BAB III PEMBAHASAN. telah penulis lakukan di Bagian Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas

Transkripsi

1 BAB III PEMBAHASAN Dalam pembahasan ini penulis akan melaporkan hasil penelitian yang telah penulis lakukan di Bagian Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Dimana hal yang perlu penulis laporkan yaitu : A. Makna dan manfaat tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja bagi pegawai Bagian Keuangan Fakultas Ekonomi. B. Perencanaan dan penetapan tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja pegawai Bagian Keuangan Fakultas Ekonomi. C. Sarana pendukug terlaksananya tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja pada Bagian Keuangan Fakultas Ekonomi. D. Tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja dalam mempengaruhi kinerja pegawai pada Bagian Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. A. Makna dan manfaat Tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja Bagi Pegawai Bagian Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja merupakan suatu pernyataan tertulis yang menguraikan pelaksanaan kerja, rangkaian tata kerja yang berkaitan satu sama lain, fungsi, tugas- tugas, tanggung jawab, wewenang, kondisi kerja dan aspek aspek pekerjaan tertentu lainnya yang membentuk satu kebulatan pola tertentu dalam rangka melaksanakan sesuatu bidang pekerjaan. Untuk mempersiapkan segala sesuatunya dengan tepat maka terlebih dahulu

2 dipersiapkan tentang tujuan pokok organsasi, skema organisasi berikut klasifikasi jabatan dan analisis jabatannya, unsur unsur kegiatan dalam organisasi dan lainnya (Sedarmayanti, 2001). Tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja juga merupakan proses penentuan, melalui tinjauan dan penyelidikan, dan pemberi laporan mengenai informasi yang berhubungan dengan hakekat dari pada suatu jabatan tertentu. Tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja telah diuraikan dalam uraian pekerjaan yang dimana dijadikan pedoman bagi setiap pegawai yang memegang suatu jabatan. Selain itu, uraian pekerjan merupakan informasi tertulis yang menguraikan tugas dan tanggung jawab, kondisi pekerjaan, hubungan pekerjaan dan aspek pekerjaan suatu jabatan. Dan secara singkat dapat dikatakan bahwa analisa pekerjaan berhubungan dengan fakta-fakta mengenai pekerjaanpekerjaan dan apa yang perlu untuk melaksanakan secara kompeten (Arep dan Hendri, 2003). Maka dapat disimpulkan pengertian Tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja pada Bagian Keuangan Fakultas Ekonomi adalah proses penentuan fungsi, tugas, dan tata kerja bagi setiap pegawai agar setiap pegawai dapat mengetahui, menghayati dan melaksanakan pekerjaan dengan baik menurut fungsinya masing-masing. Berdasarkan Tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja pada Bagian Keuangan yang telah diuraikan dan dapat dilihat juga dalam uraian pekerjaan pada BAB II, maka akan memberikan manfaat bagi para pegawai Keuangan Fakultas Ekonomi diantaranya antara lain:

3 1. Mempermudah para pegawai dalam menjalankan tugas 2. Tugas-tugas dapat dilaksanakan secara teratur dan tepat waktu 3. Keletihan dalam bekerja dapat diatasi 4. Pekerjaan yang terbengkalai dapat diatasi 5. Tujuan pekerjaan dapat tercapai secara efektif 6. Dapat dilakukan standarisasi dan pengendalian kerja dengan setepat tepatnya 7. Dapat dijadikan sebagai pedoman kerja B. Perencanaan dan Penetapan Tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja Pegawai Bagian Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja atau uraian tugas dan tanggung jawab yang merupakan hal yang penting bagi para pegawai dalam menjalankan tugas, fungsi dan tanggung jawabnya. Dalam proses untuk mencapai suatu tujuan dan mempelancar aktivitas kerja kantor, maka perlu adanya perencanaan dan penetapan Tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja pada setiap jabatan yang berhubungan dengan uraian pekerjaan. Dimana perencanaan dan penetapan Uraian pekerjaan pada pegawai Keuangan tersebut direncanakan dan ditetapkan dalam keputusan Majelis Wali Amanat Nomor 16/SK/MWA/IV/2005 tentang Struktur Organisasi Masa Peralihan. Dalam merancang suatu Uraian pekerjaan para pegawai baik di lingkungan fakultas maupun di lingkungan universitas harus memperhatikan Konsep Dasar Organisasi Badan Hukum Milik Negara sesuai dengan bunyi pada Pasal 1. Berdasarkan keputusan tersebut yang

