ERP (Enterprice Resource Planning)

Transkripsi

1 ERP (Enterprice Resource Planning) Disusun untuk memenuhi tugas matakuliah Teknologi Informasi dan Komputasi Disusun Oleh: KELOMPOK 2 1. Masfiyah Nur Aini H.W Amelia Ika P Badriyatus S TEP-B JURUSAN TEKNIK PERTANIAN FAKULTAS TEKNOLOGI PERTANIAN UNIVERSITAS JEMBER 2013

2 BAB 1. PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Persaingan global yang sangat ketat melahirkan standar kompetisi baru. Pada kondisi ini setiap perusahaan yang ingin tetap survive dan growth harus dapat menciptakan dan mempertahankan competitive advantage yang dimilikinya dengan terus-menerus meningkatkan daya saing. Salah satu konsep yang cukup terkenal yang merupakan sistem integrasi proses setiap line dalam manajemen perusahaan secara transparansi dan memiliki akuntabilitas yang cukup tinggi yaitu konsep Entreprise Resource Planning (ERP). Untuk memasuki pasar internasional. ERP merupakan salah satu yang menjadi pra-syarat dasar bagi setiap perusahaan. Indonesia merupakan negara yang sedang berkembang, dimana basis perekonomiannya bertumpu di bidang bisnis, maka efisiensi menjadi salah satu faktor yang cukup penting dalam setiap perusahaan. Dengan bantuan ERP perusahaan di Indonesia dapat terintegrasi pada setiap proses dalam perusahaan tersebut ke dalam suatu sistem komputerisasi. Selain itu ERP ini dapat mengintegrasi bisnis secara keseluruhan, fleksibilitas dalam organisasi untuk bertransformasi dan meningkatkan turn-overnya, menciptakan analisa dan peningkatan kapabilitas yang lebih baik, serta penggunaan teknologi terbaru. 1.2 Rumusan Masalah Berdasarkan pemaparan diatas, maka diperoleh beberapa permasalahan sebagai berikut: Apa pengertian ERP (Enterprice Resource Planning) dalam teknologi informasi? Bagaimana perkembangan ERP (Enterprice Resource Planning)? Apa saja macam software dalam ERP (Enterprice Resource Planning)? Apa keunggulan dan kelemahan ERP (Enterprice Resource Planning)? Bagaimana implementasi ERP (Enterprice Resource Planning)?

3 BAB 2. PEMBEHASAN 2.1 Pengertian ERP (Enterprice Resource Planning) ERP (Enterprice Resource Planning) atau perencanaan sumber daya perusahaan merupakan sebuah sistem informasi yang digunakan oleh sebuah perusahaan barang atau jasa yang berguna untuk mengintegrasikan semua proses jalannya perusahaan dari segala aspek baik proses produksi, operasional, distribusi, dan proses lainnya dari produk atau jasa dari perusahaan tersebut. ERP dirancang untuk mengkoordinasikan semua sumber daya, informasi dan aktivitas yang diperlukan untuk proses bisnis lengkap. Sistem ERP didasarkan pada database pada umumnya dan rancangan perangkat lunak modular. ERP berupa sebuah software yang mengintegrasikan semua departemen dan fungsi suatu perubahan ke dalam satu sistem komputer yang dapat melayani semua kebutuhan perusahaan, baik dari penjualan, HRD, produksi atau keuangan (O Brien, 2005). Syarat terpenting dari sistem ERP adalah integrasi yaitu menggabungkan berbagai kebutuhan pada satu software dalam satu logical database, sehingga memudahkan semua departemen berbagi informasi dan berkomunikasi. Gambar 1. Konsep dasar ERP (Rashid et al. 2002) Tujuan dari sistem ERP adalah sebagai berikut: a. otomatisasi dan integrasi banyak proses bisnis, b. membagi database yang umum dan praktek bisnis melalui enterprise, c. menghasilkan informasi yang real-time, dan d. memungkinkan perpaduan proses transaksi dan kegiatan perencanaan.

