POLISI PERUNDINGAN UMT JAYA HOLDINGS SDN BHD 1
ISI KANDUNGAN BAHAGIAN I: LATAR BELAKANG SYARIKAT BAHAGIAN II: PENGENALAN PERKHIDMATAN PERUNDINGAN BAHAGIAN III: PERATURAN BAGI MENJALANKAN PERKHIDMATAN PERUNDINGAN BAHAGIAN IV: PERANAN, TANGGUNGJAWAB DAN BIDANG KUASA BAHAGIAN V: PROSEDUR PERKHIDMATAN PERUNDINGAN BAHAGIAN VI: BAYARAN CAJ UPAH PERKHIDMATAN PENGURUSAN BAHAGIAN VII: SYARAT DAN PROSEDUR BAYARAN BAHAGIAN VIII: PENGAGIHAN BAYARAN KEUNTUNGAN BAGI PERKHIDMATAN PERUNDINGAN 2
UMT Jaya Holdings Sdn.Bhd (UMTJH) yang ditubuhkan di bawah Akta Syarikat 1965 yang berfungsi sebagai entiti komersil Universiti Malaysia Terengganu (UMT). Sebagai sebuah syarikat milik penuh universiti, syarikat ini dijangka dapat mempelbagaikan punca pendapatan universiti. Penubuhan syarikat ini adalah hasil daripada cabaran baru yang dihadapi oleh IPTA untuk merangsang aktiviti pengkomersilan hasil kajian universiti serta menjana kewangan sendiri. Menjadi hasrat utama UMT Jaya Holdings Sdn.Bhd untuk menjadi wadah pembentuk Imej Korporat UMT. Supaya hasrat ini dapat dicapai, kesepakatan padu antara UMTJH dan UMT mesti dijalinkan. Pada peringkat awal penubuhan, UMTJH akan menjalankan operasi sebagai satu entiti perniagaan yang bersifat membina pengalaman dan kekuatan diri. Pada peringkat awal penubuhan UMTJH, pengurusan syarikat akan dikendalikan oleh empat orang kakitangan yang terdiri daripada Pengurus Besar, Pegawai kewangan dan Perakaunan, Penolong Pegawai Eksekutif dan Pembantu Tadbir Perkeranian. Penambahan bilangan kakitangan akan diadakan dari semasa ke semasa. UMTJH, di awal penubuhan akan memberi tumpuan kepada program di dalam bidang-bidang tujahan universiti. Produk-produk tersebut telah dibahagi kepada empat unit ekonomi utama, iaitu Perkhidmatan Penyelidikan dan Khidmat Runding, Kursus Profesional Jangka Pendek, Perkhidmatan sewaan Harta Universiti dan Perkhidmatan-perkhidmatan lain. Kesemua Unit-unit ini akan dijadikan panduan dalam menjalankan aktiviti-aktiviti UMTJH. 3
1.0 LATARBELAKANG SYARIKAT Nombor Pendaftaran Syarikat : 878175-X Visi : Menjadi wadah penyampai kepakaran universiti kepada masyarakat Misi : Untuk menjadi sebuah organisasi yang bertanggungjawab dalam membangun dan mengembangkan kegiatan ekonomi Universiti untuk kesejahteraan warga kampus dan masyarakat. Objektif : Penubuhan UMTJ memberi peluang kepada UMT untuk melebarkan Kepakaran kepada pihak Lain: 1. Menyelaras, memantau, mempromosi dan mengkormesialkan aktiviti R&D UMT dan menumpukan kepada aktiviti perniagaan seperti perlesenan atau jualan terus harta intelek unversiti. 2. Mengendalikan latihan dan pendidikan dengan memberikan tumpuan terhadap aktiviti perniagaan berkaitan dengan penawaran program latihan jangka pendek dan pendidikan lanjutan. 3. Menguruskan asset university dan menyediakan peluang periagaan. 4. Menawarkan perkhidmatan rundingan dan khidmat pakar runding dalam bidang kepakaran unversiti. 5. Mewujudkan aktiviti sayap perniagaan yang menguntungkan syarikat. 4
