Taklimat Pentadbiran ARAHAN PENTADBIRAN BIL.1 2016 PUSAT TEKNOLOGI MAKLUMAT & KOMUNIKASI TUNTUTAN PERJALANAN KERJA RASMI & KURSUS TUNTUTAN ELAUN KERJA LEBIH MASA 14 OKTOBER 2016
Arahan Pentadbiran Bil 1 2016 Diluluskan di dalam mesyuarat pengurusan Bil 9. 2016 Mengatur, mengawal dan menguruskan peruntukan kewangan PTMK Tertakluk kepada Peraturan Kewangan dan Perakaunan Universiti (PKPU) UMP
TUNTUTAN PERJALANAN KERJA RASMI & KURSUS
Penetapan Umum Tuntutan Perjalanan Bagi Kerja Rasmi & Kerja Kursus Mesyuarat / seminar / persidangan atau apa-apa tugas rasmi yang melibatkan di luar kawasan UMP Kursus anjuran pihak awam /swasta dan di luar UMP Tugasan rasmi yang melibatkan sokongan teknikal samada dibawah program universiti, PTMK, PTJ lain, aktiviti pelajar atau mana-mana permohonan daripada agensi luar. Bengkel kerja di luar UMP anjuran PTJ yang menganjurkan
Tuntutan Perjalanan Bagi Kerja Rasmi & Kerja Kursus Secara Terhad dan kawalan Perjalanan di antara Kampus UMP Perjalanan daripada kediaman ke kampus UMP waktu bekerja Perjalanan daripada kediaman ke kampus untuk tujuan kerja lebih masa
Proses Tuntutan Berlainan Jabatan 01 02 03 04 05 MAKLUMAN RASMI PENGESAHAN PUNCA KEWANGAN APPOINTMENT WORKORDER TUNTUTAN TNT Surat / Memo / Emel / Minit mesyuarat Surat / memo. Membuat temujanji di ecommunity Perbincangan awal bersama Approver Penyediaan dokumen tuntutan
Pengisian arahan kerja (workorder) dengan memilih peruntukan jabatan/ptj yang menganjurkan program berkaitan
TUNTUTAN ELAUN KERJA LEBIH MASA
Penetapan Umum Kerja Lebih Masa : Kerja-kerja kecemasan Kerja mustahak dan tidak boleh ditangguhkan pada hari berikutnya kerana penangguhan itu boleh memudaratkan perkhidmatan Kerja-kerja yang dikehendaki dijalankan oleh anggota melebihi daripada tugas biasanya. Kerja-kerja yang perlu diuruskan dalam jangkamasa yang terhad.
Penetapan Khusus Kerja Lebih Masa Kerja lebih masa bagi pengurusan majlis Kerja lebih masa bagi tujuan penyelenggaraan Kerja lebih masa bagi tujuan tunggu sedia
KERJA LEBIH MASA BAGI PENGURUSAN MAJLIS Bilangan maksimum staf yang terlibat di lokasi yang dilengkapi kemudahan ICT dan tidak memerlukan peralatan tambahan a) Astaka : 2 orang b) Masjid: 1 orang c) Kompleks Sukan Universiti & Dewan Serbaguna : 4 orang d) Kawasan terbuka : 3 orang e) Bilik kuliah, Dewan Kuliah, Bilik Mesyuarat Jabatan,Bilik Mesyuarat Utama : 1 orang f) Bilik Mesyuarat Senat, Dewan Banquet : 2 orang g) Pusat Aktiviti Pelajar : 2 orang Lokasi/kawasan yang tiada kemudahan ICT dan di luar kawasan UMP, maksimum bilangan staf adalah 4 orang bagi setiap skop Ahli jawatankuasa dihadkan berdasarkan kapasiti majlis Perlaksanaan kerja secara multitasking Ketua projek/ketua jawatankuasa/koordinator perlu membuat arahan kerja (workorder) berdasarkan jadual dan tarikh gerak kerja dan staf yang terlibat. KERJA LEBIH MASA BAGI TUJUAN PENYELENGGARAAN Kerja penyelenggaraan pemulihan (corrective maintenance). a) Downtime operasi ICT atau gangguan kepada operasi harian. b) Kerosakan atau masalah perkhidmatan ICT berlaku selepas waktu pejabat Kerja-kerja penyelenggaraan berkala a) Downtime operasi ICT atau gangguan kepada operasi harian Ketua Bahagian /Ketua unit/ Koordinator projek perlu membuat jadual kerja agar diselesaikan dalam tempoh waktu berkerja atau memanjangkan tempoh pelaksanaan jika perlu. Jadual pelaksanaan juga perlu diutamakan berdasarkan cuti semester universiti KERJA LEBIH MASA BAGI TUJUAN TUNGGU SEDIA Kerja-kerja lebih masa yang melibatkan tunggu sedia daripada pihak luar seperti kontraktor atau vendor atau agensi yang berkaitan perlu dihadkan kepada 1 orang sekiranya tidak melibatkan lokasi berbeza. Tunggu sedia bagi kerja-kerja oleh jabatan lain perlu diuruskan oleh jabatan yang melaksanakan kerja tersebut.
Kerja Rutin penyediaan data dan dokumen kemasan stor Dilaksanakan dalam tempoh waktu kerja pejabat pemeriksaan alatan
Arahan Kerja Minit Mesyuarat Memo Minit Perbincangan Emel Surat rasmi Appointment
Arahan pentadbiran ini perlu digunakan sebagai panduan bagi kerja-kerja sokongan yang bersifat rutin dan amalan biasa daripada PTMK. Sekiranya terdapat keperluan yang berbeza disebabkan lokasi, kesediaan peralatan tambahan atau kekangan lain, maka setiap ketua atau approver perlu membuat pertimbangan kelulusan arahan kerja atas dasar kepentingan perkhidmatan ICT kepada universiti. Peraturan ini akan sentiasa dikemaskini berdasarkan kepada kesesuaian pelaksanaan semasa dengan bertujuan memastikan peruntukan univerisiti dapat digunakan secara efisien dan optimum
Disediakan oleh : Bahagian Pentadbiran dan Kewangan Universiti Malaysia Pahang Oktober 2016