KATA PENGANTAR... I DAFTAR ISI... II A. LATAR BELAKANG... 1 B. TUJUAN APLIKASI HELPDESK DAPODIKMEN... 4 C. DEFINISI APLIKASI HELPDESK DAPODIKMEN...

Transkripsi

1

2 KATA PENGANTAR Panduan Teknis Helpdesk Dapodikmen merupakan panduan bagi para operator/stakeholder untuk mengunakan Aplikasi Helpdesk Dapodikmen. Aplikasi Helpdesk Dapodikmen merupakan Sub Sistem dari Aplikasi Dapodikmen sebagai media untuk semua pihak dalam mencari solusi terhadap permasalahan dan kendala teknis yang dihadapai di lapangan. Aplikasi Helpdesk Dapodikmen merupakan salah satu aplikasi layanan yang diberikan oleh Sekretariat Direktorat Jenderal Pendidikan Menengah dalam rangka meningkatkan layanan publik dalam hal ini layanan penggunaan Aplikasi Dapodikmen. Kami sadar bahwa Aplikasi Helpdesk Dapodikmen ini belum sempurna. Oleh karena itu kritik dan saran yang membangun terhadap Aplikasi Helpdesk Dapodikmen ini sangat kami harapkan guna peningkatan kualitas layanan helpdesk Dapodikmen di masa yang akan datang. i

3 DAFTAR ISI KATA PENGANTAR... I DAFTAR ISI... II A. LATAR BELAKANG... 1 B. TUJUAN APLIKASI HELPDESK DAPODIKMEN... 4 C. DEFINISI APLIKASI HELPDESK DAPODIKMEN... 5 D. KEUNGGULAN APLIKASI HELPDESK DAPODIKMEN... 5 E. FITUR APLIKASI HELPDESK DAPODIKMEN Akses Aplikasi Helpdesk Dapodikmen Halaman Login Penjelasan Fitur dan Fungsi Menu Beranda Menu Profil Menu Posting dan Comment Menu Rekap Total Comment Pada Topik Menu Tag Menu Untuk hapus/edit serta melihat comment pada topik Announcement /Pengumuman Menu Toolbar PENUTUP ii

4 A. LATAR BELAKANG Perencanaan Pendidikan merupakan salah satu bagian penting dalam rangka mewujudkan program pembangunan pendidikan nasional, yaitu: peningkatan akses, mutu, tata kelola dan penguatan akuntabilitas dan tata kelola pendidikan nasional. Untuk melaksanakan perencanaan pendidikan maupun untuk melaksanakan program-program pendidikan secara tepat sasaran dan berkesinambungan diperlukan adanya data pendidikan yang cepat, lengkap, valid, akuntabel, dan terbarukan (up to date). Data Pokok Pendidikan atau Dapodik adalah sistem pendataan skala Nasional yang terpadu, dan merupakan sumber data utama pendidikan nasional, yang merupakan bagian dari Program perancanaan pendidikan nasional dalam rangka mewujudkan insan Indonesia yang Cerdas dan Kompetitif. Dengan ketersediaan data yang cepat, lengkap, valid, akuntabel dan up to date tersebut, maka proses perencanaan, pelaksanaan, pelaporan dan evaluasi kinerja program-program pendidikan nasional dapat dilaksanakan dengan lebih terukur, tepat sasaran, efektif, efisien dan berkelanjutan. Sehubungan dengan hal tersebut, Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan telah mengembangkan suatu sistem pendataan skala nasional yang terpadu dan disebut dengan Data Pokok Pendidikan (Dapodik). 1

