AUDIT INTERNAL P-QS-06 A Diterbitkan Untuk Tanggapan 01-08-2013 B Diterbitkan Untuk Persetujuan 01-01-2013 0 Disetujui 01-01-2013
P QS-06 2 OF 9 02 REV. DESKRIPSI TANGGAL TABEL PERUBAHAN DISIAPKAN OLEH DIPERIKSA OLEH DISETUJUI OLEH HAL PERUBAHAN HAL PERUBAHAN LAMPIRAN PERUBAHAN A B 0 1 2 3 1 1 2 2 3 3 4 4 5 5 6 7 8 9
P QS-06 3 OF 9 02 DAFTAR ISI HALAMAN HALAMAN MUKA 1 TABEL REVISI 2 TABEL ISI 3 1. TUJUAN 4 2. RUANG LINGKUP 4 3. DEFINISI 4 4. TANGGUNG JAWAB DAN WEWENANG 5 5. PROSEDUR MUTU 5 6. LAMPIRAN
P QS-06 4 OF 9 02 1. TUJUAN Tujuan MP ini adalah: Menyediakan prosedur yang berisi tanggung jawab dan alur proses melaksanakan Internal Audit untuk menilai efektivitas Sistem Manajemen Mutu dan Mutu Akademik di UIN Alauddin Makassar. 2. RUANG LINGKUP Ruang lingkup MP ini meliputi : 1. Fakultas, Program Pascasarjana, dan Kantor Pusat 2. Seluruh proses perencanaan, pelaksanaan dan pelaporan Internal Audit 3. DEFINISI a. Sistem Manajemen Mutu Keseluruhan organisasi, peralatan, standar, kebijakan, prosedur dan aktifitas yang dipakai dalam memenuhi persyaratan Pelayanan. b. Audit Sistem Manajemen Mutu Suatu evaluasi dan analisa terhadap berbagai proses dalam Sistem Manajemen Mutu untuk mengetahui tingkat kesesuaian terhadap persyaratan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008, Kebijakan Mutu, Sasaran dan Target, Dokumen dan efektivitas serta efisiensi. c. Mutu Akademik Keseluruhan organisasi, peralatan,standar, kebijakan, prosedur dan aktivitas yang digunakan dalam memenuhi persyaratan Akademik. d. Audit Mutu Akademik Suatu evaluasi dan analisa terhadap berbagai proses dalam Proses Akademik untuk mengetahui tingkat kesesuaian terhadap persyaratan Akreditasi Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi (BAN-PT), meliputi Kebijakan Mutu, Sasaran dan Target, Dokumen dan efektivitas serta efisiensi.
P QS-06 5 OF 9 02 e. Tim Internal Audit Orang-orang yang ditunjuk untuk melakukan internal audit. f. Lead Auditor (Kepala Auditor) Orang yang ditugaskan memimpin Audit Sistem Manajemen Mutu dan Mutu Akademik g. Auditor Orang yang kompeten untuk melakukan Audit Sistem Manajemen Mutu dan dan Mutu Akademik h. Auditee Penanggung jawab area yang diaudit. i. Temuan Segala informasi yang diperoleh dari hasil audit (melalui wawancara, observasi, pemeriksaan dokumen) baik temuan positif (kesesuaian terhadap Sistem Manajemen Mutu dan Mutu Akademik) maupun temuan negatif (ketidaksesuaian terhadap Sistem Manajemen Mutu dan Mutu Akademik). j. Laporan Ketidaksesuaian Internal Audit Formulir berisi informasi mengenai ketidaksesuaian terhadap Sistem Manajemen Mutu dan Mutu Akademik yang ditemukan selama pelaksanaan Internal Audit yang perlu ditindaklanjuti dan disi oleh penanggung jawab area yang diaudit untuk menjamin efektivitas Sistem Manajemen Mutu dan Mutu Akademik. 4. TANGGUNG JAWAB DAN WEWENANG a. Tim internal audit diarahkan oleh Lembaga Penjaminan Mutu yang bertanggung jawab menyusun Program dan Jadwal Audit Mutu b. Lead Auditor dan Auditor bertanggung jawab melaksanakan internal audit dengan jadwal yang telah ditentukan. c. Auditee bertanggung jawab untuk menyediakan bukti-bukti objektif yang diperlukan selama pelaksanaan Internal Audit.
