Page 0. Daftar Isi. Petunjuk pengoperasian APLIKASI PEMETAAN TENAGA HONORER KATEGORI II

Daftar Isi I. Maksud dan Tujuan... 1 II. Ruang Lingkup... 1 III. Mekanisme Kerja Aplikasi Pemetaan Tenaga Honorer Tahun 2010 Kategori II pelaksanaan 2012... 2 A. Manajemen User... 4 Mekanisme Kerja Manajemen User :... 4 B. Entri Data Tenaga Honorer Kategori II... 6 B. 1. Proses Batch Pengendalian Formulir... 6 Mekanisme Kerja Isian Form Batching :... 7 1. Menggunakan batch yang sudah ada :... 7 2. Menambah Batch baru... 9 3. Mengubah Batch yang sudah ada... 10 4. Menghapus Batch yang sudah ada... 10 B. 2. Entri Data... 11 Mekanisme Kerja Entri Data :... 11 C. Penggabungan File Database... 19 Mekanisme Kerja Penggabungan File Database:... 19 D. Laporan Listing Tenaga Honorer... 22 Mekanisme Kerja Pembuatan Laporan Listing Tenaga Honorer :... 22 Mekanisme Kerja Edit / Ubah Data Gabungan... 24

PETUNJUK PENGOPERASIAN APLIKASI PEMETAAN TENAGA HONORER KATEGORI II I. Maksud dan Tujuan Petunjuk penggunaan Aplikasi Pemetaan Tenaga Honorer tahun 2005 dimaksudkan sebagai pedoman bagi petugas yang berwenang agar dapat melakukan proses perekaman data pegawai honorer kategori II. Tujuan dibuatnya aplikasi ini agar diperoleh data yang akurat, dan dapat digunakan dengan cepat dan mudah pada saat dibutuhkan, dan untuk membangun database tenaga honorer yang akan dipakai sebagai dasar pengangkatan dalam pengadaan Calon Pegawai Negeri Sipil. II. Ruang Lingkup Aplikasi ini digunakan oleh instansi yang akan menghimpunan Database Tenaga Honorer tahun 2005 yang didasarkan pada isian formulir Pemetaan tenaga honorer kondisi tahun 2005 kategori II yang dilaksanakan pada bulan April tahun 2012. Dasar pemrosesan aplikasi ini adalah dari formulir isian kategori II sesuai dengan SE MENPAN No. Yang ada di Instansi/propinsi/kota/kabupaten, untuk kemudian dilakukan batching, editing/coding, perekaman data, updating dan dicetak daftar Tenaga Honorer dari hasil entry data yang telah dilakukan.

III. Mekanisme Kerja Aplikasi Pemetaan Tenaga Honorer Tahun 2010 Kategori II pelaksanaan 2012 Sebelum mulai menjalankan aplikasi pemetaan tenaga honorer tahun 2010 Kategori II yang dilaksanakan pada tahun 2012, tentunya pengguna harus masuk dulu sesuai dengan login dan password yang telah diberikan sebelumnya oleh Administrator. Gambar 1. Masukkan nama user dan password ( harus huruf kecil ) yang diberikan administrator pada kotak isian nama user dan pada kotak isian password, lalu tekan tombol Login atau tekan tombol Alt + L Tombol Keluar atau tekan tombol Alt + K untuk keluar dari Login Aplikasi Tenaga Honorer Aplikasi Pemetaan Tenaga Honorer Tahun 2010 ini merupakan form isian untuk menambah data Tenaga Honorer Kategori II sampai dengan proses mencetak daftar tenaga honorer.

Pada Menu Aplikasi Pemetaan Tenaga Honorer ini, terdiri atas enam sub menu utama, yaitu : A. Entri Data Tenaga Honorer Kategori II B. Manajemen User C. Penggabungan File Database D. Laporan Listing Tenaga Honorer E. Buku Bantuan F. Profile Gambar 2.

