GARIS PANDUAN MENGHADIRI PERSIDANGAN STAF AKADEMIK UNIVERSITI PERTAHANAN NASIONAL MALAYSIA

GARIS PANDUAN MENGHADIRI PERSIDANGAN STAF AKADEMIK UNIVERSITI PERTAHANAN NASIONAL MALAYSIA

1.0 TUJUAN Garis panduan ini bertujuan memaklumkan keputusan Mesyuarat Lembaga Pengarah Universiti Bil.2/2015 yang telah bersidang pada 29 Mei 2015 berhubung kelulusan pemakaian Garis Panduan Menghadiri Persidangan Staf Akademik Universiti Pertahanan Nasional Malaysia. 2.0 LATAR BELAKANG 2.1 Menghadiri persidangan adalah satu kemudahan yang diberikan kepada staf akademik untuk menghadiri aktiviti keilmuan yang bertujuan untuk meningkatkan lagi kepakaran dan profesionalisme dalam bidang masing-masing 3.0 OBJEKTIF 3.1 Garis panduan ini disediakan bagi menjelaskan syarat, kriteria dan prosedur permohonan menghadiri persidangan Dalam dan Luar Negara bagi staf akademik Universiti Pertahanan Nasional Malaysia dengan pembiayaan peruntukan persidangan Universiti atau geran penyelidikan. 4.0 DEFINISI 4.1 Persidangan bermaksud aktiviti persidangan yang berkaitan dengan penyelidikan sebagai pembentang oral, poster, penceramah undangan, panel, pengerusi panel dan peserta. 5.0 KATEGORI PERSIDANGAN 5.1 Jenis pembiayaan dan panduan menghadiri persidangan Dalam dan Luar Negara a) Peruntukan Persidangan Universiti (Dalam / Luar Negara) b) Peruntukan Geran Penyelidikan c) Peruntukan Agensi Luar / Persendirian

5.1.1 Peruntukan Persidangan Universiti (Dalam Negara/Luar Negara) 5.1.1.1 Kelayakan (i) Staf akademik berstatus jawatan Tetap / Tetap (Percubaan). (ii) Staf akademik berstatus jawatan kontrak dan pinjaman dengan tempoh perlantikan sekurang-kurangnya tiga (3) tahun atau lebih 5.1.1.2 Syarat - syarat (i) Hanya staf yang telah diperaku oleh Jawatankuasa Persidangan Peringkat Fakulti/Pusat sahaja yang akan dipertimbangkan untuk kelulusan menghadiri persidangan. (ii) (iii) (iv) Staf hanya dibenarkan untuk menghadiri persidangan sebagai pembentang / peserta sebanyak empat (4) kali dalam setahun dengan peruntukan cuti menghadiri persidangan tidak melebihi enam belas (16) hari setahun. Staf hanya dibenarkan untuk menghadiri tiga (3) kali persidangan Dalam Negara dan satu (1) kali persidangan di Luar Negara dalam setahun. Hanya pembentang kertas kerja sahaja yang akan dipertimbangkan untuk menghadiri persidangan Luar Negara. (v) Permohonan menghadiri persidangan Dalam Negara sebagai peserta hanya akan dipertimbangkan bagi Pensyarah Muda sebanyak satu (1) kali dalam setahun dan tiga (3) kali sebagai pembentang kertas kerja.

(vi) Bagi staf yang berstatus Profesor, peruntukan menghadiri persidangan hanya dibenarkan bagi yang menyertai sebagai pembentang kertas kerja sahaja. (vii) (viii) Hanya empat (4) orang pembentang kertas kerja yang berasingan tajuk sahaja yang dibenarkan dalam satu persidangan. Setiap staf hanya dibenarkan menggunakan peruntukan universiti untuk menghadiri persidangan Dalam dan Luar Negara tidak melebihi RM 10,000.00 dalam setahun. 5.1.1.3 Pembiayaan (i) Peruntukan pembiayaan menghadiri persidangan Dalam Negara hanya akan diluluskan oleh Jawatankuasa Persidangan Universiti berdasarkan kepada pembiayaan subsidi seperti berikut: a) Yuran pendaftaran bagi satu (1) kertas kerja sahaja. b) Tambang perjalanan mengikut kadar kelayakan berdasarkan Pekeliling Perbendaharaan atau kadar penerbangan termurah. c) Penginapan mengikut kadar bayaran penginapan atau elaun lojing berkursus berdasarkan Pekeliling Perbendaharaan. d) Kadar elaun makan, elaun lojing dan sewa hotel mengikut kadar elaun kursus mengikut Pekeliling Perbendaharaan. e) Lain lain perbelanjaan mengikut pertimbangan Jawatankuasa Persidangan Universiti.

