BAB II TINJAUAN PUSTAKA. yang diserap dari kata dalam Bahasa Inggris, yaitu communication. Kata ini dirujuk

Transkripsi

1 9 BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Komunikasi Pengertian Komunikasi Apabila dilihat dari segi bahasa, kata komunikasi merupakan sebuah kata yang diserap dari kata dalam Bahasa Inggris, yaitu communication. Kata ini dirujuk dari sebuah kata latin yaitu communis yang berarti sama, communico, communication atau istilah communicare yang berarti membuat sama (to make common). Istilah communis merupakan suatu istilah yang paling sering disebut sebagai asal usul dari kata komunikasi. Kata communis ini merupakan akar dari kata-kata latin lainnya yang mirip. Pengertian tersebut pada hakekatnya mengartikan bahwa suatu pikiran, suatu makna, atau suatu pesan yang dianut secara sama. 5 Banyak pakar memberikan pengertian komunikasi dari sudut pandang yang berbeda-beda. Menurut Deddy Mulyana komunikasi adalah suatu proses pertukaran informasi di antara individu melalui system lambang-lambang, tanda-tanda atau tingkah laku. 6 Komunikasi dalam istilah sederhana adalah proses penyampaian pengertian antar invidu. Semua manusia dilandasi dengan kapasitas untuk menyampaikan maksud, hasrat, perasaan, pengetahuan dan pengalaman dari orang yang satu 5 Elvinaro, Ardianto dan Bambang Q-Anees. Filsafat Ilmu Komunikasi, Bandung : Simbiosa Rekatama Media, 2007, hal 2. 6 Deddy Mulyana. Ilmu Komunikasi Suatu Pengantar, Bandung : PT. Remaja Rosdakarya, 2005, hal 62.

2 10 kepada yang lainnya. Dengan kata lain, komunikasi adalah pusat minat dari situasi perilaku dimana suatu sumber menyampaikan suatu pesan kepada seorang penerima dengan tujuan mempengaruhi perilaku si penerima. Dari pengertian komunikasi sebagaimana diutarakan di atas, tampak adanya komponen atau unsur yang dicakup yang merupakan persyaratan terjadinya komunikasi. Dalam bahasa komunikasi komponen komponen tersebut adalah sebagai berikut : 1. Komunikator : orang yang menyampaikan pesan 2. Pesan : pertanyaan yang didukung oleh lambing 3. Komunikan : orang menerima pesan 4. Media : sarana atau saluran yang mendukung pesan bila komunikan jauh tempatnya atau banyak jumlahnya 5. Efek : dampak sebagai pengeruh dari pesan Sedangkan jenis komunikasi terdiri dari komunikasi verbal (dengan kata-kata), komunikasi non verbal (dengan bahasa tubuh), komunikasi secara langsung dan komunikasi secara tidak langsung Model Komunikasi Model komunikasi adalah gambaran yang sederhana dari proses komunikasi yang memperlihatkan kaitan antara satu komponen komunikasi dengan komponen lainnya. Penyajian model komunikasi dimaksudkan untuk mempermudah memahami proses komunikasi dan melihat komponen dasar yang perlu ada dalam suatu komunikasi.

3 11 Berikut ini beberapa model komunikasi untuk mempermudah memahami proses komunikasi dan melihat komponen dasar yang perlu ada dalam suatu komunikasi. 7 : 1. Model Laswell Model ini dikemukakan oleh Harold Lasswell (Forsdale 1981), seorang ahli ilmu politik dari Yale University. Ada 5 proses komunikasi yaitu : a. who (siapa) b. says what (mengatakan apa) c. in which medium (dalam media apa) d. to whom (kepada siapa) e. what effect (apa efek) Siapa (Pembicara) Apa (pesan) Saluran (Medium) Siapa (Audiens) Efek 2. Model Shannon Model komunikasi ini dari Claude Shannon atau lebih terkenal dengan model Shannon Wever. Sumber Informasi Transmitter Penerima Tujuan Penyandian Pesan Signal Penerimaan Signal Penginterprestasian Pesan Sumber Gangguan 7 Arni Muhammad.. Komunikasi Organisasi, Bumi Aksara, 2009, hal 5.

4 12 3. Model Berlo Model komunikasi ini dikembangkan oleh David Berlo pada tahun Dengan melihat proses komunikasi satu arah dan hanya terdiri dari empat komponen yaitu sumber, pesan, saluran dan penerima atau receiver. Melihat factor keterampilan, sikap, pengetahuan, kebudayaan, dan sistem sosial dari sumber atau orang yang mengirim pesan yang merupakan faktor penting dalam menentukan isi pesan, perlakuan atau treatment dan penyandian pesan. Sumber Pesan Saluran Penerima Gambar 5. Model Komunikasi Berlo (Ruben, 1988) 4. Model Seiler William J. Seiler (1988) memberikan model komunikasi dua arah dan bersifat lebh universal.

5 13 Menurut Seiler source atau pengirim pesan mempunyai peranan yaitu menentukan apa yang akan dikomunikasikan, menyandikan arti kedalam suatu pesan, mengirim pesan, mengamati, dan bereaksi terhadap respons dari penerima pesan. Selain menekankan pentingnya faktor lingkungan dalam proses komunikasi yang dapat mempengaruhi hakikat dan kualitas dari komunikasi adalah mudah melakukan pembicaraan secara intim atau pribadi pada lingkungan yang menyenangkan Hambatan-hambatan komunikasi Menurut Onong, Hambatan-hambatan yang muncul dalam komunikasi dapat di bedakan sebagai berikut : 8 8 Onong Uchjana Effendy. Ilmu Teori dan Filsafat Komunikasi, Bandung : Citra Aditya, 2006, hal 62.

