Konferensi Nasional Ilmu Sosial & Teknologi (KNiST) Maret 2014, pp. 120~126 PERANCANGAN PROGRAM APLIKASI PENGGAJIAN KARYAWAN PADA CV. AGUNG BEKASI Eko Febri Mustafa 1, Widiarina 2 1 AMIK BSI Bekasi e-mail: eko.efm@gmail.com 2 AMIK BSI Bekasi e-mail: Widiarina11@gmail.com Abstrak Pentingnya penanganan informasi secara efisien dan efektif telah memberikan dorongan pada perkembangan sarana pengolahan data dengan menggunakan komputer terutama untuk memberikan informasi kepada pimpinan dalam mengambil keputusan. Salah satu masalah yang berkembang adalah mengenai suatu sistem cara penggajian dari suatu perusahaan CV. Agung Bekasi merupakan salah satu perusahaan yang bergerak di bidang perdagangan umum, dengan mempekerjakan sekitar 70 orang karyawan tentu masalah penggajian merupakan salah satu permasalahan yang terjadi di dalamnya. Proses perhitungan gaji yang cukup rumit dimana di dalamnya meliputi perhitungan gaji pokok, uang makan, dan yang lainnya. Tentu dengan jumlah gaji yang berbeda setiap karyawan membuat staf bagian keuangan merasa kesulitan jika memasuki periode penggajian, kesulitan tersebut disebabkan karena sistem yang masih manual. Dengan sistem manual menjadi tidak efektif dan efisien, serta memungkinkan terjadi kesalahan hitung. Maka dari itu bagian keuangan diperlukan suatu sistem pengolahan data gaji pegawai yang terkomputerisasi dengan baik agar masalahmasalah yang timbul dapat di antisipasi. Keywords: Perancangan, Program Penggajian 120 1. Pendahuluan Perkembangan dunia teknologi informasi semakin pesat, berbagai sistem informasi memungkinkan pemrosesan data dan laporan sangat cepat. Ragam pengguna teknologi mengakibatkan seluruh bidang kehidupan berubah, tidak terkecuali organisasi/perusahaan bisnis. Dengan semakian berkembangnya dunia usaha ini, sejalan dengan kemajuan teknologi dan tingkat persaingan yang semakin tinggi antar perusahaan sejenis. Pihak perusahaan harus bisa mengikuti perkembangan yang ada, salah satunya adalah mengkomputerisasi sistem yang ada di perusahaan. Yaitu sistem penggajian yang bertugas mencatat dan memproses data yang digunakan untuk membayar karyawan atas layanan yang telah mereka berikan. Penggajian adalah memberikan kompensasi untuk karyawan berupa gaji sebagai kembalian finansial kepadaa para karyawan sebagai ganti kontribusi mereka terhadap organisasi/perusahaan. Salah satunya di CV. Agung Bekasi yang merupakan salah satu perusahaan yang bergerak dalam bidang perdagangan umum dan percetakan. Dimana perusahaan tersebut masih menerapkan sistem manual dengan menggunakan media kertas (buku), yang mungkin bisa mengakibatkan hilangnya data, kerusakan dan salah pencatatan sehingga tidak optimal. Seperti proses pengolahan data yang lambat dapat mengakibatkan lambatnya penyajian infomasi sehingga dimungkinkan terjadi keterlambatan laporan. Permasalahan lain yang timbul adalah kesalahan perhitungan dapat menjadikan informasi tidak akurat sehingga merugikan pegawai dan perusahaan itu sendiri. Melihat permasalahan yang ada pada CV. Agung Bekasi, maka bagian keuangan memerlukan sebuah program perhitungan gaji yang dapat membantu menyelesaikan banyaknya permasalahan yang ada. Dengan adanya program penggajian ini tentunya dapat membantu menyelesaikan permasalahan dan berharap dapat berjalan sesuai dengan harapan. Hal ini dapat mempermudah dalam penyajian informasi yang efektif, efisien, dan akurat bagi pimpinan perusahaan sehingga mendapatkan pelayanan yang memuaskan. 2. Metode Penelitian Diterima 7 Januari 2014; Revisi 11 Februari 2014; Disetujui 15 Maret 2014