5 Telah banyak kegiatan pendataan/penjaringan data yang telah dilaksanakan oleh berbagai lembaga internal di lingkungan Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan, namun demikian data yang dimiliki belum bisa memenuhi kebutuhan semua pihak. Permasalahan yang terjadi selama ini adalah (1) belum tercapainya kelengkapan data, (2) masih kurangnya akurasi data, (3) data yang tidak mutakhir (belum terkini), (4) data kurang terperinci dan (5) pendataan tidak terpadu sehingga integrasi sistem sulit untuk dilakukan. Oleh karena itu sejak akhir 2010, Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan mulai menjalani proses Reformasi Birokrasi. Salah satu poin yang merupakan bagian dari Reformasi Birokrasi adalah mekanisme pendataan serta penyaluran dana hibah. Konsep yang digulirkan oleh Kementerian yaitu integrasi antara berbagai sistem pendataan di lingkup masing-masing Direktorat Jenderal. Selanjutnya langkah-langkah yang telah diambil untuk menyelesaikan kendala dan hambatan tersebut makan integrasi data sekolah direncanakan dan dirumuskan dengan berbasis web/online. Pada tahun 2011 Ditjen Pendidikan Menengah mulai membangun Sistem Aplikasi Pendataan Pendidikan Menengah yang modern, terintegrasi dan sistematis dengan memanfaatkan teknologi ICT. Teknologi ICT digunakan dalam membangun aplikasi perangkat lunak (software) beserta perangkat kerasnya untuk menampung data pendidikan dari stakeholder. Aplikasi tersebut harus bersifat dua arah sehingga stakeholder dapat 2

6 menginput/memasukkan data secara mandiri untuk disimpan dalam server Basis Data Pendidikan Nasional. Pengembangan basis data dan aplikasi Pendataan Pendidikan Menengah dilakukan dengan tahapan sebagai berikut (1) identifikasi kebutuhan sistem, (2) analisis system, (3) pengembangan modul pendataan, (4) pengembangan modul pemutakhiran data secara transaksional dan online, (5) pengembangan modul desimenasi data dan modul eksekutif. Berdasarkan hasil evaluasi kebutuhan pendataan maka diperlukan suatu system aplikasi pendataan yang dapat memenuhi kebutuhan dan atau permintaan data pokok pendidikan dimana data yang dibutuhkan tidak lagi agregat, akan tetapi data sudah berbasis data individual. Setelah semua rangkaian persiapan pembangunan aplikasi pendidikan menengah selesai, maka pada tanggal 2 Mei 2014 yang bertepatan dengan Peringatan Hari Pendidikan Nasional, Direktur Jenderal Pendidikan Menengah secara resmi meluncurkan Aplikasi DAPODIKMEN. Sejak tanggal tersebut Aplikasi DAPODIKMEN secara resmi mulai berlaku dan digunakan sebagai satu-satunya aplikasi penjaringan data pendidikan menengah yang digunakan di lingkungan Ditjen Dikmen. Pada perkembangan implementasi Aplikasi Dapodikmen di lapangan mengalami banyak kendala dan tantangan. Salah 3

7 satunya adalah belum meratanya kemampuan/skill dari operator sekolah, masih banyak operator yang masih membutuhkan bimbingan dalam melakukan input data maupun menjalankan prosedur terkait transaksi akademik. Oleh karena itu Ditjen Dikmen memberikan layanan helpdesk baik secara tatap muka di kantor dan secara online. Oleh karena itu untuk memberikan solusi secara cepat secara online maka Sekretariat Ditjen Dikmen menyusun dan meluncurkan aplikasi helpdesk dapodikmen. B. TUJUAN APLIKASI HELPDESK DAPODIKMEN Adapun tujuan diluncurkannya Aplikasi HelpDesk Dapodikmen adalah sebagai berikut : 1. Sebagai sarana untuk sosialisasi dan edukasi agar pendataan Dapodikmen dapat dijalankan dengan baik di lapangan. 2. Sebagai sarana pencari solusi terhadap permasalahan yang terjadi dilapangan yang bersifat dua arah. Karena solusi tersebut tidak hanya ditemukan oleh tim dapodikmen pusat saja, namun juga solusi tersebut ditemukan oleh para operator di lapangan. Selanjutnya solusi tersebut dapat dijadikan rujukan bagi Sekolah, Dinas Pendidikan Kab/Kota dan Propinsi. 3. Sebagai sarana berbagi informasi, konsultasi dan bimbingan teknis terkait pendataan Dapodikmen secara on line. 4. Sebagai Quality Control dan Quality Assurance terhadap keberlangsungan Dapodikmen. 4