4 2.2 Perkembangan ERP Tahun 1960-an merupakan konsep awal dari ERP dengan adanya MRP (Material Requirements Planning), sistem ini meliputi perencanaan dan penjadwalan kebutuhan material perusahaan. Tahun 1970-an merupakan close loop MRP yaitu menjadi tahap selanjutnya dari MRP dan merupakan sederetan fungsi yang tidak hanya terbatas pada MRP. Tahun 1980-an MRP berkembang menjadi MRP II (Manufacturing Resource Planning), yang memperkenalkan konsep mengenai penyatuan kebutuhan material (MRP) dan kebutuhan sumber daya untuk proses produksi. Tahun 1990-an perkembangan ERP mulai pesat, awal dari perkembangan ERP dimulai Tahun 1972 dengan dipelopori oleh 5 karyawan IBM di Mannheim Jerman yang menciptakan SAP yang berfungsi untuk menyatukan solusi bisnis. Dan pada saat ini, ERP berevolusi menjadi Extended ERP (ERP II) yang diluncurkna pada tahun 2000-an. Ruang lingkup Extended ERP lebih luas dan lebih komplek dari ERP. Pada dasarnya ERP adalah penambahan module keuangan pada MRP II, sehingga lebih memudahkan bagi para pengambil keputusan menentukan keputusan-keputusannya. Berikut tahapan-tahapan perkembangan ERP : a. Tahap I: Material Requirement Planning (MRP) merupakan cikal bakal dari ERP, dengan konsep perencanaan kebutuhan material. Produk apa yang akan dibuat, apa yang diperlukan untuk membuat produk, apa yang sudah dimiliki, apa yang harus disediakan, berapa jumlahnya dan kapan pelaksanaannya. b. Tahap II: Close-Loop MRP merupakan sederetan fungsi dan tidak hanya terbatas pada MRP, terkait dengan perencanaan kapasitas, perencanaan dan eksekusi, terdiri atas alat bantu penyesuaian masalah prioritas dan adanya rencana yang dapat diubah atau di ganti jika diperlukan. c. Tahap III: Manufacturing Resource Planning (MRP-II) merupakan pengembangan dari close-loop MRP yang ditambahkan 3 elemen yaitu: perencanaan penjualan dan operasi, antarmuka keuangan dan simulasi analisis dari kebutuhan yang diperlukan. d. Tahap IV: Enterprise Resource Planning (ERP) merupakan perluasan dari MRP II yaitu perluasan pada beberapa proses bisnis diantaranya integrasi

5 keuangan, rantai pasok dan meliputi lintas batas fungsi organisasi dan juga perusahaan dengan dilakukan secara mudah. Bertujuan agar perusahaan dapat beroperasi dengan baik pada kondisi yang cepat berubah dan lebih kompetitif. e. Tahap V : Extended ERP (ERP II). Merupakan perkembangan dari ERP yang diluncurkan tahun 2000, serta lebih komplek dari ERP sebelumnya. Melingkupi perluasan yang menjebatani pemasok sampai dengan konsumen dan difokuskan pada konsumen dan integrasi dengan supplier. 2.3 Macam Software ERP Bedasarkan segi penggunaannya ERP dibagi menjadi dua yakni: 1. ERP yang berbayar (propiertary), berikut 10 software ERP Berbayar, diantaranya: a. Microsoft Dynamic b. SAP R3, sebelumnya bernama SAP ERP c. SAP Business One d. Infor ERP X2. ERP berbasis IBM e. Net Suite f. Exact Software g. SYSPRO h. Accpac i. Epicor j. 10.Excel ERP 2. ERP yang gratis (open source), beberapa software ERP berbasis open-source (gratis), yaitu : a. Open Bravo Open bravo adalah sebuah program berbasis web yang open source dengan program ERP Compiere. Memberikan status seluruh perusahaan yang mencakup informasi produksi, inventaris, informasi pelanggan, agar informasi pelacakan dan alur kerja. Openbravo menyertai luas fitur yang membuatnya lebih mudah untuk menangani untuk pengguna akhir. Beberapa fitur utamanya termasuk dimensi pelaporan, alert, , navigasi keyboard. Hal ini mudah dikonfigurasi dan

