BAB 3 OBJEK PENELITIAN. organisasi BINUS Career and Alumni Center, berfokus pada peran, tugas dan tanggung

Transkripsi

1 BAB 3 OBJEK PENELITIAN 3.1 Struktur Organisasi Pada awal bab ini peneliti akan membahas terlebih dahulu mengenati struktur organisasi BINUS Career and Alumni Center, berfokus pada peran, tugas dan tanggung jawab dari setiap bagian struktur organisasi. Dan juga akan mengupas lebih dalam Standard Operation Procedure (SOP) dari setiap kegiatan promosi dari BINUS Career and Alumni Center dalam kegiatan BINUS Online Job Expo Maret Logo BINUS Career and Alumni Center Gambar 3.1 Logo BINUS Career and Alumni Center ( Sumber : arsip Binus Career and Alumni Center) 30

2 Struktur Organisasi BINUS Career and Alumni Center MANAGER BINUS CAREER EMPLOYER RELATIONS SPECIALIST OPERATION SECTION HEAD CAREER SERVICE SECTION HEAD ALUMNI RELATION SECTION HEAD CUSTOMER SERVICE STAFF ADMINISTRATION AND FINANCE STAFF CAREER DEVELOPMENT SPECIALIST ALUMNI STAFF INFORMATION MANAGEMENT STAFF PUBLIC PROMOTION OFFICER RECRUITMENT SERVICE STAFF Gambar 3.2 : Struktur Organisasi BINUS Career And Alumni Center ( Sumber : Arsip BINUS Career and Alumni Center ) Job Description Public Promotion Officer Secara garis besar tugas utama seorang public promotion officer di BINUS Career and Alumni Center mencakup beberapa hal antara lain, membuat promosi kepada public dalam rangka meningkatkan pengunjung yang hadir dalam setiap kegiatan yang di laksanakan oleh BINUS Career and Alumni Center. Melakukan kegiatan promosi

3 32 kepada publik baik di dalam maupun di luar wilayah kampus BINUS University. Melakukan semua persiapan kegiatan promosi kepada publik. Bertanggung jawab atas semua peralatan dan fasilitas yang digunakan dalam kegiatan promosi. Mempersiapkan dan mengkoordinasikan semua peralatan yang digunakan dalam kegiatan promosi kepada semua unit yang terkait. Public promotion officer juga bertugas untuk berkoordinasi dengan pihak eksternal untuk mendukung kegiatan promosi. Mengevaluasi kegiatan promosi, dan mengusulkan perbaikan-perbaikan yang diperlukan kepada kepala bagian atau manager BINUS Career and Alumni Center. Mempersiapkan desain dan isi dari materi promosi. Mengembangkan video testimonial dari pihak-pihak yang menggunakan jasa BINUS Career and Alumni Center. Membantu mempromosikan dan menawarkan layanan-layanan yang ada di BINUS Career kepada pihal eksternal. Membantu dalam menerima dan menindaklanjuti permintaan dari klien. Mempersiapkan dan mengkoordinasikan pelaksanaan kegiatan BINUS Career seperti Job Expo, dll. Mengeksplorasi untuk mendapatkan sponsor bagi seluruh kegiatan BINUS Career and Alumni Center. Bereksplorasi untuk mendapatkan liputan dari media terhadap seluruh kegiatan BINUS Career and Alumni Center. Melakukan kegiatan penjualan atas layanan-layanan dari BINUS Career and Alumni Center, seperti Job Fair, Guidebook, dll. Menganalisis kegiatan promosi publik secara berkala. Memberikan masukan dan solusi untuk meningkatkan efektivitas dalam melakukan kegiatan promosi publik. Berkoordinasi dengan unit lain untuk meningkatkan efektivitas dari kegiatan promosi kepada publik.

4 33 Dalam penulisan penelitian ini, public promotion officer adalah pihak yang bertanggungjawab untuk melaksanakan seluruh kegiatan promosi BINUA Online Job Expo Maret 2012 kepada masyarakat luas. Melalui beberapa media yang ada, yaitu media elektronik yang meliputi statiun televisi Surya Citra TV (SCTV) dan KOMPAS TV, kemudian melalui radio antara lain UFM Radio, Motion Radio, B-voice radio, dan OZ Radio, serta dengan menggunakan SMS Blast kepada setiap member yang terdaftar di BINUS Career and Alumni Center. Media lainnya yaitu media cetak, promosi yang di lakukan juga menggunakan media cetak, seperti majalah Mind +, CHIC, dan PC PLUS. Selain media elektronik dan media cetak, public relation officer BINUS Career and Alumni Center juga memanfaatkan media internet yang ada. Antara lain dengan menginformasikan BINUS Online Job Expo Maret 2012 melalui beberapa portal resmi anatara lain dan Selain menggunakan website, public relation officer juga memanfaatkan media social yang ada seperti Twitter dan Facebook. Serta dengan mengirimkkan Blast kepada seluruh member BINUS Career and Alumni Center. Selain menggunakan media-media yang telah peneliti jelaskan di atas, public relation officer BINUS Career and Alumni Center juga memanfaatkan flyer dan poster yang di sebarkan di beberapa titik seperti di lingkungan kerja, universitas-universitas ternama yang ada di Jakarta, Bandung, Bogor, serta mendistribusikan flyer dan poster tersebut di setiap BINUS Center. Selain menyebarluaskan flyer dan poster, public relation officer BINUS Career and Alumni Center juga memasang spanduk di depan

5 pintu gerbang Kampus Anggrek BINUS University, sehingga masyarakat yang melewati wilayah tersebut mengetahui kegiatan BINUS Online Job Exp Maret Competitor Analysis BINUS University melalui BINUS Career and Alumni Center secara rutin diadakan dua kali dalam setahun. Dalam setiap kegiatannya, BINUS Career and Alumni Center selalu berusaha memberikan kemudahan-kemudahan bagi peserta baik perusahaan maupun bagi pengunjung yang hadir. Kemudahan yang dapat dirasakan oleh peserta yang hadir adalah sistem online dalam menyerahkan CV (Curiculum Vitae) kepada perusahaan, sehingga hanya dengan memasukkan kode yang sudah di miliki, maka secara otomatis CV akan terkirim kepada perusahaan. Selain kemudahan sistem yang ditawarkan, kemudahan akan informasi-informasi Job Expo dapat dirasakan oleh peserta, karena BINUS Career and Alumni Center menjalin kerjasama dengan banyak media promosi untuk mempromosikan BINUS Online Job Expo. Dalam kegiatan BINUS Online Job Expo Maret 2012, BINUS Career and Alumni Center menggunakan media promosi antara lain melalui media elektronik, media cetak, internet, serta penyebaran flyer, serta pemasangan poster dan spanduk. Dalam sub bab ini, penulis akan mencoba membandingkan kegiatan promosi BINUS Online Job Expo dengan JobStreet dalam kegiatan serupa. Penulis mencoba membandingkan flyer BINUS Online Job Expo Maret 2012 dengan flyer Quality Job Fair April 2012 dari JobStreet.com.

