Pembuatan Website Pengolahan Data Pelatihan Balai Pelatihan Ketenagakerjaan Pada Disnakertrans Jawa Barat

Transkripsi

1 Pembuatan Website Pengolahan Data Balai Ketenagakerjaan Pada Disnakertrans Jawa Barat Ineza Melani 1, Cep Adiwihardja 2, Muhammad Tabrani 3 1 STMIK NUSA MANDIRI/ SISTEM INFORMASI aziz.amdkom@gmail.com 2 BINA SARANA INFORMATIKA/MANAJEMEN INFORMATIKA cep.caw@bsi.ac.id 3 STMIK NUSA MANDIRI /SISTEM INFORMASI muhammad.mtb@nusamandiri.ac.id Abstrak UPTD Balai Ketenagakerjaan sebagai pelaksana teknis Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi Provinsi Jawa Barat menyelenggarakan pelatihan ketrampilan setiap tahunnya untuk mengurangi angka penganguran dan menciptakan tenaga kerja mandiri dan terampil di Provinsi Jawa Barat. Dalam aktifitasnya UPTD Balai Ketenagakerjaan membuat laporan pendataan peserta pelatihan keterampilan belum menerapkan sistem komputerisasi secara optimal. Dalam menyajikan laporan tersebut penggunaan komputer hanya sebatas pengetikan seluruh data peserta yang telah dipersiapkan sebelumnya dengan menggunakan aplikasi Ms-Word dan Ms-Excel, sehingga didalam menghasilkan seluruh laporan yang akurat dan tepat relatif lama.untuk itu penulis tertarik untuk mengembangkan sistem informasi manajemen khususnya dalam pengolahan data peserta pelatihan ketrampilan dengan memanfaatkan suatu alat elektronik data processing yaitu komputer dengan cara merancang suatu perangkat lunak aplikasi pengelolaan data peserta pelatihan ketrampilan untuk membantu Staf UPTD Balai Ketenagakerjaan dalam memproses, mengolah data peserta pelatihan. Dengan menggunakan sistem informasi permasalahan di atas dapat dikurangi, selain itu dapat meningkatkan aktifitas manajemen serta menambah motifasi kerja khususnya dalam informasi data peserta pelatihan, sehingga data yang diperlukan dari peserta yang berhubungan dengan data peserta dapat diketahui dengan cepat. Kata Kunci: Balai pelatihan, sistem informasi I. PENDAHULUAN UPTD Balai Ketenagakerjaan sebagai pelaksana teknis Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi Provinsi Jawa Barat menyelenggarakan pelatihan keterampilan untuk mengurangi angka pengangguran dan menciptakan tenaga kerja mandiri dan terampil di Provinsi Jawa Barat. Pada salah satu aktifitasnya UPTD Balai Ketenagakerjaan dalam membuat laporan pendataan peserta pelatihan keterampilan belum menerapkan sistem komputerisasi secara optimal. Disaat menyajikan laporan tersebut penggunaan komputer hanya sebatas pengetikan seluruh data peserta pelatihan keterampilan yang telah dipersiapkan sebelumnya dengan menggunakan aplikasi Ms-Word dan Ms-Excel, sehingga disaat membuat laporan yang akurat dan tepat masih membutuhkan waktu yang relatif lama serta kurang lengkapnya laporan yang dihasilkan. Aplikasi administrasi berbasis desktop yang bersifat stand-alone pada Bagian Pengembangan Pegawai Sekretariat Direktorat Jenderal Perbendaharaan hanya dapat melakukan pendataan terhadap pelaksanaan diklat dan juga pengarsipan file data peserta, namun tidak menjangkau informasi kegiatan dan pendaftaran kegiatan. Untuk itu diperlukan sebuah aplikasi sistem informasi yang dapat memberikan informasi kegiatan dan juga pendaftaran peserta secara online supaya lebih efektif(gerhaantara & Samopa, 2013) Pihak manajemen pelatihan memegang peranan penting dalam menentukan kesuksesan dari sebuah pelatihan. Pihak