note SUPER COMMUNICATOR AQUARIUS note Learn More in Less Time AQUARIUS

Transkripsi

1 Learn More in Less Time SUER COMMUNICATOR EXLAINING THE COMLICATED SO ANYONE CAN UNDERSTAND OLEH : FRANK J. IETRUCHA AMACOM 258 HALAMAN ISBN-13 : Seringkali, proyek berpotensi besar dibubarkan oleh manajemen, investor, dan para pejabat hanya karena mereka tidak memahami nilainya. Komunikasi dari ide yang rumit tidak hanya terjadi di perusahaan. Banyak dari kita yang menolak ide baru dalam bisnis dan keseharian jika ada sedikit saja bagian yang sulit dimengerti. eluang bisa hilang dan hal-hal buruk bisa terjadi jika pemilik ide tidak menjelaskan subjek mereka dengan bahasa yang mudah dimengerti. BAGAIMANA DIGITAL MENGUBAH KOMUNIKASI KENALI AUDIEN ANDA MENGENALI SUBJEKNYA KESEDERHANAAN DAN KEJELASAN ETUNJUK UNTUK KOMUNIKASI YANG EFEKTIF MANUSIAKAN KOMUNIKASI ANDA MEMBUAT AUDIEN EDULI BATA-ER-BATA ATAU ANALOGI MINDMA CONTENT enting bagi bisnis untuk menjelaskan siapa mereka dan apa yang mereka lakukan secara jelas dan bermakna supaya bisa bertahan di masyarakat di mana banyak sekali gagasan-gagasan rumit. Demokrasi informasi sedang terjadi. ekerjaan kita sebagai komunikator adalah membuat sebagian besar populasi kita menyadari perkembangan yang mengubah situasi ini. Era digital adalah mengenai percampuran. Internet membuat kita bisa menyatukan orang-orang yang terpisah dan komunikator perlu menggunakan teknologi untuk membawa makna bagi mereka yang mencari informasi. BAGAIMANA DIGITAL MENGUBAH KOMUNIKASI Bahasa tulis tidaklah hilang, tapi bertransformasi. Tulisan pada kertas sebagai sarana mengekspresikan ide masih menjadi bagian meski peralatan digital telah mengubah pemandangan komunikasi kita. Bagi beberapa orang hal ini dianggap kebebasan, namun bagi yang lainnya dianggap menakutkan. Berikut beberapa fakta: - Revolusi digital mengubah segalanya dalam komunikasi. Kita tidak bisa lagi menjadikan dokumen kertas sebagai hasil akhir kita. - Revolusi digital tidak mengubah apapun dalam komunikasi. Keahlian komunikasi yang kuat, teruji waktu masih hal yang wajib. - Revolusi digital mengubah segalanya dalam komunikasi, dan tidak mengubah sama sekali. Komunikasi adalah menyampaikan pesan. Multimedia bisa membantu mendapatkan perhatian seseorang. Teknologi bisa meningkatkan pemahaman kita mengenai gagasan, tapi harus ada dasar kuat di balik segala peralatan canggih tersebut. Berikut ini adalah beberapa deskripsi singkat mengenai bagaimana internet mengubah gaya komunikasi kita. Multimedia membuka pintu lingkungan yang saling terhubung, menekankan pada daya tarik visual, keterbukaan dan kesegeraan. Statis vs. Interaktif/dinamis. Kita tidak lagi puas dengan hanya membaca. Generasi digital tidak hanya ingin membaca sesuatu, tapi Copyright 2014 RESOURCES powered by : BACAKILAT. All Rights Reserved 1

