BAB 2 TINJAUAN PUSTAKA Konsep Dasar Sistem Pendukung Keputusan

Transkripsi

1 xix BAB 2 TINJAUAN PUSTAKA 2.1. Sistem Pendukung Keputusan Konsep Dasar Sistem Pendukung Keputusan Konsep Sistem Pendukung Keputusan (Decision Support Systems=DSS) pertama kali diperkenalkan pada awal tahun 1970-an oleh Michael Scott Morton, yang selanjutnya dikenal dengan istilah Management Decision Systems (Sprague, 1982). Konsep Sistem Pendukung Keputusan merupakan sebuah sistem interaktif berbasis komputer yang membantu pembuat keputusan memanfaatkan data dan model untuk menyelesaikan masalah-masalah yang bersifat tidak terstruktur dan semi terstruktur. Sistem Pendukung Keputusan dirancang untuk menunjang seluruh tahapan pembuatan keputusan, yang dimulai dari tahap mengindentifikasi masalah, memilih data yang relevan, menentukan pendekatan yang digunakan dalam proses pembuatan keputusan, sampai pada kegiatan mengevaluasi pemilihan alternatif (Daihani, 2001). Sistem pendukung keputusan juga merupakan suatu sistem interaktif yang mendukung keputusan dalam proses pengambilan keputusan melalui alternatifalternatif yang di peroleh dari hasil pengolahan data,informasi dan rancangan model. Model merupakan karakteristik utama dari sistem pendukung keputusan yang merupakan suatu bentuk representasi yang disederhanakan atau abstraksi dari sebuah realita (Turban dan Aronson, 1998) Definisi Sistem Pendukung Keputusan Definisi mengenai sistem pendukung keputusan yang ideal adalah : a. SPK adalah sebuah sistem berbasis komputer dengan antarmuka antara mesin/komputer dan pengguna. b. SPK ditujukan untuk membantu pembuat keputusan dalam menyelesaikan suatu masalah dalam berbagai level manajemen dan bukan untuk mengganti posisi manusia sebagai pembuat keputusan.

2 xx c. SPK mampu memberi alternatif solusi bagi masalah semi/tidak terstruktur baik bagi perseorangan atau kelompok dan dalam berbagai macam proses dan gaya pengambilan keputusan. d. SPK menggunakan data, basis data dan analisa model-model keputusan. e. SPK bersifat adaptif, efektif, interaktif, easy to use dan fleksibel. f. SPK menyediakan akses terhadap berbaga macam format dan tipe sumber data (data source) Komputer dan Keputusan Terdapat beberapa alasan untuk menggunakan aplikasi komputer dalam proses pembuatan keputusan yaitu (Turban & Aronson, 1998) : 1. Kecepatan perhitungan. 2. Keterbatasan manusia dalam proses dan penympanan. 3. Kemudahan melakukan koordinasi dan komunikasi dalam kelompok kerja. 4. Pengurangan biaya dan menghemat waktu. 5. Peningkatan produktivitas kerja. 6. Peningkatan kualitas pengambilan keputusan lewat simulasi komputer Proses Pengambilan Keputusan Menurut (Sprague, 1982). menggambarkan proses pengambilan keputusan. Proses ini terdiri atas empat fase, yaitu: 1. Tahap penelusuran (Intelligence) Merupakan tahap pendefinisian masalah serta identifikasi informasi yang di butuhkan yang berkaitan dengan persoalan yang dihadapi serta keputusan yang akan diambil. 2. Perancangan (Desain) Merupakan tahap analisa dalam kaitan mencari atau merumuskan alternatifalternatif pemecahan masalah. Setelah permasalahan di rumuskan dengan baik, maka tahap berikutnya adalah merancang atau membangun model pemecahan masalahnya dan menyusun berbagai alternatif pemecahan masalah.

