TATACARA MAJLIS FAKULTI

TATACARA MAJLIS FAKULTI KELULUSAN: MESYUARAT SENAT KALI KE-126 BIL. 7/2016 (KHAS) 1 OGOS 2016

UNIVERSITI MALAYSIA PAHANG TATACARA MAJLIS FAKULTI BIL PERKARA PERNYATAAN A. Punca Kuasa 1. Seksyen 24 (3) Perlembagaan Universiti Malaysia Pahang Tahun 2010. 2. Statut Universiti Malaysia Pahang (Fakulti, Sekolah, Pusat atau Institut) 2014. B. Tafsiran i. Majlis Fakulti ertinya Majlis Akademik Fakulti/Pusat/Institut di UMP. ii. Jawatankuasa ertinya jawatankuasa yang ditubuhkan di bawah Majlis Fakulti untuk menjalankan kewajipan, fungsi dan tanggungjawabnya. iii. Mesyuarat ertinya Mesyuarat Majlis Fakulti. C. Kuasa dan Kewajipan Dinyatakan selaras dengan Statut Universiti Malaysia Pahang (Fakulti, Sekolah, Pusat atau Institut) 2014. D. Mesyuarat 1. Mesyuarat Majlis Fakulti terbahagi kepada dua (2) kategori iaitu: i. Mesyuarat biasa; dan ii. Mesyuarat khas. 2. Pemberitahuan mengenai sesuatu mesyuarat dengan menyatakan tempat, tarikh dan masa mesyuarat itu hendaklah dikeluarkan selewat-lewatnya: i. Empat belas (14) hari bekerja bagi mesyuarat biasa; dan ii. Tujuh (7) hari bekerja bagi mesyuarat khas. i

E. Keahlian 1. * Majlis Fakulti hendaklah terdiri daripada: i. Dekan di Fakulti/Pusat/Institut hendaklah menjadi Pengerusi; ii. Semua Timbalan Dekan; iii. Semua Ketua Jabatan Fakulti/Pusat/Institut, ketua unit, ketua program atau ketua ketua badan lain di fakulti; iv. Semua Profesor dan Profesor Madya Fakulti/Pusat/Institut jika ada; dan v. Semua Pensyarah dan Guru Fakulti/Pusat/Institut. 2. Dalam masa ketidakhadiran Dekan Fakulti/Pusat/Institut, seorang Timbalan Dekan Fakulti Fakulti/Pusat/Institut yang dinamakan oleh Dekan hendaklah mempengerusikan Mesyuarat Majlis Fakulti. 3. Pendaftar atau wakilnya hendaklah menjadi Setiausaha bagi semua Mesyuarat Fakulti. 4. Tempoh keahlian seseorang Ahli Majlis Fakulti hendaklah tertakluk kepada tempoh pelantikan jawatan di Fakulti berkenaan. * Berdasarkan Statut Universiti Malaysia Pahang (Fakulti, Sekolah, Akademi, Pusat Atau Institut) 2014. F. Jawatankuasa di bawah Majlis Fakulti i. Jawatankuasa Akademik Fakulti (JAF). ii. Jawatankuasa Penyelidikan & Pengembangan Ilmu Fakulti (JPPIF). iii. Majlis Peperiksaan Fakulti (MPF). iv.jawatankuasa Pengajian Siswazah Fakulti (JPSF). ii

G. Agenda Mesyuarat Dinyatakan secara jelas seperti berikut: 1. Aluan Pengerusi. 2. Pengesahan minit mesyuarat lepas. 3. Maklumbalas Perkara Berbangkit. 4. Pembentangan Kertas Kerja daripada Jawatankuasa (untuk kelulusan)* a. Jawatankuasa Akademik Fakulti. b. Jawatankuasa Penyelidikan & Pengembangan Ilmu Fakulti. c. Jawatankuasa Peperiksaan Fakulti. d. Jawatankuasa Pengajian Siswazah Fakulti. 5. Pembentangan Kertas Kerja daripada Jawatankuasa (untuk pemakluman)* a. Jawatankuasa Akademik Fakulti. b. Jawatankuasa Penyelidikan & Pengembangan Ilmu Fakulti. c. Jawatankuasa Peperiksaan Fakulti. d. Jawatankuasa Pengajian Siswazah Fakulti. NOTA* : Rujuk Tatacara Majlis Fakulti, Bahagian 3, Penurunan Kuasa Majlis Fakulti kepada Jawatankuasa di bawah Majlis Fakulti. 6. Hal-Hal Lain: a. Laporan Perancangan Strategik Fakulti. H. Kertas Kerja Mesyuarat 1. Kertas kerja yang lengkap hendaklah diserahkan kepada Setiausaha selewat-lewatnya empat belas (14) hari bekerja mengikut prosedur mengendalikan dokumen bertaraf SULIT. iii

