PERANCANGAN MEDIA COMPANY PROFILE SEBAGAI PENUNJANG PROMOSI DAN INFORMASI PADA PT. POS INDONESIA (PERSERO) TANGERANG 15000

Transkripsi

1 PERANCANGAN MEDIA COMPANY PROFILE SEBAGAI PENUNJANG PROMOSI DAN INFORMASI PADA PT. POS INDONESIA (PERSERO) TANGERANG Aris 1), Indra budi Saputra 2), Kevin Macario 3),Adam Maulana 4),Faisal Mustaqim 5) 1), Dosen STMIK RAHARJA,Kota Tangerang 2) Jurusan Sistem Informasi,PERGURUAN TINGGI RAHARJA, Kota Tangerang 3),4),5) Jurusan Teknik Informatika,PERGURUAN TINGGI RAHARJA, Kota Tangerang Jl.Jen Sudirman No.40, Modern Cikokol Kota Tangerang 3), 5) Abstrak Perkembangan ilmu Pengetahuan Teknologi Informasi pada masa sekarang ini sudah sangat maju, semakin ketatnya persaingan dunia usaha menjadikan perusahaan, institusi atau instansi, berlomba melakukan promosi penjualan dengan menggunakan bentuk-bentuk media yang dinilai dapat dijadikan penunjang dalam program promosi seperti melalui sebuah Company Profile dalam bentuk booklet. Secara umum Company Profile adalah sebagai aset perusahaan yang berfungsi sebagai tanda atau identitas dari perusahaan dalam menjalin kerjasama dengan relasi yang baik dengan perusahaan atau lembaga dan instansi terkait lainnya. Penelitian ini bertujuan untuk menerapkan konsep media Company Profile dapat memberikan informasi dan promosi yang lebih efektif mengenai profil perusahaan. Saat ini PT. Pos Indonesia (Persero) Tangerang merupakan badan usaha yang bergerak di bidang surat pos, pengiriman uang, dan logistik, belum mempunyai bentuk media yang dimaksud. Untuk memperoleh datadata yang diperlukan selama penelitian, penulis menggunakan beberapa metodologi, antara lain: metode analisa permasalahan, metode pengumpulan data (observasi, interview, studi pustaka), metode analisa perancangan, dan konsep desain. Penulis mengambil topik penelitian yang berjudul PERANCANGAN COMPANY PROFILE SEBAGAI PENUNJANG INFORMASI DAN PROMOSI PADA PT. POS INDONESIA (PERSERO) TANGERANG Hasil akhir dari penelitian ini adalah berupa rancangan media Company Profile berbentuk booklet yang diharapkan dapat menyampaikan pesan informasi dan promosi yang efektif dibuat dengan layout yang menarik dengan bahasa yang mudah dimengerti. Kata kunci : Media, Promosi, buku Company Profile 1.Pendahuluan Perkembangan ilmu Pengetahuan Teknologi Informasi pada masa sekarang ini sudah sangat maju, semakin ketatnya persaingan dunia usaha menjadikan perusahaan, institusi atau instansi, berlomba melakukan promosi penjualan dengan menggunakan bentuk-bentuk media yang dinilai dapat dijadikan penunjang dalam program promosi seperti melalui sebuah Company Profile yang akan digunakan sebagai alat bantu berkomunikasi dan sebagai media pemasaran produk agar dapat dikenal oleh para konsumen dan karyawan perusahaan itu sendiri. Company profile adalah sebuah aset suatu lembaga atau perusahaan yang biasa digunakan sebagai tanda pengenal dalam melakukan komunikasi yang baik dan kerjasama dalam lingkup intern perusahaan maupun dengan kolega, mitra usaha ataupun pihak-pihak terkait lainnya diluar lingkungan perusahaan tersebut. PT Pos Indonesia (Persero) Tangerang yang beralamat di Jl. Daan Mogot No. 11 Tangerang adalah suatu badan usaha yang bergerak di bidang pelayanan surat pos, paket, pengiriman uang, dan logistik. Kantor pos pertama didirikan di Batavia (sekarang Jakarta) oleh Gubernur Jendral G.W Baron van Imhoff pada tanggal 26 Agustus 1746 dengan tujuan untuk lebih menjamin keamanan surat-surat penduduk, terutama bagi mereka yang berdagang dari kantor-kantor di luar Jawa dan bagi mereka yang datang dari dan pergi ke Negeri Belanda. Sejak itulah pelayanan pos telah lahir mengemban peran dan fungsi pelayanan kepada publik. Saat ini PT Pos Indonesia (Persero), menggunakan media promosi dan informasi dalam beberapa bentuk