Panduan Penggunaan Aplikasi E-Absensi Untuk Operator Badan Kepegawaian Daerah Pemerintah Provinsi DKI Jakarta
DAFTAR ISI 1. Login dan Halaman Utama... 3 2. Menu Rekap Absen... 4 3. Menu Mesin Absensi.... 4 4. Menu Jadwal Kerja... Error! Bookmark not defined. a. Melihat dan Memberikan jadwal kerja.... 8 b. Input Jadwal kerja mingguan... Error! Bookmark not defined. c. Input jadwal kerja per hari dan per pegawai.... Error! Bookmark not defined. d. Input status kehadiran.... 11 e. Input status ketidakhadiran.... 12 f. Hapus transaksi status kehadiran dan status ketidakhadiran.... 13 5. Menu proses... 14 6. Menu Laporan... 16 a. Laporan Transaksi... 16 b. Laporan Kehadiran... 17 c. Laporan Rekapitulasi... 18 2 Panduan Penggunaan Aplikasi E-Absensi
1. Login dan Halaman Utama Aplikasi E-absensi ini dapat diakses melalui aplikasi browser seperti; Mozilla firefox, Google chrome, Internet Explorer dan aplikasi browser lainnya. Untuk dapat mengakses pada aplikasi ini operator cukup mengetikkan alamat website seperti ini: http://bkd.jakarta.go.id setelah operator mengakses alamat diatas maka akan tampil halaman login seperti dibawah ini. Masukan kolom username dengan kode SKPD/UKPD dan kolom Password dengan password SKPD/UKPD yang bersangkutan. Setelah login berhasil dilakukan maka seperti halaman dan beberapa menu berikut ini: 3 Panduan Penggunaan Aplikasi E-Absensi
2. Menu Rekap Absen Tampilan pada menu ini sebagai berikut: Pada tampilan diatas menunjukan daftar pegawai yang terdaftar pada SKPD/UKPD beserta rekap absensi di bulan tertentu. Data pada menu rekap absen ini yang akan digunakan pada penghitungan nilai TKD. Sebaiknya operator melakukan pengecekan pada rekap ini sebelum proses input ditutup. Navigation page (dilingkari) merupakan tools untuk melihat daftar pegawai di page sebelum dan selanjutnya, apabila pegawai telah ditampilkan semua maka Navigation page ini tidak aktif. 3. Menu Mesin Absensi. Berikut tampilan dari menu Mesin Absensi 4 Panduan Penggunaan Aplikasi E-Absensi
Pada menu ini ditampilkan daftar mesin absensi yang terpasang pada SKPD/UKPD yang bersangkutan. Dimana pada daftar tersebut terdapat kolom-kolom sebagai berikut: No Serial, merupakan keterangan dari serial number mesin absensi. ID Terminal, merupakan keterangan dari ID mesin yang terdaftar pada aplikasi rekap absen. Nama Alat, merupakan keterangan dari nama mesin absensi (diberi nama dengan nama SKPD yang bersangkutan). Status, merupakan keterangan dari status mesin absensi. Apabila mesin tersebut terhubung dengan aplikasi E-Absensi maka status tersebut akan terlihat online dan apabila tidak terhubung maka statusnya akan terlihat offline. Aktifitas terakhir, merupakan keterangan waktu aktifitas terakhir mesin absensi. Untuk mengecek apakah mesin online atau offline dapat dilihat pada tanggal aktifitas terakhir. Jika tanggal yang tertera adalah tanggal hari ini artinya mesin dalam kondisi online. Alamat IP, merupakan keterangan dari IP address mesin absensi. Area, merupakan keterangan dari SKPD mesin absen tersebut digunakan. User, merupakan keterangan dari jumlah pegawai yang terdaftar pada mesin absen tersebut. FP, merupakan keterangan dari jumlah sidik jari yang terdaftar pada mesin absen tersebut. Transaksi, merupakan keterangan dari jumlah transaksi absensi yang tersimpan pada mesin absensi ( bukan jumlah transaksi yang tersimpan pada database E-Absensi). 5 Panduan Penggunaan Aplikasi E-Absensi