2.0 PENGENALAN 2.1 Perkhidmatan Perundingan 2.1.1 Umum i. Perundingan merupakan satu kegiatan yang melibatkan seseorang atau sekumpulan orang untuk memberi perkhidmatan kepakaran atau kemahiran kepada pihak yang memerlukan nasihat, perkhidmatan profesional, penyelidikan berkontrak dan khidmat pakar yang diberikan oleh perunding kepada klien dimana perunding menerima upah atau yuran profesional. Adalah menjadi tanggungjawab dan tujuan para ahli akademik/penyelidik memfokuskan kepada usaha penyelidikan dan inovasi bagi membantu meningkatkan produktiviti operasi dan UMTJ sebagai satu medium yang bertanggungjawab dalam mengkormesilkan hasil penyelidikan para penyelidik. Perkhidmatan perundingan tersebut wujud dalam bentuk analisis, rekabentuk, laporan bertulis, kertas kerja, data-data hasil kajian, perisian ataupun produk yang dihasilkan oleh para akademik/penyelidik UMT. Kadar bayaran, terma, jangka masa kerja, dan senarai ahli kumpulan perunding dinyatakan dengan jelas bagi setiap projek yang telah dipersetujui. i iv. Perkhidmatan perundingan adalah salah satu fungsi utama unversiti dalam memberikan perkhidmatan kepada masayarakat disamping memberi peluang kepada staf untuk mengaplikasikan ilmu dan kepakaran. Perundingan juga bertujuan meningkatkan profesionalisme dalam kalangan akademik dan industri, membantu pembangunan Negara dan meningkatkan pulangan kewangan kepada UMT secara amya dan UMTJ secara khususnya. Jabatan sumber mausia akan memaklumkan kepada setiap ketua jabatan berkenaan dengan peruntukan yang telah diluluskan untuk tindakan selanjutnya. 2.1.2 Tujuan i. Menjadi panduan utama bagi semua pihak yang terlibat dalam sebarang kerja/aktiviti Perkhidmatan Perundingan UMT dengan pihak klien. Memastikan kelancaran dalam pengurusan dan pengawalan Perkhidmatan Perundingan yang menggunakan khidmat pegawai/staf/akademik/penyelidik, sumber dan harta UMT. 5
2.1.3 Definisi (Umum) i. Universiti Malaysia Terengganu (UMT) adalah salah satu institusi pengajian tinggi awam (IPTA) di Malaysia yang memfokuskan bidang yang berkaitan dengan maritim. UMT juga adalah pemilik penuh syarikat UMT Jaya Holdings Sdn Bhd. UMT Jaya Holdings Sdn Bhd (UMTJ) adalah merupakan syarikat milik penuh di bawah Universiti Malaysia Terengganu (UMT). UMTJ berfugsi sebagai satu badan kawal selia dan penyelaras untuk semia Konsultan, Perkhidmatan Perundingan dan Pengkormesilan UMT. i iv. Klien adalah individu atau agensi-agensi kerajan dan swasta atau badan berkanun atau mana-mana pertubuhan bukan kerajaan (NGO) atau organisasi sama ada di dalam atau di luar Malaysia yang memerlukan Perkhidmatan Perundingan daripada UMT. Perjanjian Projek adalah salah satu bentuk dokumen bertulis yang ditandatangani oleh UMTJ dan klien bagi suati Perkhidmatan Perundingan dan ia mempunyai kuasa untuk mendakwa atau didakwa sekirany ianya dilanggar atau tidak dipatuhi. Semua perkhidmatan perundingan yang melibatkan perunding daripada para akdemik/penyelidik UMT perlu mempunyai dokumen persefahaman bagi menjaga kepentingan UMT dan klien. v. Honorarium adalah bayaran yang dikenakan ke atas Perkhidmatan Perundingan yang ditawarkan dan bayaran ini perlulah dibuat kepada Ketua dan Ahli Akademik/Penyelidik yang terlibat. vi. v vi Caj bermaksud bayaran yang dikenakan ke atas bayaran profesional dan bayaran pengurusan yang akan diserahkan kepada UMT. Kos everhead adalah kos bahan dan perkhidmatan yang diperlukan dalam sepanjang