(ii) Peruntukan pembiayaan menghadiri persidangan Luar Negara hanya akan diluluskan oleh Jawatankuasa Persidangan Universiti bagi pembiayaan bayaran yuran pendaftaran sahaja. (iii) (iv) Bagi pembiayaan perbelanjaan perjalanan, penginapan dan lain-lain hanya akan dipertimbang untuk kelulusan oleh Naib Canselor melalui baki peruntukan vot mengurus One-off Universiti. Staf adalah disarankan untuk mendapatkan pembiayaan geran penyelidikan / tajaan pihak luar / persendirian bagi menampung keperluan perbelanjaan pelbagai. 5.1.1.4 Tuntutan (i) Semua tuntutan hendaklah dihantar selewat-lewatnya empat belas (14) hari selepas menghadiri persidangan. 5.1.2 Peruntukan Geran Penyelidikan 5.1.2.1 Kelayakan (i) Staf akademik berstatus jawatan Tetap / Tetap (Percubaan). (ii) Staf akademik berstatus jawatan kontrak dan pinjaman dengan tempoh perlantikan sekurang-kurangnya tiga (3) tahun atau lebih. 5.1.2.2 Syarat - syarat (i) Hanya staf yang telah diperaku oleh Jawatankuasa Persidangan Peringkat Fakulti/Pusat sahaja yang akan dipertimbangkan untuk kelulusan menghadiri persidangan.

(ii) Staf yang menghadiri persidangan menggunakan peruntukan geran penyelidikan perlu mendapat kelulusan Kementerian Pendidikan Tinggi (KPT) terlebih dahulu melalui Pusat Pengurusan Penyelidikan dan Inovasi (PPPI). (iii) (iv) Staf hanya dibenarkan untuk menghadiri persidangan sebagai pembentang / peserta empat (4) kali dalam setahun dengan peruntukan cuti menghadiri persidangan tidak melebihi enam belas (16) hari setahun. Staf hanya dibenarkan untuk menghadiri tiga (3) kali persidangan Dalam Negara dan satu (1) kali persidangan di Luar Negara dalam setahun. 5.1.3 Peruntukan Agensi Luar / Persendirian 5.1.3.1 Kelayakan (i) Staf akademik berstatus jawatan Tetap / Tetap (Percubaan). (ii) Staf akademik berstatus jawatan kontrak dan pinjaman dengan tempoh perlantikan sekurang-kurangnya tiga (3) tahun atau lebih. 5.1.3.2 Syarat - syarat (i) Hanya staf yang telah diperaku oleh Jawatankuasa Persidangan Peringkat Fakulti/Pusat sahaja yang akan dipertimbangkan untuk kelulusan menghadiri persidangan.