A. Manajemen User Form ini terdiri atas 5 elemen data ysng terbagi atas dua kelompok yaitu : a) Elemen data yang harus terisi ada 3 yaitu : Nama User, Password dan Status b) Elemen data yang berupa tampilan tabel dan tidak bisa diubah ada 2 yaitu : Nama User dan Status Status hak pengguna atau user : Status 1 = admin dengan hak Manajemen User saja untuk mengatur user pengguna. Status 2 = entri dengan hak selain hak manajemen user. Mekanisme Kerja Manajemen User : 1. Klik Manajemen User pada sub menu Aplikasi Pemetaan Tenaga Honorer 2010 Kategori II 2. Untuk menambah user, klik tombol Tambah atau tekan tombol Alt + T kemudian ketik nama user, password dan status ( 1digit ) kemudian klik tombol Simpan atau tekan tombol Alt + S. Klik tombol Batal untuk membatalkan proses user. 3. Untuk mengubah password dan status (user tidak bisa diubah karena terkait dengan data yang telah diinput), klik 2 kali dengan mouse pada kotak kolom Nama User lalu klik tombol Ubah atau tekan tombol Alt + U, ketik password

dan status (kode status 1 & 2) kemudian klik tombol Simpan atau tekan tombol Alt + S 4. Untuk menghapus user (nama user, password dan status) klik 2 kali dengan mouse pada kotak kolom Nama User lalu klik tombol Hapus atau tekan tombol Alt + H kemudian klik tombol Hapus dan klik tombol Yes ( untuk yakin menghapus ). 5. Untuk keluar dari Menu Manajemen User, klik tombol Keluar atau tekan tombol Alt+K

B. Entri Data Tenaga Honorer Kategori II Entri data tenaga honorer kategori II ini adalah suatu proses yang dilakukan oleh pengguna di masing-masing instansi untuk menghimpun data TH Kategori II dengan bantuan aplikasi Aplikasi Pemetaaan TH Kategori II. Yang selanjutnya setelah terhimpun akan dikirim ke BKN untuk proses selanjutnya. Setelah mengisi login dan password maka pengguna akan melihat tampilan dari Form Utama aplikasi. Dari tujuh sub menu yang ada, pilihlah sub menu entry data tenaga honorer kategori 2 Pada menu ini ada dua proses yang akan dikerjakan, yaitu : 1) Proses Batch Pengendalian Formulir 2) Entri Data B. 1. Proses Batch Pengendalian Formulir Proses Batch Pengendalian Formulir adalah suatu proses yang akan mengendalikan sistem pengelompokan formulir untuk mengurangi kesulitan saat pencarian kembali maupun saat penggabungan. Kegiatan ini dilakukan baik secara manual yaitu saat pembagian formulir kepada operator dan juga secara elektronik menggunakan sistem yang ada. Form ini terdiri atas beberapa elemen data yaitu : a. Elemen data instansi yang terisi ada empat kolom,yaitu : Instansi/Propinsi/Kab./Kota Lokasi Kerja ( utamanya untuk instansi vertical ) Hasil Rekap K2 BKN, dan Kelompok Tugas/Pekerjaan. b. Elemen data batching yang terdiri atas empat kolom, yaitu No Urut Batch, Tanggal Batch, Jumlah Batch, Jumlah Entry.

Mekanisme Kerja Isian Form Batching : 1. Menggunakan batch yang sudah ada : a) Untuk Instansi Vertikal isi terlebih dahulu lokasi kerja, tekan tombol F1 untuk menggunakan table bantu pencarian kode lokasi kerja dengan posisi cursor pada kotak isian lokasi kerja. b) Khusus untuk Instansi Pusat, masukkan kode Lokasi Kerja atau klik tombol F1 pada keyboard (untuk table referensi). Maka akan tampil tabel bantuan seperti gambar berikut :

c) Untuk Instansi daerah tidak perlu mengisi kode lokasi kerja d) Isi kode kelompok tugas/pekerjaan, gunakan tombol F1 setelah posisi cursor pada kotak isian kelompok tugas/pekerjaan. e) Ketik nama tugas yang dicari, lalu klik tombol Cari atau sorot kode atau nama pekerjaan yang dicari, kemudian klik tombol OK atau tekan tombol Alt + O. f) Untuk Kelompok Tugas atau Pekerjaan sebagai Tenaga Guru, hanya untuk Kementerian Agama dan Pemerintah Propinsi/Kabupaten/Kota. Jika kode kelompok tidak sesuai maka akan muncul pesan Tenaga Guru Tidak Boleh di Instansi Pusat. Kemudian klik tombol Lihat atau tekan tombol Alt + L Jika muncul pesan berikut :