2 juga masuk ke dalam topiknya. Sarana multimedia yang baru memampukan dialog dua arah saat sedang memberi informasi. Teks vs. Visual. Tidak ada yang ingin membaca teks terlalu banyak. aragraf yang padat adalah seperti hukuman mati di dunia digital, di mana informasi semakin sering dikomunikasikan melalui sarana visual. Linear vs. Nonlinear. engguna menjelajahi sendiri informasi yang paling mereka inginkan. Tidak bergantung pada penulis. Website memfasilitasi keinginan ini. Klik informasi yang Anda inginkan kapan Anda menginginkannya. Entry-point tetap vs. Entry-point beragam. engguna masuk ke tampilan muka pada titik yang mereka pilih. Kita tidak lagi harus mulai dari pendahuluan, penjelasan panjang lebar sebelum sampai ke inti. adat vs. Ringan. Lupakan buku 700 halaman Anda; tidak akan ada yang membacanya. Singkat, mudah dipahami, dan langsung pada inti adalah yang disukai oleh generasi digital. Broadcast vs. Dialog. Media sosial memampukan generasi digital untuk terlibat dalam sebuah percakapan atau debat. Aplikasi interaktif melibatkan pembaca dengan cara yang bisa dipilih sendiri oleh pembaca. Tertutup vs. Transparan. Generasi digital sangat mempercayai transparansi, dan sayangnya bisa dimanfaatkan oleh orang jahat. Internet membuat orang sulit bersembunyi. Jujur dan terbukalah. Jangan tampil sebagai orang lain. KENALI AUDIEN ANDA Beberapa orang pintar sangat hebat dalam menjelaskan ide-ide rumit kepada yang bukan ahlinya. Sedangkan lainnya tidak bisa. Ada beberapa alasan kenapa mereka sulit berkomunikasi dengan orang biasa. - Mereka diajari berkomunikasi dengan sesama mereka, bukan audien yang lebih luas. Mungkin ini efektif untuk komunikasi antar rekan, tapi menjadi halangan saat mereka harus berkomunikasi di luar lingkaran profesi mereka. - Mereka kurang pergaulan. Banyak profesional tenggelam dalam ilmu atau teknologi. Jam kerja yang panjang, bersosialisasi dan kadang hidup bersama dengan sesama mereka. Mereka sulit memahami kenapa yang di luar profesi mereka tidak menghargai hal yang sama. - Terlalu sibuk. ara profesional memaksimalkan batasan mereka sehingga tidak punya waktu untuk menyesuaikan komunikasi mereka terhadap audien tertentu. - Dikendalikan ego. Banyak spesialis, sadar atau tidak, menggunakan Copyright 2014 RESOURCES powered by : BACAKILAT. All Rights Reserved 2

3 posisi mereka agar terlihat pintar. Sayangnya, berbicara atau menulis hanya karena ingin mengesankan orang lain seringkali mengorbankan pencapaian bermakna terhadap audien Anda. erusahaan menghabiskan banyak biaya untuk memahami pasar mereka. Itu sudah menjadi bagian dari bisnis. Mereka perlu terus menerus memeriksa audien mereka. Sebagai komunikator Anda juga bisa memanfaatkan riset audien. Meluangkan waktu untuk memikirkan audien Anda adalah hal yang penting sesederhana atau sekecil apapun pekerjaan Anda. Riset adalah dasar dari komunikasi yang baik. Anda tidak bisa membangun kampanye efektif tanpa sepenuhnya memahami siapa tujuan kampanye tersebut. Internet adalah sarana yang hebat untuk meneliti audien dan bisa menjadi langkah awal sebagai peneliti audien. WEB menyediakan banyak sekali informasi mengenai orang, profesional dan personal. Banyak yang menulis artikel atau blog yang bisa memberikan pengetahuan. Jadilah detektif dan cari tahu apa yang Anda butuhkan. Studi riset bisa menghabiskan banyak biaya. Tapi ada beberapa pilihan yang cukup murah jika Anda bisa fleksibel. Media sosial adalah sarana yang baru tapi cukup berguna untuk meneliti audien. Komunikator suka media seperti Facebook, Twitter, LinkedIn dan lainnya karena memulai percakapan dengan media dan bisa membentuk hubungan. Tidak seperti media tradisional satu arah. Menciptakan dialog antar berbagai macam pihak bisa menjadi jalan untuk mengumpulkan informasi mengenai seseorang. Cara lainnya yang lebih tradisional kira-kira seperti ini. Saya ditugasi untuk meriset industri atau permasalahan tertentu yang kami anggap penting. Saya memanggil orang dalam eksekutif dan konsultan berbincang dengan mereka tentang yang permasalahan utama saat ini. Setelah percakapan 15 menit saya biasanya mendapat cukup informasi mengenai pasar untuk menentukan apakah ada yang cukup berminat dengan konferensi atau topik yang diajukan. Dengan berbekal informasi yang tepat mengenai target audien, Anda bisa memberikan kandungan yang sangat fokus dalam produk komunikasi Anda. Anda nantinya akan menyadari manfaat berkomunikasi dengan berbagai macam audien dengan menciptakan produk yang berbeda untuk masing-masing kelompok. roduk komunikasi yang efektif perlu untuk terarah produk komunikasi yang beragam bisa membantu Anda mencapai hal tersebut. Butuh riset untuk mengetahui apa yang bisa dan tidak bisa dilakukan di budaya tertentu. Tergantung dari Anda sendiri, pemilik ide untuk bisa mengetahui apa yang diapresiasi atau cuma ditoleransi oleh audien Anda. MENGENALI SUBJEKNYA elajari subjeknya dengan sungguh-sungguh, tapi bagi pengetahuan Anda dengan hati-hati jangan langsung memberikan semua yang Anda tahu. Menahan informasi dan tahu kapan memasukkan keahlian Anda adalah keunggulan komunikasi. Copyright 2014 RESOURCES powered by : BACAKILAT. All Rights Reserved 3

