Prosedur : Pengawasan Ujian Dokumen : MP-GKM-SAE-FIB-05 TANGGAL TERBIT : 27 September 2018 STATUS REVISI : 05 DIREVISI OLEH : TIM GKM FIB USU DIPERIKSA DAN DISETUJUI OLEH : GJM FIB USU DISAHKAN OLEH : Dr. Budi Agustono, M.Si GUGUS KENDALI MUTU DEPARTEMEN SASTRA INGGRIS FAKULTAS ILMU BUDAYA UNIVERSITAS SUMATERA UTARA SEPTEMBER 2018 MEDAN
Halaman : i PENYUSUN 1. Prof. Dr.T.Silvana Sinar, MA. Ph.D Ketua GKM 2. Rahmadsyah Rangkuti, MA. Ph.D Sekretaris GKM 3. Dr. Deliana, M.Hum Anggota
Halaman : ii KATA PENGANTAR Puji syukur dipanjatkan ke hadirat Allah SWT atas disusunnya Buku Manual Prosedur Pengawasan Ujian Departemen Sastra Inggris FIB USU. Ucapan terima kasih juga disampaikan kepada semua pihak yang terlibat langsung atau tidak langsung dalam usaha penyusunan Manual Prosedur Departemen Sastra Inggris FIB USU ini. Buku Manual Prosedur Departemen Sastra Inggris FIB USU ini berisi Prosedur Pengawasan Ujian Departemen Sastra Inggris FIB USU dan Manual Prosedur untuk proses operasional lainnya. Manual Prosedur Departemen Sastra Inggris FIB USU ini menguraikan isi Manual Mutu (MM) menjadi kegiatan-kegiatan operasional yang dilakukan di Departemen/Program Studi S-1 Sastra Inggris, dan unit-unit penunjang lainnya pada Fakultas Ilmu Budaya, Universitas Sumatera Utara. Manual Prosedur ini memberikan rujukan tatacara pelaksanaan Sistem Manajemen Mutudi lingkungan Departemen Sastra Inggris FIB USU. Pada setiap prosedur, dilaksanakan dengan tekad menyelenggarakan usaha-usaha perbaikan dan peningkatan mutu secara berkelanjutan dalam hal pendidikan, penelitian, dan pengabdian pada masyarakat dengan motto mutu hari ini menentukan mutu akan datang. Medan, 27 September 2018 Ketua, Prof. Dr. T. Silvana Sinar, MA. Ph.D NIP. 1954091619800320031
Halaman : 1 dari 6 PENGAWASAN UJIAN Disiapkan Oleh PENGAWASAN UJIAN Nama Jabatan Tanda Tangan 1. Prof. Dr.T.Silvana Sinar, MA. Ph.D Ketua Tanggal 2. Rahmadsyah Rangkuti, MA. Ph.D 3. Dr. Deliana, M.Hum Sekretaris Anggota Disahkan Oleh Nama Jabatan Tanda Tangan Tanggal Dr. Budi Agustono, M.Si Dekan DAFTAR DISTRIBUSI No. Penerima Personel Tanda Tangan Tanggal 1. Dosen yang bersangkutan Dosen 2. Administrasi Umum Departemen Sastra Inggris FIB USU 3. Administrasi Akademik Sastra Inggris FIB-USU 4. Administrasi Keuangan Sastra Inggris FIB USU 5. Administrasi Kemahasiswaan Sastra Inggris FIB USU Tata Usaha Pendidikan Keuangan Kemahasiswaan
Halaman : 2 dari 6 PENGAWASAN UJIAN CATATAN PERUBAHAN PENGAWASAN UJIAN Revisi ke 05 Tanggal Halaman Paragraf Alasan Disahkan oleh 27 1 Pergantian September TIM 2018 Peyusun GKM Fungsi/ Jabatan Tanda Tangan
Halaman : 3 dari 6 PENGAWASAN UJIAN 1. TUJUAN Prosedur Pengawasan Ujian disusun sebagai satu pedoman bagi setiap dosen dan penyelenggara akademik di lingkungan Departemen/Program Studi S-1 Sastra Inggris FIB USU tentang pelaksanaan ujian. 2. RUANG LINGKUP Ruang lingkup prosedur pendataan alumni adalah: a. Persiapan seorang pengawas Ujian Tengah Semester (UTS) dan Ujian Akhir Semester (UAS). b. Persiapan yang dilakukan oleh bagian akademik dalam pelaksanaan pengawasan ujian. 3. DEFINISI 3.1 Pengawas ujian : Dosen/Pegawai yang ditugaskan untuk mengawasi pelaksanaan ujian di ruang ujian. 3.2 Peserta ujian : Mahasiswa yang tercantum dalam daftar peserta ujian. 4.REFERENSI 4.1 Undang-undang No. 20/2003 tentang Sidiknas. 4.2 PP No. 19 tahun 2005 tentang Standar Nasional Pendidikan. Pasal 45 tentang Pengendalian Mutu dan Pasal 18, 19 tentang standar kompetensi pendidikan tinggi. 4.3 Keputusan Rektor Universitas Sumatera Utara No. 1023/ J05/SK/PP/2005 tentang Peraturan Akademik Program Sarjana (S-1) Universitas Sumatera Utara. 4.4 Keputusan Rektor Universitas Sumatera Utara No. 3128/ J05/AK/PP/2004