3 xxi 3. Pilihan (Choice) Dengan mengacu pada rumusan tujuan serta hasil yang diharapkan selanjutnya manajemen memilih alternatif solusi yang di perkirakan paling sesuai. Pemilihan alternatif ini akan mudah dilakukan kalau hasil yang di inginkan terukur atau memiliki nilai kuantitas tertentu, sebaliknya apabila hasil yang di harapkan tidak terukur secara kuantitatif, pemilihan alternatif sangat sukar dilakukan. 4.Implementasi (Implementation) Merupakan tahap pelaksanaan dari keputusan yang telah di ambil. Pada tahap ini perlu disusun serangkaian tindakan yang terencana, sehingga hasil keputusan dapat di pantau dan disesuaikan apabila diperlukan perbaikan-perbaikan. Keempat langkah-langkah dalam pengambilan keputusan tersebut dapat dilihat pada gambar. 2.1 manajemen/ elektronik Intelligence Penelusuran lingkup masalah Sistem Pengolahan informasi data Design Perancangan penyelesaian masalah Choice Pemilihan tindakan Ilmu manajemen/operation research Implementation Pelaksanaan tindakan Gambar 2.1 Proses Pengambilan Keputusan Karakteristik dan kapabilitas kunci dari Sistem Pendukung Keputusan Karakteristik dan kapabilitas kunci dari sistem pendukung keputusan tersebut membolehkan para pengambil keputusan untuk membuat keputusan yang lebih baik dan lebih konsisten pada satu cara yang dibatasi waktu (Turban, 2005).

4 xxii 1. Dukungan untuk pengambil keputusan, terutama pada situasi semi terstruktur dan tak ter struktur, dengan menyertakan penilaian manusia dan informasi terkomputerisasi. 2. Dukungan untuk semua level managerial, dari eksekutif puncak sampai manager lini. 3. Dukungan untuk individu dan kelompok. 4. Dukungan untuk keputusan independen dan atau sekuensial. Keputusan dapat dibuat satu kali atau berulang kali. 5. Dukungan di semua fase proses pengambil keputusan: intelegensi, desain, pilihan dan implementasi. 6. Dukungan di berbagai proses dan gaya pengambil keputusan. 7. Adaptivitas sepanjang waktu. 8. Kemudahan terhadap sistem (user friendly). 9. Peningkatan terhadap keefektifan pemgambil keputusan (akurasi, timeless, kualitas) ketimbang pada efisiensinya (biaya pengambilan keputusan). 10. Kontrol penuh oleh pengambil keputusan terhadap semua langkah proses pengambilkan keputusan dalam memecahkan masalah. 11. Pengguna akhir dapat mengembangkan dan memodifikasi sendiri sistem sederhana. 12. Biasanya model-model digunakan untuk menganalisis situasi pengambil keputusan. 13. Akses disediakan untuk berbagai sumber data, format, dan tipe. 14. Dapat dilakukan sebagai alat standalone yang digunakan oleh seorang pengambil keputusan pada satu lokasi atau didistribusikan di satu organisasi keseluruhan.

5 xxiii Standalone, intergrasi web Masalah Semiterstruktur dan tidak terstruktur Mendukung individu dan kelompok Akses data Mendukung manajer disemua level Pemodelan dan analisis Kemudahan pengembangan SISTEM PENDUKUNG KEPUTUSAN Keputusan yang saling tergantung atau sekuensial Mendukung inteligensi desain, pilihan, implementasi Manusia mengontrol mesin Mendukung berbagai proses dan gaya keputusan Keefektifan bukan efisiensi Kemudahan pengguna (User friendly) Dapat diadaptasi dan fleksibel Gambar 2.2 Karakteristik dan kapabilitas kunci dari Sistem Pendukung Keputusan 2.2 System Development Life Cicle (SDLC) System Development Life Cycle (SDLC) adalah pendekatan bertahap untuk melakukan analisa dan membangun rancangan sistem dengan menggunakan siklus yang spesifik terhadap kegiatan pengguna (Kendall & Kendall, 2006). System Development Life Cycle (SDLC) juga merupakan pusat pengembangan sistem informasi yang efisien. SDLC terdiri dari 4 (empat) langkah kunci yaitu, perencanaan dan seleksi, analisis, desain, implementasi dan operasional (Valacich et al, 2012). Selain itu, System Development Life Cycle (SDLC) adalah sebuah proses memahami bagaimana Sistem Informasi dapat mendukung kebutuhan bisnis, merancang system, membangun sistem, dan memberikannya kepada pengguna (Dennis et al, 2005). Berdasarkan pada penjelasan diatas maka SDLC dapat disimpulkan sebagai sebuah siklus untuk membangun sistem dan memberikannya kepada pengguna melalui tahapan perencanaan, analisa, perancangan dan implementasi dengan cara memahami dan menyeleksi keadaan dan proses yang dilakukan pengguna untuk dapat mendukung kebutuhan pengguna. Untuk menggunakan SDLC maka dibutuhkan