6 14 1. Hambatan dari Proses Komunikasi Hambatan dari pengirim pesan (komunik ator), misalnya pesan yang akan disampaikan belum jelas bagi dirinya atau pengirim pesan, hal ini dipengaruhi oleh perasaan atau situasi emosional. 2. Hambatan dalam penyandian/symbol Hal ini dapat terjadi karena bahasa yang dipergunakan tidak jelas sehingga mempunyai arti lebih dari satu, simbol yang dipergunakan antara si pengirim dan penerima tidak sama atau bahasa yang dipergunakan terlalu sulit. 3. Hambatan media, adalah hambatan yang terjadi dalam penggunaan media komunikasi, misalnya gangguan suara radio dan aliran listrik sehingga tidak dapat mendengarkan pesan. 4. Hambatan dalam bahasa sandi. Hambatan terjadi dalam menafsirkan sandi oleh si penerima (komunikan). Hambatan dari penerima pesan, misalnya kurangnya perhatian pada saat menerima /mendengarkan pesan, sikap prasangka tanggapan yang keliru dan tidak mencari informasi lebih lanjut. 5. Hambatan dalam memberikan feedback. Feedback yang diberikan tidak menggambarkan apa adanya akan tetapi memberikan interpretatif, tidak tepat waktu atau tidak jelas dan sebagainya. 6. Hambatan Fisik Hambatan fisik dapat mengganggu komunikasi yang efektif, cuaca gangguan alat komunikasi, dan lain lain, misalnya: gangguan kesehatan, gangguan alat komunikasi dan sebagainya.

7 15 7. Hambatan Semantik. Kata-kata yang dipergunakan dalam komunikasi kadang-kadang mempunyai arti mendua yang berbeda, tidak jelas atau berbelit-belit antara komunikator dan komunikan. 8. Hambatan Psikologis Hambatan psikologis dan sosial kadang-kadang mengganggu komunikasi, misalnya perbedaan nilai-nilai serta harapan yang berbeda antara komunikator dan komunikan Karakteristik Saluran Komunikasi Menurut Onong Karakter saluran komunikasi dalam proses komunikasi ada tiga bagian yaitu : 9 1. Media Cetak Dengan adanya teknologi komunikasi baru, publikasi cetak masih menjadi media utama untuk komunikasi internal di kebanyakan organisasi. Contoh dari jenis media cetak adalah koran, newsletter, majalah dan surat. 2. Media elektronik Menyediakan informasi dalam bentuk audible, visual dan audio visual yang terdiri dari televisi, radio, video, satelit dan internet. 9 Ibid, hal 55.

8 16 3. Komunikasi Tatap Muka Pada umumnya karyawan lebih menyukai komunikasi langsung dengan atasannya ketimbang melalui surat, , voice mail dan bentuk lainnya. Dengan komunikasi tatap muka pesan yang disampaikan akan lebih efektif dan jelas Efek Komunikasi Ada tiga dimensi efek komunikasi yang dijelaskan oleh Onong Uchjana dalam bukunya Ilmu Komunikasi, adapun efek yang terjadi setelah proses komunikasi tersebut yaitu kognitif, afektif, dan konatif. Efek kognitif meliputi peningkatan kesadaran belajar dan tambahan pengetahuan, efek afektif berhubungan dengan emosi, perasaan dan sikap, efek konatif berhubungan dengan perilaku dan niat untuk melakukan sesuatu menurut cara tertentu. Efek ini merupakan efek pada seseorang untuk menggerakkan secara aktif melakukan tindakan atau perilaku atau suatu reaksi terhadap apa yang sedang dihadapinya. 10 Meskipun dimensi-dimensi efek ini berhubungan satu sama lainnya, tetapi ketiganya bersifat independen yang terjadi dalam berbagai sekuen dan perubahan dalam suatu dimensi tidak perlu diikuti oleh perubahan dimensi yang lainnya. 2.2 Komunikasi Organisasi Pengertian Komunikasi Organisasi Max Weber mendefinisikan organisasi sebagai A system of purposeful, interpersonal activity designed to coordinate individual task (suatu sistem 10 Onong Uchjana Effendy. Ilmu Komunikasi Teori dan Praktek, Bandung : Remaja Rosdakarya, 2003, hal 11.

9 17 kegiatan interpersonal bertujuan yang dirancang untuk mengkordinasikan tugas individu) 11. Bila kita lihat dari teori ini maka ada perbedaan jelas antara organisasi dengan kelompok. Suatu kelompok belum tentu organisasi bilamana tidak mempunyai aturan-aturan dan tujuan yang jelas. Schein (1982) mengatakan bahwa organisasi adalah suatu koordinasi rasional kegiatan sejumlah orang untuk mencapai beberapa tujuan umum melalui pembagian kerja dan fungsi melalui hierarki otoritas dan tanggung jawab. Schein juga mengatakan bahwa organisasi mempunyai karakteristik tertentu yaitu mempunyai struktur, tujuan, saling berhubungan satu bagian dengan bagian lain dan tergantung kepada komunikasi manusia untuk mengkoordinasikan aktivitas dalam organisasi tersebut. 12 Pendapat lain mengenai komunikasi organisasi dikemukakan oleh Pace dan Faules. Menurut mereka, komunikasi organisasi merupakan pertunjukan dan penafsiran pesan itu antara unit-unit komunikasi yang merupakan bagian dari suatu organisasi tertentu. 13 Tidak jauh berbeda dengan pendapat yang dikemukakan Udai Pareek, definisi ini pun sebenamya juga menekankan pada adanya sebuali proses (penafsiran pesan). Fungsi komunikasi dalam sebuah organisasi dijalankan oleh humas. Kegiatan humas merupakan bagian dari teknik kegiatan berkomunikasi dengan ciri 11 Morissan. Teori Komunikasi Organisasi, Ghalia Indonesia, 2009, hal Arni Muhammad. Komunikasi Organisasi, Jakarta : Bumi Aksara, 2009, hal Pace Wayne dan Don F. Faules. Komunikasi Organisasi, Strategi Meningkatkan Kinerja Perusahaan, Bandung: PT. Remaja Rosdakarya, 2006, hal. 31.