pengendalian Perkhidmatan Perundingan, tetapi tidak boleh dikesan secara langsung seperti kos bahan mentah dan buruh/tenaga kerja tak langsung, serta lain-lain. Caj Kemudahan adalah bayaran yang dikenakan ke atas sebarang aktiviti yang melibatkan dengan perkhidmatan perundingan termasuk sewaan peralatan, penggunaan bahan, premis, atau sebarang sumber UMT berdasarkan caj yang telah ditetapkan oleh pemililk/shareholders (UMT). ix. Pembayaran dan Imbuhan kepada Pihak Ketiga adalah sebarang pembayaran kepada individu serta pihak-pihak yang terlibat termasuk 6
bayaran overhead dan caj Perundingan kepada UMT akan dibuat mengikut prsedur dan kadar terkini yang berkuatkuasa di UMTJ. x. Per Diem bermaksud elaun harian untuk perbelanjaan makan dan minum serta penginapan, yang akan dibayar kepada Perunding mengikut hari. 2.1.4 Definisi (Konsultansi/Perundingan) i. Perkhidmatan Perundingan adalah satu aktiviti Perundingan yang berdaftar dan diuruskan oleh UMTJ dengan diberikan satu nombor rujukan khusus bagi setiap aktiviti. Kadar bayaran, terma, jangka masa kerja dan ahli kumpulan perunding akan dinyatakan dengan jelas bagi setiap projek yang diperolehi. i Ketua Projek adalah staf/ahli akademik/penyelidik yang dilantik untuk mengetuai dan bertanggjungjawab sepenuhnya ke atas kejayaan Perkhidmatan Perundingan yang wujud. Perunding adalah individu termasuk staf/ahli akademik/penyelidik UMT merangkumi pegawai tetap atau kontrak daripada kumpulan profesional yang menjalankan Perkhidmatan Perundingan. iv. Kakitangan Sokongan adalah staf/ahli akademik/penyelidik tetap/sementara/kontrak/sambilan UMT atau pembantu penyelidik yang dilantik bagi membantu dalam pengurusan Perkhidmatan Perundingan. 3.0 PERATURAN BAGI MENJALANKAN PERKHIDMATAN PERUNDINGAN 3.1 Pengendalian Perkhidmatan Perundingan 3.1.1 Bagi mana-mana individu termasuk staf/ahli akademik/penyelidik sama ada tetap/kontrak/sambilan UMT perlu mendapatkan kelulusan dan kebenaran bertulis dari pihak Universiti untuk menjalankan atau melibatkan diri dalam sebarang aktiviti perkhidmatan perundingan. 3.1.2 Setiap Perkhidmatan Perundingan diwajibkan melalui Pengurusan UMTJ yang bertindak sebagai penyelaras dan pemantau bagi kerja-kerja perkhidmatan perundingan sama ada dalam atau luar UMT bagi pihak staf/ahli akademik/penyelidik untuk mendapatkan kelulusan dan kebenaran Universiti dan Klien. 7
3.2 Faktor pertimbangan dalam memperoleh kelulusan menjalankan Perkhidmatan Perundingan UMT. 3.2.1 Sebarang perkhidmatan perundingan yang diterima/ditawarkan mestilah tidak menganggu tugas-tugas hakiki staf/ahli akademik/penyelidik. Sebagai contoh tugas dalam pengajaran dan pembelajaran (P&P), kerja lapangan dan lain-lain. 3.2.2 Bagi setiap penerimaan atau penglibatan staf/ahli akademik/penyelidik dalam sebarang perkhidmatan perundingan mestilah mendapat perakuan dan kelulusan daripada Dekan Pusat Pengajian atau Pengarah Pusat. 3.2.3 Perkhidmatan Perundingan tersebut mestilah perkhidmatan yang memberikan faedah dan keuntungan kepada pihak Universiti dalam bentuk peningkatan ilmu, sistem kerja dan pengalaman serta kepakaran staf/ahli akademik/ penyelidik yang terlibat khususnya. 