P QS-06 6 OF 9 02 5. PROSEDUR MUTU 5.1 Persyaratan Umum a. Audit Internal dilakukan minimal 1 (satu) kali setahun. Rencana pelaksanaan dapat dilihat dalam Formulir Program Audit (F.AI.01) b. Rektor menunjuk Tim Internal Audit untuk mengelola program Audit Internal yang berada di bawah koordinasi Lembaga Penjaminan Mutu. c. Tim Internal audit bersama dengan Lembaga Penjaminan Mutu menentukan Auditor sistem untuk melaksanakan Internal Audit. Tim Audit terdiri dari Lead Auditor dan Auditor lain sebagai anggota tim Auditor. Penetapan Tim Audit berdasarkan kepada kualifikasi Auditor: Auditor harus independen terhadap area yang diaudit. Pengalaman kerja yang memadai (pengalaman kerja yang berhubungan dengan standard mutu tempat sebelumnya, dapat dipertimbangkan atau merupakan tim internal audit). Termasuk di dalam daftar Internal Auditor. Pernah mengikuti pelatihan ISO 9001:2008. Pernah mengikuti pelatihan Auditor berdasarkan ISO19011. 5.2 Pengelolaan Program Audit Tahunan a. Tim Internal Audit bertanggung jawab mengelola proses Audit secara keseluruhan yaitu: Merencanakan proses Audit Memastikan Audit dilaksanakan Memantau dan meninjau ulang program Audit Meningkatkan program Audit b. Tim Internal Audit bertanggung jawab mengembangkan program Audit tahunan yang terdiri atas: Perencanaan jadwal Audit internal dalam 1 (satu) tahun. Ruang lingkup dan tujuan Audit Sumber daya yang diperlukan Program Audit dijadikan acuan dalam membuat jadwal pelaksanaan Audit dan penunjukan kepada Tim Internal Auditor.
P QS-06 7 OF 9 02 5.3 Peninjauan Dokumen Auditee d. Sebelum melaksanakan Audit, Auditor mempelajari dan memahami sistem kerja Auditee dengan cara meninjau ulang dokumen Auditee atau bertanya langsung kepada Auditee. e. Auditor memastikan dokumen telah ditinjau ulang dan merupakan dokumen terkini. 5.4 Persiapan Audit a. Tim Internal Audit bersama dengan Lembaga Penjaminan Mutu bertanggung jawab menyiapkan jadwal Audit dan mengkonfirmasinya dengan Tim Auditor sistem dan Auditee. b. Jadwal Audit internal menunjukkan informasi: Tanggal dan waktu Audit Auditor sistem Auditee Lokasi Audit Kriteria Audit c. Jadwal Audit didistribusikan paling lambat 3 (tiga) hari sebelum Audit dilaksanakan. d. Sebelum pelaksanaan Audit, Auditor bertanggung jawab menyiapkan dokumen kerja, seperti: f. Checklist Audit atau daftar pertanyaan yang akan disampaikan kepada Auditee dan cacatan bukti Audit menggunakan Formulir Daftar Periksa Internal Audit (F.AI.02) Salinan prosedur atau dokumen penunjang lainnya Dokumen jadwal Audit 5.5 Pelaksanaan Audit a. Lead Auditor memimpin Rapat Pembukaan (Opening Meeting) dan menyampaikan tujuan, ruang lingkup dan jadwal Internal Audit yang telah disusun serta mendokumentasikan peserta Rapat dalam Formulir Daftar Hadir Rapat (F.AI.03).