10 18 khas komunikasi dua arah antara lembaga atau organisasi yang diwakilinya dengan publiknya atau sebagainya Karakteristik Organisasi Berikut ini adalah karakteristik organisasi menurut Arni Muhammad dalam bukunya yang berjudul Komunikasi Organisasi : 15 a. Dinamis Organisasi sebagai suatu sistem terbuka terus menerus mengalami perubahan, karena selalu menghadapi tantangan baru dari lingkungannya dan perlu menyesuaikan diri dengan keadaan lingkungan yang selalu berubah tersebut. b. Memerlukan informasi Setiap organisasi memerlukan informasi untuk hidup. Tanpanya organisasi tidak dapat berjalan. Dengan tidak adanya informasi, suatu organisasi dapat macet atau mati sama sekali. Untuk mendapatkan informasi adalah melalui proses komunikasi. c. Mempunyai tujuan organisasi adalah merupakan kelompok orang yang bekerja sama untuk mencapai tujuan tertentu. Tujuan organisasi hendaknya dihayati oleh seluruh anggota organisasi, sehingga setiap anggota dapat diharapkan mendukung pencapaian tujuan organisasi melalui partisipasi mereka secara individual. 14 Rosady Ruslan. Kiat dan Strategi Kampanye Public Relation, Jakarta : PT. Raja Grafindo Persada, 2002, hal Arni Muhammad. Komunikasi Organisasi, Jakarta : Bumi Aksara, 2005, hal 43.

11 19 d. Terstruktur Organisasi dalam usahanya mencapai tujuannya biasanya membuat aturan-aturan, undang-undang dan hirarki hubungan dalam organisasi. Hal ini yang dinamakan struktur organisasi, yang membuat suatu organisasi menjadi terstruktur Dimensi Komunikasi dalam Kehidupan Organisasi Dimensi komunikasi dalam kehidupan organisasi terdiri atas 2 bagian, yaitu: Komunikasi internal Komunikasi internal organisasi adalah proses penyampaian pesan antara anggota-anggota organisasi yang terjadi untuk kepentingan organisasi, seperti komunikasi antara pimpinan dengan bawahan, antara sesama bawahan, dsb. Proses komunikasi internal ini bisa berujud komunikasi antarpribadi ataupun komunikasi kelompok. Juga komunikasi bisa merupakan proses komunikasi primer maupun sekunder (menggunakan media massa). Komunikasi internal ini lazim dibedakan menjadi dua, yaitu: a. Komunikasi vertikal, yaitu komunikasi dari atas ke bawah dan dari bawah ke atas. Komunikasi dari pimpinan kepada bawahan dan dari bawahan kepada pimpinan. Dalam komunikasi vertikal, pimpinan memberikan instruksi-instruksi, petunjuk-petunjuk, informasi-informasi, dll kepada bawahannya. Sedangkan bawahan 16 Wiryanto. Pengantar Ilmu Komunikasi, Jakarta : Gramedia, 2004, hal. 65.

12 20 memberikan laporan-laporan, saran-saran, pengaduan-pengaduan, dsb. kepada pimpinan. b. Komunikasi horizontal atau lateral, yaitu komunikasi antara sesama seperti dari karyawan kepada karyawan, manajer kepada manajer. Pesan dalam komunikasi ini bisa mengalir di bagian yang sama di dalam organisasi atau mengalir antarbagian. Komunikasi lateral ini memperlancar pertukaran pengetahuan, pengalaman, metode, dan masalah. Hal ini membantu organisasi untuk menghindari beberapa masalah dan memecahkan yang lainnya, serta membangun semangat kerja dan kepuasan kerja. 2. Komunikasi eksternal Komunikasi eksternal organisasi adalah komunikasi antara pimpinan organisasi dengan khalayak di luar organisasi. Pada organisasi besar, komunikasi ini lebih banyak dilakukan oleh kepala hubungan masyarakat dari pada pimpinan sendiri. Yang dilakukan sendiri oleh pimpinan hanyalah terbatas pada hal-hal yang ianggap sangat penting saja. Komunikasi eksternal terdiri dari jalur secara timbal balik: a. Komunikasi dari organisasi kepada khalayak. Komunikasi ini dilaksanakan umumnya bersifat informatif, yang dilakukan sedemikian rupa sehingga khalayak merasa memiliki keterlibatan, setidaknya ada hubungan batin. Komunikasi ini dapat melalui berbagai bentuk, seperti: majalah organisasi; press release; artikel surat kabar atau majalah; pidato radio; film dokumenter; brosur; leaflet; poster; konferensi pers.

13 21 b. Komunikasi dari khalayak kepada organisasi. Komunikasi dari khalayak kepada organisasi merupakan umpan balik sebagai efek dari kegiatan dan komunikasi yang dilakukan oleh organisasi. 2.3 Public Relations Pengertian Public Relations Public Relations biasa disebut Hubungan Masyarakat (Humas). Public relations merupakan elemen penting dalam suatu instansi, organisasi maupun perusahaan. Public Relations mempunyai banyak definisi namun tetap mempunyai esensi yang sama. Definisi Institiute of Public Relations (IPR) tentang public relations sampai pertengahan tahun 1980-an adalah usaha terencana dan terus menerus untuk mencapai tujuan serta mempertahankan niat baik dan saling pengertian organisasi dan publiknya 17 Menurut Rosady Ruslan, Public Relations adalah suatu bidang yang memerlukan segi perencanaan yang matang, sama dengan bidang periklanan yang melakukan komunikasi yaitu gabungan antara komunikasi dan sekaligus membujuk. Kemudian disimpulkan lebih spesifik lagi, yaitu seni dan gabungan dari disiplin ilmu manajemen, komunikasi psikologi, sosial dan marketing, untuk membentuk agar perusahaan atau lembaga, gagasan atau ide yang ditawarkan, nama dan produknya menjadi disukai dan dapat dipercaya oleh publiknya Sandra Oliver. Strategi Public Relations, PT. Gelora Aksara Pratama, 2006, hal Rosady Ruslan. Kiat & Strategi Kampanye Public Relations, PT. RajaGrafindo Persana, Cetakan ke tiga, 2002, hal.6.