(ii) (iii) Staf hanya dibenarkan untuk menghadiri persidangan sebagai pembentang / peserta sebanyak empat (4) kali dalam setahun dengan peruntukan cuti menghadiri persidangan tidak melebihi enam belas (16) hari setahun. Staf hanya dibenarkan untuk menghadiri tiga (3) kali persidangan Dalam Negara dan satu (1) kali persidangan di Luar Negara dalam setahun. 6.0 TATACARA MENGHADIRI PERSIDANGAN 6.1 Sebelum Menghadiri Persidangan 6.1.1 Permohonan untuk menghadiri persidangan hendaklah dibuat menggunakan Borang Permohonan Menghadiri Persidangan (UPNM.PEND.HRD.ULK.002). 6.1.2 Borang permohonan yang telah lengkap diisi serta diperaku oleh Jawatankuasa Persidangan Peringkat Fakulti/Pusat hendaklah dihantar mengikut tempoh yang telah ditetapkan seperti berikut: 6.1.2.1 Bagi permohonan menghadiri persidangan Dalam Negara, permohonan perlu dihantar dalam tempoh satu (1) bulan sebelum tarikh persidangan berlangsung. 6.1.2.2 Bagi permohonan menghadiri persidangan Luar Negara, permohonan perlu dihantar dalam tempoh dua (2) bulan sebelum tarikh persidangan berlangsung. 6.1.3 Bagi permohonan menghadiri persidangan ke Luar Negara, Borang UPNM/PEND-06 (Borang permohonan lawatan Ke Luar Negara) perlu dihantar terus ke Pejabat Naib Canselor oleh pemohon selepas menerima kelulusan menghadiri persidangan daripada Mesyuarat Jawatankuasa Persidangan Universiti. 6.1.4 Setiap staf yang telah mendapat kelulusan untuk menghadiri persidangan di Luar Negara adalah bertanggungjawab untuk memastikan permohonan lawatan ke Luar Negara telah diluluskan oleh Naib Canselor.

6.1.5 Dokumen/Maklumat yang Perlu Disertakan Bersama Borang Permohonan a) Cabutan minit Mesyuarat Jawatankuasa Persidangan peringkat Fakulti/Pusat. b) Brosur/dokumen pemberitahuan tentang persidangan yang lengkap daripada penganjur. c) Surat jemputan sebagai pembentang kertas kerja daripada penganjur (jika berkenaan) atau surat pengesahan penyertaan daripada penganjur. d) Artikel kertas kerja yang akan dibentang. e) Surat penerimaan kertas kerja oleh penganjur. f) Jadual waktu kuliah/peperiksaan. g) Surat tentangi bantuan dan peruntukan kewangan daripada agensi luar Universiti (jika ada). h) Maklumat pembayaran yuran persidangan yang lengkap. 6.2 Selepas Menghadiri Persidangan 6.2.1 Staf yang telah menghadiri persidangan dikehendaki untuk menyerahkan satu (1) salinan lengkap prosiding persidangan ke Perpustakaan Jeneral Tun Ibrahim (PJTI) berserta borang tuntutan bayaran untuk pengesahan Ketua Pustakawan selewat-lewatnya dua (2) minggu (14 hari) selepas tamat program. 6.2.2 Staf yang telah menghadiri persidangan dikehendaki untuk mengisi dan menghantar Borang Maklum Balas Menghadiri Latihan (UPNM.PEND.HRD.ULK.003) ke Unit Latihan dan Kompetensi, Bahagian Pembangunan Sumber Manusia (BPbSM), Jabatan Pendaftar selewat-lewatnya dua (2) minggu selepas tamat program bagi tujuan rekod Buku Perkhidmatan. 6.2.3 Setiap staf yang telah menghadiri persidangan dikehendaki untuk mengadakan sesi pembentangan/perkongsian di Jabatan/Fakulti selepas menghadiri persidangan. 6.2.4 Staf perlu memaklumkan kepada Jabatan Pendaftar status kertas kerja yang telah dibentangkan bagi tujuan rekod.

7.0 PERATURAN AM 7.1 Staf yang tidak menghadiri persidangan yang telah diluluskan sama ada dengan bantuan pembiayaan atau tanpa bantuan pembiayaan, dikehendaki memaklumkan kepada Ketua Jabatan dan Bahagian Pembangunan Sumber Manusia, Jabatan Pendaftar bagi tujuan pengemaskinian rekod. 7.2 Staf adalah disarankan untuk mendapatkan pembiayaan geran penyelidikan / tajaan luar bagi menyertai persidangan, terutamanya bagi persidangan di Luar Negara. 7.3 Staf yang menghadiri persidangan dikehendaki untuk menjaga nama/imej Universiti Pertahanan Nasional Malaysia semasa program berlangsung. 7.4 Sebarang perubahan berkaitan pelaksanaan program persidangan di Luar Negara perlu dimaklumkan kepada Bahagian Pembangunan Sumber Manusia, Jabatan Pendaftar. 7.5 Kelulusan menghadiri persidangan boleh ditarik balik sekiranya pihak pentadbiran Universiti mendapati maklumat yang diberikan peserta didapati tidak benar atau syarat-syarat yang dikenakan tidak dipatuhi. 7.6 Staf tidak dibenarkan untuk menghadiri persidangan tanpa mendapat perakuan Jawatankuasa Persidangan Fakulti/Pusat dan kelulusan Jawatankuasa Persidangan Universiti. 7.7 Staf tidak dibenarkan menyalah guna cuti menghadiri persidangan dengan tidak menghadiri persidangan yang dipohon sama ada sepenuhnya atau sebahagian, atau menggunakan cuti tersebut untuk tujuan lain.