8 C. DEFINISI APLIKASI HELPDESK DAPODIKMEN Aplikasi Helpdesk Dapodikmen merupakan subsistem pendataan data pokok pendidikan menengah untuk membantu menangani kebutuhan pengguna/user terkait dengan pertanyaan, pelayanan, support teknis, atau komplain terhadap produk aplikasi dapodikmen dengan memanfaatkan suatu sistem/prosedur untuk memudahkan penelusuran terhadap tindakan penyelesaian dari suatu masalah terkait implementasi pendataan Dapodikmen. D. KEUNGGULAN APLIKASI HELPDESK DAPODIKMEN Aplikasi helpdesk dapodikmen ini dikembangkan atas dasar prinsip untuk memberikan kemudahan komunikasi antara operator dapodikmen di sekolah dengan petugas helpdesk dapodikmen di pusat dalam rangka mengatasi kendala-kendala yang terjadi di lapangan. Aplikasi helpdesk dapodikmen diharapkan dapat menutupi kelemahan-kelemahan model komunikasi yang selama ini digunakan. Berikut ini beberapa keunggulan yang dimilkiki oleh Aplikasi Helpdesk Dapodikmen yaitu : 1. Secara fisik aplikasi helpdesk dapodikmen dapat diakses secara online selama 24 jam per hari. Sehingga pengguna aplikasi Dapodikmen dapat setiap saat mencari informasi 5

9 solusi terhadap permasalahan implementasi dapodikmen di lapanagan. 2. Pengguna aplikasi dapodikmen dapat berkomunikasi dengan petugas helpdesk dapodikmen melalui topic yang terkategorisasi dengan rapih. Pesan teks yang dikirim oleh operator sekolah dapat dikombinasikan dengan pesan gambar maupun video. 3. Bagi petugas helpdesk, aplikasi ini sangat membatu ketika harus mengkases server dapodikmen secara bersamaan. Aplikasi helpdesk dapodikmen dirancang agar petugas helpdesk dapat langsung mengakses ke server dapodikmen tanpa harus keluar aplikasi ketika petugas tersbeut memerlukan informasi terkait dengan data sekolah yang sudah dilayaninya. 4. Aplikasi helpdesk dapodikmen ini dikembangkan dengan menggunakan Single Sign On (SSO). Artinya bahwa operator dapodikmen yang sudah terdaftar dalam aplikasi dapodikmen dan sistem PDSP dapat langsung mengakses aplikasi ini tanpa harus mendaftar ulang lagi. E. FITUR APLIKASI HELPDESK DAPODIKMEN Fitur aplikasi helpdesk dapodikmen disusun untuk memfasilitasi operator sekolah berupa penyediaan informasi atau membantu Pengguna dapodikmen apabila mengalami masalah. Secara umum fitur-fitur aplikasi helpdesk dapodikmen antara lain : 6

10 1. Akses Aplikasi Helpdesk Dapodikmen Untuk dapat mengakses Aplikasi Helpdesk Dapodikmen para operator sekolah/penguna dapat mengetikkan url pada browser internet (disarankan browser mozila) dengan alamat seperti pada gambar 1 dibawah ini. Gambar 1. Akses Aplikasi Helpdesk Dapodikmen 2. Halaman Login Pada halaman ini User diwajibkan untuk melakukan Login untuk dapat mengakses Aplikasi Helpdesk Dapodikmen. Masukan Username dan password sesuai dengan akun pada saat registrasi aplikasi dapodikmen. Login ke Aplikasi Helpdesk Dapodikmen menggunakan user account yang diregistrasi di aplikasi Dapodikmen. Syaratnya, user account yang pertama kali dibuat dan telah disinkronisasi. 7