4 tercantum dalam pasal 4 ayat 1 dan 2 menyatakan bahwa wewenang, tugas dan fungsi setiap organ didasarkan kepada ketentuan Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga dan ketentuan mengenai wewenang, tugas dan fungsi organ universitas yang kedudukannya di bawah Rektor, diatur lebih lanjut berdasarkan Keputusan Rektor. Upaya untuk mengatasi banyaknya perubahan dan konflik yang secara potensial dapat terjadi selama masa peralihan, sebagaimana halnya peletakan dasar untuk sistem kepimpinan yang baik, harus menetapkan kebijakan-kebijakan berikut ini sebagai garis dasar kebijakannya yaitu: a. Transparansi, akses informasi yang proporsional bagi para stakeholder agar dapat memberikan sumbangsih yang lebih besar lagi bagi proses pengambilan keputusan. b. Manajemen terbuka, keputusan pimpinan haruslah jelas dan tersedia bagi semua stakeholder terkait. c. Akuntabilitas Public, kewajiban untuk sepenuhnya memperlihatkan hasil program-program yang dilaksanakan kepada semua stakeholder. d. Akuntabilitas Internal, peran dan tanggungjawab yang jelas sehingga seluruh bagian mengerti secara tepat apa yang menjadi tugas dan tanggung jawab mereka serta adanya tuntutan pertanggungjawaban atas tugas tersebut. e. Professional dan manajemen berbasis kompetensi, setiap penempatan staf harus berdasarkan kompetensi dan profesionalisme yang dituntut oleh spesifikasi pekerjaan.

5 f. Manajemen berbasis kinerja, gaya manajemen yang menghargai kreatifitas, inovasi, pengembangan, kerja tim dan keberhasilan seperti halnya juga kejujuran, dedikasi dan semangat tim. g. Keterapaduan, semua sumber daya yang teredia harus dipadukan bagi keuntungan program universitas yang mendasar yaitu pendidikan, penelitian dan pengabdian pada masyarakat. h. Sistem informasi terpadu, semua informasi dikelola secara parsial untuk mengurangi kelebihan, ketidaksesuaian dan kebocoran informasi demi tersedianya informasi handal, efisien dan tepat waktu yang dibutuhkan oleh stakeholder. Keseimbangan tanggung jawab di Bidang Keuangan sendiri harus memperhatikan garis dasar kebijakan-kebijakan sebagai berikut: a. Seluruh sumber daya keuangan akan diterima, dialokasikan dan dicatat pada tingkat universitas. b. Keputusan strategis di bidang keuangan akan diambil pada tingkat universitas, namun pengambilan keputusan-keputusan rutin dan pengeluaran dapat dilakukan pada tingkat fakultas, departemen atau unit. c. Pemasukan akan dibagi terlebih dahulu untuk administrasi dan layanan pusat, dan sisanya yang dialokasikan untuk fakultas, departemen atau unit akan dipergunakan sesuai dengan prioritas institusi. d. Sebagian besar pemasukan akan dialihkan langsung kepada fakultas, departemen atau unit yang membeli layanan dari univcrsitas.

