BAB II TINJAUAN PUSTAKA A. Pengertian dan Arti Penting Persediaan 1. Pengertian Persediaan persediaan (inventory) merupakan barang yang disimpan untuk digunakan atau dijual pada periode mendatang. Persediaan erat hubungannya dengan operasional perusahaan, baik perusahaan yang bergerak dalam bidang perdagangan maupun industri. Jika penanganan persediaan tidak dilaksanakan dengan baik maka akan mengakibatkan resiko terganggunya proses produksi atau tidak terpenuhinya pesanan pembelian, akibatnya dapat merugikan perusahaan. Sifat atau batasan barang yang dapat diklasifikasikan sebagai persediaan adalah bervariasi sesuai dengan aktivitas perusahaan. Untuk mengetahui apakah pengertian persediaan itu, penulis akan menjelaskan batasan-batasannya. Menurut Ikatan Akuntansi Indonesia (2004:14) pengertian persediaan adalah sebagai berikut : Persediaan adalah aktiva : a. Tersedianya untuk dijual dalam kegiatan usaha normal b. Dalam proses produksi dan atau dalam perjalanan, atau c. Dalam bentuk bahan atau perlengkapan (supplier) untuk digunakan dalam proses produksi atau pemberian jasa. Sedang menurut Soemarso S.R (2004:384) persediaan adalah barangbarang yang dimiliki oleh perusahaan untuk dijual kembali. Persediaan terjadi apabila jumlah bahan atau barang yang diadakan (dibeli atau dibuat sendiri).
Dan menurut Warren et al (2004:440) istilah persediaan dapat disrtikan sebagai : a. Barang dagang yang disimpan untuk dijual dalam operasional normal perusahaan. b. Bahan yang terdapat dalam proses produksi atau yang disimpan untuk tujuan perusahaan tersebut. Dari beberapa defenisi diatas dapat disimpulkan bahwa persediaan merupakan salah satu unsure yang paling aktif dalam operasi perusahaan yang secara kontinue diperoleh atau diproduksi maupun dijual. Persediaan pada perusahaan industri dan jasa adalah berbeda ditinjau dari sifat dan jenisnya, tetapi fungsinya sama yaitu untuk dijual dan merupakan unsur yang sangat aktif didalam perusahaan. Menurut M. Arief (2004:47) Persediaan obat adalah semua bahan tunggal atau campuran yang dipergunakan oleh semua makhluk untuk bagian dalam dan luar tubuh guna mencegah, meringankan, dan menyembuhkan. Jika secara tegas dapat disimpulkan bahwa yang dinamakan persediaan obat adalah semua bahan atau campuran bahan untuk dipergunakan dalam menentukan diagnosi, mencegah, mengurangi, menghilangkan, menyembuhkan penyakit atau gejala penyakit, luka atau kelainan jasmani ataupun rohani pada manusia atau hewan. Alasan-alasan untuk menyimpan persediaan : a. Untuk menyeimbangkan biaya pemesanan atau perencanaan dan biaya penyimpanan (carrying cost). Tindakan memaksimalkan keuntungan mensyaratkan bahwa biaya-biaya yang terkait dengan persediaan
diminimalkan. Namun demikian, meminimalkan biaya penyimpanan berarti menimbulkan biaya pemesanan membesar, sementara meminimalkan biaya pemesanan akan menimbulkan pesanan dalam jumlah besar. Oleh karena itu, diperlukan keseimbangan antara kedua biaya ini agar biaya persediaan dapat diminimalkan. b. Untuk memuaskan permintaan pelanggan (misalnya, untuk memenuhi jatuh tempo pengiriman). Adanya ketidakpastian dalam permintaan merupakan alasan kedua untuk menyimpan persediaan. Bahkan walau biaya memesan dan mengatur persediaan tidak terlalu besar, perusahaan tetap akan menyimpan persediaan karena adanya biaya-biaya kekurangan persediaan. c. Untuk menghindari fasilitas manufaktur yang tidak bisa bekerja lagi karena adanya kegagalan mesin, suku cadang yang rusak, suku cadang yang tidak tersedia ataupun karena pengiriman suku cadang yang terlambat. d. Proses produksi yang tidak dapat diandalkan dapat juga menciptakan permintaan untuk memproduksi persediaan ekstra. Misalnya, suatu perusahaan memutuskan untuk memproduksi berlebih dari yang dibutuhkan untuk memenuhi permintaan karena proses produksi seringkali menghasilkan produk yang tidak seragam dalam jumlah yang cukup besar. e. Untuk mengambil keuntungan dari diskon-diskon, perusahaan juga dapat mengambil keuntungan karena adanya diskon jika perusahaan membeli bahan baku jumlah besar.
