PERANCANGAN SISTEM PEMESANAN SEMBAKO BAGI KARYAWAN PADA PT. CV. TIKI MEDAN DENGAN MENGGUNAKAN METODE ECONOMIC ORDER QUANTITY (EOQ)

Transkripsi

1 PERANCANGAN SISTEM PEMESANAN SEMBAKO BAGI KARYAWAN PADA PT. CV. TIKI MEDAN DENGAN MENGGUNAKAN METODE ECONOMIC ORDER QUANTITY (EOQ) Ramadhan Syahputra ( ) Mahasiswa Program Studi Teknik Informatika STMIK Budi Darma Medan Jl. Sisingamangaraja No 338 Simpang Limun Medan // Rama.sp48@yahoo.com ABSTRAK PT. CV. TIKI Medan adalah perusahaan sekuritas nasional Sumatera Utara yaitu dalam bidang jasa. Namun terdapat kegiatan lain, yaitu adanya pembagian sembako yang akan diberikan kepada karyawan PT. CV. TIKI Medan. Namun dalam hal ini terdapat kesulitan dalam mengatasi orderan dan mengatasi apabila terjadi kekurangan stok sembako, karena memukinkan adanya kelebihan pada satu jenis sembako atau kekurangan pada sembako yang lain. Bagaimana mengetahui pengontrolan stok dan pengorderan sembako yang berjalan pada PT. CV. TIKI Medan. Dan Bagaimana merancang sistem pengontrolan stok sembako karyawan pada PT. CV. TIKI Medan dengan metode EOQ (Economic Order Quantity). Dalam perancangan ini penulis menggunakan bahasa pemograman visual basic 2008 dengan database manajemen sistem MS Acces 2007, dimana nantinya data-data akan dimasukkan dan disimpan didalam database dan dikoneksikan kepemograman visual Bassic 2008 sehingga dalam pemesanan semabko dan dalam pengontrolan stok sembako lebih mudah, cepat dan juga efesien. Kata Kunci : Pemesanan, Economic Order Quantity, Perancangan. 1. PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Masalah Setiap perusahaan baik swasta maupun pemerintahaan dalam mencapai tujuannya, membutuhkan suatu sistem yang berguna untuk mengatur serangkaian kegiatan agar memudahkan dalam pelaksanaan kegiatan perusahan. PT. CV. TIKI Medan adalah perusahan yang bergerak di bidang jasa kiriman. Namun dalam kegiatannya tersebut terdapat kegiatan lain untuk karyawannya. Kegiatan tersebut merupakan kegiatan untuk memenuhui kebutuhan pokok setiap karyawannya yaitu adanya sembako, berupa sembako beras. Dalam pembagian sembako ini dibutuhkan banyak orderan sembako bahkan mencapai Kg beras. Segala aktivitas pembagian sembako di PT. CV. TIKI Medan baik transaksi pembelian dan kegiatan lainnya belum menggunakan sistem komputerisasi. Oleh karena itu sering kali pengelola atau petugas dalam pengorderan sembako mengalami kesulitan-kesulitan dalam mengatasi orderan dan mengatasi apabila terjadi kekurangan stok sembako, karena memukinkan adanya kelebihan pada satu jenis sembako atau kekurangan pada sembako yang lain. Economic Order Quantity adalah salah satu metode yang memakai ilmu matematika dan stasistika sebagai alat bantu dalam memecahkan masalah kuantitif dalam sistem persediaan stok yang ada. Pada dasarnya metode ini berusaha mencari jawaban optimal dalam menentukan jumlah pesanan yang yang terbaik. Dengan metode ini berfungsi untuk menghindari kekurangan dan kelebihan persedian yang dibutuhkan untuk memenuhui kebutuhan produksi. Waktu rata-rata yang diperlukan untuk memesan, pemakian rata-rata dalam waktu rata-rata, biaya untuk penyimpanan apabila ada persedian yang berlebih dan kerugian yang mungkin bila persedian berkurang. Berdasarkan uraian di atas maka penulis ingin membuat skripsi dengan judul Perancangan Sistem Pemesanan Sembako Bagi Karyawan Pada PT. CV. TIKI Medan Dengan Menggunakan Metode Economic Order Quantity (EOQ). 