SNIPTEK 2014 ISBN: PERANCANGAN SISTEM INFORMASI ABSENSI KARYAWAN BERBASIS WEB PADA CV.RAFA MANDIRI JAKARTA

Transkripsi

1 PERANCANGAN SISTEM INFORMASI ABSENSI KARYAWAN BERBASIS WEB PADA CV.RAFA MANDIRI JAKARTA Nu man Musyaffa STMIK Nusa Mandiri ABSTRAK CV. Rafa Mandiri merupakan sebuah Home Industri yang bergerak dibidang konveksi. Sistem absensi karyawan pada CV. Rafa Mandiri masih dilakukan secara manual, dimana terdapat beberapa hal yang menjadi permasalahan. Adapun masalah yang terjadi dalam sistem absensi karyawan CV. Rafa Mandiri yaitu dalam hal keefektifan dan efisiensi waktu. Proses absensi yang masih dilakukan secara manual mengakibatkan sering terjadi kecurangan pada proses absensi seperti penitipan absen dan pulang sebelum jam kerja berakhir. Bentuk laporan terkait absensi karyawan masih berupa hard copy dengan media kertas sebagai arsip sehingga menyulitkan dalam pencarian data yang dibutuhkan, dan ada kemungkinan hilangnya arsip tersebut. Dengan alasan diatas maka penulis mencoba memberikan sebuah pemecahan masalah dengan membuat sistem absensi karyawan menggunakan web yang dapat mencatat data karyawan, waktu absen masuk dan keluar, permohonan cuti dan izin, serta pembuatan laporan otomatis. Penulis juga menerangkan tahapan pengerjaan, mulai dari proses analisa, perencanaan, perancangan menggunakan bahasa pemrograman PHP dan basis data MySql, hingga tahap implementasi, juga pendekatan berorientasi objek dengan menggunakan UML (Unified Modelling Language) untuk mengetahui data apa saja yang menjadi masukan dan keluaran pada sistem yang berjalan. Dengan adanya sistem informasi absensi ini, diharapkan dapat meminimalkan kendala-kendala yang terjadi pada sistem sebelumnya. Kata Kunci: Sistem si Karyawan, Aplikasi berbasis web, Intranet PENDAHULUAN Sebuah sistem informasi dan sistem aplikasi yang terkomputerisasi dapat meningkatkan kinerja kerja dan mempermudah proses pekerjaan. Dengan adanya komputer sebagai alat pengolah data, maka perusahaan ataupun instansi dapat dimaksimalkan kinerjanya. Pada sebuah perusahaan, sistem informasi absensi karyawan sangatlah diperlukan, karena dengan sistem tersebut perusahaan akan mengetahui data karyawan secara akurat, juga memudahkan bagian yang berkepentingan untuk mengurus kegiatan yang berhubungan dengan perusahaan. Sistem informasi pada CV. Rafa Mandiri masih berjalan secara manual dan terdapat beberapa hal yang menjadi kendala, diantaranya adalah keefektifan dan efisiensi pendataan karyawan, proses pengabsenan, bentuk laporan, pengajuan cuti, pengajuan izin masih berupa hardcopy yang dapat menyulitkan proses pencarian data, kemungkinan terjadinya kehilangan arsip, terdapat kecurangan pada proses absensi diantaranya ada beberapa karyawan yang menitipkan absennya dan pulang sebelum jam pulang kerja, juga diperlukan pencatatan ulang ika membuat laporan bulanan. Pada Kecamatan Batuceper ditemukan (Mulyandi dan Dini (204:270) ). proses absensi yang berjalan saat ini masih dilakukan secara manual dalam hal proses pengolahan data absensi pegawai. Maka dari itu sering terjadi kecurangan pada proses absensi seperti penitipan absen dan pulang sebelum jam kerja berakhir. Proses pengolahan data yang lambat dapat mengakibatkan lambatnya penyampaian informasi. Oleh sebab itu diperlukan sistem infromasi yang dapat memecahkan masalah tersebut yang cepat dan akurat Oleh karena itu melalui panelitian ini, penulis ingin membuat sistem informasi absensi karyawan berbasis web yang nantinya dapat dimanfaatkan berkaitan dengan perusahaan Pada CV. Rafa Mandiri Jakarta. BAHAN DAN METODE. Metode Penelitian INF.808

