BUPATI KEPULAUAN SELAYAR

Transkripsi

1 BUPATI KEPULAUAN SELAYAR PERATURAN BUPATI KEPULAUAN SELAYAR NOMOR 8 TAHUN 2012 TENTANG TATA NASKAH DINAS DI LINGKUNGAN PEMERINTAH DAERAH KABUPATEN KEPULAUAN SELAYAR DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA BUPATI KEPULAUAN SELAYAR, Menimbang : a. bahwa dengan ditetapkannya Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 22 Tahun 2008 tentang Pedoman Umum Tata Naskah Dinas, Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 54 Tahun 2009 tentang Tata Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Daerah dan Peraturan Gubernur Sulawesi Selatan Nomor 33 Tahun 2010 tentang Tata Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Daerah Provinsi Sulawesi Selatan, maka dalam upaya mewujudkan tertib administrasi penyelenggaraan pemerintahan dan pembangunan serta pelayanan kepada masyarakat, perlu menata ulang Tata Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Daerah Kabupaten Kepulauan Selayar; 1

2 b. bahwa Peraturan Bupati Selayar Nomor 07 Tahun 2005 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Selayar tidak sesuai lagi dengan perkembangan saat ini, sehingga perlu dilakukan penyempurnaan; c. bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud dalam huruf a dan huruf b, perlu menetapkan Peraturan Bupati tentang Tata Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Daerah Kabupaten Kepulauan Selayar; Mengingat : 1. Undang-Undang Nomor 29 Tahun 1959 tentang Pembentukan Daerah-Daerah Tingkat II di Sulawesi (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1959 Nomor 74, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 1822); 2. Undang-Undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2004 Nomor 125, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4347) sebagaimana telah diubah beberapa kali, terakhir dengan Undang- Undang Nomor 12 Tahun 2008 tentang Perubahan Kedua Atas Undang-Undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2008 Nomor 59, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4844); 3. Undang-Undang Nomor 24 Tahun 2009 tentang Bendera, Bahasa, dan Lambang Negara, serta Lagu Kebangsaan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 109, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5035); 4. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 152, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5071); 2

3 5. Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2011 tentang Pembentukan Peraturan Perundang-undangan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2011 Nomor 82, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5234); 6. Peraturan Pemerintah Nomor 38 Tahun 2007 tentang Pembagian Urusan Pemerintahan antara Pemerintah, Pemerintahan Daerah Provinsi dan Pemerintahan Daerah Kabupaten/Kota (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2007 Nomor 82, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4737); 7. Peraturan Pemerintah Nomor 41 Tahun 2007 tentang Organisasi Perangkat Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2007 Nomor 94, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4741); 8. Peraturan Pemerintah Nomor 77 Tahun 2007 tentang Lambang Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2007 Nomor 161, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4790); 9. Peraturan Pemerintah Nomor 59 Tahun 2008 tentang Perubahan Nama Kabupaten Selayar Menjadi Kabupaten Kepulauan Selayar Provinsi Sulawesi Selatan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2008 Nomor 124, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4889); 10. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 53 Tahun 2011 tentang Pembentukan Produk Hukum Daerah (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2011 Nomor 694); 11. Peraturan Daerah Kabupaten Selayar Nomor 2 Tahun 2008 tentang Urusan Pemerintahan yang Menjadi Kewenangan Pemerintahan Daerah Kabupaten Selayar (Lembaran Daerah Kabupaten Selayar Tahun 2008 Nomor 2, Tambahan Lembaran Daerah Kabupaten Selayar Nomor 1); 3

4 12. Peraturan Daerah Kabupaten Selayar Nomor 3 Tahun 2008 tentang Pembentukan, Susunan Organisasi dan Tata Kerja Perangkat Daerah Kabupaten Selayar (Lembaran Daerah Kabupaten Selayar Tahun 2008 Nomor 3) sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Daerah Kabupaten Kepulauan Selayar Nomor 10 Tahun 2010 tentang Perubahan Atas Peraturan Daerah Kabupaten Selayar Nomor 3 Tahun 2008 tentang Pembentukan, Susunan Organisasi dan Tata Kerja Perangkat Daerah Kabupaten Selayar (Lembaran Daerah Kabupaten Kepulauan Selayar Tahun 2010 Nomor 10); Memperhatikan : 1. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 22 Tahun 2008 tentang Pedoman Umum Tata Naskah Dinas; 2. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 54 Tahun 2009 tentang Tata Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Daerah; MEMUTUSKAN : Menetapkan : PERATURAN BUPATI TENTANG TATA NASKAH DINAS DI LINGKUNGAN PEMERINTAH DAERAH KABUPATEN KEPULAUAN SELAYAR. BAB I KETENTUAN UMUM Pasal 1 Dalam Peraturan Bupati ini yang dimaksud dengan : 1. Kabupaten adalah Kabupaten Kepulauan Selayar. 2. Bupati adalah Bupati Kepulauan Selayar. 3. Wakil Bupati adalah Wakil Bupati Kepulauan Selayar. 4. Sekretaris Daerah adalah Sekretaris Kabupaten Kepulauan Selayar. 5. Perangkat Daerah adalah unsur pembantu Bupati dalam penyelenggaraan Pemerintahan Daerah, yang terdiri atas Sekretariat Daerah, Sekretariat 4

5 DPRD, dinas daerah, lembaga teknis daerah, kecamatan, kelurahan, desa dan lembaga lain dalam lingkup Pemerintah Kabupaten Kepulauan Selayar. 6. Pemerintah Daerah adalah Pemerintah Daerah Kabupaten Kepulauan Selayar. 7. Satuan Kerja Perangkat Daerah yang selanjutnya disingkat SKPD adalah Satuan Kerja Perangkat Daerah lingkup Pemerintah Kabupaten Kepulauan Selayar. 8. Unit Pelaksana Teknis Dinas/Badan yang selanjutnya disingkat UPTD/UPTB adalah unsur pelaksana teknis operasional dinas atau badan. 9. Peraturan Bupati adalah Peraturan Bupati Kepulauan Selayar. 10. Lambang Daerah Kabupaten Kepulauan Selayar adalah simbol kultural bagi masyarakat Kepulauan Selayar yang mencerminkan kekhasan budaya masyarakatnya dengan Arti Lambang sebagai berikut : a. Sebuah lingkaran berbentuk Jeruk Warna Kuning, melambangkan produksi Selayar yang terkenal dengan LEMOCINANYA. b. Bintang Lima yang terletak di tengah-tengah sebelah atas dalam lingkaran berwarna kuning emas, adalah perlambang Ketuhanan Yang Maha Esa di Daerah ini, yang menjiwai seluruh hidup dan kehidupan penduduknya. c. Diantara rangkaian bunga kapas berwarna hijau-putih dan daun kelapa berwarna hijau, terdapat Pulau Selayar, warna coklat dengan garis-garis hitam semisal urat kayu. Rangkaian Bunga Kapas dan Daun Kelapa adalah perlambang Kemakmuran yang mengajak penduduknya untuk menggalinya dan Pulau Selayar dengan garis-garis semisal urat kayu, melambangkan produksi kayu dari daerah ini. d. Di bahagian bawah Pulau Selayar, di atas gelombang melintang tiga, terdapat huruf Lontara Tanah Doang, berwarna hitam yang merupakan julukan untuk Daerah ini dengan kebudayaannya yang hidup. e. Dalam kurung segi empat terdapat Pulau Jampea yang merupakan Pulau - Pulau Selayar yang memegang peranan penting dalam perekonomian Selayar f. Di pita warna merah membelit tertulis dengan huruf latin SELAYAR yang mengenangkan hak sejarah Lontara Bilang, sejak dahulu kala hingga kini, suatu pertanda adanya masyarakat yang berbudaya tinggi di Daerah ini. 5