Selain terdapat daftar dari mesin absensi, pada menu Mesin absensi juga terdapat beberapa tools ikon; Sinkronisasi pegawai berfungsi untuk mensinkronkan data pegawai pada mesin absensi dengan data yang terdapat pada aplikasi E-Absensi. Unduh Transakasi berfungsi untuk menarik data transaksi absensi pada mesin absensi secara manual. Fungsi ini untuk memastikan data transaksi absensi masuk kedalam database E-Absensi setelah mesin absensi ber-status offline. Klik pada mesin yang datanya ingin diunduh kemudian klik tombol unduh transaksi, proses ini agak lama, cek hasilnya 1 jam kemudian. Jika mesin dalam keadaaan online tetapi data absensi belum masuk ke server, dapat dilakukan unduh transaksi. 6 Panduan Penggunaan Aplikasi E-Absensi
4. Alur Pengisian Jadwal Kerja Berikut adalah penjelasan mengenai alur proses input jadwal kerja : INPUT JADWAL KERJA PROSES REKAP ABSEN Pada setiap awal bulan, Ketika pertama kali membuka jadwal kerja lakukan simpan halaman. Lakukan untuk setiap halaman. Lakukan penugasan jadwal kerja (setting shift) setiap awal bulan Lakukan proses input status kehadiran dan ketidakhadiran, proses ini sebaiknya dilkukan per hari atau per minggu, jangan diinput sekaligus di akhir bulan. Lakukan proses hitung rekap dengan cara klik menu proses, pilih periode, klik tombol proses. Setelah dilakukan proses, hasilnya akan tampil pada menu rekap absensi. Operator sebaiknya secara rutin mengecek rekap absensi ini. Status kehadiran dan ketidakhadiran di rekap ini akan tampil juga di menu rekap absen pada aplikasi ekinerja karena nilai rekap ini yang digunakan saat menghitung nilai TKD. 7 Panduan Penggunaan Aplikasi E-Absensi
5. Menu Jadwal Kerja 1. Menu Jadwal Kerja ini berfungsi memberikan penugasan jadwal kerja (setting shift), menginput status kehadiran serta status ketidakhadiran. 2. Berikut adalah penjelasan mengenai proses input jadwal kerja : Berikut tampilan dari jadwal kerja. Berikut langkah-langkah untuk menggunakan beberapa fungsi pada menu Jadwal Kerja: a. Memberikan penugasan kerja (setting shift) 1) Pilih bulan/tahun 2) Klik ikon Generate. 3) Akan tampil semua nama pegawai besera jadwal kerjanya. 4) Pada setiap awal bulan, Ketika pertama kali membuka jadwal kerja lakukan simpan halaman untuk semua halaman 5) Saat pertama kali ditampilkan jadwal kerja, tampil shift S14 dan OFF untuk hari libur. Shift S14 ini adalah shift normal ( jam kerja 07.30 16.00 ) 8 Panduan Penggunaan Aplikasi E-Absensi
b. Memberikan penugasan kerja khusus (setting shift khusus) 1) Setting shift dilakukan untuk SKPD/UKPD yang memiliki jam kerja khusus (bukan shift normal. 2) Untuk melihat kode dari jadwal kerja lihat pada bagian jendela bawah daftar shift. 3) Untuk mulai setting shift, Klik pada mode klik 4) Pilih salah satu nama shift 5) Klik pada tanggal yang ingin diubah shiftnya sehingga kode yang tertera bukan lagi S14 tetapi sesuai dengan kode shift yang dipilih. 9 Panduan Penggunaan Aplikasi E-Absensi
c. Memberikan penugasan kerja secara mingguan (setting shift khusus) 1) Lakuan proses untuk melihat jam kerja. 2) Pilih karyawan yang akan diberi penugasan ( tekan control untuk memilih lebih dari satu pegawai) 3) Pilih ikon shift mingguan. 4) Kemudian akan tampil dialog box input jadwal kerja maka isikan jadwal kerja sesuai dengan hari dan jadwal kerja. Berikut tampilan dari dialog box input jadwal kerja. 5) Isian dialog box yakni dengan meng-klik panah dropdown pada pilihan shift. 10 Panduan Penggunaan Aplikasi E-Absensi
1. Input status kehadiran. 1) Pilih status kehadiran di tabs status kehadiran dengan cara mengklik. 2) Pilih cell di tangal dan pegawai yang akan diberi status kehadiran. 3 2 3) Setelah itu akan muncul dialog box status kehadiran kemudian isikan dialog box tersebut. 4) Setelah diisikan klik submit dan klik ikon save untuk menyimpan. 5) Jika mesin dalam kondisi offline atau mesin dalam kondisi online tetapi data belum masuk, cantumkan keterangan mesin rusak/offline pada status kehadiran pegawai. 11 Panduan Penggunaan Aplikasi E-Absensi
