PERANCANGAN MODEL KONSOLIDASI LOGISTIK MATERIAL INDUSTRI GALANGAN KAPAL DENGAN MEMANFAATKAN TEKNOLOGI WEB SERVICE

Transkripsi

1 PERANCANGAN MODEL KONSOLIDASI LOGISTIK MATERIAL INDUSTRI GALANGAN KAPAL DENGAN MEMANFAATKAN TEKNOLOGI WEB SERVICE Samsul Bahri 1, Ir Heri Supomo, M.Sc 2 1 Mahasiswa Pasca Sarjana Teknik Produksi dan Material Kelautan, FTK-ITS 2 Dosen Fakultas Teknologi Kelautan ITS s4m5ul@na.its.ac.id Abstract Biaya material merupakan salah satu komponen yang membentuk biaya terbesar dalam pembangunan kapal. Kebutuhan yang sangat mendesak untuk meminimasi biaya material adalah sangat urgent. Konsolidasi antar galangan untuk memperbesar jumlah order untuk mendapatkan diskon yang lebih tinggi adalah salah satu opsi yang memungkinkan untuk dilaksanakan. Sistem terkait dengan konsolidasi antar galangan diwujudkan dalam bentuk web service sehingga tidak merubah secara signifikan sistem order dari galangan. Web ini akan menjembatani order-order dari galangan sehingga memungkinkan terjadinya konsolidasi. User dari web dibagi menjadi dua tipe yaitu galangan dan supplier. Kedua tipe user tersebut akan diberi otorisasi terkait dengan modul-modul pengadaan dari masing-masing bentuk perusahaan sesuai dengan peran di industry galangan. Adanya sistem konsolidasi dengan perhitungan kebutuhan pada bulan Januari Juni 2009 dapat mengurangi biaya material sebesar 2%. Kata kunci: Logistik, Konsolidasi Pembelian, Proses Pengadaan,Web service. 1. Pendahuluan 1.1 Latar belakang Di industri galangan kapal jumlah material yang dibutuhkan sangat besar dan bervariatif serta saling terkait. Keterlambatan bahan material akan mempengaruhi proses produksi. Sifat ketergantungan antara industri galangan dan ketersediaan material merupakan sesuatu yang harus antisipasi. Di industri galangan kapal jumlah bahan baku/material yang dibutuhkan sangat besar dan bervariatif serta saling terkait. Kebutuhan antar galangan dimungkinkan bisa terdapat kesamaan kebutuhan material. Pembelian material kepada supplier juga jarang sekali mempertimbangkan skala ekonomis dari pengadaan barang dimana supplier akan memberikan diskon terkait dengan order yang melebihi batas tertentu secara progresif. Ada beberapa tipe supplier dari galangan yaitu supplier luar negeri, supplier manufaktur, dan supplier lokal. Pembelian dari galangan jarang sekali yang mampu mencapai minimum order quantity dari batasan jumlah yang ditentukan oleh supplier luar negeri maupun supplier manufaktur. Oleh karena itu, relatif lebih banyak galangan yang membeli barang dari supplier lokal padahal harga dari supplier tersebut lebih mahal daripada supplier manufaktur. Pada dasarnya walaupun industri galangan kapal masuk dalam kategori industri taylor made, bukan berarti semua pengadaan akan kebutuhan bahan baku/material baru akan disiapkan pada saat ada kepastian permintaan dari konsumen. Dengan melihat beberapa unsur kesamaan dari bahan baku/material yang akan digunakan, pengadaan logistik material sudah bisa dilakukan. Oleh karena itu untuk mengatasi hal-hal tersebut diatas, diperlukan suatu rancangan model konsolidasi pengadaan logistik/material antar galangan yang mampu menjembatani kepentingan antar galangan dan supplier serta berperan sebagai eksekutor dalam pengadaan material-material kapal tanpa merubah proses bisnis pengadaan yang ada secara signifikan. 1.2 Perumusan masalah Berdasarkan latar belakang yang telah dikemukakan diatas, maka perumusan masalah yang akan diselesaikan dalam penelitian ini adalah: 1. Bagaimana mengurangi biaya pengadaan material di industri galangan kapal bangunan baru? 2. Bagaimana melakukan konsolidasi pengadaan material di industri galangan kapal bangunan baru? 3. Bagaimana merancang konsolidasi pengadaan yang efisien di industri galangan kapal bangunan baru? Seminar Nasional Teori dan Aplikasi Teknologi Kelautan, 17 Desember 2009 D - 67