2 Suatu penelitian tidak berjalan dengan baik apabila tidak dilakukan dalam suatu proses yang teratur dan terarah. Oleh karena itu diperlukan suatu metodologi untuk melaksanakan penelitian. Metodologi penelitian yang digunakan yaitu analisis penelitian dan metode pengumpulan data,dimana di dalam analisis penelitian terdapat planning, analisis, desain, dan implementasi sedangkan di dalam metode pengumpulan data terdapat observasi, wawancara dan studi pustaka. A. Konsep Dasar Sistem Informasi sistem informasi merupakan komponen yang saling bekerja sama untuk mengumpulkan, mengolah, menyimpan dan menyebarkan informasi untuk mendukung pengambilan keputusan, koordinasi, pengendalian, analisis masalah dan visualisasi dalam sebuah organisasi. Dikemukakan Laudon dan Laudon (200:46), dan Satzinger (200:6) menemukan bahwa sistem informasi merupakan kumpulan komponen yang saling berhubungan, yang mengumpulkan, memproses, menyimpan dan mendistribusikan informasi sebagai hasil dari informasi. B. si Sistem absensi ditemukan (pohan, 2003) adalah bukti kehadiran pekerja di tempat kerja untuk dijadikan acuan dalam penghitungan gaji dan sebagai penilaian tanggung jawab pekerja. Pekerja wajib untuk melaksanakan sendiri pencatatan waktu hadirnya pada mesin pencatat waktu (AMANO) dan tanda tangan baik pada saat masuk bekerja dan pada saat meninggalkan tempat pekerjaan. C. Unified Modelling Language (UML). UML (Unified Modeling Language) dikemukakan Nugroho (200:6), adalah bahasa pemodelan untuk sistem atau perangkat lunak yang berparadigma berorientasi objek. Pemodelan (modeling) sesungguhnya digunakan untuk penyederhanaan permasalahan-permasalahan yang kompleks sedemikian rupa sehingga lebih mudah dipelajari dan dipahami dan ditemukan Herlawati (20:0), bahwa beberapa literature menyebutkan bahwa UML menyediakan sembilan jenis diagram, yang lain menyebutkan delapan karena ada beberapa diagram yang digabung, misanya diagram komuasi, diagram urutan dan diagram pewaktuan digabung menjadi diagram interaksi. Analys dalam tahap analisis persyaratan proyek pengembangan system. Sementara seolah-olah tek diagram atau alat peraga memberikan dasar untuk desain database relasional yang mendasari sistem informasi yang dikembangkan. ERD bersama-sama dengan detail pendukung merupakan model data yang pada gilirannya digunakan sebagai spesifikasi untuk database. E. Logical Record Structure (LRS) Menurut Kroenke (2006:76) mengemukakan bahwa Logical Record Structure adalah representasi dari struktur record record pada tabel tabel yang terbentuk dari hasil relasi antar himpunan entitas. Dibentuk dengan nomor dan tipe record. Beberapa tipe record digambarkan oleh kotak persegi panjang dan dengan nama yang u. Perbedaan LRS dengan ERD adalah nama dan tipe record berada di luar field tipe record ditempatkan. LRS terdiri dari link link diantara tipe record. Link ini menunjukkan arah dari satu tipe record lainnya. Banyak link dari LRS yang diberi tanda field field yang kelihatan pada kedua link tipe record. Penggambaran LRS mulai dengan menggunakan model yang dimengerti. Dua metode yang digunakan, dimulai dengan hubungan kedua model yang dapat dikonversikan ke LRS. Metode lain yang dimulai dengan ERD dan langsung dikonversikan ke LRS. F. Blackbox Testing Ditemukan Pressman (200:495) Black-box testing berfokus pada persyaratan fungsional perangkat lunak. Metode ini memungkinkan software developer untuk mendapatkan serangkaian kondisi input yang mempergunakan semua persyaratan fungsional program. Black-Box testing bukan alternatif white-box testing, namun merupakan pelengkap yang mampu mengungkap kesalahan, jika dibandingkan metode white-box testing. D. Entity Relationship Diagram (ERD) Menurut Brady dan Loonam (200), Entity Relationship diagram (ERD) merupakan tek yang digunakan untuk memodelkan kebutuhan data dari suatu organisasi, biasanya oleh System Sumber: Pressman (200:495) Gambar II.4 Black Box Testing INF.809