11 Gambar 2. Halaman Login Aplikasi Helpdesk Dapodikmen 3. Penjelasan Fitur dan Fungsi Setelah berhasil login maka akan tampil halaman yang berisi menu-menu khusus sesuai hak akses pengguna helpdesk. Klik tab menu tersebut untuk masuk ke dalam menu tertentu. Gambar 3. Penjelasan Elemen Elemen Helpdesk Dapodikmen 8

12 3.1 Menu Beranda Menu ini berisi beberapa menu yaitu menu halaman utama, pemberitaan, posting, refresh halaman, total tag posting, total posting di balas, pencarian topik, upload foto penggunana, ubah password posting berita/pemberitahuan informasi kepada sesama user, logout. Menu-menu aplikasi helpdesk tersebut silahkan lihat pada gambar 4 dibawah ini. Gambar 4. Penjelasan Menu Beranda Aplikasi Helpdesk Dapodikmen 3.2 Menu Profil Menu profil menginformasikan identitas user pengguna seperti gambar dibawah ini. 9

13 Gambar 5. Menu Profil Aplikasi Helpdesk Dapodikmen 3.3 Menu Posting dan Comment Menu posting dan comment ini disesuaikan dengan topik permasalahan, untuk sementara tema ini dibatasi seputar diskusi umum, peserta didik, PTK, wilayah, referensi operasional dan satuan pendidikan, adapun kalau nanti pada saat sudah berjalan dan banyak masalah yang perlu penambahan topik akan ditambahkan sesuai dengan kebutuhan yang ada. Penggunaan menu ini silahkan pengguna memilih topik yang sudah ada seperti gambar 6 dan silahkan isikan posting pada menu yang tersedia serta upload file pada tombol browse jika ada file yang memang harus disertakan untuk lebih jelasnya silahkan lihat gambar berikut gambar 7 dan praktekan pada aplikasi helpdesk dapodikmen. 10

14 Gambar 6. Memilih topik diskusi di Aplikasi Helpdesk Dapodikmen Adapun menu posting dan comment tombol browse untuk upload file pada gambar 7 di bawah ini. Gambar 7. Tampilan saat akan mengunggah gambar pada posting 3.4 Menu Rekap Total Comment Pada Topik Menu ini untuk mencari topik-topik yang disampaikan oleh operator dapodikmen dan menu ini juga menggambarkan berapa banyak total komentar pengguna aplikasi helpdesk dalam menyampaikan komentar maupun sharing informasi yang sudah dijawab atau belum oleh administrator helpdesk. Gambar tampilan menu seperti gambar 8 dibawah ini 11

15 Gambar 8. Rekap total komentar pada masing masing topik Pada menu rekap pencarian topik silahkan pengguna aplikasi mengetikan tema/topik yang dicari seperti contoh gambar 9 di bawah ini dengan melakukan dropdown topik Gambar 9. Pencarian topik diskusi Selanjutnya pencarian topik/ tema pembahasan masalah dapat dilakukan melalui menu pencaian seperti gambar 10 di bawah ini. 12

16 Gambar 10. Pencarian topik diskusi Adapun hasil pencarian topic/tema pembahasan dapat ditampilkan seperti gambar 11 di bawah ini. Gambar 11. Hasil pencarian topik diskusi 3.5 Menu Tag Menu tag ini berfungsi sebagai klasifikasi tujuan pengiriman posting terhadap group atau pengguna dapodikmen tertentu. Caranya silahkan klik menu tag ketikan nama yang akan ditag setelah itu klik menu tag. Adapun tampilan menunya seperti gambar 12 di bawah ini. 13

17 Gambar 12. Menu Tag 3.6 Menu Untuk hapus/edit serta melihat comment pada topik Menu menghapus/edit topik ini hanya bisa digunakan oleh administrator helpdesk atau pemposting topik/pengguna. Tampilan menu hapus/edit topik seperti gambar 13 di bawah ini. Gambar 13. Menghapus/edit komentar 14

