MANUAL UNTUK MAHASISWA

MANUAL UNTUK MAHASISWA SISTEM INFORMASI AKADEMIS NEXT GENERATION UNIVERSITAS INDONESIA 2008

Copyright 2008 Pengembangan dan Pelayanan Sistem Informasi Universitas Indonesia. Hak cipta dilindungi oleh hukum. Nama perusahaan dan produk lain yang disebutkan disini ada kemungkinan merupakan merek dagang dari pemilik perusahaan dan produk tersebut. Pengembangan dan Pelayanan Sistem Informasi Universitas Indonesia Kampus Baru Universitas Indonesia Depok, Jawa Barat 16424 Indonesia 2008 1

ABSTRAK Dokumen ini menjelaskan tentang petunjuk penggunaan Aplikasi Sistem Informasi Akademik Next Generation (SIAK-NG) yang berbasis Web untuk pengguna Mahasiswa. Dokumen ini membahas dan memberikan petunjuk tentang penggunaan fitur-fitur yang terdapat pada Aplikasi SIAK NG beserta contoh-contoh penerapannya sesuai dengan regulasi yang berlaku di Universitas Indonesia. 2

DAFTAR ISI Abstrak...2 Daftar Isi...3 Daftar Gambar...5 1 Sekilas Pandang...7 Fungsi SIAK-NG Untuk Mahasiswa...7 Manfaat SIAK-NG Untuk Mahasiswa...7 2 Proses Login...8 3 Menu Utama...9 4 Menu Data Akademik...11 Data Ringkasan...11 Data Riwayat...12 Data Pembayaran...16 Status Akademis...17 5 Menu Kalender...18 Kalender Akademik...18 6 Menu Mata Kuliah...20 Pengajuan MK Spesial...20 7 Menu IRS...22 Isi/Ubah IRS...22 Detail Mata Kuliah...23 Penambahan Mata Kuliah...24 Pembatalan Mata Kuliah...25 Lihat IRS (Isian Rencana Studi)...26 Ringkasan...26 Pengecekan Mata Kuliah...28 Daftar Kelas Mata Kuliah...30 Jadwal Kuliah...30 Pembimbing...32 Kirim Pesan Ke PA...32 8 Menu Mahasiswa...33 Isian Data Mahasiswa (IDM)...33 Mengubah Isian Data Mahasiswa...36 9 Menu Perkuliahan...40 10 Menu Jadwal...42 Lihat Jadwal Kuliah...42 Melihat Detail Mata Kuliah...43 Lihat Jadwal Ujian...44 Ujian MK Spesial...45 Melihat Rincian Jadwal Ujian MK Spesial...45 10 Menu Support...47 Online Support...Error! Bookmark not defined. Manual SIAK NG...47 3

Frequently Asked Questions...47 Issue Tracking...48 Credits...48 4

DAFTAR GAMBAR Gambar 1. Halaman Login Untuk Mahasiswa... 8 Gambar 2. Halaman Awal Untuk Mahasiswa... 9 Gambar 3. Halaman Melihat Data Akademis... 12 Gambar 4. Halaman Melihat Data Riwayat Akademis Berdasarkan Term... 13 Gambar 5. Halaman Melihat Data Riwayat Akademis Berdasarkan Mata Kuliah... 15 Gambar 6. Halaman Melihat Data Riwayat Akademis Berdasarkan Transfer SKS... 16 Gambar 7. Halaman Melihat Data Pembayaran... 16 Gambar 8. Halaman Melihat Status Akademis Mahasiswa... 17 Gambar 9. Halaman Kalender Akademik... 18 Gambar 10. Halaman Kelender Sebelumnya... 19 Gambar 11. Halaman Pengajuan Mata Kuliah Spesial... 20 Gambar 12. Halaman Pilih Daftar Pengajar... 21 Gambar 13. Halaman Pengajuan Topik Mata Kuliah Spesial... 21 Gambar 14. Halaman Isi/Ubah IRS... 23 Gambar 15. Halaman Melihat Detail Mata Kuliah... 24 Gambar 16. Halaman Add IRS... 25 Gambar 17. Halaman Drop IRS... 26 Gambar 18. Halaman Melihat IRS... 28 Gambar 19. Halaman Pengecekan IRS... 29 Gambar 20. Halaman Daftar Kelas... 30 Gambar 21. Halaman Informasi Kelas... 30 Gambar 22. Halaman Informasi Mata Kuliah... Error! Bookmark not defined. Gambar 23. Halaman Melihat Jadwal Kuliah... 31 Gambar 24. Halaman Daftar Pembimbing Akademis... 32 Gambar 25. Halaman Kirim Pesan Ke PA... 32 Gambar 26. Halaman Isian Data Mahasiswa (Form A)... 34 Gambar 27. Halaman Isian Data Mahasiswa (Form B)... 35 Gambar 28. Halaman Isian Data Mahasiswa (Form C)... 36 Gambar 29. Halaman Mengubah Isian Data Mahasiswa (Form A)... 37 Gambar 30. Halaman Mengubah Isian Data Mahasiswa (Form B)... 38 Gambar 31. Halaman Mengubah Isian Data Mahasiswa (Form C)... 39 Gambar 32. Halaman Daftar Rencana Perkuliahan... 40 Gambar 33. Halaman Daftar Rencana Perkuliahan (SAP)... 41 Gambar 34. Halaman Jadwal Kuliah... 43 Gambar 35. Halaman Informasi Kelas... Error! Bookmark not defined. Gambar 36. Halaman Informasi Mata Kuliah... Error! Bookmark not defined. Gambar 37. Halaman Jadwal Ujian (Kelas Internal)... 44 Gambar 38. Halaman Jadwal Ujian (Kelas Eksternal)... 44 Gambar 39. Halaman Jadwal Ujian (Setara)... 44 Gambar 40. Halaman Melihat Jadwal Ujian Mata Kuliah Spesial... 45 Gambar 41. Halaman Melihat Detail Jadwal Ujian Mata Kuliah Spesial... 46 Gambar 42. Halaman Online Support... Error! Bookmark not defined. 5

