Gambar 3.1 Struktur Organisasi Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi ( 73

Transkripsi

1 Gambar 3.1 Struktur Organisasi Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi ( 73

2 BAB 3 ANALISIS SISTEM BERJALAN 3.1. Sejarah Organisasi Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi mulai dibentuk tahun 1975 dengan tugas pokok menangani dan membina bidang akademik, penelitian dan pengabdian pada masyarakat, perguruan tinggi negeri dan swasta serta kemahasiswaan. Sesuai perkembangan, Direktorat Jenderal ditata kembali menjadi Direktorat Pembinaan Sarana Akademik, Direktorat Pembinaan Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat dan Direktorat Kemahasiswaan dan Sekretariatan Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi. Dengan berpedoman pada keputusan dari Menteri P dan K, Nomor 0140/U/1975 tanggal 12 juli 1975 ditetapkan tugas pokok Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi yang disingkat DIKTI untuk melaksanakan sebagian dari tugas-tugas pokok Departemen P dan K di bidang Pendidikan tinggi. Pada 1969 Pemerintah mengubah pola kebijakan pembangunan nasional dari Pembangunan Semesta Berencana ke pola Rencana Pembangunan Lima Tahun (Repelita) yang dilaksanakan secara bertahap, jangka pendek (satu tahun), jangka menengah (lima tahun), dan jangaka panjang (dua puluh lima tahun). Kebijakan pembangunan ini ditingkatkan agar anggaran pembangunan nasional yang jumlahnya terbatas digunakan secara efisien dan efektif. Berdasarkan kebijakan tersebut anggaran yang diinvestasikan dalam pembangunan pendidikan tinggi harus direncanakan secara terprogram untuk mencapai sasaran Tridarma Perguruan Tinggi yang ingin dicapai dalam jangka pendek, jangka 74

3 menengah, dan jangka panjang. Untuk melaksanakan kebijakan tersebut Departemen Pendidikan dan Kebudayaan membentuk Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi. Perubahan Dari PTIP Ke Ditjen DIKTI Perjalanan Penanganan Pendidikan Tingggi, Sejalan dengan irama perjuangan, organisasi yang menangani pendidikan tinggi dalam kurun waktu sekitar setengah abad ( ) telah mengalami empat kali perubahan. Sejak 1949 organisasi yang mengurus pendidikan dasar, menengah dan pendidikan tinggi adalah: Departemen Pendidikan, Pengajaran, dan Kebudayaan, disingkat Departemen PP dan K. dengan lahirnya Undang-Undang Perguruan Tinggi Nomor 22 Tahun 1961, Pada April 1961 dibentuk Departemen Perguruan tinggi dan Ilmu Pengetahuan disinkat Departemen PTIP. Organisasi yang khusus menangani pendidikan tinggi terpisah dari urusan pendidikan dasar dan menengah, Kemudian pada tahun 1974 menyatu kembali dalam Departemen Pendidikan dan Kebudayaan. Pada tahun 1999 berubah nama menjadi Departemen Pendidikan Nasional Hakekat dan Tujuan Hakekat Pendidikan Tinggi Pendidikan tinggi pada hakekatnya merupakan upaya sadar untuk meningkatkan kadar ilmu pengetahuan dan pengamalan bagi mahasiswa dan lembaga dimana upaya itu bergulir menuju sasaran - sasaran pada tujuan yang 75

4 ditetapkan. Dalam sejarah perjalanan pendidikan tinggi, upaya tersebut tidak berjalan diatas lajur - lajur yang licin yang bebas hambatan dan rintangan. Perguruan tinggi sebagai lembaga merupakan komunitas hidup dinamik dalam perannya menumbuh-dewasakan kadar intelektual, emosional dan spirirtual para mahasiswa, bergumul dengan nilai - nilai kehidupan kemasyarakatan, mengejar dan mendiseminasikan pengetahuan sebagai pengabdian bagi kemajuan masyarakat. dalam posisi dan perannya ini lembaga pendidikan tinggi merupakan mercu suar kebajikan dan kemaslahatan, tidak seperti menara gading yang merupakan monumen mati sebagai simbol belaka. Lembaga pendidikan tinggi menjadi benteng kebenaran dan kejujuran ilmiah yang memancarkan potensi prestasinya kepada lingkunan masyarakt di sekitarnya bahkan bagi umat manusia Tujuan Pendidikan Tinggi Tujuan pendidikan tinggi pada dasarnya hendak turut memelihara keseimbangan wacana kehidupan sistem kelembagaan masyarakat yang hakekatnya berarah ganda menuju kadar intelektual meningkat dan kedewasaan moral dimana diperlukan pendekatan khusus untuk penyelesaian permasalahannya. Penyelesaian tersebut memerlukan pendekatan kommpromistis. 76