6 penjahit fungsionalitas yang ada dan aturan bisnis, serta menambahkan fungsi baru tanpa pemrograman. Software ERP menawarkan kompatibilitas yang lebih baik dan berbagi, yang memungkinkan ekspor file tunggal atau sebuah kumpulan file ke Excel, CSV, atau PDF langsung dari aplikasi. Pengguna dapat dengan mudah membuat modul pihak ketiga atau plugin atau bahkan browser direktori dan memilih fungsi bersama dibuat oleh pengguna lain untuk menginstal. Hal ini memungkinkan skalabilitas tinggi memungkinkan penyebaran dalam server tunggal atau sekelompok dari mereka, melayani sampai dengan ribuan pengguna. Suatu arsip dalam sistem dapat dengan mudah diaudit dan dijiplak untuk pengguna yang menciptakannya. b. Compiere Compiere diatur unik untuk menghindari duplikasi informasi dan kebutuhan untuk sinkronisasi. Dengan desain yang inovatif mudah Compiere memungkinkan kustomisasi aplikasi. Modul termasuk dalam solusi ERP termasuk manajemen hubungan pelanggan, Quote untuk Tunai, daftar permintaan-to-pay, Partner Relations Management, Warehouse, Supply Chain Management, Performance Analysis, Double-entry Pembukuan, Work-aliran-Manajemen dan Web Store. c. xtuple The PostBooks adalah xtuple terintegrasi ERP, CRM dan sistem akuntansi, berdasarkan ERP xtuple Suite. Sistem ERP dibangun dengan database PostgreSQL open source dan open source Qt framework untuk C + +. PostBooks lintas platform adalah aplikasi yang berjalan sama baiknya pada Windows, Linux dan Mac. Hal ini sepenuhnya internasionalisasi dengan dukungan untuk multiple struktur pajak, multi-mata uang, multilingual terjemahan xtuple kemasan dikelola oleh komunitas global. Modul untuk ERP xtuple diantaranya adalah sebagai berikut. a) Bendahara: buku besar, piutang dan hutang, rekonsiliasi bank, laporan keuangan. b) Penjualan: kutipan, order masuk, laporan penjualan, pengiriman.

7 c) Produk Definition: item, tingkat yang tak terbatas tagihan material (BOM). d) CRM: buku alamat universal, insiden manajemen, kesempatan manajemen, todo list, manajemen proyek. e) OpenRPT: penulis laporan sumber terbuka. f) Inventory: beberapa lokasi, gudang fitur lanjutan lainnya. g) Light Manufacturing: perintah kerja, dukungan yang kuat untuk membuat untuk memesan. h) Pembelian: pesanan pembelian, penerimaan, vendor pelaporan. d. OpenERP OpenERP dilengkapi dengan software, yang dirancang untuk mengatasi kebutuhan perusahaan dan proses. Mengintegrasikan OpenERP akuntansi, jam, penjualan, crm, pembelian, stok, produksi, jasa manajemen, manajemen proyek, kampanye pemasaran. Menawarkan klien dan server terpisah komponen dan XML-RPC interface. Open ERP merupakan software yang lengkap dan sistem modular dengan 350 modul. Lunak ERP memiliki arsitektur MVC yang kuat dengan objek database, GUI yang dinamis, didistribusikan server, alur kerja yang fleksibel, dan laporan tertentu. Database PostgreSQL dan server bagian ditulis dengan Python. Fitur kunci OpenERP termasuk manajemen akuntansi, akuntansi keuangan, manajemen persediaan, penjualan dan pembelian manajemen, tugas otomatisasi, Manajemen Sumber Daya Manusia, kampanye pemasaran, help desk, dan titik penjualan. Selain Linux, Windows dan Mac interface, OpenERP memiliki antarmuka web etiny yang juga tersedia untuk web TurboGears kerangka. e. Apache OFBIz Ada arsitektur yang umum untuk semua aplikasi membangun sekitar data, logika dan proses komponen. Apache OFBiz dibangun pada teknologi open source dan standar seperti Java, Java Enterprise Edition (JEE), XML dan SOAP. OFBiz memperkenalkan konsep layar di mana setiap halaman biasanya mewakili sebuah layar. Arsitektur ini cepat memungkinkan kustomisasi aplikasi untuk kebutuhan bisnis baru tanpa coding.