f. Untuk berjaga-jaga jika terjadi kenaikan harga di masa mendatang..perusahaan akan membeli bahan baku dalam jumlah yang lebih besar dari yang di butuhkan jika akan terjadi kenaikan harga di masa yang akan datang. 2. Fungsi Persediaan Disamping persediaan sebagai fungsi cadangan, persediaan juga memiliki : a. Fungsi decoupling Fungsi penting persediaan adalah memungkinkan operasi perusahaan internal dan eksternal mempunyai kebebasan (independence). Persediaan decouples ini memungkinkan perusahaan dapat memenuhi permintaan langganan tanpa tergantung pada supplier. b. Fungsi Economic Lot Sizing Melalui penyimpanan persediaan, perusahaan dapat memproduksi dan membeli sumber daya-sumber daya dalam kuantitas yang dapat mengurangi biaya per unit. c. Fungsi Antisipasi Perusahaan sering menghadapi fluktuasi permintaan yang dapat diperkirakan dan diramalkan berdasarkan pengalaman atau datadata masa lalu, yaitu permintaan musiman. Perusahaan juga sering mengalami ketidakpastian jangka waktu pengiriman dan permintaan akan barang-barang selama periode pesanan kembali.
Persediaan antisipasi ini penting agar kelancaran proses tidak terganggu. 3. Jenis-jenis Persediaan Persediaan atau inventory adalah sejumlah bahan-bahan atau barang-barang yang disediakan oleh perusahaan baik barang jadi, bahan mentah, maupun barang yang masih dalam proses. Oleh sebab itu persediaan merupakan suatu unsure yang penting dalam usaha mencapai tingkat penjualan yang dikehendaki. Persediaan yang disimpan perusahaan mungkin terdiri dari barang-barang yang tahan lama, barang-barang yang mudah rusak, yang mahal dan yang murah. Hal tersebut tergantung dari sifat perusahaannya. Menurut Rangkuti (2000:7) dilihat dari fungsinya, persediaan dapat dibedakan atas : a. Batch Stock atau Lot Size Inventory yaitu persediaan yang diadakan karena kita membeli atau membuat bahan-bahan/barang-barang dalam jumlah yang lebih besar dari pada jumlah yang dibutuhkan pada saat itu. Keuntungan batch stock atau lot size inventory antara lain : 1. Potongan harga pada harga pembelian. 2. Efesiensi produksi. 3. Penghematan biaya angkutan. b. Fluctuation Stock adalah persediaan yang diadakan untuk menghadapi fluktuasi permintaan konsumen yang tidak dapat diramalkan. c. Anticipation Stock yaitu persediaan yang diadakan untuk menghadapi fluktuasi permintaan yang dapat diramalkan, berdasarkan pola musiman
yang terdapat dalam satu tahun dan untuk menghadapi penggunaan atau penjualan permintaan yang meningkat. Walaupun kita mengetahui persediaan menurut fungsinya, tetapi perlu kita ketahui bahwa persediaan itu sendiri merupakan fungsi cadangan dank arena itu hendaknya harus dapat digunakan secara efesien. 4. Biaya-biaya Persediaan Biaya-biaya yang timbul dari adanya persediaan meliputi : a. Biaya Pemesanan (ordering cost) merupakan biaya-biaya penempatan dan penerimaan pesanan. Biaya-biaya pemesanan secara terperinci meliputi adanya penghematan di dalam biaya angkutan, pemrosesan pesanan dan biaya ekspedisi, upah, biaya telephone, pengeluaransuratmenyurat, biaya pengepakan dan penimbangan, biaya pemeriksaan (inspeksi) penerimaan, biaya pengiriman ke gudang, biaya hutang lancer, dan sebagainya. b. Biaya perencanaan (Persediaan) (set up cost) merupakan biaya untuk menyiapkan peralatan dan fasilitas sehingga mereka dapat digunakan untuk memproduksi komponen atau produk tertentu. Biaya-biaya ini terdiri dari biaya mesin-mesin menganggur, biaya persiapan tenaga kerja langsung, biaya penjadwalan, biaya ekspedisi, dan sebagainya. c. Biaya Penyimpanan (carrying cost) merupakan biaya-biaya yang dikeluarkan untuk menyimpan persediaan. Termasuk didalamnya adalah asuransi, pajak persediaan, keusangan, biaya kesempatan dari dana-dana