8.0 CARTA ALIR MENGHADIRI PERSIDANGAN (PEMBENTANG / PESERTA) DALAM NEGARA DENGAN MENGGUNAKAN PERUNTUKAN UNIVERSITI Mula Mengisi Borang Permohonan Menghadiri Persidangan Pengesahan Ketua PTj Penilaian Jawatankuasa Persidangan Peringkat Fakulti / Pusat DIPERAKU Penerimaan Permohonan Di Peringkat BPbSM Kelulusan TIDAK DIPERAKU Permohonan tidak diproses Penilaian Jawatankuasa Persidangan Universiti LULUS Kelulusan TIDAK LULUS Pengeluaran Surat Tawaran Staf Menghadiri Persidangan Menyerahkan Dokumen Prosiding Beserta Borang Tuntutan Kepada PJTI Bagi Tujuan Pengesahan Dan Hebahan Umum Portal Bentang Kertas Kerja Di Fakulti / Pusat Penilaian Persidangan Kemaskini Rekod Buku Perkhidmatan Tamat

9.0 CARTA ALIR MENGHADIRI PERSIDANGAN (PEMBENTANG / PESERTA) LUAR NEGARA DENGAN MENGGUNAKAN PERUNTUKAN UNIVERSITI Mula Mengisi Borang Permohonan Menghadiri Persidangan Pengesahan Ketua PTj Penilaian Jawatankuasa Persidangan Peringkat Fakulti / Pusat DIPERAKU Penerimaan Permohonan Di Peringkat BPbSM Kelulusan TIDAK DIPERAKU Permohonan tidak diproses Penilaian Jawatankuasa Persidangan Universiti SYOR Syor TIDAK SYOR Penilaian Naib Canselor Kelulusan TIDAK LULUS LULUS Pengeluaran Surat Tawaran Staf Menghadiri Persidangan Menyerahkan Dokumen Prosiding Beserta Borang Tuntutan Kepada PJTI Bagi Tujuan Pengesahan Dan Hebahan Umum Portal Bentang Kertas Kerja Di Fakulti / Pusat Penilaian Persidangan Kemaskini Rekod Buku Perkhidmatan Tamat

10.0 CARTA ALIR MENGHADIRI PERSIDANGAN (PEMBENTANG / PESERTA) DALAM NEGARA DENGAN MENGGUNAKAN PERUNTUKAN GERAN PENYELIDIKAN Mula Mengisi Borang Permohonan Menghadiri Persidangan Pengesahan Ketua PTj Penilaian Jawatankuasa Persidangan Peringkat Fakulti / Pusat DIPERAKU Semakan Dan Pengesahan PPPI Serta KPM Kelulusan TIDAK DIPERAKU Permohonan tidak diproses Pengesahan Penerimaan Permohonan Di Peringkat BPbSM Penilaian Jawatankuasa Persidangan Universiti LULUS Kelulusan / Syor TIDAK LULUS Pengeluaran Surat Tawaran Staf Menghadiri Persidangan Menyerahkan Dokumen Prosiding Beserta Borang Tuntutan Kepada PJTI Bagi Tujuan Pengesahan Dan Hebahan Umum Portal Bentang Kertas Kerja Di Fakulti / Pusat Penilaian Persidangan Kemaskini Rekod Buku Perkhidmatan Tamat