8 Apache OFBiz memiliki berbagai fungsi yang meliputi: a) Accounting (perjanjian, faktur, vendor manajemen, buku besar umum) b) Asset Maintenance Catalogue dan Manajemen Produk c) Fasilitas dan Warehouse Management d) Manufaktur Order Processing e) Inventory Management, otomatis pengisian ulang saham dll f) Content Management System (CMS) g) Orang-orang dan Group Management h) Project Management i) Sales Force Automation j) Kerja Manajemen Usaha k) Electronic Point Of Sale (EPOS) l) Ecommerce m) Sumber daya manusia (SDM) 2.4 Keunggulan dan Kelemahan ERP Saat ini, penerapan Teknologi Informasi semakin familiar dikalangan para pengusaha. Efisiensi waktu dan biaya yang ditawarkan oleh Teknologi Informasi, membuat para pengusaha merasa wajib untuk menerapkannya dalam proses manajemen di perusahaan. Bagi mereka yang selalu fokus terhadap kebutuhan pelanggan, tidak akan berpikir dua kali untuk menerapkan Teknologi Informasi dalam proseskerjanya. Teknologi enterprise resources planning (ERP) dapat mengintegrasikan fungsi marketing, fungsi produksi, fungsi logistik, fungsi finance, fungsi sumber daya, fungsi produksi, dan fungsi lainnya. ERP telah berkembang sebagai alat integrasi, memiliki tujuan untuk mengintegrasikan semua aplikasi perusahaan ke pusat penyimpanan data dengan mudah diakses oleh semua bagian yang membutuhkan. Fan et, al dalam Yusuf, et al. (2006) menyatakan, ERP merupakan fungsi sistem aplikasi software yang dapat membantu organisasi dalam mengendalikan bisnis yang lebih baik karena dapat mengurangi tingkat stok dan inventori, meningkatkan perputaran stok, mengurangi cycle time order, meningkatkan

9 produktivitas, komunikasi lebih baik serta berdampak pada peningkatan benefit (profit) perusahaan. Sedangkan Leon (2005) menyatakan bahwa, ERP mempunyai keuntungan dengan pengurangan lead-time, pengiriman tepat waktu, pengurangan dalam waktu siklus, kepuasan pelanggan yang lebih baik, kinerja pemasok yang lebih baik, peningkatan fleksibilitas, pengurangan dalam biaya-biaya kualitas, penggunaan sumber daya yang lebih baik, peningkatan akurasi informasi. Disamping banyak keuntungan yang diperoleh dari ERP, beberapa kelemahan ERP juga perlu diperhatikan. Kelemahan-kelemahan dari ERP adalah sebagai berikut (Jogiyanto, 2003): a. Implementasi ERP sangat sulit karena penerapannya yang terintegrasi dan organisasi harus merubah cara mereka berbisnis. Kesulitan penerapan ERP ditambah dengan adanya resistance to change dari personil yang terkena imbasnya akibat perubahan proses dari bisnis. b. Biaya implementasi ERP yang sangat mahal. c. Organisasi hanya memikirkan manfaat yang besar dari penerapan ERP tetapi tidak mempersiapkan personilnya untuk berubah. d. Permasalahan lainnya adalah pada personil yang tiba-tiba dibebani dengan tanggung jawab yang lebih besar dengan kesiapan yang kurang baik mental maupun keahliannya. e. kemampuan pembuatan keputusan. Teori yang disampaikan Gargeya dan Brady (2005) menyatakan bahwa ada faktor-faktor keberhasilan dan faktor-faktor kegagalan antara lain: a. Kemampuan untuk mempersingkat bisnis proses atau operasi sehingga kustomisasi berkurang pada perusahaan; b. Keberhasilan tim proyek yang didukung oleh manajemen, konsultan dan vendor; c. Adanya pelatihan yang berkelanjutan saat implementasi ERP pada perusahaan; d. Menyesuaikan budaya organisasi yang sama untuk menghindari cara-cara tersendiri dalam mengerjakan hal-hal dan setiap fungsi/departemen beroperasi