14 22 Kehadiran Public Relations dalam perusahaan sangat dibutuhkan terlebih lagi pada perusahaan multinasional, dimana keberadaannya untuk menunjang aktifitas manajemen dalam membangun dan menjaga hubungan dengan pihak internal maupun eksternalnya. PR adalah bagian dari perusahaan yang secara umum berfungsi sebagai informan bagi seluruh karyawan mengenai segala sesuatu yang berkaitan dengan perusahaan itu sendiri serta harus mampu mempertahankan reputasi perusahaan itu sendiri. Oleh karena itu PR yang professional haruslah memiliki keterampilan dan keahlian sebagai berikut : 19 a. Kemampuan berkomunikasi b. Keahlian menulis c. Kemamapuan bernegosiasi d. Kemampuan bergaul dengan orang banyak e. Memiliki intergritas diri f. Kreatif/memiliki imajinasi tinggi g. Kemauan untuk mengembangkan wawasan Ada enam karakteristik PR yang dapat diuraikan yakni : Adanya upaya komunikasi yang bersifat dua arah 19 Scott M Cutlip, Allen H Center dan Glen M Broom. Effective Public Relations, Eight Edition. Prentice Hall International, Inc, 2000, hal Frida Kusumastuti. Dasar-Dasar Hubungan Masyarakat, Jakarta Sekatan : Penerbit Ghalia Indonesia, Juli 2002, hal

15 23 Komunikasi timbale balik dalam praktek kehumasan berarti komunikasi yang harus bersifat langsung, melainkan bersifat tertunda (delayed). Oleh karena itu, setiap upaya yang memungkinkan terjadinya arus timbal balik dapat disebut komunikasi kehumasan. 2. Sifatnya terencana Sifat PR yang terencana mengandung pengertian bahwa aktivitas PR merupakan aktivitas yang berkesinambungan, memiliki metode, terintegrasi dengan bagian lain dan hasilnya nyata. Sehingga kerja PR haruslah menerapkan prinsip-prinsip manajemen. 3. Berorientasi pada organisasi/lembaga 4. Syarat mutlak dalam PR adalah pemahaman yang tinggi terhadap visi, misi dan budaya organisasi/lembaga. Visi, misi dan budaya organisasi/lembaga inilah yang menjadi materi utama PR, sehingga dapat mencapai tujuan PR dan mendukung tujuan manajemen lainnya. 5. Sasarannya adalah publik Sasaran PR adalah publik yaitu suatu kelompok dalam masyarakat yang memiliki karakteristik kepentingan yang sama. Dalam prakteknya publik ini dibagi dua yakni publik internal dan eksternal. 6. Performa Efektifitas PR didasarkan pada kebijakan nyata dalam performa kerjanya. Tidak ada PR yang akan mendapat itikad baik dan dukungan, jika organisasi tidak merespon kepedulian komunitasnya.

16 24 7. Fungsi Manajemen PR menjadi efektif jika menjadi bagian dalam pengambilan keputusan dari top management Peran, Tugas dan Fungsi PR Fungsi Public Relations adalah menumbuhkan dan mengembangkan hubungan baik antara organisasi/lembaga dengan publiknya, intern dan ekstern, dalam rangka menanamkan pengertian, menumbuhkan motivasi dan partisipasi public dalam upaya menciptakan iklim pendapat (opini publik ) yang menguntungkan lembaga/organisasi. F. Rachmadi menjabarkan tugas Public Relations adalah sebagai berikut : a. Menyelenggarakan dan bertanggungjawab atas penyampaian informasi/pesan secara lisan, tertulis atau melalui gambar (visual) kepada publik, sehingga publik mempunyai pengertian yang benar tentang hal perusahaan atau lembaga, segenap tujuan serta kegiatan yang akan segera dilakukan. b. Memonitor, merekam, dan mengevaluasi tanggapan serta pendapat umum/masyarakat. c. Mempelajari dan melakukan analisis reaksi publik terhadap kebijakan perusahaan/lembaga, maupun segala macam pendapat. d. Menyelenggarakan hubungan baik dengan masyarakat dan media massa untuk memperoleh public favour, public opinion, dan perubahan sikap F. Rachmadi. Public Relations dalam teori dan praktek, Chapter 2, PT. Gramedia, 1996.

17 25 Dalam mengidentifikasi peran public relations dari waktu ke waktu, praktisi public relations menyesuaikan pola perilakunya untuk menangani situasi yang senantiasa terjadi di dalam pekerjaan mereka dan mengakomodasi harapan orang lain tentang apa yang seharusnya dilakukan dalam pekerjaan mereka. Perkembangan profesionalisme PR yang berkaitan dengan pengembangan peranan PR, baik sebagai praktisi maupun professional dalam suatu organisasi atau perusahaan, menurut Dozier D.M. (1992) merupakan salah satu kunci untuk pengembangan peranan praktisi PR Officer (PRO) dan pencapaian professionalisme dalam PR. 22 Dari waktu ke waktu, praktisi menyesuaikan pola perilakunya untuk menangani situasi yang senantiasa terjadi didalam pekerjaan PR dan mengakomodasi ekspektasi orang lain tentang apa yang seharusnya dilakukan dalam pekerjaan PR. Ada empat peran utama PR yang mendeskripsikan sebagian besar praktek mereka, yaitu : 23 a. Teknisi Komunikasi Teknisi komunikasi disewa untuk menulis dan mengedit newsletter karyawan, menulis news release dan feature, mengembangkan isi Web, dan menangani kontak media. Praktisi yang melakukan peran ini biasanya tidak hadir saat manajemen mendefinisikan problem dan memilih solusi. Mereka baru bergabung untuk melakukan komunikasi dan mengimplementasikan program, terkadang tanpa mengetahui secara menyeluruh motivasi atau tujuan yang diharapkan. 22 Rosady Ruslan. Manajemen Public Relations & Media Komunikasi, Konsep dan Aplikasi, Jakarta : Rajagrafindo Persada, 2007, hal Cutlip Scott M., et al. Effective Public Relations, Edisi Kesembilan, Jakarta : Kencana, 2007, hal

18 26 b. Expert Prescriber Peran expert prescriber ini menarik perhatian praktisi karena menjalani peran ini sebagai pihak yang punya otoritas ketika ada sesuatu hal yang harus dibereskan atau pihak yang punya otoritas untuk menentukan bagaimana mengerjakan segala sesuatu. Ketika expert prescriber dipanggil dalam situasi krisis dan secara periodik selama menjalankan proses program, dalam jangka panjang ia merintangi difusi pemikiran PR di seluruh organisasi. c. Fasilitator Komunikasi Peran fasilitator komunikasi bagi seorang praktisi adalah sebagai pendengar yang peka dan broker (perantara) komunikasi. Fasilitator komunikasi bertindak sebagai perantara (liaison), interpreter dan mediator antara organisasi dan publiknya. Praktisi yang berperan sebagai fasilitator komunikasi ini bertindak sebagai sumber informasi dan agen kontak resmi antara organisasi dan publik. Mereka beroperasi dibawah asumsi bahwa komunikasi dua arah akan meningkatkan kualitas keputusan yang diambil oleh organisasi dan publik dalam hal kebijakan, prosedur, dan tindakan demi kepentingan bersama. d. Fasilitator Pemecah Masalah Ketika praktisi melakukan peran fasilitator pemecah masalah, mereka berkolaborasi dengan manajer lain untuk mendefinisikan dan memecahkan masalah. Praktisi pemecah masalah membantu manajer lain dan organisasi untuk mengaplikasikan PR dalam proses manajemen bertahap yang juga dipakai untuk memecahkan problem organisasional lainnya. Fasilitator pemecah masalah dimasukkan ke dalam tim manajemen karena mereka punya keahlian dan