Gambar 43. Halaman Tampilan Daftar Panduan Penggunaan SIAK NG... 47 Gambar 44. Halaman Tampilan FAQ... 47 Gambar 45. Halaman Issue Tracking... 48 Gambar 46. Halaman Credits... 48 6

1 SEKILAS PANDANG Aplikasi Sistem Informasi Akademik Next Generation (SIAK-NG) adalah aplikasi yang berbasiskan web yang digunakan untuk membantu menunjang kegiatan akademik di Universitas Indonesia. Aplikasi ini bersifat online dan dapat diakses oleh pengguna Mahasiswa yang terhubung ke jaringan Internet sehingga pengguna Mahasiswa dapat menggunakan aplikasi ini dari mana saja dan kapan saja. SIAK-NG juga mengintegrasikan proses bisnis dari semua fakultas di Universitas Indonesia sehingga memudahkan proses pemantauan. SIAK-NG memiliki 4 kategori pengguna, yaitu : Penyelenggara Pendidikan (Sub Bagian Akademik) Mahasiswa Dosen Direktorat Pendidikan Dimana setiap pengguna dapat saja memiliki lebih dari 1 peran pada lebih dari satu program studi yang berbeda dengan hanya menggunakan 1 account untuk mengakses. Fungsi SIAK-NG Untuk Mahasiswa Dokumen ini khusus membahas mengenai petunjuk pemakaian untuk pengguna Mahasiswa yang antara lain dapat melakukan: Perencanaan yang terstruktur mengenai kegiatan akademisnya setiap saat. Pemantauan nilai-nilai dan data akademis secara online melalui Internet. Pemantauan yang tepat dan terpadu mengenai kegiatan akademis di Universitas Indonesia melalui kalender akademis. Manfaat SIAK-NG Untuk Mahasiswa Fungsi-fungsi diatas memiliki manfaat langsung terhadap Mahasiswa sendiri yaitu: Memudahkan pemantauan nilai-nilai dan kegiatan akademis secara online. Memudahkan registrasi secara online. Melihat jadwal kuliah dan jadwal ujian. Mengisi IRS secara online. Menambah atau membatalkan mata kuliah pada semester yang sedang berjalan. SEKILAS PANDANG Manual SIAK-NG Mahasiswa 7

2 PROSES LOGIN Untuk menggunakan aplikasi SIAK-NG, setiap mahasiswa harus melakukan proses login yang bertujuan untuk melakukan otentikasi sah atau tidaknya account anda mengakses SIAK-NG. Proses login juga mengidentifikasi tipe dan hak akses anda sehingga menu yang ditampilkan khusus untuk keperluan anda sebagai mahasiswa. Halaman untuk login dapat diakses di URL http://academic.ui.edu seperti pada Gambar 1. Gambar 1. Halaman Login Untuk Mahasiswa Mahasiswa memasukkan username pada kolom pertama dan password pada kolom kedua dan kemudian klik tombol untuk proses otentikasi. Setelah otentikasi berhasil, akan ditampilkan halaman seperti Gambar 2. 8 PROSES LOGIN Manual SIAK-NG Mahasiswa

3 MENU UTAMA Setelah proses login sukses akan muncul halaman Isian Data Mahasiswa (IDM), halaman ini harus diisi lengkap untuk kedua form dan kemudian di submit. Pastikan semua tanda * terisi, dan submit untuk setiap halaman form, kemudian akan muncul halaman IDM yang telah terisi. Apabila mahasiswa telah sukses melakukan pengisian IDM, baru dapat menggunakan SIAK NG. Halaman awal yang ditampilkan khusus untuk pengguna Mahasiswa seperti pada Gambar 2. Halaman awal ini menampilkan kegiatan yang akan dilakukan pada program studi dalam organisasi mahasiswa yang bersangkutan. Dari halaman awal ini dapat diakses menu-menu yang terdapat pada menu bar berwarna hitam di bagian atas. Pada bagian kiri dibawah menu bar terdapat Hari, Tanggal, dan Jam pada saat itu. Kemudian juga terdapat Nama Pengguna dan Role yang dimilikinya. Pada halaman ini juga menampilkan pengumuman dan info penting yang terkait dengan perkuliahan mahasiswa. Gambar 2. Halaman Awal Untuk Mahasiswa MENU UTAMA Manual SIAK-NG Mahasiswa 9

Menu-menu yang terdapat pada menu bar hitam di bagian atas antara lain: Menu Data Akademis Menampilkan data ringkasan dan transkrip mahasiswa. Menu Kalender Menampilkan daftar kegiatan dalam 1 periode tahun ajaran mencakup event UI dan event program studi. Menu Mata Kuliah Dapat melakukan fungsi pengajuan topik mata kuliah spesial. Menu IRS Menampilkan form pengajuan IRS untuk di-submit ke pembimbing akademis mahasiswa. Menu Mahasiswa Menampilkan Isian Data Mahasiswa secara terperinci. Menu Perkuliahan Dapat menampilkan rencana perkuliahan pada tahun dan term tertentu. Menu Jadwal Menampilkan jadwal kuliah dan jadwal ujian secara terperinci. Menu Support Menampilkan dokumen manual SIAK NG, FAQ, PDF Reader untuk membuka dokumentasi, dan Browser. 10 Manual SIAK-NG SBA MENU UTAMA

