BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN 1.1 Tinjauan Perusahaan Dalam tinjauan perusahaan, penulis akan menjelaskan sejarah perusahaan, struktur organisasi dan fungsi pada cabang ITC Cempaka Mas PT. Pegadaian ( Persero ) Jakarta. PT. Pegadaian (Persero) merupakan lembaga keuangan bukan bank yang memberikan kredit dengan masyarakat dengan cara khusus yaitu hukum gadai. Menurut hukum gadai calon peminjam mempunyai kewajiban untuk menyerahkan hartanya sebagai jaminan kepada pihak pegadaian. Untuk saat ini sistem informasi kepegawaian belum menggunakan sistem aplikasi dan diharapkan dengan dibuatnya suatu aplikasi berbasis web dapat memudahkan pencarian data pegawai. 1.1.1 Sejarah Perusahaan Sejarah Pegadaian di Indonesia sudah lama terjadi bahkan sebelum Belanda datang ke Indonesia. Masyarakat di Indonesia ratusan tahun yang lalu sudah melakukan transaksi hutang dengan jaminan barang tidak bergerak berupa tanah atau melaksanakan gadai tanah. Di beberapa daerah, melakukan gadai tanah sudah terbiasa dilakukan oleh masyarakatnya dengan berdasarkan hukum adat yang berlaku dan sedikit berbeda dengan sejarah pegadaian yang disahkan oleh pemerintah. Tujuan utama adanya Pegadaian sebagai lembaga keuangan bukan bank adalah upaya khusus untuk menumpas segala macam praktek pinjam meminjam yang tidak diinginkan seperti ijon, rentenir atau pihak lain yang memberikan pinjaman tidak wajar dengan bunga yang sangat tinggi dan merugikan rakyat kecil.
Saat ini, sesuai perkembangan waktu, Pegadaian dalam memberikan pinjaman kepada masyarakat tidak hanya melayani kredit gadai saja, tetapi juga jasa keuangan lain, seperti kredit berbasis fidusia, pembiayaan investasi emas, dan jasa finansial lainnya. Selain itu, Pegadaian sudah bukan monopili negara karena banyak perusahaan swasta yang memberikan layanan gadai. Dengan demikian unsur subyektif pengadaan oinjaman oleh Pegadaian jelas menggambarkan sifat kredit bisnis Pegadaian yang menciptakan perbedaaan Pegadaian dengan Swasta. 1.1.2 Struktur organisasi dan Fungsi usaha harus mempunyai visi dan misi, maksudnya adalah agar usaha tersebut jelas arah dan tujuannya, mau jadi apa nantinya usaha tersebut dimasa yang akan datang dan bagaimana mekanismenya agar dapat terwujud. Untuk itu PT. Pegadaian ( Persero ) mempunyai visi dan misi yaitu : a. Visi Sebagai solusi bisnis terpadu terutama berbasis gadai yang selalu menjadi market leader dan mikro berbasis fidusia selalu menjadi yang terbaik untuk masyarakat menengah kebawah. b. Misi Memberikan pembiayaan yang tercepat, termudah, aman dan selalu memberikan pembinaan terhadap usaha golongan menengah kebawah untuk mendorong pertumbuhan ekonomi. Memastian pemerataan pelayanan dan infrastruktur yang memberikan kemudahan dan kenyamanan di seluruh Pegadaian dalam mempersiapkan diri menjadi pemain regional dan tetap menjadi pilihan utama masyarakat. Membantu Pemerintah dalam meningkatkan kesejahteraan masyarakat golongan menengah kebawah dan melaksanakan usaha lain dalam rangka optimalisasi sumber daya perusahaan.