10 dengan prosedur berbeda dan ketentuan bisnis berbeda, maka perlu dilakukan wadah untuk sharing knowledge ERP pada perusahaan. e. Merencanakan biaya pada saat implementasi dan pengembangan ERP untuk menghindari pemakaian biaya yang melebihi dari kemampuan perusahaan. Keenam, pengujian sistem yang terbukti untuk jadi unsur sukses bagi beberapa perusahaan dan penyebab langsung kegagalan implementasi ERP pada perusahaan. Selain faktor efisiensi waktu, biaya, dan tenaga, penerapan ERP juga dapat dijadikan sebagai sarana belajar bagi para karyawan untuk meninggalkan budaya kerja lama. Budaya kerja lama yang dimaksud salah satunya adalah kebiasaan karyawan melempar tanggung jawab bila terjadi suatu kesalahan dalam proses kerja. Padahal yang seharusnya dilakukan adalah mencari solusi untuk memperbaiki kesalahan yang terlanjur terjadi. Kontribusi ERP dalam hal ini adalah membantu pelaksanaan dan pendokumentasian komunikasi internal antar karyawan. Dengan adanya pendokumentasian ini, kita dapat memantau dan mengendalikan kinerja setiap proses. Untuk selanjutnya tinggal dipikirkan tindakan perbaikan dan pencegahan yang seharusnya dilakukan. Kelancaran proses kerja sebagai hasil dari penerapan ERP dapat membantu perusahaan memenuhi keinginan pelanggan sehingga perusahaan dapat mencapai kepuasan pelanggan. 2.5 Implementasi ERP Penerapan ERP pada perusahaan akan memperoleh keuntungan berupa perencanaan produksi, pemrosesan pesanan, manajemen persediaan, pengiriman, maupun keuangan sehingga mendukung pencapaian keberhasilan perusahaan. Kegiatan bisnis akan terintegrasi dengan software ERP dan database umum yang dipelihara oleh DBMS. Penerapan ERP tidak hanya didukung dengan ERP sebagai alat tetapi juga didukung oleh keempat komponen teknologi yaitu humanware, technoware, organware dan infoware. Berdasarkan keempat komponen tersebut, kesuksesan ERP bergantung pada beberapa faktor sebagai berikut.

11 a. Manajemen/organisasi; meliputi komitmen, edukasi, keterlibatan, pemilihan tim, pelatihan, serta peran dan tanggung jawab. b. Proses; meliputi aligment, dokumentasi, integrasi, dan re-desain proses. c. Teknologi; meliputi hardware, software, manajemen system, dan interface. d. Data; melputi file utama, file transaksi, struktur data, dan maintenance serta integrasi data. e. Personil; meliputi edukasi, pelatihan, pengembangan skill, dan pengembangan pengetahuan. Pendekatan yang dapat digunakan dalam implementasi ERP yaitu sebagai berikut. a. The Big Bang Strategi penerapan seluruh modul dalam paket ERP secara simultan di seluruh fungsi perusahaan. Kelebihan: memerlukan sedikit interface atanra system lama dan system baru, efisien, dan hasilnya optimal. Kelemahan: implementasi kompleks sehingga resiko kegagalan tinggi. b. Step by Step (Phased Approach) Melakukan impelentasi sedikit demi sedikit. Kelebihan: kompleksitas dapat dikurangi, memungkinkan terjadinya perbaikan proyek, dan ongkos tidak terlalu membebani. Kelemahan: waktu implementasi lebih panjang dan hasil tidak optimal. c. Small Bang (Pilot Approach) Pembuatan model implementasi pada salah satu site atau fungsi perusahaan sebagai pilot project dan diteruskan ke fungsi atau site yang terkait. Kelebihan: biaya relatif rendah, dan kompleksitas berkurang. Kelemahan: membutuhkan banyak customisasi akibat adanya operasi spesifik antar site. Contoh penerapan ERP pada beberapa perusahaan adalah sebagai berikut. a. Penerapan ERP berhasil: PT Semen Gresik, PLN, PT Bentoel Prima, dan b. Penerapan ERP gagal: PT Kanemochi Indonesia