P QS-06 8 OF 9 02 b. Anggota Tim Internal melaksanakan Internal Audit sesuai dengan jadwal yang telah ditetapkan. c. Pada saat melakukan audit, tugas utama Auditor Sistem adalah mengumpulkan informasi dan melakukan verifikasi terhadap informasi yang diperolehnya. d. Pengumpulan informasi dilakukan dengan cara bertanya dan meminta Auditee untuk menunjukkan dokumen yang diperlukan serta mengamatinya. e. Auditor Sistem menggunakan teknik sampling selama proses pengumpulan informasi dan bukti objektif. f. Audit dilakukan tidak ditujukan untuk mencari kesalahan. g. Setelah melakukan Audit on-site, Auditor Sistem mengemukakan temuan berupa: Ketidaksesuaian Major yaitu bila terdapat persyaratan ISO 9001 dan BAN PT yang tidak dilaksanakan Ketidaksesuaian Minor yaitu bila terdapat prosedur atau persyaratan yang tidak dijalankan secara konsisten Observasi yaitu temuan yang tidak mempengaruhi efektivitas Sistem namun bila dilakukan akan meningkatkan kinerja sistem. h. Temuan dicatat dalam Formulir Ketidaksesuaian Internal Audit (F.AI.04) i. Auditor memastikan Auditee menandatangani Formulir Ketidaksesuaian Internal Audit sebagai persetujuan terhadap ketidaksesuaian yang ditemukan dan batas waktu tindakan perbaikannya. j. Auditor Sistem bertanggung jawab menyiapkan kesimpulan Audit, yang mengemukakan: Kesesuaian penerapan sistem manajemen terhadap kriteria Audit. Efektivitas penerapan sistem manajemen. Hal-hal yang diterapkan Auditee dengan baik (good points). Penyebab ketidaksesuaian dan potensi peningkatan. Indikator kinerja Bidang/Bagian di UIN Alauddin Makassar. Auditor melaporkan hasil Audit kepada Lead Auditor Internal Audit untuk dirangkum dan dilaporkan pada saat pelaksanaan Rapat Penutupan Internal Audit
P QS-06 9 OF 9 02 5.6 Tindak-lanjut Audit a. Sesuai Formulir Ketidaksesuaian Internal Audit, Auditee melakukan tindakan perbaikan ketidaksesuaian yang ditemukan saat Internal Audit, sesuai dengan batas waktu yang telah disepakati. b. Auditor melakukan verifikasi terhadap tindakan koreksi dan pencegahan yang telah dilaksanakan dan menilai efektifitasnya, sesuai waktu tindakan koreksi yang disepakati. Untuk memonitor status tindakan koreksi, auditor menggunakan formulir Problem Identification Corrective Action (PICA) atau formulir Rekapitulasi Ketidaksesuaian (F.AI.06). c. Apabila tindakan koreksi dinyatakan efektif, maka status ketidaksesuaian dinyatakan telah selesai atau status ditutup. d. Tim Internal Audit melakukan verifikasi akhir terhadap Formulir Ketidaksesuaian Internal Audit sebagai penilaian efektif atau tidaknya tindakan yang telah diambil dan memberikan komentar (bila perlu). e. Tim internal audit menyusun laporan internal audit yang berisi ringkasan hasil pelaksanaan audit internal mengukuti Formulir Pelaporan Hasil Audit Internal (F.AI.05). f. Lembaga Penjaminan Mutu mendokumentasikan seluruh rekaman hasil pelaksanaan Internal Audit. 6.0 LAMPIRAN 1. IK Audit Internal 2. Formulir Program Audit (F.AI.01) 3. Formulir Daftar Periksa Internal Audit (F.AI.02) a. Daftar Periksa ISO SMM 9001;2008 (F.AI.02.smm) b. Daftar Periksa AMAI (F.AI.02.akd. 1 sd 7) 4. Formulir Daftar Hadir Rapat (F.AI.03). 5. Formulir Ketidaksesuaian Internal Audit (F.AI.04) 6. Formulir Pelaporan Hasil Audit Internal (F.AI.05). 7. Formulir PICA (F.AI.06) 8. Surat Auditor (F.AI.07) 9. Surat Persetujuan Jadwal Audit Internal (F.AI.08)