisasi transaksi tidak turut berpartisipasi dalam pengendalian terhadap aktiva yang bersangkutan. 76
Sebagai contoh, orang yang sama tidak boleh memberikan otorisasi untuk pembayaran faktur penjualan, sekaligus menandatangani cek untuk pembayaran tagihan atas faktur tersebut. Demikian pula, otorisasi untuk menambah karyawan baru atau mencoret karyawan yang keluar dari daftar gaji, tidak boleh dilakukan oleh orang yang bertanggungjawab membayar gaji. c. Pemisahan tugas dalam fungsi akuntansi Sistem akuntansi dapat dikatakan kurang baik apabila dalam sistem tersebut seorang karyawan bertanggungjawab untuk mencatat transaksi, dari sejak tahap pertama pembukuan sampai dengan akhir berupa posting dalam buku besar dan pelaporan. Ini memperbesar kemungkinan bahwa kesalahan yang tidak disengaja akan tetap tidak terungkap, dan mendorong pelaksanaan kerja yang serampangan. d. Pemisahan operasi/akuntansi/pencatatan Fungsi/unit dan laporan akuntansi mempunyai sifat independen terhadap kegiatan unit fungsional lain dari segi pandang pucuk pimpinan organisasi perusahaan. Apabila masing-masing departemen atau divisi menyelenggarakan pembukuan dan pelaporannya sendirisendiri, akan timbul kecenderungan untuk berat sebelah (subyekyif) mengenai hasil/kegiatan yang dilaporkan. Oleh karena itu untuk mencegah hal semacam itu secara khusus bagian penanganan catatan harus berada dalam departemen tersendiri dibawah pengawasan seorang kontroler. 2. Prosedur Otorisasi Agar sistem pengendalian dapat berhasil dengan baik, setiap transaksi harus diotorisasi dengan semestinya. Apabila seseorang dalam organisasi dapat melakukan pembelian dan penjualan aktiva dengan sekehendak hatinya, pasti akan timbul kekacauan. Otorisasi dapat diberikan dalam bentuk umum maupun khusus. Otorisasi umum berarti bahwa manajemen menetapkan kebijakan yang dirumuskan untuk dilaksanakan didalam organisasi. Setiap orang melaksanakan kebijakan ini dengan memberikan otorisasi untuk setiap transaski, dalam batasan yang telah ditetapkan. 3. Dokumen dan Catatan Memadai Dokumen dan catatan akuntansi merupakan obyek fisik untuk membawa data (dokumen sumber, source document) ataupun membukukan setiap transaksi, diikhtisarkan, dan dilaporkan. 77
Dokumen maupun catatan akuntansi untuk pencatatan setiap transaksi merupakan unsur penting dalam sistem, namun biasanya dokumen yang tidak memadai dapat menyebabkan timbulnya masalah pengendalian yang lebih besar. Beberapa prinsip tertentu menandai dan penggunaan yang tepat mengenai dokumen dan catatan akuntansi adalah sebagai berikut: Diberikan nomor urut Dibuat pada saat yang sama ketika terjadi transaksi, atau segera sesudahnya (mempengaruhi ketepatan waktu). Cukup sederhana agar benar-benar mudah dimengerti. 4. Pengamanan Fisik Pengamanan fisik sangat penting, terutama untuk tujuan safeguarding assets. Pengamanan fisik tersebut merupakan salah satu bentuk pengenalian intern. 5. Verifikasi Independen Disamping istilah sistem pengawasan intern (internal controls), dikenal pula istilah internal check. Internal check ialah istilah teknik akuntansi, yaitu cek kecermatan data antara hasil dua orang atau lebih atas satu transaksi yang sama, namun saling tidak mempengaruhi karena mereka bekerja tidak terkait (independent). Tujuan Sistem Pengendalian Intern Tujuan sistem pengendalian intern (Arens dan Loebbecke, 1996): 1. Menyajikan data yang dapat dipercaya 2. Mengamankan aktiva dan pembukuan 3. Meningkatkan efisiensi operasional 4. Mendorong pelaksanaan kebijaksanaan yang ada. Sedangkan menurut Mulyadi (2001) tujuan sistem pengendalian intern ialah: 1. Melindungi harta milik perusahaan. 2. Memeriksa kecermatan dan kehandalan data akuntansi. 3. Meningkatkan efisiensi usaha. 4. Mendorong ditaatinya kebijakan yang telah digariskan. Pengendalian intern yang baik akan memberikan keuntungan bagi perusahaan itu sendiri, karena antara lain : 78