Pastikan anda telah mengisi kriteria batch yang ingin digunakan dengan benar, jika memang belum ada pilih tombol Yes untuk menambah atau entri batch atau klik tombol No untuk membatalkan proses. 2. Menambah Batch baru Tombol Tambah digunakan untuk menambahkan batch baru dari sekelompok data yang akan di input, dan penomoran dilakukan secara manual sesuai yang telah diatur dalam pemberkasan manual. Klik tombol Tambah atau tekan tombol Alt+T untuk menambah batch Setelah tombol tambah dipilih lakukan langkah berikut ini: Isi No urut batch (2 digit), IsiTanggal batch (harus tahun 2010 keatas dan tidak boleh melebihi tanggal hari ini) Dan jumlah batch maksimal jumlah formulir untuk setiap batch formulir data. Tentunya Lokasi kerja ( untuk instansi pusat) dan kelompok kerja telah diisi terlebih dahulu. Kemudian klik tombol Simpan atau tekan tombol Alt + S atau klik tombol Batal untuk membatalkan proses tambah batch Jika jumlah data yang akan dibatching melebihi Hasil Rekap K2 BKN maka akan muncul konfirmasi seperti berikut :

3. Mengubah Batch yang sudah ada Hanya bisa digunakan untuk mengubah jumlah formulir (Nomor Serie dan Tgl. Batch tidak bisa diubah ), Klik dengan mouse pada kotak kolom No Serie Batch yang dipilih, lalu klik tombol Ubah atau tekan tombol Alt+U ubah jumlah form batch, kemudian klik tombol Simpan atau tekan tombol Alt+S. Pada layar akan muncul konfirmasi seperti Gambar kemudian klik tombol Yes 4. Menghapus Batch yang sudah ada Dengan ketentuan hanya bisa menghapus batch yang tidak ada datanya. a) Untuk menghapus nomor serie batch klik 2 kali dengan mouse pada kotak kolom No Serie Batch lalu klik tombol Hapus atau tekan tombol Alt+H kemudian klik tombol Simpan atau tekan tombol Alt+S b) Klik tombol Batal atau tekan tombol Alt+B untuk membatalkan proses c) Klik tombol Ganti atau tekan tombol Alt+G untuk mengganti kode kelompok tugas/pekerjaan Untuk keluar dari Menu Batch Pengendalian Formulir, klik tombol Keluar atau tekan tombol Alt+K

B. 2. Entri Data Data entri Tenaga Honorer merupakan fasilitas untuk menginput data tenaga honorer baru berdasarkan Instansi Pusat atau Daerah (Propinsi/Kabupaten/Kota), Kelompok Tugas/Pekerjaan, Lokasi Kerja (Khusus untuk Instansi Pusat Vertikal), Nomor Urut Batch, Tgl. Batch dan Jumlah Isi Batch. Mekanisme Kerja Entri Data : 1. Klik 2 kali dengan mouse pada kotak kolom No Serie Batch (nomor urut batch yang akan di entri) lalu klik tombol Entri Data atau tekan tombol Alt+E, layar akan menampilkan Menu Entri Pemetaan Tenaga Honorer Kategori 2. 2. Pada tampilan layar data Entri Pemetaan Tenaga Honorer Kategori 2 klik tombol Tambah atau tekan tombol Enter maka tampil gambar seperti dibawah ini 3. Pada tampilan layar Pemetaan Tenaga Honorer Kategori II untuk kode Instansi, Kelompok Tugas, Lokasi Kerja (khusus untuk Instansi Pusat), Nomor Serie Batch, Tanggal Batch, Jumlah dan User Id Entri secara otomatis akan terisi sesuai dengan menu batch yang dimasukkan pada layar sebelumnya.