yang tersimpan dalam persediaan, biaya-biaya penanganan persediaan, dan biaya gudang. Biaya pemesanan dan biaya perencanaan (persediaan) pada dasarnya sama, keduanya mewakili biaya-biaya yang timbul untuk memperoleh persediaan. Perbedaan di antara mereka terletak pada kegiatan yang mendahului (mengisi dan menempatkan pesanan dengan perencanaan peralatan dan fasilitas). d. Biaya kekurangan persediaan (stockout cost) merupakan biaya-biaya yang timbul karena tidak memiliki produk disaat ada permintaan oleh pelanggan. Biaya-biaya yang termasuk biaya kekurangan bahan adalah biaya kehilangan penjualan, kehilangan langganan, biaya pemesanan khusus, biaya ekspedisi, selisih harga, terganggunya operasi, tambahanpengeluaran kegiatan manajerial, dan sebagainya. 5. Tingkat Perputaran Persediaan (Inventory Turnover) Pada perusahaan perdagangan, persediaan selalu dalam perputaran, yang selalu dibeli dan dijual. Tingkat perputaran persediaan selalu dalam perputaran, yang selalu dibeli dan dijual. Tingkat perputaran persediaan dalam suatu periode tertentu dapat diketahui dengan cara sebagai berikut : Tingkat perputaran persediaan = Harga Pokok Penjualan/Rata-rata persediaan. Sedangkan, Rata-rata persediaan = (persediaan awal tahun + persediaan akhir tahun ) : 2 Tinggi rendahnya tingkat perputaran persediaan mempunyai efek yang langsung terhadap besar kecilnya modal yang diinvestasikan dalam persediaan.
Makin tinggi tingkat perputaran persediaannya, berarti makin cepat perputarannya. Hal ini berarti makin pendek waktu terikatnya modal dalam persediaan, sehingga untuk memenuhi volume penjualan atau harga pokok penjualan tertentu dengan naiknya tingkat perputaran persediaannya dibutuhkan modal yang lebih kecil. Apabila modal yang digunakan untuk membelanjai persediaan tersebut adalah modal asing, maka kenaikan tingkat perputaran persediaan akan memperkecil beban bunganya dan apabila yang digunakan modal sendiri, maka kelebihan modal tersebut dapat diinvestasikan pada aktiva lainnya yang lebih efisien. 2.2. Sistem Persediaan 1. Pengertian Sistem Persediaan Sistem persediaan adalah serangkaian kebijaksanaan dan pengendalian yang memonitor tingkat persediaan dan menentukan tingkat persediaan yang harus dijaga, kapan persediaan harus di isi, dan berapa besar pesanan yang harus dilakukan. Sistem ini bertujuan menetapkan dan menjamin tersedianya sumber daya yang tepat, dalam kuantitas yang tepat dan pada waktu yang tepat. Ada dua sistem persediaan yang umum yaitu kuantitas pesana yang ekonomis (atau disebut juga economic order quantity,eoq, modelq, dan fixed order quantity) dan model fixed time periop (juga berarti periode system,periodic review system,fixed order interval system, dan model P). perbedaan utama di antara keduanya adalah model fixed order quantity dipicu oleh kejadian sedangkan model fixed time period dipicu oleh waktu.