18 Gambar uraian menu hapus/edit topic dapat dilihat pada gambar 14 di bawah ini. Gambar 14. Penjelasan tombol hapus/edit komentar 3.7 Announcement /Pengumuman Pada menu ini berfungsi untuk memberikan informasi pengumuman pada forum. Caranya silahkan klik menu announcement dan sesuaikan topik yang mau di umumkan. Langkah 1 Langkah 2 Gambar 15. Langkah 1 memberikan pengumuman 15

19 Gambar 16. Langkah 2 memberikan pengumuman 3.8 Menu Toolbar Menu toolbar aplikasi heldpdesk adalah sebuah strip horizontal yang berisi daftar menu yang tersedia untuk aplikasi helpdesk dapodikmen. Menu ini berada dibagian atas jendela layar yang terbuka setelah pengguna login. Adapun bagian-bagian dari menu bar ini yaitu : 1. Beranda Menu ini adalah untuk menampilkan beranda halaman aplikasi helpdesk untuk pengguna ataupun administrator. Gambar 17. Beranda 16

20 2. Posting Posting adalah kegiatan untuk membuat artikel/posting agar muncul di dalam aplikasi helpdesk untuk disampaikan kepada semua pengguna atau pengguna tertentu. Gambar 18. Posting 3. Refresh refresh page atau reload page pada browser aplikasi helpdesk dapodikmen yaitu untuk memuat kembali halaman posting yang gagal dimuat sebelumnya Gambar 19. Refresh 4. Tag berfungsi sebagai klasifikasi tujuan pengiriman posting terhadap group atau pengguna dapodikmen tertentu. Gambar 20. Tag 5. Berita berfungsi sebagai membuat berita/posting/informasi untuk disebarkan kepada group atau pengguna dapodikmen tertentu 17

21 Gambar 21. Menu Berita Gambar 22. Melihat berita 6. Pencarian Topik Pencarian topik ini berfungsi untuk mencari posting/berita tertentu supaya efesien,efektif dan hemat waktu dalam pencarian. Gambar 23. Form pencarian topik 18

22 Gambar 24. Hasil pencarian topik 7. Tombol Cari tombol cari ini berfungsi untuk mengeksekusi pada menu pencarian topik/posting. Gambar 25. Tombol pencarian 8. Upload foto pengguna menu ini yaitu berfungsi untuk mengupload foto pengguna. Caranya silahkan klik tombol yang diberi tanda seperti gambar dibawah ini : Gambar 26. Tombol mengubah foto profil 19

23 Gambar 27. Tampilan upload foto setelah mengklik tombol upload foto akan muncul menu seperti gambar berikut lalu klik tombol browse untuk mencari lokasi file foto pengguna dan klik tombol upload untuk mengunggah fotonya. Gambar 28. Tampilan upload foto 9. Reset password pengguna Gambar 29. Reset password pengguna 20

24 Tombol menu reset ini yaitu untuk mengganti password pada pengguna akun aplikasi helpdesk ini. Gambar 30. Reset password pengguna 10. Pencarian Sekolah Menu ini berfungsi untuk mencari sekolah tertentu keywordnya bis menggunakan nama sekolah ataupun NPSN caranya silahkan klik menu sekolah ketikan nama sekolah/npns setelah klik tombol cari. Hasilnya seperti gambar dibawah ini. Gambar 31. Pencarian Sekolah 11. Logout / keluar aplikasi Gambar 32. Tombol Logout 21

25 Tombol menu logout / keluar yaitu untuk keluar dari aplikasi helpdesk seperti tampilan dibawah ini. Gambar 33. Halaman Login setelah logout 22

26 PENUTUP Demikian yang dapat kami sampaikan mengenai manual book aplikasi helpdesk dapodikmen yang menjadi pokok bahasan pengoperasian, tentunya masih banyak kekurangan dan kelemahan dalam penulisannya. Penulis banyak berharap para pembaca yang budiman untuk memberikan kritik dan saran yang membangun kepada penulis demi sempurnanya manual book aplikasi helpdesk dapodikmen ini. Semoga manual book aplikasi helpdesk dapodikmen ini berguna bagi pengguna sebagai panduan dalam penggunaan aplikasinya. 23