PENYELIAAN PELAJAR Halaman: 1/9 1.0 TUJUAN Prosedur ini menerangkan tatacara pelantikan bagi pelajar siswazah di bawah program secara penyelidikan. 2.0 SKOP Prosedur ini merangkumi proses pelantikan kali pertama JKP atau penamaan semula ahli JKP oleh Fakulti/Institut untuk perakuan JKKPPPTP dan kelulusan JKPSU. 3.0 DOKUMEN RUJUKAN Kod Dokumen Tajuk Dokumen Terkini Universities and University College Act 1971, Constitution of Universiti Putra Malaysia, Universiti Putra Malaysia (Graduate Studies), Rules 2003 4.0 TERMINOLOGI/SINGKATAN i-gims JKKPPPTP JKPSU JKP Penasihat Penyelia Penyelaras PhD PT : Internet Graduate Information Management System : Kecil Pelantikan Penyelia dan Pemeriksa Tesis Pelajar : Pengajian Siswazah Universiti : : Pensyarah yang akan membimbing pelajar sebelum penyelia dilantik : Pengerusi pelajar : Dekan/Timbalan Dekan Fakulti; Pengarah/Timbalan Pengarah Institut; Pegawai yang dilantik sebagai Penyelaras Pengajian Siswazah Fakulti/Institut : Doktor Falsafah : Pegawai Tadbir
PENYELIAAN PELAJAR Halaman: 2/9 PTO SPS TNCAA TPKD PP TWP TWP PP WP : Pembantu Tadbir (Perkeranian dan Operasi) : Sekolah Pengajian Siswazah : Timbalan Naib Canselor (Akademik dan Antarabangsa) : Timbalan Pegawai Kawalan Dokumen Peneraju Proses : Timbalan Wakil Pengurusan : Timbalan Wakil Pengurusan Peneraju Proses : Wakil Pengurusan 5.0 TANGGUNGJAWAB 5.1 Penyelaras dan PT Unit Akademik dan Bantuan Kewangan bertanggungjawab memastikan prosedur pelantikan jawatankuasa penyeliaan pelajar siswazah ini dilaksanakan. 5.2 Sesiapa yang terlibat dalam pengendalian prosedur pelantikan jawatankuasa penyeliaan pelajar siswazah juga perlu mematuhi prosedur ini.
PENYELIAAN PELAJAR Halaman: 3/9 6.0 PROSES TERPERINCI Tanggungjawab Carta alir Perincian Rekod/ Dokumen Rujukan 6.1 Mula 6.1 Mula 6.2 Kenal Pasti Pelajar 6.2 Kenal Pasti Pelajar 6.2.1 Kenal pasti pelajar semester pertama yang belum membuat pelantikan ahli JKP. 6.3 Majukan Senarai kepada 6.3 Majukan Senarai kepada Fakulti/Institut Fakulti/Institut 6.3.1 E-mel senarai tersebut kepada Penyelaras Pengajian Siswazah Fakulti/Institut selepas minggu ke-2 semester. Penasihat Penasihat Penyelia C 6.4 Lengkapkan Borang Penamaan 6.4 Lengkapkan Borang Penamaan 6.4.1 Bincang dengan pelajar mengenai calon yang sesuai untuk dilantik sebagai anggota JKP berdasarkan topik dan cadangan penyelidikan. 6.4.2 Minta pelajar melengkapkan borang (PU/S/BR02/GS-10a) dengan kadar segera. (PU/S/BR02/GS-10a) 6.4.3 Minta pelajar melengkapkan borang (PU/S/BR02/GS-10b) (jika berkaitan) dengan kadar segera untuk mengelakkan masalah berkenaan pengesahan Laporan Kemajuan Penyelidikan (PU/S/BR04/GS-11) Nota: Pelajar PhD tidak dibenarkan menduduki Peperiksaan Komprehensif PhD/Keputusan Peperiksaan Komprehensif PhD tidak akan disahkan jika pelajar belum mempunyai JKP. Semula (PU/S/BR02/GS-10b) Laporan Kemajuan Penyelidikan (PU/S/BR04/GS-11) A Jika penamaan semula Pengerusi JKP diluluskan selepas minggu ke-7 semester, pelantikan berkuat kuasa pada semester berikutnya. Dalam