19 27 ketrampilan dalam membantu manajer lain utuk menghindari masalah atau memecahkan masalah. Akibatnya, pandangan PR akan dipertimbangkan dalam pembuatan keputusan manajemen Khalayak Public Relations Dalam menjalankan tugasnya PR memiliki khalayak yang menjadi sasaran dalam penyampaian informasinya. Khalayak (publik ) adalah kelompok atau orang-orang yang berkomunikasi dengan suatu organisasi baik secara internal maupun eksternal (Jeffkins 2003: 80). Menurut Kasali (1994:10) Publik atau khalayak dalam PR dapat diklasifikasikan dalam dua kategori yaitu : 1. Publik Internal : yaitu publik yang berada di dalam organisasi atau perusahaan, seperti supervisor, karyawan pelaksana, manajer, pemegang saham, dan direksi perusahaan. 2. Publik Eksternal : yaitu publik secara organic tidak berkaitan langsung dengan perusahaan seperti konsumen, penyalur, pemasok, bank, pers, pemerintah, pendidik atau dosen, pelanggan dan komunitas. Dari penjelasan di atas dapat dijabarkan bahwa publik yang menjadi menjadi sasaran dalam penggunaan media internal majalah Jhonlin Magazine adalah publik internal.

20 28 Seorang PR harus dapat terjun ke bawah, bergaul dengan para karyawan untuk menampung keluhan, keinginan atau apa saja yang mungkin berpengaruh pada pekerjaan. 24 Maka dengan hal itu muncullah kebutuhan akan suatu wadah atau sarana yang berfungsi menjadi media bagi perusahaan tersebut. Saat ini banyak sekali perusahaan yang sudah menggunakan media internal yang dikelola oleh seorang PR untuk mengatasi permasalahan serta menggunakan media internal untuk memberikan pengetahuan serta informasi kepada karyawannya. 2.4 Media Internal Pengertian Media Internal Komunikasi dalam organisasi terjadi dalam bentuk komunikasi lisan dan tertulis. Semua bentuk komunikasi dan media yang digunakan adalah tanggung jawab bagian hubungan internal. Pengertian media menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia adalah alat atau sarana komunikasi bagi masyarakat bisa berupa koran, majalah, televisi, radio siaran, telephone, internet dan sebagainya yang terletak diantara dua pihak. Sedangkan pengertian dari media cetak adalah alat komunikasi massa yang diterbitkan dalam bentuk cetakan seperti koran, majalah dan sebagainya. Pengertian media menurut Tony Greener adalah merupakan jalur penting dalam kegiatan-kegiatan public relations Rhenald Kasali. Manajemen Public Relations Konsep dan Aplikasinya di Indonesia, Jakarta : PT. Pusat Utama Grafiti, 2005, hal 6.

21 29 Pengertian media internal secara luas dapat diartikan sebagai bahasa informasi yang diterbitkan secara teratur oleh bagian internal perusahaan atau lembaga pemerintahan. Hal ini dikarenakan keseluruhan proses produksi dan pengelolaan media internal tersebut sebagai tugas pokok dan fungsi dari humas Fungsi Media Internal Dalam menjalankan dan mendukung fungsi dan tugas PR, maka praktisi PR membuat media internal. Menurut Rosady Ruslan dalam Manajemen PR dan Media Komunikasi, fungsi media internal adalah : Media Hubungan komunikasi internal dan eksternal dalam upaya pencapaian pesan-pesan perusahaan kepada pemilik ( shareholder), khalayak terkait ( stakeholder) mengenai aktivitas perusahaan, manfaat produk barang dan jasa. 2. Ajang komunikasi antar karyawan. Misalnya, kegiatan usaha, wisata atau kegiatan karyawan 3. Media bagi staf PR dalam tulis menulis (menulis untuk media internal atau eksternal). 4. Nilai tambah bagi PR untuk menerbitkan in house journal yang bermutu, terbit berkala dan teratur, penampilan professional, lay out dan isi yang ditata apik, cover menarik. 25 Tony Greener. Kiat Sukses PR dan Pembentukan Citranya, Jakarta : PT. Bumi Aksara Citranya, 1993, hal Rosady Ruslan. Manajemen Humas dan Komunikasi, Jakarta : PT. Raja Grafindo Persada, 2002, hal 186.

22 30 Jenis-Jenis media publikasi antara lain sebagai berikut : House Journal Media internal atau house organ (In House Journal) dipergunakan oleh PR untuk keperluan publikasi atau sebagai sarana komunikasi yang ditujukan pada kalangan terbatas; seperti karyawan, relasi bisnis, nasabah atau konsumen. Biasanya bebentuk; Newsletter, Magazine, Tabloid, Bulletin, Company Profile, Annual Report, Prospektus dan lain sebagainya. 2. Printed Material Barang cetakan untuk tujuan publikasi Public Relations dalam upaya penyampaian pesan-pesannya yang berbentuk, seperti : Brochure, Leaflet, Booklet, Kop Surat, Kartu Nama, Kartu Ucapan Selamat, Kalender dan lain sebagainya. 3. Media Pertemuan (event) Media pertemuan secara langsung dengan para audiensnya melalui tatap muka langsung, misalnya dengan presentasi, seminar, pameran dan lain sebagainya. 4. Broadcasting Media dan Internet. Publikasi Public Relations yang disiarkan melalui Stasiun TV/RRI milik pemerintah dan Stasiun TV Komersial atau Siaran Radio Komersial termasuk media elektronik dan computer serta internet ( ) yang dimanfaatkan sebagai media publikasi dan komunikasi PR. 5. Media Sarana Public Relations Media PR yang berkaitan dengan penampilan identitas perusahaan (corporate identity) yang merupakan symbol atau nama perusahaan, logo, warna standar 27 Rosady Ruslan. Manajemen Public Relations & Media Komunikasi, PT. Raja Grafindo Perkasa, 2007, hal 218.