6 11. Kerja Sama Daerah adalah kesepakatan antara Bupati dengan Gubernur atau Bupati dengan Bupati dan/atau Walikota atau Bupati dengan pihak ketiga yang dibuat secara tertulis serta menimbulkan hak dan kewajiban. 12. Naskah Dinas adalah alat komunikasi kedinasan dalam bentuk tertulis. 13. Kop Naskah Dinas adalah bagian teratas dari naskah dinas yang memuat sebutan SKPD di lingkungan Pemerintah Daerah Kabupaten Kepulauan Selayar. 14. Stempel Jabatan adalah alat atau cap yang digunakan untuk mensahkan suatu naskah dinas yang telah ditandatangani oleh Bupati atau Wakil Bupati. 15. Stempel SKPD adalah alat atau cap yang digunakan untuk mensahkan suatu naskah dinas yang telah ditandatangani oleh pejabat yang berwenang di lingkungan Pemerintah Kabupaten Kepulauan Selayar. 16. Papan Nama SKPD adalah papan yang bertuliskan nama dan alamat SKPD. 17. Sampul Naskah Dinas adalah sampul atau alat atau pembungkus naskah dinas yang mempunyai Kop Sampul Naskah Dinas. 18. Kop Sampul Naskah Dinas adalah bagian teratas dari sampul naskah dinas yang memuat sebutan Pimpinan Pemerintah Kabupaten Kepulauan Selayar dan nama SKPD di Lingkungan Pemerintah Daerah Kabupaten Kepulauan Selayar. BAB II TATA NASKAH DINAS Bagian Kesatu Asas Penyelenggaraan Pasal 2 Asas-asas Tata Naskah Dinas menjadi pedoman (acuan dasar) dalam pelaksanaan naskah dinas di Lingkungan Pemerintah Daerah Kabupaten Kepulauan Selayar. Pasal 3 Asas Tata Naskah Dinas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2, terdiri atas : a. asas efisien dan efektif; b. asas pembakuan; c. asas akuntabilitas; 6

7 d. asas keterkaitan; e. asas kecepatan dan ketepatan; dan f. asas keamanan. Pasal 4 (1) Asas efisien dan efektif sebagaimana dimaksud dalam Pasal 3 huruf a, dilakukan melalui penyederhanaan dalam penulisan, penggunaan ruang atau lembar naskah dinas, spesifikasi informasi, serta dalam penggunaan bahasa Indonesia yang baik, benar, dan lugas. (2) Asas pembakuan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 3 huruf b, dilakukan melalui tata cara dan bentuk yang telah dibakukan. (3) Asas akuntabilitas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 3 huruf c, yaitu penyelenggaraan tata naskah dinas harus dapat dipertanggungjawabkan dari segi isi, format, prosedur, kewenangan, keabsahan, dan dokumentasi. (4) Asas keterkaitan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 3 huruf d, yaitu tata naskah dinas diselenggarakan dalam satu kesatuan sistem. (5) Asas kecepatan dan ketepatan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 3 huruf e, adalah tata naskah dinas diselenggarakan tepat waktu dan tepat sasaran. (6) Asas keamanan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 3 huruf f, yaitu penyelenggaraan tata naskah dinas harus aman secara fisik dan substansi. Bagian Kedua Prinsip Penyelenggaraan Pasal 5 Prinsip Penyelenggaraan Tata Naskah Dinas terdiri atas : a. ketelitian; b. kejelasan; c. singkat dan padat; dan d. logis dan meyakinkan. Pasal 6 (1) Prinsip ketelitian sebagaimana dimaksud dalam Pasal 5 huruf a, diselenggarakan secara teliti dan cermat dari bentuk, susunan pengetikan, 7

8 isi, struktur, kaidah bahasa dan penerapan kaidah ejaan didalam pengetikan. (2) Prinsip kejelasan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 5 huruf b, diselenggarakan dengan memperhatikan kejelasan aspek fisik dan materi dengan mengutamakan metode yang cepat dan tepat. (3) Prinsip singkat dan padat sebagaimana dimaksud dalam Pasal 5 huruf c, diselenggarakan dengan menggunakan bahasa Indonesia yang baik dan benar. (4) Prinsip logis dan meyakinkan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 5 huruf d, diselenggarakan secara runtut dan logis dan meyakinkan serta struktur kalimat harus lengkap dan efektif. Pasal 7 Penyelenggaraan Naskah Dinas dilaksanakan sebagai berikut : a. pengelolaan surat masuk; b. pengelolaan surat keluar; c. tingkat keamanan; d. kecepatan proses; e. penggunaan kertas surat; f. pengetikan sarana administrasi dan komunikasi perkantoran; dan g. warna kualitas kertas. Pasal 8 Pengelolaan surat masuk sebagaimana dimaksud dalam Pasal 7 huruf a, dilakukan melalui : a. SKPD penerima menindaklanjuti surat yang diterima melalui tahapan : 1. diagenda dan diklasifikasi sesuai sifat surat serta didistribusikan ke unit kerja pengelola; 2. unit kerja pengelola menindaklanjuti sesuai dengan klasifikasi surat dan arahan pimpinan; dan 3. surat masuk diarsipkan pada unit kerja tata usaha. b. copy surat jawaban yang mempunyai tembusan disampaikan kepada yang berhak. c. alur surat menyurat diselenggarakan melalui mekanisme dari tingkat pimpinan tertinggi sampai ke pejabat struktural terendah yang berwenang. 8

9 Pasal 9 Pengelolaan surat keluar sebagaimana dimaksud dalam Pasal 7 huruf b, dilakukan melalui tahapan : a. konsep surat keluar diparaf secara berjenjang dan terkoordinasi sesuai tugas dan kewenangannya dan diagendakan oleh masing-masing unit kerja tata usaha dalam rangka pengendalian; b. surat keluar yang telah ditandatangani oleh pejabat yang berwenang diberi nomor dan tanggal serta di stempel oleh unit kerja tata usaha pada masingmasing SKPD; c. surat keluar sebagaimana dimaksud pada huruf b wajib segera dikirim; dan d. surat keluar diarsipkan pada unit kerja tata usaha. Pasal 10 (1) Tingkat keamanan surat sebagaimana dimaksud dalam Pasal 7 huruf c, dilakukan dengan mencantumkan kode pada sampul naskah dinas sebagai berikut : a. surat sangat rahasia disingkat SR, merupakan surat yang materi dan sifatnya memiliki tingkat keamanan yang tinggi, erat hubungannya dengan rahasia negara, keamanan dan keselamatan Negara; b. surat rahasia disingkat R, merupakan surat yang materi dan sifatnya memiliki tingkat keamanan tinggi yang berdampak kepada kerugian negara dan disintegrasi bangsa; c. surat penting disingkat P, merupakan surat yang tingkat keamanan isi, materi dan sifatnya perlu mendapat perhatian penerima surat; d. surat konfidensial disingkat K, merupakan surat yang materi dan sifatnya memiliki tingkat keamanan sedang yang berdampak kepada terhambatnya penyelenggaraan pemerintahan dan pembangunan; atau e. surat biasa disingkat B, merupakan surat yang materi dan sifatnya biasa namun tidak dapat disampaikan kepada yang tidak berhak mengetahuinya. 9