PENYELIAAN PELAJAR Halaman: 4/9 A keadaan ini, Pengerusi asal perlu membuat pengesahan Laporan Kemajuan Penyelidikan (PU/S/BR04/GS-11) dalam i-gims. Penyelaras Penyelaras 6.5 Sahkan Cadangan Pelantikan Ahli JKP 6.5 Sahkan Cadangan Pelantikan Ahli JKP 6.5.1 Semak kesesuaian ahli yang dicadangkan dengan merujuk Universities and University College Act 1971, Constitution of Universiti Putra Malaysia, Universiti Putra Malaysia (Graduate Studies), Rules 2003 dan Minit Senat 499.09 dan 518.06. Universities and University College Act 1971, Constitution of Universiti Putra Malaysia, Universiti Putra Malaysia (Graduate Studies), Rules 2003 Minit Senat 499.09 dan 518.06 6.5.2 Majukan borang PU/S/BR02/GS-10a atau PU/S/BR02/GS-10b yang telah disahkan ke SPS. 6.6 Terima dan Semak 6.6 Terima dan Semak Cadangan Cadangan 6.6.1 Terima dan semak maklumat cadangan pada borang PU/S/BR02/GS-10a atau PU/S/BR02/GS-10b. Nota: Semak kesesuaian calon ahli JKP dan pastikan memenuhi syarat seperti yang telah ditetapkan dalam Universities and University College Act 1971, Constitution of Universiti Putra Malaysia, Universiti Putra Malaysia (Graduate Studies), Rules 2003 dan Minit Senat 499.09 dan 518.06. (PU/S/BR02/GS-10a) Semula (PU/S/BR02/GS-10b) (PU/S/BR02/GS-10a) Semula (PU/S/BR02/GS-10b) Universities and University College Act 1971, Constitution of Universiti Putra Malaysia, Universiti Putra Malaysia (Graduate Studies), Rules 2003 Minit Senat 499.09 dan 518.06 B
PENYELIAAN PELAJAR Halaman: 5/9 B C 6.7 Memenuhi Syarat? 6.7 Memenuhi Syarat? Ya 6.7.1 Jika Ya, ikut Langkah 6.9. 6.7.2 Jika Tidak, ikut Langkah 6.8. Tidak 6.8 Minta Fakulti/Institut Lengkapkan/Kemukakan 6.8 Minta Fakulti/Institut Lengkapkan/Kemukakan Penamaan Baharu Penamaan Baharu 6.8.1 Minta pihak Fakulti/Institut melengkapkan maklumat yang berkaitan dan/atau kemukakan penamaan baharu ahli JKP. Pengerusi JKKPPPTP 6.9 Dapatkan Pertimbangan JKKPPPTP 6.9 Dapatkan Pertimbangan JKKPPPTP 6.9.1 Sediakan kertas mesyuarat Cadangan Pelantikan Ahli JKP untuk semakan JKKPPPTP mengikut format yang telah ditetapkan. 6.9.2 Pertimbangkan cadangan. Tidak 6.10 Wajar? 6.10 Wajar? 6.10.1 Jika Ya, ikut Langkah 6.11. 6.10.2 Jika Tidak, ikut Langkah 6.8. Pengerusi JKPSU Ya 6.11 Dapatkan Kelulusan JKPSU 6.11 Dapatkan Kelulusan JKPSU 6.11.1 Sediakan kertas Cadangan Pelantikan Ahli JKP yang telah disemak untuk pertimbangan dan kelulusan JKPSU mengikut format yang telah ditetapkan. 6.11.2 Pertimbangkan cadangan. E D
PENYELIAAN PELAJAR Halaman: 6/9 D E 6.12 Lulus? Tidak Ya 6.12 Lulus? 6.12.1 Jika Ya, ikut Langkah 6.14. 6.12.2 Jika Tidak, ikut Langkah 6.13. 6.13 Minta Fakulti/Institut 6.13 Minta Fakulti/Institut Semak Semula Semak Semula 6.13.1 Bagi kes cadangan pelantikan ahli JKP yang tidak diluluskan oleh JKPSU, minta Fakulti/Institut semak semula kesesuaian atau kemukakan penamaan baharu ahli JKP untuk pertimbangan semula JKPSU. PTO SPS 6.14 Keluarkan Surat Pelantikan/Maklumkan kepada Pelajar 6.15 Tamat 6.14 Keluarkan Surat Pelantikan/Maklumkan kepada Pelajar 6.15 Tamat 6.14.1 Kemas kini portal pelajar. 6.14.2 Maklumkan keputusan pelantikan kepada ahli JKP dalam tempoh tujuh (7) hari bekerja dari tarikh kelulusan JKPSU melalui portal pelajar. 6.14.3 Maklumkan keputusan pelantikan kepada pelajar dalam tempoh tujuh (7) hari bekerja dari tarikh kelulusan JKPSU melalui portal pelajar. 6.14.4 Hantar surat pelantikan melalui Ketua Jabatan/Dekan/Pengarah organisasi berkenaan jika ahli JKP yang dilantik bukan staf UPM. 6.14.5 Majukan surat penghargaan kepada ahli JKP yang digugurkan/menarik diri dalam tempoh 14 hari bekerja selepas penamaan semula diluluskan.
