UTILITY (SEBAS) PT. GALAXY INTERAKTIF Telp. 021. 44760953 68999294. www.galaxyinteraktif.com -Smart Enterprise Business Accounting System Hal : IX - 1
Setup Company Di dalam menu ini berisi informasi mengenai identitas perusahaan dan identitas pajak perusahaan. Setting mengenai perusahaan ini pun dapat dilakukan secara flexibel jika terjadi perpindahan alamat,pergantian no. telepon, atau kota. Informasi Perusahaan digunakan untuk tampil pada pencetakan laporan baik intern maupun untuk kepentingan pajak. Untuk membuka form ini langkah kerjanya adalah Utility -> Setup Company. Tab Company Perusahaan* : Nama perusahaan ( untuk indentitas perusahaan, silakan hubungi alex, apabila ada perubahan). Alamat : Alamat / domisi perusahaan Kota : Kota lokasi perusahaan Telepon#1 : nomor telepon utama Telepon#2 : nomor telepon lainnya. Fax# : nomor fax Kode pos : kode pos Merk usaha : Merk usaha perusahaan sesuai dengan SIUP Jenis usaha : Jenis usaha perusahaan sesuai dengan SIUP Ijin Sentralsasi : Ijin untuk sentralisasi KLU : Klasifikasi Ijin Usaha: Periode Mulai : Periode untuk mengawali transaksi pada pemakaian SEBAS ini,format penulisannya adalah mmyyyy misalnya 032010, berarti bulan 03 tahun 2010 dimulai input transaksi. kolom ini tidak boleh di ubah, karena akan mempengaruhi seluruh data saldo dan transaksi. Tgl Mulai : Tanggal periode mulai menggunakan pemakaian SEBAS. Prd Berjalan : Periode berjalan. (jika telah di lakukan tutup buku, maka ubah periode berjalan, ke periode yang belum di tutup, contoh nya, misalnya bulan 03 2010, telah selesai di tutup buku, maka ubah lah ke 04 2010, ini untuk mencegah agar user tidak mengedit atau memposting data yang telah selesai di cek). -Smart Enterprise Business Accounting System Hal : IX - 2
Tab Last Number Last Number ini digunakan untuk perbaikan nomor nomor transaksi yang loncat, baik transaksi Penjualan,pembelian, bank dll. Misalkan nomor faktur 123, ternyata itu loncat 1 nomor, maka harus di mundurkan nomornya disini jadi 122. Ketikan nomor transaksi, jika ada terjadi kesalahan dalam penomoran -Smart Enterprise Business Accounting System Hal : IX - 3
Tab Pajak Menu ini berguna untuk menentukan parameter-parameter pada saat melakukan pencetakan faktur pajak. Setup ini harus diisi sebelum melakukan pencetakan faktur pajak, selain itu syarat yang lainnya ada pemasukkan data pajak di setiap customer yang menginginkan faktur pajak. Jika kedua setup tadi belum dilakukan maka pencetakan faktur pajak tidak dapat di lakukan. N.P.W.P* : Masukan Nomor Pokok Wajib Pajak PKP* : Masukan nama Perusahaan PKP date : Tanggal PKP Seri Number : Serial number untuk perusahaan. Address : Alamat perusahaan. City : Kota Name* : Nama orang yang menandatangani faktur pajak. Position* : Jabatan orang yang menandatangani faktur pajak. -Smart Enterprise Business Accounting System Hal : IX - 4
Change Password Menu ini digunakan untuk merubah password user Langkahnya adalah 1. Klik Utility 2. Klik Change Password 3. Old Password : masukan password lama 4. New Password : masukan password baru 5. Confirm Password : masukan password baru yang sama Closing Transaksi Fasilitas ini digunakan untuk menutup data yang telah selesai dilakukan, misalkan data bulan lalu telah diperiksa dan telah benar maka lakukanlah proses closing transaksi. Form Closing Transaksi digunakan untuk menutup transaksi agar tidak lagi dilakukan perubahan ataupun penyimpangan dari hal yang tidak diinginkan. Transaksi tersebut ditutup berdasarkan tgl transaksi dan jenis transaksi. Untuk membuka form ini langkah kerjanya Utility -> Closing Transaksi. -Smart Enterprise Business Accounting System Hal : IX - 5