Model fixed order quantity menempatkan pesanan apabila terjadi kejadiaan tercapainya tingkat pemesanan kembali (reorder point). Kejadiaan ini dapat terjadi kapanpun juga, tergantung pada permintaan untuk bahan yang dipertimbangkan. Kebalikannya, model fixed time period menempatkan pesananya pada akhir periode yang telah ditetapkan. Untuk menggunakan model fixed order quantity dimana pesanan ditempatkan apabila persediaan yang ad turun titik pemesanan kembali, R., persediaan yang masih ada harus selalu di monitor. Model ini merupakan system perpetual yang menghendaki bahwa setiap waktu ada pengambilan dari persediaan atau pun ada tambahan ke persediaan, catatan harus diperbaharui untuk memastikan titik pemesanan kembali sudah atau belum terlampaui. Dalam model fixed time period menghitung persediaan hanya pada saat periode yang telah ditentukan (review period) Ada beberapa perbedaan antara kedua system itu: a. model fixed time period mempunyai rata-rata persediaan yang besar karena itu harus mamberikan perlindungan terhadap kehabisan stock selama satu periode yang telah ditetapkan,t; sedangkan model fixed order quantity tidak ada periode yang telah ditetapkan. b. Model fixed order quantity biasanya untuk bahan yang mahal karena rata-rata persediaan yang rendah. c. Model fixed oerder quantity lebih cocok untuk bahan yang penting.
d. Model fixed oerder quantity menghendaki lebih banyak waktu karena setiap pengurangan atau penambahan harus dicatat. Ada dua sistem persediaan yang umum yaitu yaitu kuantitas pesanan yang ekonomis a. Model kuantitas pesanan yang ekonomis (atau disebut juga economic order quantity, EOQ, model Q, dan fixed order quantity) b. Model fixed time period (juga berarti periodic system, periodic review system, fixed order interval system, dan model P) Perbedaan utama diantara keduanya adalah model fixed order quantity dipicu oleh kejadian, sedangkan model fixed time period dipicu oleh waktu. 2. Kuantitas Pesanan Ekonomis (Economc Order Quantiy-EOQ). Kuantitas pesanan Ekonomis adalah ukuran pesanan yang meminimumkan jumlah biaya pemesanan serta biaya penyimpanan persediaan. Dalam mengembangkan kebijakan persediaan, terdapat 2 pertanyaan pokok yang harus diperhatikan : a. Berapa banyak yang harus dipesan (atau diproduksi)? b. Kapan seharusnya pemesanan dilakukan (atau kapan perencanaan persediaan dilakukan)?
Pertanyaan pertama tersebut di atas harus dijawab terlebih dahulu sebelum pertanyaan kedua dapat dijawab. Asumsi Kuantitas Pesanan Ekonomis adalah : a. Permintaan diketahui dengan pasti dan relatif konstan sepanjang waktu b. Harga per unit produk adalah konstan c. Biaya Penyimpanan per unit per tahun adalah konstan d. Biaya pemesanan per pesanan adalah konstan e. Waktu tunggu antara pesanan dilakukan dan penerimaan pesanan adalah konstan f. Tidak terjadi kekurangan barang atau back orders Kuantitas pesanan ekonomis berusaha untuk memperkirakan titik yang spesifik, R, dimana pesanan akan diletakan dan jumlah dari pesanan it, Q. Titik pesanan, R, selalu jumlah unit yang spesifik. Jumlah pesanan (Q) ditempatkan ketika persediaan yang tersedia mencapai titik R. Posisi persediaan diartikan sebagai persediaan yang ada di tangan ditambah persediaan yang sudah dipesan dikurangi jumlah order yang tidak terpenuhi. Untuk menghitung jumlah yang dipesan digunakan rumus : 2DS Q opt H Untuk menghitung jumlah biaya tahunan :