23 31 perusahaan dan kemasan produk (corporate and product colour image), penampilan dan citra lobby kantor (front office lobby image), pakaian seragam (uniform) dan hingga model huruf atau logo perusahaan (style of identity mark) yang sekaligus merupakan citra perusahaan yang khas sebagai pembeda dengan competitor lainnya. 6. Media Personal Media personal ini merupakan media PR yang berkaitan dengan kemampuan untuk mengadakan pertemuan secara langsung (face to face contact) untuk maksud mengatakan pendekatan personal (personal approach) atau melobi dan kemudian meningkat untuk bernegosiasi sehingga kedua pihak yang terlibat dalam perundingan akan mencapai kata sepakat. Artinya kemampuan dalam presentasi, melobbi, bernegosiasi dan lain sebagainya harus dikuasai oleh para professional Public Relations dalam perannya mewakili perusahaan yang berhadapan dengan public sebagai sasarannya. Praktisi PR bisa menggunakan semua produk tertulis tersebut, namun harus disesuaikan dengan dana dan waktu yang diberikan pimpinan untuk kegiatan tersebut. Dan yang paling penting sebelum memilih produk mana yang lebih baik untuk mendukung kegiatan PR adalah menyesuaikannya dengan khalayak sasarannya. Khalayak media internal adalah : 1. Pegawai/anggota, semua orang yang bekerja atau menunjang suatu organisasi, mulai dari puncak pimpinan (manajemen ) hingga staf pendukung lainnya (administrasi, pelayanan, dan lain-lainnya)

24 32 2. Distributor, mereka yang menangani fungsi perantara antara produsen dan konsumen. 3. Pemasok/mitra usaha, mereka yang menyediakan jasa-jasa dan memasok bahan baku dan komponen produksi. 4. Investor, bukan hanya individu tetapi juga para analis serta pembeli partai besar. 5. Konsumen. 6. Pemerintah, pembuat kebijakan yang terkait dengan usaha yang dijalani. Setelah menentukan khalayak sasaran dan produk yang akan digunakan, maka langkah selanjutnya adalah menetapkan target dasar dan tujuan dari media internal. Menetapkan target dasar dan tujuan dari media internal. Apakah media internal tersebut hanya digunakan sebagai media informasi atau juga sebagai media publikasi yang bersifat persuasif. Kebijaksanaan apa sajakah dari perusahaan yang harus ditaati dalam pembuatan media internal tergantung dari kebijaksanaan dan budaya dari masing-masing perusahaan. Langkah selanjutnya adalah memperhitungkan sumberdaya manusia dan biaya untuk pelaksanaan media internal. Praktisi PR juga harus menetapkan skala prioritas untuk waktu operasi serta optimalisasi penggunaan tenaga kerja, dan berbagai sumberdaya lainnya, serta menentukan kelayakan pelaksanaan setiap upaya yang hendak dilakukan sesuai dengan dana, staf, serta kecukupan peralatan yang ada.

25 Karakteristik Media Internal Setelah semua langkah diatas telah dilaksanakan,maka praktisi PR juga harus memahami karakteristik dari media internal itu sendiri, yaitu : 1. Jangkauan serta pembaca harus dikenali, karena akan mempengaruhi gaya dan kandungan isi media. 2. Kuantitas penerbitan/oplah, karena akan mempengaruhi metode produksi dan kualitas materi maupun kandungan isinya. 3. Media harus diiterbitkan berkala secara teratur dan memiliki tanggal publikasi yang tetap. 4. Berisi uraian hal-hal yang sudah terjadi 5. Setiap media harus memiliki ciri khas yang berkaitan dengan isinya 6. Media harus disesuaikan dengan keseluruhan program PR dan jadi wahana untuk mencapai khalayak yang hendak dituju. Praktisi PR juga bisa menggunakan model program untuk membuat sebuah media internal, yaitu : 1. Analisis situasi : situasi dan kondisi, analisis SWOT 2. Objektif : keadaan ril di lapangan 3. Strategi : cara untuk mencapai tujuan 4. Target audiens : menetapkan khalayak 5. Kata kunci : menentukan pesan yang ingin disampaikan 6. Program : kegiatan yang akan dilaksanakan 7. Ukuran : skala dan cakupan dari kegiatan PR 8. Timetable : alokasi waktu dan jangka program

26 34 9. Budget : alokasi dana untuk pembiayaan program Bentuk Tulisan Dalam Media Internal 1. Berita langsung/straight news : tulisan yang menyampaikan unsur-unsur terpenting dari suatu peristiwa yang secepatnya harus diketahui pembaca. 2. Karangan khas/feature : tulisan mengenai suatu kejadian yang dapat menyentuh perasaan ataupun yang menambah pengetahuan pembaca lewat penjelasan rinci, lengkap dan mendalam. 3. Laporan mendalam : tulisan yang mencoba memahami permasalahan secara lebih lengkap, mendalam dan analitis. 4. Kolom opini : tulisan yang menyatakan pendapat atau penilaian. 5. Artikel : tuisan yang berisi tentang pengetahuan, keterampilan Bentuk-bentuk Media Internal Adapun bentuk-bentuk media internal cukup bervariasi yaitu : 1. Buletin Sebuah buletin sebagai media komunikasi regular antara seorang pimpinan dengan bawahannya di lapangan. Terbit secara mingguan. Biasanya buletin berisikan berita perusahaan dan pokok-pokok berita umum 2. Newsletter Berisi pokok-pokok berita yang diperuntukkan bagi pembaca yang sibuk. Jumlah halamannya lebih sedikit, yakni dua hingga delapan halaman, dengan ukuran