6 e. Prosedur pembuatan anggaran akan menggunakan sistem anggaran program, memilah-milah kegiatan dalam program-program, dengan pengertian bahwa masing-masing program adalah untuk meningkatkan hasil akhir yang teridentifikasi dengan baik, persentasi anggaran dengan jelas menunjukkan perkiraan biaya masing-masing program dan perinciannya, dan petunjuk kekayaan (jumlah pegawai akademik, pegawai non akademik dan biaya unit-unit habis pakai, ruang dan lain-lain) dari produk dan hasil akhir. Seluruh sumber daya termasuk sumber daya keuangan adalah tanggung jawab universitas secara keseluruhan. Oleh karenanya manajemen pengendalian sumber dan penggunaan dana tersebut harus benar-benar dirancang untuk memberikan fasilitas bagi pencapaian objektif dalam banyak cara yang akuntabel dan berbiaya efektif dalam mendorong pertumbuhan fakultas maupun universitas. C. Sarana dan Prasarana Pendukung Pelaksanaan Tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja pada Bagian Keuangan Fakultas Ekonomi. Peralatan, pelatihan dan kondisi lingkungan kerja merupakan hal yang sangat penting dalam menunjang kelancaran aktifitas kerja para pegawai agar Tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja dalam uraian pekerjaan yang telah direncanakan dan dibebankan kepada para pegawai dapat tercapai sesuai dengan tujuan dan manfaat uraian pekerjaan itu sendiri. Dengan berkembangnya ilmu pengetahuan dan teknologi modern, maka mengakibatkan pola perkembangan dan kemajuan di bidang perkantoran akan lebih baik. Kemajuan teknologi modern

7 khususnya dibidang elektronika membawa kemudahaan dalam melaksanakan tugas tugas perkantoran (Sedarmayanti, 2001) Dalam hal ini yang paling pertama sekali perlu kita bahas ialah mengenai peralatan. Peralatan pada Bagian Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara terdiri dari beberapa unit komputer komplit beserta semua perangkat-perangkatnya, dan ditambah dengan sarana-sarana pendukung lain seperti lemari besi yang berfungsi sebagai alat penyimpan uang dalam bentuk tunai, kalkulator yang berfungsi sebagai alat hitung, lemari yang berfungsi sebagai tempat penyimpanan berkas-berkas/arsip keuangan, alat tulis kantor pendukung demi kelancaran aktifitas kerja para pegawai dan lain-lain. Dalam menjalankan tugas tugas serta kewenangannya di bidang keuangan dan akuntansi fakultas, Bagian Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dibantu oleh beberapa bagian yaitu: 1. Bagian Pembukuan. 2. Bagian pertanggungjawaban Surat Pertanggungjawaban Permintaan Uang. 3. Bagian Pembayaran (pengeluaran). 4. Bagian Bendahara Gaji. Kedua yaitu mengenai pelatihan, merupakan hal penting bagi para pegawai untuk lebih memahami tugas, fungsi dan tanggungjawab terhadap jabatannya masing-masing. Tenaga kerja merupakan salah satu faktor penting yang harus diperhatikan oleh perusahaan dalam rangka mencapai tujuannya. Disini dituntut kemampuan perusahaan dalam mengelola sumber - sumber daya secara terencana, terutama sumber daya manusia sebagai tenaga pelaksana

8 operasional perusahaan untuk menghasilkan daya guna dan hasil guna dalam setiap kegiatan perusahaan. Dengan demikian perusahaan tidak hanya dapat mempertahankan keuntungan yang diperoleh, tetapi juga dapat mempertahankan eksistensinya dalam dunia usaha. Perkembangan perusahaan dipengaruhi pula oleh perkembangan teknologi, karena untuk dapat berkembang, selain didukung oleh sistem manajemen yang baik juga disertai dengan penggunaan mesin-mesin dan peralatan-peralatan yang lebih canggih, baik untuk keperluan operasional maupun administrasi perusahaan. Disini mau tidak mau perusahaan harus mampu menyediakan dan menciptakan tenaga-tenaga yang terampil, cakap, ahli serta siap pakai dalam melaksanakan pekerjaan-pekerjaan yang semakin menuntut kemampuan kerja yang lebih tinggi. Peranan ini biasanya diwujudkan dalam bentuk sumbangan kemampuan dan potensi terhadap pelaksanaan tugas-tugas yang berhubungan dengan kegiatan perusahaan yang bersangkutan ( Seyogyanya semua pegawai mesti mengikuti Pra Jabatan selama beberapa minggu sebelum diangkat menjadi Pegawai Negeri Sipil di lingkungan yang dilaksanakan di Pusat Pendidikan dan Pelatihan Departemen Pendidikan Nasional. Namun sistem yang ada sudah tidak lagi diterapkan secara keseluruhan. Semua karyawan yang telah diangkat oleh Keputusan Rektor adalah sah, sehingga proses pelatihan yang dilakukan terhadap karyawan baru hanyalah berupa proses adaptasi semata. Seiring berjalannya waktu selama masa beradaptasi diharapkan semua karyawan baru nantinya akan mampu memahami fungsi, tugas dan tanggung jawab secara keseluruhan.

