BAB 2 GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

Transkripsi

1 6 BAB 2 GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN 2.1. Sejarah Perusahaan PT. Percetakan Penebar Swadaya semula merupakan anak perusahaan Majalah Trubus yang dulu berada di bawah Yayasan Sosial Tani Membangun (YSTM) atau sekarang lebih dikenal dengan nama Bina Swadaya Group. Majalah Trubus adalah sebuah majalah yang menjadi cikal bakal PT. Percetakan Penebar Swadaya. Awalnya, PT. Percetakan Penebar Swadaya muncul karena kebutuhan internal akan unit cetak tersendiri untuk majalah Trubus. Hal ini dikarenakan pencetakan majalah Trubus sebelumnya harus dilakukan di Jogjakarta sehingga kendala jarak dan komunikasi semakin membuat proses tidak efektif dan efisien. Sehingga, pada tanggal 13 Januari 1982, Bina Swadaya Group memutuskan untuk membeli 1 unit mesin cetak untuk dioperasikan di Kampung Tipar-Cimanggis-Bogor. Unit cetak internal ini dulu diberi nama PT. Penebar Swadaya dengan personil berjumlah 6 orang. Setelah tiga tahun berselang, PT. Penebar Swadaya berhasil menambah 1 unit mesin cetak, 3 unit mesin penunjang, dan 47 orang karyawan. Setelah mengalami perkembangan yang cukup pesat dan ingin melakukan ekspansi usaha, pada tahun 1991 percetakan yang semula ada di Kampung Tipar-Bogor dipindahkan ke kawasan industri Ciracas Jakarta Timur hingga saat ini. Kemudian, pada tahun 1992 Bina Swadaya Group memberi kewenangan kepada unit percetakan ini untuk mengurus dirinya sendiri karena prestasi yang telah ditunjukkan. Pemberian kewenangan ini berarti memerlukan adanya pembenahan manajemen, administrasi,

2 7 perangkat mesin & sumber daya manusia supaya ketergantungan terhadap Bina Swadaya yang ada selama ini dapat dihilangkan. Oleh karena itu, pada tahung 2001, PT. Penebar Swadaya berubah nama menjadi PT. Percetakan Penebar Swadaya dan memisahkan diri dari unit penerbitan. Hingga tahun 2002, PT. Percetakan Penebar Swadaya telah memiliki 7 unit mesin cetak dan 11 unit mesin penunjang yang dioperasikan 24 jam, dan didukung oleh 125 karyawan yang bekerja dalam 3 shift. PT. Percetakan Penebar Swadaya memiliki visi Menjadi salah satu percetakan terkemuka di Indonesia yang mengutamakan pengabdian kepada profesi grafika dan pelayanan kepada masyarakat luas. Untuk mencapai visi tersebut, PT. Percetakan Penebar Swadaya memiliki misi antara lain Meningkatkan kepuasan dan loyalitas pelanggan dengan cara meningkatkan kualitas SDM dan kesejahteraan hidup karyawan, serta ikut ambil bagian dalam pengembangan keterampilan bagi dunia pendidikan pada umumnya dan grafika pada khususnya. Perusahaan percetakan ini mempunyai slogan Tidak Sekedar Mencetak. Makna dari slogannya adalah PT. Percetakan Penebar Swadaya adalah tidak berwawasan bisnis semata (business oriented) tetapi juga mempunyai komitmen untuk ikut mengembangkan wawasan sosial dan pendidikan (social and education oriented masyarakat sosial dan masyarakat pendidikan) khususnya di lingkungan sekitar PT. Percetakan Penebar Swadaya. Sejak awal didirikan hingga saat ini, PT. Percetakan Penebar Swadaya yang bertempat di Jl. Suci/Industri No. 44 Susukan-Ciracas, Jakarta Timur mengalami perkembangan yang cukup pesat. Hal ini dikarenakan pengalaman, harga, dan kualitas yang diberikan cukup memuaskan klien atau customer yang ingin mencetak di sana. Area usaha PT. Percetakan Penebar Swadaya memiliki luas tanah seluas m 2, luas bangunan m 2, dan daya listrik sebesar watt. Selain percetakan, sasaran

3 8 usaha perusahaan ini antara lain desain grafis, pengiriman barang cetakan, dan packaging Jasa Pelayanan Seperti yang telah disebutkan di atas, PT. Percetakan Penebar Swadaya tidak hanya menawarkan jasa cetak. Berikut ini penjelasan lebih lanjut mengenai jasa yang ditawarkan: 1. Cetak Melayani pencetakan majalah, buku-buku penerbit, buletin, brosur, poster, agenda, kalender, dan masih banyak lagi, dengan kondisi: Film separasi dan kertas dari pelanggan Film separasi dan kertas dari PT. Percetakan Penebar Swadaya 2. Desain grafis Melayani pembuatan desain-desain dan layout untuk buku, majalah, kalender, packaging untuk makanan, dan lain-lain. 3. Packaging Melayangi pembuatan dus untuk buku, kue, nasi, popcorn, obat-obatan, dan shopping bag. 4. Pengiriman Melayani pengiriman barang atau hasil cetakan ke seluruh wilayah nusantara, bekerja sama dengan kantor pos besar dan jasa kargo. PT. Percetakan Penebar Swadaya telah berpengalaman mencetak dan mengirimkan hasil cetakan keluar pulau Jawa seperti Irian Jaya, Maluku, Sumatra, Kalimantan, Bali, dan NTB.