manajemen memiliki tugas untuk mengelola semua hal yang berhubungan dengan pelatihan, mulai dari mengelola data peserta pelatihan sampai dengan penyelenggaraan pelatihan tersebut. (Rofiq, Sholiq, & Muqtadiroh, 2013) Beberapa masalah lain pada Unit Pelaksana Teknis Dinas(UPTD) Balai Ketenagakerjaan Provinsi Jawa Barat seperti; Kurang tersebarnya informasi pelatihan kepada para calon pencari kerja dan instansi terkait di Provinsi Jawa Barat. Sering terjadinya kerangkapan(redudancy) data peserta dan pelatihan yang diikutinya dan sulitnya melakukan pencarian data peserta, data instruktur, data kegiatan pelatihan kerja karena tidak adanya Prosiding SIMNASIPTEK: Hal. A-79

2 sistem yang otomatis sehingga dapat menghabiskan waktu dan tenaga. Lamanya proses perubahan atau pengkoreksian data apabila suatu waktu terjadi kesalahan dalam menginput data. Masih sulit mendata lulusan peserta yang sudah bekerja, dikarenakan tidak adanya pendataan khusus dalam penyajiannya. Kurang efektifnya informasi calon tenaga kerja yang kompeten kepada industri tenaga kerja (perusahaan). Dari permasalahan yang ada, maka dibutuhkan sebuah sistem informasi Ketenagakerjaan di Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi Provinsi Jawa Barat bagian UPTD Balai Ketenagakerjaan Provinsi Jawa Barat sehingga dapat membantu pihak terkait didalam mengolah data yang tepat, cepat dan akurat. 1. Untuk penyebarluasan informasi pelatihan kepada para calon pencari kerja dan instansi terkait di Provinsi Jawa Barat. 2. Untuk mempermudah pengelolaan data peserta pelatihan pada UPTD Balai Ketenagakerjaan Provinsi Jawa Barat. II. LANDASAN TEORI 1. Pengertian Sistem Informasi sistem informasi (information system) adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung fungsi operasi organisasi yang bersifat manajerial dengan kegiatan strategi dari suatu organisasi untuk dapat menyediakan laporanlaporan yang diperlukan oleh pihak luar tertentu. Sutabri (2012:38) 2. Pengertian Menurut Rochajat (2007:54) adalah suatu proses pendidikan yang memerlukan perhatian lebih dari sekadar pemberian informasi dan kecakapan semata. 3. Entity Relationship Diagram (ERD) Menurut Simarmala dan Paryudi (2010:67) Entity Relationship Diagram adalah alat pemodelan data utama dan akan membantu mengorganisasi data dalam suatu proyek kedalam entitas-entitas dan menentukan hubungan antar entitas. 4. UML (Unified Modeling Language) Menurut Sukamto dan Shalahuddin (2015:113) UML (Unfield Modelling Language) adalah salah satu standar bahasa yang banyak digunakan di dunia industri untuk mendefinisikan requirement, membuat analasis dan desain, serta menggambarkan arsitektur dalam pemrograman berorientasi objek. Menurut Sukamto (2015:274) bahwa Pengujian diawali dari pengujian unit. Unit disini bisa berupa kumpulan fungsi atau prosedur yang memiliki keterkaitan pada pemrograman terstruktur (misalkan unit untuk menuliskan atau membaca data di basis data) atau kelas pada pemrograman berorientasi objek. Unit juga dapat berupa modul atau dikenal juga sebagai package. Setelah unit-unit selesai diuji maka dilakukan pengujian integrasi. III. Metode Penelitian Metode yang digunakan pada pengembangan perangkat lunak ini menggunakan model waterfall yang terbagi menjadi 5 tahapan, yaitu: 1. Analisis (Analysis) Mengumpulkan kebutuhan secara lengkap kemudian dianalisis dan didefinisikan