27 35 biasanya A4. Sebagian besar isinya adalah tulisan-tulisan singkat dengan atau tanpa gambar. 3. The Magazine Majalah menyediakan serangkaian media komunikasi yang bervariasi untuk menjangkau audien yang memiliki minat yang sama. Majalah berisikan tulisan berbentuk feature, artikel dan gambar, foto, diterbitkan setiap bulan atau triwulan. Dan majalah memiliki beberapa keuntungan : pemimpin opini membaca majalah. Majalah memberikan informasi yang lebih tahan lama ketimbang Koran. Pembaca majalah punya kesempatan untuk membaca, membaca ulang, mendiskusikan, dan mendebat informasi yang dikumpulkan dari sumber ini. Pembaca dengan minat tertentu akan membaca majalah untuk mendapatkan pembahasan mendalam tentang suatu topik. Praktisi PR mempelajari majalah dalam hal topiknya, gayanya, kebijakannya, trennya, formatnya dan seterusnya, dan kemudian menerapkan pengetahuan ini untuk menyusun berita dan feature. 4. The Tabloid Newspaper Bentuk media komunikasi staf atau karyawan di satu lokasi pabrik, perusahaan atau pasar swalayan. Media internal yang dibuat dan dikelola oleh divisi PR bisa sangat mendukung kegiatan dari PR, jika didukung juga oleh pihak manajemen. Artinya terdapat keterbukaan dari pihak manajemen. Selain itu tingkat efektifitas media internal dipengaruhi oleh kesadaran dan pengakuan manajemen akan nilai dan arti penting komunikasi dengan pegawai. Media internal tidak hanya dibuat oleh

28 36 seorang PR yang ahli dan berpengalaman, tetapi juga didukung oleh sumberdaya teknis yang modern. 2.5 Efektivitas Media Internal Pengertian Efektivitas Efektivitas merupakan kata sifat dari kata dasar efektif, yang mengandung arti berhasil atau tepat guna. Efektivitas merupakan suatu ukuran yang menyatakan seberapa jauh target (kualitas, kuantitas, dan waktu) telah dicapai, serta kemampuan untuk menentukan tujuan yang tepat (melakukan sesuatu yang tepat). Seperti yang diungkapkan oleh Onong Uchjana Effendy bahwa Efektivitas adalah komunikasi yang prosesnya mencapai tujuan yang direncanakan sesuai dengan biaya yang dianggarkan, waktu yang ditetapkan dan jumlah personil yang ditentukan (Effendy, 1989:14). Menurut Ruslan dalam bukunya Manajemen Public Relations dan Media Komunikasi, efektivitas berarti berhasil untuk mencapai tujuan seraya untuk memuaskan pihak yang terkait (Ru slan, 2005:39). Sedangkan pengertian efektivitas menurut Andre Hardjana dalam bukunya yang berjudul Audit Komunikasi Teori dan Praktek, mendefinisikan efektivitas sebagai berikut : Mengerjakan hal-hal yang benar 2. Mencapai tingkat diatas pesaing 3. Membawa hasil 4. Menangani tantangan masa depan 28 Andre Hardjana. Audit Komunikasi, Jakarta : Grasindo, 2000, hal 24.

29 37 5. Meningkatkan laba (keuntungan) 6. Mengoptimalkan penggunaan sumber daya Efektivitas Media Komunikasi Komunikasi yang dilakukan dapat dikatakan efektif jika sebagai komunikator berhasil menyampaikan suatu pesan. Komunikasi yang efektif adalah apabila penerima menginterpretasikan pesan yang diterimanya sebagimana dimaksudkan oleh pengirim (Supratiknyo, 1995:34). Hardjana menjelaskan efektivitas suatu media komunikasi sebagai berikut: Penerima Penerima pesan vs penerima yang dituju. Penerima pesan merupakan obyek yang diharapkan untuk menerima pesan tersebut. 2. Isi Yang diterima/tersalur vs yang dimaksud, Isi pesan yang diterima memang sesuai dengan yang dimaksudkan oleh pengirim pesan. 3. Ketepatan Waktu Sesuai jadwal vs menyimpang jadwal. Pesan yang dimaksudkan sampai kepada penerima pesan tepat pada wakrunya. 29 Ibid, hal 24.

30 38 4. Media Saluran yang digunakan vs saluran yang dimaksud. Media yang digunakan untuk penyampaian pesan sesuai dengan kebutuhan dan diharapkan oleh pengirim pesan dan penerima pesan. 5. Format Struktur yang diterima vs pesan yang dikirim. Terdapat penyesuaian format antara yang dimaksudkan oleh pengirim dengan penerima. 6. Sumber Orang yang melakukan vs yang bertanggung jawab. Artinya apakah kejelasan sumber dapat dipertanggungjawabkan sehingga pesan yang disampaikan akurat. Komunikasi dikatakan efektif apabila mampu menjangkau komunikan dalam jumlah yang sangat besar. Hal ini tidak terlepas dari faktor komponen komunikasi sederhana yang dapat mempengaruhi proses komunikasi secara efektif yang terdiri dari komunikator (sumber), pesan (isi), dan komunikan (penerima). 1. Komunikator (Sumber) Untuk melaksanakan komunikasi efektif terdapat dua faktor penting pada diri komunikator, yaitu kredibilitas komunikator dan daya tarik komunikator. a. Kredibilitas Komunikator Kredibilitas komunikator menunjukan bahwa pesan yang diterima komunikan dianggap benar dan sesuai dengan kenyataan yang ada. Kepercayaan komunikan ini ditentukan oleh keahlian komunikator, dan dapat tidaknya ia dipercaya. Selain kepercayaan dan keahlian, kredibilitas juga dapat muncul dari status sosial. Seseorang yang

31 39 mempunyai status sosial yang lebih tinggi akan mempunyai kredibilitas yang besar, sehingga apa yang dikatakan akan dipercaya dan lebih besar kemampuannya untuk mempengaruhi orang lain. b. Daya Tarik Komunikator Seorang komunikator akan mempunyai kemampuan untuk melakukan perubahan sikap, melalui mekanisme daya tarik. Seorang komunikator yang disenangi dan dikagumi oleh komunikannya akan menyebabkan komunikan menerima kepuasan dari usaha menyamakan dirinya dengan komunikator. 2. Pesan (Isi) Pesan merupakan materi atau bentuk fisik dari ide yang disampaikan kepada komunikan. Dari pesan yang dikirimkan ini, seorang komunikator menghendaki bagaimana reaksi dari komunnikan dan apa umpan baliknya. Wilbur Schramm mengemukakan bahwa agar suatu pesan membangkitkan tanggapan yang dikehendaki, maka pesan tersebut harus memenuhi empat (4) kondisi sebagai berikut : a. Pesan harus dirancang dan disampaikan sedemikian rupa sehingga menarik perhatian komunikan. Dalam hal ini menyangkut format yang baik, pemilihan kata yang tepat, serta waktu penyampaian (timing) yang sesuai. b. Pesan harus menggunakan lambang-lambang yang mengacu pada bidang pengalaman (field of Experience) yang sama, sehinggan dipahami oleh komunikator maupun komunikannya.

