KETERAMPILAN KOMPUTER Materi Microsoft Word Dosen : Doris Handriono STIT DARUL ULUM KOTABARU
MENGENAL MICRO SOFT WORD 2007 Microsoft word merupakan software pengolah kata yang diproduksi oleh Microsoft Corporation yang sangat bermanfaat dalam aplikasi perkantoran mencakup: membuat surat, laporan, brosur, skripsi, dan majalah dengan aneka font dan layout yang ada. Seperti versi sebelumnya, Microsoft Word 2007 juga terinstal dalam satu paket Microsoft Office 2007. Jika program tersebut sudah diinstal, program ini bisa dijalankan dengan cara sebagai berikut: 1. Klik Start (Microsoft office button) 2. Pilih All Programs 3. Pilih Microsoft Office 4. Pilih Microsoft Office W0rd 2007
Membuka MS-Word
Bagian-Bagian MS-Word 1 2 4 3 5 6 7 8
Keterangan Gambar 1. Microsoft office button Tombol ini berisi menu-menu sebagai berikut: new, open, save, save as, print, dll. 2. Quick acces toolbar. Merupakan kumpulan tombol yang bias ditambahkan atau dikurangi sesuai dengan keinginan pengguna. Pada kumpulan tombol ini bias dimasukkan tombol open, new,save, preview, dan lain-lain. 3. Title bar Menunjukkan judul document yang dibuat. Apabila document tersebut baru pertama kali dibuat, maka secara otomatis bernama document 1.
4. Tab ribbon Merupakan deretan menu utama yang digunakan untuk mengakses beberapa fungsiyang terdiri dari beberapa grup. Masing-masing grup dikelompokkan sesuai fungsinya masing-masing. 5. Group Menunjukkan kelompok perintah yang memiliki kesamaan fungsi. Perintahditandai dengan perintah tersebut gambar (icon).
6. Scroll Scroll digunakan untuk menggulung lembar kerja ke atas atau ke bawah 7. View mode Berfungsi untuk mengatur mode tampilan yang terdiri dari printout, full screen reading, web layout, outline serta draft. 8. Zoom slider Berfungsi untuk memperbesar atau memperkecil tampilan lembar kerja.
Membuat Dokum men Baru Bila Anda sedang aktif pada suatu file / dokumen, kemudian akan membuat dokumen baru caranya : Dari Microsoft office button-new Atau tekan CTRL+N Dokumen baru akan keluar serta pengguna siap untuk memulai bekerja dengan lembar kerja yang baru.
Mengakhiri MS-W Word Untuk mengakhiri MS-Word dapat dilakukan dengann salah satu cara sebagai berikut : Klik pada kotak tanda silang diujung kanan atas Dari menu File pilih dan klik Exit Dengan menggunakan keyboard [Alt+F4]
Menyimpan da an Menutup Dokumen Setelah selesai bekeja, dokumen/lembar kerja yang telah dibuat dapat disimpan serta selanjutnya ditutup. Cara untuk menyimpan serta menutup dokumen yang telah dibuat dilakukan dengan cara sebagai berikut: 1) Klik tombol office (office button), 2) Pilih save as, 3) Kemudian klik word document 4) Ketik nama file 5) klik save 6) Untuk menutup lembar kerja atau halaman pekerjaan, klik tombol X pada sudut kanan atas halaman atau lembar kerja.
Untuk menyimpan dengann melakukan proteksi dapat kita lakukan dengann cara : Klik tombol office (office button), Pilih save as, Pilih Tools general option Ketik Password to open enter Selanjutnya Ketik password yang sama Save
Menyimpan Do okumen Dari menu File pilih dan klik Save Dari menu File pilih dan klik Save As (menyimpan dengan nama lain, setelah dokumen tersimpan) Cari direktori tempat kita akan menyimpan dokumen Beri nama dokumen pada kotak File Name Klik tombol Save
Membuka Dokum men Langkah-langkah untuk membuka dokumen yang sudah kita simpan yaitu : Pilih menu File Open atau Ctrl+O Dari kotak dialog Open (yang bentuknya hampir sama dengann kotak dialog Save As), cari direktori tempat kita menyimpan dokumen pada Look In. Pilih dan klik file atau dokumen yang akan kita buka atau pada kotak File Name ketikkan nama file yang akan dibuka. Klik tombol Open atau Ok.