1.2 Perumusan Masalah Berdasarkan latar belakang masalah diatas, maka dirangkumlah beberapa perumusan masalah sebagai berikut : 1. Bagaimana mengetahui pemesan sembako yang berjalan pada PT. CV. TIKI Medan? 2. Bagaimana merancang sistem pemesanan sembako bagi karyawan pada PT. CV. TIKI Medan dengan metode EOQ (Economic Order Quantity)? 1.3 Batasan Masalah Agar pembahasan penelitian ini tidak menyimpang dari apa yang telah dirumuskan, maka diperlukan batasan-batasan dalam penelitian ini yaitu : 1. Sistem ini ditujukan untuk menangani proses pemesanan 2. Data yang diolah adalah data biaya pemesanan, data penyimpanan, dan data 3. Data pemesanan dalam satuan rupiah. 4. Data penyimpanan dalam satuan Kg beras/tahun 116

2 5. Jenis sembako yang di stok adalah beras. 6. Bahasa pemograman yang dipergunakan dalam perancangan ini adalah Visual Basic Database yang digunakan sebagai penyimpanan data adalah MS Acces Tujuan Dan Manfaat Penelitian Tujuan Penelitian Adapun tujuan penyusunan skripsi ini adalah sebagai berikut ini: 1. mengetahui cara pemesanan sembako yang berjalan di PT. CV. TIKI Medan. 2. Merancang sistem pemesanan sembako bagi karyawan pada PT. CV. TIKI Medan dengan metode Economic Order Quantity (EOQ) Manfaat Penelitian Sedangkan manfaat dari penyusunan skripsi ini adalah : 1. Mempermudah dalam pendataan ketersediaan 2. Mempermudah pengontrolan jumlah stok 2. Landasan Teori 2.1 Pengertian Perancangan Menurut Al-Bahra (2005:51) Perancangan adalah Kemampuan untuk membuat beberapa alternatife pemecahan masalah. Perancangan adalah penggambaran, perencanaan dan pembuatan sketsa atau pengaturan dari beberapa elemen yang terpisah ke dalam satu kesatuan yang utuh dan berfungsi (Syifaun nafisah, 2003:2) Dari definisi diatas penulis dapat menyimpulkan bahwa Perancangan adalah proses penerapan berbagai teknik dan prinsip yang sebelumnya telah terpikirkan terlebih dahulu dengan tujuan untuk mentransformasikan hasil analisis ke dalam bentuk yang memudahkan pengimplementasian. 2.2 Pengertian Sistem Sistem merupakan suatu cara tertentu dan bersifat repetitif untuk melaksanakan suatu atau sekelompok aktivitas ( Robert N Anthony, Vijay Govindarajan, 2002:7) Jogiyanto (2005:2) sistem adalah sekumpulan dari elemen elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu Dari pengertian diatas penulis dapat menyimpulkan bahwa sistem adalah merupakan sekumpulan dari satu elemen ke elemen lain yang saling berhubungan serta untuk melengkapi untuk mencapai tujuan yang tertentu. 2.3 Pengertian Pemesanan Pemesanan merupakan suatu suatu aktifitas yang dilakukan oleh konsumen sebelum membeli. Untuk mewujudkan kepuasan perusahaan untuk memesan yang baik (Robert N Anthony, Vijay Govindarajan, 2002 :3) Tindakan yang sebelumnya mengetatahui dan untuk memeriksa kesalahan dan mengambil tindakan korektif sehingga penyimpangan dari standar diminimalkan dan menyatakan tujuan organisasi dicapai dengan cara yang diinginkan( sumber : 10 mei 2014) Menurut penulis pemesanan merupakan suatu cara bagaimana caranya agar tidak terjadi apa yang tidak dinginkan oleh perusahaan. 2.4 Pengertian Sembako Sembako adalah singkatan dari Sembilan bahan pokok yang terdiri atas bahan-bahan makanan dan minuman yang secara umum sangat dibutuhkan.tanpa sembako kehidupan bisa terganggu karena sembako merupakan kebutuhan pokok utama sehari-hari yang wajib ada dijual bebas di pasar. 