65 Perencanaan Persediaan Bahan Baku dengan Metode Heuristik Silver Meal dan Part Period Balacing (Studi Kasus: PT. Mega Andalan Kalasan) Hafidh Munawir, Yusuf Bachtiar Jurusan Teknik Industri UMS Jl. Ahmad Yani Tromol Pos 1 Pabelan Surakarta Tel (0271) 717417 ext 237 hafidh2001@yahoo.com, munawir_hafidh@ums.ac.id ABSTRAK PT. Mega Andalan Kalasan merupakan salah satu perusahaan terkemuka di Indonesia yang bergerak di bidang industri peralatan rumah sakit (Hospital Equipment) yang terletak di Kalasan, Yogyakarta. Untuk mencegah terjadinya ketidakseimbngan antara produksi dan permintaan pasar, maka perusahaan harus melakukan perencanaan bahan baku meliputi: penentuan estimasi kebutuhan bahan baku untuk periode mendatang dengan metode peramalan yang tepat, menetapkan jumlah bahan baku yag harus dipesan dan interval waktu pemesanan yang optimal sehingga dapat meminimalkan biaya pemesanan dan biaya penyimpanan. Data-data pemintaan yang ada pada perusahaan memiliki karakteristik tingkat permintaan yang bervariasi sehingga data-data tersebut diolah dengan metode Silver Meal dan Part Period Balancing (PBB) untuk mengetahui nilai optimum perencanaan persediaan bahan baku yang dihasilkan. Data dari perusahaan menunjukkan ada 10 kali pengiriman dengan biaya pengiriman sebesar Rp 9.259.125,07. Dari hasil penelitian diketahui bahwa lot size untuk pembelian bahan baku sebanyak 6 kali pemesanan serta waktu pemesanan kembali bahan baku (reorder point) sebanyak 104 batang dan biaya persediaan Rp 6.119.069,49 atau menghasilkan efisiensi biaya sebesar Rp 3.140.055,58. Kata kunci: lot size, persediaan, silver-meal, part period balancing 1. PENDAHULUAN Suatu perusahaan harus mempunyai perencanaan yang bagus terhadap persediaan barang. Perencanaan persediaan sangat penting, karena sangat berpengaruh terhadap keuangan persuhaan, jika jumlah persediaan terlalu besar mengakibatkan timbulnya dana yang dikeluarkan terlalu besar, meningkatnya biaya penyimpanan (seperti biaya pegawai, biaya operasional pabrik, biaya gedung, dan lain-lain) dan resiko kerusakan barang yang lebih besar. jika persediaan terlalu sedikit mengakibatkan resiko terjadinya kekurangan persediaan (stock out) karena seringkali barang persediaan tidak dapat didatangkan secara mendadak yang menyatakan terhentinya proses produksi, tertundanya keuntungan, bahkan hilangnya pelanggan. Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui jumlah pemesanan bahan baku yang ekonomis di PT Mega Andalan Kalasan dan membandingkan pengelolaan persediaan yang ada di perusahaan dengan hasil penelitian Peramalan (forecasting) adalah perpaduan antara seni dan ilmu dalam memperkirakan keadaan di masa yang akan datang, dengan cara memproyeksikan data-data masa lampau ke masa yang akan datang dengan menggunakan model matematika maupun perkiraan yang subjektif. (Heizer, 1996: p147)
66 Dalam peramalan masa depan, ada beberapa metode (teknik) yang bisa diaplikasikan. Berdasarkan teknik peramalannya, metode peramalan dapat digolongkan ke dalam dua kategori, yaitu : peramalan kualitatif dan peramalan kuantitatif. Peramalan Kualitatif yaitu peramalan yang didasarkan atas data kualitatif pada masa lalu. Metode-metode untuk peramalan antara lain : Simple Average (SA), Moving Average, Metode Exponential Smoothing. Metode heuristik adalah teknik yang dirancang untuk memecahkan masalah yang mengabaikan apakah solusi dapat dibuktikan benar, tetapi biasanya menghasilkan solusi yang baik atau memecahkan masalah yang lebih sederhana yang mengandung atau memotong dengan pemecahan masalah yang lebih kompleks. Metode heuristik bertujuan untuk mendapatkan performa komputasi atau penyederhanaan konseptual, berpotensi pada biaya keakuratan atau presisi. Metode heuristik juga dapat digunakan dalam menentukan inventory (perencanaan gudang) dengan permintaan yang berubah-ubah. Metode