12 BAB 3. KESIMPULAN Berdasarkan pembahasan diatas, dapat diperoleh beberapa kesimpulan diantaranya sebagai berikut. 1. ERP (Enterprice Resource Planning) merupakan sebuah sistem informasi yang digunakan oleh suatu departemen untuk mengintegrasikan segala aspek dalam satu logical database, sehingga memudahkan semua departemen berbagi informasi dan berkomunikasi. 2. Perkembangan ERP melalui lima tahapan yang dimulai dari Material Requirement Planning (MRP) pada tahun 1960-an sebagai cikal bakal ERP, hingga Extended ERP (ERP II) pada thun 2000-an bentuk kompleks dari ERP. 3. Software ERP terdiri atas dua macam jenis yaitu berbayar dan tidak berbayar. ERP berbayar diantaranya adalah Microsoft Dynamic, SAP R3 (sebelumnya bernama SAP ERP), SAP Business One, Infor ERP X2. ERP berbasis IBM, Net Suite, Exact Software, SYSPRO, Accpac, Epicor, dan10.excel ERP. Sedangkan untuk ERP tidak berbayar diantaranya adalah Open Bravo, Compiere, xtuple, OpenERP, dan Apache OFBIz. 4. Keuntungan ERP yang dapat diperoleh diantaranya adalah pengurangan leadtime, pengiriman tepat waktu, pengurangan dalam waktu siklus, kepuasan pelanggan yang lebih baik, kinerja pemasok yang lebih baik, peningkatan fleksibilitas, pengurangan dalam biaya-biaya kualitas, penggunaan sumber daya yang lebih baik, peningkatan akurasi informasi. Sedangkan kelemahannya adalah implementasi ERP sangat sulit, mahal, personil organisasi yang kurang bertanggung jawab, dan kemampuan pengambilan keputusan. 5. Pendekatan yang dapat dilakukan ERP diantaranya dengan strategi The Big Bang, Step by Step (Phased Approach), dan Small Bang (Pilot Approach). Penerapannya pada beberapa perusahaan dapat dinilai dengan keberhasilan dan kegagalan.

13 DAFTAR PUSTAKA Adithiajaya ERP is Interprise Resource Planning. share.com/2009/03/22/erp-is-interprise-resource-planning. [Serial On Line]. Diakses 18 Desember Azis, Rahayu Analisis Efektivitas SAP (System Application Product) R/3 Terhdap Informasi Akutansi Pada PT Telekomunikasi Indonesia, Tbk. Divisi Regional Sumatera. Skripsi, Jurusan Ekonomi, Fakultas Ekonomi, Universitas Sumatera Utara. Hermanzacharias Review Penerapan ERP di PT.Bentoel Prima. slide share.com./2012/03/16/review-penerapan-erp-di-pt-bentoel-prima. [Serial On Line]. Diakses 18 Desember Nurfaindah, Yuanita Sistem Pendukung Keputusan Untuk ProsesKenaikan Jabatan Pada Bentoel Group Malang Menggunakan MetodeAnalytical Hierarchy Process. Skripsi, Jurusan Teknik Informatika,Fakultas Sains dan Teknologi, Universitas Islam Negeri (UIN) MalikiMalang O Brien, James A Pengantar Sistem Informasi: Perspektif Bisnis dan Manajerial. Jakarta: Salemba Empat. Salim, M Qolbun ERP (Enterprise Resource Planning) share.com/2011/09/erp-enterprise-resource-panning.html. [Serial On Line]. Diakses 18 Desember 2013.