Berikut ini adalah gambaran keseluruhan dari struktur organisasi cabang PT. Pegadaian ( Persero ) terlihat pada gambar 3.1 PIMPINAN CABANG MANAJER OPERASIONAL FUNGSIONAL I FUNGSIONAL II PENAKSIR KASIR ADMINISTRASI PENYIMPAN PENGELOLA UPC KASIR ADMINISTRASI Gambar 3.1 Sumber : PT. Pegadaian Cabang ITC Cempaka Mas Jakarta STRUKTUR ORGANISASI CABANG PT. PEGADAIAN ( PERSERO ) c. Tugas dan dan Wewenang Tugas dan Wewenang dalam struktur organisasi pada cabang ITC Cempaka Mas PT. Pegadaian ( Persero ) adalah : 1) Fungsi pimpinan cabang adalah merencanakan, mengorganisasikan, menyelenggarakan dan mengendalikan kegiatan operasional, administrasi dan keuangan usaha gadai dan usaha lain Kantor cabang serta Unit Pelayanan Cabang ( UPC ). Untuk menyelenggarakan fungsi tersebut, pemimpin cabang mempunyai tugas menyusun rencana kerja berita anggaran kantor cabang dan upc berdasarkan acuan yang telah ditetapkan.
2) Fungsi manajer operasional adalah merencanakan,mengkordinasikan, melaksanakan dan mengawasi penetapan harga taksiran, penetapan kelayakan kredit, penetapan besaran uang pinjaman. Manajer operasional mempunyai tugas menangani barang jaminan bermasalah ( taksiran tinggi, rusak,palsu, dan barang potensi), barang jaminan lewat jatuh tempo, kredit macet serta asuransi kredit. 3) Fungsi pengelola UPC adalah mengkoordinasikan, melaksanakan dan mengawasi kegiatan operasional, mengawasi administrasi, keuangan, keamanan, ketertiban. 4) Fungsi penaksir adalah melaksanakan penaksiran terhadap barang jaminan untuk menentukan mutu dan nilai barang sesuai dengan ketentuan yang berlaku dalam rangka mewujudkan penetapan taksiran dan uang pinjaman yang wajar serta citra baik perusahaan. 5) Fungsi penyimpanan adalah mengurus gudang barang jaminan emas dan dokumen kredit dengan cara menerima, menyimpan, merawat dan mengeluarkan serta mengadministrasikan barang jaminan dan dokumen kredit. 6) Fungsi Pemegang gudang adalah melakukan pemeriksaan, penyimpana, pemeliharaan dan pengeluaran serta pembukuan barang jaminan selain barang kantong sesuai dengan peraturan yang berlaku dalam rangka ketertiban dan keamanan serta keutuhan barang jaminan. 7) Fungsi kasir adalah melakukan tugas penerimaan, penyimpanan dan pembayaran uang sesuai dengan ketentuan yang berlaku untuk kelancaran pelaksaan operasional kantor cabang dan UPC. 8) Fungsi petugas fungsional usaha lain adalah merencanakan, mengkoordinasikan dan menyelenggarakan kegiatan operasional usaha lain yang berada di kantor cabang. 9) Fungsi petugas layanan konsumen adalah memberikan informasi dan saran kepada nasabah yang merasa tidak puas terhadap segala kegiatan operasional kantor cabang.
1.2 Proses Bisnis Sistem Sistem informasi kepegawaian secara umum digunakan sebagai sistem yang memungkinkan organisasi dalam membuat sebuah sistem terpusat yang memampukan pegawai dan manajer untuk mengakses informasi yang berhubungan dengan pegawai. Ada beberapa manfaat yang dapat diperoleh melalui penerapan sistem informasi kepegawaian yaitu dapat mengurangi biaya organisasi melaui komputerisasi kegiatan-kegiatan manual yang merupakan rutinitas pegawai, dapat menangani dan memfasilitasi komunikasi antar level di dalam organisasi, meningkatkan efisiensi, membantu mengelola beragam informasi berbeda mengenai pegawai di dalam organisasi, dan menyediakan sarana untuk membantu pengambilan keputusan yang berkaitan dengan manajemen sumber daya manusia. Sistem informasi kepegawaian mengubah data menjadi informasi yang diperlukan untuk operasional bisnis dan pengambilan keputusan. Seperti yang telah di bahas sebelumnya, skripsi ini mencakup mengenai sistem informasi kepegawaian mulai dari pendataan pegawai, cuti pegawai,jabatan, dan penempatan pegawai pada PT. Pegadaian (Persero). Adapun