DAN STANDAR OPERASIONAL ( SOP ) UNIVERSITAS ANDALAS UNIVERSITAS ANDALAS TAHUN 2005 1
KATA PENGANTAR Dengan mengucapkan puji dan syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Esa, atas berkat rahmat dan karunianya, penyusunan Uraian Tugas dan Standar Operasional Prosedur (SOP) Fakultas Teknik Universitas Andalas Tahun 2004/2005 telah dapat diselesaikan. Penyusunan uraian tugas dan SOP ini dimaksudkan untuk memenuhi kebutuhan akan adanya prosedur operasional standar yang dapat membantu kelancaran pelaksanaan tugas di lingkungan kerja Fakultas Teknik Unand.. Uraian tugas dan SOP ini dapat menjadi pedoman bagi pejabat struktural, non Esselon dan pegawai dalam menjalankan tugas seharihari.uraian tugas dan SOP ini masih harus disempurnakan secara terus menerus dan dilaksanakan secara sistematis dalam rangka menciptakan tertib administrasi yang baik. Demikianlah uraian tugas dan SOP ini kami buat dengan harapan dapat membantu ke arah perbaikan manajemen lingkungan kerja di Universitas Andalas, khususnya Fakultas Teknik. Kritik dan saran untuk perbaikan ke depan sangat kami harapkan. Padang, Desember 2005 Tim Penyusun 2
DAFTAR ISI I. STRUKTURAL DAN KEGIATAN 1. Dekan... 2. Pembantu Dekan I... 3. Pembantu Dekan II... 4. Pembantu Dekan III... 5. Kabag Tata Usaha... II. BAGIAN PENDIDIKAN A. 1. Kasubag Pendidikan... 2. Kepala Urusan Registrasi Akademik... 3. Kepala Urusan Administrasi dan Sarana Perkuliahan... 4. Kepala Urusan Data Akademik... B. KEGIATAN 1. Pendaftaran Ulang... 2. Kartu Rencana Studi... 3. Perbaikan Kartu Rencana Studi ( PKRS )... 4. Rekapitulasi Mata Kuliah... 5. Kartu Peserta Ujian... 6. Kartu Hasil Studi ( KHS )... 7. Wisuda... 8. Ujian Tengah dan Akhir Semester... 9. Pengawas Ujian... 10. Seksi Panitia Pelaksana Ujian... 11. Tim Monitoring Ujian... 12. Sidang Tugas Akhir... 13. Perkuliahan... III. BAGIAN UMUM DAN PERLENGKAPAN A. 1. Kasubag Umum dan Perlengkapan... 2. Kepala Urusan Perlengkapan... 3. Pelaksana Gudang... 4. Pelaksanaan Pemegang Barang... 5. Pengelola Inventaris Barang... 6. Kepala Urusan Tata Usaha... 7. Pelaksana Tata Usaha... 8. Sekretaris Dekan... 9. Agenda Surat... 10. Kepala Urusan Rumah Tangga... 11. Piket Siang / Malam... 12. Petugas Kebun... B. KEGIATAN 1. Pengadaan Untuk Barang / Jasa... 2. Permintaan Bahan Habis Pakai dan Praktikum ke Rektorat... 3. Permintaan dan Pengeluaran Barang Habis Pakai di Lingkungan Fakultas Teknik... 3
4. Pendistribusian Barang Inventaris baru Kantor... 5. Pemberian Kodifikasi Barang... 6. Peminjaman Barang Inventaris untuk Kepentingan Dinas... 7. Pembuatan Daftar Inventaris Ruangan... 8. Perbaikan Barang Inventaris... 9. Tamu Pimpinan... 10. Surat Masuk... 11. Surat Keluar... 12. Pemakaian Ruang Sidang Dekanat... 13. Pemakaian OHP / Wirelless... 14. Pemakaian Telepon... 15. Pengoperasian Faksimile... 16. Kerja Sopir pimpinan... 17. Pemakaian Mobil Dinas Untuk Keperluan Dinas... 18. Pemakaian Mobil Dinas Keluar Daerah... 19. Service Kendaraan... IV. BAGIAN KEPEGAWAIAN DAN KEUANGAN A. 1. Kasubag Keuangan dan Kepegawaian.... 2. Urusan Kepegawaian Tenaga Akademik.... 3. Urusan Kepegawaian Administrasi.... 4. Pembuat Daftar Gaji.... 5. Juru Bayar Gaji.... 6. Juru Bayar DIPA DIK (Rutin).... 7. Juru Bayar DIPA DIKS (SPP/DPP).... 8. Juru Bayar DIPA (DBO).... 9. Juru Bayar Forum HEDS... 10. Juru Bayar HEDS PER GRASE... 11. Juru Bayar Non Reguler... 12. Pencatat Pembukuan... B. KEGIATAN 1. Pengajuan Kenaikan Pangkat Pegawai... 2. Pengurusan Kenaikan Pangkat Dosen... 3. Perencanaan Kebutuhan Tenaga... 4. Kenaikan Gaji Berkala ( KGB )... 5. Pembuatan Tabungan Pensiun (TASPEN)... 6. Pembuatan KARPEG... 7. Pembuatan KARIS, KARSU... 8. Surat Keterangan untuk Mendapatkan Tunjangan Keluarga (KP4 )... 9. Pembuatan DP3... 10. Pembuatan Kartu Asuransi Kesehatan (ASKES)... 11. Penerbitan SK Tugas Belajar di luar negeri... 12. Penerbitan SK Tugas Belajar di dalam negeri... 13. Daftar Urut Kepangkatan ( DUK )... 14. Cuti Pegawai... 15. Pensiun PNS / Meninggal Dunia... 16. Mutasi Pegawai... 17. Penyelesaian Kasus Perceraian Pegawai Negeri... 18. Pemeriksaaan Pembinaan Pegawai Indisipliner... 19. Hukuman Disiplin... 20. Pengusulan dan Pembayaran Gaji Pegawai... 4