Dapat memperkecil kesalahan-kesalahan data akuntansi dan akan menghasilkan laporan yang benar. Melindungi atau membatasi kemungkinan terjadinya kecurangan dan penggelapan-penggelapan. Menghasilkan pekerjaan yang efisien Mendorong dipatuhinya kebijakan pimpinan. Tidak memerlukan detail audit dalam bentuk pengujian substantif atas bahan bukti/data perusahaan yang cukup besar oleh akuntan publik. Jika sistem pengendalian intern suatu perusahaan cukup baik dan auditor cukup puas dalam melakukan test of controls, maka pengujian substantif dapat dilakukan dengan sekecil mungkin jumlah bukti/data dari sampling technique sehingga audit tidak akan perlu biaya yang terlalu besar. Tujuan Pengendalian Internal Rinci Ada tujuh macam tujuan pengendalian internal secara terinci: 1. Setiap transaksi yang dicatat adalah sah (validitas). 2. Setiap transaksi diotorisasikan dengan tepat (otorisasi). 3. Setiap transaski yang terjadi dicatat (kelengkapan). 4. Setiap transaksi dinilai dengan tepat (penilaian). 5. Setiap transaksi diklasifikasikan dngan tepat (klasifikasi). 6. Setiap transaaksi dicatat pada waktu tepat (tepat waktu). 7. Setiap transaksi dimasukkan dengan tepat kedalam catatan tambahan dan diikhtisarkan dengan benar (posting dan ikhtisar). Dari segi pandang akuntansi, tujuan rinci sistem pengendalian intern adalah apakah transaksi yang dicatat: 1. sah (keabsahan) 2. sudah diotorisasi 3. telah dicatat semua (kelengkapan) 4. telah dinilai secara layak (penilaian) 5. telah dikelasifikasi dengan benar (kelasifikasi) 6. sesuai waktu (tepat waktu) 7. telah diichtisarakan/ posting dengan benar. Mengapa Sistem Pengendalian Intern penting Faktor-faktor yang menyebabkan pentingnya: a. Perkembangan kegiatan dan skala (kompleksitas). 79
b. Tanggungjawab utama untuk melindungi aset organisasi, mencegah dan menemukan kesalahan-kesalahan serta kecurangan-kecurangan c. Pengawasan oleh dari satu orang (saling cek) merupakan cara yang tepat untuk menutup kekurangan-kekurangan pada manusia. d. Pengawasan yang "buit-in" langsung pada sistem berupa pengendalian intern yang baik dianggap lebih tepat Keterbatasan Sistem Pengendalian Intern Pengendalian intern mempunyai keterbatasan: 1. Persekongkolan 2. Biaya 3. Kelemahan manusia Pihak yang berkepentingan Pihak yang terkait atau berkepentingan: a. Manajemen perusahaan b. Dewan komisaris, auditor intern, dan sebagai-nya c. Para karyawan perusahaan itu sendiri d. Regulatory Body (Badan pengatur/pemerintahan/ikatan profesi) e. Auditor Pengendalian intern merupakan keseluruhan mekanisme yang merupakan bagian integral dari sistem dan prosedur kerja suatu organisasi, dan disusun sedemikian rupa untuk menjamin bahwa pelaksanaan kegiatan organisasi sudah sesuai dengan yang seharusnya. Jika auditor yakin bahwa sistem pengendalian internnya baik dan dijalankan dengan konsisten, maka si auditor akan memperoleh keyakinan lebih besar akan kehandalan organisasi tersebut. Dalam hal ini, bukti-bukti yang perlu dikumpulkan untuk auditing tidak perlu banyak. 80