6 xxiv sumber data awal dari pengguna yang dijadikan acuan dalam perencanaan, analisa, perancangan dan implementasi. Penggunaan acuan ini dimaksudkan agar sistem yang dibangun bisa menjembatani kebutuhan pengguna dari permasalahan yang dihadapinya. 1. Perencanaan Fase perencanaan adalah sebuah proses dasar untuk memahami mengapa sebuah sistem itu harus dibangun, dan pada fase ini memang diperlukan analisa kelayakan dengan mencari data atau melakukan proses information gathering kepada para pengguna. Sebagai contoh: proses dalam feasibility dan wawancara, observasi dan kuosiener. Misal Jika pada tahap Feasibility hasilnya baik maka langsung ketahap investigasi dan diberi form kepada client untuk mencatat kebutuhan client. Dalam sistem investigasi, dapat berupa wawancara, kuosiener atau observation. Dalam tahap ini hal yang pertama dilakukan adalah memberikan form ke user yang digunakan untuk mengetahui permintaan user. 2. Analisis Fase analisis adalah sebuah proses investigasi terhadap sistem yang sedang berjalan dengan tujuan untuk mendapatkan jawaban mengenai pengguna sistem, cara kerja sistem dan waktu penggunaan sistem. Dari proses analisa ini akan didapatkan cara untuk membangun sistem baru. 3. Rancangan Fase perancangan merupakan proses penentuan cara kerja sistem dalam hal architechture design, interface design, database dan spesifikasi file, dan program design. Hasil dari proses perancangan ini akan didapatkan spesifikasi sistem. 4. Implementasi Fase implementasi adalah proses pembangunan dan pengujian sistem, instalasi sistem, dan rencana dukungan sistem. Contohnya: konstruksi, instalasi, pengujian dan pengiriman sistem ke dalam produksi (artinya operasi seharihari). Implementasi sistem ini mengontruksi sistem informasi yang baru dan

7 xxv menempatkannya ke dalam operasi, dan selanjutnya dilaksanakan tahap pengujian Contoh Metodologi atau model pengembangan sistem, baik yang terstruktur maupun yang berbasis obyek. Metodologi Waterfall Metodologi Waterfall merupakan model klasik yang sederhana dengan aliran sistem yang linier. Output dari setiap tahap merupakan input bagi tahap berikutnya. Model ini pertama kali diperkenalkan oleh Winston Royce tahun 1970, sekarang model ini lebih dikenal dengan Liner Sequential Model. Karakteristik dari metodologi waterfall ini meliputi beberapa bagian, yaitu : 1. Aktivitas mengalir dari satu fase ke fase lainnya secara berurutan. 2. Setiap fase dikerjakan terlebih dahulu sampai selesai, jika sudah selesai baru mulai menuju fase berikutnya. Seperti gambar 2.3 yang menggambarkan metode Waterfall secara berurutan: System Engineerin g Analysis Design Coding Testing maintenance Gambar 2.3. Metodelogi Waterfall Royce (1970) 2.3 Metode Profile Matching Profile matching merupakan suatu proses yang sangat penting dalam manajemen SDM dimana terlebih dahulu ditentukan kompetensi (kemampuan) yang diperlukan oleh suatu jabatan. Kompetensi/kemampuan tersebut haruslah dapat

