BAB II TINJAUAN PUSTAKA A. Sistem Pendukung Keputusan 1. Definisi Sistem Pendukung Keputusan Pada dasarnya pengambilan keputusan adalah suatu pendekatan sistematis suatu masalah dengan pengumpulan fakta, penentuan yang matang dan alternatif yang dihadapi, dan pengambilan tindakan yang menurut perhitungan merupakan tindakan yang paling tepat. Pada sisi lain, pembuat keputusan kerap kali ini dihadapkan pada kerumitan dan lingkup pengambilan keputusan dengan data yang begitu banyak. Untuk kepentingan ini, sebagian besar pembuat keputusan dengan mempertimbangkan rasio manfaat / biaya, dihadapkan pada suatu keharusan untuk mengandalkan seperangkat sistem yang mampu memecahkan suatu masalah secara efisien dan efektif, yang kemudian disebut Sistem Pendukung Keputusan (Suryardi dan Ramdhani, (dalam Andayati, 2010)). Adapun pengertian lain dari Sistem Pendukung Keputusan adalah sistem komputer yang mengolah data menjadi informasi untuk mengambil keputusan semiterstruktur yang spesifik (Turban dkk, 2005). 4
5 2. Proses Pengambilan Keputusan Menurut Hermawan (2005) proses pengambilan keputusan melibatkan 4 tahapan, yaitu: a. Tahap Intelligence Dalam tahap ini pengambil keputusan mempelajari kenyataan yang terjadi sehingga kita bisa mengidentifikasi dan mendefinisikan masalah yang sedang terjadi, biasanya dilakukan analisis berurutan dari sistem ke subsistem pembentuknya. Dari tahap ini didapatkan keluaran berupa dokumen pernyataan masalah. b. Tahap Design Dalam tahap ini pengambil keputusan menemukan, mengembangkan, dan menganalisis semua pemecahan yang mungkin, yaitu melalui pembuatan model yang bisa mewakili kondisi nyata masalah. Dari tahap ini didapatkan keluaran berupa dokumen alternatif solusi. c. Tahap Choice Dalam tahap ini pengambil keputusan memilih salah satu alternatif pemecahan yang dibuat pada tahap design yang dipandang sebagai aksi yang paling tepat untuk mengatasi masalah yang sedang dihadapi. Dari tahap ini didapatkan keluaran berupa dokumen solusi dan rencana implentasinya. d. Tahap Implementation Dalam tahap ini pengambil keputusan menjalankan rangkaian aksi pemecahan yang dipilih di tahap choice. Implementasi yang sukses ditandai
6 dengan terjawabnya masalah yang dihadapi, sementara kegagalan ditandai dengan tetap adanya masalah yang sedang dicoba untuk diatasi. Dari tahap ini didapatkan keluaran berupa laporan pelaksanaan solusi dan hasilnya. 3. Karakteristik dan Kapabilitas Sistem Pendukung Keputusan Menurut Turban, dkk (2005) karakteristrik dan kapabilitas Sistem Pendukung Keputusan adalah sebagai berikut : a. Dukungan untuk pengambilan keputusan, terutama pada situasi semiterstruktur dan tak terstruktur, dengan menyertakan penilaian manusia dan informasi terkomputerisasi. b. Dukungan untuk semua level manajerial, dari eksekutif puncak sampai manajer lini. c. Dukungan untuk individu dan kelompok. Masalah yang kurang terstruktur sering memerlukan keterlibatan individu dari departemen dan tingkat oerganisasional yang berbeda atau bahkan dari organisasi lain. d. Dukungan untuk keputusan independen dan atau sekuensial. Keputusan dapat dibuat satu kali, beberapa kali atau berulang (dalam interval yang sama). e. Dukungan di semua fase proses pengambilan keputusan: intelegensi, desain, pilihan, dan implementasi. f. Dukungan diberbagai proses dan gaya pengambilan keputusan. g. Adaptivitas sepanjang waktu. Pengambilan keputusan seharusnya reaktif, dapat menghadapi perubahan kondisi secara cepat dan dapat mengadaptasikan Design Support System (DSS) untuk memenuhi perubahan tersebut.