5 Dalam menghadapi permasalah pembangunan, pendidikan tinggi tidak sekedar proaktif berpartisipasi dalam pembangunan meterial jangka pendek, harus berpegang teguh pada berbagai keyakinan yang secara fundamental memberikan watak pada misi pendidikan tinggi, yaitu perhatian yang mendalam pada etika dan moral yang luhur. Didalam keterpurukan yang berlarut hingga dewasa ini, disadari bahwa permasalah utamanya adalah moral dan tatanan moral masyarakat. Ini dapat di lihat dari ketidaktaatan terhadap aturan baku yang telah disepakati bersama, aturan sering dikesampingkan demi kepentingan sesaat. Oleh karena itu urgensi misi pendidikan tinggi kedepan adalah memperbaiki tatanan moral masyarakt, pendidikan tinggi harus memandang tatanan moral sebagai bagian dari mata rantai usaha pendidiakn bagsa, pada hakekatnya merupakan proses regenerasi moral yang luhur Struktur Organisasi Semua organisasi dalam menjalankan kegiatan operasional membutuhkan suatu struktur organisasi dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Struktur organisasi adalah suatu susunan dan hubungan antara tiap bagian serta posisi yang ada pada suatu organisasi atau perusahaan dalam menjalankan kegiatan operasional untuk mencapai tujuan. Struktur Organisasi menggambarkan dengan jelas pemisahan kegiatan pekerjaan antara yang satu dengan yang lain dan bagaimana hubungan aktivitas dan fungsi dibatasi. 77

6 3.4. Kamus Data STRUKTUR DATA Fakultas Deskripsi : Data master fakultas pada suatu perguruan tinggi tertentu Elemen Data Deskripsi Catatan Kode Perguruan Tinggi Kode Perguruan Tinggi Wajib Diisi Kode Fakultas Kode fakultas yang diisi oleh Universitas dan Wajib Diisi Institut Singkatan Singkatan nama fakultas Wajib Diisi Nama fakultas Nama lengkap fakultas Wajib Diisi Alamat Alamat PT Wajib Diisi Kode pos Kode pos PT Wajib Diisi Kode Kota Kode kabupaten/kotamadya/kota asal PT Wajib Diisi Kode provinsi Kode provinsi Wajib Diisi Tanggal mulai efektif Tanggal data mulai efektif Wajib Diisi Tanggal akhir efektif Tanggal akhir data efektif Wajib Diisi Status validasi Status validasi oleh DIKTI Wajib Diisi Jenis Perguruan Tinggi 78

7 Deskripsi : Data master jenis perguruan tinggi Elemen Data Deskripsi Kode jenis PT Kode unik jenis perguruan tinggi Wajib Diisi Nama jenis PT Nama jenis perguruan tinggi Wajib Diisi Tanggal mulai efektif Tanggal data mulai efektif Wajib Diisi Tanggal akhir efektif Tanggal akhir data efektif Wajib Diisi Jenjang Pendidikan Deskripsi : Data master jenjang pendidikan/studi, seperti S1, S2, dan lain sebagainya Elemen Data Deskripsi Kode jenjang pendidikan Kode unik jenjang pendidikan/studi Wajib Diisi Deskripsi Waktu pelaksanaan jenjang pendidikan Group jenjang studi Deskripsi jenjang pendidikan seperti S 3, S 2, S 1, D 4, D 3, D 2, D 1, Sp 1, Sp 2, Profesi, Non akademik Waktu pelaksanaan jenjang pendidikan Group jenjang studi seperti sarjana, master, dll Wajib Diisi Wajib Diisi Wajib Diisi Tanggal mulai efektif Tanggal data mulai efektif Wajib Diisi Tanggal akhir efektif Tanggal akhir data efektif Wajib Diisi Jurusan Deskripsi : Data master jurusan yang dimiliki oleh perguruan tinggi Elemen Data Deskripsi Catatan 79