21. Pembayaran SPP/DPP DIPA... 22. Pembayaran Dana Biaya Operasional (DBO)... 23. Permintaan Dana Praktikum Jurusan... 24. Permintaan Dana Dan Pembayaran Non Reguler... 25. Permintaan Dana SPP/DPP... 26. Pembuatan Kwitansi... 27. Pembuatan SPK... V. BAGIAN KEMAHASISWAAN A. 1. Kepala Sub Bagian Kemahasiswaan dan Alumni.... 2. Urusan Kemahasiswaan dan Alumni.... B. KEGIATAN 1. Surat Keterangan Kuliah.... 2. Permohonan Berhenti Kuliah Sementara... 3. Permohonan Aktif Kuliah... 4. Surat Keterangan Terdaftar... 5. Surat Keterangan Pembuatan KTM Hilang... 6. Calon Penerima Beasiswa... 7. Surat Pengantar Beasiswa... 8. Pemilihan Mahasiswa Berprestasi... 9. Lomba Karya Tulis Ilmiah ( LKTI )... 10. Pembuatan Database Alumni... 11. Pengumpulan Dana dari Orang Tua Mahasiswa ( POTMATEK)... 12. Pengurusan Permintaan Dana Persatuan Orang Tua Mahasiswa Fakultas Teknik ( POTMATEK)... VI. JURUSAN DAN KEGIATAN 1. Kajur 2. Sekjur 5
I. STRUKTURAL DAN KEGIATAN 1. Dekan DEKAN 1/SOPFTUA/2005 1/2 DITETAPKAN OLEH DEKAN FT 1 NOVEMBER 2005 Febrin Anas Ismail, Dr.Eng NAMA JABATAN Dekan Fakultas Teknik Universitas Andalas. TUGAS POKOK 1. Sebagai pemimpin Fakultas dengan tugas penyelenggaraan Pendidikan, penelitian dan pengabdian pada masyarakat. 2. Membina tenaga pendidikan, mahasiswa, tenaga administrasi, administrasi fakultas. 3. Bertanggung jawab kepada Rektor. WEWENANG 1. Menegur bawahan yang lalai melaksanakan tugas. 2. Menentukan prioritas pekerjaan. 3. Meminta kelengkapan data dan informasi kepada unit kerja yang relevan. 4. Menolak hasil kerja bawahan yang tidak relevan. 5. Merekomendasi dan menandatangani suratsurat dan dokumen dinas sesuai dengan ketentuan yang berlaku. 6. Memberi nilai dan menyetujui DP3 bawahan. 7. Meminta petunjuk atasan. TANGGUNG JAWAB 1. Kebenaran dan ketepatan rumusan kebijaksanaan. 2. Kebenaran dan ketepatan rumusan sasaran. 3. Keserasian dan keterpaduan hubungan kerja. 4. Kebenaran dan kelengkapan bahan kerja. 5. Kebenaran dan ketepatan hasil kerja. 6. Kerahasiaan surat, dokumen, data dan informasi. 7. Kebenaran dan kelengkapan laporan pelaksanaan tugas. 8. Kedisiplinan bawahan. 9. Ketepatan pendayagunaan ATK dan APK. 6
2/2 1. Merumuskan kebijaksanaan dengan persetujuan Senat Fakultas sebagai pedoman pelaksanaan tugas. 2. Merumuskan saran yang hendak dicapai dalam penyelenggaraan /pelaksanaan Tridharma Perguruan Tinggi. 3. Menyusun rencana dan program kerja Fakultas sebagai pedoman pelaksanaan tugas. 4. Membagi tugas kepada bawahan langsung sesuai dengan bidang tugasnya. 5. Memberi arahan kepada bawahan untuk kelancaran pelaksanaan tugas. 6. Mengkoordinasi pelaksanaan tugastugas bawahan agar terjalin kerjasama yang baik. 7. Membina bawahan untuk meningkatkan kemampuan dan disiplin. 8. Mengawasi pelaksanaan tugas bawahan agar pelaksanaannya sesuai dengan ketentuan yang berlaku. 9. Mengevaluasi pelaksanaan tugas bawahan untk mengetahui permasalahan dan penanggulangannya. 10. Menilai prestasi kerja bawahan dalam rangka pembinaan karir. 11. Menetapkan kebijaksanaan operasional dalam rangka pelaksanaan Tridharma Perguruan Tinggi. 12. Menjalin dan membina kerjasama dengan instansi/lembaga badan swasta dan masyarakat. 13. Membina dosen, mahasiswa, tenaga administrasi Fakultas untuk meningkatkan kemampuannya. 14. Memberikan pelayanan terhadap lembaga/instansi dan masyarakat dalam bidang tugasnya. 15. Menelaah peraturan perundangundangan yang relevan dengan tugasnya untuk penjabaran dalam pelaksanaanya. 16. Menyusun laporan Fakultas sebagai pertanggung jawaban pelaksanaan tugas pada tiap waktu yang ditentukan. 17. Melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan bidang tugasnya. KUALIFIKASI JABATAN Pangkat/Golongan : IV/a Pendidikan Formal : Sarjana S2 Bidang Fakultas dan mempunyai kemampuan manajerial. HUBUNGAN KERJA 1. Rektor 2. Dekandekan di lingkungan Universitas Andalas. 3. Pembantu Dekan di lingkungan Fakultas. 4. Hubungan kerja sama dengan unit lainnya. 7