3.2.4 Setiap staf/ahli akademik/penyelidik UMT yang terlibat dalam perkhidmatan perundingan wajib menyelesaikan tugas dan kerja yang berkaitan dalam perkhidmatan perundingan sebelum persaraan wajib atau tamat kontrak perkhidmatan bersama UMT dan dalam masa tempoh yang telah ditetapkan dalam Perjanjian Projek. 3.2.5 Sebarang tawaran/cadangan yang berkaitan dengan Perkhidmatan Perundingan UMT yang diperolehi oleh staf/ahli akademik/penyelidik UMT sama ada seccara persendirian hendaklah mendapat persetujuan bersama pihak UMTJ sebelum penyerahan kertas cadangan dihantar kepada Klien. Hal ini bertujuan bagi memastikan kertas cadangan disediakan secara sistematik dan profesional sebelum dihantar kepada klien. 3.2.6 Perkhidmatan Perundingan yang dijalankan secara persendirian tanpa mendapatkan kelulusan daripada pihak Universiti dan tidak melalui UMTJ oleh mana-mana staf/ahli akademik/penyelidik UMT bersama mana-mana jabatan, syarikat atau organisasi luar adalah tidak diiktiraf sebagai Perkhidmatan Perundingan UMT. Sekiranya sebarang Perkhidmatan Perundingan yang menggunakan nama dan kemudahan Universiti tanpa mendapat persetujuan daripada UMT dan UMTJ dikiran sebagai satu kesalahan tatatertib universiti dan tindakan boleh diambil ke atas staf/ahli akademik/penyelidik UMT berkenaan. 8
4.0 TANGGUNGJAWAB UMT JAYA HOLDINGS SDN BHD 4.1 UMT Jaya Holdings Sdn Bhd (UMTJ) 4.1.1 Menggalakkan pembentukan unit atau kumpulan kerja yang akan membantu UMTJ dalam sektor pemasaran dan pengurusan Perkhidmatan Perundingan. UMTJ akan memantau dan menyelaras setiap dan sepanjang perjalanan pengurusan kumpulan kerja dalam Perkhidmatan Perundingan yang berkaitan. 4.1.2 Menyediakan Memorandum Persefahaman (MoU), Kontrak Perjanjian (MoA), untuk ditandatangani oleh Klien dan pihak UMT. 4.1.3 Membuat pemantauan ke atas semua Perkhidmatan Perundingan yang melibatkan pihak Universiti bagi memastikan ia dilaksanakan mengikut terma, jadual dan perjanjian yang telah ditetapkan. 4.1.4 Meluluskan perbelanjaan dan akaun projek bersama pihak UMTJ. 4.1.5 Memantau setiap pembelian aset oleh pihak yang terlibat dalam sebarang Perkhidmatan Perundingan UMT (Pengurusan Inventori adalah dibawah tanggungjawab Pusat Pengajian/Pusat dan UMTJ). 4.1.6 Menyediakan dokumen-dokumen dan senarai direktori yang berkaitan dalam Perkhidmatan Perundingan. 4.1.7 Menguruskan Akaun dan Kewangan bagi setiap Perkhidmatan Perundingan. 5.0 PROSEDUR PERKHIDMATAN PERUNDINGAN 5.1 Penawaran dan Penerimaan Perkhidmatan Perundingan 5.1.1 Perolehan Perkhidmatan Perundingan Secara Persendirian i. Staf/Ahli Akademik/Penyelidik menyerahkan atau menerima cadangan atau permohonan bagi menjalankan perkhidmatan perundingan daripada atau kepada klien. Perbincangan dilakukan selepas kertas cadangan diterima bagi menerangkan proses dan kelebihan dalam kepakaran UMT secara terperinci. Selepas Permohonan/Cadangan diterima klien, segala dokumen yang berkaitan akan diserahkan kepada UMTJ bagi proses penyediaan sebut harga dan perjanjian (jika ada) kepada klien. i Pendaftaran projek akan dilakukan oleh Ketua Projek selepas sebut harga dan perjanjian dipersetujui dan surat lantikan perunding akan dikeluarkan oleh UMTJ. 9