Sistem Operas si MS-Word Untuk melakukan pengeditan naskah baik teks ataupun grafik dalam MS-Word harus melakukan operasi blok terlebih dahulu. Operasi blok dapat dilakukan dengan menggunakan mouse atau keyboard.
Menghapus teks Untuk menghapus teks dapat kita lakukan dengan cara : Blok / sorot kata, baris, kalimat atau paragraf yang akan dihapus. Tekan tombol delete Untuk menghapus satu karakter dapat menggunakan : a. delete b. Backspace Memindahkan teks Langkah-langkah memindah teks adalah sebagai berikut : blok / sorot teks yang akan dipindah dari menu edit, pilih cut atau klik icon cut pada standar toolbar atau Ctrl+X letakkan kursor pada lokasi baru yang dipilih dari menu edit, pilih paste atau klik icon paste pada standar toolbar atau Ctrl+V
Menyalin teks Untuk menyalin teks, langkah-langkahnya adalah sebagai berikut : blok / sorot teks yang akan dipindah dari menu edit, pilih copy atau klik icon copy pada standar toolbar atau Ctrl+C letakkan kursor pada lokasi baru yang dipilih dari menu edit, pilih paste atau klik icon paste pada standar toolbar atau Ctrl+V Memformat Teks Memformat teks disini terbagi dalam 4 pengaturan dasar yaitu : Memformat karakter Mengubah style huruf Mengubah ukuran huruf Mengubah jenis huruf Secara praktis, anda dapat memformat karakter (teks/naskah) yang meliputi pemberian efek khusus, pengaturan style, mengganti jenis huruf, mengganti ukuran huruf, dengan melakukan klik pada icon yang terdapat pada Formatting toolbar seperti pada gambar berikut :
Mengganti Jenis Huruf Miring Mengganti Ukuran Huruf Tebal Bergaris Bawah
Memformat Ha alaman Untuk menentukan ukuran kertas dapat kita lakukan dengan cara : 1. Pilih menu File Page Setup, sehingga muncul kotak dialog berikut :
2. Untuk menentukan berapa batas tepi atas, bawah, kiri dan atas isikan pada tabulasi Margins untuk top = atas, bottom = bawah, left = kiri dan right = kanan. 3. Klik tabulasi paper size untuk menentukan ukuran kertas yang akan dipakai. Jika ukuran kertas yang akan dipakai tidak tersedia, gunakan isian kotak width untuk menentukan lebar kertas dan height untuk menentukan tinggi. Orientation untuk menentukan format posisi kertas. Portrait untuk posisi kertas vertikal dan landscape untuk horizontal. Apply to untuk menentukan seting format tersebut berlaku untuk : Whole Document : seluruh dokumen Selected text : hanya untuk teks yang dipilih This Point Forward : dimulai dari insertion point ke depan atau halaman berikut.
Penomoran Halaman Pada dasarnya penomoran halaman termasuk dalam header and footer. Untuk memberi nomor halaman sederhana (tanpa keterangan lain) caranya : pilih insert, lalu page number tentukan letak nomor halaman : bagian atas atau bawah halaman pada kotak position kanan, kiri, tengah, inside atau outside pada kotak alignment
Header And Footer Header adalah teks dibagian atas halaman dan footer adalah teks dibagian bawah halaman termasuk nomor halaman. Untuk membuat header and footer, caranya : pilih menu view, pilih header and footer akan dimunculkan toolbar header and footer dan kotak yang dikelilingi garis putus-putus. Ketikkan teks pada kotak ini. bisa disertakan tanggal, waktu atau nomor halaman untuk berpindah dari header ke footer atau sebaliknya digunakan switch between header and footer.