8 Kode jurusan Kode unik jurusan Wajib Diisi Nama jurusan Nama jurusan Wajib Diisi Kode fakultas Kode unik fakultas Wajib Diisi Kode perguruan tinggi Kode perguruan tinggi Wajib Diisi Program studi yang diasuh Kode program studi yang diasuh Wajib Diisi Tanggal awal berdiri Tanggal awal berdiri Wajib Diisi Nomor SK Penyelenggara Nomor SK badan penyelenggara Wajib Diisi Tanggal SK penyelenggara Tanggal SK badan penyelenggara Wajib Diisi Status validasi Status validasi oleh DIKTI Wajib Diisi Perguruan Tinggi Deskripsi : Data master dan detil perguruan tinggi Elemen Data Deskripsi Catatan 80

9 Kode perguruan tinggi KODE PT berupa kode 6 (enam) digit yang ditentukan oleh Kopertis, atau Ditjen Dikti untuk PTN. Kode PT memiliki pengertian sebagai berikut: 1. Dua digit pertama menyatakan kode wilayah Kopertis, 01, , untuk PTN dipakai 00 ; 2. Digit ketiga menyatakan jenis perguruan tinggi (1 universitas, 2 institut, 3 sekolah tinggi, 4 akademi, 5 politeknik); 3. Tiga digit terakhir menyatakan nomor urut pada masing masing jenis perguruan tinggi yang selalu mulai dari 001, 002, dst.. Wajib Diisi Kode badan hukum Kode Badan Hukum Perguruan Tinggi Nama PT Nama Perguruan Tinggi Wajib Diisi Singkatan Singkatan nama Perguruan Tinggi Jenis PT Jenis PT yang dapat dikelompokkan menjadi Wajib Diisi Universitas, Institut, Sekolah Tinggi, Akademi dan Politeknik Kategori PT Kategori perguruan tinggi yaitu negeri (1) dan Wajib Diisi swasta (2) Status PT Status aktif/tutup perguruan tinggi Wajib Diisi Tanggal awal berdiri Tanggal awal berdiri PT Wajib Diisi Alamat Alamat PT Wajib Diisi Kode pos Kode pos PT Wajib Diisi Kode Kota Kode kabupaten/kotamadya/kota asal PT Wajib Diisi Kode provinsi Kode provinsi Wajib Diisi Kode negara Kode negara Wajib Diisi Telepon Telepon PT Fax Fax PT 81

10 yang dimiliki PT Website Website dari PT No. Akta/SK Pendirian Nomor Akta/SK Yayasan yang terakhir Wajib Diisi Tanggal akta Tanggal Akta/SK yang terakhir Wajib Diisi Kode akreditasi Kode akreditasi Wajib Diisi Nomor SK BAN PT Nomor SK BAN PT Wajib Diisi Tanggal SK BAN PT Tanggal SK BAN PT Wajib Diisi Visi Visi PT Misi Misi PT Tujuan Tujuan PT Sasaran Sasaran PT Kode kopertis Kode kopertis yang hanya diisi untuk Perguruan Tinggi Swasta Kode wilayah Kode wilayah kopertis Seleksi Penerimaan Seleksi penerimaan yang dilakukan untuk menyaring calon mahasiswa, dosen, pegawai, dll Pola Kepemimpinan Uraian pola kepemimpinan yang efektif untuk mengarahkan dan mempengaruhi perilaku semua unsur dalam program studi, mengikuti nilai, norma, etika, dan budaya organisasi yang disepakati bersama, serta mampu membuat keputusan yang tepat dan cepat Sistem Pengelolaan Sistem pengelolaan fungsional dan operasional program studi mencakup planning, organizing, staffing, leading, controlling, operasi internal dan eksternal, serta ketersediaan renstra Sistem Penjaminan Mutu Sistem dan standar mutu dalam PT Alasan Transfer Mahasiswa Alasan/pertimbangan Fakultas/Sekolah Tinggi dalam menerima mahasiswa transfer 82