10 (2) Tanda tingkat keamanan dibubuhi dengan cap (tidak diketik), berwarna merah pada bagian kanan atas surat, kecuali surat biasa. Jika surat dinas tersebut dicopy, cap tingkat keamanan pada copy harus dengan warna yang sama dengan warna cap pada surat asli. Pasal 11 Kecepatan proses sebagaimana dimaksud dalam Pasal 7 huruf d, sebagai berikut : a. amat segera/kilat, dengan batas waktu 24 jam setelah surat diterima; b. segera, dengan batas waktu 2 X 24 jam setelah surat diterima; c. penting, dengan batas waktu 3 X 24 jam setelah surat diterima; dan d. biasa, dengan batas waktu paling lama 5 (lima) hari kerja setelah surat diterima. Pasal 12 Penggunaan kertas surat sebagaimana dimaksud dalam Pasal 7 huruf e, sebagai berikut : a. kertas yang digunakan untuk Naskah Dinas adalah HVS 80 gram; b. penggunaan kertas HVS diatas 80 gram atau jenis lain, hanya terbatas untuk jenis Naskah Dinas yang mempunyai nilai keasaman tertentu dan nilai kegunaan dalam waktu lama; c. penyediaan surat berlambang negara berwarna kuning emas atau logo daerah berwarna dicetak di atas kertas 80 gram; d. ukuran kertas yang digunakan untuk produk hukum adalah F4 (215 x 330 mm); e. ukuran kertas yang digunakan untuk surat menyurat adalah Folio/F4 (215 x 330 mm); f. ukuran kertas yang digunakan untuk makalah, paper, dan laporan adalah A4 (210 x 297 mm); dan g. ukuran kertas yang digunakan untuk pidato adalah A5 (165 x 215 mm). Pasal 13 Pengetikan sarana administrasi dan komunikasi perkantoran sebagaimana dimaksud dalam Pasal 7 huruf f, sebagai berikut : a. penggunaan jenis huruf Bookman Old Style 12 untuk produk hukum; 10

11 b. penggunaan jenis huruf pica pada mesin ketik manual; c. penggunaan jenis huruf Arial 12 atau jenis Arial dengan ukuran yang disesuaikan dengan kebutuhan; dan d. spasi 1 atau 1,5 sesuai kebutuhan. Pasal 14 Warna dan kualitas kertas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 7 huruf g, berwarna putih dengan kualitas baik. BAB III NASKAH DINAS Pasal 15 Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Daerah, dirumuskan dalam susunan dan bentuk produk-produk hukum serta dalam bentuk surat. Pasal 16 Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Daerah, diolah oleh SKPD di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Kepulauan Selayar. Pasal 17 Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Daerah, ditandatangani oleh Bupati atau Wakil Bupati dan Pejabat di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Kepulauan Selayar yang diberi wewenang. Pasal 18 Jenis dan kewenangan penandatanganan naskah dinas di Lingkungan Pemerintah Daerah adalah sebagaimana tercantum dalam Lampiran I dan merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari Peraturan Bupati ini. BAB IV PARAF, PENULISAN NAMA, PENANDATANGANAN, PENEMPATAN NOMOR HALAMAN, DAN PENGGUNAAN TINTA UNTUK NASKAH DINAS Bagian Kesatu Paraf 11

12 Pasal 19 (1) Setiap Naskah Dinas sebelum ditandatangani oleh pejabat, terlebih dahulu diparaf dengan menggunakan tinta berwarna biru tua. (2) Naskah Dinas dalam bentuk dan susunan produk hukum sebelum ditandatangani, terlebih dahulu diparaf pada setiap lembar oleh pejabat SKPD atau unit kerja leading sector penginisiatif dan unit kerja yang membidangi hukum, ditempatkan pada bagian bawah kanan lembar naskah dinas, kecuali lembar tandatangan pejabat yang berwenang berlaku ketentuan sebagaimana tercantum pada Lampiran I angka III Peraturan Bupati ini. (3) Paraf sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dan ayat (2) dilakukan pejabat terkait secara horizontal dan vertikal. (4) Paraf sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dan ayat (2) merupakan tanda tangan singkat sebagai bentuk pertanggungjawaban atas muatan materi, substansi, redaksi, dan pengetikan naskah dinas. (5) Paraf sebagaimana dimaksud pada ayat (4) meliputi : a. paraf hierarki; dan b. paraf koordinasi. Bagian Kedua Penulisan Nama Pasal 20 (1) Penulisan nama pejabat penandatangan pada Naskah Dinas dalam bentuk dan susunan produk hukum tidak menggunakan gelar, pangkat, golongan, dan nomor induk pegawai. (2) Penulisan nama Bupati dan Wakil Bupati pada Naskah Dinas dalam bentuk dan susunan surat menggunakan gelar tetapi tanpa pangkat, golongan, dan nomor induk pegawai. (3) Penulisan nama pejabat selain yang dimaksud pada ayat (2) pada Naskah Dinas dalam bentuk dan susunan surat menggunakan gelar, pangkat, dan nomor induk pegawai. Bagian Ketiga Penandatanganan Pasal 21 12

13 Tata cara penandatanganan Naskah Dinas oleh pejabat sebagaimana diatur dalam Lampiran I Angka II Peraturan Bupati ini. Pasal 22 Ketentuan mengenai pendelegasian penandatanganan Naskah Dinas diatur dalam Peraturan Bupati. Bagian Keempat Penempatan Nomor Halaman Pasal 23 (1) Penempatan nomor halaman pada Naskah Dinas ditempatkan pada bagian sudut kanan bawah surat. (2) Penempatan nomor halaman pada lampiran produk hukum daerah ditempatkan pada bagian sudut kanan bawah dan penomorannya dimulai dengan halaman baru. Bagian Kelima Penggunaan Tinta Pasal 24 Naskah Dinas ditandatangani dengan menggunakan tinta berwarna biru tua. BAB V STEMPEL JABATAN DAN STEMPEL SKPD Bagian Kesatu Bentuk, Ukuran, dan Isi Pasal 25 (1) Stempel Jabatan dan Stempel SKPD berbentuk lingkaran. (2) Stempel Jabatan dan Stempel SKPD sebagaimana dimaksud pada ayat (1) terdiri atas : a. garis lingkaran luar; b. garis lingkaran tengah; c. garis lingkaran dalam; dan d. isi stempel. 13

14 Pasal 26 Ukuran stempel sebagaimana dimaksud dalam Pasal 25 adalah : a. ukuran garis tengah lingkaran luar stempel jabatan dan stempel SKPD adalah 4 cm; b. ukuran garis tengah lingkaran tengah stempel jabatan dan stempel SKPD adalah 3,8 cm; c. ukuran garis tengah lingkaran dalam stempel jabatan dan stempel SKPD adalah 2,7 cm; dan d. jarak antara 2 (dua) garis yang terdapat dalam lingkaran paling tinggi 1 cm. Pasal 27 (1) Stempel jabatan berisi nama jabatan dan nama Kabupaten dengan pembatas tanda bintang serta menggunakan Lambang Negara. (2) Stempel SKPD berisi nama Pemerintah Kabupaten Kepulauan Selayar, nama SKPD atau singkatan/akronim SKPD dengan pembatas tanda bintang. (3) Stempel UPTD/UPTB berisi nama Pemerintah Kabupaten Kepulauan Selayar, nama SKPD atau singkatan/akronim SKPD dengan pembatas tanda bintang serta nama UPTD/UPTB atau singkatan/akronim UPTD/UPTB pada bagian tengah. Pasal 28 Stempel untuk keperluan tertentu ditetapkan dengan Peraturan Bupati. Bagian Kedua Penggunaan Pasal 29 Pejabat yang berhak menggunakan stempel jabatan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 27 ayat (1) adalah Bupati dan Wakil Bupati. Pasal 30 SKPD di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Kepulauan Selayar yang berhak menggunakan stempel sebagaimana dimaksud dalam Pasal 27 ayat (2) adalah : a. Sekretariat Daerah Kabupaten Kepulauan Selayar; b. Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kabupaten Kepulauan Selayar; 14