2 1.3 Batasan masalah Adapun yang menjadi batasan masalah dalam penelitian ini antara lain: 1. Mengurangi tingginya biaya pengadaan material di industri galangan kapal bangunan baru. 2. Langkah taktis dalam melakukan konsolidasi pengadaan material di industry galangan kapal bangunan baru. 3. Perancangan konsolidasi pengadaan material yang efisien di industri galangan kapal bangunan baru. 2. Tinjauan pustaka 2.1 Manajemen Logistik Pengertian Seiring dengan perkembangan jaman, pengertian manajemen logistik menjadi semakin luas dan kegiatan-kegiatan yang ada di dalamnya menjadi lebih kompleks, walaupun demikian konsep dasarnya tetap saja sama, yaitu merupakan perpaduan segala kegiatan untuk mendukung terus menerus, usaha menggerakan pasokan secara taktis guna mencapai tujuan strategis. Dengan kata lain, manajemen logistik didefenisikan sebagai bentuk atau konsep manajemen kegiatan, dalam rangka mengalirkan material yang diperlukan dari asalnya / sumbernya ke pengguna terakhir. (Soewarso et al, 1986). Logistik modern dapat didefinisikan sebagai Proses pengelolaan yang strategis terhadap pemindahan dan penyimpanan barang, suku cadang dan barang-jadi dari para supplier, diantara fasilitas-fasilitas perusahaan dan kepada para langganan. Menurut Martin Chistoper logistic adalah... a process of strategically managing the procurement, movement and storage of materials, parts and finished inventory (and the related information flows) through the organization and its marketing channels in such a way that current and future profitability are maximized through the cost-effective fulfillment of orders.(martin Chistoper, 1998). Logistik dianggap sebagai suatu proses yang sangat penting, karena dengan pengelolaan yang efektif dan efisien akan menjadi salah satu sumber keunggulan kompetitif yang dapat diciptakan oleh perusahaan Perkembangan Manajemen Logistik Pemenuhan logistik bukan saja terjadi dalam ruang lingkup satu daerah saja akan tetapi juga terjadi antar pulau dan bahkan dewasa ini dengan adanya pengaruh globalisasi menjadi antar negara dan bahkan antar benua sehingga diperlukan pengelolaan yang semakin canggih dan modern menuju pada manajemen logistik terpadu. Hal ini ditandai oleh beberapa penyempurnaan, yaitu: 1. Semakin besarnya ketergantungan antara pengelola dan manajemen material 2. Semakin terkoordinasi antara pengelola manajemen material dengan distribusi fisik, sehingga kemungkinan timbulnya gangguan kelancaran operasional dapat dihindarkan. 3. Integritas aktifitas manajemen material dengan distribusi fisik merupakan kebutuhan pengawasan. 4. Integrasi operasi logistik akan meningkatkan kesadaran timbal balik antara ekonomi manufaktur dengan kebutuhan pemasaran. 5. Kebutuhan misi logistik sekarang dan masa yang akan datang tidak cukup dipenuhi hanya dengan penyebaran perangkat keras, melainkan dengan perkembangan cara baru guna memenuhi kebutuhan manajemen logistik yang baik dan benar. 