Panduan Sistem Informasi Akademik Mahasiswa (SIAM) untuk Orangtua/Wali UPT Teknologi Informasi dan Komunikasi Universitas Brawijaya
Daftar Isi 1. Pendahuluan... 3 2. Login... 3 3. Informasi Akademik... 4 3.1 Kartu Hasil Studi... 4 3.2 Jadwal Kuliah... 6 3.3 Jadwal Ujian... 7 3.4 Absensi Mahasiswa... 8 3.5 Rekap Hasil Studi... 8 4. Informasi Keuangan... 9 4.1 Info Registrasi... 9 4.2 Histori Status... 10 5. Ganti Password SIAM... 10 6. Keluar SIAM... 12 2
Panduan SIAM untuk Orangtua/Wali 1. Pendahuluan Sistem Informasi Akademik Mahasiswa atau disingkat SIAM merupakan layanan sistem informasi online untuk mengelola data akademik dan keuangan mahasiswa. Di sini mahasiswa dapat mengakses berbagai layanan akademik seperti Kartu Rencana Studi (KRS), Kartu Hasil Studi (KHS), jadwal kuliah, jadwal ujian, absensi, dan rekap hasil studi dan layanan registrasi (keuangan) seperti info keuangan/pembayaran kuliah, serta pendaftaran wisuda, sertifikasi kompetensi TI, sertifikasi TOEFL ITP, aktivasi email, pengajuan cuti dan permohonan pengunduran diri. Orangtua/wali mahasiswa juga dapat mengakses SIAM untuk melihat beberapa informasi akademik dan keuangan putra-putrinya. Informasi yang dapat diakses oleh orangtua/wali mahasiswa adalah melihat: kartu hasil studi, jadwal kuliah, jadwal ujian, absensi mahasiswa, rekap hasil studi, pembayaran SPP, dan rekap status akademik mahasiswa. 2. Login Untuk masuk ke SIAM buka https://siam.ub.ac.id/ pada program browser Anda (Mozilla Firefox, Chrome, dsb.), seperti yang ditunjukkan pada gambar berikut (Gambar 1). Gambar 1. Alamat web SIAM Kemudian muncul halaman Login. Masukkan username dan password kemudian klik Masuk (Gambar 2). Gambar 2. Halaman login SIAM 3
3. Informasi Akademik Setelah login berhasil, Anda akan masuk ke halaman Akademik yang berisi informasi Kartu Hasil Studi, Jadwal Kuliah, Jadwal Ujian, Absensi dan Rekap Hasil Studi (Gambar 3). Gambar 3. Menu halaman akademik 3.1 Kartu Hasil Studi Pada bagian ini, orangtua bisa melihat Kartu Hasil Studi (KHS) seorang mahasiswa pada semester tertentu yang sudah diselesaikan atau sedang berjalan. KHS berisi nilai untuk tiap mata kuliah, SKS, nama mata kuliah dan IPK per semester (Gambar 4). Untuk simpan pdf klik ikon pdf, untuk cetak klik ikon printer. Gambar 4. Kartu Hasil Studi 4
Di sebelah kiri adalah detail mahasiswa bersangkutan, termasuk status akademiknya (aktif atau tidak aktif). Penjelasan status akademik mahasiswa: AKTIF: Mahasiswa terdaftar dalam proses perkuliahan dan proses perkuliahan sedang berjalan. TERDAFTAR: Mahasiswa sudah menyelesaikan registrasi keuangan, namun belum/tidak melakukan registrasi akademik (memprogram KRS). TIDAK AKTIF: Mahasiswa belum/tidak menyelesaikan registrasi keuangan. EVALUASI STUDI: Karena sebab-sebab tertentu, mahasiswa dalam proses evaluasi dan tidak dapat melakukan kegiatan akademik sebelum menyelesaikan permasalahan evaluasinya, jika tidak diselesaikan, maka dapat mengakibatkan drop out. DROP OUT: Mahasiswa drop out atau putus studi adalah mahasiswa yang tidak memenuhi persyaratan evaluasi keberhasilan studi, atau mahasiswa yang tidak terdaftar karena tidak melakukan registrasi lebih dari 2 semester kumulatif/berturut-turut. CUTI AKADEMIK: Cuti akademik adalah penundaan registrasi administrasi dalam waktu tertentu dengan ijin Rektor. LULUS: Mahasiswa menerima status lulus jika sudah menyelesaikan seluruh proses dan kewajiban akademiknya. MENGUNDURKAN DIRI: Status mengundurkan diri jika mahasiswa mengajukan permohonan pengunduran diri dari posisinya sebagai mahasiswa UB dan disetujui. 5