15 c. Dinas Daerah Kabupaten Kepulauan Selayar; d. Lembaga Teknis Daerah Kabupaten Kepulauan Selayar; e. Kecamatan; f. Kelurahan; g. Desa; dan h. Lembaga Lainnya. Pasal 31 Stempel jabatan dan stempel SKPD menggunakan tinta berwarna ungu. Pasal 32 Stempel jabatan dan stempel SKPD dibubuhkan pada bagian kiri dari tandatangan pejabat yang menandatangani naskah dinas. Pasal 33 Pimpinan SKPD yang mempunyai dan berhak menggunakan stempel jabatan dan/atau stempel SKPD menunjuk pejabat atau petugas tertentu untuk menyimpan dan mengamankan penggunaan Stempel Jabatan dan Stempel SKPD. Pasal 34 Bentuk, ukuran, dan isi stempel jabatan dan stempel SKPD di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Kepulauan Selayar, adalah sebagaimana tercantum dalam Lampiran II dan merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari Peraturan Bupati ini. BAB VI KOP NASKAH DINAS Bagian Kesatu Jenis Pasal 35 Jenis kop Naskah Dinas di lingkungan Pemerintah Kabupaten Kepulauan Selayar terdiri atas : a. kop naskah dinas jabatan; dan b. kop naskah dinas perangkat daerah. 15

16 Bagian Kedua Bentuk dan Isi Pasal 36 (1) Kop Naskah Dinas jabatan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 35 huruf a memuat sebutan BUPATI KEPULAUAN SELAYAR dengan menggunakan : a. lambang negara berwarna kuning emas dan ditempatkan di bagian tengah atas untuk naskah dinas dalam bentuk dan susunan produk hukum daerah; dan b. lambang negara berwarna kuning emas dan ditempatkan di bagian tengah atas dengan mencantumkan alamat, nomor telepon, nomor faksimile, website, , dan kode pos, yang ditempatkan pada bagian tengah bawah untuk naskah dinas dalam bentuk dan susunan surat. (2) Kop Naskah Dinas Perangkat Daerah memuat sebutan Pemerintah Kabupaten Kepulauan Selayar, nama SKPD, alamat, nomor telepon, nomor faksimile, website, , dan kode pos dengan menggunakan Lambang Daerah Kabupaten Kepulauan Selayar berwarna yang ditempatkan pada bagian paling atas posisi tengah kertas. (3) Kop Naskah Dinas kecamatan memuat sebutan Pemerintah Kabupaten Kepulauan Selayar, nama kecamatan, alamat, nomor telepon, nomor faksimile, website, , dan kode pos dengan menggunakan Lambang Daerah Kabupaten Kepulauan Selayar berwarna yang ditempatkan pada bagian paling atas posisi tengah kertas. (4) Kop Naskah Dinas kelurahan memuat sebutan Pemerintah Kabupaten Kepulauan Selayar, nama kecamatan, kelurahan, alamat, nomor telepon, nomor faksimile, website, , dan kode pos dengan menggunakan Lambang Daerah Kabupaten Kepulauan Selayar berwarna yang ditempatkan pada bagian paling atas posisi tengah kertas. (5) Kop Naskah Dinas desa memuat sebutan Pemerintah Kabupaten Kepulauan Selayar, nama kecamatan, desa, alamat, nomor telepon, nomor faksimile, website, , dan kode pos dengan menggunakan Lambang Daerah Kabupaten Kepulauan Selayar berwarna yang ditempatkan pada bagian paling atas posisi tengah kertas. 16

17 Pasal 37 (1) Bentuk, ukuran, dan isi kop Naskah Dinas jabatan dan kop Naskah Dinas perangkat daerah di lingkungan Pemerintah Kabupaten Kepulauan Selayar adalah sebagaimana tercantum dalam Lampiran III dan merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari Peraturan Bupati ini. (2) Kop Naskah Dinas untuk keperluan tertentu ditetapkan dalam Peraturan Bupati. Bagian Ketiga Penggunaan Pasal 38 (1) Kop Naskah Dinas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 36 ayat (1), digunakan untuk naskah dinas yang ditandatangani oleh Bupati dan Wakil Bupati. (2) Kop Naskah Dinas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 36 ayat (2), digunakan untuk naskah dinas yang ditandatangani oleh Kepala SKPD Kabupaten Kepulauan Selayar atau pejabat lain yang ditunjuk. (3) Kop Naskah Dinas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 36 ayat (3), digunakan untuk naskah dinas yang ditandatangani oleh camat atau pejabat lain yang ditunjuk. (4) Kop Naskah Dinas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 36 ayat (4), digunakan untuk naskah dinas yang ditandatangani oleh lurah atau pejabat lain yang ditunjuk. (5) Kop Naskah Dinas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 36 ayat (5), digunakan untuk naskah dinas yang ditandatangani oleh Kepala Desa atau pejabat lain yang ditunjuk. BAB VII SAMPUL NASKAH DINAS Bagian Kesatu Jenis Pasal 39 17

18 Jenis sampul Naskah Dinas di lingkungan Pemerintah Kabupaten Kepulauan Selayar terdiri atas : a. sampul naskah dinas jabatan; dan b. sampul naskah dinas perangkat daerah. Bagian Kedua Bentuk, Ukuran, dan Isi Kop Sampul Pasal 40 (1) Sampul Naskah Dinas jabatan dan sampul Naskah Dinas perangkat daerah sebagaimana dimaksud dalam Pasal 39 berbentuk empat persegi panjang dan berwarna putih untuk sampul Naskah Dinas jabatan dan berwarna coklat untuk sampul Naskah Dinas perangkat daerah serta menggunakan kertas berjenis cassing. (2) Sampul Naskah Dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (1), berukuran sebagai berikut: JENIS SAMPUL Kantong Folio / Map ½ Folio ¼ Folio U K U R A N PANJANG L E B A R 41 cm 30 cm 35 cm 25 cm 28 cm 18 cm 28 cm 14 cm Pasal 41 (1) Kop sampul Naskah Dinas jabatan memuat sebutan BUPATI KEPULAUAN SELAYAR dengan menggunakan lambang negara berwarna kuning emas, mencantumkan alamat, nomor telepon, nomor faksimile, website, , dan kode pos, yang ditempatkan pada bagian tengah atas. (2) Kop sampul Naskah Dinas perangkat daerah memuat sebutan Pemerintah Kabupaten Kepulauan Selayar, nama SKPD, alamat, nomor telepon, nomor faksimile, website, , dan kode pos yang ditempatkan di bagian tengah atas dengan menggunakan Lambang Daerah Kabupaten Kepulauan Selayar berwarna yang ditempatkan pada bagian paling atas posisi tengah kertas. (3) Kop sampul Naskah Dinas kecamatan memuat sebutan Pemerintah Kabupaten Kepulauan Selayar, nama kecamatan, alamat, nomor telepon, 18

19 nomor faksimile, website, , dan kode pos yang ditempatkan di bagian tengah atas dengan menggunakan Lambang Daerah Kabupaten Kepulauan Selayar berwarna yang ditempatkan pada bagian paling atas posisi tengah kertas. (4) Kop sampul Naskah Dinas kelurahan memuat sebutan Pemerintah Kabupaten Kepulauan Selayar, nama kecamatan, kelurahan, alamat, nomor telepon, nomor faksimile, website, , dan kode pos yang ditempatkan di bagian tengah atas dengan menggunakan Lambang Daerah Kabupaten Kepulauan Selayar berwarna yang ditempatkan pada bagian paling atas posisi tengah kertas. (5) Kop sampul Naskah Dinas desa memuat sebutan Pemerintah Kabupaten Kepulauan Selayar, nama kecamatan, desa, alamat, nomor telepon, nomor faksimile, website, , dan kode pos dengan menggunakan Lambang Daerah Kabupaten Kepulauan Selayar berwarna dan ditempatkan pada bagian paling atas posisi tengah kertas. Pasal 42 Bentuk, ukuran dan isi kop sampul Naskah Dinas jabatan dan sampul naskah dinas perangkat daerah sebagaimana dimaksud dalam Pasal 40 sebagaimana tercantum dalam Lampiran IV dan merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari Peraturan Bupati ini. Bagian Ketiga Penggunaan Pasal 43 (1) Sampul Naskah Dinas jabatan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 41 ayat (1), diisi dengan naskah dinas yang ditandatangani oleh Bupati atau Wakil Bupati. (2) Sampul Naskah Dinas perangkat daerah sebagaimana dimaksud dalam Pasal 41 ayat (2), diisi dengan naskah dinas yang ditandatangani oleh Pejabat SKPD. 19