9 Ketiga yaitu mengenai kondisi ruang kerja pada Bagian Keuangan Fakultas Ekonomi juga merupakan hal yang perlu diperhatikan kenyaman dan kesesuaiannya. Kondisi ruang kerja yang nyaman akan sangat mendukung terlaksananya tugas sebab secara psikologis dapat meningkatkan konsentrasi dan kenyamanan para pegawai yang mana pada akhirnya akan meningkatkan produktivitas karyawan. Kesesuaian tata ruang kerja pun turut mempengaruhi kinerja sebab dapat mempermudah karyawan dalam menjalankan tugasnya. Pada Bagian Keuangan Fakultas Ekonomi kondisi tata ruang yang ada cukup efektif. Sebab jika diperhatikan bentuk penataan ruangannya telah disesuaikan dengan fungsi hubungan kerjanya. Ketiga hal tersebutlah yang telah disesuaikan dan dilakukan pada Bagian Keuangan Fakultas Ekonomi dalam rangka mewujudkan terlaksananya tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja yang ada dalam Uraian pekerjaan para pegawai sesuai dengan jabatan, tugas, fungsi, tanggung jawab masing-masing. D. Tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja Dalam Mempengaruhi Kinerja Pegawai Bagian Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Di dalam menjalankan suatu tugas, fungsi, dan tangung jawab, yang dibebankan oleh seorang pegawai haruslah mampu menghasilkan sebuah prestasi atau hasil kerja dalam bagian atau jabatan tertentu agar pekerjaan yang dijalankan dapat terlaksana dengan baik efektif dan efesien. Bekerja dengan efesien adalah

10 bekerja dengan gerakan, usaha, waktu dan kelelahan yang sedikit mungkin. Dengan menggunakan cara bekerja yang sederhana, penggunaan alat yang membantu mempercepat penyelesaian tugas, serta menghemat gerak dan tenaga, maka seseorang dapat dikatakan bekerja dengan efesien dan memperoleh hasil yang memuaskan. Dalam pencapaian suatu kinerja yang dimaksud seorang pegawai juga haruslah memiliki wawasan serta ilmu pengetahuan yang cukup tinggi. Bukan hanya itu tetapi dalam menghasilkan sebuah kinerja yang efektif seseorang harus juga memiliki tingkat pemahaman terhadap Tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja sesuai dengan tingkat jabatannya masing-masing. Kepribadian merupakan hal yang biasa bagi setiap kepribadian dalam dunia kerja karena merupakan hal yang cukup penting untuk tercapainya hasil yang diinginkan. Apabila sikap dan sifat para pegawai tidak menunjukkan perilaku yang positif maka tugas, fungsi dan tanggungjawab yang dibebankan tidak akan terlaksana dengan baik. Selain itu dalam menghasilkan sebuah pekerjaan yang efektif, seorang pegawai juga harus memiliki kedisiplinan yang tinggi, Karena kedisiplinan adalah merupakan sebuah kunci utama untuk mencapai tujuan yang diharapkan (Sedarmayanti, 2001). Salah satu tujuan penting dari pada Bagian Keuangan Fakultas Ekonomi ialah memberikan pelayanan dan menangani tugastugas keuangan serta pemeliharaannya. Tugas-tugas apa yang harus diselesaikan dan bagaimana mengorganisasikannya agar tugas-tugas tersebut dapat diselesaikan dengan baik, maka diperlukan untuk melakukan penilaian terhadap kinerja sesuai dengan Tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja yang ada dalam

