BAB V PENUTUP. Menyurat di SMK Negeri 1 Bangkinang Kabupaten Kampar. b. Kepala tata usaha melalui stafnya menyampaikan surat sesuai dengan

Transkripsi

1 BAB V PENUTUP A. Kesimpulan Berdasarkan penyajian data dan analisa data yang telah dipaparkan di atas, maka dapat disimpulkan bahwa: 1. Pelaksanaan Tugas Kepala Tata Usaha Sekolah dalam Penanganan Surat- Menyurat di SMK Negeri 1 Bangkinang Kabupaten Kampar. a. Kepala tata usaha melakukan pencatatan nomor dan tanggal surat dalam buku agenda surat masuk. Dengan harapan mudah untuk mencari dan menemukan kembali surat-surat yang pernah masuk ke kantor tata usaha. b. Kepala tata usaha melalui stafnya menyampaikan surat sesuai dengan alamat dalam surat/menyerahkan surat kepada yang berhak menerima. c. Kepala tata usaha melalui stafnya membuatkan disposisi surat. apabila memerlukan pengarahan dan pengurusan lebih lanjut. d. Kepala tata usaha telah membuatkan konsep balasan surat, jika memang surat yang masuk memerlukan balasan, jika tidak memerlukan balasan, maka surat diarsipkan. e. Kepala tata usaha sekolah telah menugaskan kepada tata usaha bidang surat menyurat untuk membuatkan disposisi surat sesuai dengan instruksi dari kepala tata usaha sekolah. f. Kepala tata usaha sekolah telah membuatkan balasan surat jika diperlukan, hal ini sesuai dengan instruksi dari kepala sekolah. 123

2 g. Kepala tata usaha melalui stafnya telah melakukan pengarsipan surat demi kelancaran administrasi sekolah. h. Kepala tata usaha telah membuatkan konsep surat keluar, tetapi untuk surat kategori penting pengonsepan surat dibuat oleh kepala sekolah. i. Kepala tata usaha melalui stafnya menyerahkan surat yang diketik kepada kepala sekolah untuk ditandatangani. j. Kepala tata usaha melalui stafnya telah memberikan stempel/cap sekolah disebelah kiri tandatangan kepala sekolah, sebagai bukti bahwa surat tersebut resmi untuk disampaikan kepada pihak yang dituju/penerima. k. Kepala tata usaha sekolah melalui stafnya telah melipat dan memasukkan surat kedalam sampul kemudian memberikan cap sekolah didepannya agar penerima mengetahui asal surat tersebut. l. Kepala tata usaha sekolah telah melakukan pencatatan dan pengawasan surat yang akan dikirim ke buku ekspedisi surat. m. Kepala tata usaha melalui stafnya melakukan pengiriman surat melalui tenaga administrasi atau dengan jasa pos jika jarak tempuhnya jauh. 2. Faktor yang Memengaruhi Pelaksanaan Tugas Kepala Tata Usaha Sekolah dalam Penanganan Surat-Menyurat di SMK Negeri 1 Bangkinang Kabupaten Kampar adalah sebagai berikut: a. Memberikan contoh kepemimpinan yang baik kepada setiap tenaga administrasi di sekolah dengan cara mengingatkan dan menasehati. b. Memahami seluruh tugas pokok dan fungsinya sebagai seorang pemimpin di kantor tata usaha supaya selalu bekerja efektif dan efisien.

3 c. Kepala tata usaha menguasai teknik penanganan surat menyurat berupa konsep-mengonsep surat, paraf koreksi surat, dan surat-surat keputusan kepala sekolah. d. Mampu menyesuaikan diri dan melayani semua personil sekolah dan berbagai pihak di luar sekolah dengan tenaga administrasi sekolah berupa kepedulian sosial dan keakraban. e. Kepala tata usaha taat dan patuh pada norma dan hierarki organisasi yang dipimpinnya. f. Memberikan rasa keterbukaan dan transparansi kepada semua anggotanya di sekolah, berupa kenyamanan selama menjalankan tugastugas sekolah. g. Kepala tata usaha telah memahami setiap situasi yang terjadi pada anggotanya dalam kerja di sekolah. h. Kepala tata usaha mampu mengendalikan setiap permasalahan yang muncul di kantor berupa menyusun program tata usaha sekolah, membina dan mengembangkan karier tenaga tata usaha dan melakukan penilaian terhadap hasil kerja tata usaha. i. Menganalisa setiap pengurusan surat, baik surat masuk maupun surat keluar. Berupa merancang/mempersiapkan, menggandakan dan mendistribusikan surat, mengagendakan surat baik untuk didistribusikan maupun disimpan sebagai dokumen yang harus dipelihara.

4 j. Kepala tata usaha memiliki kemampuan khusus untuk menangani surat di kantor, termasuk membantu mempersiapkan dan mengagtur kegiatan sekolah yang berkenaan dengan PBM. k. Kepala tata usaha senantiasa taat pada hubungan dan tata kerja yang ada di sekolah demi tercapainya tujuan. l. Kepala tata usaha berusaha untuk bekerja sama dalam tim, agar tercapai hasil kerja yang optimal. m. Kepala tata usaha senantiasa optimisme ketika menangani seluruh pekerjaan yang menjadi tugasnya, termasuk dalam penanganan surat menyurat. B. Saran Berdasarkan hasil kesimpulan penelitian di atas, maka saran dan kritik tetap juga harapan kedepan untuk SMK Negeri 1 Bangkinang Kabupaten Kampar adalah sebagai berikut: 1. Kepala SMK Negeri 1 Bangkinang agar dapat meningkatkan motivasi kerja kepala tata usaha dan tenaga administrasi sekolah untuk mencapai hasil kerja yang optimal (efektif dan efisien). 2. Kepala Tata Usaha untuk selalu melaksanakan tugas-tugasnya dengan baik dan meningkatkan pelayanan prima kepada semua warga sekolah, sehingga kantor tata usaha benar-benar dapat menjadi pusat pelayanan publik. 3. Sebagai Tenaga Administrasi SMK Negeri 1 Bangkinang supaya mengikuti pelatihan-pelatihan, workshop dan seminar mengenai peningkatan kemampuan, keterampilan dan kompetensi sebagai tenaga kependidikan

5 yang profesional. Di samping itu juga diharapkan agar para tenaga adminsitrasi selalu berusaha untuk disiplin dalam melaksanakan tugastugasnya.