2.2 Persediaan (Inventory) Pengertian Persediaan merupakan salah satu aset yang paling mahal di banyak perusahaan, dimana persediaan mencerminkan sebanyak 40% dari total modal yang diinvestasikan. Manajemen persediaan yang baik sangatlah penting. Suatu perusahaan dapat mengurangi biaya dengan cara mengurangi tingkat persediaan di tangan. Di lain pihak, konsumen akan merasakan tidak puas bila produk stoknya habis. Oleh karena itu, harus terdapat keseimbangan antara investasi persediaan dan tingkat pelayanan. Persediaan (inventory) dapat memiliki berbagi fungsi penting yang menambah fleksibilitas dari operasi suatu perusahaan. Ada enam penggunaan persediaan : Seminar Nasional Teori dan Aplikasi Teknologi Kelautan, 17 Desember 2009 D - 68

3 1. Untuk memberikan suatu stok barang agar dapat memenuhi permintaan yang diantisipasi akan muncul 2. Untuk memasangkan produksi dengan distribusi akibat fluktuasi permintaan 3. Untuk mengambil keuntungan dari potongan jumlah, karena pembelian dalam jumlah besar. 4. Untuk melakukan hedging terhadap inflasi dan perubahan harga 5. Untuk menghindari kekurangan stok yang terjadi akibat cuaca, kekurangan pasokan, masalah mutu, atau pengiriman yang tidak tepat. stock pengaman. 6. Untuk menjaga agar operasi dapat berlangsung dengan baik dengan menggunakan barangdalam-proses dalam persediaannya, hal ini karena waktu untuk memproduksi barang dank arena sepanjang berlangsungnya proses, terkumpul persediaan-persediaan Macam-macam Biaya Persediaan Dalam rangka menentukan jumlah pesanan material, pada dasarnya harus mempertimbangkan 2 hal yaitu; (1) Memesan dalam jumlah yang sebesar-besarnya untuk meminimumkan ordering cost, (2) Memesan dalam jumlah sekecil-kecilnya untuk meminimumkan carrying cost. Bila kedua ini bisa digabungkan, maka akan tercapai hasil yang baik. (Krisbiantara,1996) Biaya-biaya yang harus dikeluarkan oleh sebuah perusahaan sehubungan dengan penyelenggaraan persediaan secara umum dibagi 3 macam: 1. Biaya Pemesanan (ordering cost) 2. Biaya Penyimpanan (carrying cost) 3. Biaya tetap (shortage cost) 2.3 Industri Galangan kapal Pengertian Galangan kapal merupakan suatu industri yang berorientasi untuk menghasilkan produk berupa kapal (ship), bangunan lepas pantai (offshore), bangunan terapung (floating plant) dan lain-lain untuk kebutuhan pelanggan (owner, perusahaan, dan pemerintahan). Sebagian besar produksi dilakukan berdasarkan atas spesifikai yang diberikan atau disyaratkan oleh pelanggan. Karekteristik dari produk akhir yang dihasilkan ini menempatkan industri galangan kapal termasuk dalam klasifikasi product oriented atau job oriented. Karekteristik inilah yang membedakan industri galangan dengan industri umum lainnya (Storch, 1995). Galangan kapal memiliki karakteristik khusus yaitu : slow yielding, capital intensive, dan labour intensive (Bruce and Garrard, 1999:12). Galangan kapal tergolong industri job-order dengan produk barang modal, sehingga perkembangan permintaan pasarnya sangat bergantung pada kondisi ekonomi makro. Wilayah pasar usaha bangunan baru lebih luas dan bersaing secara global. Sedangkan usaha reparasi kapal memiliki wilayah pasar yang relatif terbatas pada aktivitas pelayaran dan pelabuhan sekitarnya Material Kapal Bangunan Baru Sesuai dengan karakteristik bangunan kapal yang kompleks, material dan komponen kapal terdiri dari berbagai jenis produk, dalam