4 MENU DATA AKADEMIK Data Ringkasan Data Ringkasan berisi rangkuman prestasi akademis mahasiswa yang ditampilkan menurut status mahasiswa yang terakhir, antara lain Data Mahasiswa dan Statistik Nilai. Lalu ada pula Grafik IP/IPK untuk melihat perubahan prestasi dari semester lalu ke semester sekarang. Untuk mengakses, pilih menu Akademis Ringkasan seperti Gambar 3. Sesuai SK Rektor, untuk angkatan 2006 dan setelahnya: SKS DPO adalah jumlah SKS dari semua mata kuliah yang nilainya C Mutu DPO adalah jumlah mutu dari semua mata kuliah yang nilainya C. SKS dari kelas dengan nilai I, BS, TK, DB tidak diperhitungkan dalam IP. Untuk angkatan sebelum 2006: SKS DPO adalah jumlah SKS dari semua mata kuliah yang nilainya C. Jika terdapat pengulangan, maka nilai yang dihitung adalah nilai terakhir. Mutu DPO adalah jumlah mutu dari semua mata kuliah yang nilainya C. jika terdapat pengulangan, maka nilai yang dihitung adalah nilai terakhir. SKS dari kelas dengan nilai I, BS, TK, DB tidak diperhitungkan dalam IP Nilai I : Incomplete yaitu nilai mata kuliah tidak lengkap dikarenakan mahasiswa tidak melengkapi tugas atau tidak mengikuti ujian kelas mata kuliah (tidak melengkapi salah satu penilaian dari dosen kelas mata kuliah). Nilai BS : yaitu nilai mahasiswa yang mengambil mata kuliah spesial dan tidak menyelesaikan pada semestertersebut dan dilanjutkan pada semester berikutnya. Nilai TK : Transfer Kredit yaitu nilai IRS (Transfer IRS) yang mata kuliahnya sudah diambil pada program studi sebelumnya. Nilai DB : Dibebaskan yaitu nilai IRS (Transfer IRS) yang mata kuliahnya sudah diambil pada jenjang sebelumnya. MENU DATA AKADEMIK Manual SIAK-NG Mahasiswa 11

Gambar 3. Halaman Melihat Data Akademis Data Riwayat Untuk melihat Riwayat Akademik, klik tab Riwayat pada halaman Data Akademis yang berada di bagian atas Data Riwayat. Riwayat Akademik dibagi menjadi 3 bagian yaitu Laporan per Term seperti Gambar 4, Laporan per Mata Kuliah seperti Gambar 5 dan Laporan Transfer SKS seperti Gambar 6 berikut ini. Laporan ini disertai oleh nilai angka dan nilai huruf yang diberikan oleh masing-masing dosen pengajar Pada kolom Nilai belum terisi nilai (Isi EDoM), mahasiswa harus mengisi EDoM terlebih dahulu supaya nilai dapat ditampilkan. Nilai hanya dapat dilihat apabila mahasiswa telah melakukan pengisian EDoM atau masa pengisian EDoM telah berakhir. Klik link Isi EDoM untuk melakukan pengisian EDoM, dan akan terhubung ke http://edom.ui.edu. Link Detail pada kolom Detail berfungsi untuk melihat Detail Nilai dan Range Nilai. Link pada kolom Detail dapat dilihat jika dosen melakukan publish terhadap komponen nilai tersebut. 12 MENU DATA AKADEMIK - Manual SIAK-NG Mahasiswa

Gambar 4. Halaman Melihat Data Riwayat Akademis Berdasarkan Term Laporan berdasarkan Term disusun berdasarkan Kode Mata Kuliah dan Nama Mata Kuliah yang lebih dahulu diambil. Nilai yang ditampilkan akan diurutkan berdasarkan term yang diikuti. Jika terjadi pengulangan atau perbaikan mata kuliah oleh mahasiswa, maka semua nilai akan ditampilkan pada laporan tanpa terkecuali. MENU DATA AKADEMIK Manual SIAK-NG Mahasiswa 13

Nilai perbaikan sebelum Nilai setelah perbaikan Gambar 5. Halaman Riwayat Akademis Mahasiswa (Mengulang/Perbaikan Mata Kuliah) Laporan berdasarkan Mata Kuliah, disusun berdasarkan Nama Mata Kuliah. Apabila terjadi pengulangan atau perbaikan Mata Kuliah oleh mahasiswa, maka nilai lama maupun nilai yang baru akan ditampilkan dalam baris yang sama. 14 MENU DATA AKADEMIK - Manual SIAK-NG Mahasiswa

Gambar 6. Halaman Melihat Data Riwayat Akademis Berdasarkan Mata Kuliah Laporan berdasarkan Transfer SKS, disusun berdasarkan No. SK, Periode, Kode Mata Kuliah, apabila tidak ada pentransferan SKS, maka halaman Transfer SKS tidak terisi (kosong). Laporan berdasarkan Transfer SKS, disusun berdasarkan No. SK dan Periode. Transfer SKS dapat berupa: Blok Transfer dalam bentuk blok akan muncul jika SKS yang diakui program studi/universitas sebelumnya adalah jumlah tertentu tanpa menyebutkan mata kuliah-mata kuliahnya. Khususnya jika mata kuliahmata kuliah tersebut tidak terdapat di kurikulum program studi mahasiswa saat ini. Kelas Transfer dalam bentuk kelas akan muncul jika SKS yang diakui program studi/universitas sebelumnya dirincikan per mata kuliah. Khususnya jika mata kuliah-mata kuliah tersebut adalah mata kuliah prasyarat di program studi mahasiswa saat ini. Apabila tidak ada pentransferan SKS, maka halaman Transfer SKS tidak terisi (kosong). MENU DATA AKADEMIK Manual SIAK-NG Mahasiswa 15