Menjelaskan metode penelitian dan teknik pengumpulan data yang digunakan untuk penyusunan penelitian. Metode Pengembangan Perangkat Lunak Metode yang digunakan pada pengembangan perangkat lunak ini menggunakan model waterfall yang terbagi menjadi empat (4) tahapan, yaitu: 1. Analisis Kebutuhan perangkat lunak (System Planning Analysis). Pada tahap ini, Peneliti menganalisis hal-hal yang diperlukan dalam pelaksanaan pembuatan program. Adapun data-data yang Peneliti analisa yaitu data karyawan, data absensi, dan sistem yang berjalan pada CV. Agung Bekasi. 2. Desain (Designing). Pada tahap ini, proses pembuatan desain program perangkat lunak di analisa menjadi sebuah konsep berupa ERD, LRS, Flowchart dan HIPO. 3. Pembuatan kode program (Making The Program Code). Pada tahap ini, Peneliti membuat program aplikasi penggajian karyawan berbasis objek atau dekstop yang telah dirancang kedalam bentuk bahasa pemograman dengan melalu proses coding. 4. Pengujian (Testing). Pada tahap ini merupakan tahap uji coba program, pengujian unit logical dan fungsional serta memastikan bahwa semua bagian program telah diuji, hal ini dilakukan agar tidak terjadi kesalahan (error) pada program tersebut dan sesuai dengan apa yang di harapkan. Teknik Pengumpulan Data Teknik pengumpulan data yang digunakan oleh Peneliti dalam melakukan pengumpulan data untuk pembuatan penelitian adalah: 1. Pengamatan Langsung (Observation) Peneliti melakukan pengamatan langsung ke CV. Agung Bekasi terhadap kegiatan yang berhubungan dengan proses absensi sampai proses penggajian dan laporan. Hasil dari pengamatan tersebut langsung dicatat oleh Peneliti dan dari kegiatan observasi ini dapat diketahui permasalahannya. 2. Wawancara (Interview) Menjelaskan kegiatan wawancara untuk mencari informasi tentang alur proses penggajian karyawan dengan saudari Nurhalimah selaku staf administrasi dari CV. Agung Bekasi. 3. Studi Pustaka (Literature) Mencari beberapa referensi dari beberapa buku, jurnal dan Penelitian yang berhubungan dengan tema yang diajukan. komputerisasi. Dalam menjalankan usaha masih menggunakan sistem manual, dengan demikian banyak kendala-kendala yang dihadapi, seperti proses pencatatan transaksi penggajian memakan waktu yang cukup lama pencatatan datanya masih manual, begitu pula dalam hal pencatatan absensi dan data pegawai sehingga dalam pembuatan laporan dapat terjadi kehilangan berkas-berkas data yang penting atau data-data yang tidak tersusun secara rapih. Oleh karena itu, Peneliti mencoba membuat program sederhana dengan menggunakan Visual Basic.NET agar dapat mengurangi kendala-kendala tersebut, sehingga program tersebut diharapkan dapat meningkatkan efisiensi dan efektifitas kerja. Perancangan basis data menghasilkan pemetaan tabel-tabel yang digambarkan dengan Entity Relationship Diagram (ERD). Entity Relationship Diagram (ERD) Gambar 1. Entity Relationship Diagram 3. Pembahasan Pada penelitian ini, peneliti membahas tentang pemograman penggajian berbasis 121
Logical Record Structure (LRS) Gambar 2. Logical Record Structure Spesifikasi Program Berikut adalah gambar struktur HIPO (Hierarchy Input Proces Output) dari semua tampilan rancangan. Gambar 3. Diagram HIPO Spesifikasi program ini adalah sebagai berikut: A. Login Nama Program : Form Login Akronim : login.frm Fungsi : Untuk dapat mengelola program menu utama. 1. Pada form login terdapat kotak user dan password, jika salah maka akan muncul peringatan pesan maaf user atau password salah 2. Jika login berhasil maka akan muncul peringan pesan login berhasil dan dapat mengakses menu utama. Gambar 4. Fom Login B. Menu Utama Nama Program : Form Menu Utama Akronim : mn_utama.frm Fungsi : Untuk menampilkan pilihan menu utama. Pada menu utama terdiri dari 5 pilihan menu,yaitu: 1. Menu Master Data Pada menu ini terdapat 2 sub menu yaitu data jabatan dan data karyawan. 2. Menu Absensi Pada menu ini terdapat 2 sub menu yaitu absensi masuk dan absensi pulang. 3. Menu Setting Pada menu ini digunakan untuk mengaktifkan menu absensi. 4. Menu About Pada menu ini berisi sekedar informasi tentang programnya. 5. Menu Laporan Pada menu ini untuk menampilkan laporan yang tersedia. 6. Menu Logout Pada menu ini untuk keluar dari menu utama. Gambar 5 Form Menu Utama C. Nama Program : Form Data Jabatan Akronim : mn_data_jabatan.frm Fungsi : Untuk melihat data jabatan yang tersedia 1. Klik tambah untuk menginput data baru. 122