2. Input status ketidakhadiran. 1) Lakukan proses untuk melihat jam kerja. 2) Pilih status kehadiran di tabs status kehadiran dengan cara mengklik. 3) Pilih cell di tangal dan pegawai yang akan diberi status ketidakkehadiran. 3 2 4) Setelah itu akan muncul dialog box status kehadiran kemudian isikan dialog box tersebut. 5) Setelah diisikan klik submit dan klik ikon save untuk menyimpan. 12 Panduan Penggunaan Aplikasi E-Absensi
3. Hapus transaksi status kehadiran dan status ketidakhadiran. 1) Pilih cell tanggal pada pegawai yang akan dihapus statusnya. 2) Klik ikon status, pilih hapus status. 3) Isikan dialog box hapus status, pilih periode (apabila hanya satu hari maka secara default periode sesuai dengan tangal/cell yang dipilih). 13 Panduan Penggunaan Aplikasi E-Absensi
3. Menu proses Menu proses ini berfungsi untuk menghitung rekap dengan membadingkan data transaksi absensi dengan data jadwal kerja pegawai sehingga dapat menghasilkan data kehadiran pegawai. Berikut langkah-langkah untuk memproses transaksi. 1) Pilih menu proses. 2) Pilih Bagian/ SKPD. 3) Pilih periode proses. 4) Untuk memproses semua pegawai, klik tombol proses semua 5) Untuk memproses hanya beberapa pegawai dapat dilakukan dengan cara memilih (dengan cara mengklik) pegawai yang akan diproses, kemudian klik ikon proses pegawai. 1 2 3 4 5 14 Panduan Penggunaan Aplikasi E-Absensi
6) Apabila proses berhasil maka akan terlihat tampilan seperti dibawah ini. Jika tidak tampil pesan success, lakukan proses ulang. 7) Setelah dilakukan proses, pada jadwal kerja akan tampil seperti berikut : Tanda bulat merah artinya pegawai tidak absen datang dan absen pulang (jika dibiarkan tanpa keterangan maka dianggap alpa) Tanda bulat kuning artinya pegawai hanya absen dating atau pulang (jika dibiarkan tanpa keterangan maka dianggap telat 255 menit) 15 Panduan Penggunaan Aplikasi E-Absensi
4. Menu Laporan a. Laporan Transaksi Laporan transaksi merupakan laporan yang berisikan seluruh transaksi dari pegawai tanpa mengikutsertakan jadwal kerja, keterlambatan, pulang cepat dan status kehadiran. Laporan ini juga dapat dilihat tanpa harus melakukan proses yang dilakukan pada menu proses di aplikasi E-Absensi. Berikut langkah langkah untuk melihat laporan transaksi. 1) Pilih menu laporan transaksi. 2) Tentukan Periode. 3) Pilih SKPD (Bagian). 4) Pilih view laporan untuk format html dan pilih view excel untuk format excel. 1 3 4 1 Berikut contoh laporan transaksi. 16 Panduan Penggunaan Aplikasi E-Absensi
b. Laporan Kehadiran Pada laporan ini operator dapat menampilkan laporan kehadiran karyawan berikut dengan jadwal kerja, keterlambatan, pulang cepat, dan status kehadiran. Laporan kehadiran ini dapat ditampilkan setelah melalui proses yang terdapat pada sub menu proses. Berikut langkah-langkah menampilkan laporan kehadiran: 1) Pilih menu laporan kehadiran. 2) Tentukan periode. 3) Pilih bagian/ SKPD. 4) Pilih pilihan dengan info tanggal (mencantumkan kolom tanggal pada saat transaksi masuk dan kolom keluar sehingga ada dua info tanggal) atau tanpa info tanggal (hanya mencantumkan tanggal jadwal kerja saja). 5) Untuk melihat dengan format excel maka pilih view excel. 1 2 3 4 5 17 Panduan Penggunaan Aplikasi E-Absensi
Berikut contoh dari laporan kehadiran. c. Laporan Rekapitulasi Berikut langkah-langkah menampilkan laporan kehadiran: 1) Pilih menu laporan Rekapitulasi. 2) Tentukan periode. 3) Pilih bagian/ SKPD. 4) Pilih laporan rekapitulasi yang diinginkan; view laporan (untuk data rekpitulasi kehadiran),rekap ETKD, Rekap SKPD, Rekap SPMU dan Rekap FingerPrint 18 Panduan Penggunaan Aplikasi E-Absensi
Berikut Contoh Laporannya: View Laporan/ Rekapitulasi Kehadiran: Rekap ETKD 19 Panduan Penggunaan Aplikasi E-Absensi
20 Panduan Penggunaan Aplikasi E-Absensi