6 35 Gambar 3.3 : Flyer BINUS Online Job Expo dan Quality Job Fair Dari kedua flyer diatas tidak memiliki perbedaan yang signifikan, yang dapat dilihat secara jelas hanya dari segi desain materialnya. Flyer BINUS Online Job Expo Maret 2012 berfokus pada desain, sedangkan flyer Quality Job Fair April 2012 dari JobStreet.com berfokus pada informasi-informasi mengenai kegiatan tersebut. Dapat dilihat dari penempatan logo perusahaan yang hadir dalam kegiatan tersebut, dalam flyer BINUS Online Job Expo Maret 2012 logo dari perusahaanperusahaan yang hadir lebih kecil daripada logo perusahaan di Quality Job Fair April 2012 dari JobStreet.com. 3.2 Standard Operation Precedure (SOP)

7 36 Dalam sub bab ini peneliti akan menjelaskan standard oepration procedure (SOP) yang berlaku di BINUS Career and Alumni Center dalam mempromosikan BINUS Online Job Expo Maret 2012 melalui beberapa media yang ada yaitu, media elektronik, media cetak, media internet, penyebaran flyer dan poster, serta pemasangan spaduk Prosedur kegiatan promosi BINUS Career and Alumni Center Mulai Koordinasi Persiapan Acara BINUS Career and Alumni Manager Menentukan bentuk kegiatan promosi Public Promotion Officer Pembuatan Design materi promosi (Undangan, Poster, Flyer, Banner, Spanduk, dll) bersama dengan MarComm Minimal 2 minggu sebelum hari H Public Promotion Officer Persetujuan Manager BINUS Career and Alumni Center Public Promotion Officer Disetujui? Pembuatan material promosi (Undangan, Poster, Flyer, Banner, Spanduk, dll) Public Promotion Officer

8 37 Mendistribusikan material promosi Public Promotion Officer Menerima pendaftaran peserta Customer Service BINUS Career and Alumni Center Pelaksanaan kegiatan Tim BINUS Career and Alumni Center Melakukan evaluasi terhadap kegiatan promosi yang dilakukan Setelah kegiatan terlaksana Tim BINUS Career and Alumni Center Membuat laporan kegiatan promosi Public Promotion Officer Selesai Gambar 3.4 Standard Operation Procedure (SOP) ( Sumber : Arsip BINUS Career and Alumni Center )

9 38 Prosedur kegiatan promosi BINUS Career and Alumni Center dimulai dari koordinasi persiapan acara oleh BINUS Career and Alumni Center Manger. Kemudian dilanjutkan dengan menentukan bentuk kegiatan promosi apa yang akan dilakukan, dan melalui media apa saja kegiatan promosi akan dilakukan. Yang akan menjadi tanggung jawab dari public relation officer. Setelah diambil keputusan mengenai bentuk kegiatan promosi, maka akan dilanjutkan ke tahap selanjutnya yaitu pembuatan desain materi promosi ( berupa poster, flyer, spanduk, dll ) bersama-sama dengan MarComm. Proses ini minimal selesai 2 minggu sebelum hari dilangsungkannya kegiatan. Setelah proses pembuatan desain selesai, maka langkah selanjutnya adalah public relation officer meminta persetujuan dari manager BINUS Career and Alumni Center. Jika desain yang ada tidak disetujui maka public relation officer harus kembali ke langkah pembuatan desain materi promosi. Namun jika desain yang ada di setujui, maka proses selanjutnya adalah pembuatan material promosi ( poaster, flyer, spanduk, dll ) sesuai dengan desain yang sudah disetujui sebelumnya. Setelah pembuatan material promosi selesai, langkah selanjutnya adalah mendistribusikan materi promosi kepada masyarakat, dalam proses ini yang bertanggung jawab adalah public relation officer. Langkah selanjutnya yang menjadi tanggung jawab customer service BINUS Career and Alumni Center adalah menerima pendaftaran peserta. Selanjutnya adalah kegiatan pelaksanaan kegiatan, di tangani oleh tim dari BINUS Career and Alumni Center. Setelah kegiatan terlaksana, langkah selanjutnya adalah melakukan evaluasi terhadap seluruh kegiatan promosi yang di lakukan, di evaluasi oleh tim BINUS Career and

10 Alumni Center. Setelah melakukan evaluasi, maka langkah terakhir adalah public relation officer membuat laporan kegiatan promosi Standard Operation Procedure (SOP) Pemasangan Iklan di PT. Surya Citra TV (SCTV) dan KOMPAS TV Gambar 3.5 : Logo SCTV dan KOMPAS TV Standard operation procedure (SOP) yang berlaku di BINUS Career and Alumni Center dalam menayangkan iklan BINUS Online Job Expo Maret 2012 yaitu, di awali dengan pembuatan desain material promosi oleh public promotion officer, setelah desain material promosi di buat dan telah di tentukan media apa yang akan menjadi media promosi, public promotion officer meminta persetujuan dari manager BINUS Career and Alumni Center. Setelah mendapatkan persetujuan, maka public relation officer menhubungi media yang bersangkutan dalam hal ini pihak PT. Surya Citra TV (SCTV) dan KOMPAS TV untuk menjalin hubungan kerjasama. Dalam hal ini pihak

