PETUNJUK PENGGUNAAN APLIKASI VERIFIKASI DAN VALIDASI PESERTA DIDIK I. LATAR BELAKANG Pusat Data dan Statistik Pendidikan (PDSP) Sekjen Kemdikbud, dalam melaksanakan tugas dan fungsinya didasarkan kepada Permendikbud No. 1 Tahun 2012, tentang Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan. Susunan organisasi PDSP terdiri atas tiga bidang dan satu bagian TU. Bidang Data Peserta Didik dan Pendidik dan Tenaga Kependidikan mempunyai tugas melaksanakan penyusunan bahan kebijakan teknis, koordinasi, fasilitasi, dan pengelolaan data dan statistik data peserta didik dan pendidik dan tenaga kependidikan pada semua jenis, jenjang, dan jalur pendidikan. Dalam melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 962, Bidang Data Peserta Didik dan Pendidik dan Tenaga Kependidikan menyelenggarakan fungsi: 1. penyusunan bahan kebijakan teknis pengelolaan data peserta didik dan pendidik dan tenaga kependidikan pada semua jenis, jenjang, dan jalur pendidikan; 2. penyusunan bahan koordinasi dan fasilitasi pengelolaan data peserta didik dan pendidik dan tenaga kependidikan pada semua jenis, jenjang, dan jalur pendidikan; 3. pelaksanaan kompilasi, validasi, dan integrasi data peserta didik dan pendidik dan tenaga kependidikan pada semua jenis, jenjang, dan jalur pendidikan; 4. pengelolaan data peserta didik dan pendidik dan tenaga kependidikan pada semua jenis, jenjang, dan jalur pendidikan. Bidang Data Peserta Didik dan Pendidik dan Tenaga Kependidikan didukung oleh dua Subbidang yaitu Sub-Bidang Validasi dan Integrasi Data Peserta Didik dan Sub-Bidang Validasi dan Integrasi Data Pendidik dan Tenaga Kependidikan. Sub-Bidang Validasi dan Integrasi Data Peserta Didik mempunyai tugas melakukan penyusunan bahan kebijakan teknis, koordinasi, dan fasilitasi pengelolaan data, kompilasi, validasi, dan integrasi serta pengelolaan data peserta didik pada semua jenis, jenjang, dan jalur pendidikan. 1
II. TUJUAN Dalam rangka mendukung tusi bidang sesuai dengan Permendikbud No. 1 Tahun 2012 tersebut, maka pada tahun 2014 Bidang Pesrta Didik dan Tenaga kependidikan PDSP mengembangkan aplikasi verifikasi dan validasi data peserta didik. Verifikasi dan validasi yang dilakukan adalah proses matching data peserta didik yang telah di-entry pada aplikasi Dapodik dengan data master NISN yang ada pada PDSP (Atribut Nama, Tanggal lahir, Tempat lahir, Nama Ibu kandung, Jenis kelamin, Alamat, NISN). Bila ternyata tidak ditemukan padanan antara record peserta didik yang terdapat pada aplikasi dapodik dengan record peserta didik pada data master NISN maka akan dibuatkan NISN baru bagi peserta didik yang bersangkutan. Aplikasi ini adalah aplikasi berbasis WEB. Proses pemadanan data ini dilakukan oleh operator sekolah yang bertanggung jawab melakukan Verifikasi dan Validasi data siswa disekolahnya. Operator dapat login pada aplikasi verval ini menggunakan user dan password yang sama dengan user dan password pada aplikasi Dapodik. III. PETUNJUK PENGGUNAAN APLIKASI VERIFIKASI DAN VALIDASI DATA PESERTA DIDIK 1. User Operator Sekolah a. Halaman Login Untuk dapat mengakses aplikasi verifikasi validasi (Verval) data Peserta Didik yang terdapat pada aplikasi sistem ini, user harus login terlebih dahulu. Halaman Login operator sekolah adalah sebagai berikut: Akun login yang digunakan adalah akun sekolah untuk megakses aplikasi Dapodik. Setelah login akan tampil dashboard progress validasi yang sudah dilakukan oleh operator sekolah sebagai berikut: 2
Pada dashboard akan tampil grafik perkembangan jumlah siswa yang sudah divalidasi sesuai tanggal. b. Menu Referensi Daftar peserta didik yang tercantum dalam halaman Referensi adalah daftar peserta didik yang datanya sudah sesuai dengan data master NISN yang terdapat pada database PDSP. c. Menu Residu Daftar peserta didik yang tercantum dalam halaman Residu adalah daftar peserta didik yang datanya masih belum sesuai dengan data master NISN yang ada pada database PDSP. Untuk itu operator sekolah perlu melakukan verifikasi dan validasi data yang terdapat pada halaman ini dengan cara sebagai berikut: 3
