PENYELIAAN PELAJAR Halaman: 1/10 1.0 TUJUAN Prosedur ini menerangkan tatacara pelantikan Jawatankuasa Penyeliaan bagi pelajar siswazah di bawah program dengan tesis. 2.0 SKOP Prosedur ini merangkumi proses pelantikan kali pertama JKP atau penamaan semula ahli JKP oleh Fakulti/Institut untuk perakuan JKKPPPTP dan kelulusan JKPSU. 3.0 DOKUMEN RUJUKAN Kod Dokumen Tajuk Dokumen - Universities and University College Act 1971, Constitution of Universiti Putra Malaysia, Universiti Putra Malaysia (Graduate Studies), Rules 2003 (Revision 2009-10) PU/S/M01 4.0 TERMINOLOGI/SINGKATAN i-gims JKKPPPTP i-gims Manual : Internet Graduate Information Management System : Jawatankuasa Kecil Pelantikan Penyelia dan Pemeriksa Tesis Pelajar : Jawatankuasa Pengajian Siswazah Universiti : Jawatankuasa Penyeliaan : Pensyarah yang akan membimbing pelajar sebelum penyelia dilantik : Pengerusi Jawatankuasa Penyeliaan pelajar : Dekan/Timbalan Dekan Fakulti; Pengarah/Timbalan Pengarah Institut; Pegawai yang dilantik sebagai Penyelaras Pengajian JKPSU JKP Penasihat Penyelia Penyelaras
PENYELIAAN PELAJAR Halaman: 2/10 PhD PT PTO SPS TNCAA TWP WP 5.0 TANGGUNGJAWAB Siswazah Fakulti/Institut : Doktor Falsafah : Pegawai Tadbir : Pembantu Tadbir (Perkeranian dan Operasi) : Sekolah Pengajian Siswazah : Timbalan Naib Canselor (Akademik dan Antarabangsa) : Timbalan Wakil Pengurusan : Wakil Pengurusan 5.1 Penyelaras dan PT Unit Program Akademik dan Rekod bertanggungjawab memastikan prosedur pelantikan jawatankuasa penyeliaan pelajar siswazah ini dilaksanakan. 5.2 Sesiapa yang terlibat dalam pengendalian prosedur pelantikan jawatankuasa penyeliaan pelajar siswazah juga perlu mematuhi prosedur ini.
PENYELIAAN PELAJAR Halaman: 3/10 6.0 CARTA ALIR 7.8 Minta Fakulti/Institut Lengkapkan/Kemukakan Penamaan Baharu Tidak 7.13 Minta Fakulti/Institut Semak Semula Mula Kenal Pasti Pelajar Majukan Senarai kepada Fakulti/Institut Lengkapkan Borang Penamaan Jawatankuasa Penyeliaan Sahkan Cadangan Pelantikan Ahli JKP Tidak Terima dan Semak Cadangan Memenuhi Syarat? Ya Dapatkan Pertimbangan JKKPPPTP Wajar? 7.1 7.7 7.10 7.2 7.3 7.4 7.5 7.6 7.9 Ya Dapatkan Kelulusan JKPSU 7.11 7.12 Tidak Lulus? Ya Keluarkan Surat Pelantikan/ Maklumkan kepada Pelajar 7.14 Tamat 7.15
PENYELIAAN PELAJAR Halaman: 4/10 7.0 PROSES TERPERINCI Tindakan 7.1 Mula 7.2 Kenal Pasti Pelajar 7.2.1 Kenal pasti pelajar semester ke-2 dan ke atas yang belum membuat pelantikan ahli JKP. 7.3 Majukan Senarai kepada Fakulti/Institut 7.3.1 E-mel senarai tersebut kepada Penyelaras Pengajian Siswazah Fakulti/Institut selepas minggu ke-2 semester. 7.4 Lengkapkan Borang Penamaan Jawatankuasa Penyeliaan 7.4.1 Bincang dengan pelajar mengenai calon yang sesuai untuk dilantik sebagai anggota JKP berdasarkan topik dan cadangan penyelidikan. 7.4.2 Minta pelajar melengkapkan borang Penamaan Jawatankuasa Penyeliaan (PU/S/BR02/GS-10a) dengan kadar segera. 7.4.3 Minta pelajar melengkapkan borang Penamaan Semula Jawatankuasa Penyeliaan (PU/S/BR02/GS-10b) (jika berkaitan) dengan kadar segera untuk mengelakkan masalah berkenaan pengesahan Laporan Kemajuan Penyelidikan (borang GS-11) pelajar. Tanggungjawab Penasihat Penasihat Penyelia Nota: Pelajar PhD tidak dibenarkan menduduki Peperiksaan Komprehensif PhD/Keputusan