8 xxvi dipenuhi oleh pemegang/calon pemegang jabatan. Dalam proses profile matching merupakan proses membandingkan antara kompetensi individu kedalam kompetensi jabatan sehingga dapat diketahui perbedaan kompetensinya (disebut juga gap), semakin kecil gap yang dihasilkan maka bobot nilainya semakin besar yang berarti memiliki peluang lebih besar untuk karyawan menempati posisi tersebut. Metode profile matching digunakan untuk pemilihan karyawan berprestasi. Dalam perhitungan yang akan dilakukan untuk proses perencanaan karir, diambil contoh 7 orang karyawan yang akan dilakukan proses perhitungan yaitu 7 karyawan sampel dengan NIK 1111, 2222, 3333, 4444, 5555, 6666, Langkah-langkah proses penentuan pemilihan karyawan berprestasi adalah sebagai berikut: Menentukan Variabel-variabel Pemetaan Gap Kompetensi Variabel-variabel dan cara perhitungan yang dipergunakan dalam pemilihan karyawan berprestasi sama dengan yang digunakan pada perencanaan karir yaitu: a. Kapasitas Intelektual Aspek kapasitas intelektual antara lain : 1. Capability 2. Capacity 3. Konsentrasi 4. Antisipasi b. Sikap Kerja Aspek sikap kerja antara lain : 1. Tanggung-jawab 2. Kerjasama 3. Kehadiran 4. Kepemimpinan 5. Kemampuan organisasi 6. Komunikasi 7. Kreatifitas 8. Kepercayaan diri 9. Inisiatif c. Perilaku Aspek perilaku antara lain : 1. Karakter

9 xxvii 2. Kejujuran d. Skill Aspek skill antara lain : 1. Kualitas kerja 2. Pengetahuan tentang pekerjaan 3. Pendidikan 4. Pengalaman kerja Menghitung Hasil Pemetaan Gap Kompetensi Gap adalah beda antara profil jabatan maupun standar untuk perencanaan karir dengan profil karyawan yang ditunjukkan pada rumus berikut : Sedangkan untuk pengumpulan gap-gap yang terjadi itu sendiri pada tiap aspeknya mempunyai perhitungan yang berbeda-beda Gap = Profil Karyawan Profil Jabatan 2.4 Flowchart Sistem secara umum Alur proses sistem pemilihan karyawan terbaik secara umum dibagi menjadi dua yaitu dengan metode SDLC dan metode Profile Matching. Dalam penggunaan sistem yang akan di bangun oleh penulis, pertama user yang akan menggunakan sistem tersebut harus melakukan input username dan password, setelah validasi username dan password telah berhasil selanjutnya akan tampil menu utama sistem. Flowchart system dapat dilihat pada gambar 2.4 :

10 xxviii start Input username dan password T Proses Cek Login Apakah Inputan Valid? Y Tampilkan Menu Utama N Inputan Parameter SPK Inputan valid? Y Proses Penyelesaian Metode SPK Proses SPK Berhasil End Gambar 2.4 Flowchart Sistem Secara Umum 2.5 Penelitian Terdahulu Beberapa penelitian sistem pendukung keputusan yang relevan dengan penelitian yang diangkat dalam karya ilmiah ini adalah sebagai berikut: 1. Fernando T, Yohansen Yundi (2013) Sistem Pendukung Keputusan Seleksi Pelamar Berdasarkan Psikogram Dengan Metode Profile Matching Universitas Pendidikan Indonesia. Salah satu tahapan dalam seleksi adalah seleksi psikologi. Tes seleksi psikologi pada PT. CIPAGANTI CITRA