Jumlah biaya tahunan = Biaya pembelian tahunan + Biaya pemesanan tahunan + Biaya penyimpanan tahunan Atau D Q TC=DC+ S H Q 2 Dimanan : TC = Total Biaya Tahunan D = Permintaan (Tahunan) C = Biaya per unit Q = Jumlah yang dipesan ( jumlah optimum ini yang ditunjukan oleh economic order quantity-eoq-atauqopt) S = Biaya penempatan pesanan R = Titik pemesanan kembali L = Waktu tunggu(lead time) H = Biaya penyimpanan per unit dari rata-rata persediaan (seringkali, biaya penyimpanan ini dalam persentase dari biaya per bahan, seperti H=iC dimana I adalah persentase dari biaya penyimpanan) 2.2.2.1.Titik Pemesanan Ulang (Reorder Point) Titik pemesanan ulang merupakan titik waktu dimanan pesanan baru (atau produksi baru) harus dilakukan. Titik waktu ini merupakan fungsi dari EOQ, waktu tunggu, dan tingkat dimana persediaan sudah habis. Waktu tunggu merupakan waktu yang
diperlukan untuk menerima kuantitas pesanan ekonomis ketika suatu pesanan dilakukan atau ketika produksi dimulai. Bila diasumsikan permintaan konstan dan waktu tunggu konstan, tidak memerlukan persediaan pengaman, R atau titik pemesanan kembali dapat dirumuskan sebagai : R = d L Dimana : d = Rata-rata permintaan harian (konstan) L = Waktu tunggu dalam hari (konstan) 2.2.2.2.Potongan Harga Kebanyakan supplier menawarkan insentif kepada pembeli dalam bentuk harga per unit yang lebih rendah untuk jumlah pembelian tertentu. Biasanya discount atau potonggan akan diberikan pada jumlah pembelian yang besar.pembeli yang melakukan pembelian dalam jumlah besar akan memperoleh beberapa keuntungan antara lain harga per-unit yang lebih rendah, Biaya transportasi yang lebih rendah, Biaya pesan lebih rendah, terhindar dari kemunggkinan kehabisan persediaan (out of stock) Akan tetapi pembelian dalam jumlah besar bisa juga menimbulkan beberapa akibat yang merugikan seperti carrying cost menjadi lebih tinggi, persediaan terlalu lama disimpan sehingga terancam kerusakan kualitas, perputaran persediaan menjadi lebih besar, dana yang dibutuhkan menjadi lebih besar.
Keuntungan dan kerugian seperti itu harus dipertimbangkan sebelum memutuskan untuk menerima tawaran discount dari supplier. Dasar pertimbangkan yang bisa dipakai untuk memutuskan apakah perusahaan sebaiknya memanfaatkan tawaran discount atau tidak adalah total biaya dalam setahun. Misalnya, Perusahaan apabila tidak ada tawaran pongan harga dari supplier melakukan pembelian sebanyak 4x dalam setahun, dengan setiap kali beli sejumlah 400kg (EOQ). Adanya tawaran discount dapat merubah kebijaksaan ini. Perushaan memiliki kebutuhan setahun 1600 kg, ordering cost Rp. 100,- untuk setiap kali pesan dan carrying cost 20% dari nilai rata-rata. Table 2.1. Potongan Harga Jumlah Pembelian (kg) Potongan Harga (%) Harga per kg (Rp) 1-499 0 Rp.10,- 500-999 2 Rp.9,8 1000-lebih 3 Rp.9,7 Dari data ini total incremental cost (TIC) pada berbagai alternative pembelian dapat dihitung pada table di bawah ini. Table 2.2. Total Biaya Pada Berbagai Alternatif Pembelian Pembelian EOQ, 400 kg pada (Q1) Pembelian 500 kg Pembelian 1600 kg (Q2) harga Rp.9,8/ (Q3) harga Rp.9,7/