media yaitu berupa spanduk, brosur, website, iklan TV dan melakukan presentasi ke klien secara lisan, melakukan pemasaran dengan memperkenalkan pelayanan jasa yang belum dikemas dalam bentuk buku yang sudah rapi dan terorganisir dengan baik, dan semakin berkembangnya perusahaan setiap tahunnya, kebutuhan perusahaan mengenai informasi dan promosi akan terus bertambah sesuai perkembangan zaman. Agar dapat menyampaikan informasi profil perusahaan yang lebih efektif setidaknya harus mempunyai sarana media yang dapat menunjang efektivitas dalam proses komunikasi yang perusahaan lakukan. Melihat dari permasalahan yang muncul dengan belum terdapatnya bentuk media yang bisa memberikan informasi pada saat perusahaan ingin menyampaikan orientasi visi dan misi perusahaan, pihak pemasaran atau marketing memerlukan sebuah Company Profile yang

2 mampu mengemas seluruh aset yang dimiliki oleh perusahaan dalam menjalin relasi atau kerjasama baik dengan klien perseorangan, klien perusahaan, instansi atau lembaga terkait. Dari hasil analisa kebutuhan yang dilakukan penulis terhadap PT Pos Indonesia (Persero), perusahaan tersebut membutuhkan media promosi yang menarik untuk memperkenalkan seluruh kapasitas perusahaan dan diharapkan melalui perancangan media komunikasi visual ini dapat meningkatkan omset perusahaan. Landasan teori Pengertian Perancangan Perancangan adalah suatu kegiatan membuat desain teknis berdasarkan evaluasi yang telah dilakukan pada kegiatan analisis. Perancangan merupakan wujud visual yang dihasilkan dari bentuk-bentuk kreatif yang telah direncanakan. Langkah awal dalam perancangan desain bermula dari hal-hal yang tidak teratur berupa gagasan atau ide-ide kemudian melalui proses penggarapan dan pengelolaan akan menghasilkan hal-hal yang teratur, sehingga hal-hal yang sudah teratur bisa memenuhi fungsi dan kegunaan secara baik. Perancangan adalah tahap pembuatan spesifikasi mengenai arsitektur program, gaya, tampilan, dan kebutuhan material atau bahan untuk program. Tahap ini biasanya menggunakan storyboard untuk menggambarkan deskripsi tiap scene lain dan bagan alir (flowchart) untuk menggambarkan aliran dari satu scene ke scene lain.[6] Pengertian Promosi Promosi merupakan salah satu faktor penentu keberhasilan suatu program pemasaran. Betapapun berkualitasnya suatu produk, bila konsumen belum pernah mendengarnya dan tidak yakin produk itu akan berguna bagi mereka, maka mereka tidak akan pernah membelinya. Pentingnya promosi dapat digambarkan lewat perumpamaan bahwa pemasaran tanpa promosi dapat diibaratkan seorang pria berkaca mata hitam yang dari tempat gelap pada malam kelam mengedipkan matanya pada seorang gadis cantik di kejauhan. Tak seorang pun yang tahu apa yang dilakukan pria tersebut, selain dirinya sendiri.[1] Tujuan Promosi Tujuan utama dari promosi adalah menginformasikan, mempengaruhi, membujuk serta mengingatkan pelanggan sasaran tentang perusahaan dan bauran pemasaran. Bentuk Promosi Meskipun secara umum bentuk-bentuk promosi memiliki fungsi yang sama, tetapi bentuk-bentuk tersebut dapat dibedakan berdasarkan tugas-tugas khususnya. Beberapa tugas khusus itu sering disebut bentuk promosi, antara lain:[2] a. Personal selling adalah komunikasi langsung (tatap muka) antara penjual dan calon pelanggan untuk memperkenalkan suatu produk kepada calon pelanggan dan membentuk pemahaman pelanggan terhadap produk sehingga mereka akan mencoba dan membelinya. b. Mass Selling adalah pendekatan yang menggunakan media komunikasi untuk menyampaikan informasi kepada khalayak ramai dalam satu waktu. Metode ini memang tidak sefleksibel personal selling namun merupakan alternatif yang lebih murah untuk menyampaikan informasi ke khalayak (pasar sasaran) yang jumlahnya sangat banyak dan tersebar luas. c. Promosi Penjualan