20 (3) Sampul Naskah Dinas kecamatan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 41 ayat (3), diisi dengan naskah dinas yang ditandatangani oleh Pejabat di Kecamatan. (4) Sampul Naskah Dinas kelurahan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 41 ayat (4), diisi dengan naskah dinas yang ditandatangani oleh Pejabat di Kelurahan. (5) Sampul Naskah Dinas desa sebagaimana dimaksud dalam Pasal 41 ayat (5), diisi dengan naskah dinas yang ditandatangani oleh Pejabat di Desa. BAB VIII PAPAN NAMA Bagian Kesatu Jenis Pasal 44 Jenis papan nama di lingkungan Pemerintah Kabupaten Kepulauan Selayar terdiri atas : a. papan nama kantor bupati; dan b. papan nama perangkat daerah. Bagian Kedua Bentuk, Ukuran, dan Isi Pasal 45 Papan nama di lingkungan Pemerintah Kabupaten Kepulauan Selayar sebagaimana dimaksud dalam Pasal 44 berbentuk empat persegi panjang dengan ukuran 1 (satu) berbanding 2 (dua), berwarna dasar putih dengan tulisan huruf balok berwarna hitam. Pasal 46 20

21 (1) Papan nama Kantor Bupati sebagaimana dimaksud dalam Pasal 44 huruf a berisi tulisan KANTOR BUPATI KEPULAUAN SELAYAR, alamat, nomor telepon, dan kode pos. (2) Papan nama perangkat daerah sebagaimana dimaksud dalam Pasal 44 huruf b berisi tulisan PEMERINTAH KABUPATEN KEPULAUAN SELAYAR, nama SKPD, alamat, nomor telepon, dan kode pos. (3) Papan nama kecamatan memuat tulisan Pemerintah Kabupaten Kepulauan Selayar, nama kecamatan, alamat, nomor telepon, dan kode pos. (4) Papan nama kelurahan memuat tulisan Pemerintah Kabupaten Kepulauan Selayar, nama kecamatan, nama kelurahan, alamat, nomor telepon, dan kode pos. (5) Papan nama kantor desa memuat tulisan Pemerintah Kabupaten Kepulauan Selayar, nama kecamatan, nama desa, alamat, nomor telepon, dan kode pos. Pasal 47 Bentuk, ukuran, dan isi papan nama SKPD di lingkungan Pemerintah Kabupaten Kepulauan Selayar sebagaimana tercantum dalam Lampiran V dan merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari Peraturan Bupati ini. Pasal 48 Bentuk ukuran dan isi papan nama di lingkungan Pemerintah Kabupaten Kepulauan Selayar yang karena untuk kepentingan arsitektur dan lingkungan diatur dengan Peraturan Bupati. Bagian Ketiga Penggunaan Pasal 49 Papan nama kantor dan perangkat daerah ditempatkan pada tempat yang strategis, mudah dilihat dan serasi dengan letak dan bentuk gedungnya. Pasal 50 21

22 Bagi beberapa kantor dan SKPD yang berada di bawah satu atap atau satu komplek, dibuat dalam satu papan nama yang bertuliskan semua nama SKPD. BAB IX PERUBAHAN DAN PENCABUTAN Pasal 51 (1) Perubahan dan pencabutan Naskah Dinas sebagaimana dimaksud dalam bab ini dilakukan dengan bentuk dan susunan naskah dinas yang sejenis. (2) Pejabat yang menandatangani Naskah Dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan oleh pejabat yang menetapkan, mengeluarkan, atau pejabat diatasnya. BAB X KETENTUAN LAIN LAIN Pasal 52 Naskah Dinas yang karena sifat kekhususannya tidak diatur dalam Peraturan Bupati ini, akan diatur tersendiri sesuai dengan peraturan perundangundangan yang berlaku. BAB XI KETENTUAN PENUTUP Pasal 53 Naskah Dinas produk DPRD dapat menyesuaikan dengan hal-hal yang diatur dalam Peraturan Bupati ini. Pasal 54 Pada saat Peraturan Bupati ini berlaku, maka Peraturan Bupati Selayar Nomor 7 Tahun 2005 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Selayar, dicabut dan dinyatakan tidak berlaku. Pasal 55 Peraturan Bupati ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan. 22

23 Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengundangan Peraturan Bupati ini dengan penempatannya dalam Berita Daerah Kabupaten Kepulauan Selayar. Ditetapkan di Benteng pada tanggal 30 April 2012 BUPATI KEPULAUAN SELAYAR, SYAHRIR WAHAB Diundangkan di Benteng pada tanggal 30 April 2012 SEKRETARIS KABUPATEN KEPULAUAN SELAYAR, ZAINUDDIN BERITA DAERAH KABUPATEN KEPULAUAN SELAYAR TAHUN 2012 NOMOR 8 23

24 LAMPIRAN I PERATURAN BUPATI KEPULAUAN SELAYAR NOMOR 8 TAHUN 2012 TENTANG TATA NASKAH DINAS DI LINGKUNGAN PEMERINTAH DAERAH KABUPATEN KEPULAUAN SELAYAR JENIS DAN KEWENANGAN PENANDATANGANAN NASKAH DINAS I. JENIS NASKAH DINAS A. Naskah Dinas yang dirumuskan dalam susunan dan bentuk produkproduk hukum terdiri atas : 1. Peraturan Daerah; 2. Peraturan Bupati; 3. Peraturan Bersama Bupati; dan 4. Keputusan Bupati. B. Naskah Dinas yang dirumuskan dalam susunan dan bentuk surat terdiri atas : 1. Instruksi; 2. Surat Edaran; 3. Surat Biasa; 4. Surat Keterangan; 5. Surat Perintah; 6. Surat Izin; 7. Perjanjian Kerja Sama; 8. Surat Perjanjian; 9. Surat Perintah Tugas; 10. Surat Perintah Perjalanan Dinas; 11. Surat Kuasa; 12. Surat Undangan; 13. Surat Pernyataan Melaksanakan Tugas; 14. Surat Panggilan; 15. Nota Dinas; 16. Nota Pesanan; 24

25 17. Nota Pengajuan Konsep Naskah Dinas; 18. Lembar Disposisi; 19. Telaahan Staf; 20. Pengumuman; 21. Laporan; 22. Rekomendasi; 23. Surat Pengantar; 24. Telegram; 25. Berita Daerah; 26. Berita Acara; 27. Notulen; 28. Memo; 29. Daftar Hadir; 30. Piagam/Sertifikat; 31. Surat Tanda Tamat Pendidikan dan Pelatihan (STTPP); 32. Nota Kesepahaman (Memorandum of Understanding/MOU); dan 33. Surat Perintah Kerja (SPK). C. SKPD di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Kepulauan Selayar terdiri atas : 1. Sekretariat Daerah; 2. Sekretariat DPRD; 3. Dinas Daerah; 4. Lembaga Teknis Daerah; 5. Satuan Polisi Pamong Praja; 6. Kecamatan; 7. Kelurahan; dan 8. Lembaga Lain. II. KEWENANGAN PENANDATANGANAN NASKAH DINAS A. Penandatanganan 1. Bupati a. Bupati menandatangani Naskah Dinas dalam bentuk produk hukum dan dalam bentuk surat yang materinya memuat kebijakan dan/atau pelaksanaan dari peraturan perundangundangan yang lebih tinggi. 25