11 40 BINUS Career and Alumni Center melakukan barter promo dengan pihak PT. Surya Citra TV (SCTV) dan juga pihak KOMPAS TV. Penawaran yang diberikan oleh BINUS Career and Alumni Center kepada PT. Surya Citra TV (SCTV) antara lain menyediakan dua booth stand dan ruangan kelas di acara BINUS Online Job Expo Maret Kemudian BINUS Career and Alumni Center juga memberikan space promo berupa logo PT. Surya Citra TV (SCTV) pada flyer, 500 poster, 4 spanduk, guidance book BINUS Online Job Expo Maret 2012, pada website & dan di backdrop screen & roll up banner. Pihak BINUS Career and Alumni Center memberikan enam titik penyimpanan roll up banner pada venue BINUS Online Job Expo Maret Memberikan fasilitas layanan premium job di dengan masa tayanng 3 bulan. Dan memberikan pemasangan side banner di selama 3 bulan. Sedangkan keuntungan yang di dapatkan oleh BINUS Career and Alumni Center antara lain, PT. Surya Citra TV (SCTV) mempublikasikan kegiatan BINUS Online Job Expo Maret 2012 sebanyak 10 kali dalam periode 14 hari dalam iklan layanan Agenda Kita dengan pola jam tayang acak (Liputan6 pagi atau malam). Dan mempublikasikan didalam wesite Liputan6.com dari tanggal 01 s/d Maret Barter promo antara BINUS Career and Alumni Center dan KOMPAS TV, antara lain BINUS Career and Alumni Center memasang logo KOMPAS TV pada materi promosi BINUS Online Job Expo Maret 2012 berupa poster, flyer, spanduk, buku acara, website dengan di hyperlink ke website

12 41 KOMPAS TV selama 30 hari. Pemasangan roll up banner KOMPAS TV sejumlah 6 buah pada tempat-tempat yang telah ditentukan selama kegiatan BINUS Online Job Expo Maret Pemasangan satu buah roll up banner KOMPAS TV, announcement by MC sebagai media partner dan menjadi peserta pada kegiatan industrial gathering 23 Februari 2012 serta technical briefing BINUS Online Job Expo Maret 2012 pada tanggal 2 Maret Dan KOMPAS TV mendapatkan free online recruitment membership di selama satu bulan Standard Operation Procedure (SOP) Pemasangan Iklan di Media Cetak Gambar 3.6 : Logo CHIC dan PC PLUS Dalam sub bab ini peneliti akan menjelaskan standard operation procedure (SOP) yang ada di BINUS Career and Alumni Center. Dalam kegiatan BINUS Online Job Expo yang berlangsung pada tanggal Maret 2012, pihak BINUS Career and Alumni Center melalui public promotion officer menjalin hubungan kerjasama dengan beberapa media cetak, antara lain majalah Mind+, CHIC, dan tabloid PC PLUS. Proses kerjasama ini tidak berbeda dengan proses kerjasama yang terjalin antara BINUS Career and Alumni Center dengan PT. Surya Citra TV (SCTV), yaitu berawal dengan

13 42 pembuatan desain material promosi oleh public promotion officer BINUS Career and Alumni Center. Setelah desain material promosi selesai di buat dan BINUS Career and Alumni Center. Setelah desain material promosi selesai di buat dan public promotion officer terlah menentukan melalui media apa material promosi tersebut akan di tempatkan, maka la0 ngkah selanjutnya adalah dengan meminta persetujuan dari manager BINUS Career and Alumni Center. Setelah mendapatkan persetujuan dari manager BINUS Career and Alumni Center, maka public promotion officer menghubungi pihak media dalam hal ini pihak dari majalah Mind+, CHIC, dan tabloid PC PLUS, untuk melakukan hubungan kerjasama dalam menayangkan iklan BINUS Online Job Expo Maret Sama halnya dengan hubungan kerjasama yang terjalin antara BINUS Career and Alumni Center dengan PT. Surya Citra TV (SCTV), hubungan kerjasama antara BINUS Career and Alumni Center dengan majalah Mind+, CHIC, dan tabloid PC PLUS juga dalam bentuk barter promo. Penawaran yang di berikan BINUS Career and Alumni Center kepada pihak media dalam hal ini media cetak yaitu majalah CHIC dan tabloid PC PLUS antara lain adalah memasang logo CHIC dan tabloid PC PLUS pada materi promosi BINUS Career and Alumni Center antara lain, poster, flyer, spanduk, buku acara, website dengan di hyperlink ke wesite masing-masing media selama 30 hari. Kemudian Pemasangan banner majalah CHIC dan tabloid PC PLUS di sekitar ruangan yang telah ditentukan. BINUS Career and Alumni Center memberikan fasilitas satu unit GOLD PACKAGE diacara BINUS Online Job Expo Maret Majalah CHIC dan tabloid PC PLUS mendapatkan free online recruitment membership di

14 selama 1 bulan. Dan untuk majalah CHIC diberikan kesempatan untuk sampling CHIC di kawasan kampus BINUS University. 43 Sedangkan yang diberikan majalah CHIC kepada BINUS Career and Alumni Center antara lain majalah CHIC mempublikasikan kegiatan BINUS Online Job Expo Maret 2012 sebesar setengah halaman untuk satu kali penayangan, di edisi terbit 22 Februari Dan liputan kegiatan BINUS Online Job Expo Maret 2012 sebesar setengah halaman untuk satu kali penayangan di bulan April Yang didapatkan BINUS Career and Alumni Center dari tabloid PC PLUS antara lain publikasi sebesar 266 x 60 mm, untuk satu kali penayangan di edisi bulan Februari 2012 atay pada minggu pertama bulan Maret Dan liputan sebesar setengah halaman untuk satu kali penayangan, di edisi terbit bulan April Standard Operation Procedure (SOP) Penyiaran Iklan di Radio

15 44 Gambar 3.7 : Logo B-Voice, OZ Radio, Motion Radio, dan UFM U FM Radio, Motion Radio, OZ Radio, dan B-voice Radio menjadi media promosi lainnya di gunakan oleh BINUS Career and Alumni Center dalam mempromosikan kegiatan BINUS Online Job Expo Maret Dalam hubungan kerjasama antara BINUS Career and Alumni Center dengan UFM Radio, Motion Radio, OZ Radio, dan B-voice Radio, proses kerjasama yang terbentuk tidak berbeda dengan pemasangan iklan di PT. Surya Citra TV dan media cetak, yaitu berawal pada pembuatan desain material promosi dari public promotion officer BINUS Career and Alumni Center, setelah desain material promosi di buat, selanjutnya public promotion officer meminta persetujuan dari manager BINUS Career and Alumni Center terhadap desain material yang ada serta media yang menjadi media promosi. Jika mendapat persetujuan dari manager BINUS Career and Alumni Center selanjutnya public promotion officer menjalin komunikasi dengan media yang bersangkutan dalam hal ini U FM Radio, Motion Radio, OZ Radio, dan B-voice Radio. Bentuk hubungan kerja sama antara BINUS Career and Alumni Center dengan UFM Radio, Motion Radio, OZ Radio, dan B-voice Radio adalah dalam bentuk barter promo. Bentuk barter promo antara U FM Radio dengan BINUS Career and Alumni Center antara lain, U FM memberikan promosi kegiatan BINUS Online Job Expo 14-15