3 2. Penelitian Terkait Dalam penelitian terkait ini, penulis menggunakan dua referensi jurnal yang berhubungan dengan Sistem Informasi si sebagai pendukung isi dari penelitian ini. Menurut Ariesna (204) mengemukakan bahwa: Dalam meningkatkan kinerja guru dan staff diperlukan suatu sistem absensi dan penghitungan honor yang valid untuk mengindari erlambatan informasi saat diperlukan. si yang dilakukan masih secara tertulis dimana masing-masing guru menulis tanda tangan harian pada berkas absensi yang telah disediakan oleh TU dan setiap bulan TU harus melakukan perekapan. Hal ini sangat merepotkan sekali mengingat dari 78 guru dan staf harus direkap masing-masing kehadiran nya. Dari masalah diatas, dapat diambil sebuah pemecahan masalah dimana akan lebih mudah jika dibangun suatu sistem yang dapat mengolah secara otomatis sehingga dapat meningkatkan kinerja staff TU dan bendahara dalam mengolah data. Sistem yang akan dibangun menggunakan bahasa pemrograman PHP dan menggunakan database Mysql. Selain itu, sistem ini juga dibangun dalam sebuah framework PHP yang bernama codeigneter Framework. Adapun metode metode pengembangan perangkat lunak yang akan digunakan yaitu dengan metode waterfall. Sedangkan untuk metode penelitiannya, dimulai dengan menganalisa sistem lama, membuat perancangan dari analasisa yang telah dilakukan dengan menggambarkannya menggunakan use case diagram, activity diagram, sequence dan class diagram. Dari implementasi tersebut akan menghasilkan sebuah perangkat lunak (software) yang merupakan salah satu solusi dari permasalahan yang ada. Jadi, dengan Sistem pengolahan data absensi dan honor guru dapat memudahkan dalam hal penginputan data dan pengolahan laporan yang diperlukan, serta mempermudah penyimpanan dan pencarian data yang diperlukan baik secara individu maupun data keseluruhan berdasarkan tanggal, bulan dan tahun yang diperlukan. absensi CV. Rafa Mandiri yang berjalan saat ini dimulai karyawan mendatangi bagian personalia untuk meminta kertas absen untuk melakukan absen masuk, karyawan mengisi data di kertas absen yang berisi waktu datang, nama, dan menanda tangani kertas absen tersebut. Kemudian bagian personalia mecatatnya kedalam buku besar untuk dijadikan arsip absensi. Untuk proses perizinan keluar dan cuti pada CV. Rafa Mandiri, yaitu dengan meminta kertas kepada bagian personalia. Kemudian bagian personalia akan memberikan kertas pengajuan cuti atau izin. Kemudian karyawan mengisi kertas pengajuan izin atau cuti sesuai data yang diperlukan, lalu karyawan mengembalikan kertas pengajuan tersebut kepada bagian personalia untuk dipertimbangkan untuk disetujui atau ditolak, bila disetujui, bagian personalia mencatat data permohonan tersebut ke dalam buku besar sebagai arsip. Jika tidak, kertas permohonan izin atau cuti tersebut menjadi tidak terpakai. Sangat tidak efektif dan efisien melakukan absen dan perizinan lainnya dengan meminta kertas dan mengisinya secara manual. Jika tidak disetujui, kertas menjadi tidak efisien karena kertas tersebut akan dibuang dan tidak digunakan sama sekali. Kurang efisien pula untuk bagian personalia yang harus mencatat kembali ke dalam buku besar sebagai arsip dari proses tersebut. Berikut penulis menggambarkan proses bisnis yang berjalan pada CV. Rafa Mandiri dengan menggunakan Activity Diagram. HASIL DAN PEMBAHASAN. Proses bisnis sistem INF.80

4 Karyawan Personalia 3. Desain UML Mendatangi Bag. Personalia Memberikan Kertas A. Use case diagram melakukan absen uc Mengelola si Menerima Kertas Melakukan Browse Menu si Masuk <<include>> Tampilkan Form Menyerahkan Kertas Menerima Kertas si Mencatat ke Buku Besar Data Keluar Rekap Cetak Mengisi Data Pengajuan Cuti Memberikan Kerta Pengajuan Cuti Menyerahkan Kertas Pengajuan Cuti disetujui Menanda Tangani Kertas Pengajuan Cuti Mencatat ke Buku Besar Gambar 2. Use case diagram karyawan melakukan absen. Mengisi Data Pengajuan Izin Memberikan Kerta Pengajuan Izin B. Use case diagram mengelola absen Menyerahkan Kertas Pengajuan Izin disetujui Menanda Tangani Kertas Pengajuan Izin uc Mengelola data Rekap Browse Rekap <<include>> Tampilkan Form Mencatat ke Buku Besar Edit Gambar. Activity Diagram proses bisnis 2. Rancangan Sistem dan Program Usulan Berikut ini spesifikasi kebutuhan (system requirement) dari sistem absensi karyawan berbasis web. Halaman Karyawan: A. Karyawan melakukan login dengan akun yang didaftarkan oleh personalia A2. Karyawan dapat melakukan absensi A3. Karyawan dapat melakukan cuti A4. Karyawan dapat melakukan izin A5. Karyawan dapat mengelola profile. Halaman Personalia: B. Admin dapat melakukan login B2. Admin dapat mengelola data master karyawan B3. Admin dapat mengelola data master bagian B4. Admin dapat mengelola data rekap absensi B5. Admin dapat mengelola data rekap cuti B6. Admin dapat mengelola data rekap izin B7. Admin dapat mengelola permohonan cuti B8. Admin dapat mengelola permohonan izin B9. Admin dapat mengelola laporan. B0. Admin dapat mengelola berita. Simpan Gambar 3. Usecase diagram mengelola absen. C. Activity diagram pada halaman Karyawan. act Activity Melakukan start decision Melakukan Browse Rekap decision Menentukan Priode Masuk Keluar Menampilkan Data Gambar 4. Activity diagram pada halaman Karyawan. D. Activity diagram Mengelola Rekap Pada Halaman Personalia. end INF.8