2.5 Economic Order Quantity Menurut Gitosudarmo (2002: 101), Economic Order Quantity (EOQ) merupakan volume atau jumlah pembelian yang paling ekonomis untuk dilaksanakan pada setiap kali pembelian. Begitu juga pendapat Hansen dan Mowen (2005: 473). Menurut mereka, Economic Order Quantity (EOQ) atau kuantitas pesanan ekonomis adalah sebuah contoh dari sistem persediaan yang bertujuan menentukan kuantitas pesanan yang akan meminimalkan total biaya. Adapun Carter (2009: 314) dalam bukunya Akuntansi Biaya berpendapat bahwa Economical Order Quantity atau kuantitas pemesanan ekonomis adalah jumlah persediaan yang dipesan pada suatu waktu yang meminimalkan biaya persediaan tahunan. Dalam bukunya, Don R. Hansen, Maryanne M. Mowen (2001) menjelaskan hubungan EOQ sebagai metode manajemen persediaan tradisional dengan biaya persediaan yang terkait didalamnya. Dikatakan bahwa jika persediaan bahan baku yang ada dalam perusahaan merupakan bahan baku yang dibeli dari luar dan bukan diproduksi atau dari dalam perusahaan, maka biaya yang terkait dengan persediaan diketahui sebagai biaya pemesanan (ordering costs) dan biaya penyimpanan (carrying costs). Biaya pemesanan (ordering costs) merupakan biaya-biaya penempatan dan penerimaan pesanan. Contohnya adalah biaya memproses pesanan (biaya klerikan dan dokumendokumen), asuransi untuk pengiriman dengan kapal laut, dan biaya-biaya bongkar muatan. Biaya penyimpanan (carrying costs) merupakan biayabiaya yang dikeluarkan untuk menyimpan persediaan. Termasuk didalamnya adalah asuransi, pajak persediaan, keusangan, dan biaya 117

3 kesempatan dari dana-dana yang tersimpan dalam persediaan, biaya-biaya penanganan persediaan, dan biaya gudang. Menurut Don R. Hansen, Maryanne M. Mowen (2001) dan Herlina (2007), untuk menghitung berapa banyak sembako yang dipesan, digunakan rumus matematis EOQ Keterangan : Q: jumlah sembako yangoptimum pada setiap pesanan (EOQ). D : jumlah kebutuhan dalamsatutahun. Dihitungdari total pengorderan tahun sebelumnyadikurangidenganretur sembako yang disebabkan karenabarangtidaksesuaidengan permintaantahun sebelumnya dari sembako yang akandihitung EOQnya. O :biayapesan Pertahun,inidihitungdariberapabesar biaya yangkeluaruntuk setiap kalimelakukan pemesanan. H :biayapenyimpanan pertahun. Untuk mencari frekuensi yang harus berapa kali pemesanan F = Keterangan : F : frekuensi D : jumlah kebutuhan dalamsatutahun. Dihitungdari total pengorderan tahun sebelumnyadikurangidenganretur sembako yang disebabkan karenabarangtidaksesuaidengan permintaantahun sebelumnya dari sembako yang akandihitung EOQnya. Q :jumlah sembako yang optimum pada setiap pesanan (EOQ) Jadi untuk mencari rumus semua sembako (N) yang mau dipesan sebagai berikut : N = F * Q Keterangan: N : semua sembako yang dipesan. F Q : frekuensi. : jumlah sembako yang optimum pada setiap pesanan (EOQ) Keunggulan dan Kelemahan Metode EOQ Kartika Hendra (2009) mengemukakan bahwa keunggulan metode EOQ adalah: 1. dapat digunakan untuk mengetahui berapa banyak persediaan yang harus dipesan, dalam hal ini bahan baku, dan kapan seharusnya 2. dapat mengatasi ketidakpastian permintaan dengan adanya persediaan pengaman (safety stock), 3. mudah diaplikasikan pada proses produksi secara massal, 4. lazim digunakan pada rumah sakit, yaitu pada persediaan obat. Adapun kelemahan yang terdapat pada metode ini, yaitu menempatkan pemasok sebagai mitra bisnis sementara karena paradigma untung-rugi diterapkan oleh mereka, sehingga penggunaan model ini menyebabkan berganti-ganti pemasok, dan hal ini dapat mengganggu proses produksi akibat relasi perusahaan dengan pemasok yang tidakberdasar pada hubungan kerjasama yang erat. 3. Analisa Dan Perancangan 3.1 Analisa Sistem Yang Berjalan Dalam analisa sistem yang sedang berjalan merupakan pengkajian