16 45 Maret 2012, berupa spot iklan (jingle) selama 60 detik, sebanyak 2 kali per hari, dengan durasi tayang dari tanggal 1 Maret sampai dengan 15 Maret 2012 (penempatan waktu siaran disesuaikan dengan pihak media). Dan pihak U FM Radio meliput secara langsung kegiatan BINUS Online Job Expo dengan menggunakan saluran telepon, pada tanggal 13, 14, dan 15 Maret 2012 (durasi dan penempatan waktu siaran disesuaikan dengan pihak media). Benefit yang di tawarkan oleh BINUS Career and Alumni Center kepada U FM Radio antara lain, menampilkan logo U FM Radio di spanduk sebanyak 4 buah, di 200 lembar poster, lembar flyer, di Bulletin BINUS sebanyak eksemplar, pemasangan x-banner selama kegiatan BINUS Online Job Expo Maret 2012 sebanyak 2 buah, dan mendapatkan free online recruitment membership di selama 1 bulan. Bentuk barter promo BINUS Career and Alumni Center dengan Motion Radio adalah, BINUS Career and Alumni Center memasang logo Motion Radio pada materi promosi antara lain poster, flyer, spanduk, buku acara, website dengan di hyperlink ke website Motion Radio selama 30 hari. Pihak Motion Radio dapat memasang banner di sekitar ruangan dan beberapa tempat yang sudah ditentukan. Pihak BINUS Career and Alumni Center memberikan fasilitas satu unit GOLD PACKAGE di acara BINUS Online Job Expo Maret 2012 selama 2 hari. Mendapatkan free online recruitment membership di selama 1 bulan. Sedangkan benefit yang di dapatkan BINUS Career and Alumni Center adalah publikasi addlips sebanyak dua kali sehari, pada tanggal 1 sampai dengan 15 Maret 2012 dengan system

17 ROS (Random On System), durasi dan penempatan waktu tayang disesuaikan dengan kebijakan Motion Radio. Dan phone interview pada tanggal 13 & 14 Maret Dalam barter promo antara BINUS Career and Alumni Center dengan OZ Radio, BINUS Career and Alumni Center mendapatkan benefit berupa promosi kegiatan BINUS Online Job Expo Maret 2012 berupa spot iklan (jingle) selama 60 detik sebanyak dua kali per hari, yang di siarkan mulai tanggal 1 Maret sampai dengan 15 Maret Dan LIVE REPORT PHONE INTERVIEW kegiatan BINUS Online Job Expo Maret Benefit yang didapatkan OZ Radio anatara lain, pemasangan logo OZ Radio di spanduk, poster, flyer BINUS Online Job Expo Maret Pemasangan iklan BINUS Online Job Expo Maret 2012 dengam mencantumkan logo OZ Radio di majalah bulletin BINUS dan warta JWC. Pemasangan x-banner OZ Radio di lokasi BINUS Online Job Expo Maret 2012, maksimal dua buah. BINUS Career and Alumni Center menyediakan space area berupa meja & kursi di lokasi acara BINUS Online Job Expo Maret Dan, BINUS Career and Alumni Center juga memberikan free online recruitment membership di selama satu bulan Standard Operation Procedure (SOP) pemasangan iklan melalui portal resmi

18 47 Gambar 3.8 : Hatarakoindonesia.com, Kompas.com, Liputan6.com, dan Okezone.com Dalam kegiatan mempromosikan kegiatan BINUS Online Job Expo yang di adakan pada tanggal Maret 2012, BINUS Career and Alumni tidak hanya menggunakan media elektronik (televisi dan radio), dan juga media cetak. BINUS Career and Alumni Center juga mengiklankan kegiatan BINUS Online Job Expo Maret 2012 di beberapa porta internet antara lain di dan juga melalui beberapa portal resmi dari BINUS University yaitu serta dalam portal resmi BINUS Career and Alumni Center Selain portal-portal di atas, BINUS Career and Alumni Center juga membuat portal resmi dari kegiatan BINUS Online Job Expo Maret 2012 yaitu Dalam pemasangan iklan BINUS Online Job Expo Maret 2012 di portal public promotion officer BINUS Career and Alumni Center berkomunikasi dengan pihak IT BINUS University. Sedangkan pemasangan iklan di portal public promotion officer BINUS Career and Alumni Center berkomunikasi dengan pihak marketing dari BINUS University. Sedangkan pemasangan iklan di portal public promotion officer memerlukan persetujuan dari manager BINUS Career and Alumni

19 48 Center. Sedangkan hubungan kerjasama antara BINUS Career and Alumni Center dengan portal lainnya, yaitu dan berawal dengan pembuatan desain material dari n desain material dari public promotion officer BINUS Career and Alumni Center. Setelah desain material selesai di buat dan public promotion officer BINUS Career and Alumni Center telah menentukan portal mana saja yang akan di jadikan tempat pemasangan iklan, langkah selanjutnya adalah meminta persetujuan dari manager BINUS Career and Alumni Center. Jika di setujui, selanjutnya public promotion officer melakukan komunikasi dengan portal-portal yang di maksud, dalam hal ini adalah dan Hubungan kerja sama antara BINUS Career and Alumni Center dengan portal-portal tersebut adalah dalam bentuk barter promo. Pertama-tama, peneliti akan membahas barter promo yang dilakukan oleh BINUS Career and Alumni Center dengan Yang didapatkan oleh BINUS Career and Alumni Center dengan adanya barter promo ini antara lain, mendapatkan publikasi BINUS Online Job Expo Maret 2012 di halaman utama sebesar 260 x 260 pixel, selama periode 13 Februari Maret 2012, dan di hyperlink ke Riview kegiatan BINUS Online Job Expo Maret 2012 sebagai headline news meliputi persiapan BINUS Online Job Expo, industrial gathering, campus roadshow, technical briefing, dan acara inti BINUS Online Job Expo Maret Mendapatkan publikasi BINUS Online Job Expo Maret 2012, melalui media social Twitter (@kompasdotcom) dan fan