4 Ada banyak pengetahuan yang perlu kita perkaya sebelum kita berusaha menjelaskan materi yang rumit dengan penuh percaya diri. Seringkali, karena kesibukan, kita tidak punya waktu atau upaya mempelajari subjek yang baru. Hal itu bisa menghantui kita nantinya. Jika Anda tidak bisa menyampaikan pesan Anda dengan cara yang bisa dipahami oleh audien Anda, jangan berharap jika mereka akan sama antusiasnya. Banyak sekali orang yang terlalu teknis, dan tidak paham bahwa kehebatan mereka tidak akan dihargai jika tidak dipahami Tapi jika Anda bukan ahli dalam subjeknya, pertimbangkan beberapa langkah berikut sebelum berurusan dengan para spesialis dalam sebuah tugas: 1. Saat pertama dengan para ahli subjek sangat penting. erkenalkan diri Anda sebagai ahli komunikasi yang akan membantu meningkatkan citra mereka. Tunjukkan bahwa Anda menghormati pekerjaan mereka... pastikan mereka juga menghormati pekerjaan Anda. 2. Sampaikan kepada mereka akan pentingnya upaya komunikasi. Katakan bahwa nonspesialis harus memahami pekerjaan mereka jika ingin lebih banyak pendanaan, persetujuan, atau memenuhi tujuan lainnya. Anda bekerja bersama mereka, bukan mengambil alih. 3. Jadilah transparan. Jangan mengakui hal yang tidak pernah Anda alami. Terangkan bahwa kurangnya pengetahuan Anda mengenai topik membuat Anda bisa melihat subjek mereka dengan lebih jelas. Anda tidak membawa prasangka dalam tugas ini. Tapi tunjukkan bahwa Anda punya pengalaman membantu klien menjelaskan hal yang sama rumitnya. 4. Utarakan apa harapan Anda terhadap mereka. Mereka harus sabar saat menjelaskan topik yang rumit dan harus menawari Anda kesempatan untuk mengulas lagi topiknya. 5. Buatlah catatan, dan jika memungkinkan rekam percakapan. 6. Jika ada hal-hal yang tidak Anda mengerti dari awal, mintalah mereka berhenti dan menjelaskannya lagi. Berterus teranglah akan keinginan Anda. 7. Saat Anda kembali ke kantor, lihat kembali dan lengkapi catatan Anda dengan hasil rekaman Anda. 8. Carilah secara online hal-hal yang belum dikatakan oleh mereka yang bekerja bersama Anda. Tapi jangan gunakan pengetahuan tersebut dalam produk Anda, tanpa persetujuan ahlinya. 9. Tulis konsep dan bahas bersama dengan ahli bidang tersebut. Kemudian tulis ulang sampai benar. KESEDERHANAAN DAN KEJELASAN Komunikasi efektif adalah tentang mencapai audien Anda yang memahami maksud Anda. Jangan memperumit jika bisa menyederhanakan. Tugas kita sebagai komunikator adalah membuat gagasan lebih bermakna dan lebih bisa dipahami audien kita. Hal itu berarti membuat idenya menjadi lebih sederhana, dan saat tertentu kita harus berusaha membuatnya lebih jelas. Manusia secara alami terprogram untuk mencari makna sebelum detail. Memperkenalkan gagasan kunci di depan sangatlah penting sebelum memasukkan maksud tambahan. astikan Anda memberi Copyright 2014 RESOURCES powered by : BACAKILAT. All Rights Reserved 4