2. Pembantu Dekan I PEMBANTU DEKAN I 1/2 DITETAPKAN OLEH DEKAN FT Febrin Anas Ismail, Dr.Eng NAMA JABATAN Pembantu Dekan I Fakultas Teknik Universitas Andalas. TUGAS POKOK 1. Bertugas membantu Dekan dalam memimpin pelaksanaan pendidikan, penelitian dan pengabdian pada masyarakat. 2. Bertanggung jawab kepada Dekan. WEWENANG 1. Meminta petunjuk atasan. 2. Menegur bawahan yang lalai melaksanakan tugas. 3. Menentukan prioritas pekerjaan. 4. Meminta kelengkapan data dan informasi kepada unit kerja yang relevan. 5. Merekomendasi, memaraf dan menandatangani surat dan dokumen dinas sesuai dengan ketentuan. 6. Menolak hasil kerja bawahan yang tidak relevan. TANGGUNG JAWAB 1. Kebenaran dan ketepatan rencana program kerja. 2. Keserasian dan keterpaduan hubungan kerja. 3. Kelancaran dan ketepatan pelaksanaan tugas. 4. Kebenaran dan kelengkapan bahan kerja. 5. Kerahasiaan surat, dokumen, data dan informasi. 6. Kebenaran dan kelengkapan laporan pelaksanaan tugas. 7. Kedisiplinan bawahan. 8
2/2 1. Menyusun rencana dan program kerja Fakultas bidang pendidikan, pengajaran, penelitian, pengabdian masyarakat dan kerjasama sebagai pedoman pelaksanaan tugas. 2. Memberikan tugas kepada bawahan langsung sesuai dengan bidangnya. 3. Memberikan arahan kepada bawahan langsung untuk kelancaran pelaksanaan tugas. 4. Mengkoordinasi bawahan langsung agar terjalin kerjasama yang baik. 5. Membina bawahan untuk meningkatkan kemajuan dan disiplin. 6. Mengawasi pelaksanaan tugas bawahan untuk mengetahui permasalahan dan penanggulangannya. 7. Menilai prestasi kerja bawahan langsung sebagai bahan pembinaan karir. 8. Menelaah peraturan perundangundangan dibidang akademik untuk penjabaran pelaksanaannya. 9. Menetapkan kebijaksanaan teknis dibidang pendidikan dan pengajaran, penelitian, pengabdian masyarakat dan kerjasama untuk kelancaran tugas. 10. Memberikan layanan teknis dibidang pendidikan dan pengajaran, penelitian dan pengabdian pada masyarakat serta kerjasama. 11. Melaksanakan pembinaan dosen pada Fakultas melalui lanjutan studi, seminar, lokakarya, kursus/latihan untuk meningkatkan kemampuan akademiknya. 12. Memotivasi dosen untuk melakukan kegiatan penelitian dan pengabdian masyarakat untuk terlaksananya kegiatan Tridharma Perguruan Tinggi. 13. Menyusun petunjuk teknik pelaksanaan kegiatan dibidang pendidikan dan pengajaran, penelitian dan pengabdian masyarakat serta kerjasama sebagai pedoman pelaksanaan tugas. 14. Menyusun laporan dibidangnya sesuai dengan hasil yang dicapai sebagai pertanggung jawaban pelaksanaan tugas. 15. Melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan. KUALIFIKASI JABATAN Pangkat/Golongan : III/d Pendidikan Formal : Sarjana S2 Bidang Administrasi Pendidikan dan mempunyai kemampuan manajerial. HUBUNGAN KERJA 1. Dekan. 2. PD II dan PD III dilingkungan Fakultas. 3. PR I Universitas Andalas. 5. Ketua Jurusan. 6. Kepala Bagian Tata Usaha. 7. Kepala Sub Bagian Pendidikan. 8. Hubungan kerja sama dengan unit lainnya. 9