jumlah yang banyak serta bervariasi antara satu tipe kapal dengan tipe kapal yang lainnya. berdasarkan jenisnya, material yang dibutuhkan dalam pembangunan kapal dibagi ke dalam 3 kelompok, yaitu; 1) Raw material; merupakan material yang dibeli untuk proses fabrikasi lebih lanjut yang terdiri dari pelat baja, profil dan pipa; 2) Equipment; merupakan material yang dibeli untuk langsung dipasang di kapal yang diantaranya terdiri dari main engine, generator, dan deck machinery; dan 3) Consumables; merupakan kelompok material habis pakai diantaranya terdiri dari cat, electrode, dan gas. Seminar Nasional Teori dan Aplikasi Teknologi Kelautan, 17 Desember 2009 D - 69

4 3. Perancangan Konsolidasi 3.1 Gambaran Umum Logistik Material Industri Galangan Kapal Porsi material lokal yang diserap galangan kapal nasional hanya sekitar 25%-45% dari total nilai material untuk kapal baru dan 55%-75% untuk reparasi kapal (Ma ruf, 2002). Rendahnya porsi komponen lokal selama ini juga disebabkan oleh beberapa faktor, antara lain: tingkat teknologi dan standar mutu komponen lokal tidak sesuai spesifikasi pelanggan, tingkat harga tidak kompetitif, beberapa komponen tidak tersedia di dalam negeri, keraguan delivery tepat waktu, kecenderungan pelanggan untuk memilih komponen impor, dan persyaratan kredit ekspor dengan penyandang dana asing. Sejauh ini internasional sourcing untuk pengadaan material dan komponen kapal secara umum masih lebih menguntungkan (dari segi spesifikasi, teknologi, mutu dan biaya) walaupun hal ini memberi implikasi yang harus dipertimbangkan pemerintah dan galangan kapal (Diawati,et al,2000:1). 3.2 Data Penggunaan Material Industri Galangan Kapal Industri galangan kapal yang diamati dalam penelitian ini adalah industri galangan kapal bangun baru. Penggunaan material industri galangan kapal tersebut dipotret pada periode yang sama. Pemilihan periode tersebut digunakan untuk melihat bagaimana pola pemakaian dan pembelian material di masing-masing galangan sehingga didapatkan kemungkinan terjadinya konsolidasi pada galangan-galangan tersebut. Pengadaan material dari galangan tersebut disesuaikan dengan proyek yang sedang berjalan di masing-masing galangan. Permulaan dari proyek dari masingmasing galangan tidak dimulai pada waktu yang sama akan tetapi periode yang diambil akan mengakomodasi rentang waktu sedemikian sehingga terjadi permintaan yang kemungkinan bersamaan antar galangan (Gambar 1). Gambar 1 Rentang waktu proyek Kebutuhan material dari galangan-galangan terkait hanya diperhitungkan untuk rentang waktu yang telah ditentukan sehingga dapat dimungkinkan terjadinya konsolidasi selama rentang waktu tersebut. Dari kebutuhan material yang telah dijelaskan di atas, ada material-material utama yang memiliki penggunaan yang banyak dan memiliki nilai yang relatif besar. Kebutuhan material utama tersebut dapat dilihat pada tabel 1. Tabel 1 Kebutuhan Material Utama No. MATERIAL Berat (Kg) / Lembar I PLAT 1 PL 6 x 5 x PL 6 x 6 x PL 8 x 5 x PL 8 x 6 x PL 10 x 5 x II PROFIL 1 L 65 x 65 x L 75 x 75 x 7 48 Seminar Nasional Teori dan Aplikasi Teknologi Kelautan, 17 Desember 2009 D - 70