Gambar 7. Halaman Melihat Data Riwayat Akademis Berdasarkan Transfer SKS Data Pembayaran Data Pembayaran berisi rincian pembayaran yang sudah atau yang belum dibayarkan oleh mahasiswa untuk semester yang akan berjalan dan semester sebelumnya, seperti Gambar 8. Rincian data ini diperoleh dari sistem informasi lain yaitu Sistem Biaya Pendidikan yang juga dikembangkan oleh PPSI UI. Rincian akan berbentuk detail mencakup tagihan, keringanan, cicilan, beasiswa, dan lain-lain. Untuk mengakses, pilih menu Akademis Pembayaran. Gambar 8. Halaman Melihat Data Pembayaran Biaya pendidikan terdiri dari beberapa komponen yaitu: 16 MENU DATA AKADEMIK - Manual SIAK-NG Mahasiswa

1. BOP = Biaya Operasional Pendidikan, dibayarkan setiap semester 2. DKFM = Dana Kesejahteraan dan Fasilitas Mahasiswa, dibayarkan setiap semester 3. DP = Dana Pengembangan, dibayarkan ketika masuk 4. DPP = Dana Pelengkap Pendidikan, dibayarkan ketika masuk Status Akademis Data Status Akademis berisi rincian status akademis mahasiswa berdasarkan tahun dan term yang telah dan yang sedang berjalan seperti Gambar 9 berikut. Gambar 9. Halaman Melihat Status Akademis Mahasiswa MENU DATA AKADEMIK Manual SIAK-NG Mahasiswa 17

5 MENU KALENDER Kalender Akademik SIAK-NG dapat menampilkan menu Kalender Akademik yang berisi kegiatan-kegiatan akademis berdasarkan kalender akademik UI maupun kalender akademik masing-masing program studi tempat bernaung mahasiswa tersebut. Kalender Akademik ditampilkan menurut Tahun Ajaran dan Term yang sedang berjalan. Untuk mengakses, pilih menu Kalender Kalender Akademis seperti Gambar 10. Tampilan default kalender yang muncul adalah kegiatan event yang sedang dan yang akan berjalan. Kalender Akademik terdiri dari event yang ditetapkan oleh UI dan event yang ditetapkan Program Studi masing-masing. Gambar 10. Halaman Kalender Akademik Untuk melihat event pada Tahun dan Term Sebelumnya, klik tab Sebelumnya pada halaman Kalender Akademik, seperti Gambar 11. Untuk melihat event berdasarkan tahun dan term tertentu, pilih Tahun Dan Term di combo box Periode kemudian. Yang perlu diperhatikan mahasiswa adalah event Registrasi Akademik, Masa Add/Drop IRS, Registrasi Administrasi, Registrasi Administrasi SP (pada Term SP). Pada masa Registrasi Akademik, mahasiswa hanya dapat melakukan pengisian IRS. Dan pada masa Add/Drop IRS, mahasiswa hanya dapat menambah/membatalkan mata kuliah yang diambilnya. 18 MENU KALENDER - Manual SIAK-NG Mahasiswa

Gambar 11. Halaman Kelender Sebelumnya MENU KALENDER Manual SIAK-NG Mahasiswa 19

6 MENU MATA KULIAH Pengajuan MK Spesial Mahasiswa yang mengambil mata kuliah yang bersifat khusus seperti Kerja Praktek, Kuliah Kerja Nyata, Student Project, Skripsi, Thesis, Disertasi, Klinik, Tugas Akhir, dan lain-lain harus mengajukan Topiknya melalui SIAK NG. Untuk mengajukan Topik Mata Kuliah Spesial tersebut, klik menu Mata Kuliah Pengajuan MK Spesial seperti Gambar 12 berikut. Untuk mengajukan mata kuliah spesial, terlebih dahulu harus menambahkan di menu IRS. Berdasarkan gambar berikut, untuk mengajukan mata kuliah spesial dapat dilakukan beberapa langkah berikut: 1. Ketika masuk di halaman Pengajuan Topik Mata Kuliah Spesial, lengkapi keterangan Mata Kuliah, Jenis Bimbingan, Topik, dan Durasi dengan memilih data yang sesuai dari combo box. 2. Kemudian cari pembimbing dengan tekan pada tombol maka akan muncul halaman Daftar Pengajar seperti Gambar 13. Klik tombol pada nama pembimbing yang dipilih. 3. Apabila telah yakin untuk menyimpan data yang baru maka tekan tombol pada bagian bawah tabel seperti pada Gambar 12. Setelah disimpan maka akan tampil seperti halaman Gambar 14. 4. Untuk membatalkan proses pengajuan, tekan tombol. Gambar 12. Halaman Pengajuan Mata Kuliah Spesial 20 MENU MATA KULIAH - Manual SIAK-NG Mahasiswa