5.1.2 Perolehan Perkhidmatan Perundingan Secara Tapisan Melalui UMTJ i. UMTJ menguruskan sepenuhnya dalam permohonan dan penghantaran kertas cadangan bagi mendapatkan sebarang projek yang berkaitan dengan Perkhidmatan Perundingan. UMTJ akan mengenalpasti perunding daripada kalangan staf/ahli akademik/penyelidik UMT yang sesuai dengan kehendak klien dan seterusnya menyediakan sebut harga dan perjanjian (jika ada) untuk dihantar kepada klien. Surat lantikan perunding akan dikeluarkan oleh UMTJ. 5.1.3 Pengendalian Penawaran dan Penerimaan Perkhidmatan Perundingan i. Setiap projek yang diperolehi perlu mendapatkan kelulusan yang telah disahkan oleh UMTJ sebelum sebarang sebut harga dan perjanjian (jika ada) dikeluarkan oleh UMTJ. i Penelitian dalam perincian projek yang akan dijalankan akan dilakukan oleh UMTJ bagi proses pernimbangan dalam pengambilan perunding yang sesuai dengan kehendak projek. Staf/Ahli Akademik/Penyelidik yang mengemukakan penerimaan projek perlulah menyediakan draf kos projek kepada UMTJ sebelum sebut harga dapat dikeluarkan. iv. Kandungan kertas cadangan penerimaan/penawaran projek perlulah mengandungi item seperti berikut:- Tujuan Projek Hasil yang diperolehi dalam Perkhidmatan Perundingan yang akan dilakukan Skop dan Terma kerja Jumlah bagi kos operasi dan pengurusan keseluruhan projek. 5.1.4 Pelaksanaan Projek Perkhidmatan Perundingan i. Ketua Projek dan Ahli bertanggungjawab untuk melaksanakan projek mengikut jadual dan mematuhi terma yang telah ditetapkan sepertimana yang dipersetujui kedua belah pihak. 10
UMTJ akan membantu dari segi pengendalian kewangan bagi setiaap Perkhidmatan Perundingan yang dikendalikan termasuklah:- a. Membuka dan Menyelia Vot Perundingan b. Mendapatkan bayaran daripada Klien berdasarkan jadual pembayaran dengan peratusan kerja yang telah selesai dilaksanakan. c. Menguruskan segala bayaran kepada Ketua Projek, Ahli Kumpulan dan Pembantu Perunding (Contoh: Tuntutan Perjalanan, Per Diem, Bayaran Profesional dan lain-lain) d. Menguruskan pembelian bahan atau keperluan lain yang diperlukan oleh Kumpulan Projek dengan pemantauan UMTJ. e. Membuat potongan bayaran overhed dan potongan caj Perundingan untuk diserahkan kepada UMT mengikut kadar yang diterima pakai oleh UMT. i Staf/Ahli Akademik/Penyelidik (Contoh: Ketua Projek, Ahli dan Pembantu) bertanggungjawab memastikan dirinya dan ahli kumpulan dilindungi oleh Insuran Kemalangan Diri yang mencukupi dan sesuai daripada liabiliti bagi tempoh masa Perkhidmatan Perundingan berkenaan. Kos insuran ini boleh dimasukkan di dalam pengiraan kos Perkhidmatan Perundingan. 5.1.5 Penamatan dan Penilianan Perkhidmatatn Perundingan i. Ketua Projek perlu memastikan laporan akhir bagi setiap Perkhidmatatn Perundingan yang ditawarkan/diterima mencapai tahap kualiti dan mengikut format yang diterima pakai oleh Klien dan UMTJ. UMTJ perlu memastikan Ketua Projek bertanggungjawab sepenuhnya untuk menghantar satu (1) salinan laporan akhir kepada UMTJ sebagai rekod dan simpanan dalam masa dua (2) minggu selepas laporan ini diserahkan dan dipersetujui oleh Klien. 6.0 BAYARAN CAJ UPAH PERKHIDMATAN PERUNDINGAN 6.1 Kos Perundingan Persetujuan hendaklah diperolehi terlebih dahulu bersama UMTJ sebelum sebarang persetujuan dalam penetapan harga dan kompenen kos diperolehi. Bagi setiap Perkhidmatan Perundingan yang dilaksanakan Kos Perundingan hendaklah disertakan sekali dengan yuran pengurusan daripada jumlah peruntukan Projek seperti berikut: 11