4 Produk yang Dihasilkan Produk yang dihasilkan oleh PT. Percetakan Penebar Swadaya sangatlah bervariasi. Mulai dari poster, flyer, shopping bag, majalah, buku, kalender, katalog, majalah, dan lain-lain. Namun, untuk memfokuskan pada pokok permasalahan, pembahasan akan dikhususkan ke produk majalah khususnya majalah bitmap yang dicetak secara continue di PT. Percetakan Penebar Swadaya. Majalah lain yang juga dicetak di percetakan ini antara lain Trubus, Biskom, Bank Niaga, Bank Buana, dan lainlain. Untuk sebab dan alasan kenapa majalah tersebut yang dibahas, dapat dilihat pada BAB 5 Analisa dan Pembahasan.

5 Proses Produksi Berikut adalah proses produksi dari majalah bitmap yang menjadi fokus pembahasan: Pelanggan Pemasaran Pracetak (Layout dan Desain) Persiapan Cetak Lipat Susun Lem Potong Sortir Packaging Kirim Order Kesesuaian Penyelesaian Order dengan Jadwal Produksi Pengecek an Materi OK? YA Pembatalan Order Revisi Materi TIDAK TIDAK OK? YA Penawaran Harga/ Quotation OK? TIDAK Revisi Harga? YA YA MOU TIDAK Pembuatan Separasi Film TIDAK OK? YA Revisi Film Pembuatan Plat Cetak Cetak Majalah OK? TIDAK Analisa Sebab Akibat YA Pelipatan Halaman dengan Mesin Penyusunan Halaman Secara Manual Pengelem an Majalah dengan Mesin Pemotongan dengan Mesin Potong 3 Sisi Pensortiran Secara Manual OK? YA TIDAK Revisi Cacat Pengepakan Majalah Pengiriman Majalah ke Tempat Klien Gambar 2.1 Proses Produksi Majalah

6 11 Penjelasannya adalah sebagai berikut: 1. Pemasaran. Jika diteliti, proses produksi PT. Percetakan Penebar Swadaya sudah dimulai di tahap Pemasaran. Mengingat saat customer mulai tertarik untuk mencetak di Penebar Swadaya, tenaga pemasaran sudah harus tahu scheduling dari proses produksi yang sedang berlangsung sehingga dapat menjanjikan kapan order dapat diselesaikan. Bagian pemasaran juga mempunyai tugas untuk mengkalkulasi kebutuhan customer seperti jenis kertas, oplah, film, variasi cetak, finishing, tebal, dan masih banyak lagi. Kemudian, memberitahukan kepada bagian PPKP atau PPIC untuk mengetahui ketersedian bahan, waktu, sumber daya manusia, dan hal lainnya. 2. Pracetak Pada proses pracetak, unit ini akan memvisualisasikan dalam format grafis atau desain yang diinginkan oleh customer atau pelanggan. Unit ini juga dilengkapi dengan komputer-komputer grafis yang cukup powerfull, jaringan, dan Internet. Proses pembuatan film dilakukan di proses ini dan PT. Percetakan Penebar Swadaya didukung oleh 3 biro film separasi yang berpengalaman untuk menghasilkan output film dengan kualitas optimal.

7 12 Gambar 2.2 Bagian Pracetak 3. Persiapan Pada proses ini akan melakukan montage film sesuai dengan bidang cetak, yang selanjutnya diproses ke bidang plat untuk dicetak. 4. Cetak Proses pencetakan majalah dilakukan setelah film diproses ke plat dengan menggunakan mesin printing seperti Heidelberg. Pada proses cetak, majalah bitmap yang sudah selesai dicetak terutama cover akan diberi finishing berupa vernis. Finishing vernis bertujuan untuk memberi kesan mengkilat pada cover majalah agar tambah menarik perhatian. Pada proses ini, didukung oleh operator cetak, pembantu operator cetak, dan bagian gudang untuk menyediakan bahan baku kertas. Kesalahan atau penyebab cacat yang terjadi di proses ini adalah bagian roll pada mesin cetak yang kadang bergeser sehingga membuat hasil cetak buram atau berbayang, warna kurang sesuai dengan harapan, hasil cetakan kurang tajam, dan cetakan tidak rapi.