Silver-Meal atau sering pula disebut metode SM yang dikembangkan oleh Edward Silver dan Harlan Meal berdasarkan pada periode biaya. Penentuan rata-rata biaya per periode adalah jumlah periode dalam penambahan pesanan yang meningkat. Penambahan pesanan dilakukan ketika rata-rata biaya periode pertama meningkat. Jika pesanan datang pada awal periode pertama dan dapat mencukupi kebutuhan hingga akhir periode T. Teknik Silver Meal menggunakan pendekatan yang agak sama dengan PPB (Part Periode Balancing). Kriteria dari teknik Silver Meal adalah bahwa lot size yang dipilih harus dapat meminimasi ongkos total per periode. Permintaan dengan periode-periode yang berurutan diakumulasikan ke dalam suatu bakal ukuran lot (tentative lot size) sampai jumlah carriying cost dan setup cost dari lot tersebut dibagi dengan jumlah periode yang terlibat meningkat. Maka besarnya ukuran lot yang sebenarnya adalah ukuran lot tentatif terakhir yang ongkos total per periodenya masih menurun. Secara sederhana, langkah-langkah dalam perhitungan menggunakan Metode Silver-Meal adalah sebagai berikut: 1. Langkah I Menghitung biaya total untuk pemesanan periode waktu ke-1, menghitung pula biaya untuk pemesanan dua periode waktu pertama. Apabila biaya kedua ini lebih tinggi dari biaya pertama, maka disimpulkan pemesanan dilakukan untuk periode waktu pertama. Tapi, apabila biaya kedua tidak lebih besar dari biaya pertama atau biaya kedua lebih kecil dari biaya pertama, maka melanjutkan ke perhitungan biaya total untuk pemesanan tiga periode waktu pertama. Apabila biaya ketiga ini lebih tinggi dari biaya kedua, maka disimpulkan pemesanan dilakukan untuk periode waktu kedua. Tapi, apabila biaya ketiga tidak lebih besar dari biaya kedua atau biaya ketiga lebih kecil dari biaya kedua, maka melanjutkan ke perhitungan biaya total untuk pemesanan empat periode waktu pertama. Demikian seterusnya sampai didapat
67 kondisi dimana biaya total untuk pemesanan berikutnya lebih tinggi dari biaya total untuk pemesanan sebelumnya. 2. Langkah II Apabila masih ada periode waktu yang belum diperhitungkan, maka langkah 1 diulangi untuk periode waktu periode waktu yang tersisa tersebut. Secara umum terlihat bahwa metode ini lebih panjang perhitungannya dibandingkan dengan metode Fixed EOQ, tetapi para peneliti menyimpulkan bahwa metode ini lebih mendekati optimal. Ini adalah gejala umum dalam ilmu manajemen bahwa semakin baik suatu metode heuristic, semakin panjang dan mahal perhitungannya, namun tetap lebih sederhana dan murah dibandingkan dengan metode untuk mencari penyelesaian terbaik. Rumusan umum yang dapat digunakan adalah Hitung K(m), m = 1, 2, 3,, m, dan hentikan hitungan jika K(m+1) > K(m) Keterangan: D m = Permintaan pada periode ke-m (D 1, D 2, D 3,, D m ) K(m) = Rata-rata per unit waktu m = Periode A = Biaya order h = Biaya simpan tiap unit per periode Metode Penyeimbangan Sebagian Periode (Part Period Balancing) merupakan salah satu pendekatan dalam menentukan ukuran lot untuk suatu kebutuhan material yang tidak seragam, yang bertujuan memperkecil biaya total persediaan. Meskipun tidak menjamin diperolehnya biaya total yang minimum, metode ini memberikan pemecahan yang cukup baik. Seperti metode EOQ, metode ini berusaha untuk membuat biaya penyimpanan sama dengan biaya pemesanan. Namun, berbeda dengan metode EOQ, metode ini dapat menggunakan jumlah pesanan yang berbeda untuk setiap pesanan, yang dikarenakan jumlah permintaan setiap periodenya tidak sama. Ukuran lot dicari dengan menggunakan pendekatan sebagian periode ekonomis (Economic Part Period) yaitu dengan membagi biaya pemesanan (biaya set-up untuk kasus produksi) dengan biaya penyimpanan per unit per periode. Kebutuhan diakumulasi periode demi periode sampai medekati nilai EPP. Akumulasi yang mendekati nilai EPP merupakan ukuran lot yang dapat memperkecil biaya persediaan.