Untuk menghapus head der and footer : klik 2 kali header mengeditnya klik sampai muncul fill handle atau blok seluruh teks tekan delete and footer untuk
Menyisipkan Simbol MS-Word menyediakan banyak simbol untuk memenuhi kebutuhan anda. Caranya menyisipkan simbol :MSsimbol untuk memenuhi Word menyediakan banyak kebutuhan anda. Caranya menyisipkan simbol : Letakkan insertion point pada tempat simbol akan diletakkan pilih menu insert, lalu simbol klik simbol yang diinginkan, klik insert lalu close
Membuat Tabel Menggunakan Toolbar Letakkan insertionn point ditempat akan dibuat tabel Klik tombol insert table pada toolbar Klik dan drag banyaknya kolom dan baris yang diinginkan
Menggunakan Menu Pilih menu tabel, lalu insert table Isi kotak pilihan yang tersedia : Number of Column : untuk menentukan jumlah kolom Number of Rows : untuk menentukan jumlah baris Column Width: untuk menentukan lebar kolom Klik OK
Memformat Ta abel Merubah lebar kolom arahkan pointer mouse ke arah garis vertikal pembatas antar kolom, sampai berbentuk klik dan drag mouse ke kanan atau kiri sesuai dengan kebutuh Merubah tinggi baris arahkan pointer mouse ke arah garis vertikal pembatas antar kolom, sampai berbentuk klik dan drag mouse dengan kebutuhan ke kanan atau kiri sesuai
Menghapus sel, baris, atau kolom pilih satu atau beberapa sel / baris / kolom yang akan dihapus. pilih menu table, pilih delete cell / rows / columns Memecah sel Untuk memecah sel lakukan langkah berikut : letakkan pointer pada sel yang akan dipecah atau dibagi. pilih menu table, lalu split table.
Menggabung sel Untuk menggabung sel lakukan langkah berikut : Blok sel yang akan digabung. pilih menu table, lalu merge cell.
Membuat Typesetting Matematis Klik tab Insert Klik icon Equation Klik tanda panah ke bawah dan pilih jenis Equation yang anda inginkan Jika tidak ada yang cocok klik di Insert New Equation etik Equation yang anda inginkan Jika telah selesai klik sembarang tempat dalam lembaran kerja
FORMAT NASK KAH Mengatur Paragraph dan Spasi Klik menu format, Paragraph Klik Indent and Spacing Pada Spacing tentukan berapa spasi yang diinginkan Klik Ok.
Bullets and Numbering Bullets Format Bullets and Num mbering Pilih jenis bullets yang diinginkan atau Customize character OK Numbering Blok atau tandai bagian naskah yang ingin dibuat numbered Format Bullets and Num mbering Numbered Pilih jenis numbered - OK
Membuat Sampul Dan Menyisipkan Bingkai Pada Dokumen Kerja Materi Langkah Detailnya 1. Kita akan mencoba membuat dan menghapus bingkai sebuah halaman kover/sampul pada dokumen kerja. Bingkai Pada 2. Coba buka halaman baru kosong Halaman Dokumen 3. Kemudian klik Page Layout > Page Border.
4. Kemudian akan muncul tampilan seperti gambar di bawah ini. 5. Pada bagian setting pilihlah box, dan pada bagian style pilihlah jenis border dan ukuran tebal border yang akan digunakan atau pilih art untuk memilih tipe border yang lain, dan aturlah seperti tampak di bawah ini. 6. Lalu klik option.
7. Kemudian akan muncul kotak dialog, pilihlah text padaa bagian measure form agar border akan berada pada batas margin, sehingga text pada kover yang akan di kelilingi oleh border. 8. Kemudian klik OK.
Ketiklah isi kover sesuai dengan yang kita inginkan, misalnya ketikkanlah Laporan Praktikum Komputer. Kemudian simpan dokumen anda dengan nama Latihan Bingkai. Kemudian klik ikon page border pada menu Page Layout, lalu klik none > OK.
Mencetak Dokumen Buka salah satu dokumen kerja kita Kemudian klik tombol Office Button > Print, kemudian pilih Print atau tekan Ctrl + P.