4. Masukkan Nama (harus di isi) sesuai yang tercantum dalam ijazah pada kotak isian Nama tanpa gelar depan dan gelar belakang. Misalnya : Wiwin (otomatis akan huruf besar) 5. Masukkan kode Tempat Lahir (harus diisi) atau klik tombol F1 pada keyboard (untuk tabel referensi). Ketik nama tempat lahir yang dicari, lalu klik tombol Cari atau sorot kode atau nama yang di cari, kemudian klik tombol OK. Misalnya : Untuk Kode Kota Surabaya : 3578 Jika menggunakan tombol F1 seperti gambar berikut 6. Masukkan Tanggal Lahir (harus di isi) pada kotak isian tanggal lahir sesuai dengan format bulan, tanggal dan tahun (dd-mm-yyyy) 7. Pesan kesalahan yang tampil pada isian tanggal lahir adalah : a) Pesan jika format penulisan tanggal tidak sesuai.

b) Pesan Usia Honorer Di Atas 46 akan tampil jika usia > 46 tahun, pada 1 Januari 2006, c) Pesan Usia Honorer dibawah 18 akan tampil jika usia <19 tahun, pada keadaan 1 Januari 2006. d) Pesan Usia Tidak Memenuhi Syarat PP, pada keadaan 1 Januari 2006 8. Jika data hanya memiliki tahun lahir, maka isi tanggal dan bulan lahir dengan 31 Desember. 9. Kotak isian Umur akan terisi secara otomatis jika kotak isian tanggal lahir sudah terisi. kemudian klik tombol Lihat atau tekan tombol Alt + L 10. Masukkan Jenis Kelamin : 1. Untuk Laki laki 2. Untuk Perempuan. 11. Klik tombol Cek Orang untuk melanjutkan entri data baru. Jika data sudah ada dalam database, maka akan ditampilkan informasi detail data Tenaga Honorer tersebut. 12. Masukkan Alamat Tempat Tinggal harus di isi (otomatis akan huruf besar)

13. Masukkan Kode Pendidikan yang digunakan pada pengangkatan Honorer (harus di isi) atau klik tombol F1 pada keyboard (untuk tabel referensi) 14. Ketik nama pendidikan yang dicari, lalu klik tombol Cari atau sorot kode atau nama yang di cari, kemudian klik tombol OK Misalnya : Untuk Kode Pendidikan : 3401041 Untuk SMA 15. Masukkan Tahun Lulus pada kotak isian Tahun Lulus. Misalnya : 2004. 16. Pesan kesalahan yang tampil pada isian tahun Lulus adalah : Pesan Usia Tidak Sesuai Tahun Lulus akan tampil apabila usia tidak sesuai dengan tahun lulus 17. Kode dan Nama Pendidikan secara otomatis terisi sama dengan Pendidikan Pertama. Jika berbeda, masukkan Kode Pendidikan Tertinggi saat ini (harus di isi)

atau klik tombol F1 pada keyboard (untuk tabel referensi), jika Kode Pendidikan Tertinggi berbeda dengan Kode Pendidikan Pertama. Misalnya : Untuk Kode Pendidikan tertinggi : 5101100 untuk Sarjana Ekonomi 18. Masukkan Tugas atau Pekerjaan (harus di isi) atau klik tombol F1 pada keyboard (untuk tabel referensi). Ketik nama tugas atau pekerjaan yang dicari, lalu klik tombol Cari atau sorot kode atau nama yang di cari, kemudian klik tombol OK. Jika tugas atau pekerjaan bukan Guru, untuk Akta tidak perlu diisi. 19. Untuk Tugas atau Pekerjaan pendidik maka akan muncul pesan : apakah punya Akta, pilih Yes lalu lanjutkan ke proses input akta jika tidak maka lanjut proses input unit kerja 20. Masukkan Akta pada kotak isian Khusus Tenaga Guru (jika ada) : Misalnya : Kode 1. untuk AKTA I, Kode 2. untuk AKTA II, Kode 3. untuk AKTA III, Kode 4. untuk AKTA IV, Kode 5. untuk AKTA V 21. Masukkan Unit Kerja Tempat Tugas ( harus di isi ) atau klik tombol F1 pada keyboard (untuk tabel referensi). Ketik nama unit kerja yang dicari, lalu klik tombol Cari atau sorot kode atau nama yang di cari, kemudian klik tombol OK Misalnya : Kode Unit Kerja : 800005 untuk Madrasah Aliyah