20 49 page Facebook (kompas.com), dengan durasi satu kali per 5 menit random, selama periode 13 Februari Maret 2012, dengan di hyperlink ke Benefit yang di dapatkan oleh antara lain, BINUS Career and Alumni Center memasang logo KOMPAS.com pada materi promosi BINUS Online Job Expo Maret 2012 antara lain, poster, flyer, spanduk, buku acara, dengan di hyperlink ke website Pemasangan roll up banner KOMPAS.com sejumlah enam buah pada tempat-tempat yang telah di tentukan pada kegiatan BINUS Online Job Expo Maret BINUS Career and Alumni Center memberikan space promosi dengan fasilitas satu meja dan empat kursi di area PLATINUM selama 2 hari. Pemasangan satu buah roll up banner KOMPAS.com, announcement by MC sebagai media partner dan menjadi peserta pada kegiatan industrial gathering 23 Februari 2012 serta technical briefing BINUS Online Job Expo Maret 2012 pada tanggal 2 Maret Dan BINUS Career and Alumni Center memberikan free online recruitment membership di selama satu bulan. Sedangkan barter promo antara BINUS Career and Alumni Center dengan Hatarako Indonesia antara lain, Hatarako Indonesia memberikan pemberitahuan informasi kegiatan BINUS Online Job Expo Maret 2012 kepada job seeker melalui sebanyak satu kali, dan pemberitahuan melalui SNS (Netlog, Facebook, dan Twitter) ( job seeker) setiap harinya mulai dari 5 Maret 2012 sampai dengan 14 Maret Dan di website Kemudian Hatarako Indonesia memberitahukan informasi kegiatan BINUS Online Job Expo Maret

21 kepada employer (pekerja) melalio dengan durasi dua kali sebar, masingmasing kepada perusahaan (1.000 perusahan Jepang) yang terdaftar di dan pengumuman BINUS Online Job Expo Maret 2012 kepada perusahaan di Benefit yang didapatkan Hatarako Indonesia adalah BINUS Career and Alumni Center memberikan fasilitas berupa space untuk satu meja dan dua kursi di sebelah loket pembelian tiket, dan Hatarako Indonesia di perkenankan untuk memasang standing banner serta membagikan flyer kepada banner serta membagikan flyer kepada job seeker yang hadir. Sedangkan barter promo antara BINUS Career and Alumni Center dengan Liputan6.com, BINUS Career and Alumni Center mendapatkan publikasi kegiatan BINUS Online Job Expo Maret 2012 di website Liputan6.com dari tanggal 01 sampai dengan 15 Maret Sedangkan yang diberikan BINUS Career and Alumni Center kepada Liputan6.com sudah menjadi bagian dari barter promo antara BINUS Career and Alumni Center dengan PT. Surya Citra TV (SCTV). Barter promo antara BINUS Career and Alumni Center dengan okezone.com antara lain, BINUS Career and Alumni Center memasang logo okezone.com pada materi promosi antara lain poster, flyer, spanduk, buku acara, website dengan di hyperlink ke website okezone.com selama 30 hari. Okezone.com dapat memasang roll up banner sebanyak 2 buah, pada tempat-tempat yang telah ditentukan. BINUS Career and Alumni Center juga memberikan space promosi kepada okezone.com dengan fasilitas 1 unit meja dan 2 kursi di area PLATINUM selama 2 hari

22 51 dalam kegiatan BINUS Online Job Expo Maret Okezone.com mendapatkan free online recruitment membership di website selama 1 bulan. Dan, okezone.com juga dapat melakukan branding space di tempat kegiatan career roadshow campus to campus. Sedangkan benefit yang di dapatkan oleh BINUS Career and Alumni Center antara lain publikasi banner BINUS Online Job Expo Maret 2012 di halaman utama kanal kampus/sedangkan benefit yang di dapatkan oleh BINUS Career and Alumni Center antara lain publikasi banner BINUS Online Job Expo Maret 2012 di halaman utama kanal atau sub kanal kampus/economy sebesar 300x250 pixel, selama periode penayangan mulai tanggal Maret 2012, dengan di hyperlink ke BINUS Career and Alumni Center medapatkan review liputan (pemuatan press release) berita BINUS Online Job Expo Maret 2012 sebagai INUS Online Job Expo Maret 2012 sebagai headline news meliputi persiapan Job Expo, industrial gathering, Job Expo, industrial gathering, campus roadshow, technical briefing, dan kegiatan inti BINUS Online Job Expo Maret Okezone.com juga mempublikasikan BINUS Online Job Expo Maret 2012 melalui Twitter dan fanpage Facebook, dengan durasi 1 kali per 5 menit random, selama periode penayangan 13 Februari Maret 2012, dengan di hyperlink ke Dan, okezone.com menyediakan pembicara dalam acara seminar career roadshow pada bulan Juni 2012 di 4 kampus sesuai dengan tanggal dan tempat yang sudah di tentukan.

23 Standard Operation Procedure (SOP) Twitter dan Facebook Gambar 3.9 : Logo Facebook dan Twitter Standard operation procedure (SOP) dalam menginformasikan BINUS Online Job Expo Maret 2012 adalah di awali dengan instruksi yang di berikan oleh public relation officer kepada admin yang bertanggung jawab dalam menginformasikan BINUS Online Job Expo Maret 2012 melalui Twitter dan Facebook. Selanjutnya admin membuka browser di komputer, kemudian memasukan username serta password Twitter dan Facebook BINUS Career and Alumni Center. Kemudian admin mengirimkan informasi-informasi tentang BINUS Online Job Expo Maret 2012 melalui Twitter dan Facebook kepada seluruh member yang terhubung dengan Twitter dan Facebook BINUS Career and Alumni Center. Dan menjawab pertanyaan-pertanyaan yang muncul dari beberapa member tersebut. Informasi-informasi yang disampaikan antara lain informasi mengenai berapa jumlah perusahaan yang hadir dalam BINUS Online Job Expo Maret 2012, kemudian tempat diberlangsungkannya kegiatan BINUS Online Job Expo Maret, serta pada pukul berapa kegiatan dimulai dan berakhir pada pukul berapa. Informasi lainnya yang disampaikan adalah tata cara untuk melakukan registrasi baik untuk pihak binusian maupun masyarakat umum. Informasi