Periode yang akan di closing atau unclosing Jenis Transaksi yang akan di closing atau unclosing Tanggal yang telah di closing Untuk menclosing / mengunci tanggal yang telah di pilih Untuk membuka kembali tanggal yang telah di closing Tanggal : Masukan tgl transaksi yang ingin Anda tutup Transaksi : Pilihlah jenis transaksi apa yang ingin Anda tutup Jika seluruh informasi telah Anda anggap benar maka tekanlah tombol Closing untuk menutup data tersebut, tekan Unclosing untuk membuka data tersebut jika suatu waktu akan terjadi perubahan data yang sangat dibutuhkan. -Smart Enterprise Business Accounting System Hal : IX - 6
Export Report to Excel, pdf, dll Menu ini di gunakan untuk me-export laporan jenis qreport yang tidak bisa di export langsung ke aplikasi lain Klik tombol disket untuk menyimpan laporan Sebelum membuka menu ini, harus menyimpan dahulu report yang di inginkan ke dalam bentuk ext.qrp, cara nya dengan men-klik tombol save. Seperti contoh di atas. Untuk membuka form ini langkah kerjanya Utility -> Export Report. 1. Klik menu Open dibawah ini : -Smart Enterprise Business Accounting System Hal : IX - 7
2. Pilih report mana telah Anda save dan yang akan di export,lalu tekan Open. 3. Lalu tekan tombol disket / save Klik tombol save untuk menyimpan data ke aplikasi lain -Smart Enterprise Business Accounting System Hal : IX - 8
4. Pilih jenis file tujuan,masukan nama file lalu tekan save Nama file yang akan di simpan Jenis Format yang diinginkan Data Anda telah tersimpan sesuai dengan format keinginan Anda, bila sudah selesai silahkan tutup form ini. Security > Group User Menu group user merupakan pengelompokkan user berdasarkan departemen, divisi dan lain nya dalam sebuah perusahaan. Untuk membuka form ini langkah kerjanya 1. Utility 2. Security > group User 3. Klik New untuk membuat group baru 4. Departemen # : Isi kode departemennya, misal SALES 5. Nama Departemen : isi nama departementnya, misalkan SALES 6. Klik RESET untuk memunculkan semua menu 7. Beri Hak akses dalam setiap menu dalam departemen yang akan di buat -Smart Enterprise Business Accounting System Hal : IX - 9
Pada Table new : adalah hak akses pembuatan transaksi baru Edit : adalah hak akses memperbaiki data pada transaksi Del : adalah hak akses untuk menghapus transaksi View : adalah hak akses hanya untuk melihat transaksi Aktive : adalah hak akses untuk mengelola menu Pada setiap table dapat di atur hak aksesnya dengan cara CENTANG untuk menjadi TRUE artinya departemen sales dapat mengakses menu tersebut, dan TIDAK CENTANG untuk menjadi FALSE Artinya Departemen sales tidak dapat Hak akses untuk menu tersebut. Klik save untuk menyimpan pengaturan. Security > User Dalam mengoperasikan aplikasi SEBAS diperlukan suatu nama ( user name ) adan kata sandi ( password) sebagai identifikasi untuk masuk ke dalam sistem dan mempergunakan semua fasilitas yang tersedia. User name dan password dapat diperoleh melalui seorang administrator yang bertanggung jawab atas pengguna sistem. Untuk membuat user harus diperhatikan mengenai hak-hak dari setiap user untuk menjalankan menu-menu di aplikasi atau dengan kata lain user otoritasnya, hal ini berkaitan dengan wewenang yang diberikan kepada user tersebut, kegiatan apa saja yang diperbolehkan dan apa yang tidak diperbolehkan. Setup user yang dilakukan seperti terlihat di bawah ini : Di lakukan dari Menu Utility, Security ->User -Smart Enterprise Business Accounting System Hal : IX - 10