Gambar 13. Halaman Pilih Daftar Pengajar Gambar 14. Halaman Pengajuan Topik Mata Kuliah Spesial Apabila telah diverifikasi oleh SBA (Sub Bagian Akademik), maka status verifikasi Pengajuan Topik Mata Kuliah Spesial adalah Ya. MENU MATA KULIAH Manual SIAK-NG Mahasiswa 21

7 MENU IRS Isi/Ubah IRS Mahasiswa dapat mengisi IRS pada masa Registrasi Akademik dan dapat dilakukan setelah melakukan Registrasi Administrasi (pembayaran uang kuliah). Untuk semester pendek mahasiswa melakukan pengisian IRS (Registrasi Akademik) terlebih dahulu, kemudian baru ada tagihan yang akan dibayarkan sesuai dengan jumlah SKS yang diambil untuk semester pendek tersebut. Daftar mata kuliah tersebut hanya bisa tampil jika SBA telah membuka kelas mata kuliah dan telah membuat paket mata kuliah untuk angkatan mahasiswa yang bersangkutan. Hal ini dapat dilakukan dengan mengakses di menu IRS Isi/Ubah IRS seperti Gambar 15. Untuk mengisi atau mengubah IRS dapat dilakukan beberapa langkah berikut: 1. Ketika masuk di halaman Isi/Ubah IRS, untuk mengisi IRS klik checkbox pada mata kuliah yang ingin diambil, kemudian tekan tombol. Mahasiswa juga dapat mengirim pesan ke PA pada halaman bawah Isi/Ubah IRS. 2. Mahasiswa juga dapat mengubah mata kuliah yang diambil sebelum disetujui PA, dengan cara check atau uncheck checkbox pada nama mata kuliah di halaman IRS. Apabila ingin mengubah IRS yang telah diambil setelah persetujuan PA, maka Ubah IRS dapat dilakukan pada masa Add/Drop IRS. 3. Apabila telah yakin untuk menyimpan IRS yang baru maka tekan tombol pada bagian bawah tabel seperti pada Gambar 15. 4. Untuk membatalkan proses pengubahan, tekan tombol. 5. Untuk melihat daftar mahasiswa yang memilih mata kuliah, klik tab Info Tambahan. 22 MENU IRS - Manual SIAK-NG Mahasiswa

Gambar 15. Halaman Isi/Ubah IRS Detail Mata Kuliah Untuk melihat detail mata kuliah dari daftar mata kuliah di IRS, klik mata kuliah di kolom Mata Kuliah dan akan tampil seperti contoh halaman Gambar 16 berikut ini. Keterangan yang ditampilkan antara lain adalah Kode Mata Kuliah, Kode Kurikulum, Nama Mata Kuliah, Nama Singkat Mata Kuliah, Nama Mata Kuliah (Inggris), Deskripsi Mata Kuliah, Bobot, Untuk Term, Jenis Mata Kuliah, Group, Prasyarat Mata Kuliah, Jumlah Kredit Minimal, dan IPK Minimal. MENU IRS Manual SIAK-NG Mahasiswa 23

Gambar 16. Halaman Melihat Detail Mata Kuliah Penambahan Mata Kuliah Penambahan mata kuliah dapat dilakukan pada saat masa Add IRS. Langkah pertama yang dilakukan adalah klik menu IRS Add IRS, kemudian pilih mata kuliah yang akan di tambah dengan cara kilk checkbox pada kolom mata kuliah, kemudian tekan tombol untuk menyimpan IRS dan untuk membatalkan. Mahasiswa dapat menuliskan pesan untuk PA pada kolom bagian bawah. 24 MENU IRS - Manual SIAK-NG Mahasiswa

Gambar 17. Halaman Add IRS Pembatalan Mata Kuliah Mahasiswa dapat menghapus mata kuliah yang telah diambil pada masa Drop IRS, seperti Gambar 18 berikut. Pengurangan mata kuliah dapat dilakukan pada saat masa Drop IRS. Langkah yang dilakukan adalah IRS Drop IRS, kemudian pilih mata kuliah yang ingin dikurangi dengan cara klik checkbox pada kolom mata kuliah, kemudian tekan tombol. Mata kuliah yang didrop akan tampil dengan tanda coret pada halaman Lihat IRS. Mata kuliah tersebut akan hilang dari IRS, setelah IRS mahasiswa disetujui oleh PA. Untuk mengganti kelas mata kuliah dapat dilakukan dengan cara membatalkan kelas yang lama, kemudian melakukan Add kelas yang baru. MENU IRS Manual SIAK-NG Mahasiswa 25

Gambar 18. Halaman Drop IRS Lihat IRS (Isian Rencana Studi) SIAK-NG dapat memproses IRS mahasiswa yang aktif pada term berjalan. Halaman Isian Rencana Studi menampilkan daftar mata kuliah yang diambil oleh mahasiswa pada semester tersebut. Untuk mengaksesnya, klik menu IRS Lihat IRS pada menu bar. Ringkasan Keterangan yang ditampilkan pada tab Ringkasan antara lain Mata Kuliah Dipilih, Status IRS, SKS Maksimum, IP Terakhir, IPK, Pengecekan IRS. Cetak IRS dapat dilakukan apabila IRS telah disetujui oleh PA mahasiswa yang bersangkutan. Untuk mencetak IRS, klik tombol, kemudian akan tampil halaman Daftar IRS yang diambil pada Tahun/Term saat ini dalam adobe PDF. Tekan tombol untuk print IRS. Setelah mengisi/mengubah IRS, menambah/membatalkan mata kuliah, status IRS akan berubah menjadi Menunggu Persetujuan PA. Status IRS dapat berupa: 26 MENU IRS - Manual SIAK-NG Mahasiswa

