PEDOMAN MUTU INTERNAL UNIVERSITAS BAITURRAHMAH

Transkripsi

1 Universitas Baiturrahmah Jln. Raya By Pass Km 15 Padang Sumatera Barat Telp (0751) Fax (0751) Pedoman Mutu Internal Kode: Tanggal: Revisi: Halaman : PEDOMAN MUTU INTERNAL UNIVERSITAS BAITURRAHMAH Proses Perumusan Penanggung Jawab Nama Jabatan Tanda Tangan Pemeriksaan Persetujuan Penetapan Pengendalian Universitas Baiturrahmah, -All Rights Reserved Pedoman SPMI UNBRAH

2 KATA PENGANTAR Universitas Baiturrahmah merupakan pelopor pendirian pendidikan tinggi di bidang kesehatan dan satu-satunya pendidikan tinggi yang menyelenggarakan pendidikan sarjana dan diploma bidang kesehatan secara lengkap di Kopertis Wilayah X yang mencakup Propinsi Sumatera Barat, Riau, Jambi, dan Kepulauan Riau. Selama lebih kurangdua puluh tahun perkembangannya, Unbrah telah menyelenggarakan enam program studi, yaitu Program Studi Pendidikan Dokter Gigi di Fakultas Kedokteran Gigi, Program Studi Pendidikan Dokter di Fakultas Kedokteran, Program Studi Kesehatan Masyarakat di Fakultas Kesehatan Masyarakat, Program Studi Manajemen dan Akuntansi di Fakultas Ekonomi, dan dua program studi D III yang berdiri sendiri, yaitu Program Studi Kebidanan Unbrah menyadari pentingnya pengendalian mutu dalam mewujudkan visi, mencapai visi serta memenuhi tuntutan stakeholder. Oleh karena itu, Unbrah membentuk Pusat Pengawasan dan Penjaminan Mutu (P3M) pada tanggal 17 September 2007 sesusai dengan SK Rektor No. 292.a/F/UNBRAH/IX/2007. Tim P3M ini bekerjasama dengan pimpinan dan stakeholder, menyusun dokumen-dokumen Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) yang berisikan garis besar pelaksanaan sistem penjaminan mutu serta menjadi dasar dalam menyusun kebijakan/peraturan setiap unit di Unbrahdan Program Studi Radiografi yang telah meluluskan ribuan sarjana dan diploma. Atas dasar pemikiran tersebut Unbrah telah menyusun dokumen Kebijakan Mutu Unbrah. Buku Kebijakan mutu ini berisi tentang latar belakang, tujuan, strategi, prinsip dan arah untuk menjamin dan meningkatkan mutu pendidikan di Unbrah dan menjadi dasar bagi seluruh standar, manual dan formulir mutu yang ada di Unbrah Padang, 6 Juli 2013 Rektor Prof.Ir. Firdaus Rivai, M.SC Pedoman SPMI UNBRAH

3 PERATURAN REKTOR UNIVERSITAS BAITURRAHMAH NOMOR 369/A/Unbrah/VII/2013 TAHUN 2013 TENTANG PEDOMAN MUTU INTERNAL UNIVERSITAS BAITURRAHMAH TAHUN REKTOR UNIVERSITAS BAITURRAHMAH Menimbang: a. bahwa perkembangan lingkungan Strategis mengharuskan Universitas Baiturrahmah mengembangkan paradigma mutu internal baru menjadi Kebijakan Mutu Internal yang mencakup aspek akademik dan nonakademik agar mampu mengantisipasi perubahan yang sedang terjadi; b. bahwa berbagai pandangan, dasar berpikir, pembuatan keputusan, dan upaya pengembangan secara sistematik perlu diperhatikan dalam merevisi arah kebijakan mutu internal Unbrah; c. bahwa pengembangan pendidikan, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat (Tridharma) didasarkan pada telaah kritis dan bukti ilmiah yang terintegrasi; d. bahwa pengembangan mutu internal di Unbrah tidak lagi sentralistik, maupun otonomi penuh, namun mencakup keduanya secara proporsional; e. bahwa dalam upaya untuk mewujudkan tujuan sebagaimana dimaksud pada sub a, b, c dan d di atas perlu menyusun Kebijakan Mutu Internal Universitas Baiturrahmah Tahun yang ditetapkan melalui Peraturan Rektor. Mengingat : 1. Undang-Undang Nomor 18 Tahun 2002 tentang Hak Cipta; 2. Undang-Undang No.18 Tahun 2003 Tentang Penelitian, Pengembangan, dan Penerapan Ilmu Pengetahuan dan Teknologi; 3. Undang-Undang Nomor 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional; 4. Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2005 tentang Guru dan Dosen; 5. Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi; 6. Peraturan Pemerintah Nomor 60 Tahun 1999 tentang Pendidikan Nasional; 7. Peraturan Pemerintah Nomor 19 Tahun 2005 Tentang Standar Nasional Pendidikan; 8. Peraturan Pemerintah Nomor 17 Tahun 2010 tentang Pengelolaan dan Penyelenggaraan Pendidikan; 9. Peraturan Pemerintah Nomor 66 Tahun 2010 tentang Perubahan atas Peraturan Pemerintah Nomor 17 Tahun 2010 tentang Pengelolaan dan Penyelenggaraan Pendidikan; 10. Permen Diknas RI No. 17 Tahun 2010 tentang Pencegahan dan Penanggulangan Plagiat di Perguruan Tinggi; Mengingat : 1. Visi, misi, tujuan dan rencana arah pengembangan Universitas Baiturrahmah 2. Rencana Induk Pengembangan (RIP) Universitas Baiturrahmah tahun Rencana Strategis Universitas Baiturrahmah Pedoman SPMI UNBRAH

