PERANCANGAN DAN IMPLEMENTASI SMS GATEWAY UNTUK PENGAWASAN ORANG TUA TERHADAP PRESENSI SISWA PADA SMK MUHAMMADIYAH PAKEM NASKAH PUBLIKASI

Transkripsi

1 PERANCANGAN DAN IMPLEMENTASI SMS GATEWAY UNTUK PENGAWASAN ORANG TUA TERHADAP PRESENSI SISWA PADA SMK MUHAMMADIYAH PAKEM NASKAH PUBLIKASI diajukan oleh RIFAL EKA PERWIRA kepada JURUSAN TEKNIK INFORMATIKA SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA 2011

2

3 SMS GATEWAY DESIGN AND IMPLEMENTATION FOR PARENTS CONTROLLING TOWARD PRESENCE TO SMK MUHAMMADIYAH PAKEM PERANCANGAN DAN IMPLEMENTASI SMS GATEWAY UNTUK PENGAWASAN ORANG TUA TERHADAP PRESENSI SISWA PADA SMK MUHAMMADIYAH PAKEM Rifal Eka Perwira Jurusan Teknik Informatika STMIK AMIKOM YOGYAKARTA ABSTRACT Technological development is currently very influential on everyday, and needs the right information, quickly and practically are needed to support community activities to control the students presence at the school by parents or guardians of students. Progress communication devices such as mobile phones resulted in a very easy to get information quickly and easily. So the writer get the idea to making the SMS Gateway application. The purpose of making this application as a provider of information that can be accessed by parents or guardians of students simply by using a mobile phone with any type and brand easily and quickly. The results of this service concept, parents can access information without he/she is coming to school, that is enough to send SMS to this information service by SMS format that has been determined, it will automatically respond by SMS gateway application. The procedure is the same as usual by sending an SMS, but the SMS format specified by the system. So the parents can access information about the students Presence anytime and anywhere. Students presence system based on SMS Gateway will be built using the software SQL Server, Visual Basic.Net and Fastreport. Computerized system that was build has many advantages, there are: it can provide the parents to easily and quickly, it can facilitate to conseling s theacher as an admin to entering data every day and it can improve the performance of schools in order to perform the service. Keyword: Presence system, SMS Gateway

4 1. Pendahuluan Perkembangan teknologi saat ini sangat berpengaruh terhadap kehidupan sehari hari, dan kebutuhan informasi yang tepat, cepat dan praktis sangat dibutuhkan untuk menunjang kegiatan masyarakat salah satunya untuk mengontrol kehadiran siswa di sekolah oleh orang tua siswa ataupun wali siswa. Kemajuan alat komunikasi seperti handphone mengakibatkan informasi menjadi sangat mudah didapat secara cepat dan mudah. Maka tercetuslah ide pembuatan aplikasi SMS Gateway ini. Tujuan pembuatan aplikasi ini adalah sebagai penyedia informasi yang dapat diakses oleh setiap orang tua siswa maupun wali siswa hanya dengan menggunakan telephone genggam atau handphone dengan tipe dan merek apa saja secara mudah dan cepat. Konsep layanan ini memberikan kemudahan bagi orang tua siswa maupun wali siswa untuk dapat mengakses informasi dari sekolah tanpa datang langsung ke sekolah yang bersangkutan. Para orang tua siswa cukup dengan mengirimkan SMS ke layanan informasi ini dengan format SMS yang telah ditentukan, maka secara otomatis akan direspon oleh aplikasi SMS Gateway. Prosedur layanan ini sama halnya seperti dengan mengirimkan SMS biasa, namun format SMSnya yang ditentukan oleh sistem. Jadi orang tua siswa maupun wali siswa dapat mengakses informasi presensi siswa dari sekolah kapan saja dan dimana saja. Sistem Presensi siswa berbasis SMS Gateway ini akan dibangun menggunakan software SQL Server, Visual Basic.Net dan Fastreport. Berdasarkan uraian masalah diatas maka penulis mengambil judul skripsi PERANCANGAN DAN IMPLEMENTASI SMS GATEWAY UNTUK PENGAWASAN ORANG TUA TERHADAP PRESENSI SISWA PADA SMK MUHAMMADIYAH PAKEM.