Apabila data tidak ditemukan pada unit terkecil maka di tarik 1 (satu) tingkat lebih tinggi. Misalnya : Kode Unit Kerja : 008811 untuk Madrasah Aliyah (jika kode tidak ada) maka di pilih satu tingkat kode di atasnya (Madrasah = 800000) 22. Masukkan Nama Pejabat yang mengangkat (harus di isi) 23. Masukkan Nama Jabatan pada kotak isian Pejabat yang mengangkat (harus di isi) 24. Masukkan Tgl. SK dan TMT untuk No. SK Pengangkatan Terakhir sesuai dengan format bulan, tanggal dan tahun (dd-mm-yyyy) 1. Tanggal SK maksimal pengangkatan honorer adalah 14 November 2005 2. Batas TMT maksimal pengangkatan honorer adalah 3 Januari 2005

25. Masukkan Lamanya Bekerja pada kotak isian Terus Menerus sampai saat ini (harus di isi) sesuai dengan format Tahun dan Bulan atau kotak isian Terputusputus (tidak harus di isi) sesuai dengan format Tahun dan Bulan 26. Pesan kesalahan yang tampil pada saat klik tombol Simpan adalah : Pesan Masa Kerja Tidak Sesuai Tahun Lulus akan tampil apabila lamanya bekerja tidak sesuai dengan tahun lulus. 27. Masukkan Sumber Anggaran Pembayaran Honor dengan ketentuan sebagai berikut : Kode 1 untuk BOS Kode 2 untuk Komite Kode 3 untuk Honor Proyek Kode 4 untuk Lainnya. Jika data isi pembayaran lainnya, masukkan jenis pembiayaan. 28. Masukkan NIP Lama atau NIP Baru Pejabat Pembina Kepegawaian 29. Klik tombol Simpan apabila anda yakin untuk menyimpannya sehingga muncul konfirmasi Proses Simpan Berhasil kemudian klik OK.

30. Jika akan tambah data dan jumlah isian batching sudah penuh maka akan muncul konfirmasi berikut ini 31. Untuk mengubah data, klik Tambah kemudian tekan tombol F1 pada kotak Nama. Maka akan muncul daftar nama Tenaga Honorer yang ada dalam nomor urut batching tersebut. 32. Klik tombol Ubah untuk mengubah data Tenaga Honorer yang sudah disimpan (Nama, Tempat Lahir, Tanggal Lahir, Umur dan Jenis Kelamin tidak bisa diubah ). Ubah data yang ingin diubah kemudian klik tombol Simpan, layar akan menampilkan konfirmasi seperti gambar kemudian klik tombol OK.

33. Untuk menghapus data Tenaga Honorer yang sudah disimpan (semua elemen akan terhapus), klik tombol Tambah kemudian tekan F1. C. Penggabungan File Database Penggabungan data dilakukan setelah semua data dientri sesuai dengan kelompok tugas dan batas maksimal jumlah rekap data tenaga honorer yang diserahkan ke BKN. Untuk Instansi vertical perlu diperhatikan, penggabungan data dikelompokkan terlebih dahulu berdasarkan lokasi kerjanya sesuai pembagian tugas saat entry data. Selain itu lakukan proses penggabungan hanya pada satu computer khusus / media penyimpanan yamg dkhususkan untuk penggabungan file database th2 ( tidak diganti2 ) yang digunakan untuk menampung data hasil penggabungan seluruh hasil entry data. Mekanisme Kerja Penggabungan File Database: 1. Tentukan direktori tempat data disimpan. Misalnya jika kita menggunakan flash disk, kita bisa memilih h:/, demikian juga bila kita ingin menyimpan ke media yang lain, baik dalam cd, atau hard disk PC, tinggal sesuaikan direktori tujuan. Dalam contoh gambar kita mengasumsikan data disimpan dalam hard disk, maka kita pilih direktori c:/

2. Pilih data.mdb yang ingin dibandingkan kemudian klik nama file tersebut. 3. Kemudian pilih tombol Proses untuk menggabungkan batch formulir setelah itu klik lagi tombol Proses untuk penggabungan data tenaga honorer

4. Setelah data digabungkan, lakukan pencetakan hasil penggabungan batching dan formulir dengan cara klik tombol Cetak Listing Gabungan 5. Hasil pencetakan listing data Tenaga Honorer Kategori II