Menunggu persetujuan PA Menunggu persetujuan Wakil Dekan Ditolak PA Ditolak Wakil Dekan Disetujui PA Menunggu konfirmasi pembayaran : mahasiswa tekah mengisi IRS tapi belum disetujui oleh PA. : jika IRS mahasiswa bermasalah (melebihi batas SKS, ada jadwal kelas yang bentrok, ada prasyarat mata kuliah yang belum terpenuhi) dan wewenang persetujuan telah diserahkan kepada Wakil Dekan. : IRS mahasiswa tidak disetujui oleh PA. Mahasiswa harus mengubah IRSnya sesuai dengan petunjuk dari PA. : IRS mahasiswa tidak disetujui oleh Wakil Dekan. Mahasiswa harus mengubah IRSnya sesuai dengan petunjuk dari atau Wakil Dekan. : mahasiswa telah mengisi IRS dan telah disetujui oleh PA. : IRS mahasiswa telah disetujui PA pada term Pendek. Setelah mahasiswa melakukan pembayaran, status akan berubah menjadi Disetujui. Ada 3 cara persetujuan IRS (lihat tabel sebelah kiri pada halaman Lihat IRS): 1. Dengan persetujuan PA Jika IRS mahasiswa tidak bermasalah, PA dapat menyetujui IRS mahasiswa. Namun jika IRS mahasiswa bermasalah, maka persetujuan hanya dapat diberikam oleh Wakil Dekan. 2. Mahasiswa dapat menetujui sendiri jika IRS tidak bermasalah. Jika IRS tidak bermasalah, akan muncul tombol Set IRS Disetujui, di mana mahasiswa dapat menyetujui IRSnya sendiri. Jika mahasiswa membutuhkan masukan dari PA, mahasiswa dapat berkonsultasi terlebih dahulu dengan PA sebelum IRS disetujui. Namun jika IRS mahasiswa bermasalah, maka hanya dapat diberikan oleh Wakil Dekan. 3. Sistem Otomatis IRS mahasiswa akan otomatis disetujui oleh sistem, jika IRS tidak bermasalah. Jika IRS bermasalah, maka IRS tidak akan disimpan. MENU IRS Manual SIAK-NG Mahasiswa 27

Gambar 19. Halaman Melihat IRS Pengecekan Mata Kuliah Untuk melihat halaman Pengecekan klik tab Pengecekan seperti Gambar 19. Pada halaman Pengecekan IRS, mahasiswa dapat melihat IP acuan (IP Semester sebelumnya, yang menentukan jumlah SKS yang boleh diambil pada semester sekarang), jumlah SKS yang diambil sesuai IP acuan, kapasitas kelas, dan prasyarat mengambil mata kuliah. Halaman tampilannya seperti Gambar 20 berikut. 28 MENU IRS - Manual SIAK-NG Mahasiswa

Gambar 20. Halaman Pengecekan IRS MENU IRS Manual SIAK-NG Mahasiswa 29

Daftar Kelas Mata Kuliah Pada halaman Kelas, mahasiswa dapat melihat Daftar Kelas yang diambil, Mata Kuliah, Periode, Jadwal, Ruangan, dan Pengajar. Untuk melihat halaman Daftar Kelas, klik tab Kelas, halaman yang ditampilkan seperti Gambar 21 berikut. Gambar 21. Halaman Daftar Kelas Mahasiswa juga dapat melihat informasi kelas dan informasi mata kuliah, dengan meng-klik link pada nama Mata Kuliah pada kolom Kelas, halaman yang ditampilkan adalah seperti Gambar 22 berikut. Hyperlink Kode Mata Kuliah menampilkan Detail Mata Kuliah seperti Gambar 16 di atas. Gambar 22. Halaman Informasi Kelas Jadwal Kuliah Untuk melihat jadwal kuliah yang diambil, klik tab Jadwal, halaman yang ditampilkan seperti Gambar 23 berikut. Pada halaman Jadwal Kuliah, mahasiswa dapat melihat detail jadwal kuliah yang diambil pada Tahun/Term saat ini, meliputi Waktu Perkuliahan (Hari, Jam), Nama Mata Kuliah, Ruangan Kuliah. 30 MENU IRS - Manual SIAK-NG Mahasiswa

Gambar 23. Halaman Melihat Jadwal Kuliah Jadwal Mingguan Pada halaman ini mahasiswa dapat melihat jadwal perkuliahan dalam satu minggu. Untuk mengaksesnya klik menu IRS Jadwal Mingguan, akan tampil halaman seperti Gambar 24 di bawah ini. Gambar 24. Halaman Jadwal Mingguan MENU IRS Manual SIAK-NG Mahasiswa 31

Pembimbing Pada halaman ini terdapat Nama Pembimbing dan NIP Dosen Pembimbing mahasiswa yang bersangkutan, seperti pada Gambar 25. Gambar 25. Halaman Daftar Pembimbing Akademis Kirim Pesan Ke PA Mahasiswa dapat mengirim pesan ke Pembimbing Akademik mahasiswa bersangkutan untuk konsultasi pengisian IRS dan perkuliahan. Untuk mengakses halaman Kirim Pesan Ke PA, klik menu IRS Kirim Pesan Ke PA. Kemudian klik tombol untuk mengirim pesan, dan untuk membatalkan proses pengiriman pesan. Gambar 26. Halaman Kirim Pesan Ke PA 32 MENU IRS - Manual SIAK-NG Mahasiswa