68 2. METODE PENELITIAN Penelitian dilakukan pada bahan baku pipa MS 19.1 x 1.2 mm di PT Mega Andalan kalasan. Tahapan penelitian yaitu Penelitian dilakukan dengan melakukan pengumpulan data tentang kebutuhan bahan baku, harga bahan baku, biaya pemesanan dan biaya simpan. Pengolahan data yang dilakukan berupa peramalan dengan menggunakan beberapa metode, penentuan ukuran lot yang ekonomis dengan metode silver meal dan Part Periode Balancing (PPB). Analisa data dilakukan untuk mengetahui perbedaan antara pengelolaan persediaan yang dilakukan perusahaan dengan hasil penelitian. 3. HASIL DAN PEMBAHASAN Data Kebutuhan Bahan Baku Pipa MS 19.1 x 1.2 mm tahun 2011 dapat diilihat di tabel 1. Berdasarkan data kebutuhan bahan baku pipa, kemudian dilakukan peramalan dengan metode: Simple Average (SA), Moving Average (MA), Weight Moving Average (WMA), Single Eksponential Smoothing (SES), Double Eksponential Smoothing (DES). Hasil peramalan menunjukkan bahwa metode Simple average memiliki nilai MAD yang paling kecil (mendekati nol), sehingga metode ini digunakan untuk meramalkan bahan baku pipa. Hasil permalan menggunakan Simple Average dapat dilihat pada tabel berikut: Tabel 1 Data Kebutuhan Bahan Baku Pipa Hasil Kebutuhan bahan peramalan baku (batang) Bulan dengan SA Januari 206 157 Februari 115 157 Maret 231 157 April 101 157 Mei 74 157 Juni 171 157 Juli 191 157 Agustus 337 157 September 82 157 Oktober 140 157 November 163 157 Desember 70 157 Untuk menentukan ukuran lot digunakan Metode Silver-Meal. Metode ini merupakan salah satu metode heuristik, yaitu suatu metode untuk menyelesaikan permasalahan untuk mendekati penyelesaian terbaik (optimal). Penggunaan Metode Silver-Meal ini nantinya agar dapat
69 menentukan jumlah pemesanan bahan baku Pipa MS 19.1 x 1.2 mm yang optimal sehingga dapat meminimalkan pengeluaran perusahan untuk pembelian bahan baku serta menghindari adanya masalah keterlambatan bahan baku yang mengakibatkan terhentinya proses produksi. Rumus Silver Meal yang digunakan adalah Keterangan: Dm = Permintaan pada periode ke- m (D1, D2, D3,, Dm) K(m) = Rata- rata biaya persediaan per unit waktu m = Periode A = Biaya order H = Biaya simpan tiap unit /periode Pemesanan 1 Biaya Pemesanan/pesan = Rp 460.755 Biaya Penyimpanan /btg = Rp 1.956,91 m = 1 A (biaya pesan) = 460755 h (biaya simpan) = 0 Jadi, biaya rata-rata /bulan : = = Rp 460.755 m = 2 A (biaya pesan) = 460755 D 2 (konsumsi bulan ke-2) = 157 h (biaya simpan) = 1.956,91x157 = Rp 307.235,30 Jadi, biaya rata-rata /bulan: = = Rp 383.995,13 m = 3 A (biaya pesan) = 460755 D 3 (konsumsi bulan ke-3) = 157 h (biaya simpan) = 2x1.956,91x157 = Rp 614.470,50 Jadi, biaya rata-rata /bulan : =