2. Kertas kerja yang dikemukakan hendaklah mengikut format kertas kerja Senat yang telah ditetapkan dan ia perlu mengandungi: i. Kulit muka hadapan (disediakan oleh Urusetia). ii. Maklumat pengesahan kertas kerja. iii. Ringkasan Eksekutif perlu disediakan bagi kertas kerja melebihi dua puluh (20) mukasurat (tidak termasuk lampiran). iv. Kertas kerja lengkap mengikut format kertas kerja Senat. 3. Kertas kerja yang tidak dibentang di Mesyuarat Jawatankuasa di bawah Majlis Fakulti tidak akan diterima untuk dibentangkan dalam Mesyuarat Majlis Fakulti kecuali dengan kebenaran Pengerusi. 4. Kertas kerja yang lewat dihantar (melepasi tarikh akhir penghantaran kertas kerja) perlu mendapat kelulusan Pengerusi untuk dibentangkan di dalam Mesyuarat Majlis Fakulti yang terdekat. I. Kuorum 1. Kuorum untuk Mesyuarat Biasa dan Mesyuarat Khas ialah satu pertiga (1/3) daripada bilangan Ahli Majlis Fakulti. 2. Jika kuorum tidak diperolehi setengah (1/2) jam selepas waktu Mesyuarat Biasa dan Mesyuarat Khas sepatutnya dimulakan, maka mesyuarat itu hendaklah ditunda ke tarikh yang ditetapkan oleh Pengerusi. Pemberitahuan mengenai tarikh mesyuarat yang baharu itu dimaklumkan selewat-lewatnya empat puluh lapan (48) jam selepas penundaan mesyuarat berkenaan. 3. Bagi maksud menentukan korum, mana-mana Ahli Akademik, Guru di Fakulti/Pusat/Institut yang sedang bercuti belajar, bercuti sabatikal, bercuti tanpa gaji, bercuti bagi apa-apa tempoh yang melebihi satu bulan atau dipinjamkan ke mana-mana institusi atau badan luar Universiti tidak dikira sebagai Ahli Mesyuarat. J. Menangguh Mesyuarat 1. Mesyuarat Majlis Fakulti yang tidak dapat ditamatkan didalam tempoh yang ditetapkan boleh ditangguhkan atas persetujuan ahli. 2. Sambungan bagi mesyuarat yang ditangguhkan menurut peraturan J1 di atas hendaklah diadakan pada tarikh dan masa tidak lewat daripada tujuh (7) hari bekerja selepas tarikh penangguhan itu. Mesyuarat sambungan itu hendaklah dianggap sebagai sebahagian daripada mesyuarat asal yang telah ditangguhkan dan tidak ada apa-apa perkara baharu boleh dikemukakan di dalamnya kecuali di bawah perkara Hal-Hal Lain. iv