PENYELIAAN PELAJAR Halaman: 7/9 7.0 REKOD Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod 1. UPM/SPS/(No. Matrik) Fail Pelajar Borang Penamaan (PU/S/BR02/GS-10a). Borang Penamaan Semula (PU/S/BR02/GS-10b) [jika Salinan surat pelantikan ahli JKP. Salinan surat makluman kepada pelajar. Salinan surat makluman kepada Dekan/Pengarah Institusi luar [jika Salinan surat penghargaan kepada penasihat atau ahli JKP yang ditamatkan perkhidmatannya [jika Salinan surat semakan kesesuaian ahli JKP yang dinamakan [jika Salinan surat memohon ahli tambahan dan/atau ahli baru untuk cadangan penamaan ahli JKP [jika Tanggungjawab Mengumpul dan Memfail Tanggungjawab Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan Bilik Fail Pelajar,SPS Sekurangkurangnya 3 tahun selepas pelajar bergraduat Kuasa Melupus TNCAA/ Dekan SPS 2. UPM/(Kod PTJ)/(No. Matrik) Fail Pelajar Salinan borang Penamaan (PU/S/BR02/GS-10a). Salinan borang Penamaan Semula (PU/S/BR02/GS-10b) PT/PTO Fakulti/Institut PT/PTO Fakulti/Institut Bilik Fail Fakulti/ Institut Sekurangkurangnya 2 tahun selepas pelajar bergraduat Dekan Fakulti/ Pengarah Institut
PENYELIAAN PELAJAR Halaman: 8/9 [jika Salinan surat pelantikan ahli JKP. Salinan surat penghargaan kepada penasihat atau ahli JKP yang ditamatkan perkhidmatannya [jika Surat semakan kesesuaian ahli JKP yang dinamakan [jika Surat memohon ahli tambahan dan/atau ahli baru untuk cadangan penamaan ahli JKP [jika 3. UPM/600-5/2/12 Urusan Am Pelantikan Ahli Salinan surat menyurat urusan am berkaitan JKP. Petikan Minit JKPSU (rujuk Group Box) berkenaan perkara terkini urusan pelantikan JKP [jika Dokumen lain yang berkaitan. 4. UPM/600-5/2/16 Salinan E-mel peringatan pelantikan JKP PTO SPS PTO SPS Unit Akademik dan Bantuan Kewangan 3 tahun Unit Akademik dan Bantuan Kewangan 3 tahun Dekan SPS Dekan SPS
PENYELIAAN PELAJAR Halaman: 9/9 8.0 SEJARAH SEMAKAN No. Isu No. Semakan No. CPD 02 00 - Kelulusan Mesyuarat Disedia dan Disemak Dilulus/ Diluluskan Semula Tarikh Kuatkuasa Keluaran Pertama untuk satu persijilan TNC (A&A) WP 03/01/2011 02 01 02 02 02 03 02 04 02 05 PU/S: 23/2011 PU/S: 17/2012 PU/S: 08/2013 PU/S: 14/2014 PU:S- 09/2015 Mesyuarat kali ke-173 Mesyuarat kali ke-186 Mesyuarat kali ke-198 Mesyuarat kali ke-215 Mesyuarat kali ke-228 TNC (A&A) WP 08/08/2011 TNC (A&A) WP 09/05/2012 TNC (A&A) WP 30/04/2013 TNC (A&A) WP 30/05/2014 TNC (A&A) WP 14/07/2015 02 06 PU:S- 12/2016 Mesyuarat kali ke-241 TPKD PP TWP PP 18/08/2016