kebutuhan yang harus dipenuhi oleh program yang akan dibangun.fase ini harus dikerjakan secara lengkap untuk bisa menghasilkan desain yang lengkap. Peneliti akan melakukan beberapa hal yang diperlukan yaitu membuat studi kelayakan, alokasi waktu, dan cakupan 2. Desain Dalam Desain perangkat lunak proses multi langkah yang fokus pada desain pembuatan program perangkat lunak termasuk database yang akan dijelaskan dalam ERD, representasi antarmuka menggunakan dreamweaver, dan penggambaran Software Architecture atau UML yang terdiri dari usecase, activity diagram, deployment diagram dan component diagram menggunakan aplikasi enterprise architect. Antarmuka pengguna (user interface) berupa formulir pendaftaran calon peserta pelatihan. 3. Code Generation Desain harus ditranslasikan ke dalam program perangkat lunak. Hasil dari tahap ini adalah program computer sesuai dengan desain yang telah dibuat pada tahap desain. Bahasa pemograman yang penulis gunakan adalah PHP (Personal Home Page), HTML (Hyper Text Markup Language) dan Mysql sebagai pembuatan database dan pemograman ini merupakan pemograman yang terstruktur. 4. Testing Metode pengujian yang digunakan penulis yaitu metode pengujian Blackbox. Metode ini berfokus pada persyaratan fungsional perangkat lunak. Dengan demikian, pengujian Blackbox memungkinkan perekayasaan perangkat lunak mendapatkan serangkaian kondisi input yang sepenuhnya menggunakan semua persyaratan fungsional untuk satu program. Hal ini digunakan untuk meminimalisir kesalahan (error) dan memastikan keluaran yang dihasilkan sesuai yang diinginkan. 5. Pengujian Program Prosiding SIMNASIPTEK: Hal. A-80

3 IV. PEMBAHASAN 1. Prosedure Sistem Berjalan Mekanisme proses layanan pelatihan pada UPTD Balai Ketenagakerjaan Provinsi Jawa Barat adalah sebagai berikut : 1. Penyebarluasan informasi pelatihan Dimana dalam proses ini UPTD Balai Ketenagakerjaan Provinsi Jawa Barat melakukan penyebarluasan informasi pelatihan yang akan diadakan pada UPTD Balai Ketenagakerjaan Provinsi Jawa Barat melalui spanduk, brosur, dan koordinasi dengan Dinas terkait. 2. Calon peserta mendaftarkan di UPTD Balai Ketenagakerjaan Provinsi Jawa Barat Dimana dalam proses ini calon peserta pelatihan ketrampilan mendaftarkan diri dengan mengisi formulir pendaftaran. 3. Seleksi calon peserta pelatihan Dimana dalam proses ini penyelenggara pelatihan UPTD Balai Ketenagakerjaan Provinsi Jawa Barat menyeleksi dan mengelompokkan peserta pelatihan ketrampilan sesuai jenis pelatihan dan jadwal pelatihan yang akan diikuti oleh peserta pelatihan ketrampilan. 4. Daftar ulang peserta pelatihan Dimana dalam proses ini penyelenggara UPTD Balai Ketenagakerjaan Provinsi Jawa Barat memanggil para peserta pelatihan yang telah lulus diseleksi dan dikelompokkan masuk dalam kelompok angkatan pelatihan dan masingmasing pilihan kejuruannya tersebut untuk daftar ulang. 5. Mengikuti pelatihan sampai selesai Dimana dalam proses ini para peserta pelatihan ketrampilan mengikuti pelatihan tersebut sampai selesai sesuai jadwal yang telah ditentukan. 6. Penempatan pemagangan / wirausaha Dimana dalam proses ini setelah peserta pelatihan ketrampilan selesai mengikuti pelatihan maka akan dibantu dalam penyaluran kerja atau pemagangan dan bimbingan dalam memulai wirausaha dilaporkan kepada Kepala Balai. 