2. Klik simpan untuk menyimpan data baru. 3. Klik edit untuk mengubah data yang sudah ada. 4. Klik update untuk memperbaharui data sebelumnya. 5. Klik hapus untuk menghapus data. 1. klik absen masuk atau absen pulang. 2. ketik kode NIK, maka akan muncul data karyawan. Gambar 6. Form Jabatan D. Nama Program : Form Data Karyawan Akronim : mn_data_karyawan.frm Fungsi : Untuk dapat mengelola data karyawan 1. Klik tambah untuk menginput data baru. 2. Klik simpan untuk menyimpan data baru. 3. Klik edit untuk mengubah data yang sudah ada. 4. Klik update untuk memperbaharui data sebelumnya. 5. Klik hapus untuk menghapus data. Gambar 8. Form Absensi F. Nama Program : Form Setting Akronim : mn_setting.frm Fungsi : Untuk dapat mengaktifkan menu absensi 1. Atur jam masuk dan jam pulang kerja lalu perbaharui. 2. Setelah itu aktifkan absensinya. Gambar 9. Form Setting Absen G. Nama Program : Form Laporan Akronim : mn_laporan.frm Fungsi : Untuk melihat data laporan yang tersedia 1. Pilih laporan yang tersedia di menu laporan. 2. Setelah dipilih maka laporan bisa di cetak. Gambar 7. Form Karyawan E. Nama Program : Form Menu Absensi Akronim : mn_absensi.frm Fungsi : Untuk merekap data absensi karyawan 123
Gambar 10. Form Laporan Flowchart Untaian simbol gambar yang menunjukkan aliran dari proses terhadap data. Berikut flowchart dari program tersebut: Berikut flowchart dari program tersebut: A. Flowchart Login Gambar 12. Flowchart Menu Utama C. Flowchart Data Jabatan Gambar 13. Flowchart Data Jabatan D. Flowchart Data Karyawan Gambar 11. Flowchart Login 124
G. Flowchart Absensi Pulang Gambar 17. Flowchart Absensi Pulang H. Flowchart Laporan Gambar 14. Flowchart Data Karyawan E. Flowchart Setting Absen Gambar 18. Flowchart Laporan Gambar 15. Flowchart Setting Absen F. Flowchart Absensi Masuk 4. Simpulan Berdasarkan uraian yang telah di bahas pada bab-bab sebelumnya, maka Peneliti mencoba menarik beberapa kesimpulan sebagai berikut: 1. Dengan menggunakan sistem aplikasi penggajian karyawan ini maka proses penggajian karyawan akan berjalan dengan efektif. 2. Dalam pengolahan data penggajian sudah lebih menjadi akurat dan efektif. 3. Dalam pembuatan laporan keuangan bisa lebih tepat waktu. Sistem program penggajian ini perlu dikembangkan lagi dengan menambahkan fasilitas-fasilitas lain agar dapat lebih optimal. Referensi Hidayatullah, Priyanto. 2012. Visual Basic.Net membuat aplikasi database dan program kreatif. Bandung: Informatika Bandung Gambar 16. Flowchart Absensi Masuk Janner Simartama, dan Iman Paryudi. 2006. Basis Data. Yogyakarta: CV.Andi Offset. 125
Kadir, Abdul. 2012.Algoritma & Pemograman menggunakan Java. Yogyakarta: CV. Andi Offset. Kadir, Abdul. 2011. Mudah mempelajari databse MySQL. Yogyakarta: CV. Andi Offset. 2009. Munir, Rinaldi. Algoritma & Pemograman dalam bahasa pascal dan C. Bandung: Informatika Bandung. Puspitawati, Lilis dan Sri Dewi Anggadini. 2011.Sistem Informasi Akuntansi. Yogyakarta: Graha Ilmu. Rosa, A.S, dan M. Shalahudin. 2014. Rekayasa Perangkat Lunak Terstruktur dan Berorientasi Objek. Bandung: Informatika Bandung. Suarga. Algoritma dan Pemograman. Yogyakarta: CV. Andi Offset. 126