3.2 Jadwal Kuliah Untuk melihat jadwal kuliah mahasiswa, klik JADWAL KULIAH di daftar layanan yang ada di atas halaman. Berikut adalah contoh Jadwal Kuliah mahasiswa (Gambar 5). Gambar 5. Jadwal kuliah Jadwal Kuliah yang ditampilkan adalah untuk semester saat ini. Tabel Jadwal Kuliah menampilkan Hari, Jam, Ruang, Nama Mata Kuliah, Kelas, Kode, dan Tahun Kurikulum yang digunakan. Jika ada pengumuman dari dosen mata kuliah terkait, dapat dilihat dengan mengklik tombol Tampilkan pada kolom Pengumuman. 6
3.3 Jadwal Ujian Untuk melihat jadwal ujian mahasiswa pada semester saat ini, klik JADWAL UJIAN di daftar layanan yang ada di atas halaman. Berikut adalah contoh Jadwal Ujian (Gambar 6). Gambar 6. Jadwal ujian Di tabel Jadwal Ujian ditampilkan informasi Tanggal, Jam, Kelas, Kode dan Nama Mata Kuliah, dan Ruang Ujian. Nama-nama peserta ujian di kelas terkait dapat dilihat dengan mengklik tombol Tampilkan pada kolom Peserta Kelas. Contoh daftar peserta kelas bisa dilihat pada Gambar 7. Gambar 7. Daftar peserta ujian 7
3.4 Absensi Mahasiswa Untuk menampilkan absensi mahasiswa bersangkutan pada semester ini, klik ABSENSI di daftar layanan yang ada di atas halaman. Berikut adalah contoh Absensi Mahasiswa (Gambar 8). Gambar 8. Absensi Di tabel Absensi ditampilkan informasi Kode dan Nama Mata Kuliah, Kelas, Jumlah Alpha, Ijin, Sakit, Hadir, Tatap Muka dan Pros entase. Absensi ini juga dapat dicetak, cukup dengan mengklik ikon printer di sebelah atas tabel. 3.5 Rekap Hasil Studi Rekap Hasil Studi menampilkan seluruh mata kuliah yang sudah diambil oleh mahasiswa beserta nilainya. Berikut adalah contoh Rekap Hasil Studi (Gambar 9). Gambar 9. Rekap hasil studi mahasiswa 8
Di menu ini ditampilkan Kode Mata Kuliah, Nama Mata Kuliah, Jumlah SKS, Tahun Akademik saat mengambil mata kuliah tersebut, dan Nilainya. 4. Informasi Keuangan Pada menu ini orangtua mahasiswa bisa melihat informasi registrasi dan histori status mahasiswa. 4.1 Info Registrasi Pada bagian ini orangtua bisa melihat besar tagihan biaya perkuliahan per semester. Status keuangan juga bisa dilihat apakah sudah terbayar atau belum. Jika total tagihan di bank kosong (0), pada debet dan kredit juga seimbang jumlahnya, maka status sudah terbayar (Gambar 10). Orangtua bisa melihat besar biaya per semester dengan pilih semesternya dan klik Tampil. Gambar 50. Menu keuangan 9
4.2 Histori Status Pada bagian ini orangtua bisa melihat rekap status mahasiswa mulai semester pertama hingga semester terbaru (Gambar 11). Gambar 11. Histori status mahasiswa 5. Ganti Password SIAM Untuk keamanan username, Anda bisa mengubah password SIAM orang tua. Caranya buka https://bais.ub.ac.id/, kemudian login dengan memasukkan username dan password, dan klik Masuk (Gambar 12). Gambar 12. Login ke BAIS 10
Kemudian klik Ganti Password (Gambar 13). Gambar 13. Menu ganti password Selanjutnya masukkan password lama dan password baru, kemudian klik Ganti Password untuk menyimpan (Gambar 14). Gambar 14. Ganti password Jika sudah berhasil mengganti password di BAIS. Jangan lupa keluar dari aplikasi BAIS dengan klik Logout (Gambar 15). Gambar 15. Logout dari BAIS 11
6. Keluar SIAM Untuk keluar dari SIAM, klik Logout di pojok kanan atas (Gambar 16). Gambar 66. Keluar dari SIAM Demikian panduan penggunaan SIAM bagi Orangtua Mahasiswa. Jangan lupa untuk melakukan logout dengan mengklik ikon Logout di pojok kanan atas halaman setiap kali Anda selesai mengakses SIAM. Untuk bantuan lebih lanjut, hubungi: Helpdesk TIK UB Gedung Rektorat Lt. 2 Universitas Brawijaya, Malang Telp. (0341) 551611 ext. 134 langsung (0341) 575878 Email: helpdesk[at]ub.ac.id 12