3. Pembantu Dekan II PEMBANTU DEKAN II 1/2 DITETAPKAN OLEH DEKAN FT Febrin Anas Ismail, Dr.Eng NAMA JABATAN Pembantu Dekan II Fakultas Teknik Universitas Andalas. TUGAS POKOK 1. Bertugas membantu Dekan dalam memimpin pelaksanaan kegiatan dibidang Keuangan dan administrasi umum. 2. Bertanggung jawab kepada Dekan. WEWENANG 1. Menentukan prioritas pekerjaan. 2. Meminta kelengkapan data dan informasi kepada unit kerja yang relevan. 3. Meminta petunjuk atasan. 4. Menegur bawahan yang lalai melaksanakan tugas. 5. Merekomendasi, memaraf dan menandatangani surat dan dokumen dinas sesuai dengan ketentuan. 6. Memberi nilai dan atau menyetujui DP3 bawahan. 7. Menolak hasil kerja bawahan yang tidak relevan. TANGGUNG JAWAB 1. Kebenaran dan ketepatan rencana program kerja. 2. Keserasian dan keterpaduan hubungan kerja. 3. Kelancaran dan ketepatan pelaksanaan tugas. 4. Kebenaran dan kelengkapan bahan kerja. 5. Kerahasiaan surat, dokumen, data dan informasi. 6. Kebenaran dan kelengkapan laporan pelaksanaan tugas. 7. Kedisiplinan bawahan. 8. Kebenaran dan ketepatan penggunaan uang, sarana dan prasarana 10
2/2 1. Menyusun rencana dan program kerja dibidang keuangan dan administrasi umum. 2. Memberikan tugas kepada bawahan sesuai dengan bidangnya. 3. Memberikan arahan kepada bawahan untuk kelancaran pelaksanaan tugas. 4. Mengkoordinasikan bawahan agar terjalin kerjasama yang baik. 5. Membina bawahan untuk meningkatkan kemajuan dan disiplin. 6. Mengawasi pelaksanaan tugas bawahan untuk mengetahui permasalahan dan penanggulangnnya. 7. Menilai prestasi kerja bawahan langsung sebagai bahan pembinaan karir. 8. Menetapkan kebijaksanaan teknis dibidang keuangan dan administrasi umum. 9. Menyusun anggaran dan kebutuhan sarana dan prasarana Fakultas untuk diajukan ke universitas. 10. Menelaah peraturan perundangundangan dibidang keuangan dan administrasi umum. 11. Menentukan prioritas penggunaan dana, sarana dan prasarana Fakultas untuk kelancaran tugas. 12. Memberikan layanan teknis dibidang keuangan dan administrasi umum. 13. Menyusun petunjuk teknis dibidang keuangan dan administrasi umum. 14. Melakukan pembinaan pegawai administrasi Fakultas melalui lanjutan studi, penataran/kursus/latihan untuk meningkatkan kemampuan. 15. Menyusun laporan pelaksanaan tugas bidang keuangan dan administrasi Fakultas berdasarkan hasil yang dicapai sebagai pertanggung jawaban pelaksanaan tugas. 16. Melaksanakan tugastugas lain yang diberikan atasan. KUALIFIKASI JABATAN Pangkat/Golongan : III/d Pendidikan Formal : Sarjana S2 Bidang Administrasi & Keuangan dan mempunyai kemampuan manajerial. HUBUNGAN KERJA 1. Dekan 2. PR II dilingkungan Universitas. 3. PD I dan PD III dilingkungan Fakultas 4. Kepala Bagian Tata Usaha. 5. Kepala Sub Bagian Umum dan Perlengkapan. 6. Kepala Sub Bagian Keuangan dan Kepegawaian. 7. Hubungan kerja sama dengan unit lainnya. 11
4. Pembantu Dekan III PEMBANTU DEKAN III 1/2 DITETAPKAN OLEH DEKAN FT Febrin Anas Ismail, Dr.Eng NAMA JABATAN Pembantu Dekan III Fakultas Teknik Universitas Andalas. TUGAS POKOK 1. Bertugas membantu Dekan dalam memimpin pelaksanaan kegiatan dibidang pembinaan kemahasiswaan, pelayanan kesejahteraan mahasiswa dan alumni. 2. Bertanggung jawab kepada Dekan. WEWENANG 1. Menentukan prioritas pekerjaan. 2. Menegur bawahan yang lalai melaksanakan tugas. 3. Meminta kelengkapan data informasi. 4. Menolak hasil kerja bawahan yang tidak relevan. 5. Merekomendasi, memaraf dan menandatangani surat dan dokumen dinas sesuai dengan ketentuan. 6. Meminta petunjuk atasan. TANGGUNG JAWAB 1. Kebenaran dan ketepatan rencana program kerja. 2. Keserasian dan keterpaduan hubungan kerja. 3. Kelancaran dan ketepatan pelaksanaan tugas. 4. Kebenaran dan kelengkapan bahan kerja. 5. Kebenaran dan ketepatan hasil kerja. 6. Kerahasiaan data dokumen kerja. 7. Kebenaran dan kelengkapan laporan. 12