7 h. Pengguna merasa seperti di rumah. Ramah-pengguna, kapabilitas grafis yang sangat kuat dan antarmuka manusia-mesin interaktif dengan satu bahasa alami dapat sangat meningkatkan keefektifan DSS. i. Peningkatan terhadap keefektifan pengambilan keputusan (akurasi, timeliness, kualitas) ketimbang pada efisiensinya (biaya pengambilan keputusan). j. Kontrol penuh oleh pengambil keputusan terhadap semua langkah proses pengambilan keputusan dalam memecahkan suatu masalah. k. Pengguna akhir dapat mengembangkan dan memodifikasi sendiri sistem sederhana. Sistem yang lebih besar dapat dibangun dengan bantuan ahli sistem informasi. Perangkat lunak Online Analytical Processing (OLAP) dalam kaitannya dengan data warehouse membolehkan pengguna untuk membangun DSS yang cukup besar dan kompleks. l. Biasanya model-model digunakan untuk menganalisa situasi pengambilan keputusan. m. Akses disediakan untuk berbagai sumber data, format dan tipe mulai dari sistem informasi geografis (SIG) sampai sistem berorientasi objek. n. Dapat dilakukan sebagai alat standalone yang digunakan oleh seorang pengambil keputusan pada satu lokasi atau didistribusikan disatu organisasi keseluruhan dan dibeberapa organisasi sepanjang rantai persediaan. B. Metode Profile Matching Metode profile matching atau pencocokan profil adalah metode yang sering digunakan sebagai mekanisme dalam pengambilan keputusan dengan
8 mengasumsikan bahwa terdapat tingkat variabel prediktor yang ideal yang harus dipenuhi oleh subyek yang diteliti, bukannya tingkat minimal yang harus dipenuhi atau dilewati (Kusrini, 2007). Dalam proses profile matching secara garis besar merupakan proses membandingkan antara nilai data aktual dari suatu profile yang akan dinilai dengan nilai profil yang diharapkan, sehingga dapat diketahui perbedaan kompetensinya (disebut juga gap), semakin kecil gap yang dihasilkan maka bobot nilainya semakin besar yang berarti memiliki peluang lebih besar untuk direkomendasikan untuk terpilih sebagai mahasiswa penerima bantuan (Handojo, 2011). Berikut adalah beberapa tahapan dan perumusan perhitungan dengan metode profile matching (Kusrini,2007) : 1. Pembobotan Pada tahap ini, akan ditentukan bobot nilai masing-masing aspek dengan menggunakan bobot nilai yang telah ditentukan bagi masing-masing aspek itu sendiri. Adapun inputan dari proses pembobotan ini adalah selisih dari profil karyawan dan profil jabatan. Dalam penentuan peringkat pada aspek kapasitas intelektual, sikap kerja dan perilaku untuk jabatan yang sama pada
9 setiap gap, diberikan bobot nilai sesuai dengan tabel berikut : TABEL 2.1 BOBOT NILAI GAP No Selisih Bobot Keterangan Gap Nilai 1 0 6 Kompetensi sesuai dengan yang dibutuhkan 2 1 5.5 Kompetensi individu kelebihan 1 tingkat / level 3-1 5 Kompetensi individu kurang 1 Tingkat/level 4 2 4.5 Kompetensi individu Kelebihan 2 Tingkat/level 5-2 4 Kompetensi individu kurang 2 Tingkat/level 6 3 3.5 Kompetensi individu kelebihan 3 Tingkat/level 7-3 3 Kompetensi individu kurang 3 Tingkat/level 8 4 2.5 Kompetensi individu kelebihan 4 Tingkat/level 9-4 2 Kompetensi individu kurang 4 Tingkat/level 10 5 1.5 Kompetensi individu kelebihan 5 Tingkat/level 11-5 1 Kompetensi individu kurang 5 Tingkat/level 2. Perhitungan dan Pengelompokan Core dan Secondary Factor Setelah menentukan bobot nilai gap untuk ketiga aspek yang dibutuhkan, kemudian tiap aspek dikelompokan lagi menjadi 2 kelompok yaitu core factor dan secondary factor. a. Core Factor (Faktor Utama) Core factor merupakan aspek(kompetensi) yang paling menonjol/paling dbutuhkan oleh suatu jabatan yang diperkirakan dapat menghasilkan kinerja optimal. Untuk menghitung core factor digunakan rumus : CI =