5 2. Landasan Teori 2.1 Short Message Service (SMS) Short Message Service (SMS) merupakan salah satu bentuk layanan komunikasi dengan mengirim dan menerima pesan singkat dalam bentuk teks baik dari telepon ke telepon maupun ke perangkat lainnya seperti modem GSM. Sms gateway dapat juga diartikan sebagai layanan dimana perusahaan dapat langsung dan biaya efektif mengirim informasi ke sejumlah telepon seluler di dunia. Sms gateway bekerja hanya dengan menghubungkan server ke database klien. Klien memasok nomor tujuan ke nomor tujuan gsm, sis pesan (text/ biner), dan nomor identifikasi opsional untuk perangkat lunak. Sms gateway kemudian mengubah data ke dalam format sms dan mengirim pesan ke sejumlah seluler. Karena bentuk pesan yang diberikan adalah dalam bentuk pesan singkat maka informasi yang dapat ditransfer hanyalah terbatas. Salah satu perangkat yang lain yang mengembangkan sistem sms adalah bentuk sms dengan menggunakan sms server dengan jaringan internet. Sistem inilah yang disebut dengan sms gateway. Sms gateway digunakan sebagai jembatan yang mengkomunikasikan antara sistem komputer dengan perangkat komunikasi yang lainnya untuk mengirim dan menerima sms. Sms gateway memungkinkan pengguna untuk mengirim pesan secara massal ke banyak penerima dalam waktu yang sama. Penggunaan sms gateway adalah meneruskan sederhana ke ponsel penerima. 2.2 Elemen Data Flow Diagram (DFD) DFD disusun oleh beberapa elemen 1 seperti: 1. Proses Aktivitas atau fungsi yang dilakukan untuk alasan bisnis yang spesifik, berupa manual maupun komputerisasi. 1 Hanif Al Fatta. Analisis & Peracangan Sistem Informasi. Hal 106

6 2. Data Flow Satu data tunggal atau kumpulan logis suatu data, selalu diawali atau berakhir pada suatu proses. 3. Data Store Kumpulan data yang disimpan dengan cara tertentu dan disimpan dalam data store. 4. External Entity Orang, organisasi, atau sistem yang berada di luar sistem tetapi berinteraksi dengan sistem. 3. Analisis dan Perancangan Sistem 3.1 Analisis Kelemahan Sistem Adapun kelemahan-kelemahan tersebut adalah kurangnya pengawasan wali murid siswa terhadap keadaan siswa di sekolah, Dibutuhkan waktu yang lama untuk merekap data presensi siswa dan kadang banyak data yang hilang akibat terbengkalai. Untuk memperoleh pokok-pokok permasalahan yang jelas dan spesifik dapat digunakan analisis PIECES (Performance, Information, Economic, Control, Efficiency, Service). 3.2 Analisis Kebutuhan Sistem Analisis Kebutuhan Sistem Fungsional Sistem ini berfungsi untuk memudahkan orang tua siswa mencari informasi tentang ketidakhadiran siswa di sekolah. Untuk menggunakan sistem ini, pemakai (user/ dalam hal ini orang tua wali siswa) hanya diminta untuk mengirimkan pesan sms yang berisi NIS (Normor Induk Siswa), nama siswa, dan kelas dengan format dan nomor tujuan yang telah ditentukan. Kemudian server akan menerima pesan tersebut dan memprosesnya di dalam komputer yang selanjutnya sistem akan mengirimkan informasi yang diminta secara otomatis. Sistem ini juga dapat melakukan pengiriman informasi secara otomatis kepada orang tua

