2015 BUKUPETUNJUK PENGGUNAAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN AKREDITASI Untuk Program Studi BADAN PENGEMBANGAN TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI UNIVERSITAS NEGERI SEMARANG 2/24/2015
Daftar Isi I. PENDAHULUAN... 1 1. Tujuan Pembuatan Dokumen... 1 2. Deskripsi Umum Sistem... 1 II. AKUN PROGRAM STUDI... 1 III. MENU DAN CARA PENGGUNAAN... 1 1. Struktur Menu... 1 a. Menu Utama... 2 Menu Setting Tahun... 2 Menu Standar Borang... 4
I. PENDAHULUAN 1. Tujuan Pembuatan Dokumen Dokumen user manual Sistem Informasi Manajemen Akreditasi (Si IMA) ini dibuat dengan tujuan sebagai berikut : a. Menjelaskan serta sebagai panduan penggunaan Si IMA untuk Program Studi. 2. Deskripsi Umum Sistem Sistem Informasi Manajemen Akreditasi (Si IMA) Merupakan Sistem Informasi yang digunakan untuk menampung dan mengolah data akreditasi dari tiap-tiap Program Studi. Setiap Program Studi akan mempunyai akses ke dalam sistem dan bisa me-manajemen data dari masing-masing Program Studi. II. AKUN PROGRAM STUDI Akun program studi dalam Si IMA ini merupakan akun yang didaftarkan kedalam sistem sebagai operator Program Studi. Biasanya yg menjadi operator Program Studi yaitu Ketua Program Studi (Kaprodi). Nantinya kaprodi bisa login kedalam sistem dengan menggunakan akun sikadu dari Kaprodi. III. MENU DAN CARA PENGGUNAAN 1. Struktur Menu Di dalam Si IMA ini memiliki tampilan awal dashboard sebagai berikut: 1 P a g e
Gambar 1. Tampilan Dashboard Si IMA Adapun struktur menu pada Si IMA adalah sebagai berikut: a. Menu Utama Menu utama ini merupakan kumpulan dari semua menu yang ada di sistem ini. Secara umum menu ini dibagi menjadi 2 menu utama yaitu menu setting tahun dan menu standar borang. Menu Setting Tahun Akreditasi merupakan proses yang berkelanjutan dan tidak bisa lepas dari data yang telah berlalu. Akreditasi ini masih membutuhkan data dari beberapa tahun yang lalu, oleh karena itu adanya menu setting tahun ini berguna untuk mengubah tahun yang akan di inputkan datanya. Untuk mengubah tahun caranya yaitu dengan mengklik menu yang berada di menu utama, kemudian akan tampil pilihan tahun dari beberapa tahun sebelumnya hingga tahun sekarang. 2 P a g e
Gambar 2. Menu Pilihan Tahun Dari gambar di atas terlihat ada beberapa pilihan tahun, namun ada satu yang tercetak tebal. Tahun yang tercetak tebal merupakan tahun aktif yang digunakan dalam sistem untuk menginput data. Misalkan tahun yang aktif adalah tahun 2012/2013 dan sedang menginput standar 3, maka data yang tersimpan akan masuk kedalam data tahun 2012/2103. Untuk mengganti tahun aktif tersebut, klik tahun yang akan dijadikan sebagai tahun aktif, maka tahun yang telah dipilih otomatis akan tercetak tebal dan tahun aktif sudah diganti menjadi tahun yang baru saja dipilih. 3 P a g e
Gambar 3. Menu Pilihan Tahun Setelah Dirubah Menu Standar Borang Didalam proses akreditasi yang dilakukan oleh BAN-PT, data-data yang diperlukan dibagi kedalam 7 standar, oleh karena itu sistem ini juga dibuatkan 7 menu standar borang ditambah dengan menu penunjang. Menu penunjang merupakan bagian dari standar borang yang dibagi kedalam beberapa bagian karena data yang dibutuhkan terlalu kompleks. Contoh dari menu penunjang yaitu ada di standar 3. Untuk standar 3 substandar 1 yaitu tentang profiil mahasiswa dan lulusan, disubstandar ini dibagi lagi menjadi beberapa item seperti: data mahasiswa regular, data mahasiswa non-reguler, prestasi mahasiswa dan jumlah mahasiswa dalam 7 tahun terakhir. Untuk memudahkan menginput data dari beberapa item tersebut maka dibuatlah menu input dari tiap-tiap item tersebut yang disebut dengan menu data penunjang. Secara umum data yang ada di sistem ini terbagi menjadi dua, yaitu text dan table. Data text merupakan data yang keluaran (output) yang dihasilkan nanti berupa text, bisa berupa narasi ataupun text 4 P a g e
singkat. Yang berikutnya yaitu data table, data table merupakan data yang nantinya akan disajikan dalam bentuk table. 1. Data Text Seperti yang teah dijelaskan sebelumnya, data text merupakan data yang berupa text, bisa berupa narasi atau text pencek, bisa juga angka ataupun huruf. Contoh dari data text yaitu Mekanisme penyusunan Visi, Misi yang terdapat pada standar 1 substandar 1 Visi, Misi, Tujuan dan Strategi, Serta Strategi Pencapaian. Gambar 4. Standar 1 Substandar 1 (Data Text) Untuk memasukan data pada standar tersebut ketikan data atau masukan pada tempat yang telah disediakan. Data tersebut haruslah sesuai dengan data yang diminta pada keterangan yang tertera. Setelah selesai mengisi langkah selanjutnya yaitu menyimpan. Untuk menyimpan data carilah tombol yang berada di bawah. Setelah klik submit maka akan muncul keterangan di atas bahwa data yang dimasukan telah tersimpan. Gambar 5. Keterangan Berhasil Menyimpan Data 5 P a g e
2. Data Tabel Data table ini biasanya data yang berasal dari beberapa tahun yang lalu. Bisa tiga tahun yang lalu atau bahkan 7 tahun yang lalu. Contoh dari data table ada di standar 3 substandar 1 tentang profil mahasiswa. Gambar 5. Standar 3 (Data Tabel) Data yang dibutuhkan pada table diatas sangatlah banyak, oleh karena itu perlu dibagi menjadi beberapa bagian agar lebih mudah dalam memasukan data, dan menu bagian tersebut ada pada menu data penunjang standar 3. Untuk memasukan data pada standar 3 substandar 1 seperti pada gambar di atas, klik menu data penunjang standar 3. 6 P a g e
Gambar 6. Menu Data Penunjang Standar 3 Maka akan tampil beberapa submenu yang berkaitan dengan standar 3. Pada contoh di atas yaitu data tentang mahasiswa regular, maka klik submenu Data Mahasiswa Reguler. Gambar 7. Form Isian Data Penunjang Standar 3 7 P a g e
Masukan data-data yang diminta pada form isian tersebut. Setelah form terisi semua kemudian klik tombol menyimpan. untuk 8 P a g e