Pembelian setahun harga Rp. 10/kg (Pi) kg(pi) kg(pi) Rp. 16.000,00 Rp. 15.680,00 Rp. 15.520,00 (Pi x 1600 kg) Ordering cost (Rp. 100 x (1600:Q)) Carrying cost Rp. 400,00 Rp. 320,00 Rp.100,00 Rp. 400,00 Rp. 490,00 Rp. 1.552,00 (20% x (9QxHarga/unit):2) TIC Rp. 16.800,00 Rp. 16.490,00 Rp. 17.172,00 Perhitungan diatas dapat dijelaskan sebagai berikut : a. Jika perusahaan tidak membeli sebesar 400 kg pada setiap pembelian berarti perusahaan tidak memperoleh potongan harga, sehingga jumlah biaya pembelian setahun = 1600 kg x Rp. 10,- = Rp.16.000,-. Dalam setahun berarti terjadi 4x pembelian sehingga ordering cost = 4 x Rp. 100,- = Rp. 400,-. Sedangkan carrying cost = 20%x((400 kg x Rp. 10,-):2) = Rp. 400,- b. Jika perusahaan akan membeli sebesar 500 kg pada setiap kali pembelian, perusahaan akan memperoleh potongan harga sebesar 2% atau pada harga Rp. 9,8. Biaya pembelian setahun = 1600 kg x Rp. 9,8 = Rp. 15.680,-. Dalam setahun berarti ada 3,2 kali pembelian. Ordering cost = 3,2 x Rp. 100,- = Rp. 320,-. Adapun carrying cost = 20% x ((500 kg x Rp. 9,8):2) = Rp. 490,-. c. Jika pembelian sebesar 1.000 kg perusahaan akan memperoleh potongan harga sebesar 3% atau pada harga Rp. 9,7. Biaya pembelian setahun = 1600 kg x Rp. 9,7 = Rp. 15.520,-. Dalam setahun terjadi pembelian
sebanyak 1 kali. Ordering cost = 1x Rp. 100,-. Carrying cost = 20% x ((1600 kg x Rp. 9,7):2) = Rp. 1.552,-. Dari hasil perhitungan ini dapat dilihat bahwa pembelian sejumlah 500 kg dengan discount 2% lebih menguntungkan dari pada pembelian pada tingkat 400 kg atau 1600 kg. 2.2.2.3. Menetapkan Persediaan Pengaman Persediaan Pengaman (safety stock) merupakan persediaan ekstra yang disimpan sebagai jaminan dalam menghadapi permintaan yang berfluktuasi. Jika perusahaan menyimpan persediaan pengaman yang tidak mencukupi, maka interupsi serta kesemerawutan operasi dapat terjadi dan stockout bisa sering timbul. Stok pengaman dalam jumlah yang ideal akan memperkecil kemungkinan terjadinya stockout dan biaya penyimpanan persediaan. Biaya tidak berwujud yang diakibatkan oleh stockout sulit untuk diukur nilai dari hubungan baik dengan pelanggan dan penjualan yang tidak dapat dipenuhi. Faktor-faktor yang menentukan besarnya persediaan pengaman adalah : a. penggunaan bahan rata-rata salah satu dasar untuk memperkirakan penggunaan bahan baku selama periode tertentu, khususnya selama periode pemesanan adalah rata-rata penggunaan bahan baku pada masa sebelumnya. Hal ini perlu diperhatikan karena setelah kita mengadakan pesanan penggantian, maka pemenuhan kebutuhan atau permintaan dari langganan sebelum barang yang di pesan dating, harus dapat dipenuhi dari persediaan yang ada. Kebutuhan atau
permintaan dari langganan biasanya turun naik (variable) dan tidak dapat diramalkan dengan penuh keyakinan. Oleh karena itu walaupun kita telah meramalkan atau menaksir penggunaan untuk kebutuhan atau permintaan langgan, akan tetapi tetap ada resiko yang tidak dapat dihindarkan dari persediaan yang telah ditetapkan sebelumnya atas taksiran tersebut habis sama sekali sebelum pergantian bahan /barang dari pesanan datang. turun naiknya penggunaan ini membutuhkan kita mencari metode untuk dapat memperkirakannya,seperti metode rata-rata hitung (average mean). Disamping rata-rata, perlu pula diketahui penyimpangan dari rata-rata tersebut, karena adanya penggunaan yang