PENYELIAAN PELAJAR Halaman: 5/10 Peperiksaan Komprehensif PhD tidak akan disahkan jika pelajar belum mempunyai JKP. Jika penamaan semula Pengerusi JKP diluluskan selepas minggu ke-7 semester, pelantikan berkuat kuasa pada semester berikutnya. Dalam keadaan ini, Pengerusi asal perlu membuat pengesahan Laporan Kemajuan Penyelidikan (borang GS-11) pelajar dalam i- GIMS. 7.5 Sahkan Cadangan Pelantikan Ahli JKP 7.5.1 Semak kesesuaian ahli Jawatankuasa yang dicadangkan dengan merujuk Universities and University College Act 1971, Constitution of Universiti Putra Malaysia, Universiti Putra Malaysia (Graduate Studies), Rules 2003 (Revision 2009-10) dan Minit Senat 499.09 dan 518.06. 7.5.2 Majukan borang PU/S/BR02/GS-10a atau PU/S/BR02/GS-10b yang telah disahkan ke SPS. 7.6 Terima dan Semak Cadangan 7.6.1 Terima dan semak maklumat cadangan pada borang PU/S/BR02/GS-10a atau PU/S/BR02/GS- 10b. Penyelaras Penyelaras Nota: Semak kesesuaian calon ahli JKP dan pastikan memenuhi syarat seperti yang telah ditetapkan dalam Universities and University College Act 1971, Constitution of Universiti Putra Malaysia, Universiti Putra Malaysia (Graduate Studies), Rules 2003 (Revision 2009-10) dan Minit Senat 499.09 dan 518.06.
PENYELIAAN PELAJAR Halaman: 6/10 7.7 Memenuhi Syarat? 7.7.1 Jika Ya, ikut Langkah 7.9. 7.7.2 Jika Tidak, ikut Langkah 7.8. 7.8 Minta Fakulti/Institut Lengkapkan/Kemukakan Penamaan Baharu 7.8.1 Minta pihak Fakulti/Institut melengkapkan maklumat yang berkaitan dan/atau kemukakan penamaan baharu ahli JKP. 7.9 Dapatkan Pertimbangan JKKPPPTP 7.9.1 Sediakan kertas mesyuarat Cadangan Pelantikan Ahli JKP untuk semakan JKKPPPTP mengikut format yang telah ditetapkan. 7.10 Wajar? 7.9.2 Pertimbangkan cadangan. 7.10.1 Jika Ya, ikut Langkah 7.11. 7.10.2 Jika Tidak, ikut Langkah 7.8. Pengerusi JKKPPPTP 7.11 Dapatkan Kelulusan JKPSU 7.11.1 Sediakan kertas Cadangan Pelantikan Ahli JKP yang telah disemak untuk pertimbangan dan kelulusan JKPSU mengikut format yang telah ditetapkan. 7.11.2 Pertimbangkan cadangan. Pengerusi JKPSU
PENYELIAAN PELAJAR Halaman: 7/10 7.12 Lulus? 7.12.1 Jika Ya, ikut Langkah 7.14. 7.12.2 Jika Tidak, ikut Langkah 7.13. 7.13 Minta Fakulti/Institut Semak Semula 7.13.1 Bagi kes cadangan pelantikan ahli JKP yang tidak diluluskan oleh JKPSU, minta Fakulti/Institut semak semula kesesuaian atau kemukakan penamaan baharu ahli JKP untuk pertimbangan semula JKPSU. 7.14 Keluarkan Surat Pelantikan/Maklumkan kepada Pelajar 7.14.1 Kemas kini portal pelajar. 7.14.2 Maklumkan keputusan pelantikan kepada ahli JKP dalam tempoh tujuh (7) hari bekerja dari tarikh kelulusan JKPSU melalui portal pelajar. 7.14.3 Maklumkan keputusan pelantikan kepada pelajar dalam tempoh tujuh (7) hari bekerja dari tarikh kelulusan JKPSU melalui portal pelajar. 7.14.4 Hantar surat pelantikan melalui Ketua Jabatan/Dekan/Pengarah organisasi berkenaan jika ahli JKP yang dilantik bukan staf UPM. 7.14.5 Majukan surat penghargaan kepada ahli JKP yang digugurkan/menarik diri dalam tempoh 14 hari bekerja selepas penamaan semula diluluskan. PTO SPS 7.15 Tamat