10 NCI = Nilai rata-rata core factor aspek kapasitas intelektual NC = Jumlah total nilai core factor aspek kapasitas intelektual IC = Jumlah item core factor b. Secondary factor (Faktor Pendukung) Secondary factor adalah item-item selain aspek yang ada pada core factor. Untuk menghitung secondary factor digunakan rumus : NSI = Keterangan : NSI = Nilai rata-rata core factor aspek kapasitas intelektual NS = Jumlah total nilai core factor aspek kapasitas intelektual IS = Jumlah item core factor Rumus diatas adalah rumus untuk menghitung core factor dan secondary factor dari aspek kapasitas intelektual. Rumus diatas juga digunakan untuk menghitung core factor dan secondary factor dari aspek sikap kerja dan perilaku. 3. Perhitungan Nilai Total Tiap Aspek Dari perhitungan core factor dan secondary factor dari tiap-tiap aspek, kemudian dihitung nilai total dari tiap-tiap aspek yang diperkirakan berpengaruh pada kinerja tiap-tiap profile. Untuk menghitung nila total dari masing- masing aspek, digunakan rumus : N = (X)% NC + (X)% NS
11 Keterangan : N = Nilai Total Tiap Aspek X = Nilai Persen NCI = Nilai Core Factor NSI = Nilai Secondary Factor 4. Perhitungan Rangking Hasil akhir dari proses profile matching adalah rangking dari kandidat yang diajukan untuk mengisi suatu jabatan/posisi tertentu. Penentuan mengacu rangking pada hasil perhitungan yang ditujukan pada rumus dibawah ini : Rangking = (X)% NKI + (X)% NSK + (X)% NP Keterangan : NI = Nilai Kapasitas Intelektual X = Nilai Persen NSK = Nilai Sikap Kerja NP = Nilai Perilaku C. Pemilihan Penerima Bantuan Mahasiswa 1. Bantuan Studi Mahasiswa. Program bantuan studi mahasiswa dengan kegiatan utama adalah memberikan bantuan kepada mahasiswa jenjang S1, S2, S3 yang sementara mengikuti pendidikan/studi pada perguruan tinggi baik negeri maupun swasta dalam lingkup
12 daerah Provinsi Gorontalo dan masyarakat Gorontalo dalam perantauan (Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga Prov. Gorontalo, 2011). 2. Landasan Hukum Bantuan Studi Mahasiswa a. Undang-undang nomor 17 tahun 2003 tentang keuangan negara b. Undang-undang nomor 20 tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional. c. Undang-undang nomor 32 tahun 2004 tentang Pemerintahan Daerah d. Undang-undang nomor 33 tahun 2004 tentang Perimbangan Keuangan Pemerintah Pusat dan Daerah. e. Peraturan Pemerintah No. 19 tahun 2006 tentang Standar Nasional Pendidikan. f. Keputusan Gubernur No. 255 tahun 2006 tentang pemberian bantuan Mahasiswa Akhir Studi Dan Bantuan Studi Mahasiswa. g. Pergub No.15 tahun 2009 tentang Pendidikan Lanjutan bagi PNS dilingkungan Provinsi Gorontalo. 3. Tujuan Pemberian Bantuan Tujuan utama dari program bantuan mahasiswa akhir studi dan bantuan studi mahasiswa adalah memberikan bantuan untuk menunjang proses pendidikan kepada mahasiswa yang mengalami kesulitan biaya dalam menjalankan proses pendidikannya.
D. Penelitian Terkait Dalam penelitian Wibowo, dkk (2009), menggunakan metode Simple Additive Weighting (SAW). Pada penelitian tersebut bertujuan membangun suatu model pengambilan keputusan untuk menentukan siapa yang akan menerima beasiswa berdasarkan kriteria-kriteria serta bobot yang sudah ditentukan. Hasil dari penelitian tersebut adalah sistem pendukung keputusan untuk menentukan penerima beasiswa bank BRI. Muchsam, dkk (2011), dalam penelitiannya menggunakan metode profile matching dengan tujuan mampu memberikan bantuan yang berarti bagi pihak manajemen khususnya bagian personalia untuk menilai dan memberikan umpan balik kinerja bagi para karyawannya. Adapun hasil penelitian tersebut adalah berupa sistem pendukung keputusan penilaian kinerja karyawan. Pada penelitian kali ini fokus pada penerapan sistem pendukung keputusan dengan metode profile matching. Tujuan dari penelitian ini adalah menerapkan metode profile matching untuk menetukan penerima bantuan studi mahasiswa. Output ataupun hasil dari penelitian ini adalah berupa sistem pendukung keputusan untuk menentukan penerima bantuan studi mahasiswa. Metode ini memiliki kelebihan tersendiri, dimana dapat dilakukan pengelompokan faktor, yakni dengan mengelompokkan faktor utama atau faktor yang paling diprioritaskan dan faktor penunjang berdasarkan kriteria-kriteria yang sudah ditentukan serta dapat menyelesaikan masalah yang ada. 13