32 40 c. Pesan harus membangkitkan kebutuhab pribadi komunikan dan menyarankan beberapa cara untuk memperoleh kebutuhan tersebut. Komunikator perlu memahami kebutuhan apa yang dirasakan oleh komunikan. d. Pesan harus menyarankan suatu jalan untuk memperoleh kebutuhan diatas secara layak bagi situasi kelompok dimana komunikan berada pada saat ia digerakkan untuk memberi tanggapan yang dikehendaki. Kelompok dimana komunikan berada harus dipahami pula oleh komunikator. (Effendy:17) 3. Komunikan (Penerima) Komunikan adalah orang yang menerima pesan yang dikomunikasikan. Sebagai makhluk sosial, maka komunikan akan bersosialisasi dengan lingkungannya, dengan demikian ia akan menerima pengaruh dari lingkungan tersebut dan sekaligus memberikan pengaruh kepada lingkungan. Dengan demikian komunikator harus memperhatikan faktor ini, jangan sampai komunikan dianggap sebagai makhluk yang tidak bersosialisasi, sehingga ia tidak terpengaruh dan mempengaruhi manusia lainnya. Ditinjau dari sudut pandang komunikan, maka komunikasi akan efektif apabila dalam diri komunikan terdapat (4) empat kondisi sebagai berikut : a. Komunikan dapat mengerti dengan benar pesan komunikasi b. Pada saat komunikan mengambil keputusan, ia sadar bahwa keputusannya itu sesuai dengan tujuannya.

33 41 c. Pada saat komunikan mengambil keputusan, ia sadar bahwa keputusannya itu sesuai dengan kepentingan pribadinya. d. Komunikan secara fisik dan mental mampu berfungsi sebagai penerima komunikasi. 2.6 Kebutuhan Informasi Pengertian Informasi Informasi sangat dibutuhkan oleh semua orang, karena sudah menjadi kebutuhan manusia. informasi juga memegang peranan penting dalam setiap kehidupan manusia. Semua kegiatan yang dilakukan oleh manusia, membutuhkan informasi yang tepat agat kegiatan dapat dikendalikan dengan baik sesuai dengan tujuan kegiatan yang bersangkutan. informasi yang dibuthkan oleh manusia biasanya disesuaikan dengan kegiatan serta minat manusia itu sendiri. Denifisi informasi menurut Jalalludin Rakmat, adalah: Informasi juga dapat diartikan segala sesuatu yang mengurangi ketidakpastian/mengurangi jumlah kemungkinan dalam situasi. Informasi bersumber dari manusia baik dalam bentuk ide, gagasan, opini/pendapat yang berupa sikap, pendapat, keyakinan serta tingkah laku seseorang. Dengan informasi manusia memiliki nilai lebih yaitu dapat mengetahui apa yang telah, sedang dan akan terjadi di sekitar lingkungan kehidupannya. (Rakmat, 1991 : 223). Sedangkan Claude E. Shannon dan Warren Weaver yang dikutip oleh Wiryanto dalam buku yang berjudul Pengantar Ilmu komunikasi, mendenifisikan

34 42 informasi sebagai berikut : What is information? Patterner matter-energy that affect the probalities of altervatives available to an individual making decision (Informasi adalah energi yang terpolakan, yang mempengaruhi individu dalam mengambil keputusan dari kemungkinan pilihan-pilihan yang ada). (Wiryanto, 2004 : 29). Dari pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa informasi adalah hasil dari proses intelektual seseorang. Proses intelektual adalah mengolah/memproses stimulus, yang masuk ke dalam diri individu melalui panca indera, kemudian diteruskan ke otak/pusat syaraf untuk diolah/diproses dengan pengetahuan, pengalaman, selera dan iman yang dimiliki seseorang. Informasi yang diberikan sebaiknya dapat dimengerti, menarik, ringkas, jelas dan memperhatikan ketepatan dari lambang-lambang yang digunakan karena tanpa memperhatikan hal tersebut, komunikasi yang dilakukan tidak akan menciptakan komunikasi yang efektif dan informatif. Pengertian kebutuhan informasi menurut Philip Kotler adalah keadaan yang ditandai dengan perasaan kekurangan atau keinginan perwujudan tindakan tertentu. Dengan demikiam kebutuhan merupakan perasaan kekurangan di dalam diri organism, yang diperlukan guna memperbaiki kehidupan dan dirinya sendiri Karyawan Karyawan merupakan salah satu asset yang penting didalam sebuah organisasi atau perusahaan, sehingga komunikasi dengan mereka merupakan hal 30 Philip Kotler. Manajemen Pemasaran, Jakarta : Salemba Empat, 1995, hal 304.

35 43 terpenting di dalam pelaksanaan 5 (lima) proses manajemen serta pelaksanaan tugas di dalam organisasi atau perusahaan. Karyawan juga merupakan salah satu elemen di dalam pembentukan citra dari sebuah organisasi. 31 Pengertian karyawan menurut Rhenald Kasali, karyawan adalah orang-orang di dalam perusahaan yang tidak memegang jabatan structural, dan dibawahh komando supervisor atau kepala seksi/kepala subseksi. 32 Kata dasar dari karyawan adalah karya yang berarti kerja, sehingga pengertian karyawan adalah orang yang berkerja pada sebuah organisasi atau perusahaan, dimana mereka diberikan upah sebagai balas jasa untuk tenaga dan pikiran yang mereka telah berikan kepada perusahaan Paul A. Agenti. The Power of Corporate Communication, Crafting the voice & image of your business, Jakarta : Salemba Humanika, 2002, hal Rhenald Kasali. Manjemen Public Relations, Konsep dan Aplikasinya di Indonesia, Jakarta : Pustaka Utama Grafiti, 2006, hal Dan Lattimorre, Otis Baskin. Public Relations, Profesi dan Praktik, Jakarta : Salemba Humanika, 2009, hal 72.