Peratus (%) Nilai Projek 5% Minimum Bagi Nilai Projek di bawah RM100,000.00 10% Minimum Bagi Nilai Projek di atas RM100,000.00 *Nota: Kos Perundingan adalah tidak termasuk caj percukaian yang ditetapkan oleh Kerajaan. 6.1.1 Kos Langsung (Direct Cost) i. Kos yang terlibat secara langsung bagi memastikan Perkhidmatan Perundingan ini dapat dilaksanakan dengan lancar. Contoh: Kos bahan dan alatan, gaji pekerja, elaun, sewaan bot dan kapal, kos perkhidmatan, kos perjalanan, kos pencetakan dan lain-lain yang berkaitan dengan perbelanjaan sepanjang pelaksanaan projek. 6.1.2 Kos Tidak Langsung (Indirect Cost) i. Kos yang tidak berkaitan secara langsung dalam Perkhidmatan Perundingan tetapi ia diperlukan bagi membolehkan Perkhidmatatn Perundingan dilaksanakan. Contoh: Bil/Utiliti, upahan pekerja, sewaan pejabat, pembelian alatatn pejabat, kos pentadbiran dan lain-lain. 6.1.3 Honorarium i. Kadar yang ditentukan mengikut kos munasabah atau formula yang telah ditetapkan oleh klien atatu mengikut kadar bayaran semasa. 6.2 Kadar Bayaran bagi Perkhidmatan Perundingan Kadar bayaran bagi pelaksanaan Perkhidmatan per diem mengikut kategori dan klasifikasi staf/ahli akademik/penyelidik UMT ditunjukkan dalam jadual berikut: Kategori Kadar Maksimum Kadar Maksimum Kadar Per Diem (Sehari) (Sejam) (Harian) Ketua Projek RM500.00 RM50.00 Mengikut Kelayakan Pembantu Perunding RM300.00 RM30.00 Mengikut Kelayakan 12
7.0 SYARAT DAN PROSEDUR BAYARAN 7.1 Pembayaran 7.1.1 Kesemua tuntutan pembayaran yang berkaitan dengan Perkhidmatan Perundingan perlu menggunakan borang yang telah disediakan dan ditetapkan oleh UMTJ. 7.1.2 Ketua Projek bertanggungjawab dalam memastikan segala prosedur pembayaran mengikut Polisi Kewangan UMTJ. 8.0 PENGAGIHAN BAYARAN KEUNTUNGAN BAGI PERKHIDMATAN PERUNDINGAN 8.1 Jumlah Keuntungan 8.1.1 Jumlah keuntungan bersih setelah di tolak overhed akan dibahagikan kepada dua (2) pihak iaitu: i. 80% daripada keuntungan bersih kepada Pasukan/Kumpulan Perundingan 20% daripada keuntungan bersih kepada UMTJ 13
CARTA ALIR PENILAIAN PROJEK PERUNDINGAN Mula Staf UMT mendapat projek Perundingan UMTJ mendapat projek Perundingan Minta kelulusan untuk pendaftaran kod bidang baharu TIADA Menyemak kod bidang Perundingan dan Perkhidmatan/ Bekalan oleh UMTJ ADA Mengenalpasti calon Perunding/ Kepakaran di UMT Perbincangan UMTJ bersama-sama Perunding/Kepakaran yang telah dikenalpasti mengenai projek Perundingan Penyediaan kertas kerja oleh Perunding/UMTJ Pembentangan kertas kerja akhir dan mendapat kelulusan UMTJ Hantar kertas kerja kepada klien Tamat 14
Mula Mendapat surat kelulusan projek perundingan daripada klien Perbincangan UMTJ dan Perunding untuk pelaksanaan projek Lantikan rasmi kepada Ketua Perunding dan ahli projek oleh UMTJ Pembayaran dibuat mengikut fasa yang telah dipersetujui Pelaksanaan projek perundingan mengikut tempoh yang telah dipersetujui oleh UMTJ/Klien dan Perunding Pembayaran akhir kepada kumpulan perunding oleh UMTJ Laporan akhir oleh perunding kepada Klien/UMTJ Tamat 15