BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Proses pertukaran informasi yang cepat dapat membantu kelancaran kegiatan administrasi didalam suatu organisasi baik swasta maupun pemerintah, khususnya kegiatan administrasi yang berkaitan dengan aktivitas korespondensi. Untuk mempercepat proses kegiatan pertukaran informasi penggunaan tekhnologi komunikasi yang canggih sangatlah diperlukan di suatu organisasi. Meskipun penggunaan tekhnologi informasi sangatlah diperlukan untuk mempercepat proses pertukaran informasi didalam suatu organisasi baik swasta maupun pemerintah akan tetapi masih terdapat alat komunikasi tertulis yang tidak dapat dilupakan keberadaannya bahkan masih kokoh terpakai sampai saat ini seolah tidak dapat digantikan kedudukannya oleh tekhnologi komunikasi yang ada. Komunikasi tertulis yang dimaksud adalah surat. Surat adalah suatu alat atau sarana komunikasi tertulis. Surat tidak dapat digantikan perannya di dalam kegiatan suatu organisasi sekalipun dengan penggunaan tekhnologi komunikasi seperti telepon, handphone, telex, radio, televisi, faximile bahkan dengan jaringan informasi global seperti penggunaan internet yang dewasa ini sering kali digunakan. Tekhnologi komunikasi hanya dapat dijadikan sebagai alat bantu dalam proses penyampaian informasi dengan cepat.sampai saat ini surat masih dipandang sebagai alat komunikasi tertulis yang efektif dan efisien. Dengan menggunakan surat, informasi yang akan disampaikan kepada seseorang/organisasi sesuai dengan sumber aslinya, sehingga informasi yang ada
didalam surat sifatnya jelas, akurat dan dapat menjadi alat bukti tertulis sewaktuwaktu jika diperlukan. Penggunaan surat juga dipandang efisien sebab ongkos pengiriman surat relatif lebih murah dibandingkan dengan penggunaan tekhnologi komunikasi. Jika dilihat dari peranannya jelaslah bahwa surat merupakan alat bukti tertulis dalam proses penyampaian informasi/berita yang perannya tidak dapat digantikan, sekalipun dengan penggunaan teknologi komunikasi. Maka dengan demikian sudah selayaknya suatu organisasi baik swasta maupun pemerintah melakukan penanganan khusus terhadap surat-surat yang masuk ke dalam organisasi maupun surat yang dikeluarkan oleh organisasi. Penangan surat yang baik dapat memperlancar kegiatan administrasi khususnya yang berkaitan dengan aktivitas korespondensi didalam suatu organisasi. Namun kenyataannya sampai saat ini masih banyak organisasi yang tidak mampu menjalankan prosedur penanganan surat masuk dan surat keluarnya dengan baik, sehingga hal tersebut dapat memperlambat aktivitas korespondensi suatu organisasi. Penanganan surat masuk dan surat keluar yang tidak baik dapat mengakibatkan kerugian bagi sebuah organisasi. Salah satu contoh keterlambatan penanganan surat masuk yaitu keterlambatan sebuah perusahaan dagang membalas surat permintaan dari seorang pelanggan. Hal ini mengakibatkan hilangnya kepercayaan pelanggan terhadap perusahaan. Prosedur penanganan surat masuk dan keluar yang baik tidak hanya dibutuhkan pada perusahaan dagang saja. Fakultas Ekonomi sebagai salah satu organisasi juga harus mampu menangani surat masuk dan surat keluarnya dengan
baik. Kegiatan surat menyurat pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dilakukan pada masing masing unit kerja, termasuk Bagian Kepegawaian. Salah satu contoh penaganan surat masuk dan surat keluar yang kurang baik di Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi yaitu sering kali pegawai lupa untuk menuliskan nomor dan tanggal surat keluar ke dalam buku besar. Mengingat pentingnya peran surat didalam suatu organisasi, maka penulis tertarik untuk membahas mengenai Prosedur Penanganan Surat Masuk dan Surat Keluar pada Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. B. Permasalahan Untuk mempermudah pembahasan agar tidak menyimpang dari materi, maka dalam hal ini penulis memberi batasan terhadap masalah yang akan diuraikan yaitu: 1. Bagaimana prosedur penanganan surat masuk dan surat keluar pada Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi? 2. Kendala-kendala apa saja yang dihadapi Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi dalam melakukan penanganan surat masuk dan surat keluar? C. Maksud dan Tujuan Adapun maksud dan tujuan dari penelitian ini adalah :
1. Untuk mengetahui bagaimana prosedur penanganan surat masuk dan surat keluar pada Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. 2. Untuk mengetahui kendala-kendala apa saja yang dihadapi Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi dalam menangani surat masuk dan surat keluar yang ada di Fakultas Ekonomi. D. Manfaat Penelitian Manfaat penelitian antara lain: 1. Bagi Fakultas Ekonomi USU Hasil Tugas akhir ini dapat sebagai bahan masukan dan bahan pertimbaatn bagi Fakultas Ekonomi USU yang mungkin berguna untuk mendukung kelancaran dalam menangani surat masuk dan surat keluar, khususnya di bagian kepegawaian. 2. Pihak yang berkepentingan Sebagai bahan untuk menambah wawasan dan pengetahuan bagi setiap pembacanya. 3. Bagi Penulis Sebagai dasar pemahaman lebih lanjut dari teori-teori manajemen perkantoran yang diterima penulis selama perkuliahan.