70 = Rp 460.820,27 Karena biaya untuk m = 3 > biaya untuk m = 2 atau Rp 460.820,27 > Rp 383.995,13 maka diambil m = 3 Jumlah bahan baku yang diorder Pertama adalah 157 + 157 = 314 batang Pipa MS 19.1 x 1.2 mm. Sehingga, hasil perhitungan ukuran pemesanannya adalah sebagai berikut: Tabel 2 Perhitungan Lot Size dengan Silver-Meal A H Pipa MS 19.1 x 1.2 mm Rp460.75 5 Rp1.956, 91 Total Gabungan Deman Periode Trial d TC TC/t Periode 1 157 460755 460755 Periode 1, 2 * 314 767990,2 6 383995,1 3 Periode 1, 2, 3 471 1382460, 81 460820,2 7 Periode 3 157 460755 460755 Periode 3, 4 * 314 767990,2 6 383995,1 3 Periode 3, 4, 5 471 1382460, 81 460820,2 7 Periode 5 157 460755 460755 Periode 5, 6 * 314 767990,2 6 383995,1 3 Periode 5, 6, 7 471 1382460, 81 460820,2 7 Periode 7 157 460755 460755 Periode 7, 8 * 314 767990,2 6 383995,1 3 Periode 7, 8, 9 471 1382460, 81 460820,2 7 Periode 9 157 460755 460755 Periode 9, 10 * 314 767990,2 383995,1
71 6 3 Periode 9, 10, 11* 471 1382460, 81 460820,2 7 Periode 11 157 460755 460755 Periode 11, 12 * 314 767990,2 6 383995,1 3 Keterangan (*) = Optimal Biaya Pemesanan /tahun: = jumlah order x biaya pemesanan = 6 x 460755 = Rp 2.764.530 Biaya Simpan /tahun = biaya simpan OH + biaya simpan SS = [1956,91 x (157+157+157+157+157+157)] + (1956,91 x 64,35 x 12) = 1.843.411,62 + 1.511.127,87 = Rp 3.354.539,49 Biaya Pembelian /tahun = kebutuhan konsumsi BB x harga BB = (157+157+157+157+157+157) x 22500 = Rp 21.195.000 Biaya Persediaan = Biaya Pemesanan + Biaya Simpan = 2.764.530 + 3.354.539,49 = Rp 6.119.069,49 Total Biaya = Biaya Pembelian + Biaya Persediaan = 21.195.000 + 6.119.069,49 = Rp 27.314.069,49 Langkah pertama adalah menentukan nilai EPP yang akan dijadikan nilai patokan di dalam pengendalian persediaannya. Berdasarkan tabel 3 periode pemesanan pertama, dilakukan untuk dua minggu sekaligus sebesar 314 unit, yakni untuk kebutuhan minggu ke-1 (157), dan ke-2 (157). Nilai 157 dipilih
72 karena nilai tersebut merupakan akumulasi nilai simpan yang paling mendekati nilai EPP sebesar 236 unit. Proses ini berlanjut hingga periode ke-12 dan diperoleh hasil seperti tabel 3. Tabel 3 Perhitungan PBB Periode Kebutuhan Akumulasi Lama Nilai Nilai Disimpan Simpan 1 157 0 0 0 *1,2 157 1 157 157 3 157 0 0 0 *3,4 157 1 157 157 5 157 0 0 0 *5,6 157 1 157 157 7 157 0 0 0 *7,8 157 1 157 157 9 157 0 0 0 *9,10 157 1 157 157 11 157 0 