turun naik. b. faktor waktu atau lead time Didalam pengisian kembali persediaan terdapat suatu perbedaan waktu yang cukup lama antara saat mengadakan pesanan untuk penggatian atau pengisiaan kembali persediaan dengan saat penerimaan barang-barang yang dipesan tersebut diterima dan di masukkan ke dalam persediaan. Perbedaan waktu ini lah yang disebut lead time. Jadi yang dimaksudkan dengan lead time adalah lamanya waktu antara mulai dilakukannya pemesanan bahan-bahan sampai dengan kedatangan bahan-bahan yang di pesan tersebut dan diterima di gudang persediaan. Lamanya waktu tersebut tidaklah sama antara satu pesanan dengan pesanan yang lain tetapi bervariasi. Oleh karena itu untuk suatu pesanan yang dilakukan lamanya waktu ini harus diperkirakan atau ditaksir, walaupun resiko kesalahan masih tetap ada karena mungkin lebih besar atau kecil. Biasanya persediaan yang diadakan adalah untuk
menutupi kebutuhan selama lead time yang diperkirakan. Akan tetapi apabila kedatangan bahan tersebut terlambat atau lead time yang terjadi lebih besar dari pada yang diperkirakan. Maka persediaan yang ditetapkan semula tidak dapat memenuhi kebutuhan penggunaan. Oleh karena itu, dibutuhkan adanya persediaan pengaman untuk menghadapi keterlambatan kedatangan bahan yang dapat menggakibatkan kemacetan produksi.perkiraan atau penaksiran lead time dari suatu pesanan yang melakukan, biasanya dengan menggunakan rata-rata hitung dari lead time dari beberapa kali pemesanan sebelumnya. Sedangkan resiko kesalahan dari perkiraan ini diatasi dengan menetapkan persediaan pengaman dapat didasarkan atas deviasi standar dari lead time dari beberapa kali pemesanan sebelumnya tersebut atau dengan melihat kemungkinan (probabilitas) dari adanya keterlambatan kedatagan bahan dari beberapa pesanan yang lalu. Ada beberapa cara untuk mengestimasi persediaan pengaman. Salah satunya adalah dengan menetapkan kuantitas bahan yang digunakan dalam beberapa hari tertentu sebagai persediaan pengaman. Metode lainnya mempertimbangkan fluktuasi di antara penggunaan harian maksimum dengan penggunaan rata-rata. Persediaan pengaman di hitung sebagai berikut: Persediaan pengaman = (penggunaan harian maksimum penggunaan harian rata-rata) x waktu tunggu Dengan adanya persediaan pengaman, titik pemesanan ulang dapat dihitung sebagai berkut:
Titik pemesanan ulang = (tingkat pemakaian rata-rata x waktu tunggu) + persediaan penggaman Metode lainnya lagi adalah dengan menghitung probabilitas terjadinya stock out pada berbagai tingkatan atau jumlah persediaan pengaman dan menetukan perkiraan biaya stockout tahunan. Biaya tahunan untuk menyimpan persediaan pengaman ditambahkan ke dalam biaya ini. Total biaya penyimpanan per tahun meningkat dengan bertambahnya tingkat persediaan pengaman,tetapi biaya stockout itu. Sasaranya adalah untuk menentukan berapa jumlah persediaaan pengaman yang mengakibatkan biaya tahunan terendah. Dalam menggunakan metode ini dipakai asumsi bahwa lead time adalah konstan dan seluruh barang yang dipesan diserahkan oleh supplier pada suatu saat yang sama. Dengan asumsi ini, terjadinya stockout bukan disebabkan karena perubahan (fluktuasi) dari lead time atau penyerahan bahan yang dipesan tidak pada saat yang sama,akan tetapi stockout terjadi karena adanya penambahan dalam permintaan atau penambahan dalam penggunaan.misalnya, sebuah perusahaan membutuhkan bahan tertentu sebanyak 3600 unit untuk keperluan produksinya. Pimpinan perusahaan telah menetapkan atas dasar analisis jumlah pesanan yang ekonomis, bahwa pesanan dilakukan sebanyak 5 kali dalam setahunnya adalah yang optimum bagi perusahaan. Penggunaan bahan tersebut setiap harinya adalah 50 unit, sedangkan lead time adalah 6 hari. Sehingga dengan dasar ini dapat diketahui