tentang Peraturan Akademik Program Diploma Universitas Sumatera Utara. 4.5 Manual Mutu SMM USU 2005. 4.6 Manual Mutu FIB USU 2007. 4.7 Manual Mutu Departemen Sastra Inggris 2007. 5. KETENTUAN UMUM Pengawas ujian dilaksanakan sesuai dengan jadwal ujian. Halaman : 4 dari 6 PENGAWASAN UJIAN 6. TUJUAN PENGAWASAN UJIAN Pengawasan ujian bertujuan untuk mengawasi mahasiswa peserta ujian tidak berlaku curang sewaktu ujian, dengan sengaja atau membantu menggunakan atau mencoba menggunakan bahan-bahan informasi atau alat bantu studi lainnya tanpa izin dari dosen yang berkepentingan dalam kegiatan akademik. 7. PERSYARATAN Personel yang dapat melaksanakan tugas pengawas ujian UTS dan UAS adalah: a. Dosen b. Pegawai bidang akademik 8. PELAKSANAAN Prosedur pelaksanaan ini mempunyai rincian sebagai berikut: a. Daftar pengawas ujian disusun bidang akademik dalam jadwal pelaksanaan ujian. b. Dekan mengeluarkan surat penugasan untuk pengawas ujian. Surat tugas ini berisi informasi tentang mata ujian, tempat ujian berlangsung, dan waktu/ jam ujian. c. Dalam surat tugas yang akan didistribusikan kepada setiap pengawas ujian dilampirkan prosedur pelaksanaan pengawasan ujian. d. Seorang pengawas hendaknya memperhatikan dan melaksanakan hal-hal sebagai berikut: i. Pengawas mengambil berkas ujian di bagian akademik 15 menit sebelum ujian
dimulai. ii. Pengawas segera menuju ruang ujian yang telah ditetapkan 10 menit sebelum ujian dimulai. iii. Pengawas mendistribusikan berkas ujian kepada peserta ujian 5 menit sebelum ujian. iv. Apabila ujian bersifat tutup buku, maka pengawas memerintahkan peserta ujian untuk meletakkan segala macam bahan yang berkaitan dengan materi ujian, seperti catatn kuliah atau buku didepan ruang ujian. Alat-alat tulis yang diperlukan diperkenakan untuk dipegang oleh peserta ujian. v. Ketika tepat masa ujian, pengawas memerintahkan peserta untuk memulai ujian. vi. Setelah 5 menit ujian berlangsung, pengawas memeriksa kehadiran (absensi) peserta ujian serta memeriksa kesesuaian Kartu Rencana Studi (KRS) dengan ujian yang sedang berlangsung. vii. Pada 20 menit sebelum berakhirnya ujian, pengawas mengingatkan kepada peserta ujian bahwa ujian akan berakhir 20 menit lagi. Halaman : 5 dari 6 PENGAWASAN UJIAN viii. Pada 5 menit sebelum berakhir ujian, kembali pengawas mengingatkan peserta ujian bahwa ujian akan berakhir 5 menit lagi. ix. Setelah ujian berakhir, pengawas mengumpulkan lembar jawaban peserta ujian, mengisi dan menandatangani berita acara, dan menyerahkan berkas ujian (absensi ujian, lembar jawaban, dan berita acara ujian) ke bagian akademik. 9. MATRIKS TUGAS Matriks tugas unsur-unsur yang berkaitan dengan pelaksanaan Pengawasan Ujian adalah sebagai berikut:
Kegiatan Dekan FIB Program Studi Bagian Akademik Pengawas Ujian Mahasiswa Penyusunan Daftar Pengawas & Jadwal Ujian Surat Pengawas untuk Pengawas Ujian Pendistribusian Surat Tugas Pengawas Ujian Pelaksanaan Ujian Halaman : 6 dari 6 PENGAWASAN UJIAN DIAGRAM ALUR