6. Untuk mengosongkan data pada tabel gabungan data tenaga honorer, klik tombol Bersihkan Data. D. Laporan Listing Tenaga Honorer Adalah salah satu fitur yang menampilkan hasil cetak daftar tenaga honorer yang masih bekerja pada instansi yang datanya telah diinput melalui aplikasi. Form ini terdiri atas 9 elemen data yaitu : Elemen data yang harus terisi yaitu nama Instansi pusat atau daerah (langsung dari sistem) Elemen data yang berupa tampilan tabel dan tidak bisa diubah ada 8 yaitu : Nama, Tempat Lahir, Tanggal. Lahir, Tugas, Unit Kerja, Masa Kerja Tahun dan Bulan, dan Pendidikan Mekanisme Kerja Pembuatan Laporan Listing Tenaga Honorer : 1. Klik Laporan Listing Tenaga Honorer pada sub menu Aplikasi Pemetaan Tenaga Honorer Tahun 2010 Kategori II 2. Klik tombol Lihat Data (Original) untuk melihat data hasil entri pada aplikasi atau klik Lihat Data Gabungan untuk melihat data hasil penggabungan. 3. Untuk pencarian data berdasarkan Nama, Tanggal Lahir, Tempat Lahir, Lokasi Kerja dan Kelompok Tugas kemudian klik tombol Lihat Data (Original) untuk

melihat data hasil entri atau Lihat Data Gabungan untuk data honorer hasil penggabungan. 4. Klik tombol Cetak atau tekan tombol Alt + C untuk mencetak dan menampilkan laporan Pemetaan Data Tenaga Honorer yang sudah di proses. 5. Maka akan muncul form tampilan dengan format file *.rpt seperti tampilan berikut pada gambar di bawah ini : 6. Elemen data yang tampil ada 10 yaitu : Nama, Tempat dan Tgl Lahir, Alamat, Umur dan Jenis Kelamin, Jabatan atau Tugas yang dilakukan, Unit Kerja atau Tempat Tugas, Masa Kerja, Pendidikan atau Jurusan, Keputusan Pengangkatan Pertama, Keputusan Pengangkatan Terakhir, Sumber Pembayaran dan Jenis Tenaga Honorer 7. Pada layar akan nampak dibagian atas kiri, jumlah halaman yang akan dicetak sebanyak 1 dari 1, berarti sebanyak 1 halaman 8. Untuk keluar dari Listing Tenaga Honorer, klik tombol Keluar atau tekan tombol Alt+K 9. Klik tombol Bersih untuk membersihkan isian kolom Nama, Tanggal Lahir, Tempat Lahir, Lokasi Kerja dan Kelompok Tugas. 10. Klik tombol Batal untuk membatalkan proses atau mengganti instansi yang lain 11. Klik tanda di bagian kiri atas menu untuk mencetak ke media kertas.

Mekanisme Kerja Edit / Ubah Data Gabungan Proses ini dilakukan untuk melakukan update atau ubah data tenaga honorer yang telah digabungkan dalam database master, lakukan langkah berikut ini : 1. Klik 2 kali pada listing nama kolom nama tenaga honorer yang akan diubah. 2. Kemudian akan muncul konfirmasi seperti gambar berikut ini : 3. Setelah muncul form ubah data tenaga honorer kemudian lakukan ubah data sesuai formulir.

4. Klik tombol simpan untuk menyimpan data, maka akan muncul konfirmasi perubahan data seperti di bawah ini : 5. Klik tombol OK kemudian akan muncul konfirmasi Proses Update Data Berhasil 6. Untuk menampilkan hasil perubahan perubahan data Tenaga Honorer gabungan, klik tombol Bersih kemudian klik tombol Lihat Data Gabungan 7. Sedangkan untuk melakukan hapus data, klik pada nama tenaga honorer yang akan dihapus, kemudian klik tombol Hapus, kemudian akan muncul konfirmasi seperti gambar kemudian klik Yes jika yakin untuk menghapus data.

E. Buku Bantuan Disediakan dalam paket aplikasi untuk bantuan bagi pengguna dalam pengoperasian aplikasi entry data tenaga honorer 2010 kategori II. Demikian petunjuk pengoperasian APLIKASI PEMETAAN TENAGA HONORER KATEGORI II ini, semoga dapat membantu pengguna dalam mengoperasikan APLIKASI PEMETAAN TENAGA HONORER ini. Selamat Bekerja

PETUNJUK PENGOPERASIAN APLIKASI PEMETAAN TENAGA HONORER KATEGORI II Badan Kepegawaian Negara Kedeputian INKA -Direktorat Pengolahan Data Jakarta 2012