5 Integritas itu penting. Jangan menyederhanakan sesuatu sehingga mengubah pesannya. Hal ini penting terutama saat audien memerlukan informasi spesifik dan fakta kuncinya tidak bisa dihilangkan konteks pada audien Anda beri mereka alasan untuk peduli sehingga mereka memperhatikan dan terlibat di dalamnya. Tidak ada cara yang paling ampuh dalam mematikan ide selain teks yang ditulis dengan buruk. Anda mungkin menemukan obat kanker atau energi alternatif, tapi jika Anda tidak bisa menyampaikan konsep Anda dengan jelas dan pintar Anda akan kesulitan mendapatkan kepercayaan atau dukungan orang. Jangan berlebihan dalam menyederhanakan jika audien Anda memerlukan kandungan substansial. Anda mungkin berusaha membantu audien Anda, tapi kemungkinan Anda bisa dituduh mengabaikan apa yang mereka inginkan. Berhati-hatilah dengan tata-bahasa dan kesalahan kecil lainnya hal tersebut bisa mengganggu penafsiran gagasan Anda. Jika Anda termasuk lemah dalam tata bahasa, selalu minta seseorang untuk memeriksa pekerjaan Anda sebelum mulai digunakan. ETUNJUK UNTUK KOMUNIKASI YANG EFEKTIF Apa yang dilakukan CIA untuk memastikan subjek yang rumit dikomunikasikan secara efektif? Tanya saya. Itulah saat saya menemukan senjata rahasia lembaga tersebut. Buku The Analyst s Style Manual, yang berisi enam aturan penulisan intelijen yang efektif. 1. Letakkan ide dasar Anda di depan. Segera informasikan pembaca mengenai apa yang penting dan kenapa itu penting. 2. Tulis paragraf yang singkat. ertahankan minat pembaca dan kurangi terlalu banyak informasi untuk pembaca dengan menulis paragraf yang singkat dan dikembangkan dengan baik. 3. Gunakan kalimat aktif. Gunakan sebanyak mungkin kalimat aktif hindari kalimat pasif. 4. Gunakan kata yang singkat, dan konvensional. Kata konvensional, tapi tepat, dan konkrit adalah yang terbaik. 5. Tulis kalimat singkat. Gunakan kalimat yang bisa Anda baca keras dengan satu hembusan nafas. 6. Benar, kredibel dan lengkap. astikan pekerjaan Anda dibaca semudah mungkin. Untuk super komunikator, ada beberapa petunjuk. - Gunakan kata-kata sulit sesedikit mungkin. Membuang kata sulit adalah pilihan subjektif. Riset menunjukkan orang yang memiliki kosakata yang kuat lebih berhasil dalam dunia bisnis, kita juga tahu bahwa orang yang menggunakan kata-kata yang sulit akan mempersulit komunikasinya. - Anti jargon. Ketika Anda menggunakan jargon, kata-kata khusus atau ungkapan khusus profesi atau kelompok tertentu, Anda menciptakan tembok antara diri Anda dan audien Anda. Dalam banyak situasi, Anda bisa menggantikan jargon dan semacamnya dengan kata yang lebih umum. - Akronim: aturan resmi dalam gaya penulisan mengatakan bahwa Anda menerangkan akronim saat pertama kali muncul. Misal, Anda bisa menulis OS (Operating System) awalnya, selanjutnya Anda cukup menulis OS. Copyright 2014 RESOURCES powered by : BACAKILAT. All Rights Reserved 5