2/2 1. Menyusun rencana dan program kerja bidang pembinaan dan pelayanan kemahasiswaan sebagai pedoman pelaksanaan tugas. 2. Membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidangnya. 3. Memberi arahan kepada bawahan untuk kelancaran pelaksanaan tugas. 4. Mengkoordinasi bawahan agar terjalin kerjasama yang baik. 5. Mengkoordinasi bawahan agar terjalin kerjasama yang baik. 6. Mengawasi pelaksanaan tugas bawahan untuk mengetahui permasalahan dan penanggulangannya. 7. Menilai prestasi kerja bawahan sebagai bahan pembinaan karier. 8. Menetapkan kebijaksanaan teknis dibidang pembinaan serta kesejahteraan mahasiswa. 9. Memberikan layanan teknis dibidang pembinaan serta kesejahteraan mahasiswa. 10. Menyusun petunjuk teknis pelaksanaan dibidang pembinaan serta pelayanan kesejahteraan mahasiswa sebagai pedoman pelaksanaan tugas. 11. Menelaah peraturan perundangundangan dibidang kemahaiswaan untuk penjabaran pelaksanaannya. 12. Melakukan pembinaan kelembagaan mahasiswa sesuai dengan ketentuan yang berlaku. KUALIFIKASI JABATAN Pangkat/Golongan : III/d Pendidikan Formal : Sarjana S2 Bidang Kemahasiswaan dan mempunyai kemampuan manajerial. HUBUNGAN KERJA 1. Dekan. 2. PD I dan PD II dilingkungan Fakultas. 3. PR III dilingkungan Universitas. 4. Kepala Bagian Tata Usaha. 5. Kepala Sub Bagian Kemahasiswaan. 6. Hubungan kerjasama dengan unit lainnya. 13
5. Kabag Tata Usaha KABAG TATA USAHA 1/2 DITETAPKAN OLEH DEKAN FT Febrin Anas Ismail, Dr.Eng NAMA JABATAN Kabag Tata Usaha Fakultas Teknik Universitas Andalas. TUGAS POKOK Bertugas memimpin tugastugas administrasi antara lain : Administrasi akademik, administrasi keuangan dan kepegawaian, administrasi umum dan perlengkapan dan administrasi kemahasiswaan dan alumni. WEWENANG 1. Menegur bawahan yang lalai melaksanakan tugas. 2. Menentukan prioritas pekerjaan. 3. Meminta petunjuk atasan. 4. Memberi nilai DP3 bawahan. 5. Memaraf dan menandatangani suratsurat dinas sesuai dengan ketentuan. 6. Menolak hasil kerja bawahan yang tidak relevan. 7. Menyetujui cuti/izin bawahan. TANGGUNG JAWAB 1. Ketepatan kebenaran dan program kerja. 2. Keserasian dan keterpaduan hubungan kerja. 3. Kebenaran dan ketepatan bahan kerja. 4. Kebenaran dan ketepatan hasil kerja. 5. Kelancaran dan ketepatan pelaksanaan tugas. 6. Kedisplinan bawahan. 7. Kerahasiaan surat, dokumen, data dan informasi. 8. Ketepatan pendayagunaan ATK dan APK. 9. Kebenaran dan kelengkapan laporan. 14
2/2 13. Menyusun rencana dan program kerja tahunan. 14. Melaksanakan administrasi pendidikan, penelitian untuk mengembangkan ilmu pengatahuan, teknologi dan kesenian. 15. Melaksanakan administrasi pengabdian kepada masyarakat Pembina aktivitas akademika dan urusan tata usaha Fakultas. 16. Menilai pretasi kerja bawahan dilingkungan bagian Tata Usaha Fakultas Teknik Universitas Andalas untuk dijadikan bahan pembinaan karir bawahan yang bersangkutan. 17. Menghimpun, menelaah dan menyebarluaskan peraturan perundangundangan yang berhubungan dengan Fakultas. 18. Memelihara kebersihan, keindahan dan keamanan (K3) ruang kantor gedung kuliah/labor dan fasilitas umum lainnya. 19. Mengurus rapat dinas, upacara resmi dan pertemuan lainnya. 20. Melaksanakan urusan perlengkapan yang meliputi perencanaan pengadaan, penyimpanan, pendistribusian, perawatan inventarisasi dan usul penghapusan barang perlengkapan. 21. Mempersiapkan/melaksanakan urusan kepegawaian yang meliputi penyusunan formasi, pengadaan, usul mutasi, pembinaan dan kesejahtaraan pegawai. 22. Melaksanakan urusan keuangan yang meliputi penyusunan anggaran, penggunaan, pelaksanaan anggaran dan memonitor pelaksanaan anggaran. 23. Menyusun acuan untuk bahan penyusun anggran resmi dan penggunaan SPP/DPP dan pembangunan. 24. Melaksanakan administrasi hubungan masyarakat dan kerjasama dengan pihak lainnya. 25. Menyelenggarakan dan mengkoordinasikan kegiatan administarsi umum yang meliputi bidang ketata usahaan, kerumah tanggaan, akademik, kepegawaian dan perlengkapan dilingkungan Fakultas Teknik Universitas Andalas. KUALIFIKASI JABATAN Pangkat/Golongan : III/d Pendidikan Formal : Sarjana S1 Bidang Administrasi kependidikan dan mempunyai kemampuan manajerial. HUBUNGAN KERJA 1. Dekan. 2. PD I, PD II dan PD III di lingkungan Fakultas. 3. Kasubag di lingkungan Fakultas. 4. Kajur di lingkungan Fakultas Teknik Universitas Andalas. 5. Hubungan kerja sama dengan unit lainnya. 15