7. Activity Diagram Sistem Berjalan act Disnakertransjabar Penyelenggara Start Penyebaran Informasi Memberikan Form Menerima Form Yang Telah Diisi Menyeleksi Calon Memanggil Peserta Yang Lolos Seleksi Menerima Informasi Meminta Form Mengisi dan Menyerahkan Form Daftar Ulang Peserta Yang Lolos Seleksi Mengikuti Hingga Selesai Menjadi Alumni Memberikan Data Alumni Pengelola Data Input Data Nominatif Membuat dan Menyerahkan Laporan Nominatif Peserta Input Data Alumni Penempatan atau Magang Alumni Membuat dan Menyerahkan Laporan Alumni Peserta Gambar 1. Activity Diagram 8. Usecase Diagram uc Use Case Model Pengunj ung PROFIL INFORMASI PENDAFTARAN ONLINE GALERI PHOTO LOGIN PESERTA Lihat Hasil Tes Daftar Ulang Peserta Lolos Tes «include» Input Username & Password Gambar 2. Usecase Diagram LOGIN Mengelola Data Master Mengelola Data «include» Input Username dan Password Kepala Balai Menerima Laporan Nominatif Peserta, Alumni, dan Laporan Magang atau Penempatan Kerja End Petugas Pengelola Data Prosiding SIMNASIPTEK: Hal. A-81

4 9. Activity Diagram Sistem Usulan 1. Activity Diagram Staf Pengelola Gambar 4. Activity Diagram Pengunjung 3. Desain 1. Database Tabel 1. Spesifikasi File Pendaftar No. Elemen Data Akronim Type Size Ket 1. Id id_daftar Int 10 Primary Key 2. Nama Pendaftar nama Int No. KTP ktp Int Alamat alamat Varchar Tanggal Lahir tgl_lahir date 6. Tempat lahir tempat Varchar No. Telp telp Int Jenis Kelamin jns_kel Enum L, P 9. Id Pendidikan Id_pendidikan Int 5 10 Id Daerah id_daerah Int Id dana id_dana Int Id Angkatan id_angkatan Int Id Kejuruan id_kej Int Id Status id_status Int Tanggal Daftar tgl_daftar Int date Varchar Entity Relationship Diagram (ERD) Gambar 3. Activity Diagram Staf Pengelola 2. Activity Diagram Pengunjung Gambar 5. ERD 3. TampilanWebsite Gambar 6. Tampilan Halaman Beranda

5 V. KESIMPULAN 1. Pengolahan data dapat dilakukan secara cepat dan akurat sehingga dapat dijadikan informasi penting khususnya bagi masyarakat, instansi ataupun para pencari kerja di Jawa Barat. 2. Dengan adanya sistem informasi ini masyarakat, instansi terkait ataupun para pencari kerja tidak repot lagi mendapatkan informasi pelatihan di Balai Ketenagakerjaan Provinsi Jawa Barat karena bisa dilakukan secara online. 3. Memudahkan dalam pembuatan suatu bentuk keluaran/laporan yang diperlukan khusunya staf pengelola data pelatihan di Balai Ketenagakerjaan Provinsi Jawa Barat. 4. Selain itu sistem informasi ini diharapkan dapat memberikan kemudahan informasi bagi alumni, para pencari kerja, masyarakat, ataupun instansi terkait dan membantu meningkatkan kinerja pelayanan Balai Ketenagakerjaan Provinsi Jawa Barat kepada masyarakat untuk kedepannya. REFERENSI Gerhaantara, Rachmat and Febriliyan Samopa. "Pembuatan Sistem Informasi Pendidikan dan dalam Jabatan Berbasis Web pada Bagian Pengembangan Pegawai Direktorat Jenderal Perbendaharaan." JURNAL TEKNIK POMITS 2 (2013): A376-A378. Rochajat, Harun. Metode Penelitian Kualitatif Untuk. Bandung: Mandar Maju, Rofiq, Ainnur, Sholiq Sholiq and Feby Artwodini Muqtadiroh. "Rancang Bangun Aplikasi Sistem Informasi Manajemen (SIMPEL) pada Lembaga XYZ." Jurnal Teknik ITS 2 (2013): Simarmala, Jonner and Iman Paryudi. Basis Data. Yogyakarta: C.V Andi Offset, Sukamto, Rosa Ariani and Muhammad Shalahuddin. Rekayasa Perangkat Lunak. Bandung: Informatika, Sutabri, Tata. Analisis Sistem Informasi. Yogyakarta: Andi Offset, Prosiding SIMNASIPTEK: Hal. A-83