Kemudian akan muncul kotak dialog seperti di bawah ini, tentukanlah nama jenis printer sesuai yang anda digunakan, kemudian berikan tanda centang all pada kotak page range, lalu klik OK
MAIL MERGE Mail merge membantu kita untuk membuat sebuah dokumen (misalnya surat) yang isinya sama untuk penerima yang berbeda secara cepat dan mudah. Fitur ini sangat membantu terutama bila penerimanya sangat banyak. Mail merge juga dapat digunakan untuk membuat sertifikat, label, dan amplop. Untuk membuat mail merge terdiri dari 2 dokumen, yaitu:dokumen Master, dokumen yang isinya sama untuk semua penerima. Data Source, yaitu dokumen yang isinya khusus untuk masing-masing penerima, misalnya nama dan alamat penerima. Data source dapat berupa dataa di Excel, Access, Contact pada Outlook dan sebagainya.
Langkah-langkah membuat mail merge adalah sebagai berikut: Tahap I Membuat Data SourceBuat data source di Excel seperti contoh di bawah ini dan simpan dengan namadata Surat.
Tahap II Membuat Dokumen MasterBuat dokumen master surat di Word seperti contoh di bawah ini dan simpan dengan nama Master Surat. Beri jarak untuk menaruh nama dan alamat. Dokumen ini jangan ditutup karena kita akan lanjutkann ke langkah berikut:menggabungkan Data Source dengan Dokumen Master.
Tahap III Menggabungkan Data Source dengan Dokumen MasterPada Mailings tab, grup Start Mail Merge, klik Start Mail Merge. Selanjutnya kita akan memilih data source. Pada Mailings tab, grup Start Mail Merge, klik Select Recipients. Pilih Use Existing List, dan cari lokasi dokumen (Data Surat) pada kotak dialogselect Data Source. Kemudian klik Open untuk menampilkan kotak dialog Select Table.
Pada kotak dialog Select Table, klik lembar kerja yang berisi sumber data dan pastikan kotak First row of data contains column headers dicentang. Kemudian klik OK. Sekarang kita akan menempatkan data pada masing-masing tempatnya. Taruh di kursor di bawah tulisan Kepada Yth., kemudian pada Mailings tab, grupwrite & Insert Fields, klik Insert Merge Field dan pilih Nama. Lakukan juga hal yang sama pada Alamat dan sekarang tampilan dokumen akan seperti contoh di bawah ini. Data ditampilkan dalam tanda kurung siku dua <<data field>> >.
Tahap IV Menyimpan dan Mencetak Mail Merge Pada tahap ini, klik tombol Finish & Merge dan pilih:print Documents, untuk mencetak surat. Ada 3 pilihan: All untuk mencetak semua surat. Current record untuk mencetak surat pada halaman yang aktif. Isi nomor urut data pada kotak From dan To, untuk mencetak surat yang dipilih saja.
Tulisan di koran menggunakan beberapa kolomsehingga proses membaca pun menjadi lebih enak. Microsoft Word juga menyediakan fasilitas untuk membuat tulisan dengan bentuk seperti kolom koran. Untuk membuat kolom tulisan di Microsoft Word 2007 anda dapat menggunakan langkah berikut. Buat ketikan atau tulisan anda terlebih dahulu. Selanjutnya blok teks atau tulisan yang akan dibuat menjadi kolom Pilih menu ribbon Page Layout Klik tombol Columns.
Pada popup menu yang muncul anda akan diberikan beberapa pilihan: One: membuat bentuk tulisan 1 kolom (seperti ketikan biasa) Two : membuat tulisan menjadi 2 kolom yang sama besar lebarnya Three : membuat tulisan menjadi 3 kolom tulisan yang sama besar lebarnya Left : membuat tulisan menjadi 2 kolom, kolom sebelah kiri lebih kecil dari kolom sebelah kanan. Right: membuat tulisan menjadi 2 kolom, kolom sebelah kanan lebih kecil dari kolom sebelah kiri. More columns : menampilkan pilihan lain untuk pembuatan kolom lebih lanjut.