Kode User dan Name, tidak boleh sama antar user, Name di gunakan untuk pertama x login ke program Jika user ini berhak men- acc otoritas, maka kolom supervisor di centang. Password dan konfirmasi. Password bisa berubah abjad dan angka. Group User. Double klik untuk memilih cabang Double klik di kolom menu jika ingin menambahkan menu baru di user tersebut. New, Edit, Del, View. Klik False jika user tersebut tidak boleh mengakses. Misalnya User ini tdk boleh menginput jurnal Umum, Maka kolom new, di falsekan Menreset ulang hak akses semua menu Cara menambah data User Baru adalah: 1. Klik Utility Security 2. Klik User 3. Pada Form Daftar User 4. Klik New 5. User # : di-isi dengan kode user, kode ini tidak boleh ada yang sama (*) 6. nama: user name untuk melakukan login 7. Group User : Kelompok user, untuk mengisinya, double klik untuk menampilkan data master. 8. Cabang : Posisi user di cabang perusahaan. 9. Supervisor : dicentang, apabila user ini berhak men acc, misalnya acc cetak ulang, limit, dll. 10. Password : password untuk membuka aplikasi, bisa berupa angka maupun abjad 11. Confirm : Confirmasi ulang dari password. 12. Klik tombol reset, untuk menampikan daftar menu 13. Pilih atau konfirmasi setiap menu ataupun laporan New : Tombol New pada setiap menu, jika user ini berhak men-klik / mengakses tombol new, maka di kolom new di centang / true, jika tidak berhak maka jangan di centang / false. Edit : Tombol Edit pada setiap menu, jika user ini berhak men-klik / mengakses tombol Edit, maka di kolom Edit di centang / true, jika tidak berhak maka jangan di centang / false. Delete : Tombol Delete pada setiap menu, jika user ini berhak men-klik / meng- akses tombol Delete, maka di kolom Delete di centang / true, jika tidak berhak maka jangan di centang / false. -Smart Enterprise Business Accounting System Hal : IX - 11
View : Tombol View pada setiap menu, jika user ini berhak men-klik / mengakses tombol view, maka di kolom view di centang / true, jika tidak berhak maka jangan di centang / false. Active : jika user ini berhak men-klik / meng- akses menu tersebut, maka di kolom Active di centang / true, jika tidak berhak maka jangan di centang / false. 14. Klik save untuk menyimpan jika data sudah benar dan cancel untuk membatalkan. Cara mengedit / memperbaiki data kelompok barang adalah: 1. Klik Utility Security 2. Klik User 3. Pada Form Daftar Master user, pilih record / data yang akan di perbaiki, lalu klik tombol edit, 4. Ubah data pada kolom yang tersedia. 5. setelah selesai klik tombol save. Cara mendelete / memhapus data kelompok barang adalah: 1. Klik Utility Security 2. Klik User 3. Pada Form Daftar user, pilih record / data yang akan di hapus, lalu klik tombol Delete. 4. Klik tombol Yes untuk menghapus dan cancel untuk membatalkan Hal yang harus diperhatikan pada bagian ini : 1. Nama dan kode user sebaiknya jangan diberi nama yang hampir sama untuk mencegah kesalahan yang di lakukan oleh penguna. Setting Kode Transaksi Setting kode transaksi diset bila user ingin kode transaksi di dalam semua transaksi di update secara otomatis atau sesuai dengan kode perusahaan. Untuk membuka form ini langkah kerjanya Utility -> Setting >Setting Kode Transaksi. Menu ini dibagi menjadi 4 jendela : -Smart Enterprise Business Accounting System Hal : IX - 12