II. BAGIAN PENDIDIKAN A. 1. Kasubag Pendidikan KASUBAG PENDIDIKAN 1/2 DITETAPKAN OLEH DEKAN FT Febrin Anas Ismail, Dr.Eng NAMA JABATAN Kasubag Pendidikan Fakultas Teknik Universitas Andalas. TUGAS POKOK Menyusun rencana, membagi tugas, memberi petunjuk dan menilai pelaksanaan tugas bawahan di lingkungan Kasubag Pendidikan serta melaksanakan administrasi pendidikan dan pengajaran, penelitian, pengabdian masyarakat fakultas berdasarkan ketentuan yang berlaku untuk kelancaran pelaksanaan tugas. WEWENANG 1. Menegur bawahan langsung yang lalai melalaksanakan tugas. 2. Meminta petunjuk atasan 3. Menentukan prioritas perkerjaan 4. Memberi nilai DP3 bawahan. 5. Memaraf surat dan dokumen dinas sesuai ketentuan. 6. Menolak hasil kerja bawahan yang tidak relevan. 7. Menyetejui /menolak permohonan cuti/izin bawahan. TANGGUNG JAWAB 1. Kebenaran dan kelengkapan rencana program kerja. 2. Keserasian dan keterpaduan hubungan kerja. 3. Kebenaran dan ketelitian bahan kerja. 4. Kebenaran dan ketepatan hasil kerja. 5. Kelancaran dan ketepatan pelaksanaan tugas. 6. Kedisiplinan bawahan. 7. Kerahasiaan surat, dokumen, data dan informasi. 8. Kebenaran dan kelengkapan laporan pelaksanaan tugas. 16
2/2 1. Melakukan/menyusun program kerja sub bagian pendidikan di bidang administrasi pendidikan, penelitian dan pengabdian. 2. Mempersiapkan bahan penyusunan rencana, program dan kalender akademik. 3. Menghimpun dan mengklasifikasikan data/informasi di bidang kurikulum, silabus dan membuat statistik mahasiswa per tahun. 4. Menyusun jadwal perkuliahan, praktikum dan ujian serta mengurus sarana pendidikan.. 5. Mempersiapkan bahan informasi untuk evaluasi studi dan mengurus ijazah, promosi doktor, pengukuhan guru besar dan pertemuan ilmiah. 6. Mencatat daftar hadir dosen yang memberi kuliah serta mengumpulkan daftar hadir mahasiswa. 7. Menyimpan hasil penelitian dan pengabdian pada masyarakat. 8. Membantu/melaksanakan kegiatan ilmiah/akademik yang berkaitan langsung/tidak langsung dengan penyelenggaraan program pendidikan yang ada di Fakultas Teknik. 9. Melaksanakan pelayanan teknis/administrasi pelaksanaan kunjungan studi banding dari perguruan tinggi atau instansi lain mengenai mengenai pendidikan, penelitian dan pengabdian yang dilaksanakan Fakultas Teknik. 10. Membuat buku induk mahasiswa. KUALIFIKASI JABATAN Pangkat/Golongan : III/c Pendidikan Formal : Sarjana S.1 Bidang Kependidikan dan mempunyai kemampuan manajerial. HUBUNGAN KERJA 1. PD I. 2. Kabag TU, 3. Hubungan kerja antara sub bagian jurusan. 4. Hubungan kerja sama dengan unit lainnya. 17
2. Kepala Urusan Registrasi Akademik KEPALA URUSAN REGISTRASI AKADEMIK 1/2 DITETAPKAN OLEH DEKAN FT Febrin Anas Ismail, Dr.Eng NAMA JABATAN Kepala Urusan Registrasi Akademik TUGAS POKOK Membagi tugas, melaporkan serta mempertanggungjawabkan tugas bawahan kepada Kasubag Pendidikan di bidang registrasi akademik untuk kelancaran pelaksanaan tugas. WEWENANG 1. Mengkoordinir pelaksanaan tugas bawahan bidang registrasi. 2. Meminta petunjuk atasan tentang teknis pelaksanaan registrasi mahasiswa. 3. Membagi tugas dan memberikan arahan pada bawahan tentang pelaksanaan registasi mahasiswa. 4. Membantu kesulitankesulitan teknis bawahan yang menjadi tanggung jawabnya. 5. Mengontrol target pelaksanaan tugas sesuai dengan program yang telah ditetapkan. 6. Melaporkan hasil registrasi mahasiswa pada atasan yang menjadi tanggung jawabnya.. 7. Melaporkan kegiatan bulanan yang menjadi tanggung jawabnya. TANGGUNG JAWAB Memastikan prinsipprinsip berikut dipenuhi dalam pelaksanaan kegiatan urusan registrasi akademik: 1. Kebenaran dan kelengkapan rencana program kerja. 2. Keserasian dan keterpaduan hubungan kerja. 3. Kebenaran dan ketelitian bahan kerja. 4. Kebenaran dan ketepatan hasil kerja. 5. Kelancaran dan ketepatan pelaksanaan tugas. 6. Kedisiplinan bawahan. 7. Kerahasiaan surat, dokumen, data dan informasi. 8. Kebenaran dan kelengkapan laporan pelaksanaan tugas.kerahasiaan surat, dokumen, data dan informasi. 9. Kebenaran dan kelengkapan laporan pelaksanaan tugas 18