bahwa pada tingkat persediaan 300 unit. Perusahaan akan melakukan pemesanan kembali, bila seandainya tidak ada persediaan penyelamat. Kerugian yang ditimbulkan karena terjadinya kekurangan bahan (stockout) satu unit adalah sebesar Rp. 50,00 sedangkan carrying cost dari adanya persediaan penyelamat satu unit Rp. 10,00. Atas dasar pengalaman selama periode pemesanan seperti terdapat pada table 2.1. dibawah ini. Table 2.3. Probabilitas Penggunaan Bahan Selama Periode Pemesanan Penggunaan selama Banyaknya Probabilitas Periode pemesanan penggunaan penggunaan (dalam unit) (dalam kali) 150 3 0.03 200 4 0.04 250 6 0.06 300 68 0.68 350 9 0.09 400 7 0.07 450 3 0.03 100 kali 100% Dari tabel diatas diketahui bahwa apabila perusahaan melakukan persediaan kembali pada tingkat persediaan 300 unit, maka kemungkinan perusahaan selamat sebesar 81% dan kemungkinan terjadinya stockout sebesar 19% (0,09+0,07+0,03) dalam satu kali periode pesanan.
Seperti telah dikatakan sebelumnya bahwa dalam usaha melakukan pengadaan persediaan penyelamat yang menguntungkan, perusahaan akan memilih tingkat persediaan penyelamat di mana total cost (cost of stockout + carrying cost) adalah yang terendah.untuk ini perusahaan akan menghitung kerugian-kerugian dan biaya-biaya yang ditimbulkan pada tingkat persediaan pengaman seperti tersebut di bawah ini. 1. Dengan pengadaan persediaan penyelamat sebesar 50 unit, kemungkinan terjadinya stockout hanya terjadi pada tingkat penggunaan 400 dan 450 unit, yaitu sebesar 0,07 + 0,03 + 0,1. 2. Dengan pengadaan persediaan penyelamat sebesar 100 unit, kemungkinan terjadinya stockout hanya terjadi pada tingkat penggunaan 450 unit, yaitu sebesar 0,03 + 0,3. 3. Dengan persediaan penyelamat 150 unit, kemungkinan stockout tidak ada. Tabel 2.4. Biaya Dari Kebijaksanaan Pengadaan Persediaan Penyelamat Persediaan penyelamat Biaya karena stockout Biaya carrying cost per tahun Total biaya per tahun (safety stock) 0 Rp.4000,00 0 Rp.4000,00 50 Rp.1625,00 50 x Rp.10,00 = Rp.500,00 100 Rp.375,00 100 x Rp.10,00 = Rp.1000,00 150 Rp.0,00 150 x Rp.10,00 = Rp.1500,00 Rp.2125,00 Rp.1375,00 Rp.1500,00
Dari tabel diatas terlihat bahwa pengadaan persediaan penyelamat (safety stock) yang sebaiknya dimiliki perusahaan adalah sebesar 100 unit, karena menghasilkan total biaya yang terendah, yaitu sebesar Rp.1375,00. Dengan demikian apabila seandainya perusahaan melakukan pengadaan persediaan penyelamat, maka titik pemesanan kembali (reorder point) akan berubah, yaitu pada jumlah dari hasil perkalian besarnya rata-rata penggunaan setiap harinya dengan panjangnya masa waktu tunggu, ditambah dengan persediaan penyelamat (safety stock). Dalam contoh ini, apabila perusahaan mengadakan persediaan penyelamat sebesar 100 unit, titik pemesanan kembali (reorder point) adalah : 50 x 60 + 100 = 400 unit.