6 - Kalimat, paragraf, bab yang lebih pendek. Kalimat dan paragraf yang panjang mungkin membuat Anda terlihat lebih berpendidikan dan modern, tapi seperti halnya kata-kata sulit, akan menciptakan penghalang untuk pembaca. - Kembangkan konten yang bersesuaian dengan budaya audien Anda. Anda tidak perlu bepergian ribuan mil untuk mengalami perbedaan budaya. Hal itu bisa terjadi di sekitar Anda. Hal itu bisa menjadi faktor ketika berbicara dengan orang-orang dengan cara pandang yang sangat beragam. - Bebas kesalahan. Kesalahan bisa menghancurkan kredibilitas Anda tidak peduli seberapa pintarnya Anda. Gunakan program spell and grammar check, tapi perhatikan juga permasalahan lain yang tidak bisa diatasi oleh komputer Anda. Rekan kerja Anda mungkin bisa membantu Anda membersihkan kekacauan Anda. MANUSIAKAN KOMUNIKASI ANDA endidik dewasa menyebut orang atau ikon yang membimbing Anda pada situasi yang rumit sebagai perantara pedagogi. Menggunakan mereka sangatlah rasional bagi setiap orang untuk mengoptimalkan pembelajaran. Manusia selalu mencari cara untuk menjadikan hal baru itu masuk akal, dan menggunakan salah satu pembimbing ini sebagai cara hebat untuk membuat hubungan yang bermakna Tips untuk memanusiakan komunikasi Anda - Untuk memulai prosesnya saya merekomendasikan eksperimen dan latihan. Banyak menulis dan banyak bicara, tapi perhatikan benar-benar nada suara Anda. - Jadilah diri sendiri. ekspresikan diri Anda sendiri. bagi pengalaman yang membuat Anda jadi manusia sesungguhnya di mana Anda mengalami hal yang orang lain alami. - Eksperimen. Mencoba-coba berkomunikasi dengan suara yang berbeda-beda. Dorong diri Anda untuk mengeluarkan sisi Anda yang paling manusiawi. - Dengarkan diri Anda. Latih suara baru Anda dan dengarkan. Baca konten Anda keras-keras. Apakah ditulis oleh orang yang menarik. - Bersihkan pikiran Anda. Suara baru Anda harus bersesuaian dengan kejernihan pikiran Anda. Singkiran semua pikiran yang tidak perlu dan berpikirlah sederhana. Anda mungkin terkejut mengetahui bahwa banyak sekali organisasi yang menggunakan penceritaan sebagai cara untuk mengkomunikasikan hal yang rumit. Dari eksekutif sampai ilmuwan hebat, para komunikator menemukan bahwa cerita membantu menyampaikan maksud mereka. Banyak yang melihat cerita sebagai obat dari kerumitan. Tidak ada yang benar-benar peduli terhadap perusahaan ataupun permasalahannya kecuali orang yang berhubungan dengannya. Konsumen tidak bersimpati dengan logistik atau tantangan operasional; konsumen hanya peduli dengan apa yang mempengaruhi mereka. MEMBUAT AUDIEN EDULI Untuk menjelaskan apapun kepada audien, pertama Anda harus mendapatkan perhatian mereka. ancing mereka dengan hal-hal emosional, cerita yang bagus, atau janji untuk masa depan yang lebih baik. astikan Anda memulai presentasi atau dokumen Anda dengan permasalahan yang relevan dengan konsumen Anda. Anda mungkin tidak menjual produk sendiri, tapi Anda menjual Copyright 2014 RESOURCES powered by : BACAKILAT. All Rights Reserved 6

7 sebuah investasi atas waktu dan perhatian seseorang. Jadi ya, Anda adalah salesperson jika Anda menciptakan konten yang memerlukan ketertarikan atau pengaruh. BATA-ER-BATA ATAU ANALOGI Kadang-kadang konten yang perlu kita jelaskan memerlukan usaha lebih. Jika Anda berusaha mengajari proses teknis atau perlu masuk ke detail dari permasalahan yang kompleks, maka ada dua cara yang bisa saya bagi kepada Anda. ertama adalah, bata-per-bata, atau bertingkat. Kita mengajukan satu ide sederhana kemudian sedikit menambahkan ide lainnya, sehingga memberi kesempatan kepada audien untuk menyerap materi yang baru. Sedikit demi sedikit kita terus menambahkan ide yang semakin sulit. Setiap langkah adalah potongan pengetahuan yang berguna untuk memahami topik yang lebih besar. Biarkan pembaca atau audien Anda melangkah sedikit demi sedikit. Biarkan mereka memahami subjek yang sudah akrab dan kemudian menambahkan dengan yang sedikit lebih rumit. Bangun jalan menuju pemahaman. Yang lainnya adalah analogi. Sangat berguna jika audien tidak memiliki dasar apapun mengenai topik yang akan Anda jelaskan. Kita menjelaskan topik dengan cara membandingkan dengan konteks yang dikenal oleh audien. JIKA ANDA INGIN MENDALAMI BUKU INI LEBIH JAUH, DAATKAN DI Otak manusia, ketika berusaha memahami sesuatu yang baru berusaha keras untuk mencari konteks yang sudah diketahuinya dari pengalaman masa lalu untuk memproses input baru tersebut. Jangan meremehkan kekuatan perbandingan saat berusaha menjelaskan konsep baru terhadap audien Anda. SEMOGA ANDA MENIKMATI NOTE INI. HAY READING! AGUS SETIAWAN Seorang pecinta membaca, penemu dan pengajar sistem BACAKILAT - Sistem membaca efektif memproses informasi 1 halaman per detik. Agus ingin menginspirasi satu juta orang di Indonesia memiliki kebiasaan membaca setiap hari. Dorongannya untuk membantu orang lain dimanifestasikannya dalam mengajar, menulis dan terapi. FRANK J. IETRUCHA residen dari Definitive Communication, yang memiliki pengalaman lebih dari 25 tahun membantu pemula, perusahaan besar, dan lembaga pemerintahan untuk membuat topik yang sulit menjadi lebih mudah disampaikan atau diterima. Dia tinggal di Washington. Copyright 2014 RESOURCES powered by : BACAKILAT. All Rights Reserved 7

8 Copyright 2014 RESOURCES powered by : BACAKILAT. All Rights Reserved 8