2/2 1. Membagi tugas, mengarahkan dan mengkoordinir pelaksanaan tugas bawahan bidang registrasi 2. Melaporkan prestasi kerja bawahan di bidang tugasnya untuk dijadikan bahan pembinaan karier bawahan yang bersangkutan. 3. Membuat surat pemberitahuan perkuliahan & kalender akademik 4. Mengkoordinir dan membantu bawahan tentang teknis pelaksanaan tugas yang menjadi tanggung jawabnya. 5. Mengontrol target pelaksanaan tugas sesuai dengan program yang ditetapkan pimpinan. 6. Melaksanakan pendaftaran ulang mahasiswa lama & baru 7. Memeriksa hasil perbaikan KRS mahasiswa dari setiap jurusan dan melaporkan kepada atasan. 8. Membuat dan mencetak kalender akademik di Fakultas dan mengkordinasikan pada semua jurusan. 9. Melaksanakan pelayanan teknis/administrasi kegiatan yang sesuai dengan bidang tugasnya. 10. Melayani mahasiswa dalam proses perkuliahan 11. Memberikan pengarahan pada bawahan tentang proses dan cetak daftar perkuliahan semua jurusan. 12. Memproses nilai mahasiswa lama dan baru setiap jurusan 13. Memeriksa hasil KRS mahasiswa sesuai dengan kurikulum yang ditetapkan pimpinan. 14. Membuat laporan rekapitulasi tentang pendaftaran mahasiswa lama & baru dan melaporkan kepada atasan. 15. Menyiapkan absensi perkuliahan pada setiap jurusan. 19
3. Kepala Urusan Administrasi dan Sarana Perkuliahan KEPALA URUSAN ADMINISTRASI & SARANA PERKULIAHAN 1/2 DITETAPKAN OLEH DEKAN FT Febrin Anas Ismail, Dr.Eng NAMA JABATAN Kepala Urusan Administrasi & Sarana Perkuliahan. TUGAS POKOK Membagi tugas, melaporkan dan mempertanggungjawabkan tugas bawahan kepada Kasubag Pendidikan serta melaksanakan administrasi pendidikan dan pengajaran berdasarkan ketentuan yang berlaku untuk kelancaran pelaksanaan tugas. WEWENANG 1. Membagi tugas,memberi arahan dan mengkoordinir pelaksanaan tugas bawahan bidang administrasi pendidikan dan perkuliahan. 2. Bertanggung jawab atas kelancaran dan kebenaran proses administrasi pendidikan serta kehandalan sarana perkuliahan. 3. Melaporkan prestasi bawahan di bidang tugasnya untuk di jadikan bahan pembinaan karir bawahan yang bersangkutan. 4. Mengkoordinir usulanusulan tugas pada bidangnya untuk dijadikan bahan masukan atasan. 5. Membantu kesulitankesulitan teknis dari bawahan yang menjadi tanggung jawabnya. 6. Mengontrol target pelaksanaan tugas sesuai dengan program yang telah ditetapkan pimpinan. 7. Melaporkan data kegiatan bulanan yang menjadi tanggung jawabnya. TANGGUNG JAWAB 1. Menyiapkan absensi dosen dan mahasiswa. 2. Menyiapkan alatalat tulis & transparan sheet. 3. Memperbanyak bahan perkuliahan. 4. Menyiapkan peralatan ujian. 5. Mengajukan usulan sarana ujian. 6. Menentukan dan mengatur posisi ruang ujian. 7. Kebenaran dan kelengkapan laporan pelaksanaan tugas. 20
2/2 1. Menyiapkan absensi dosen dan mahasiswa di bidang administrasi pendidikan, 2. Mempersiapkan bahan kuliah dan alat alat tulis di bidang akademik. 3. Menyiapkan dan memperbanyak bahan perkuliahan 4. Memperbanyak jadwal perkuliahan, praktikum dan ujian serta mengurus sarana pendidikan.. 5. Mencatat daftar hadir dosen yang memberi kuliah serta mengumpulkan daftar hadir masiswa. 6. Melaksanakan pelayanan teknis/administrasi kegiatan wisuda. 7. Melaksanakan proses penerbitan ijazah pada Fakultas Teknik 8. Membantu/melaksanakan kegiatan akademik yang berkaitan langsung/tidak langsung dengan penyelenggaraan program pendidikan yang ada di Fakultas Teknik. 21