E. Jadwal Kegiatan Penelitian ini dilakukan di Fakultas Ekonomi Jl. T.M. Hanafiah Kampus USU Medan. Untuk lebih jelasnya jadwal kegiatan ini dapat dilihat pada Tabel 1.1 N O Tabel 1.1 Jadwal Survei dan penulisan Laporan Tugas Akhir KEGIATAN Oktober November Desember III IV I II III IV I II III IV 1. Pengajuan Judul 2. Pengajuan Dosen Pembimbing 3. Pengumpulan Data 4. Pengolahan dan Analisis Data 5. Penyusunan Tugas Akhir 6. Bimbingan dan Penyempurnaan Tugas Akhir 7. Pengesahan Tugas Akhir Persiapan Tugas Akhir dimulai dari tanggal 23 Oktober 2010 setelah judul tugas akhir ini disetujui oleh Sekretaris program Studi Diploma III Fakultas Ekonomi. Kemudian penulis melakukan riset untuk pengumpulan data selama beberapa minggu dari mulai tanggal 25 Oktober sampai dengan 31 Oktober 2010 di Bagian Kepegawaian yang berada di dalam Kantor
Tata Usaha Fakultas Ekonomi. Lalu penulis akan memulai penulisan laporan yang dikemas dalam bentuk Tugas Akhir. Dimana dalam penulisannya Penulis akan dibimbing oleh Dosen Pembimbing agar penulisan laporan sesuai dengan judul dan materi pembahasan. F. Sistematika Penulisan Agar pembahasan Tugas Akhir ini dilaksanakan secara sistematis dan terarah maka penulis membagi luas pembahasan Tugas Akhir ini dalam empat (4) bab, yang dianggap cukup memadai untuk mengemukakan hal yang dianggap penting dan relevan dengan judul Tugas Akhir yang dimaksud, dengan tujuan agar penulisan Tugas Akhir ini dapat lebih terarah dan sistematis. Tugas Akhir ini terdiri atas 4 (empat) bab dan setiap bab nya dibagi atas beberapa sub bab antara lain : BAB I : PENDAHULUAN Bab ini terdapat uraian mengenai latar belakang, permasalahan, maksud dan tujuan, rencana penulisan yang terdiri dari jadwal kegiatan dan rencana isi. BAB II : PROFIL ORGANISASI/INSTANSI Bab ini terdapat uraian mengenai sejarah ringkas organisasi, struktur organisasi dan personalia, job description, jaringan usaha/kegiatan, kinerja usaha terkini dan rencana kegiatan.
BAB III : PEMBAHASAN Bab ini terdapat uraian mengenai pengertian surat, fungsi surat, jenis dan bentuk surat, bagian-bagian surat dan beberapa contoh surat. Selain itu di dalam bab ini juga akan dilakukan analisis mengenai surat masuk dan surat keluar yang ada di Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi, bagaimana prosedur penanganannya dan kendala-kendala apa saja yang dihadapi dalam melakukan penanganan surat masuk dan surat keluar yang ada di Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi serta evaluaisnya. BAB IV : PENUTUP Bab ini berisikan kesimpulan dan saran saran mengenai Prosedur Penanganan Surat Masuk dan Surat Keluar di Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi.