PERANGKAT LUNAK ADMINISTRASI SURAT KETERANGAN BERBASIS WEBSITE DI DESA BANJARAN BANDUNG Dandy Akhmad Rahadiansyah 1, Fajar Taupik Ismail 2 1,2

Transkripsi

1 PERANGKAT LUNAK ADMINISTRASI SURAT KETERANGAN BERBASIS WEBSITE DI DESA BANJARAN BANDUNG Dandy Akhmad Rahadiansyah 1, Fajar Taupik Ismail 2 1,2 Program Studi Manajemen Informatika PKN LPKIA Jln. Soekarno Hatta No. 456 Bandung 40266, Telp , Fax Dandy@fellow.lpkia.ac.id, 2 fajartaufiq51@gmail.com, ABSTRAK Perangkat administrasi surat keterangan adalah suatu website administrasi surat yang dapat membantu warga dalam permohonan surat secara online di desa banjaran kecamatan banjaran kabupaten bandung. Pengajuan adalah proses pengusulan, permohonan untuk mencapai sesuatu dengan menyepakati beberapa syarat yang telah ditetapkan. administrasi adalah kegiatan ketatausahaan yang terdiri dari berbagai kegiatan seperti pembukuan baik penghitungan, pencatatan atau yang lainnya dengan tujuan untuk menyediakan informasi yang dibutuhkan. Sedangkan dala arti yang sempit, menurutnya administrasi merupakan kegiatan catat mencatat atau pembukuan, surat menyurat atau lainnya yang berkaitan dengan ketatausahaan. Kata Kunci : Administrasi surat keterangan, Website, Pemrograman PHP. 1. Pendahuluan tergantungan manusia akan informasi semakin bertambah maka kualitas informasi harus selalu di tingkatkan. Beberapa faktor penentu kualitas informasi adalah keakuratan, ketepatan waktu dan kemudahan untuk memperolehnya. Untuk memenuhi beberapa faktor tersebut, maka tidak cukup kalau pengelolaan data hanya mengandalkan fisik ditambah dengan peralatan sekedarnya, melainkan dibutuhkan alat bantu yang berkecepatan tinggi dan sangat akurat dalam memproses data-data tersebut. Komputer merupakan alat bantu pengolah data yang dapat diandalkan. Tidak hanya kecepatannya, melainkan juga keakuratan dan daya tahannya untuk melakukan pemrosesan data dalam jumlah besar. Kini komputer telah dijadikan teknologi pokok dalam pengolahan data dan penyajian informasi Pemerintahan desa adalah suatu instansi pemerintah terkecil yang berhubungan langsung dengan masyarakat dalam hal memberikan jasa pelayanan administrasi surat. sibukan dan rutinitas masyarakat yang sangat tinggi menyebabkan masyarakat sangat mengharapkan pelayanan administrasi surat yang cepat, akurat dan efisien. Desa Banjaran camatan Banjaran Kabupaten Bandung saat ini melayani kebutuhan masyarakat dimulai dari pembuatan surat keterangan kelakuan baik, surat keterangan domisili, surat keterangan izin usaha dan berbagai macam surat keterangan lainnya. Dalam melakukan pelayanan untuk pembuatan surat keterangan pada Desa Banjaran telah menggunakan komputer dalam pembuatannya, akan tetapi pembuatannya dilakukan secara terpisah dimana pada pembuatan surat keterangan menggunakan Microsoft Word 2007 serta ditulis ulang dalam buku arsip sehingga

2 terjadi penumpukan file dan buku arsip surat keterangan Pada pembuatan berbagai macam surat keterangan masih dilakukan dengan cara menggunakan alat tulis. Permasalahan yang terjadi dalam kegiatan tersebut adalah tidak efisiennya waktu yang digunakan untuk memproses pelayanan surat keterangan dalam pencarian data di tumpukan arsip, kesulitan untuk mendapat laporan surat keterangan yang cepat dan akurat dalam waktu singkat, resiko dapat hilang dan rusaknya arsip surat keterangan akibat tumpukan yang terlalu banyak dan tidak terawat. Dalam penulisan proyek akhir ini akan membuat suatu pada pelayanan surat keterangan di Desa Banjaran camatan Banjaran Kabupaten Bandung dengan menggunakan pengolahan database agar pengolahan data menjadi terintegrasi dan terorganisasi dalam satu tempat penyimpanan sehingga mendukung pihak Desa dalam pengoperasiannya dan memperkecil kesalahan-kesalahan yang mungkin terjadi serta mendukung dalam pembuatan laporan surat keterangan. Untuk merealisasikan hal tersebut diatas penulis mencoba untuk membuat dan memilih judul proyek akhir yaitu Perangkat Lunak Pelayanan Surat Menyurat Berbasis Website Di Desa Banjaran Bandung. Dengan harapan agar dapat mengatasi permasalahan dalam pelayanan surat menyurat pada Desa Banjaran camatan Banjaran Kabupaten Bandung. sesuai dengan keinginan user atau brainware yang memberikan perintah kepadanya. Menurut Liang gie administrasi adalah rangkaian kegiatan yang dilakukan oleh sekelompok orang dalam bentuk kerjasama untuk mencapai tujuan tertentu. Menurut Soewarno Handayaningrat administrasi adalah kegiatan ketatausahaan yang terdiri dari berbagai kegiatan seperti pembukuan baik penghitungan, pencatatan atau yang lainnya dengan tujuan untuk menyediakan informasi yang dibutuhkan. 3 Gambaran Perangkat Lunak 3.1 Analisis Sistem Berjalan Saat ini, kegiatan pencatatan data surat keterangan yang dilakukan di kantor desa banjaran kecamatan banjaran masih dapat dikatakan kurang maksimal, di mana warga yang ingin mengajukan surat keterangan melengkapi persyaratan yang telah ditentukan setelah itu pegawai memproses surat yang di ajukan oleh warga dan pegawai menyerahkan surat keterangan kepada kepala desa untuk cap & tanda tangan, system berjalan akan di gambarkan dalam bentuk flowmap 2. Dasar Teori Menurut Roger (2002) mengatakan bahwa software atau adalah suatu perintah program dalam sebuah komputer, yang apabila dieksekusi oleh usernya dapat memberikan fungsi dan juga unjuk kerja yang diinginkan oleh usernya. Pernyataan ini menggambarkan bahwa software atau ini berfungsi untuk memrintah komputer, agar komputer tersebut dapat berfungsi secara optimal,

3 Berikut bentuk Flowmap system berjalan di desa banjaran : bertujuan untuk legalisasi surat keterangan. 8. Pegawai mengeluarkan surat keterangan dan menyerahkan surat keterangan kepada warga. 3.2 Analisis Data Conceptual Data Model Sub bab ini menjelaskan tentang entitas yang terlibat dalam, hubungannya, dan atribut-atributnya. Digambarkan dalam Diagram ER / Conceptual Data model (CDM). ERD/CDM ini kemudian dijabarkan lebih lanjut ke dalam data object description atau skema relasi yang digunakan untuk menyimpan semua atribut entitas dan relasi yang muncul pada ERD sku Gambar 1 Flow Map Sistem Berjalan Detail tahapan berjalannya adalah sebagai berikut : 1. Pertama, Warga mendatangi kantor desa 2. Warga menyerahkan data kepada petugas sebagai syarat permohonan pembuatan surat keterangan 3. Pegawai menerima data dari warga 4. Pegawai mengecek kelengkapan data, jika TIDAK petugas menginformasikan data yang tidak lengkap jika YA pegawai mencatat nomor registrasi ke dalam buku arsip. 5. Pegawai Memproses surat keterangan dengan menggunakan Microsoft Word 6. Pegawai mencetak surat keterangan 7. Pegawai menyerahkan surat keterangan kepada kepala desa, jika ADA kepala desa melakukan cap dan tanda tangan bertujuan untuk legalisasi surat keterangan, Jika TIDAK ADA maka surat keterangan diwakilkan kepada kepala urusan (KAUR) untuk melakukan cap dan tanda tangan username password Pegawai Pegawai NoTelepon Jabatan Pendidikan terangan BerlakuAwal BerlakuAkhir admin pegawai Variable characters (10) Variable characters (90) Variable characters (13) skkb_ibfk_1 skkb Variable characters (40) Variable characters (10) Variable characters (80) Variable characters (40) Variable characters (40) sku_ibfk_1 skd_ibfk_1 Status JenisUsaha TempatUsaha Tanggal Status Tanggal Gambar III.1 Conceptual data model administrasi surat keterangan 3.3 Analisis Fungsional Context Diagram Variable characters (15) Date skd Variable characters (15) Integer Date