adalah bentuk persuasi langsung melalui penggunaan berbagai insetif yang dapat diatur untuk merangsang pembelian produk dengan segera atau meningkatkan jumlah barang yang dibeli pelanggan. d. Public Relations (hubungan masyarakat) adalah upaya komunikasi menyeluruh dari suatu perusahaan untuk mempengaruhi persepsi, opini, keyakinan dan sikap berbagai orang yang terlibat, mempunyai kepentingan dan dapat mempengaruhi kemampuan perusahaan dalam mencapai tujuannya. e. Direct Marketing adalah system pemasaran yang bersifat interaktif, yang memanfaatkan satu atau beberapa media iklan untuk menimbulkan respon yang terukur atau transaksi di sembarang lokasi. Pengertian Data Sumber informasi adalah data. Data merupakan bentuk jamak dari bentuk tunggal datum atau item. Data adalah deskripsi kenyataan yang menggambarkan adanya suatu kejadian (event), data terdiri dari fakta (fact) dan angka yang secara relatif tidak berarti bagi pemakai. a. Teks, adalah sederetan huruf, angka, dan simbolsimbol yang kombinasinya tidak tergantung pada masing-masing item secara individual misalnya, artikel koran, majalah dan lain-lain. b. Data yang terformat, adalah data dengan suatu format tertentu, misalnya data yang menyatakan tanggal atau jam, dan nilai mata uang. c. Citra (image), adalah data dalam bentuk gambar, citra dapat berupa, grafik, foto, hasil ronsten, dan tanda tangan. Pengertian Informasi Informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang lebih berarti bagi penerimanya, dan bermanfaat dalam mengambil sebuah keputusan. Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimannya, informasi disebut juga data yang diproses atau data yang memiliki arti.[5] Jenis-jenis Informasi Jenis-jenis informasi dijelaskan sebagai berikut: a. Informasi manajerial

3 Informasi strategis untuk manajerial tingkat atas, informasi taktis untuk manajerial tingkat menengah, dan informasi operasional untuk manajerial tingkat bawah. b. Sumber informasi Sumber informasi dibagi menjadi informasi internal dan eksternal. Informasi internal adalah informasi yang menggambarkan keadaan (profile), sedangkan informasi eksternal adalah informasi yang menggambarkan ada tidaknya perubahan di luar organisasi. Informasi ini biasanya lebih banyak digunakan untuk kegiatan-kegiatan manajerial tingkat atas. c. Informasi rutinitas Informasi rutinitas, dibagi menjadi informasi rutin dan insendentil. Informasi rutin digunakan secara periodik terjadwal dan digunakan untuk penanggulangan masalah rutin, sedangkan informasi insendentil diperlukan untuk penanggulangan masalah khusus. Kualitas Informasi Kualitas dari informasi (quality of information) sangat tergantung dari tiga hal yaitu accurate, timelinness, dan relevance. a. Relevan (relevance) Informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakainya dan relevansi informasi untuk tiap-tiap orang akan berbeda-beda. b. Tepat Waktu (timeliness) Informasi tersebut datang pada penerima tidak boleh terlambat. Informasi yang sudah usang tidak akan mempunyai nilai lagi, karena informasi merupakan landasan di dalam pengambilan keputusan. c. Akurat (accuracy) Informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak menyesatkan. Akurat juga berarti informasi harus jelas mencerminkan maksudnya. Informasi harus akurat karena dari sumber informasi sampai ke penerima informasi kemungkinan banyak terjadi gangguan (noise) yang dapat merusak informasi.[5] Nilai Informasi Nilai dari informasi (value of information) ditentukan oleh dua hal yaitu, manfaat dan biaya pendapatannya. Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan biaya mendapatkannya. Sulit untuk menggabungkan suatu bagian informasi pada suatu masalah yang tertentu dengan biaya memperolehnya, karena sebagian besar informasi dipakai banyak pihak dalam perusahaan. Informasi tidak dapat ditaksir keuntungannya dengan nilai uang, tetapi dapat ditaksir dengan nilai efektifnya. Pengukuran nilai informasi biasanya dihubungkan dengan analisis cost effectiveness atau cost benefit.