26 Naskah Dinas dimaksud terdiri atas: a) Peraturan Daerah; b) Peraturan Bupati; c) Peraturan Bersama Bupati; d) Keputusan Bupati; e) Perjanjian Kerja Sama; f) Instruksi Bupati; g) Surat Edaran; h) Surat Biasa; i) Surat Keterangan; j) Pengumuman; k) Surat Perintah; l) Surat Izin; m) Surat Perjanjian; n) Surat Perintah Tugas o) Surat Kuasa; p) Surat Undangan; q) Surat Panggilan; r) Surat Pernyataan Melaksanakan Tugas; s) Nota Dinas; t) Telegram; u) Laporan; v) Rekomendasi; w) Berita Daerah; x) Berita Acara; y) Memo; z) Lembar Disposisi; aa) Piagam/Sertifikat; bb) Surat Tanda Tamat Pendidikan dan Pelatihan (STTPP); dan cc) Nota Kesepahaman (Memorandum of Understanding/MOU). b. Naskah Dinas sebagaimana dimaksud pada huruf a, ditujukan kepada Pejabat Pemerintah, Pemerintah Provinsi, Pemerintah Kabupaten/Kota, Organisasi Kemasyarakatan, dan pihak-pihak lain yang berkepentingan; 26

27 c. Apabila Bupati berhalangan, penandatanganan Naskah Dinas sebagaimana dimaksud pada huruf a dan huruf b, dilakukan oleh Wakil Bupati sesuai dengan ketentuan dalam peraturan perundang-undangan yang berlaku; d. Bupati dapat mendelegasikan penandatanganan Naskah Dinas tertentu kepada Pejabat yang ditunjuk secara tertulis, kecuali Peraturan Daerah dan Peraturan Bupati. 2. Wakil Bupati a. Wakil Bupati menandatangani Naskah Dinas dalam bentuk dan susunan produk hukum sebagai petunjuk pelaksanaan yang telah ditetapkan oleh Bupati serta dalam bentuk dan susunan surat sepanjang materinya sesuai dengan bidang tugas dan tanggung jawabnya. Naskah dinas dimaksud terdiri atas: 1) Naskah Dinas yang ditandatangani oleh Wakil Bupati dalam bentuk dan susunan surat : a) Surat Biasa; b) Surat Keterangan; c) Surat Perintah; d) Surat Izin; e) Surat Perintah Tugas; f) Surat Pernyataan Melaksanakan Tugas; g) Surat Perintah Perjalanan Dinas; h) Surat Undangan; i) Nota Dinas; j) Lembar Disposisi; k) Telaahan Staf; l) Surat Panggilan; m) Laporan; n) Rekomendasi; o) Memo; 27

28 2) Naskah Dinas yang ditandatangani oleh Wakil Bupati atas nama Bupati : a) dalam bentuk dan susunan produk hukum berupa Keputusan Bupati; b) dalam bentuk dan susunan surat berupa : i. Surat Edaran; ii. Surat Biasa; iii. Surat Keterangan; iv. Surat Perintah; v. Surat Izin; vi. Surat Perintah Tugas; vii. Surat Pernyataan Melaksanakan Tugas; viii. Nota Dinas; ix. Lembar Disposisi; x. Pengumuman; xi. Telegram; xii. Berita Acara; xiii. Piagam; dan xiv. Sertifikat. b. Naskah Dinas sebagaimana dimaksud pada huruf a, ditujukan kepada Pejabat di lingkungan Pemerintah, Pemerintah Provinsi, Pemerintah Kabupaten/Kota, Organisasi Kemasyarakatan, dan pihak-pihak lain yang berkepentingan. 3. Sekretaris Kabupaten a. Sekretaris Kabupaten atas nama Bupati menandatangani Naskah Dinas : 1) dalam bentuk dan susunan produk hukum berupa Keputusan Bupati; 2) dalam bentuk dan susunan surat berupa : a) Surat Edaran; b) Surat Biasa; c) Surat Keterangan; d) Surat Perintah; e) Surat Izin; 28

29 f) Surat Perjanjian; g) Surat Perintah Tugas; h) Surat Pernyataan Melaksanakan Tugas; i) Surat Undangan; j) Surat Panggilan; k) Nota Dinas; l) Pengumuman; m) Telegram; n) Berita Acara; o) Piagam; dan p) Sertifikat. b. Sekretaris Kabupaten berdasarkan wewenang jabatannya menandatangani Naskah Dinas dalam bentuk dan susunan surat dalam rangka koordinasi teknis administrasi untuk kelancaran pelaksanaan tugas di Lingkungan Pemerintah Kabupaten yang terdiri atas : 1) Surat Biasa; 2) Surat Keterangan; 3) Surat Perintah; 4) Surat Izin; 5) Surat Perjanjian; 6) Surat Perintah Tugas; 7) Surat Perintah Perjalanan Dinas; 8) Surat Pernyataan Melaksanakan Tugas; 9) Surat Kuasa; 10) Surat Undangan; 11) Surat Panggilan; 12) Nota Dinas: 13) Nota Pengajuan Konsep Naskah Dinas; 14) Lembar Disposisi; 15) Telaahan Staf; 16) Pengumuman; 17) Laporan; 18) Rekomendasi; 19) Surat Pengantar; 29

30 20) Lembaran Daerah; 21) Berita Daerah; 22) Berita Acara; 23) Notulen; 24) Memo; 25) Daftar Hadir; 26) Sertifikat; dan 27) Surat Perintah Kerja. c. Sekretaris Kabupaten menandatangani Naskah Dinas sebagaimana dimaksud pada huruf a dan huruf b, ditujukan kepada Pejabat di Lingkungan Pemerintah Provinsi, Pemerintah Kabupaten, dan pihak-pihak lain yang dianggap perlu. 4. Asisten a. Asisten atas nama Sekretaris Kabupaten menandatangani Naskah Dinas dalam bentuk dan susunan surat yang materinya memuat petunjuk pelaksanaan teknis operasional yang mendukung kelancaran tugas masing-masing SKPD yang ditujukan kepada pejabat di lingkungan Pemerintah Kabupaten. Naskah Dinas dimaksud terdiri atas : 1) Surat Biasa; 2) Surat Keterangan; 3) Surat Perintah; 4) Surat Perintah Tugas; 5) Surat Perintah Perjalanan Dinas; 6) Surat Undangan; 7) Surat Panggilan; 8) Nota Dinas; 9) Nota Pengajuan Konsep Naskah Dinas; 10) Laporan; 11) Surat Pengantar; dan 12) Daftar Hadir. b. Asisten berdasarkan wewenangnya menandatangani naskah dinas dalam bentuk dan susunan surat yang materinya merupakan data atau informasi sebagai pelaksanaan teknis 30

31 operasional dalam mendukung kelancaran pelaksanaan tugas yang ditujukan kepada pejabat di lingkungan Pemerintah Kabupaten. Naskah Dinas dimaksud terdiri atas : 1) Nota Dinas; 2) Nota Pengajuan Konsep Naskah Dinas; 3) Lembar Disposisi; 4) Telaahan Staf; 5) Laporan; 6) Surat Pengantar; 7) Notulen; dan 8) Memo. 5. Staf Ahli Bupati Staf Ahli Bupati atas wewenang jabatannya menandatangani Naskah Dinas dalam bentuk dan susunan surat yang terdiri atas: a. Nota Pengajuan Konsep Naskah Dinas; b. Telaahan Staf; dan c. Laporan. 6. Kepala SKPD a. Kepala SKPD atas nama Bupati menandatangani Naskah Dinas yang meliputi : 1) dalam bentuk dan susunan produk hukum berupa Keputusan Bupati; 2) dalam bentuk dan susunan surat terdiri atas : a) Surat Edaran (bersifat internal SKPD masing-masing); b) Surat Biasa; c) Surat Keterangan; d) Surat Perintah; e) Surat Undangan; dan f) Sertifikat. 31