4 Gambar III.2 Context Diagram Data Flow Diagram 3.5 Perancangan Data Physical Data Model Pendidikan terangan BerlakuAwal BerlakuAkhir skkb varchar(40) varchar(10) varchar(50) varchar(80) varchar(50) varchar(40) varchar(40) varchar(10) <fk> username password Pegawai Pegawai NoTelepon Jabatan Status JenisUsaha TempatUsaha Tanggal admin pegawai varchar(10) varchar(90) varchar(13) sku varchar(50) varchar(15) varchar(255) varchar(255) varchar(255) date <fk> skd varchar(50) varchar(50) varchar(15) Status int(16) varchar(255) <fk> Tanggal date Nam a Field NoR eg Deskrip si Nomor Registr asi Tipe data Varch ar Uk Format ura n /2003/VIII/201 7 Gambar III.3 Data Flow Diagram 3.4 Data Dictionary Data dictionary (Nomor Registrasi) : Nomor Registrasi Surat terangan Alias : Penggunaan : - data mengacu pada variable nomor serta seleksi table surat order by untuk menghitung jumlah surat yang terakhir diinputkan ($no_urt) Kode_desa = 2003 ; Bulan = array ('','I','II','III','IV','V','VI','VII','VIII','IX','X','X I','XII'); menggunakan romawi Tahun = date( Y ); - Isi data $hasil = $no_urt.'/'.$kode_desa.'/'.$bulan[date('n')].'/'.$tahun; No Tahun urut Kode desa Bulan menggunakan Romawi 3.6 Perancangan Antarmuka Struktur Menu Perangkat Lunak Administrasi Surat terangan

5 3.6.2 Dialog Screen Dialog Screen Login Dialog Screen Input Surat 3.7 Perancangan Arsitektural 3.8 Perancangan Prosedural Membentuk algoritma siap program dengan menggunakan atau mengacu pada perancangan arsitektural modul program dalam structure chart. modul : Nomor Registrasi Input : otomatis Output : Nomor registrasi surat keterangan Algoritma : $no=1; $tampil = mysqli_query($con,"select * FROM surat ORDER BY "); while ($r=mysqli_fetch_array($tampil)){ $no++; } switch(strlen($no)){ case 1: $no_urt = '00'. $no; break; case 2: $no_urt = '0'. $no; break; case 3: $no_urt = $no; break; } $kode_desa = '2003'; $bulan = array('','i','ii','iii','iv','v','vi','vii','viii','ix',' X','XI','XII'); $tahun = date('y'); $hasil = $no_urt.'/'.$kode_desa.'/'.$bulan[date('n')].'/'.$tahun; Echo $data[ $hasil]; 4.1 Implementasi Lingkup dan Batasan Implementasi Pada tahap ini akan dijelaskan mengenai langkah-langkah serta jadwal

6 implementasi perancangan sistem informasi yang meliputi jadwal pelaksanaan dan pengujian sistem. Penggambaran ini bisa dalam bentuk Gant Chart. Langkah langkah penjadwalan pada perancangan administrasi surat keterangan adalah sebagai berikut : 1. Rancangan 2. Mempersiapkan dan keras 3. Pembuatan 4. Pengujian 5. Perbaikan 6. Pengujian tahap akhir Untuk lebih detailnya dari rencana yang telah ditetapkan akan diuraikan dalam table dibawah ini : B. C. D. E. F Implementasi Antarmuka Kode aktivit as A B C D E F Aktivitas Rancangan Mempersiapk an dan keras Pembuatan Pengujian Perbaikan Pengujian tahar akhir Wakt u 2-1 A 7 B 3 C 2 D 1 E Predecess or Gantt Chart A April Mei Juni Juli kt iv ita s A. 5.1 simpulan Berdasarkan analisa dan implementasi yang telah dilakukan pada saar pengujian administrasi surat keterangan ini dapat di Tarik kesimpulan sebagai berikut : 1. Perangkat administrasi surat ini dapat mendukung pelayanan administrasi surat keterangan di pemerintah Desa Banjaran 2. Perangkat administrasi surat ini dapat membantu agar tidak terjadi kesalahan dan duplikasi dalam penginputan data 3. Mempermudah Penduduk Desa Banjaran untuk permohonan administrasi surat keterangan 5.2 Saran

7 Beberapa saran yang mungkin dapat dijadikan sebagai bahan pertimbangan untuk pengembangan program aplikasi ini selanjutnya, diantaranya sebagai berikut : 1. Menambahkan beberapa surat keterangan 2. Menambahkan fitur notifikasi terhadap pegawai untuk penduduk yang ingin membuat surat keterangan Roger S. Pressman. 2012, Ph.D Rekayasa Perangkat Lunak (Pendekatan Praktisi), Edisi 7, Andi Publisher, Yogyakarta. Rosa A.S dan M. Shalahuddin. 2011, Rekayasa Perangakat Lunak (Terstruktur dan Berorientasi Objek), Modula, Bandung dasan/-teori/page/2/ Daftar Pustaka: www/djpk.depkeu.go.id/../pp_8_2016_ttg- Perubahan-dua-Atas-PP-60_2014