[5]. Pengertian Media Media adalah segala bentuk yang digunakan untuk menyalurkan informasi. Pengertian media yang diberikan AECT (Association for Education Communication and Technology) ini menunjukkan bahwa istilah media memiliki makna yang sangat umum, ini disebabkan kata segala bentuk yang terdapat dalam pengertian tersebut memberikan makna bahwa yang disebut media tidak terbatas pada satu jenis media tertentu.[1] 2.Pembahasan Dalam hal ini, konsep media yang diajukan adalah perancangan media promosi dalam bentuk sebuah buku company profile yang berukuran 29.7x21 cm. Buku ini berisi cover depan, daftar isi, informasi kontak perusahaan, sambutan direktur perusahaan, visi dan misi perusahaan, produk, daftar klien/mitra kerja, back cover belakang dan cover belakang. Semua isi yang terkait dalam perancangan buku company profile tersebut dikemas dengan menggunakan pengembangan kreatif desain grafis. Tujuan dari perancangan media buku company profile ini adalah sebagai salah satu sarana media untuk mempromosikan detail profil usaha kepada konsumen atau relasi bisnis khususnya perusahaan-perusahaan yang memerlukan jasa PT. Pos Indonesia (Persero) Tangerang Dari perancangan media Buku company profile ini diharapkan dapat meningkatkan keuntungan perusahaan dari pendapatan pada tahun sebelumnya. Media sarana informasi sekaligus digunakan sebagai sarana promosi selama program informasi dan strategi promosi perusahaan tidak mengalami perubahan baik strategi pemasaran maupun manajemen. Apabila tidak terdapat perubahan yang telah penulis sampaikan, maka bentuk media secara visual atau isi belum mengalami perubahan. Jika terdapat pertimbangan-pertimbangan secara teknis operasional sesuai strategi yang baru, hal tersebut akan dianalisa dan dibicarakan kemudian hari. Dalam menunjang nilai efektifitas sarana media yang dirancang strategi media promosi adalah dengan menggunakan bentuk media buku company profile, secara visual orientasi gambar-gambar tampilan dengan menggunakan teknik drawing yang diproduksi melalui aplikasi penunjang gambar vektor, hal tersebut secara visual untuk memenuhi 3 aspek sasaran yaitu: 1. Geografi:Wilayah Kota/Kabupaten Tangerang. 2. Demografi: a.jenis Kelamin: Pria & Wanita b.kelas Ekonomi: Menengah keatas c. Sasaran: 1) Relasi Perusahaan 2) Relasi Pemerintahan 3) Masyarakat 3. Psikografi: Relasi dan masyarakat yang ingin lebih mengetahui informasi mengenai profil dan membutuhkan jasa dari PT. Pos Indonesia (Persero) Tangerang Rancangan media yang direncanakan terdapat bentuk-bentuk gambar yang berfungsi sebagai ilustrasi

4 kegunaan objek yang diperjelas dengan teks-teks dan layout yang simple penjelasan secara sepintas, tampilan-tampilan pesan secara kreatif akan diolah, ditata sesuai dengan kebutuhan pesan yang direncanakan oleh pihak perusahaan. 1. Layout Komprehensif Layout Komprehensif adalah proses desain yang sudah memasuki tahap komputerisasi dan pewarnaan, namun tahap ini belum selesai seluruhnya, karena masih harus mengalami proses revisi. a. Layout Komprehensif Cover Depan dan Belakang Gambar 3 Layout Komprehensif foto gedung dan halaman 1 d. Layout Komprehensif halaman 2 dan halaman 23 Gambar 1 Layout Komprehensif Cover Depan dan Belakang Bahan: Art Carton 260 gram b. Layout Komprehensif Daftar Isi dan Back Cover Belakang Gambar 4 Layout Komprehensif halaman 2 dan halaman 23 e. Layout Komprehensif halaman 22 dan halaman 3 Gambar 2 Layout Komprehensif Daftar Isi dan Back Cover Belakang Bahan: Art Carton 260 gram c. Layout Komprehensif foto gedung dan halaman 1 Gambar 5 Layout Komprehensif halaman 22 dan halaman 3