8 MENU MAHASISWA Menu Mahasiswa memiliki fungsi untuk menampilkan dan menyimpan data Isian Data Mahasiswa. Dalam menu tersebut, mahasiswa dapat mengisi ataupun mengubah IDM masing-masing. Isian Data Mahasiswa (IDM) Untuk mengakses halaman Isian Data Mahasiswa, pilih menu Mahasiswa Isian Data Mahasiswa pada menu bar maka tampilan akan tampak seperti pada Gambar 27. Default tampilan Isian Data Mahasiswa adalah pada Form A. Jika ingin melihat Form B, klik pada tab Form B seperti pada Gambar 28. Jika ingin melihat Form C, klik tab Form C. Form A & B untuk mahasiswa jenjang D3, Sarjana, sedangkan Form B & C untuk mahasiswa jenjang Profesi, S2, S3, dan lain-lain. Form A terdiri dari data Identitas Diri, Kurikulum & Konsentrasi, Data Mahasiswa, Data Orangtua, Data Penanggung Biaya, Asal, STTB/EBTA, dan EBTANAS. Sedangkan Form B terdiri dari Identitas Diri, Kurikulum & Konsentrasi, Data Mahasiswa, serta peminatan seperti Olahraga, Seni/Minat Lain, Bahasa Asing, Alat Musik, Kegiatan Ilmiah, dan Data Orang Tua. Form C terdiri dari data Identitas Diri, Kurukulum & Konsentrasi, Data Mahasiswa, Data Penanggung Biaya, Asal, Prestasi Akademik, dan Kantor MENU PERKULIAHAN Manual SIAK-NG Mahasiswa 33

Gambar 27. Halaman Isian Data Mahasiswa (Form A) 34 MENU PERKULIAHAN - Manual SIAK-NG Mahasiswa

Gambar 28. Halaman Isian Data Mahasiswa (Form B) MENU PERKULIAHAN Manual SIAK-NG Mahasiswa 35

Gambar 29. Halaman Isian Data Mahasiswa (Form C) Mengubah Isian Data Mahasiswa IDM dapat diubah sesuai data mahasiswa yang ada saat ini untuk kelengkapan data kemahasiswaan. Untuk mengaksesnya, pilih menu Mahasiswa Ubah IDM pada menu bar maka tampilan akan tampak seperti pada Gambar 30. Defaul tampilan adalah pada Form A, jika ingin mengubah data pada Form B maka klik tab Form B di bagian atas tabel. Mengubah IDM dapat dilakukan dengan beberapa langkah berikut: 1. Lengkapi keterangan yang harus diisi pada isi data yang benar pada editable field ataupun dengan memilih pilihan pada combo box. 2. Apabila telah yakin dengan perubahan yang baru maka tekan tombol pada bagian bawah tabel. Penyimpanan IDM tiap form dengan menekan tombol pada tiap halaman form setelah pengisian halaman form dengan lengkap. 3. Jika tidak jadi mengubah, maka tekan tombol untuk mengosongkan form. 36 MENU PERKULIAHAN - Manual SIAK-NG Mahasiswa

Gambar 30. Halaman Mengubah Isian Data Mahasiswa (Form A) MENU PERKULIAHAN Manual SIAK-NG Mahasiswa 37

Gambar 31. Halaman Mengubah Isian Data Mahasiswa (Form B) 38 MENU PERKULIAHAN - Manual SIAK-NG Mahasiswa

Gambar 32. Halaman Mengubah Isian Data Mahasiswa (Form C) MENU PERKULIAHAN Manual SIAK-NG Mahasiswa 39

9 MENU PERKULIAHAN SIAK-NG dapat menampilkan menu Rancana Perkuliahan yang berisi Mata Kuliah dan Jumlah SKS yang diambil. Halaman tampilannya seperti Gambar 33 berikut. Daftar Rencana Perkuliahan yang ditampilkan adalah daftar rencana perkuliahan pada Tahun dan Term yang sedang berjalan. Jika meng klik link Nama Mata Kuliah pada Gambar 33 akan muncul SAP dari Mata Kuliah yang dipilih seperti Gambar 34. Gambar 33. Halaman Daftar Rencana Perkuliahan 40 MENU PERKULIAHAN - Manual SIAK-NG Mahasiswa

Gambar 34. Halaman Daftar Rencana Perkuliahan (SAP) MENU PERKULIAHAN Manual SIAK-NG Mahasiswa 41

10 MENU JADWAL SIAK-NG dapat menampilkan menu Jadwal yang berisi Jadwal Kuliah, Jadwal Ujian, dan Jadwal Ujian MK Spesial bagi mahasiswa program studi yang bersangkutan. Jadwal ini diorganisir oleh SBA sebagai pihak yang bertugas menambah, mengubah, ataupun menghapus jadwal. Lihat Jadwal Kuliah Dibawah ini adalah halaman yang menampilkan Jadwal Kuliah pada pengguna mahasiswa yaitu halaman yang menampilkan daftar jadwal kuliah internal, eksternal, dan setara yang pernah dan sedang berlaku pada suatu program studi. Untuk menampilkannya, pilih menu Jadwal Lihat Jadwal Kuliah seperti yang ditunjukkan Default adalah jadwal pada tahun/term yang sedang berjalan. Untuk memilih jadwal pada term yang sudah lewat/ akan datang pilih Tahun dan Term yang akan dilihat jadwal kuliahnya, kemudian tekan tombol. Jadwal Kuliah terdiri dari 3 tab yaitu: Kelas Internal yaitu jadwal mata kuliah yang ditawarkan oleh program studi tersebut. Kelas Eksternal yaitu jadwal mata kuliah yang ditawarkan oleh program studi lain. Kelas Bersama yaitu jadwal jadwal mata kuliah yang pesertanya merupakan gabungan beberapa program studi. 42 MENU JADWAL - Manual SIAK-NG Mahasiswa