32 b. Kepala SKPD berdasarkan wewenang jabatannya menandatangani Naskah Dinas dalam bentuk dan susunan surat yang materinya memuat petunjuk pelaksanaan teknis masing-masing SKPD yang terdiri atas : 1) Surat Biasa; 2) Surat Keterangan; 3) Surat Perintah; 4) Surat Izin; 5) Surat Perjanjian; 6) Surat Perintah Tugas; 7) Surat Perintah Perjalanan Dinas; 8) Surat Kuasa; 9) Surat Undangan; 10) Surat Pernyataan Melaksanakan Tugas; 11) Surat Panggilan; 12) Nota Dinas; 13) Nota Pengajuan Konsep Naskah Dinas; 14) Lembar Disposisi; 15) Telaahan Staf; 16) Pengumuman; 17) Laporan; 18) Rekomendasi; 19) Berita Acara; 20) Memo; 21) Daftar Hadir; dan 22) Sertifikat. c. Kepala Badan yang membidangi Pendidikan dan Pelatihan selaku Kepala SKPD atas nama Bupati menandatangani Naskah Dinas dalam bentuk dan susunan surat yang terdiri atas : 1) Surat Biasa; 2) Surat Undangan; 3) Pengumuman; 4) Laporan; 5) Telegram; 6) Piagam; 32

33 7) Sertifikat; dan 8) STTPP. d. Kepala SKPD menandatangani Naskah Dinas sebagaimana dimaksud pada huruf a, huruf b, dan huruf c, ditujukan kepada Pejabat Intern SKPD bersangkutan, Pejabat di lingkungan Pemerintah Kabupaten, dan pihak-pihak lain yang dianggap perlu. e. Apabila Kepala SKPD berhalangan, Pejabat pada setiap SKPD berdasarkan pemberian wewenang menandatangani Naskah Dinas atas nama Kepala SKPD yang bersangkutan. 7. Sekretaris DPRD Kabupaten a. Sekretaris DPRD Kabupaten atas nama Bupati menandatangani Naskah Dinas, meliputi : 1) dalam bentuk dan susunan produk hukum berupa Keputusan Bupati; 2) dalam bentuk dan susunan surat terdiri atas: a) Surat Biasa; b) Surat Keterangan; dan c) Surat Perintah. b. Sekretaris DPRD Kabupaten atas wewenang jabatannya menandatangani Naskah Dinas berdasarkan wewenang yang telah ditentukan dan digariskan oleh pimpinan yang bersifat biasa serta tidak mengandung konsekuensi tanggung jawab yang lebih luas yang ditujukan kepada eselon yang setingkat atau di bawahnya. Naskah dinas dimaksud terdiri atas: 1) Surat Biasa; 2) Surat Keterangan; 3) Surat Perintah; 4) Surat Izin; 5) Surat Perjanjian; 6) Surat Perintah Tugas; 7) Surat Perintah Perjalanan Dinas; 8) Surat Kuasa; 33

34 9) Surat Undangan; 10) Surat Pernyataan Melaksanakan Tugas; 11) Surat Panggilan; 12) Nota Dinas; 13) Nota Pengajuan Konsep Naskah Dinas; 14) Lembar Disposisi; 15) Telaahan Staf; 16) Pengumuman; 17) Laporan; 18) Rekomendasi; 19) Berita Acara; 20) Memo; dan 21) Daftar Hadir. 8. Kepala UPT Dinas/Badan. a. Kepala UPT Dinas/Badan atas nama Kepala Dinas/Badan menandatangani Naskah Dinas dalam bentuk dan susunan surat yang terdiri atas: 1) Surat Biasa; 2) Surat Keterangan; 3) Surat Perintah; 4) Nota Dinas; dan 5) Daftar Hadir. b. Kepala UPT Dinas/Badan atas wewenang jabatannya menandatangani Naskah Dinas dalam bentuk dan susunan surat yang terdiri atas: 1) Surat Biasa; 2) Surat Perintah; 3) Surat Perjanjian; 4) Surat Perintah Tugas; 5) Surat Perintah Perjalanan Dinas; 6) Surat Kuasa; 7) Surat Undangan; 8) Surat Pernyataan Melaksanakan Tugas; 9) Surat Panggilan; 34

35 10) Nota Dinas; 11) Nota Pengajuan Konsep Naskah Dinas; 12) Lembar Disposisi; 13) Telaahan Staf; 14) Pengumuman; 15) Laporan; 16) Rekomendasi; 17) Berita Acara; 18) Memo; dan 19) Daftar Hadir. 9. Sekretaris a. Sekretaris atas nama Kepala SKPD menandatangani Naskah Dinas dalam bentuk dan susunan surat yang terdiri atas : 1) Surat Biasa; 2) Surat Keterangan; 3) Surat Perintah; 4) Nota Dinas; dan 5) Daftar Hadir. b. Sekretaris atas wewenang jabatannya menandatangani Naskah Dinas dalam bentuk dan susunan surat yang terdiri atas : 1) Surat Biasa; 2) Surat Keterangan; 3) Surat Perintah; 4) Surat Kuasa; 5) Surat Undangan; 6) Nota Dinas; 7) Nota Pengajuan Konsep Naskah Dinas; 8) Lembar Disposisi; 9) Telaahan Staf; 10) Laporan; 11) Memo; dan 12) Daftar Hadir. 35

36 10. Camat a. Camat atas nama Bupati menandatangani Naskah Dinas dalam bentuk dan susunan surat yang terdiri atas : 1) Surat Biasa; 2) Surat Keterangan; 3) Surat Perintah; dan 4) Surat Undangan. b. Camat atas wewenang jabatannya menandatangani Naskah Dinas dalam bentuk dan susunan surat yang terdiri atas : 1) Surat Biasa; 2) Surat Keterangan; 3) Surat Perintah; 4) Surat Izin; 5) Surat Perjanjian; 6) Surat Perintah Tugas; 7) Surat Perintah Perjalanan Dinas; 8) Surat Kuasa; 9) Surat Undangan; 10) Surat Pernyataan Melaksanakan Tugas; 11) Surat Panggilan; 12) Nota Dinas; 13) Nota Pengajuan Konsep Naskah Dinas; 14) Lembar Disposisi; 15) Telaahan Staf; 16) Pengumuman; 17) Laporan; 18) Rekomendasi; 19) Berita Acara; 20) Memo; dan 21) Daftar Hadir. 36

37 11. Kepala Bagian/Kepala Bidang a. Kepala Bagian/Kepala Bidang atas nama atasan langsungnya menandatangani Naskah Dinas dalam bentuk dan susunan surat yang ditujukan kepada unit kerja intern yang bersangkutan. Naskah Dinas dimaksud terdiri atas : 1) Surat Biasa; 2) Surat Keterangan; 3) Surat Perintah; 4) Nota Dinas; dan 5) Daftar Hadir. b. Kepala Bagian/Kepala Bidang atas wewenang jabatannya menandatangani Naskah Dinas dalam bentuk dan susunan surat yang ditujukan kepada unit kerja intern yang bersangkutan. Naskah dinas dimaksud terdiri atas: 1) Surat Perintah; 2) Nota Dinas; 3) Nota Pengajuan Konsep Naskah Dinas; 4) Lembar Disposisi; 5) Telaahan Staf; 6) Laporan; dan 7) Daftar Hadir. 12. Lurah a. Lurah atas nama Camat menandatangani Naskah Dinas dalam bentuk dan susunan surat yang terdiri atas : 1) Surat Biasa; 2) Surat Keterangan; 3) Surat Perintah; dan 4) Surat Undangan. b. Lurah atas wewenang jabatannya menandatangani Naskah Dinas dalam bentuk dan susunan surat yang terdiri atas : 1) Surat Biasa; 2) Surat Keterangan; 37