7 wali siswa apabila siswa yang bersangkutan tidak hadir selama kegiatan belajar-mengajar Analisis Kebutuhan Sistem Non Fungsional 1. Kebutuhan Perangkat Keras (Hardware) Procesor Intel Core 2 Duo E4600 2,40 GHz RAM DDR 2 1GB ADATA PC-6400 MB Biostar Intel G31 Casing Powerlogic PSU 450 Watt Hardisk Samsung 160 GB Sata 2,5 Monitor LG LCD 15,6 Widescreen DVD RW Lite-on Sata 24x Keyboard Logitech K100 Logitech B100 Optical Mouse USB/PS2 2. Kebutuhan Perangkat Lunak (Software) Microsoft Visual Basic 6.0 SQL server Kebutuhan Perangkat Lunak (Software) Perangkat manusia merupakan faktor yang paling penting sehingga diperlukan sumber daya manusia yang baik dan benar-benar dapat mengoperasikan program aplikasi tersebut. Perangkat manusia terdiri dari: 1. Analis yaitu orang yang melakukan analisis terhadap kebutuhan sistem agar dapat diterjemahkan oleh programmer. 2. Programmer yaitu orang bertugas mengubah spesifikasi sistem agar dapat dijalankan oleh komputer. 3. Admin adalah orang yang mempunyai wewenang penuh terhadap penggunaan aplikasi pengecekan presensi siswa. 4. User yaitu orang yang bertugas sebagai operator

8 3.3 Analisis Kelayakan Analisis kelayakan ini digunakan untuk menguji apakah sistem baru yang akan dibuat sebagai pengembangan dari sistem lama layak dipakai atau tidak. Dalam tahap ini diperlukan pertimbangan ketika menentukan seberapa banyak keuntungan yang didapat dan biaya yang diperlukan dari sistem baru tersebut Kelayakan Teknologi Berdasarkan penelitian diperoleh bahwa pengembangan sistem yang dirancang menggunakan teknologi komputer (komputerized) sangat layak untuk diterapkan karena : 1. Dilihat dari persediaan hardware dan software yang dibutuhkan banyak tersedia di pasaran sehingga ada beberapa sekolah yang mempergunakan sistem ini. 2. Windows XP mempunyai keunggulan yang baik serta sederhana dalam mendukung kinerja komputer. 3. Adanya kemudahan dalam mengolah dan menginput data dengan menggunakan Visual Basic. 4. Sistem ini bersifat fleksibel yaitu dapat dikonversikan sesuai dengan perkembangan teknologi baru Kelayakan Operasional Dalam proses operasioanal, sistem yang menggunakan teknologi komputer ini dapat memberikan informasi yang cepat dan mudah kepada pengguna sehingga pengguna dengan mudah dapat mengakses informasi yang akurat dan tepat. Berdasarkan hal di atas, maka sistem ini layak untuk dibangun Kelayakan Hukum Sistem pengecekan presensi yang dibuat tidak boleh melanggar peraturan yang berlaku yaitu dalam hal perijinan pemakaian aplikasi sistem. Penggunaan software asli dan berlisensi yang terkait dalam

9 penggunaan aplikasi pendukung sistem merupakan syarat mutlak agar tidak terjadi masalah di kemudian hari.. Dari uraian tersebut maka dari segi kelayakan hukum sistem ini dikatakan layak Kelayakan Ekonomi Suatu instansi selalu mempertimbangkan sistem tersebut layak atau tidak apabila dilihat dari manfaat yang diperoleh yang selanjutnya digunakan dalam pengambilan keputusan. Kelayakan ekonomi pada penerapan dan pengembangan suatu sistem dipertimbangkan pada dua aspek, yaitu : 1. Besarnya biaya yang diperlukan untuk mengembangkan sistem ini 2. Manfaat yang diperoleh sistem yang dapat berupa manfaat yang berwujud (tangible benefits) dan manfaat tidak berwujud (intangible benefits). 3.4 Perancangan Sistem Flowchart Proses perancangan dalam pembuatan sistem ini meliputi desain model, input, database, output yang secara garis besar memberikan gambaran kepada user tentang proses-proses pengembangan yang akan dirancang. Model perancangan sistem yang diusulkan digambarkan dalam bentuk flowchart sistem dan diagram arus data yang lebih menjelaskan pada user mengenai fungsi-fungsi dari sistem secara logika akan bekerja dan flowchart akan menunjukkan urutan kegiatan dari sistem informasi berbasis computer.