5 act Activity Mengelola Rekap si menentukan priode & NIK menampilkan data izin edit edit data absen 5. User Interface A. Tampilan Halaman Karyawan Gambar 5. Activity diagram Abasen pada halaman Karyawan. 4. Desain Database A. Entity Relationship Diagram Entity Relationship Diagram jml_hari tgl_selesai_cuti tgl_mulai_cuti status_cuti alasan_cuti priode saldo_cuti id_cuti cuti Gambar 8. Tampilan halaman Karyawan B. Tampilan Halaman Cuti Karyawan m mengajukan id_izin tgl_izin nama alamat tm_lahir tgl_lahir nm_bagian jam_mulai_izin jam_selesai_izin Ket_izin status_izin izin mengajukan tlp pass karyawan image jenkel memiliki bagian melakukan absen id_absen tgl_absen w_masuk_absen w_keluar_absen Gambar 6. ERD B. Logical Record Structure Gambar 9. Tampilan halaman Cuti Karyawan C. Tampilan Halaman Data Karyawan absen id_absen tgl_absen w_masuk_absen w_keluar_absen izin id_izin tgl_izin jam_mulai_izin jam_selesai_izin _izin status_izin karyawan nama alamat tm_lahir tgl_lahir jenkel tlp pass image bagian nm_bagian cuti id_cuti alasan_cuti tgl_mulai_cuti tgl_selesai_cuti jml_hari status_cuti saldo_cuti periode Gambar 0. Tampilan Halaman Data Karyawan D. Tampilan Halaman Menu Laporan Gambar 7. LRS INF.82

6 dianggap perlu dalam melakukan pembinaan terhadap karyawan yang dianggap kurang disiplin dalam bekerja. REFERENSI Gambar. Tampilan halaman Menu Laporan Kesimpulan Dalam Bab ini Penulis mengambil suatu kesimpulan dari penelitian kali ini dengan judul Sistem Informasi si Karyawan Berbasis Web pada CV. Rafa Mandiri, bahwa :. Sistem si Karyawan Berbasis Web sangat berperan penting dalam kegiatan terkait kehadiran karyawan pada perusahaan karena akan lebih efektif dan efisien dibandingkan dengan sistem manual. 2. Sistem si Karyawan Berbasis Web dapat meningkatkan kedisiplinan karyawan, dan juga memberikan kemudahan pihak personalia dalam memperoleh informasi data karyawan, absen, dan informasi terkait karyawan baru. 3. Sistem yang telah dirancang ini mampu memberikan kemudahan dalam hal pembuatan laporan oleh bagian personalia untuk diserahkan kepada manager yang sebelumnya kegiatan ini masih manual sehingga bagian personalia harus mencatat kembali data-data absensi, cuti, maupun izin karyawan. 4. Sistem ini juga ditujukan untuk membantu memantau efektifitas kinerja karyawan CV. Rafa Mandiri sehingga bagian personalia dapat mengetahui karyawan yang tidak disiplin dan tertib untuk segera diambil tindakan yang Ariesna, Hana Pembangunan Sistem si dan Honor Guru SMA Negeri 2 Kotabumi Menggunakan Web Framework Codeigniter. ISSN: Bandar Lampung: Sembistek 204 Institut Bisnis dan Informatika Darmajaya. Brady, M.,& Loonam, J. (200). Exploring the use of entity-relationship diagramming as a technique to support grounded theory inquiry. Bradford: Emerald Group Publishing. Kroenke, Pengertian ERD. Jakarta. Mulyandi, Rachman dan Cynthia Ayu Wulan Dini Aplikasi si Pegawai Kecamatan Batu Ceper Tangerang Dalam Meningkatkan Akurasi Informasi. Tangerang: Nugroho, Adi. 200b. Rekayasa Perangkat Lunak Berorientasi Objek dengan metode USDP. Yogyakarta: Andi Offset. Pressman, Roger.Software Engineering: A Practitioner's Approach, Edisi ke 6, New York : McGraw-Hill, 200. Pohan, Husni Iskandar Pengantar Perancangan Sistem. Jakarta: Erlangga. Widodo, Prabowo Pudjo. 20. Menggunakan UML (Unified ModelingLanguage). Bandung: Informatika Bandung. INF.83