4. Kepala Urusan Data Akademik KEPALA URUSAN DATA AKADEMIK 1/2 DITETAPKAN OLEH DEKAN FT Febrin Anas Ismail, Dr.Eng NAMA JABATAN Kepala Urusan Data Akademik TUGAS POKOK Membagi tugas, melaporkan serta mempertanggungjawabkan tugas bawahan kepada Kasubag Pendidikan serta melaksanakan administrasi data dan informasi akademik berdasarkan ketentuan yang berlaku untuk kelancaran pelaksanaan tugas. WEWENANG 1. Memberi arahan dan mengkoordinir pelaksanaan tugas bawahan bidang data dan informasi akademik. 2. Bertanggung jawab atas kelancaran dan kerahasiaan datadata akademik dosen dan mahasiswa. 3. Melaporkan prestasi bawahan di bidang tugasnya untuk dijadikan bahan pembinaan karir bawahan yang bersangkutan. 4. Mengkoordinir usulanusulan tugas pada bidangnya untuk dijadikan bahan masukan atasan. 5. Membantu kesulitankesulitan teknis dari bawahan yang menjadi tanggung jawabnya. 6. Mengontrol target pelaksanaan tugas sesuai dengan program yang telah ditetapkan pimpinan. 7. Melaporkan data kegiatan bulanan yang menjadi tanggung jawabnya. TANGGUNG JAWAB 1. Memproses soalsoal ujian dan menjaga kerahasiaannya. 2. Kebenaran dan keabsahan datadata akademik. 3. Memproses dan mencetak daftar absen ujian semua jurusan. 4. Memproses dan mencetak daftar nilai ujian. 5. Mengumumkan nilai ujian. 6. Mengontrol kedisiplinan bawahan. 7. Menjaga kerahasiaan surat, dokumen, data dan informasi. 22
2/2 1. Membagi tugas,memberi arahan dan mengkoordinasikan pelaksanaan bawahan bidang data dan akademik. 2. Menjaga keabsahan dan kerahasiaan datadata akademik dosen maupun mahasiswa. 3. Melakukan kegiatan dalam perubahan nilai dari dosen terkait baik rutin maupun insidenti atas sepengetahuan dan perintah Ka.Subbag.Akademik l. 4. Membantu kesulitankesulitan teknis dari para bawahan yang menjadi tanggung jawabnya. 5. Mengontrol target pelaksanaan tugas sesuai dengan program yang telah ditetapkan oleh pimpinan. 6. Melaksanakan pelayanan teknis/administrasi kegiatan sesuai dengan bidang tanggung jawabnya. 7. Melaporkan data kegiatan bulanan yang menjadi tanggung jawabnya. 23
B. KEGIATAN 1. Pendaftaran Ulang PENDAFTARAN ULANG DITETAPKAN OLEH DEKAN FT Febrin Anas Ismail, Dr.Eng Proses administrasi yang harus dilakukan oleh mahasiswa untuk mengikuti masa perkuliahan di semester berikutnya Untuk memperoleh data mahasiswa setiap semester dengan jelas dan akurat. KEBIJAKAN Kep. Rektor No 856 / XIV//2005, BAB XIII Pasal 45 CATATAN 1. Membayar SPP di Bank, dan mendapatkan slip/bukti pembayaran dari Bank 2. Mendaftar ulang dan meminta bukti terdaftar dari BAAK dengan syarat menyerahkan 1 lembar slip/bukti pembayaran SPP (bagi pembayaran melalui Debet Rekening, namanya dapat dilihat pada daftar yang dikeluarkan Bank). 3. Mendaftar/registrasi ulang di Bagian Akademik Fakultas, dengan menyerahkan bukti terdaftar dari BAAK dan bukti bebas pustaka ( asli + 1 buah fotokopi). 4. Mendaftar ulang tingkat jurusan dan mendapatkan bukti terdaftar dari jurusan, dengan syarat memperlihatkan bukti terdaftar yang telah dicap terdaftar oleh BAAK dan Fakultas (asli) dan menyerahkan 1 lembar foto kopiannya (pelaksanaannya tergantung jurusan masingmasing). 5. Pendaftaran ulang bagi mahasiswa yang masa studi telah lebih dari batas maksimum (7 tahun) dan pernah istirahat kuliah dengan izin Rektor, maka dapat dilakukan dengan membawa surat dari Dekan yang menyatakan masa studi yang bersangkutan dapat diperpanjang. 1. Pendaftaran ulang dilakukan pada pukul 09.00 s/d 12.00 WIB, kecuali hari Jum at pukul 09.00 s/d 11.30 WIB 2. Mahasiswa yang terlambat melaksanakan registrasi ulang dari jadwal yang telah ditentukan, tidak akan dilayani dan dinyatakan TIDAK TERDAFTAR sebagai mahasiswa Fakultas Teknik Universitas Andalas pada semester berikutnya. 3. Mahasiswa wajib menyimpan Bukti Terdaftar yang asli di arsip pribadi mahasiswa yang bersangkutan untuk pengurusan proses akademik selanjutnya antara lain : pengambilan KHS, perobahan nilai, nilai BL, PKRS, absensi perkuliahan, map KRS, rekap mata kuliah, kartu peserta ujian, wisuda dll. 4. Jika mahasiswa yang bersangkutan tidak mendaftar ulang kembali maka dapat mengajukan surat istirahat atau BSS di fakultas 24