11 Peran PT dalam Pembelajaran Peran PT dalam Penyusunan Kurikulum Peran PT dalam Suasana Akademik Pemanfaatan TIK Penyebaran informasi Rencana Pengembangan SI Evaluasi lulusan Mekanisme evaluasi lulusan Peran Fakultas/Sekolah Tinggi dalam memonitor dan mengevaluasi pembelajaran Peran Fakultas/Sekolah Tinggi dalam penyusunan dan pengembangan kurikulum untuk program studi yang dikelola Peran Fakultas/Sekolah Tinggi dalam mendorong suasana akademik yang kondusif, terutama dalam: (1) Kebijakan tentang suasana akademik, (2) penyediaan prasarana dan sarana, (3) dukungan dana, dan (4) Uraian pemanfaatan sistem informasi manajemen dan fasilitas ICT (Information and Communication Technology) yang digunakan Fakultas/Sekolah Tinggi untuk proses penyelenggaraan akademik dan administrasi (misalkan SIAKAD, SIMKEU, SIMAWA, SIMFA, SIMPEG dan sejenisnya), termasuk distancelearning Upaya penyebaran informasi/kebijakan untuk sivitas akademika di Fakultas/ Sekolah Tinggi (misalnya melalui surat, faksimili, mailing list, e mail,sms, buletin) Rencana pengembangan sistem informasi jangka panjang dan upaya pencapaiannya beserta kendala kendala yang dihadapi Evaluasi Kinerja lulusan oleh Pihak Pengguna Lulusan Metode, proses dan mekanisme kegiatan studi pelacakan tersebut Kode kementrian Kementrian pengelola Wajib Diisi Tanggal mulai efektif Tanggal data mulai efektif Wajib Diisi Tanggal akhir efektif Tanggal akhir data efektif Wajib Diisi Status validasi Status validasi oleh DIKTI Wajib Diisi 83

12 Program Studi Deskripsi : Data master program studi di perguruan tinggi Elemen Data Deskripsi Catatan Kode program studi Kode Program Studi Wajib Diisi Kode perguruan tinggi Kode perguruan tinggi Wajib Diisi Kode fakultas Kode fakultas Kode jurusan Kode jurusan Nama program studi Nama program studi Wajib Diisi Kode jenjang pendidikan Kode jenjang studi/pendidikan Wajib Diisi Alamat Alamat PS Wajib Diisi Kode Kota Kode kabupaten/kotamadya/kota program studi berada Wajib Diisi Kode provinsi Kode provinsi Wajib Diisi Kode negara Kode negara Wajib Diisi Kode pos Kode pos Tanggal berdiri Tanggal awal pendirian program studi Wajib Diisi yang dimiliki program studi Bidang ilmu Bidang ilmu Wajib Diisi SKS lulus Total SKS lulus untuk menamatkan studi Wajib Diisi Status Program Studi Kode Status Program Studi yang diisi dengan status aktif (A) atau status hapus (H) Wajib Diisi 84

13 Mulai semester Tahun Semester Mulai H hapus, diisi bila status H hapus, diisi dengan format yyyys, dimana yyyy = tahun dan S = Semester dan S diisi 1 = Semester Ganjil dan 2 = Semester Wajib Diisi Nomor SK DIKTI Nomor SK DIKTI Wajib Diisi Tanggal SK DIKTI Tanggal SK DIKTI Wajib Diisi Tanggal akhir SK DIKTI Tanggal akhir SK DIKTI Wajib Diisi NIDN NIDN ketua program studi HP Nomor HP dari Ketua Program Studi Telepon Kantor Nomor telepon kantor dari Program Studi Fax Nomor Fax dari Program Studi Nama operator Frekuensi Kurikulum Pemutakhiran Nama pegawai yang bertugas sebagai operator Frekuensi Pemutakhiran Kurikulum Pelaksanaan Pemutakhiran Pelaksanaan Pemutakhiran Kurikulum Kurikulum Kode akreditasi Kode akreditasi Wajib Diisi Nomor SK BAN Nomor SK Akreditasi dari BAN PT (yang Wajib Diisi terakhir, bila ada) Tanggal SK BAN Tanggal SK BAN PT Wajib Diisi Tanggal akhir SK BAN Tanggal (akhir) berlakunya SK Akreditasi Wajib Diisi Kapasitas mahasiswa Kapasitas/daya tampung mahasiswa Visi Pernyataan yang berorientasi ke masa depan tentang apa yang diharapkan oleh program studi 85