Sales Order* : Beri tanda centang bila Anda ingin kode Sales Order terisi secara outomatis,lalu masukkan kode untuk transaksi Sales Order misalnya SO. Faktur* : Beri tanda centang bila Anda ingin kode Faktur terisi secara outomatis,lalu masukkan kode untuk transaksi Faktur misalnya FK Retur Penjualan* : Beri tanda centang bila Anda ingin kode Retur Penjualan terisi secara outomatis,lalu masukkan kode untuk transaksi Retur Penjualan misalnya RF Daftar Tagihan* : Beri tanda centang bila Anda ingin kode Daftar Tagihan terisi secara outomatis, lalu masukkan kode untuk transaksi Daftar tagihan misalnya DTG. TTS* : Beri tanda centang bila Anda ingin kode terima setoran tunai terisi secara outomatis,lalu masukkan kode untuk transaksi terima setoran tunai misalnya TTS. Pelunasan : Beri tanda centang bila anda ingin kode pelunasan secara otomatis, lalu masukkan kode untuk transaksi Pelunasan Misalnya LN Purchase Order* : Beri tanda centang bila Anda ingin kode purchase order terisi secara outomatis, lalu masukkan kode untuk transaksi purchase order misalnya PO. Penerimaan* : Beri tanda centang bila Anda ingin kode Penerimaan terisi secara outomatis, lalu masukkan kode untuk transaksi penerimaan barang misalnya IN. Retur Pembelian* : Beri tanda centang bila Anda ingin kode retur pembelian terisi secara outomatis,lalu masukkan kode untuk transaksi retur pembelian misalnya RB. Daftar Tagih* : Beri tanda centang bila Anda ingin kode daftar pembayaran terisi secara outomatis,lalu masukkan kode untuk transaksi daftar pembayaran misalnya DB. Pembayaran Hutang* : Pembayaran expedisi* : Beri tanda centang bila Anda ingin kode daftar pembayaran terisi secara outomatis,lalu masukkan kode untuk transaksi daftar pembayaran misalnya PH. Beri tanda centang bila Anda ingin kode daftar pembayaran terisi secara outomatis,lalu masukkan kode untuk transaksi daftar pembayaran misalnya DB. Set Harga* : Beri tanda centang bila Anda ingin kode set harga jual terisi secara outomatis,lalu masukkan kode untuk transaksi set harga jual misalnya SHJ. Transfer Barang* : Beri tanda centang bila Anda ingin kode transfer barang terisi secara outomatis,lalu masukkan kode untuk transaksi transfer barang misalnya TB. -Smart Enterprise Business Accounting System Hal : IX - 13
Transfer Gudang* : Beri tanda centang bila Anda ingin kode transfer Gudang terisi secara outomatis,lalu masukkan kode untuk transaksi transfer gudang misalnya TG. Adjustment* : Beri tanda centang bila Anda ingin kode inventory adjustment terisi secara outomatis,lalu masukkan kode untuk transaksi inventory adjustment misalnya IA. Packing* : Beri tanda centang bila Anda ingin kode packing list terisi secara outomatis, lalu masukkan kode untuk transaksi packing list misalnya PL. Brg Masuk* : Beri tanda centang bila Anda ingin kode barang masuk terisi secara outomatis,lalu masukkan kode untuk transaksi barang masuk misalnya BM. Brg Keluar* : Beri tanda centang bila Anda ingin kode barang keluar terisi secara outomatis, lalu masukkan kode untuk transaksi barang keluar misalnya BK. Cair Giro Masukan * : Beri tanda centang bila Anda ingin kode Cair Giro Masukan terisi secara outomatis,lalu masukkan kode misalnya GI. Cair Giro Keluaran* : Beri tanda centang bila Anda ingin kode Cair Giro Keluaran terisi secara outomatis,lalu masukkan kode misalnya GO. Transkas Masuk * : Beri tanda centang bila Anda ingin kode Transkas Masuk terisi secara outomatis, lalu masukkan kode list misalnya KM. Transkas Keluar * : Beri tanda centang bila Anda ingin kode Transkas Keluar terisi secara outomatis,lalu masukkan kode misalnya KK. TransBank Masuk * : Beri tanda centang bila Anda ingin kode TransBank Masuk terisi secara outomatis, lalu masukkan kode misalnya BM. Transkas Keluar * : Beri tanda centang bila Anda ingin kode Transkas Keluar terisi secara outomatis,lalu masukkan kode misalnya BK. -Smart Enterprise Business Accounting System Hal : IX - 14