dan penentuan dari sistem yang sedang berjalan untuk mempermudah dalam pendefinisian permasalahan atau kendala-kendala yang terjadi pada PT. CV. TIKI Medan.Dengan tujuan untuk memperoleh sistem yang baru.sebelum melakukan perancangan sistem yang baru, maka dilakukan peninjauan terlebih dahulu terhadap sistem yang sedang berjalan pada saat ini.sistem yang sedang berjalan penting untuk dianalisa karena merupakan dasar untuk merencanakan sitem yang baru dimana yang lama akan dijadikan sebagai perbandingan untuk sistem yang baru.adapun tujuan yang lain dalam analisa penulis ini adalah untuk membantu PT. CV. TIKI Medan dalam pengorderan Dan memilih alternaif yang tepat dalam pembagian sembako kepada karyawan PT. CV. TIKI Medan. Berdasar dari pengamatan langsung pada PT. CV. TIKI Medan, sistem yang sedang berjalan pada saat ini masih dilakukan manual, yaitu pencatatan pada buku untuk persedian sembako kepada kepala gudang, dan juga pada proses pembagian kepada karyawanpun masih dilakukan secara manual dengan cara absensi manual. Adapun tujuan dalam analisa penulis ini adalah untuk membantu PT. CV. TIKI Medan dalam pengorderan Dan memilih alternaif yang tepat dalam pembagian sembako kepada karyawan PT. CV. TIKI Medan. 3.2 Analisa Metode Economic Order Quantity Untuk menentukan jumlah sembako yang akan dipesan ke supplier dan menentukan jarak waktu tiap pesanan akan dilakukan penghitungan dengan menggunakan metode economic order quantity (EOQ).Sebelum dilakukan perhitungan, harus dipenuhi anggapan dalam EOQ ini untuk bisa dilakukan perhitungan.adapun data yang diperolehdari perusahaan adalah sebagai berikut ini: 1. Permintaan akan sembako diketahui sebesar Kg beras dalam waktu setahun. pemesanan dilakukan, 118

4 2. Waktu pesanan dilakukan dan sembako-sembako diterima (leadtime) konstan yaknisebelum 2 hari dari pemesanan. Setelah melakukan analisa terhadap kinerja PT. CV. TIKI Medan yangsedang berjalan disertai dengan dokumen dan prosedur yang ada ternyata ditemukan beberapa kekurangan yang dapat mempengaruhi kinerja. Permasalahan tersebut adalah pada proses pengorderan dan waktu yang tepat untuk memesan sembako ke pihak supplier. Selama ini proses tersebut masih dilakukan secara manual, akibatnya proses untuk menentukan tiga hal tersebut banyak memakan tenaga dan waktu yang cukup lama. Disamping itu, juga menyebabkan keakuratan menentukan jumlah barang dan waktu pesan menjadi tidak akurat lagi Biaya penyimpanan Tabel 1 Biaya penyimpanan Keterangan Biaya Sembako( Kg/tahun) Gaji pegawas 360 Kg Biaya listrik 36 Kg Biaya penyusunan 180 Kg gudang Gaji staff 240 Kg Total 816 Kg/Tahun Biaya pemesanan Tabel 2 Biaya pemesanan Keterangan Biaya ( Rp/tahun) biaya telepon Rp biaya administrasi Rp Biaya bongkar muat Rp Biaya surat RP menyurat Total RP /tahun Untuk menentukan sembako yang disarankan dipesan dapat dihitung menggunakan rumus EOQ sebagai berikut : Diketehui : H : 816 Kg O : Rp D : Kg. Jawab : (12012) Maka didapat hasil sembako yang disarankan untuk dipesan adalah sebanyak dan dibulatkan menjadi Setelah diketahui berapa besarnya jumlah sembako yang disarankan untuk dipesan, maka frekuensi (F) dari contoh kasus diatas dapat dihitung dengan cara sebagai berikut : F = F = = 3.09(3 kali ) Berarti melakukan 3 kali pemesanan Jadi semua sembako (N) yang mau dipesan sebanyak : N = F * 3 * = Kg beras. Jadi dari perhitungan diatas terjadi penghematan sebesar 1104 Kg beras. 