14 Misi Tujuan Sasaran Upaya penyebaran Keberlanjutan Deskripsi mengenai tugas, kewajiban, tanggung jawab, dan rencana tindakan yang dirumuskan sesuai dengan visi program studi yang harus digunakan untuk pengembangan Tridarma Tujuan program studi yang berisi rumusan tentang hasil khusus program studi dalam bentuk profil kompetensi yang diharapkan dari lulusan sesuai dengan kebutuhan dan standar yang dituntutoleh stakeholders internal dan eksternal, termasuk tuntutan pasar kerja Sasaran program studi sebagai target yang terukur, sebagai indikator tingkat keberhasilan dari tujuan yang telah ditetapkan Upaya penyebaran/sosialisasi, serta tingkat pemahaman sivitas akademika (dosen dan mahasiswa) dan tenaga kependidikan tentang visi, misi dan tujuan Fakultas/Sekolah Tinggi Upaya untuk menjamin keberlanjutan (sustainability) program studi ini, khususnya dalam hal: a. Upaya untuk peningkatan animo calon mahasiswa b. Upaya peningkatan mutu manajemen c. Upaya untuk peningkatan mutu lulusan d. Upaya untuk pelaksanaan dan hasil kerjasama kemitraan e. Upaya dan prestasi memperoleh dana hibah kompetitif 86

15 Himpunan alumni Himpunan alumni program studi Tanggal mulai efektif Tanggal data mulai efektif Wajib Diisi Tanggal akhir efektif Tanggal akhir data efektif Wajib Diisi Status validasi Status validasi oleh DIKTI Wajib Diisi Wilayah Deskripsi : Data referensi wilayah Elemen Data Deskripsi Catatan Kode wilayah Kode unik tabel wilayah Wajib Diisi Nama wilayah Nama wilayah Wajib Diisi Deskripsi Deskripsi wilayah Wajib Diisi Tanggal mulai efektif Tanggal data mulai efektif Wajib Diisi Tanggal akhir efektif Tanggal akhir data efektif Wajib Diisi 87

16 3.5. Analisis Sistem Berjalan 88

17 Staff Data melakukan akuisisi data membuat database mengupdate database Gambar 3.2 Activity Diagram Staff Data 89

18 Gambar 3.3 Sequence Diagram Acquisition Data 90

19 Gambar 3.4 Sequence Diagram Create Database 91

20 92

21 Gambar 3.5 Sequence Diagram Update Database Gambar 3.6 SWOT DIKTI 3.6. Permasalahan Adapun permasalahan yang dihadapi Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi adalah: 93

22 Pimpinan memerlukan sistem yang dapat menampilkan informasi yang dapat digunakan untuk membantu analisis dalam pengambilan kebijakan, seperti masalah kelulusan dan masalah pendidikan lainnya. Perlunya sistem yang cerdas untuk memprediksi jumlah kelulusan dan tingkat ketersediaan tenaga kerja Usulan Pemecahan Masalah Setelah melakukan berbagai cara memperoleh informasi dari Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi kami menemukan solusi yang akan membantu Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi dalam menggali informasi dari kumpulan data. Berikut ini adalah solusi yang kami berikan : Merancang Business Intelligence yang menampilkan informasi pengelompokan kelulusan mahasiswa berdasarkan wilayah, untuk membantu pengambilan kebijakan, contoh: kebijakan penambahan universitas berdasarkan jumlah kelulusan diwilayah yang terlalu padat mahasiswanya. Merancang Business intelligence yang menampilkan informasi forecasting data kelulusan mahasiswa dan perbandingan informasi kelulusan dengan informasi kebutuhan tenaga kerja. 94