Memilih data siswa yang akan divalidasi. Operator dapat memilih salah satu nama yang terdapat dalam daftar data residu dengan meng-klik. Pada saat di-klik, system akan mencari padanan nya di database master. Untuk beberapa saat sistem akan me-loading data dari master data NISN. Tunggu sampai loading selesai. Gambar loading 4
Pada saat sistem menemukan satu atau beberapa padanan nya, sistim akan menampilkan daftar tersebut. Operator harus melakukan proses match yang artinya memindahkan data dari residu ke referensi. Apabila operator tidak yakin dengan data tersebut, maka bisa mencari padanan yang lain dengan klik search next, dan system akan mencari padanan yang lain. Proses klik search next tersebut bisa dilakukan secara berulang sampai tidak ditemukan lagi kemungkinan lain yang ditandai dengan tombol search next yang tidak bisa di klik seperti gambar dibawah ini: 5
Bila operator sekolah tidak menemukan padanya pada daftar data padanannya, maka operator dapat meng-klik tombol Not Match agar sistem dapat segera membuat NISN baru untuk siswa tersebut. Dengan demikian daftar residu akan terus berkurang dan jumlah referensi terus bertambah. Apabila siswa yang belum ada datanya di referensi atau residu, operator sekolah dapat mengentri data siswa tersebut melalui aplikasi dapodik dan data siswa tersebut akan muncul pada aplikasi verval ini paling lambat dalam waktu 24 jam. 2. User Pusat, Dinas Provinsi, Dinas Kabupaten/Kota a. Halaman Login Untuk dapat mengakses aplikasi verifikasi validasi (Verval) data Peserta Didik yang terdapat pada aplikasi sistem ini, user harus login terlebih dahulu. Halaman Login untuk user Pusat, Dinas Provinsi, Dinas Kabupaten/Kota adalah sebagai berikut: 6
Akun login default untuk petugas provinsi, kabupaten/kota yang digunakan adalah dengan aturan sebagai berikut: Petugas Provinsi username-nya adalah prop + (nama provinsi dalam huruf kecil tanpa spasi) dengan password sama dengan username, misalnya: Dearah User Name Password : Provinsi Kalimantan Selatan : propkalimantanselatan : propkalimantanselatan Petugas Kabupaten username-nya adalah (nama kabupaten dalam huruf kecil tanpa spasi) dengan password sama dengan username, misalnya: Dearah User Name Password : Kabupaten Bone Balango : bonebalango : bonebalango Petugas Kotamadya username-nya adalah kota + (nama kotamadya dalam huruf kecil tanpa spasi) dengan password sama dengan username, misalnya: Dearah User Name Password : Kota Pangkal Pinang : kotapangkalpinang : kotapangkalpinang Setelah login akan tampil dashboard progress validasi yang sudah dilakukan oleh operator sekolah sebagai berikut: 7
Pada dashboard akan tampil Diagram lingkaran yang menerangkan proporsi referensi dan residu, Diagram batang Proporsi Referensi dan Residu per provinsi dan grafik perkembangan jumlah siswa yang sudah divalidasi sesuai tanggal. b. Halaman Sekolah Pada halaman sekolah akan terlihat daftar sekolah dan diagram batang proporsi referensi dan residu per sekolah seperti gambar berikut: Pada halaman 8
Sekolah ini daftar yang dapat ditampilkan hanya pada level Nasional (Indonesia) dan Kecamatan. Untuk sampai ke level kecamatan maka di klik segitiga disamping kiri nama daerah. Bila salah satu sekolah dalam daftar di klik akan tampil data siswa sekolah tersebut yang telah masuk kedalam referensi, sebagai berikut: Operator Provinsi Operator Provinsi bertanggung jawab terhadap Kabupaten/Kota yang ada dalam wilayahnya untuk melakukan validasi data PD sehingga diagram batang pada setiap Kabupaten/Kota menunjukan warna data yang valid (hijau semua) Operator Kabupaten/Kota Dinas Pendidikan Kabupaten/Kota (Operator) bertanggung jawab terhadap sekolah-sekolah yang ada di wilayahnya untuk melakukan validasi data PD sehingga diagram batang pada setiap sekolah menunjukkan warna data yang valid (hijau semua) 9