38 3) Surat Perintah; 4) Surat Izin; 5) Surat Perjanjian; 6) Surat Perintah Tugas; 7) Surat Perintah Perjalanan Dinas; 8) Surat Kuasa; 9) Surat Undangan; 10) Surat Keterangan Melaksanakan Tugas; 11) Surat Panggilan; 12) Nota Dinas; 13) Nota Pengajuan Konsep Naskah Dinas; 14) Lembar Disposisi; 15) Telaahan Staf; 16) Pengumuman; 17) Laporan; 18) Rekomendasi; 19) Berita Acara; 20) Memo; dan 21) Daftar Hadir. 13. Kepala Sub Bagian/Kepala Sub Bidang/Kepala Seksi a. Kepala Sub Bagian/Kepala Sub Bidang/Kepala Seksi atas nama atasan langsungnya menandatangani Naskah Dinas dalam bentuk dan susunan surat yang terdiri atas : 1) Surat Perintah; 2) Nota Dinas; dan 3) Daftar Hadir. b. Kepala Sub Bagian/Kepala Sub Bidang/Kepala Seksi atas wewenang jabatannya menandatangani Naskah Dinas dalam bentuk dan susunan surat yang terdiri atas : 1) Nota Dinas; 2) Nota Pengajuan Konsep Naskah Dinas; 3) Telaahan Staf; dan 4) Laporan. 38

39 III. PEMBUBUHAN PARAF A. Pembubuhan Paraf secara Hierarkis 1. Naskah Dinas sebelum ditandatangani oleh pejabat yang berwenang harus diparaf terlebih dahulu oleh maksimal tiga orang pejabat secara hierarkis untuk ikut bertanggung jawab terhadap substansi, redaksi, dan penulisan Naskah Dinas tersebut sesuai dengan tugas pokok dan fungsinya, penempatan paraf tersebut pada lembar terakhir Naskah Dinas sesuai arah jarum jam dimulai dari sebelah kiri nama pejabat yang akan menandatangani. 2. Naskah Dinas yang konsepnya dibuat oleh Sekretaris Daerah untuk ditandatangani oleh Bupati atau Wakil Bupati diparaf oleh Sekretaris Kabupaten di belakang nama jabatan penandatangan. 3. Naskah Dinas yang konsepnya dibuat oleh pejabat yang akan menandatangani Naskah Dinas tersebut tidak memerlukan paraf. 4. Paraf pejabat dibubuhkan pada lembar terakhir Naskah Dinas, kecuali untuk Surat Perintah Perjalanan Dinas, paraf dibubuhkan pada lembar pertama. 5. Untuk keamanan isi Naskah Dinas yang jumlahnya lebih dari satu halaman, sebelum Naskah Dinas tersebut ditandatangani oleh pejabat yang berwenang maka harus dibubuhkan paraf pejabat pengolah pada sudut kanan bawah setiap halaman. 6. Naskah Dinas dalam bentuk dan susunan produk hukum atau surat yang lebih dari satu lembar, setiap lembarnya diparaf pada pojok kiri kertas bagian bawah. 7. Naskah Dinas dalam bentuk dan susunan surat yang mempunyai lampiran, pada lembar lampiran dipojok sebelah kanan atas ditulis lampiran : surat, nomor, dan tanggal serta pada bagian akhir sebelah kanan bawah ditandatangani oleh pejabat yang berwenang. B. Pembubuhan Paraf Koordinasi 1. Naskah Dinas dalam bentuk dan susunan produk hukum yang materinya menyangkut kepentingan unit lain, sebelum ditandatangani oleh pejabat yang berwenang harus diparaf terlebih 39

40 dahulu oleh unit pengolah, unit lain yang terkait dan bagian hukum pada setiap lembar naskah. 2. Naskah Dinas dalam bentuk dan susunan surat yang materinya menyangkut kepentingan unit lain, sebelum ditandatangani oleh pejabat yang berwenang harus diparaf terlebih dahulu oleh unit pengolah, unit lain yang terkait pada lembar terakhir naskah. C. Letak Pembubuhan Paraf 1. Paraf Hierarkis. a. Di Lingkungan Sekretariat Daerah (a) Sekkab (b) Asisten (c) Kepala Bagian (b) BUPATI KEPULAUAN SELAYAR, (a) (c) NAMA JELAS (a) Asisten (b) Kepala Bagian (c) Kepala Sub Bagian (b) SEKRETARIS KABUPATEN, (a) (c) NAMA JELAS Pangkat NIP. (a) Kepala Bagian (b) Kepala Sub Bagian (a) ASISTEN, (b) NAMA JELAS Pangkat NIP. 40

41 a. Di Lingkungan SKPD (a) Sekkab (b) Asisten (c) Kepala SKPD (b) BUPATI KEPULAUAN SELAYAR, (a) (c) NAMA JELAS (a) Asisten (b) Kepala SKPD (c) Kepala Bidang/Sekretaris (b) SEKRETARIS KABUPATEN, (a) (c) NAMA JELAS Pangkat NIP. (a) Sekretaris (b) Kepala Bidang (c) Kepala Subbag/Seksi/Subbid (b) KEPALA..., (a) (c) NAMA JELAS Pangkat NIP. 41

42 b. Di Lingkungan Sekretariat DPRD (a) Sekkab (b) Asisten (c) Sekwan (b) BUPATI KEPULAUAN SELAYAR, (a) (c) NAMA JELAS (a) Asisten (b) Sekwan (c) Kepala Bagian (b) SEKRETARIS KABUPATEN, (a) (c) NAMA JELAS Pangkat NIP. (a) Kepala Bagian (b) Kepala Sub Bagian (a) SEKRETARIS DPRD, (b) NAMA JELAS Pangkat NIP. 42

43 2. Apabila pejabat yang membubuhi paraf hanya 2 (dua) orang maka letak paraf sebagai berikut : (a) Sekretaris/Kabid (b) Kasubbag/Kasi/Kasubbid (a) KEPALA..., (b) NAMA JELAS Pangkat NIP. 3. Apabila pejabat yang membubuhi paraf hanya 1 orang maka letak paraf sebagai berikut : (a) Letak Paraf KEPALA..., (a) NAMA JELAS Pangkat NIP. 4. Paraf Koordinasi BUPATI KEPULAUAN SELAYAR, Paraf Koordinasi SKPD/Unit Paraf/Tgl. Kerja NAMA JELAS

44 IV. PENGGUNAAN DAN KEWENANGAN ATAS NAMA, UNTUK BELIAU, PELAKSANA TUGAS, PELAKSANA HARIAN, DAN PENJABAT. Dalam hal Bupati memberikan wewenang penandatanganan kepada pejabat bawahannya, maka penggunaan a.n. dan u.b. serta Plt., Plh, dan Pj. sebagai berikut: A. Atas Nama a. atas nama disingkat a.n. merupakan jenis pelimpahan wewenang dalam hubungan internal antara atasan kepada pejabat setingkat dibawahnya. Pertanggungjawaban materi surat tersebut tetap berada pada pejabat yang melimpahkan wewenang dan pejabat yang menerima pelimpahan wewenang mempertanggungjawabkan kepada pejabat yang melimpahkan wewenang. b. a.n. digunakan satu tingkat di bawah penandatangan. B. Untuk Beliau 1. untuk beliau disingkat u.b. merupakan jenis pelimpahan wewenang dalam hubungan internal antara atasan kepada pejabat dua tingkat dibawahnya. Pertanggungjawaban materi surat tersebut tetap berada pada pejabat yang melimpahkan wewenang dan pejabat yang menerima pelimpahan wewenang mempertanggungjawabkan kepada pejabat yang melimpahkan wewenang. 2. u.b. digunakan dua tingkat di bawah penandatangan. Pelimpahan wewenang dua tingkat ke bawah akan diatur oleh pemberi wewenang sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku. C. Pelaksana Tugas 1. Pelaksana Tugas disingkat Plt. merupakan pejabat sementara pada jabatan tertentu yang mendapat pelimpahan wewenang penandatanganan Naskah Dinas karena pejabat definitif belum dilantik. 2. Plt. diangkat dengan Keputusan Bupati atau Keputusan Kepala SKPD dan berlaku paling lama 1 (satu) tahun. 3. Plt. bertanggung jawab atas Naskah Dinas yang dilakukannya. 44