8 13 Gambar 2.3 Mesin Cetak Majalah 5. Finishing Proses produksi untuk finishing terdiri dari beberapa proses yang saling berkaitan satu dengan yang lainnya, yaitu Lipat, Susun, Lem, Potong, Sortir, Packaging, dan Pengiriman. Berikut ini penjelasannya: a. Lipat Proses ini dilakukan secara manual dan mekanis, tergantung dari produk yang dibuat. Proses ini melipat halaman yang telah dicetak agar memudahkan proses selanjutnya. b. Susun Pada proses ini, dilakukan penyusunan halaman sesuai dengan yang telah ditentukan sebelumnya. Proses ini bisa dilakukan secara manual maupun mekanis. Di proses ini, kesalahan yang biasa terjadi yaitu penyusunan halaman yang berganda, halaman kurang, dan kesalahan urutan halaman majalah

9 14 Gambar 2.4 Proses Susun c. Lem Pada proses ini, majalah bitmap akan dilem dengan menggunakan mesin lem. Biasanya, kesalahan yang terjadi di proses ini relatif kecil karena mesin lem relatif stabil atau memiliki sedikit error. Yang perlu diperhatikan adalah daya rekat lem sehingga majalah dapat tahan lama setelah dijual ke pasar.

10 15 Gambar 2.5 Mesin Lem d. Potong Setelah majalah selesai dilem, dilakukan pemotongan sesuai dengan tanda potong yang telah diberikan saat membuat film. Presisi potong yang tepat diperlukan untuk menjaga hasil potong sesuai dengan tanda potong yang telah diberikan. Faktor setting mesin, manusia dari segi presisi dan daya tahan terhadap lelah, serta tanda potong merupakan kunci hasil potong yang benar. Kesalahan yang umum terjadi adalah hasil potong tidak sesuai harapan, kesalahan setting mesin, lelah, metoda yang salah, dan lain-lain.

11 16 Gambar 2.6 Mesin Potong e. Sortir Dibandingkan semua proses yang ada di atas, proses sortir merupakan proses kunci dari pengendalian kualitas dan tolak ukur hasil cetak majalah bitmap. Pada proses ini dilakukan pengecekan terhadap majalah yang sudah jadi dan siap dipacking. Bagian-bagian yang diperiksa antara lain: cover majalah, hasil lem, banyaknya halaman, urutan halaman, kualitas cetak di halaman dalam, kesalahan potong, dan kemungkinan kesalahan di setiap proses yang telah dijabarkan seperti di atas. Dalam menanggani kemungkinan kesalahan yang mungkin terjadi seperti faktor 4M1E (Man, Method, Machine, Material, Environment), percetakan mengambil kebijakan untuk mencetak lebih majalah atau biasa disebut buffer. Misalnya, jika order majalah sebesar eksemplar, maka percetakan akan mencetak sebagai buffer untuk mengganti majalah yang cacat.

12 17 Gambar 2.7 Proses Sortir Manual f. Packing Setelah disortir, majalah yang sudah sesuai standar atau keinginan customer dibungkus kertas agar terlindung dan tetap bersih saat dikirim. Gambar 2.8 Proses Packaging

13 18 g. Pengiriman Majalah yang telah dibungkus rapi siap diantar ke tempat customer Ruang Lingkup Perusahaan dan Struktur Organisasi Suatu perusahaan harus mempunyai struktur organisasi dan manajemen yang baik, karena dengan adanya struktur organisasi yang baik, setiap perusahaan dapat mengerti dan menentukan tugas dan tanggung jawab-jawab masing-masing karyawan. Melalui struktur organisasi yang baik setiap tugas dapat dikelompokkan sehingga karyawan dapat melaksanakan tugasnya secara terarah untuk mencapai apa yang menjadi tujuan perusahaan. Struktur organisasi PT. Percetakan Penebar Swadaya adalah sebagai berikut:

14 Gambar 2.9 Struktur Organisasi PT. Percetakan Penebar Swadaya 19

15 20 Susunan Organisasi: Komisaris Utama Komisaris : Pinus Lingga : Ir. Hj. Kuslistyorini Ir. Yani Trisnawati Direktur Utama Direktur Manager Keuangan dan Akutansi Manager Pemasaran Manager Umum & Personalia Manager Produksi Sekretariat Kepala Percetakan Unit II Kabag Pemasaran Unit II Kabag Akunt dan Keu Unit II Kabag Produksi Unit II Kabag Umum Personalia Unit II : Soekatno : Dwi Wahyuni : Dwi Wahyuni : Richard Radja R : Icuk Sugiyarmi : Adi Nugroho : Suminar N : Sunito : Ratna Hendarti : Siti Sa adah : Sunito : Murni Handayani

16 Unit Perencanaan Pengendalian dan Kontrol Produksi Unit PPKP atau yang lebih dikenal dengan nama PPIC (Product Planning & Inventory Control) di Percetakan Penebar Swadaya memegang peranan yang cukup penting. Tugas unit ini antara lain: 1. Melakukan penyusunan anggaran saat order sudah diterima 2. Menentukan ukuran plano yang sesuai dengan produk yang dicetak. 3. Menentukan material yang dibutuhkan seperti banyaknya kertas 4. Melakukan koordinasi dengan bagian gudang dan pembelian mengenai stok material yang tersedia untuk produksi. 5. Menuliskan detil spesifikasi majalah yang akan dicetak di kantong order. Unit PPKP bisa dibilang memiliki tugas untuk memantau keseluruhan proses. Orang bertanggung jawab di unit ini memiliki alur hampir ke semua proses dan unit lain. Jika ada kesalahan saat proses produksi, unit inilah yang pertama akan diberitahu.