11 xxix GRAHA menghasilkan sebuah psikogram yang digunakan dalam menentukan seorang pelamar diterima atau tidak untuk melanjutkan tes seleksi selanjutnya. Dalam proses seleksi psikologi ini dibutuhkan sebuah sistem pendukung keputusan. Salah satu metode yang dapat digunakan untuk Sistem Pendukung Keputusan adalah dengan menggunakan metode Profile Matching. Pada penelitian ini akan diangkat suatu kasus yaitu mencari pelamar yang terbaik berdasarkan hasil psikogram di PT. CIPAGANTI CITRA GRAHA untuk jabatan administrasi, call centre, customer service officer, kasir, mekanik, dan staff pool. Metode ini dipilih karena mampu menyeleksi pelamar terbaik dari sejumlah pelamar yang ada, dalam hal ini pelamar yang berhak melanjutkan tes seleksi berikutnya berdasarkan hasil psikogram. Penelitian dilakukan dengan mencari nilai bobot untuk setiap aspek pada psikogram dan kemudian melalui proses perhitungan Profile Matching menghasilkan nilai akhir dan proses perangkingan yang akan digunakan sebagai pendukung keputusan bagi pihak manajerial untuk menentukan pelamar yang terbaik. 2. Muhammad Ardiansyah Damanik Sistem Pendukung Keputusan Pemindahan Tugas Karyawan Dengan Menggunakan Metode Profie Matching Perkebunan Nusantara III Medan) Penelitian ini penulis lakukan di PT. Perkebunan Nusantara III, diharapkan mewakili problem yang penulis teliti. Salah satu masalah yang penulis teliti adalah tentang pemindahan tugas yang sesuai dengan kriteria yang ada. Jika terjadi rencana pemindahan tugas pada sektor daerah tertentu maka pemilihan pegawai yang tepat untuk diposisikan dalam daerah tersebut dapat dilakukan dengan menganalisis karyawan-karyawan sesuai dengan kriteria jabatan dan daerah yang akan dipimpin. Prestasi dan potensi pegawai dapat terlihat ketika pegawai tersebut telah berkompetisi sesuai dengan tugas dan pekerjaan yang dimilikinya. Agar pegawai dapat melaksanakan tugas dan peran pada jabatan di daerah yang didudukinya secara tepat dan produktif, pegawai harus memiliki beberapa kriteria seperti pengetahuan, ketrampilan, sikap dan perilaku yang baik. Sistem pengambilan keputusan ini dibangun untuk membantu perusahaan dalam proses pemindahan tugas karyawan yang memiliki kinerja baik. Karyawan yang berkinerja baik

12 xxx akan dipindah tugaskan guna menjaga keseimbangan antara tenaga kerja dengan komposisi pekerjaan atau jabatan. 3. Ilman Fahma Dwijaya (2014) Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer, Universitas Komputer Indonesia. Sistem Pendukung Keputusan Kenaikan Jabatan Pada PT. Sysmex Menggunakan Metode Profile Matching. Sesuai dengan peraturan yang telah ditetapkan PT. Sysmex dalam melakukan proses kenaikan pangkat jabatan, maka diperlukan kriteria-kriteria untuk menentukan siapa yang akan terpilih untuk memenuhi jabatan khususnya pada divisi sales manager. Dalam proses penentuan jabatan ini dibutuhkan sebuah sistem pendukung keputusan. Salah satu metode yang dapat digunakan untuk Sistem Pendukung Keputusan adalah dengan menggunakan metode Profile Matching. Pada penelitian ini akan diangkat suatu kasus yaitu mencari solusi terbaik bedasarkan kompetensi karyawan di PT. Sysmex (divisi sales) menggunakan metode Profile matching. Metode ini dipilih karena mampu menyeleksi kandidat terbaik dari sejumlah karyawan yang ada, dalam hal ini kandidat yang dimaksudkan yaitu karyawan yang berhak menduduki jabatan yang tersedia berdasarkan kriteria-kriteria yang ditentukan. Penelitian dilakukan dengan mencari nilai bobot untuk setiap atribut, seperti contoh adalah aspek kapasitas intelektual, aspek sikap kerja, dan aspek perilaku, kemudian dilakukan proses perankingan yang akan menentukan alternatif yang optimal, yaitu karyawan terbaik.