10 Siswa Kelas Detail Kelas Guru BK Orang Tua Pengguna Input Data Siswa Input Data Kelas Input Detail Kelas Input Data Guru BK Input Data Orang Tua Input Data Pengguna Data Siswa Data Kelas Detail Kelas Data Guru BK Data Orang Tua Data Pengguna Siswa Kelas Detail Kelas Guru BK Orang Tua Pengguna Pembuatan Laporan Laporan DFD Gambar 1. Flowchart Usulan ORANG TUA 0 Sistem Informasi Presensi ADMIN / GURU BK KEPALA SEKOLAH Gambar 2. DFD level 0

11

12 Admin ORTU 1 Data NIS 2 Data Kelas 3 Data Siswa 4 Data Guru 5 Data Presensi 6 Data SMS 7 Registrasi D1 NIS D2 KELAS D3 SISWA D4 GURU D5 PRESENSI D6 INBOX D7 REGISTRASI D6 OUTBOX 8 Laporan Kepsek Gambar 3. DFD level 1

13

14 3.4.3 Perancangan Basis Data Elemen dari suatu database harus dapat digunakan untuk pembuatan input yang akan disimpan dan dijadikan output database. Isi dari database tergantung dari arus data masuk dan keluar dari suatu file ke file yang lainnya Normalisasi Tahap-tahap dari normalisasi adalah sebagai berikut : a. Bentuk Normalisasi Pertama (First Normal Form) b. Bentuk Normalisasi kedua (Second Normal Form) c. Bentuk Normalisasi Ketiga (Third Normal Form) 3.5 Perancangan Tabel Hal utama yang harus dilakukan didalam perancangan sistem adalah merancang database terlebih dahulu yang nantinya database tersebut digunakan sebagai bahan menjalankan sistem. Rancangan database yang digunakan adalah tabel inbox, tabel sent item, tabel guru, tabel login, tabel kelas, tabel nis, tabel presensi, tabel registrasi, tabel siswa. 3.6 Perancangan Format SMS Format sms yang diusulkan adalah sebagai berikut: 1. Format sms untuk mendaftarkan ke system. DAFTAR (spasi) NIS jika format sms salah akan mendapatkan sms peringatan dari sistem "Format NIS anda salah!!! NIS hanya boleh berisi angka " jika NIS tidak ada di database akan mendapatkan sms peringatan dari system NIS yang didaftarkan tidak tidak dikenal dan jika registrasi berhasil akan mendapatkan sms informasi dari system "Selamat bergabung dengan SMS GATEWAY PRESENSI 2. Format sms untuk mendapatkan informasi dari system. ABSEN (spasi) NIS jika format sms benar akan mendapatkan informasi tentang kehadiran siswa.

15 4. Implementasi Sistem dan Pembahasan 4.1 Implementasi Sistem Presensi Implementasi sistem presensi menggunakan bahasa pemrograman VB.Net. Alat yang digunakan adalah Personal Computer (PC) dan handphone. Handphone yang dipakai adalah Sony Erricson. 1. Login Tampilan login merupakan syarat untuk memanfaatkan program secara keseluruhan, dimana yang menggunakan aplikasi ini adalah personil yang diberi wewenang. a. Username merupakan pengguna yang sudah terdaftar dan diberi wewenang untuk menggunakan aplikasi b. Password merupakan syarat mutlak untuk dapat masuk kedalam sistem. Hal ini dimaksudkan agar orang yang tidak berhak tidak dapat masuk dan melakukan sesuatu pada sistem. Demi keamanan pada field password ini diberi validasi yakni akan menampilkan karakter bintang (*) ketika user mengetikkan password, sehingga kerahasiaannya terjaga. Gambar 4. Login Private Sub Flogin_Load(ByVal sender As System.Object, ByVal e As System.EventArgs) Handles MyBase.Load Try manager.get_konek() Catch ex As Exception MsgBox("Database belum terkonfigurasi ", MsgBoxStyle.Information, "info") FormKonfigurasiDatabase.Show() End Try End Sub End Class