24 53 yang juga di informasikan kepada masyarakat luas adalah posisi-posisi kerja apa saja yang di tawarkan oleh perusahaan-perusahaan yang hadir dalam BINUS Online Job Expo Maret Informasi-informasi di atas secara konsisten di informasikan kepada masyarakat luas dengan durasi 2 sampai dengan 3 kali dalam sehari Standard Operation Procedure (SOP) Penyebaran Flyer dan Poster Gambar 3.10 : Flyer BINUS Online Job Expo Maret 2012 Proses penyebar luasan flyer dan poster BINUS Online Job Expo Maret 2012, berawal dari pembuatan desain material promosi berupa flyer dan poster yang di lakukan oleh public promotion officer BINUS Career and Alumni Center. Setelah desain selesai di buat, public promotion officer BINUS Career and Alumni Center meminta persetujuan dari manager BINUS Career and Alumni Center untuk memproduksi flyer

25 54 dan poster tersebut dengan jumlah yang telah di setujui oleh manager BINUS Career and Alumni Center. Setelah material flyer dan poster selesai di produksi, selanjutnya public promotion officer BINUS Career and Alumni Center dengan di bantu oleh karyawan lainnya menyebarluaskan flyer dan poster tersebut dengan beberapa cara, antara lain, menyebarluaskan flyer dan poster di beberapa titik keramaian yang ada di Jakarta. Cara lainnya adalah dengan menitipkan flyer dan poster BINUS Online Job Expo Maret 2012 di beberapa career center di universitas lain, antara lain, Universitas Mercu Buana, Institut Bisnis Informatika Indonesia (IBII), Universitas Maranatha, London School, Universitas Padjajaran, Universitas Pariangan, UKRIDA, dan universitasuniversitas lainnya. Tidak hanya menitipkan flyer dan poster BINUS Online Job Expo Maret 2012 kepada career center di beberapa universitas, public promotion officer BINUS Career and Alumni Center juga menitipkan flyer dan poster BINUS Online Job Expo Maret di BINUS Center, yang tersebar di Jakarta dan Bandung Standard Operation Procedure (SOP) Pemasangan Spanduk Gambar 3.11 : Spanduk BINUS Online Job Expo Maret 2012

26 55 Proses pemasangan spanduk BINUS Online Job Expo Maret 2012, dimulai dengan pembuatan desain material promosi oleh public promotion officer BINUS Career and Alumni Center. Kemudian setelah desain material tersebut selesai di buat, public promotion officer BINUS Career and Alumni Center meminta persetujuan dari manager BINUS Career and Alumni Center. Setelah disetujui, public promotion officer BINUS Career and Alumni Center memilih vendor untuk merampungkan proses produksi spanduk tersebut. Setelah spanduk sudah selesasi di buat, langkah selanjutnya adalah public promotion officer BINUS Career and Alumni Center, melakukan proses pembayaraan pajak dari pemasangan spanduk tersebut. Lokasi pemasangan spanduk tersebut adalah di pintu gerbang Kampus Anggrek, BINUS University Standard Operation Procedure (SOP) SMS Blast Salah satu media promosi BINUS Career and Alumni Center dalam kegiatan BINUS Online Job Expo Maret 2012 adalah dengan menggunakan SMS Blast. Kegiatan promosi dengan menggunakan SMS blast adalah berawal pada saat Kegiatan promosi dengan menggunakan SMS blast adalah berawal pada saat public promotion officer meminta admin yang bertugas untuk mengirimkan SMS blast kepada semua member yang tercatat. Kemudian public promotion officer menentukan konten dari SMS yang akan dikirimkan, kemudian menyerahkannya kepada admin. Isi dari konten SMS antara lain tanggal dan jam berlangsungnya kegiatan BINUS Online Job Expo Maret Selanjutnya admin yang bertugas membuka website yang digunakan untuk

27 56 mengirim SMS blast, selanjutnya admin memasukan user ID dan password, kemudian memasukan konten isi SMS yang telah di berikan oleh public promotion officer, dan mengirimkan SMS tersebut ke semua member yang tercatat Standard Operation Procedure (SOP) Blast Selain dengan SMS blast, BINUS Career and Alumni Center juga menggunakan blast untuk menginformasikan kegiatan BINUS Online Job Exp Maret Pada dasarnya standard operaion procedure (SOP) yang ada dalam melakukan blast tidak jauh berbeda dengan SMS blast, hanya saja jika dengan menggunakan blast, konten dari yang dikirimkan adalah berupa flyer dalam bentuk digital. Public promotion officer BINUS Career and Alumni Center meminta admin untuk mengirimkan konten yang sudah di tentukan sebelumnya. Kemudian admin membuka data dari member BINUS Career and Alumni Center, kemudian memindahkan - yang sudah ada kedalam program outlook express. Langkah terakhir adalah mengirimkan informasi BINUS Online Job Expo Maret 2012.

28 Standard Operation Procedure (SOP) Pelaksanaan Job Expo Start Menentukan waktu pelaksanaan Job Expo ditentukan BINUS Career and Alumni Center Manager Membuat list kebutuhan Job Expo H-90 Public Promotion Staff Menyerahkan final art buku acara ke percetakan H-30 Fin. & Adm. Staff Membuat rancangan anggaran Job Expo dan panitia Job Expo H-90 Public Promotion Staff Mencari media partner H-90 Public Promotion Staff H-21 Mengadakan Tachnical Meeting Corporate Relation Specialist FM-BINUS- AB-FKB- 123 Berkoordinasi dengan Akademis mengenai penggunaan ruangan kelas H-90 Fin. & Adm. Staff Membuat tema dan materi promosi acara berbasis tema H-90 Public Promotion Mengumpulkan list kebutuhan tambahan peserta H-14 Corporate Relation Specialist Mengumpulkan list perusahaan yang menjadi target peserta H-90 Corporate Relation Specialist Berkoordinasi dengan Building Management mengenai penggunaan fasilitas Kampus H-90 Fin. & Adm. Staff Memulai penjualan tiket H-14 Customer Service Menghubungi list kandidat perusahaan H-90 Corporate Relation Specialist Mengumpulkan logo dan materi buku acara H-90 hingga H-30 Corporate Relation Specialist Pengurusan pajak materi promosi luar ruangan (spanduk, umbulumbul) ke kecamatan H-14 Public Promotion Staff Mencatat pemesanan perusahaan dan melakukan penagihan pembayaran H-90 hingga H-14 Corporate Relation Specialist Mengisi buku acara dengan materi yang diserahkan peserta danm membuat final art buku acara H-30 Corporate Relation Specialist FM- BINUS-AB- FKB-123 Distribusi materi promosi (poster, flyer) ke tempat strategis H-14 Public Promotion Staff