5 Dari perhitungan total pembelian material diatas didapatkan bahwa biaya total untuk pembelian material pada masing-masing galangan dan total konsolidasi dapat dilihat pada tabel 2. Tabel 2 Biaya Total (dalam ratusan rupiah) Total Biaya PT. X PT. Y PT. Z Non-Konsolidasi Konsolidasi Pengurangan Biaya (dalam %) 2% Reduksi terhadap biaya total material dari proses pengadaan non-konsolidasi dan konsolidasi untuk masing-masing galangan dalam prosentase pengeluaran galangan tersebut dapat dilihat pada tabel 3. Tabel 3 Potongan biaya untuk masing-masing galangan Periode PT. X PT. Y PT. X % 2.22% 2.24% % 2.65% 2.61% % 1.24% 2.05% % 1.62% 2.05% % 1.94% 1.98% % 3.01% 2.63% % 1.80% 2.48% % 1.83% 1.83% % 1.44% 2.84% % 1.19% 2.46% % 1.36% 3.28% % 4.00% 2.04% % 4.00% 4.00% % 2.04% 4.00% % 2.04% 2.04% % 2.00% 2.00% % 2.00% 2.00% % 0.00% 2.00% Rata-rata 1.64% 2.02% 2.47% 3.3 Gambaran Sistem Konsolidasi Kondisi eksisting pengadaan material pada galangan yang diteliti dalam penelitian ini adalah masing-masing galangan memilih untuk melakukan order ke pada supplier tanpa memperhitungkan adanya kemungkinan penggabungan order guna membentuk jumlah permintaan yang lebih besar sehingga memungkinkan terjadinya pengurangan harga atau diskon. Kondisi eksisting pengadaan material pada galangan tersebut dapat dilihat pada gambar 2. Galangan Supplier SupplierLokal Supplier Pabrikan Ship Galangan X Galangan Y Galangan Z Gambar 2 Sistem Pengadaan Material Galangan Non-Konsolidasi Dengan adanya kemungkinan bahwa galangan-galangan terkait dapat menggabungkan order atau pembelian material, maka perlu diadakan business process re-engineering yang dapat membantu terjadinya konsolidasi pembelian material kapal kepada supplier tanpa mempersulit galangan untuk Seminar Nasional Teori dan Aplikasi Teknologi Kelautan, 17 Desember 2009 D - 71

6 melakukan konsolidasi tersebut. Salah satu trigger yang dapat menyebabkan terjadinya konsolidasi tersebut adalah dengan menggunakan sistem web service dimana tiap-tiap galangan dan supplier dapat terhubung guna menentukan siapa, kapan, dan berapa jumlah dari material yang dapat dibeli sendiri ataupun dikonsolidasikan dengan galangan lain. Galangan Supplier Galangan X Supplier Lokal Web Service Ship Material Consolidation Supplier Pabrikan Galangan Y Galangan Z Gambar 3 Sistem Pengadaan Material Galangan Kapal Konsolidasi Dengan Web Service Galangan yang terlibat dalam sistem konsolidasi ada 3 galangan yaitu: x,y,z dan supplier yang terlibat yaitu supplier lokal dan supplier pabrikan (Gambar 3).Dalam hal ini konsolidasi pemenuhan material galangan kapal difokuskan pada konsolidasi pada galangan kapal (tidak ada konsolidasi pemenuhan order pada supplier). Web service yang dibangun merupakan eksekutor dari kepentingan-kepentingan yang terjadi pada kedua belah pihak sehingga didapatkan solusi yang optimal Data Flow Diagram Gambar 4 Data flow diagram dari konsolidasi material di galangan Data flow diagram diatas menjelaskan aliran data yang masuk dan diperoleh masing-masing sub sistem yang terkait pada konsolidasi material kapal di galangan (supplier dan galangan) Perancangan dan Pengembangan Prototipe Web Service Aplikasi berbasis web ini dikembangkan dengan bahasa pemrograman PHP dengan database MySQL. Aplikasi berbasis web ini dinamakan Ship Material Consolidation System. Pengembangan dari web service ini didasarkan pada modul, langkah kerja, dan data flow dari rancangan sistem konsolidasi yang telah dijelaskan sebelumnya. Berikut ini adalah rancangan entity relationship diagram yang digunakan dalam pengembangan sistem web service (Gambar 5). Seminar Nasional Teori dan Aplikasi Teknologi Kelautan, 17 Desember 2009 D - 72