proses bisnis pendataan pegawai dimulai dari HRD mengeluarkan formulir pendataan pegawai dan menyerahkannya kepada pegawai. Jika data belum lengkap, formulir pendataan pegawai dikembalikan kepada pegawai yang bersangkutan untuk dilengkapi. Jika data sudah lengkap, HRD membuat laporan data pegawai kemudian di input dalam sistem informasi pegawai dengan lengkap. Form formulir diarsipkan kedalam lemari berkas karyawan. Data yang tersimpan pada sistem pegawai akan memudahkan untuk pihak-pihak yang memiliki kepentingan atau maksud dengan ijin HRD untuk melihat data salah seorang pegawai PT. Pegadaian (Persero). Absensi pegawai dilakukan setiap hari kerja, proses absensi pada PT. Pegadaian (Persero) terdapat dua model absensi, yaitu secara manual dan secara sistem finger print. Sistem manual dimulai dari
HRD mengeluarkan form absensi dan menyampaikannya ke divisi terkait, pegawai-pegawai yang dibawah naungannya. Pegawai yang hadir menandatangani daftar absensi, lalu daftar absensi dikembalikan ke divisi. Divisi melakukan verifikasi kehadiran pegawai. Daftar absensi yang sudah diverifikasi dan dilengkapi dengan head divisi terkait yang menandakan absensi tersebut telah dilketahui oleh pimpinan divisi diberikan ke HRD. HRD akan mengecek kelengkapan daftar absensi. Jika ada daftar absensi yang belum lenkgkap, HRD akan mengcek apakah pegawai tersebut sedang dalam masa cuti atau tidak. Pegawai yang sedang dalam masa cuti akan ditandai dengan C (Cuti) pada daftar absensi. Sedangkan pegawai yang absen dan tidak sedang dalam masa cuti akan ditandai dengan A (Alfa) pada daftar absensi. Setelah daftar absensi lengkap, HRD membuat laporan rekapitulasi absensi ke dalam sistem informasi pegawai untuk absensi manual pegawai khususnya untuk pegawai yang ditempatkan dilapangan. Sedangkan absensi pegawai menggunakan finger print dimulai dari HRD mendaftarkan sidik jari pegawai kedalam mesin finger print yang tersedia, kemudian HRD akan mengupload data dari mesin finger print menggunakan sistem informasi pegawai untuk merekap kehadiran pegawai yang terkait. Dan jika pegawai ingin mengambil cuti pegawai pada PT. Pegadaian (Persero) yaitu maksimal 12 hari cuti dalam periode setahun, dan maksimal 3 hari cuti dalam satu bulan. Pegawai yang ingin melakukan cuti membuat surat pengajuan cuti dan menyerahkan kepada HRD. HRD mengecek data cuti pegawai, Jika pegawai masih memiliki sisa jatah cuti, HRD menyerahkan surat pengajuan cuti pegawai tersebut kepada divisi. Divisi mempertimbangkan pengajuan cuti pegawai dan menginformasikannya kepada pegawai yang bersangkutan. Sedangkan jika pengajuan cuti diterima, HRD membuat surat pemberian izin cuti rangkap dua untuk disimpan oleh HRD dan diberikan kepada pegawai.
Gambar 3.2 Activity Diagram Berjalan
1.3 Spesifikasi Dokumen Sistem Berjalan Dari hasil analisa pada sistem yang berjalan, terdapat beberapa masukan dan keluaran pada sistem, dengan rincian : A. Dokumen Masukan 1. Nama Dokumen : Form data karyawan Sumber Tujuan Fungsi Media Frekuensi Format : HRD : Pegawai : Sebagai sumber informasi identitas pegawai : Kertas : Setiap ada pegawai baru : Lihat Lampiran A1 B. Dokumen Keluaran 2. Nama Dokumen : Daftar SK kerja Sumber Tujuan Fungsi Media Frekuensi Format : HRD : Pegawai : Sebagai sumber informasi data pegawai : Kertas : Setiap ada SK kerja baru : Lihat Lampiran A2 3. Nama Dokumen : Data prestasi pegawai Sumber Tujuan : HRD : Pegawai
Fungsi Media Frekuensi Format : Sebagai sumber informasi data pegawai : Kertas : Setiap ada pegawai yang berprestasi : Lihat Lampiran A3 4. Nama Dokumen : Daftar hukuman pegawai Sumber Tujuan Fungsi Media Frekuensi Format : HRD : Pegawai : Sebagai data master hukuman : Kertas : Setiap ada pegawai yang melanggar : Lihat Lampiran A4