5 f. Layout Komprehensif halaman 4 dan halaman 21 i. Layout Komprehensif halaman 18 dan halaman 7 Gambar 6 Layout Komprehensif halaman 4 dan halaman 21 g. Layout Komprehensif halaman 20 dan halaman 5 Gambar 9 Layout Komprehensif halaman 18 dan halaman 7 j. Layout Komprehensif halaman 8 dan halaman 17 Gambar 7 Layout Komprehensif halaman 20 dan halaman 5 h. Layout Komprehensif halaman 6 dan halaman 19 Gambar 10 Layout Komprehensif halaman 8 dan halaman 17 k. Layout Komprehensif halaman 16 dan 9 Gambar 8 Layout Komprehensif halaman 6 dan halaman 19 Gambar 11 Layout Komprehensif halaman 16 dan 9

6 3. Kesimpulan Berdasarkan analisa yang dilakukan pada PT. Pos Indonesia (Persero) Tangerang 15000, maka dapat diambil beberapa kesimpulan sebagai berikut: 1. Dari penelitian yang dilakukan oleh penulis, PT. Pos Indonesia (Persero) Tangerang belum memiliki media Company Profile dalam bentuk booklet. Diharapkan dari media Company Profile yang penulis usulkan dapat memberikan nilai efektifitas dalam penyampaian informasi yang diinginkan. 2. Untuk merancang sebuah media Company Profile yang efektif serta dapat memberikan manfaat bagi perusahaan diperlukan rancangan Company Profile yang dibuat dengan layout yang menarik dan bahasa yang ditampilkan pun mudah dimengerti. Dikemas sebagai sarana informasi mengenai profil perusahaan secara lengkap dan terperinci. 3. Untuk merancang media Company Profile yang menarik perlu memperhatikan susunan grafis seperti warna, layout, foto, dan pemilihan font yang menarik. 4. Dari media Company Profile yang telah penulis usulkan, diharapkan perusahaan dapat mencapai target keuntungan lebih besar dari total keuntungan pada tahun sebelumnya. 5. Media company profile yang dibuat adalah berdasarkan data-data yang didapat pada tahun 2013, perusahaan perlu melakukan pengembangan jika ada perubahan materi atau menginginkan adanya pengembangan dari company profile tersebut dalam waktu 3-4 tahun atau sesuai kebutuhan perusahaan. 6. Kiranya perusahaan untuk tetap memberikan kesempatan kepada desainer muda yang ingin melakukan penelitian tentang desain media promosi dan informasi di PT. Pos Indonesia (Persero) Tangerang dan Kantor Pos di kota lain. Jurusan Business Intelligence, Saat ini merupakan salah satu pengajar di Perguruan Tinggi Raharja Tangerang. Indra budi Saputra, mahasiswa tingkat akhir Jurusan Sistem Informasi Pada STMIK RAHARJA yang sedang menempuh skripsi. Kevin Macario, mahasiswa tingkat akhir Jurusan Teknik Informatika konsentrasi Multimedia Audio Visual dan Broadcasting (MAVIB) pada STMIK RAHARJA yang sedang menempuh skripsi. Adam Maulana, mahasiswa tingkat akhir Jurusan Teknik Informatika konsentrasi Multimedia Audio Visual dan Broadcasting (MAVIB) pada STMIK RAHARJA yang sedang menempuh skripsi. Faisal Mustaqim, mahasiswa tingkat akhir Jurusan Teknik Informatika konsentrasi Multimedia Audio Visual dan Broadcasting (MAVIB) pada STMIK RAHARJA yang sedang menempuh skripsi. Daftar Pustaka [1] Binanto, Iwan. Multimedia Digital Dasar Teori dan Pengembangannya. Penerbit Andi. Yogyakarta [2] Desrianti, Dewi Imaniar, Untung Raharja, Reni Mulyani. Audio Visual As One Of The Teaching Resources On Ilearning. Journal CCIT Vol. 5 No. 2 Januari Perguruan Tinggi Raharja, Tangerang, [3] Effendhy, Asep. Amazing Photo with Photoshop, Mengolah Foto Biasa Menjadi Wah, mediakita, Jakarta, [4] Hendratman, Hendi. Tips N Trik Computer Graphic Design. Informatika. Bandung [5]Yakub. Pengantar Sistem Informasi, Graha Ilmu, Yogyakarta, [6] Supriyono, Rakhmat Perancangan Desain Komunikasi Visual Teori dan Aplikasi. Yogyakarta : Andi Biodata Penulis Aris, lulusan D3 Amik Raharja Informatika jurusan Manajemen Informatika, S1 STMIK RGRI jurusan Sistem Informasi dan S2 di Perguruan Tinggi Raharja