29 Mengadakan briefing terakhir dengan panitia Job Expo H-7 Corporate Relation Serah terima barang pagi hari dan menyerahkan kunci H Penanggung Jawab Lantai Membuat recap 58 tiket H+14 Fin. & Adm. Staff Mengadakan koordinasi akhir dengan Building Management H-4 Public Promotion Staff Acara Job Expo dimulai H All Membuat recap hasil evaluasi H+14 Corporate Relation Specialist Set up booth peserta dan ruang H-3 Set up booth peserta yang menggunakan special design H-2 Peserta loading barang H-1 H Public Promotion Staff Public Promotion Staff Public Promotion Staff Acara Mengambil kunci di akademis Vendor Vendor Penanggung jawab lantai Fin. & Adm. Staff Peserta loading barang H-1 &H Penanggu ng jawab lantai Peserta Menyerahkan snack pagi, makan siang, snack sore, dan form evaluasi H H H Penanggung Jawab Lantai Serah terima barang sore hari dan mengumpulkan kunci dari peserta Penanggung Jawab Lantai Mengembalikan kunci ke akademis Fin. & Adm. Staff Membuat laporan pelaksanaan Job Expo H+14 H+14 Corporate Relation Specialist Mengadakan rapat penutupan dan evaluasi Job Expo BINUS Career and Alumni Center Manager Selesai Arsip JOB EXPO Gambar 3.12 : SOP Pelaksanaan Job Expo (Sumber: Arsip Binus Career and Alumni Center)

30 59 Standard operation procedure (SOP) kegiatan Job Expo berawal setelah BINUS Career and Alumni Center menentukan waktu pelaksanaan Job Expo. Setelah itu public promotion staff BINUS Career and Alumni Center membuat rancangan anggaran Job Expo dan panitia Job Expo, selambat-lambatnya 90 hari sebelum kegiatan Job Expo berlangsung. Setelah rancangan anggaran selesai di kerjakan, langkah selanjutnya adalah finance and administration staff BINUS Career and Alumni Center berkoordinasi dengan akademin BINUS University mengenai penggunaan ruangan kelas. Kemudian corporate relation specialist BINUS Career and Alumni Center mengumpulkan list perusahaan yang akan menjadi target peserta Job Expo. Corporate relation specialist juga bertugas untuk menghubungi list kandidat perusahaan. Serta mencatat keinginankeinginan dari perusahaan dan melakukan penagihan pembayaran, proses ini dilakukan 90 hari hingga 14 hari sebelum kegiatan Job Expo terlaksana. Langkah selanjutnya adalah juga bertugas untuk menghubungi list kandidat perusahaan. Serta mencatat keinginan-keinginan dari perusahaan dan melakukan penagihan pembayaran, proses ini dilakukan 90 hari hingga 14 hari sebelum kegiatan Job Expo terlaksana. Langkah selanjutnya adalah public promotion staff membuat list kebutuhan Job Expo. Public promotion staffr juga bertugas untuk mencari media partner untuk mempromosikan kegiatan Job Expo. Kemudian public promotion staff membuat tema Job Expo dan membuat materi promosi kegiatan yang sesuai dengan tema yang dipilih. Langkah selanjutnya adalah finance and administration staff berkoordinasi dengan Building Management (BM) mengenai penggunaan fasilitas kampus. Selanjutnya Selanjutnya corporate relation specialist mengumpulkan logo-logo perusahaan dan materi buku acara, proses ini berlangsung 90 hari hingga 30 hari sebelum kegiatan Job Expo

31 60 terlaksana. 30 hari sebelum kegiatan Job Expo dilaksanakan, corporate relation specialist mengisi buku acara dengan materi-materi yang telah diserahkan perusahaan peserta, dan membuat final art buku acara. Setelah itu finance and administration staff BINUS Career and Alumni Center menyerahkan final art buku acara ke percetakan. 21 hari sebelum kegiatan berlangsung, corporate relation specialist mengadakan technical meeting dengan perusahaan-perusahaan peserta Job Expo. 14 hari sebelum kegiatan dijalankan, corporate relation specialist mengumpulkan list kebutuhan-kebutuhan tambahan dari peserta kegiatan Job Expo. Customer service BINUS Career and Alumni Center sudah memulai penjualan tiket Job Expo pada 14 hari sebelum kegiatan di jalankan. Selanjutnya public promotion staff melakukan pembayaran pajak materi promosi yang di pasang diluar ruangan (spanduk, umbul-umbul) di kecamatan. Setelah itu melakukan pembayaran pajak materi promosi yang di pasang diluar ruangan (spanduk, umbul-umbul) di kecamatan. Setelah itu public promotion staff mendistribusikan materi promosi (flyer, poster) ke tempat-tempat strategis. 7 hari sebelum kegiatan berlangsung corporate relation specialist mengadakan briefing terakhir dengan panitia Job Expo. Pada 4 hari sebelum kegiatan, public promotion staff mengadakan koordinasi terakhir dengan building management (BM). 3 hari sebelum kegiatan public promotion staff dibantu dengan vendor melakukan set up booth peserta dan ruangan-ruangan yang akan di gunakan. 2 hari sebelum kegiaran berlangsung public promotion staff dibantu oleh vendor, melakukan set up booth peserta yang menggunakan special design. Sehari sebelum kegiatan berlangsung peserta loading barang, diawasi oleh public promotion staff serta penanggung jawab lantai.