16 2. Menu Utama Jendela menu utama akan muncul apabila user berhasil memasukan password dengan benar pada form login. Tampilan menu utama ini berfungsi untuk melakukan pilihan-pilihan dalam rangka menjalankan proses pengolahan data dengan program aplikasi. Gambar 5. Menu Utama 4.2 Implementasi Implementasi sistem merupakan langkah akhir dari proses penerapan sistem baru, dimana sistem yang baru ini akan dioperasikan secara menyeluruh. Proses implementasi sistem terdiri dari tiga tahap, yaitu : 1. Penerapan dan proses implementasi, dibutuhkan proses perencanaan yang baik yang bertujuan untuk mengetahui biaya dan waktu yang dibutuhkan untuk mengaplikasikan sistem baru tersebut. 2. Pelaksanaan proses implementasi, meliputi kegiatan implementasi yang terdiri dari seleksi tempat, instalasi hardware dan software, pemilihan dan pelatihan personil, pengetesan sistem, konversi sistem. 3. Tindak lanjut implementasi,

17 yaitu pengujian penerimaan sistem. Pada pengetesan sistem pengolahan data presensi dilakukan dengan memakai data yang sesungguhnya dalam jangka waktu yang ditentukan. Tahap operasi dan pemeliharaan meliputi : 1. Memahami berbagai kendala dan kelemahan yang ada pada sistem yang digunakan yang bertujuan untuk melakukan analisis ke arah pengembangan sistem. 2. Membuat pencatatan dokumentasi hasil pemeliharaan untuk digunakan sebagai referensi jika menghadapi permasalahan sehingga dapat menjaga kelancaran pelaksanaan sistem komputer. 5. Penutup 5.1 Kesimpulan Berdasarkan penilitian yang dilakukan pada sistem pengolahan data presensi siswa di SMK Muhammadiyah Pakem maka dapat dilihat bahwa pengolahan data menggunakan sistem manual sangat tidak efektif dan tidak efisien untuk menghasilkan informasi kehadiran siswa yang dibutuhkan. Hal ini dapat terlihat dengan banyaknya siswa yang tidak masuk sekolah tanpa ijin (membolos) yang tidak diketahui oleh orang tua siswa. Sedangkan penggunaan sistem yang baru dengan berbasis komputer khususnya dengan software aplikasi SQL Server, Visual Basic.Net, serta Fastreport dapat menghasilkan informasi lebih berkualitas, cepat, dan mudah bagi orang tua siswa untuk mendapatkan informasi dari sekolah. Sistem komputerisasi yang dibangun mempunyai banyak keuntungan, yaitu antara lain: 1. Dapat memberikan informasi presensi siswa SMK Muhammadiyah Pakem kepada orang tua siswa dengan mudah dan cepat. 2. Dapat mempermudah guru BK sebagai admin dalam menginput data siswa setiap harinya. 3. Meningkatkan kinerja dalam rangka melakukan pelayanan sekolah.

18 5.2 Saran Dengan kesimpulan di atas, penulis memberikan saran-saran sebagai berikut: a. Untuk kemajuan sekolah, sistem informasi presensi siswa SMK Muhammadiyah Pakem perlu dilakukan pengembangan yang berbasis komputer seperti yang penulis usulkan sehingga dapat diterapkan dan dapat membantu pihak sekolah SMK Muhammadiyah Pakem dalam melakukan pengolahan data presensi siswa yang menyajikan informasi yang dibutuhkan dengan cepat, mudah, dan akurat. b. Perlu adanya pengembangan lebih lanjut tentang penggunaan Visual Basic.Net pada berbagai penggunaan sitem informasi sekolah. DAFTAR PUSTAKA Al Fatta, Hanif. (2007), Analisis & Perancangan Sistem Informasi, Yogyakarta: Andi Offset. Jogiyanto, H M. (2005), Analisis & Desain Sistem Informasi, Yogyakarta : Andi Offset. Sunyoto, Andi. (2007), Pemrograman Database dengan Visual Basic dan Microsoft SQL, Yogyakarta : Andi Offset.