4. Algoritma dan Implementasi a. Algoritma Jumlah Sembako Yang Optimum Langkah pertama yang dilakukan adalah Input : O : biaya pesan Pertahun. D : jumlah kebutuhan dalam satu tahun. H : biaya penyimpanan pertahun. Output : Q : jumlah sembako yang optimum. Proses : ( 2OD / H) b. Algoritma Frekuensi Langkah yang kedua yang dilakukan adalah Input : D : jumlah kebutuhan dalam satu tahun. Q : jumlah sembako yang optimum. Output : F : frekuensi Proses : F = c. Algoritma Semua Sembako Yang Dipesan Langkah ketiga yang dilakukan adalah Input : F : frekuensi. Q: jumlah sembako yang optimum pada setiap pesanan (EOQ). Output : N: semua sembako yang dipesan Proses : N = F * Q 4.2. Implementasi a. Form Menu Utama form menu utama, terdapat dua pilihan yaitu administrator dan user. 119

5 perancangan form data karyawan Gambar 1 Form menu utama b. Form Login Admin Berikut ini merupakan tampilan form admin, dimana kita pilih admin dan ketik passwordnya. Gambar 5 Form Data karyawan f. Form Penanggung Jawab perancangan form penanggung jawab Gambar 2 Form login admin c. Form Menu Utama Admin perancangan form menu utama admin yang menggambarkan deskripsi sistem yang saling berhubungan. Gambar 6 Form penanggung jawab i. Form Biaya Penyimpanan perancangan form biaya penyimpanan Gambar 3 Form menu utama admin d. Form Rancangan Form Data Supplier perancangan form data supplier. Gambar 7 Form biaya penyimpanan g. Form Biaya Pemesanan perancangan form biaya pemesanan Gambar 4 Form rancangan form data supplier e. Form Data Karyawan Gambar 8 Form biaya pemesanan h. Form Login User peracangan form login user 120

6 4. Dalam menerapkan metode Economic Order Quantity(EOQ) ini terjadi tiga kali dalam pemesanan sembako dan terdapat kelebihan Gambar 9 Form login user i. Form Menu Utama User perangan form menu utama user Gambar 10 Form menu utama user j. Form Proses EOQ perancangan form proses EOQ Gambar 11 Form proses EOQ 5. Kesimpulan Dan Saran 5.1 Kesimpulan Adapun kesimpulan dari penulis adalah 1. Pemesanan sembako yang dilakukan diperusahaan masih terlaksana secara manual tanpa adanya sistem komputerisasi yang dapat membantu dan mempercepat pendataan 2. Perusahaan sering mengalami kelebihan sembako karena adanya kesalahan penentuan jumlah persedian. 3. Jumlah pengorderan sembako yang dilakukan di perusahaan tidak menetap, sehingga meningkatkan biaya pesan. 5.2 Saran Adapun saran dari penulis adalah sebagaio berikut: 1. Sebaiknya pihak perusahaan dapat mempertimbangkan untuk menerapkan sistem pemesanan sembako yang diusulkan oleh penulis untuk mempermudah pihak perusahaan atau karyawan yang bertugas untuk menentukan jumlah sembako yang dipesan dan juga jarak pemesanan sembako yang dilakukan sehingga dengan demikian maka meminimalkan biaya dan kerugian yang terjadi dalam perusahaan. 2. Untuk mencegah kehilangan atau kerusakan data, maka sebaiknya perusahaan rutin untuk melakukan duplikasi (back-up) data. 3. Dengan adanya sistem pemesanan sembako ini maka pihak perusahaan dapat lebih mudah dalam mendata ketersediaan sembako yang ada. 4. Jika pihak perusahaan menerapkan sistem usulan ini maka sebaiknya perangkatl unak yang digunakan dikembangkan lagi untuk mempercepat proses pengolahan data yang diingkan. 6. DAFTAR PUSTAKA [1] Jogiyanto HM, Pengenalan Komputer, Penerbit Andi, Jogjakarta, Edisi 3, 2005 [2] Hendra Kusuma, Manajemen Produksi, penerbit Andi, Jogjakarta, 1999 [3] 10 mei 2014 [4] keterangan9pokokid, 25 mei 2014 [5] files.wordpress.com/2010/09/pertemuan-- activity-diagram.ppt, 24 mei 2014 [5] 25 mei 2014 [6] 25 mei 2014 [7] 25 mei 2014 [8] /pengertian mysql.html, 25 mei 2014 [9] definisi-mysql.html, 15 mei