BAB III ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM

Transkripsi

1 BAB III ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM 3.1. Analisa Sistem Dalam sistem akuntansi di pondok Pesantren Rakha, model akuntansi / prosedur yang lazim digunakan secara umum adalah seperti yang digambarkan pada diagram di bawah : Mengumpulkan dan mencatat data Mencatat ulang data Mengihtisarkan dan posting data Menghitung Data Memberikan laporan kepada pemakai Menyiapkan Laporan Meretrieve Data Pengolahan data Gambar 3.1. Diagram Proses data akuntansi secara umum Dengan adanya penambahan metode DRUM DRUK tahap 2, 3, 4 langsung dirangkum menjadi 1 tampilan yang mana 3 proses tersebut terinci dalam dua macam sorting data yaitu Rincian Uang Masuk dan Rincian Uang Keluar. Dengan kata lain seluruh transaksi dimasukkan dalam satu perincian baik transaksi external maupun internal, yang hanya di bedakan apakah masukan tersebut berupa kredit atau debet. Untuk nomer bukti transaksi diinputkan secara manual yang di dalamnya terdapat nomer perkiraan sebagai bukti transaksi yang terjadi, serta Unit mana yang melakukan transaksi. 1

2 1 2 Mengumpulkan dan mencatat data transaksi secara keseluruhan Perincian data menggunakan DRUM DRUK Memberikan laporan kepada pemakai Menyiapkan Laporan Rekap data Gambar 3.2. Diagram proses akuntansi menggunakan DRUM - DRUK Pada pembuatan sistem Informasi kali ini untuk retrieve data atau pengambilan ulang data dapat dilakukan pada saat semua proses pemasukan data transakasi selesai, kapanpun juga. Pada kesempatan kali ini penulis juga menambahkan beberapa menu tambahan yaitu Daftar Absensi, Besar Gaji, Unit tempat bekerja pegawai, jam kerja pegawai ( karena pada sistim ini gaji guru pengajar dihitung per jam ), diperlukan untuk keperluan gaji pegawai Perancangan Sistem Berdasar sistem yang sudah ada dan permasalahannya kemudian mendefinisikan kebutuhan dan permintaan dari pemakai untuk mencari alternatif solusi yang terbaik, maka didapat analisa dan perancangan sistem seperti berikut : Sistem Flow Agar bisa melihat secara jelas bisa dilihat pada langkah langkah perancangan sistim di bawah ini : 2

3 Sistim Flow dari penerimaan Kas Don., Sumb, SPP Bank Kasir Adm. Pembukuan PDE Tanda Terima Tanda Terima Uang Uang Bukti Setor Input Data File Trans. Uang Cek Cek File disimpan Master File Perkira an Program Update File DRU M Laporan Penerimaan Kas File Buku Besar Gamabar 3.3. Sistim Flow dari Penerimaan Kas 11

4 Sistim Flow dari Sistim Penggajian Unit2 Operasional Adm. Pembukuan Kasir Karyawan PDE Data Pegawwai Cek Data Master File Perkira an Pembayaran Program Update File DRUK Perhitungan Gaji Data Final Cetak Pay Slip Pay Slip Pay Slip Pay Slip Pay Day Laporan Penggajian File Buku Besar Laporan Penggajian Input Data Transaksi File disimpan Gambar 3.4. Sistim Flow Penggajian 12

5 Data Flow Diagram Context Diagram 13

6 DFD Level 0 Dari Sistim Informasi Akuntansi 14

7 Data Flow Diagram Level 1 Penerimaan Kas 15

8 Data Flow Diagram Level 2 Dari Proses Penerimaan Kas 16

9 DFD Level 1 Dari Sistim Penggajian 17

10 DFD Level 2 Dari Proses Penggajian 18

11 DFD Level 3 proses Dari Sistim Penggajian. 19

12 Entity Relationship Diagram Gambar Diagram Entity Relationship 20

13 Perancangan Input Pada setiap sistim informasi akuntansi yang ada, hal yang paling penting selain ketelitian, keamanan, dan efektif / efisien adalah posting ke nomer perkiraan masing masing transaksi yang mana kali ini penulis masukkan ke dalam nomer bukti transaksi. Sebagaimana kita tahu, ada bentuk nomer perkiraan yang harus kita perhatikan yaitu Nomer Perkiraan 1 adalah Kekayaan, 2 adalah Hutang, 3 adalah Modal, Nomer perkiraan 4 adalah segala bentuk pendapatan dan penerimaan. Terakhir adalah Nomer Perkiraan 5 adalah segala macam bentuk biaya / pengeluaran. Untuk lebih jelasnya pada Program Sistim Informasi Keuangan yang dibuat penulis, secara lengkap nomer perkiraan yang dibuat adalah seperti pada tabel di bawah ini : Tabel 3.1. Daftar Kode dan Nama Perkiraan Posting Data No Kode Keterangan Kekayaan Kas Piutang Inventaris Gedung Tanah Hutang Hutang Hutang Lancar Modal Waqaf dan Hibah Donatur dan Sumbangan Modal Madrasah Pendapatan dan Penerimaan Pemerintah DIP 21