0 0 *11,12 157 1 157 157 Perhitungan Safety Stock (SS), Reorder Point (RP), dan komponen biaya-biaya pada metode PBB sama dengan metode Silver-Meal. Berdasarkan tabel data MRP dari lot size PBB diatas, bisa dilihat bahwa diperoleh data yang sama dengan tabel data MRP dari lot size Silver-Meal. Sehingga, untuk metode PBB diperoleh hasil perhitungan sebagai berikut: Safety Stock (SS): = 64.35 65 batang Reorder Point (ROP) = 103,6 104 batang Biaya Pemesanan /tahun: = jumlah order x biaya pemesanan = 6 x 460755 = Rp 2.764.530 Biaya Simpan /tahun = biaya simpan OH + biaya simpan SS = [1956,91 x (157+157+157+157+157+157)] + (1956,91 x 64,35 x 12) = Rp 3.354.539,49 Total Biaya Inventori = Biaya Pemesanan + Biaya Simpan
73 = 2.764.530 + 3.354.539,49 = Rp 6.119.069,49 Perbandiangan total biaya persediaan data perusahaan dan hasil penelitian dapat dilihat pada tabel 4. Tabel 4. Perbandingan Total Biaya Persediaan Bahan Baku Pipa Periode Kebijakan Perhitungan Perusahaan Silver-Meal Permintaan dan PPB I II 1 150 0 314 2 0 0 3 127 165 314 4 0 0 5 200 0 314 6 0 0 7 397 0 314 8 99 0 9 0 0 314 10 150 226 11 613 0 314 12 250 0 Jumlah 2377 1884 Banyak Pesan 10 kali 6 kali Total Biaya Rp9,259,125.07 Rp6,119,069.49 Berdasarkan perbandingan, perusahaan dapat menghemat biaya sebesar Rp 9.259.125,07 Rp 6.119.069,49 = Rp 3.140.055,58. 4. KESIMPULAN Kesimpulan yang didapat dari hasil penelitian yaitu lot size untuk pembelian bahan baku sebanyak 6 kali pemesanan serta waktu pemesanan kembali bahan baku (reorder point) sebanyak 104 batang dan biaya persediaan Rp 6.119.069,49 atau menghasilkan efisiensi biaya sebesar Rp 3.140.055,58.
74 DAFTAR PUSTAKA Ahyari, Agus. 2003. Manajemen Bahan-Bahan: Efisiensi Persediaan Bahan. Yogyakarta: BPFE Yogyakarta. Baroto, Teguh. Akhira N (ed). Lolita (ed). 2002. Manajemen Produksi: Perencanaan Dan Pengendalian Produksi. Jakarta: Ghalia Indonesia. Fuad, Ath Hary. 2011. Perencanaan Persediaan Bahan Baku Gelondongan Dengan Metode Silver Meal (Studi kasus PT. Kantingan Timber Celebes Makasar). Makasar: Skripsi. Forgaty, D. 1991. Production and Inventory Management, Edisi 2. South-Western Publishing, Cincinnati, Ohio. J. Tersine, Richard.1994.Principles of Inventory and Materials Management, Fourth Edition.New Jersey: PTR Pretice-Hall, Inc. Tampubolon, Manahar P. 2004. Manajemen Operasional. Jakarta: Ghalia Indonesia. Vincent, Gaspersz.1998.Production Planning and Inventory Control Berdasarkan Pendekatan Sistem Terintegrasi MRP II dan JIT Menuju Manufakturing 21.Jakarta: Gramedia.