PENYELIAAN PELAJAR Halaman: 8/10 8.0 REKOD KUALITI Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod 1. UPM/SPS/(No. Matrik) Fail Pelajar Borang Penamaan Jawatankuasa Penyeliaan (PU/S/BR02/GS-10a). Borang Penamaan Semula Jawatankuasa Penyeliaan (PU/S/BR02/GS-10b) [jika berkaitan]. Salinan surat pelantikan ahli JKP. Salinan surat makluman kepada pelajar. Salinan surat makluman kepada Dekan/Pengarah Institusi luar [jika berkaitan]. Salinan surat penghargaan kepada penasihat atau ahli JKP yang ditamatkan perkhidmatannya [jika berkaitan]. Salinan surat semakan kesesuaian ahli JKP yang dinamakan [jika berkaitan]. Salinan surat memohon ahli tambahan dan/atau ahli baru untuk cadangan penamaan ahli JKP [jika berkaitan]. Salinan surat peringatan kepada pihak Fakulti/Institut jika maklumat berkaitan ahli JKP tidak diterima dalam tempoh yang ditetapkan [jika berkaitan]. Tanggungjawab Tempat dan Tanggungjawab Mengumpul dan Tempoh Menyelenggara Memfail Simpanan Bilik Fail Pelajar,SPS Kekal Kuasa Melupus TNCAA/ Dekan SPS 2. UPM/(Kod PTJ)/(No. Matrik) Fail Pelajar PT/PTO Fakulti/Institut PT/PTO Fakulti/Institut Bilik Fail Fakulti/ Institut Dekan Fakulti/ Pengarah Institut
PENYELIAAN PELAJAR Halaman: 9/10 Salinan borang Penamaan Jawatankuasa Penyeliaan (PU/S/BR02/GS-10a). Salinan borang Penamaan Semula Jawatankuasa Penyeliaan (PU/S/BR02/GS-10b) [jika berkaitan]. Salinan surat pelantikan ahli JKP. Salinan surat penghargaan kepada penasihat atau ahli JKP yang ditamatkan perkhidmatannya [jika berkaitan]. Surat semakan kesesuaian ahli JKP yang dinamakan [jika berkaitan]. Surat memohon ahli tambahan dan/atau ahli baru untuk cadangan penamaan ahli JKP [jika berkaitan]. Surat peringatan kepada pihak Fakulti/Institut jika maklumat berkaitan ahli JKP tidak diterima dalam tempoh yang ditetapkan [jika berkaitan]. 3. UPM/600-5/2/12 Urusan Am Pelantikan Ahli Jawatankuasa Penyeliaan Salinan surat menyurat urusan am berkaitan JKP. Petikan Minit JKPSU dan Senat berkenaan perkara terkini urusan pelantikan JKP [jika berkaitan]. Dokumen lain yang berkaitan. Sekurangkurangnya 2 tahun selepas pelajar bergraduat PTO SPS PTO SPS Pejabat Am Unit Program Akademik dan Rekod 3 tahun Dekan SPS 4. UPM/600-5/2/16 Salinan E-mel peringatan pelantikan JKP PTM SPS Pejabat Am Unit Program Akademik dan Rekod 3 tahun Dekan SPS
PENYELIAAN PELAJAR Halaman: 10/10 9.0 SEJARAH SEMAKAN No. Isu No. Semakan No. CPD 02 00-02 01 02 02 PU/S: 23/2011 PU/S: 17/2012 Kelulusan Mesyuarat Disedia Dilulus/ Tarikh dan Diluluskan Kuatkuasa Disemak Semula Keluaran Pertama untuk satu persijilan TNC (A&A) WP 03/01/2011 Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Sekolah Pengajian Siswazah (JKPSPS) kali ke-173 Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Sekolah Pengajian Siswazah (JKPSPS) kali ke-186 TNC (A&A) WP 08/08/2011 TNC (A&A) WP 09/05/2012