14 DIK BOP DBO Inpres Penjualan Barang / Eks Inventaris Uang Pangkal Uang Sekolah / SPP BP3/PMOG Masyarakat dan Dunia Usaha Waqaf dan Hibah Sumbangan ZIS Pengelolaan Mesjid Biaya Belanja Pegawai Gaji / Honor / Tutorial Tunjangan Pegawai / Pekerja Sekretariat Lembur dan Kelebihan Jam Mengajar Peningkatan mutu guru Perjalanan Dinas Belanja Umum dan Operasional Kantor ATK, Fotocopy dan Barang Cetakan Listrik, Telepon dan Air Pemeliharaan Fasilitas Air/Listrik Transportasi Kebersihan dan Keamanan Sumbangan dan Santunan Pemeliharaan Alat-alat kantor Pemeliharaan Bangunan/Gedung Konsumsi Belanja Kegiatan Siswa Penerimaan Murid Baru Pembinaan OSIS Program Ekstrakurikuler Pelaksanaan Program BP Pengelolaan Mesjid Data base yang ada pada pembuatan sistim informasi akuntansi adalah sebagai berikut : 22

15 Tabel Absensi Tgl_Absen Nip Unit Jabatan Jam Date/ time Number Tabel BackUp Path Tabel Buku Bantu No_bukti Tgl_Trans Keterangan Kode_Perkiraan Jenis_Trans Jumlah Jenis_BB Div Date/Time Tabel Bantu_Inventaris No_bukti Tgl_Trans Keterangan Inventaris Kode_Perkiraan Jenis_Trans Jumlah Div Date/Time 23

16 Tabel Barang Kode Keterangan Tabel Detail_Gaji Periode Nip Unit Kegiatan Keterangan Jam Honor Jenis Number Tabel Detail_SPP Periode Tgl_Bayar Unit Jumlah_Dibayar Date/Time 24

17 Tabel Edukator Nip Nama Alamat Telepon Ttl Jenis_Klm Tenaga Lama_Studi Pendidikan Lembaga Jurusan Thn_Lulus Thn_Masuk Tabel Gaji Periode Nip Unit Jumlah Tabel Gaji_Unit Periode Unit Jumlah 25

18 Tabel Jabatan Nip Unit Keterangan_Unit Jabatan Tabel Kode_Jabatan Kode Keterangan Jumlah Satuan Tabel Kode_Potongan Kode Keterangan Jumlah Satuan Tabel Laporan_Keuangan Periode Tgl2 Kode_perkiraan Nama_Perkiraan Debet Kredit Div Date/Time 26

19 Tabel Neraca Periode Tgl2 Kode_Perkiraan Jumlah Jenis Date/Time Tabel Periode Kode Tgl1 Tgl2 Keterangan Date/Time Date/Time Tabel Perkiraan Kode Keterangan Tabel Registrasi Serial Nama Company 27

20 Tabel Rekap_SPP Periode Tgl_Periode Unit Tagihan Bayar Sisa Date/Time Tabel SPP Periode Unit Jml_Santri Iuran Sisa Jumlah Status Number Tabel Transaksi No_Bukti Kode_Perkiraan Tgl_Trans Keterangan Unit Jenis_Trans Jumlah Div Date/Time 28

21 Tabel Unit Kode Keterangan Tabel Users UserId Password Keterangan Tabel Validasi User A a1 a2 a3 a4 a5 a6 a7 a8 a9 B b1 b2 b21 b22 b3 b4 b5 b51 b52 b53 29

22 30 b54 b55 b56 C c1 c2 c3 D d1 d2 d3 d4 d5 d6 d7 d8 d81 d82 d83 d84 d85 d86 d9 d10 d11 E e1 e2 e3 e4 F f1 f2 G g1 g2 g3

23 Perancangan Output Secara umum, Sistim Informasi Akuntansi mempunyai alur proses seperti berikut ini : Pertama, user akan dihadapkan pada sebuah halaman depan yang terdapat pilihan pengisian master data. Kedua, user akan diminta memasukkan data data transaksi yang akan diproses. Ketiga, adalah proses rekap, dimana semua data yang ada akan terkumpul dan dihitung. Keempat, adalah proses pembentukan laporan, dimana laporan tersebut dibuat sebagai hasil akhir dari laporan keuangan. Kelima, adalah proses pendokumentasian dimanalaporan keuangan tersebut akan dicetak sebagai dokumentasi. Block diagram dibawah ini dibuat untuk menggambarkan cara kerja program adalah sebagai berikut : Halaman Pilihan Setup Data Memasukkan Data pada menu transaksi Rekap Data Proses Hard Copy / Print Pilihan macam laporan 31

24 Bentuk Sistim kerja program yang ada bisa kita lihat pada gambar berikut ini : Mulai Data pegawai Inventaris Kegiatan Transaksi Kas Posting Tidak Ya Posting Simpan Laporan Hard Copy Gambar Sistim Kerja program transaksi harian 32

25 Untuk pembayaran SPP adalah sebagai berikut : Yayasan Unit Operasional Mulai Pemba Penc atata Setor Pembayaran SPP Lunas Pemb eritah Pemasukan Data SPP Transaksi Kas Gambar Proses kerja dari penyetoran uang SPP 33

26 Sedangkan untuk penggajian adalah sebagai berikut : Yayasan Unit Operasional Mulai Absen Dokumen Absensi Absensi Disetor Pemasukan Potongan Gaji Perhitunggan Gaji Pay-Day Pay-Check Pembayaran Laporan Gambar Sistim Penggajian 34

27 35