Gambar 35. Halaman Jadwal Kuliah Melihat Detail Mata Kuliah Untuk melihat detail Kelas Mata Kuliah, klik link Kelas Mata Kuliah, halaman ini menjelaskan tentang Info Mata Kuliah, Kelas Mata Kuliah, Jadwal Kelas, dan Nama Pengajar seperti Gambar 22 di atas. MENU JADWAL Manual SIAK-NG Mahasiswa 43

Lihat Jadwal Ujian Berikut ini adalah halaman yang menampilkan Jadwal UTS/UAS pada pengguna mahasiswa yaitu halaman yang menampilkan daftar jadwal ujian yang akan dan pernah diselenggarakan oleh program studi. Untuk mengakses Jadwal Ujian, pilih menu Jadwal Jadwal Ujian pada menu bar maka tampilan akan tampak seperti pada Gambar 36, Gambar 37, Gambar 38. Default adalah jadwal pada tahun/term yang sedang berjalan. Untuk memilih jadwal pada term yang sudah lewat/akan datang pilih Tahun dan Term yang akan dilihat jadwal kuliahnya, kemudian tekan tombol. Gambar 36. Halaman Jadwal Ujian (Kelas Internal) Gambar 37. Halaman Jadwal Ujian (Kelas Bersama) Gambar 38. Halaman Jadwal Ujian (Kelas Eksternal) 44 MENU JADWAL - Manual SIAK-NG Mahasiswa

Ujian MK Spesial Berikut ini adalah halaman yang menampilkan Jadwal Ujian Mata Kuliah Spesial pada pengguna mahasiswa yaitu halaman yang menampilkan daftar ujian mata kuliah spesial yang diikuti oleh pengguna mahasiswa di program studi tempat dia bernaung. Untuk menampilkannya, pilih menu Jadwal Ujian MK Spesial seperti yang ditunjukkan oleh Gambar 39. Keterangan yang ditampilkan antara lain adalah Mata Kuliah Spesial, Topik, dan Jadwal Ujian. Untuk melihat detail jadwal ujian, klik link pada kolom Jadwal Ujian dan tampilannya akan seperti Gambar 40. Gambar 39. Halaman Melihat Jadwal Ujian Mata Kuliah Spesial Melihat Rincian Jadwal Ujian MK Spesial Jika jadwal sidang mahasiswa telah ditentukan, maka waktu sidangnya akan muncul pada Gambar 39. Detail sidang tersebut dapat diakses dengan klik link Jadwal Ujian. Halaman Jadwal Sidang Mata Kuliah Spesial akan tampil seperti Gambar 40 dengan menampilkan keterangan antara lain Tahun ajaran, Term, NPM, Nama, Mata Kuliah, Jenis Bimbingan, Topik, Waktu Mulai, Perkiraan Selesai, Pembimbing (yang terdiri dari NIP dan Nama Dosen), dan Jadwal Sidang (yang terdiri dari Jenis Sidang, Jadwal Sidang, dan Nama Dosen Penguji). Ada 3 Jenis Sidang Mata Kuliah Spesial yaitu: Proposal : sidang awal, disetujui atau tidaknya Proposal MK Spesial Seminar Hasil : seminar hasil penelitian/pengumpulan data Mata Kuliah Spesial Sidang Akhir : sidang secara keseluruhan dari hasil Mata Kuliah Spesial mahasiswa yang bersangkutan. MENU JADWAL Manual SIAK-NG Mahasiswa 45

Gambar 40. Halaman Melihat Detail Jadwal Ujian Mata Kuliah Spesial 46 MENU JADWAL - Manual SIAK-NG Mahasiswa

10 MENU SUPPORT Manual SIAK NG Pada menu Manual SIAK NG, terdapat Daftar Manual SIAK NG yang dapat di-download, PDF Reader (untuk membuka manual tersebut), Browser (aplikasi yang akan digunakan untuk membuka https://academic.ui.edu). Untuk mengaksesnya pilih menu Support Manual SIAK-NG, tampilan halamannya adalah seperti Gambar 41 berikut. Gambar 41. Halaman Tampilan Daftar Panduan Penggunaan SIAK NG Frequently Asked Questions Pada halaman ini terdapat pertanyaan umum mengenai SIAK NG, langkah pertama yang dilakukan adalah memilih menu Support Frequently Asked Questions, tampilan halamannya adalah seperti Gambar 42 berikut. Gambar 42. Halaman Tampilan FAQ MENU SUPPORT Manual SIAK-NG Mahasiswa 47

Issue Tracking Halaman Issue Tracking berfungsi untuk menuliskan masalah yang dihadapi oleh Mahasiswa yang berhubungan dengan system SIAK NG, langkah pertama yang dilakukan adalah memilih menu Support Issue Tracking, kemudian tuliskan masalah yang dihadapi mengenai system SIAK NG, pilih tingkat kepentingan masalah tersebut pada combo box Importance, kemudian tekan tombol. Halaman tampilannya adalah seperti Gambar 43 berikut. Gambar 43. Halaman Issue Tracking Credits Pada halaman terdapat link http://www.phac-aspc.gc.ca/pau-uap/paguide/child_youth/media/clipart.html. Gambar 44. Halaman Credits 52 MENU SUPPORT - Manual SIAK-NG Mahasiswa