3. Jika ada sesuatu perkara dalam agenda yang masih belum dibincangkan ketika mesyuarat ditamatkan menurut peraturan J1 dan J2 di atas, maka perkara itu hendaklah dimasukkan ke dalam agenda bagi mesyuarat biasa yang berikutnya. 4. Mesyuarat khas hendaklah diadakan sehingga tamat kesemua agenda kecuali dengan arahan Pengerusi supaya mesyuarat tersebut ditangguhkan. K. Minit Mesyuarat 1. Deraf Minit hendaklah diedarkan kepada ahli tidak lewat dari tujuh (7) hari bekerja selepas mesyuarat diadakan. 2. Maklumbalas tehadap kandungan Deraf Minit hendaklah dikemukakan kepada Setiausaha dalam masa tiga (3) hari bekerja selepas Deraf Minit diedarkan. 3. Tindakan terhadap segala keputusan mesyuarat hendaklah diambil oleh ahli yang berkenaan. 4. Minit mesyuarat hendaklah dikemukakan untuk pengesahan semasa mesyuarat Majlis Fakulti yang berikutnya. 5. Sebaik sahaja minit bagi sesuatu mesyuarat itu disahkan, satu salinan minit tersebut hendaklah ditandatangani oleh Pengerusi Mesyuarat dan dimasukkan ke dalam Fail Minit Rasmi. 6. Selepas minit sesuatu mesyuarat disahkan maka tiada sesuatu bantahan boleh dibuat sama ada berkenaan kandungan minit tersebut atau berkenaan sah atau tidaknya mesyuarat yang berkaitan itu. 7. Minit Mesyuarat Majlis Fakulti perlu dibentangkan di dalam Mesyuarat Senat untuk tujuan pemakluman. L. Membuat Keputusan 1. Sesuatu keputusan Majlis Fakulti adalah dibuat berasaskan pertemuan pendapat kesemua ahli yang hadir. Bagaimanapun, jika sekiranya di dalam sesuatu keadaan yang tertentu didapati perlu dijalankan pengundian atas sesuatu perkara, maka setiap ahli yang hadir adalah berhak kepada satu undi. 2. Sekiranya terdapat kesamaan jumlah undi mengenai sesuatu perkara, maka Pengerusi adalah berhak menggunakan undi pemutus. 3. Pengundian hendaklah dijalankan secara terbuka kecuali jika dikehendaki supaya dijalankan secara sulit oleh majoriti ahli yang hadir. v

4. Minit mesyuarat tidak perlu merekodkan pandangan atau keputusan ahli secara perseorangan, tetapi seseorang ahli yang tidak bersetuju dengan sesuatu keputusan mesyuarat boleh meminta supaya dicatatkan dalam minit mesyuarat yang berkaitan bahawa ianya tidak menyertai keputusan itu dengan syarat permintaan demikian dibuat dalam mesyuarat itu juga. M. Kelulusan Secara Edaran 1. Sekiranya keputusan perlu dibuat dengan segera atas sesuatu perkara penting maka dengan persetujuan Pengerusi, perkara itu boleh dibuat secara edaran. Ahli-ahli hendaklah diberi masa selama tiga (3) hari bekerja untuk memberitahu Setiausaha samaada mereka bersetuju, berkecuali atau tidak bersetuju atas perkara dikemukakan secara edaran itu. Jika jawapan tidak diterima dalam masa tiga (3) hari bekerja yang diberikan itu, maka Setiausaha akan menganggap bahawa ahli berkenaan bersetuju atas perkara diedarkan itu. 2. Keputusan mengenai sesuatu perkara yang diperolehi secara edaran adalah diasaskan kepada persetujuan terbanyak ahli. Keputusan itu hendaklah diminitkan di dalam minit Senat secara edaran dan dilaporkan dalam mesyuarat biasa yang berikutnya serta direkodkan dalam minit mesyuarat tersebut untuk tujuan pemakluman. 3. Kaedah mendapatkan kelulusan secara edaran ini adalah juga boleh digunapakai kepada semua jawatankuasa di bawah Majlis Fakulti. N. Integriti dan Kerahsiaan Mesyuarat 1. Ahli Majlis Fakulti dikehendaki mematuhi etika dan integriti merangkumi aspek-aspek berikut: i. Kerahsiaan maklumat. ii. iii. Mengisytiharkan sebarang kepentingan berkaitan dengan sesuatu keputusan yang akan dibuat oleh mesyuarat. Mengambilkira aspek penilaian risiko di dalam membuat keputusan. 2. Perbincangan dan keputusan mesyuarat adalah dianggap sebagai rahsia dan tidak boleh diberitahu kepada mana-mana pihak kecuali atas prinsip perlu tahu. 3. Dokumen mesyuarat adalah dikelaskan SULIT dan tidak boleh diedarkan sebahagian atau keseluruhannya kepada mana-mana pihak lain, baik di dalam mahupun di luar Universiti, melainkan dengan kebenaran bertulis Pengerusi. vi