11 uraian pekerjaan, fungsi dan tanggung jawab masing-masing pegawai. Diharapkan para pimpinan Bagian Keuangan Fakultas Ekonomi mampu dengan cermat menganalisa keterampilan dan kompetensi yang harus dimiliki para pegawai untuk mencapai sasaran kinerja di masa mendatang. Pada Bagian Keuangan Fakultas Ekonomi, menentukan keahlian, menganalisa keterampilan, mengasah kompetensi telah dilakukan oleh semua pegawai dalam menjalankan tugas-tugasnya setiap hari. Sehingga seiring pada perjalanan tugasnya para pegawai mampu meraih sebuah pencapaian kinerja yang cukup baik tanpa mengalami permasalahan yang cukup berarti. Kerjasama tim yang baik pun telah diterapkan oleh pegawai, sehingga efektifitas kinerja keuangan pun dapat terwujud, sebab efektifitas organisasi akan sangat tergantung pada seberapa baik para anggota tim dapat bekerja sama dan menguasai keterampilan tertentu yang saling melengkapi. Penilaian dan evaluasi kinerja mestinya perlu dilakukan secara periodik dan membuat rencana baru berdasarkan hasil evaluasi atau perubahan keadaan yang ada. Namun pada Bagian Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara evaluasi kinerja bisa dilakukan kapan saja sejauh memang diperlukan baik itu dengan cara-cara informal. Seperti misalnya menanyakan tentang bagaimana pekerjaan karyawan hari ini juga merupakan bagian dari evaluasi kinerja. Penilaian kinerja juga dapat dilakukan oleh rekan kerja. Masing-masing karyawan akan menilai rekan kerjanya dan dinilai oleh rekan kerjanya dalam hal kontribusinya terhadap tim dan kinerja sebagai anggota tim. Hal-hal yang dinilai miasalnya kerjasama dengan rekan yang lain, komunikasi dan fleksibilitas. Dasar

12 dari metode ini adalah bahwa dibanding atasan, pegawai lebih memahami kinerja rekan kerjanya. Metode ini akan berfungsi baik jika dilakukan secara objektif, sukarela tanpa paksaan serta memiliki rasa kekeluargaan yang tinggi antar sesama rekan kerja. Namun pada Bagian Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara metode seperti ini tidak diterapkan secara keseluruhan, hal itu disebabkan adanya faktor kesibukan masing-masing pegawai. Penerapan Tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja yang baik sangat diperlukan demi terlaksananya kinerja yang baik pula. Sehingga diperlukan komitmen yang kuat dari para pegawai agar tujuan dari tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja yang ada dalam Uraian pekerjaan bisa terlaksana.

13 BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan Kesimpulan yang dapat diambil dalam penulisan ini ialah sebagai berikut: 1. Tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja memiliki makna memberikan pemahaman terhadap para pegawai mengenai tugas, fungsi dan tanggungjawab dan berguna untuk mempermudah para pegawai pada Bagian Keuangan Fakultas Ekonomi dalam menyelesaikan tugas secara teratur dan tepat waktu. 2. Perencanaan dan penetapan tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja dalam Uraian pekerjaan pada pegawai Keuangan direncanakan dan ditetapkan dalam keputusan Majelis Wali Amanat Nomor 16/SK/MWA/IV/2005 tentang Struktur Organisasi Masa Peralihan. 3. Peralatan, pelatihan dan kondisi lingkungan kerja merupakan hal yang sangat penting dalam menunjang kelancaran aktifitas kerja para pegawai pada Bagian Keuangan agar Tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja yang telah direncanakan dan dibebankan kepada para pegawai dapat tercapai sesuai dengan tujuannya. 4. Seiring pada perjalanan tugasnya para pegawai Bagian Keuangan mampu meraih sebuah pencapaian kinerja yang cukup baik tanpa mengalami permasalahan yang berarti.

14 B. Saran Adapun saran yang ingin penulis uraikan dalam penulisan ini ialah sebagai berikut: 1. Menentukan keahlian, menganalisa keterampilan, mengasah kompetensi, melakukan penilaian terhadap kinerja merupakan sesuatu yang semestinya dilakukan secara periodik pada Bagian Keuangan Fakultas Ekonomi. 2. Hendaknya semua pegawai memiliki komitmen yang kuat dalam menjalankan tugas, fungsi dan tanggungjawabnya agar tujuan dari Uraian pekerjaan itu sendiri dapat tercapai dengan lebih baik lagi. 3. Diharapkan para pimpinan Bagian Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara mampu dengan cermat menganalisa keterampilan dan kompetensi yang harus dimiliki para pegawai untuk mencapai sasaran kinerja di masa mendatang.