7 Gambar 5 Entity relationship diagram Dengan pengembangan dan perancangan dari sistem yang telah diterjemahkan dalam bahasa pemrograman, dihasilkan sebuah perangkat lunak yang berbasis web service dan dapat dijalankan dengan menggunakan browser internet. Perangkat lunak ini akan ditempatkan pada server pihak ketiga atau diluar pihak supplier dan galangan. Hal ini dimaksudkan untuk meminimasi terjadinya konflik atas kuasa terhadap aplikasi yang dikembangkan. Untuk masalah administrasi ataupun maintenance dari perangkat lunak tersebut dapat diserahkan kepada pihak ketiga dan pihak ketiga tersebut akan memberitahukan hal apa saja yang dirubah dan meminta persetujuan pada pihak terkait. Ship material consolidation yang telah dibangun diujicobakan dengan data-data buatan dan dioperasikan sesuai dengan kondisi yang terjadi di lapangan. Tampilan utama dari ship material consolidation dapat dilihat pada gambar 6. Gambar 6 Tampilan utama 4.1 Kesimpulan Kesimpulan yang dapat diperoleh dari penelitian ini adalah: 1. Konsolidasi pengadaan material mengakibatkan terjadinya pengurangan biaya. 2. Prosentase pengurangan biaya pada penelitian ini mencapai 2% hal ini disebabkan karena skala proyek yang diteliti di industri galangan terkait relatif kecil. Untuk skala proyek yang sedang sampai besar, kemungkinan konsolidasi akan semakin lebih besar sehingga dapat menimbulkan reduksi yang lebih besar terhadap biaya pengadaan material. 3. Prosentase pengurangan biaya dapat lebih diperbesar dengan memperbanyak materialmaterial yang dapat dikonsolidasikan dengan galangan lain. 4. Untuk dapat melakukan konsolidasi, galangan harus membuka informasi terkait dengan pengadaan yang mereka lakukan kepada galangan lain. Seminar Nasional Teori dan Aplikasi Teknologi Kelautan, 17 Desember 2009 D - 73

8 5. Galangan dapat melakukan konsolidasi yang efisien dengan memanfaatkan aflikasi berbasis web yang dikembangkan dalam penelitian ini. 4.2 Saran Saran yang dapat diberikan untuk kepentingan selanjutnya adalah: 1. Pertimbangan untuk galangan yang lokasinya berjauhan (beda kota atau propinsi). 2. Adanya kemungkinan untuk melibatkan supplier dari luar negeri. 5. Penghargaan Ucapan terima kasih diberikan kepada semua pihak yang terlibat dan membantu dalam pengerjaan penelitian ini, khususnya kepada: Bapak Heri Supomo sebagai pembimbing. Ibu Sri Rejeki, Para asisten LSCM ITS atas saran, dan bantuannya. Istri tercinta dan Anak-anak atas pengorbanan, semangat dan dukungannya. Bapak-bapak S3 dari FTK atas dukungan dan saran-sarannya. 6. Daftar Pustaka [1]. Barry Render & Jay Heizer, (2001). Prinsip-prinsip Manajemen Operasi. Jakarta: Salemba Empat. (edisi bahasa Indonesia) [2]. Ballou, H. Ronald (1992). Bussines Logistics Management. London: Prentice Hall International, Inc [3]. Bowersox, J. Nonald (2006), Manajemen Logistik, Jilid 1. Terj Ali Hasymi A. Jakarta: Bumi Aksara. [4]. Gaspersz, Vincent (2004). Production Planing and Inventory Control. Jakarta: PT Gramedia Pustaka Umum. [5]. Gitosudarmono, H. Indriyo.: Mulyono, Agus (2000), Manajemen Bisnis Logistik. Yogyakarta:BPFE-Yogyakarta. [6]. Pujawan, Nyoman.(2005). Supply Chain Management. Edisi Pertama. Surabaya: Guna Widya. [7]. Storch, Richard Lee, et al. (1995). Ship Production. Cornel Maritime Express: Maryland Seminar Nasional Teori dan Aplikasi Teknologi Kelautan, 17 Desember 2009 D - 74