32 61 Pagi hari sebelum kegiatan Job Expo dibuka finance and administration staff mengambil kunci ruangan yang akan di gunakan di akademis. Kemudian penanggung jawab lantai mengawasi peserta yang melakukan loading barang. Penanggung jawab lantai melakukan serah terima barang denga perusahaan peserta pada pagi hari dan menyerahkan kunci. Setelah itu kegiatan Job Expo di mulai. Selama kegiatan Job Expo berlangsung penanggung jawab lantai bertanggung jawab untuk menyerahkan snack pagi, makan siang, snack sore, dan form evaluasi kepada peserta Job Expo. Pada sore hari penanggung jawab lantai melakukan serah terima barang dan mengumpulkan kunci dari para peserta. Setelah semua kunci dikumpulkan, finance and administration staff mengembalikan kunci ke akademis. 14 hari setelah kegiatan berlangsung corporate relation specialist membuat laporan pelaksanaan Job Expo. BINUS Career and Alumni Center juga mengadakan rapat penutupan dan evaluasi Job Expo. Kemudian finance and administration staff membuat rekap tiket. Kemudian corporate relation specialist, membuat rekap hasil evaluasi Job Expo. Setelah itu, Job Expo di nyatakan telah selesai. 3.3 Metode Pengolahan Data Data-data yang di perlukan oleh peneliti diperoleh dari dua sumber yaitu sumber primer dan sumber sekunder. Sumber primer adalah sumber data yang langsung memberikan data kepada peneliti. Sedangkan sumber sekunder merupakan sumber yang tidak langsung memberikan data kepada peneliti. Dalam proses penulisan penelitian ini, teknik pengumpulan data yang digunakan oleh peneliti adalah dengan interview atau wawancara, serta dengan melakukan pengamatan. Dalam kaitannya dengan proses

33 62 penelitian ini, peneliti melakukan interview atau wawancara kepada public promotion officer BINUS Career and Alumni Center, serta dengan beberapa pengunjung BINUS Online Job Expo Maret 2012 yang peneliti tentukan secara random. Peneliti juga melakukan pengamatan terhadap proses kegiatan promosi BINUS Career and Alumni Center dalam kegiatan BINUS Online Job Expo Maret Wawancara Wawancara adalah merupakan pertemuan dua orang untuk bertukar informasi dan ide melalui tanya jawab, sehingga dapat di konstruksikan makna dalam suatu topic tertentu. Wawancara digunakan sebagai teknik pengumpulan data apabila peneliti ingin melakukan studi pendahuluan untuk menemukan permasalahan yang harus di teliti, tetapi juga apabila peneliti ingin mengetahui hal-hal dari responden yang lebih mendalam. Teknik pengumpulan data ini mendasarkan diri pada laporan tentang diri sendiri atau self-report, atau setidak-tidaknya pada pengetahuan dan atau keyakinan pribadi. Susan Stainback (1988) mengemukakan bahwa : interviewing provide the researcher a means to gain a deeper understanding of how the participant interpret a situation or phenomenon than can be gained through observation alon. Jadi dengan wawancara, maka peneliti akan mengetahui hal-hal yang lebih mendalam tentang partisipan dalam menginterpretasikan situasi dan fenomena yang terjadi, di mana hal ini tidak bisa ditemukan melalui observasi. (Buku Metode Penelitian Bisnis).

34 63 Dalam proses penelitian ini, peneliti menggunakan wawancara semiterstruktur, yaitu jenis wawancara yang termasuk dalam kategori in-depth interview, dimana peneliti mencoba untuk menemukan permasalahan yang ada secara lebih terbuka dengan menghimpun pendapat serta ide-ide dari narasumber. Dalam proses penulisan penelitian ini peneliti mendapatkan informasi-informasi yang dibutuhkan dengan melakukan wawancara kepada public promotion officer BINUS Career and Alumni Center, serta dengan beberapa pengunjung yang hadir dalam kegiatan BINUS Online Job Expo Maret Observasi Marshall (1995) menyatakan bahwa through observation, the researcher learn about behavior and the meaning attached to those behavior. Melalui observasi, peneliti belajar tentang perilaku, dan makna dari perilaku tersebut. (Buku Metodologi Penelitian Bisnis hal 404). Dalam proses penelitian ini peneliti terlibat dalam observasi partisipatif, dimana peneliti terlibat secara langsung dengan kegiatan dari nara sumber. Dalam hal ini peneliti terlibat secara langsung baik sebagai panitia dan pendukung dalam kegiatan promosi BINU Online Job Expo Maret 2012.

35 Masalah Penelitian Selama proses kegiatan promosi BINUS Online Job Expo Maret 2012 melalui beberapa media promosi, terdapat beberapa masalah. Berdasarkan hasil wawancara penulis dengan public promotion officer BINUS Career and Alumni Center mengatakan bahwa masalah utama yang di hadapi adalah kekurangan dana untuk mempromosikan kegiatan BINUS Online Job Expo Maret 2012 melalui mediamedia promosi yang ada. Masalah lainnya adalah terhambatnya proses penyebaran flyer serta pemasangan poster di beberapa universitas yang menjadi target penyebaran flyer dan poster. 3.5 Pengembangan Solusi Berdasarkan permasalahan-permasalahan yang dihadapi oleh public promotion officer BINUS Career and Alumni Center dalam menjalankan kegiatan promosi BINUS Online Job Expo Maret Public promotion officer BINUS Career and Alumni Center memberikan solusi berupa barter promo kepada media promosi yang ada. Media yang menjalin hubungan barter promo dengan BINUS Career and Alumni Center antara lain, PT. Surya Citra TV (SCTV) dan KOMPAS TV, majalah Mind+, CHIC, dan PC PLUS, dengan beberapa radio seperti Motion Radio, OZ Radio, UFM Radio, dan B- voice Radio, serta dengan portal-portal antara lain, dan Contoh barter promo yang terjalin adalah PT. Surya Citra TV (SCTV) hanya menyiarkan iklan BINUS Online

36 Job Expo Maret 2012 sebanyak 10 kali dengan durasi 14 hari, serta dalam format acak, yaitu antara Liputan6 pagi atau petang. 65 Solusi yang di ambil public promotion officer BINUS Career and Alumni Center dalam mengatasi permasalahan dalam penyebaran flyer dan pemasangan poster adalah dengan menitipkan flyer dan poster BINUS Online Job Expo Maret 2012 di career center yang ada di beberapa universitas, serta menyebarkan flyer di tempat umum yang terdapat banyak mahasiswa dan masyarakat umum.