4 Menetapkan: MEMUTUSKAN BAB I. PENDAHULUAN Sesuai tuntutan untuk menghasilkan produk dan jasa (luaran)yang bermutudi lingkungan Universitas Baiturrahmah (UNBRAH), diperlukan peningkatan kualitas sumber daya dan proses pelaksanaan berbagai kegiatan. Oleh sebab itu pengelolaan UNBRAH harus membangun sistem manajemen yang baik dan teruji serta memiliki jaminan mutu yang dapat dipertanggungjawabkanuntuk meningkatkan daya saing UNBRAH. Mutu proses, produk dan jasa di UNBRAH adalah kesesuaian antara penyelenggaraan semua aktivitas dengan Standar Nasional Pendidikan, maupun dengan Standar Mutu Internal UNBRAH berdasarkan visi dan kebutuhan dari pemangku kepentingan (stakeholders). Dengan demikian, UNBRAH dinyatakan bermutu apabila mampu: a. Menetapkan dan mewujudkan visi melalui pelaksanaan misi b. Menjabarkan visi ke dalam sejumlah standar c. Melaksanakan, mengendalikan, dan mengembangkan sejumlah standar tersebut untuk memenuhi kebutuhan stakeholders. Penjaminan mutu di UNBRAH meliputi proses penetapan, pelaksanaan, evaluasi, pengendalian, dan peningkatan standar pendidikan tinggi secara konsisten dan berkelanjutan.tujuannya adalah agar stakeholdersinternal dan eksternal perguruan tinggi (mahasiswa, dosen, tenaga kependidikan, masyarakat, dunia usaha, asosiasi profesi, dan pemerintah) memperoleh kepuasan atas kinerja dan luaran UNBRAH. Kewajiban UNBRAH untuk melaksanakan penjaminan mutu dalam penyelenggaraan pendidikan tinggi diatur oleh peraturan perundang-undangan yaitu: a. Undang-Undang No. 20 tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional b. Undang-Undang No. 12 tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi. c. Peraturan Pemerintah No. 19 tahun 2005 tentang Standar Nasional Pendidikan d. Peraturan Pemerintah No. 17 tahun 2010 tentang Pengelolaan dan Penyelenggaraan Pendidikan, pasal 96 ayat (7) bahwa perguruan tinggi melakukan program penjaminan mutu secara internal, sedangkan penjaminan mutu eksternal dilakukan secara berkala oleh Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi (BAN PT) atau lembaga mandiri lain yang diberi kewenangan oleh Menteri. Kegiatan penjaminan mutu di UNBRAH dilaksanakan dalam sebuah sistem yang disebut Sistem Penjaminan Mutu Internal UNBRAH (SPMI-UNBRAH.Hasil pelaksanaan Pedoman SPMI UNBRAH

5 SPMI oleh UNBRAH digunakan untuk mendukung pelaksanaan Sistem Penjaminan Mutu Eksternal (SPME) atau akreditasi oleh BAN-PT dan/atau lembaga mandiri lainnya (nasional, regional dan internasional) yang diakui Pemerintah.Kebijakan nasional untuk menjamin mutu pendidikan tinggi, khususnya melalui SPMI, bersifat sebagai pedoman bagi perguruan tinggi untuk dikembangkan sendiri sesuai dengan nilai dasar, visi, dan misi perguruan tinggi tersebut. Oleh karena itu pelaksanaan SPMI di UNBRAH bersifat internally driven berdasarkan kebutuhan, kesadaran, dan kesiapan UNBRAH, sehingga diharapkan mampu: a. Menggalang komitmen untuk menjalankan SPMI. b. Menetapkan, melaksanakan, mengevaluasi, mengendalikan, dan meningkatkan Standar Mutu UNBRAH. c. Melakukan benchmarking penjaminan mutu di UNBRAH secara berkelanjutan, baik di dalam maupun ke luar negeri. Tahap pelaksanaan SPMI terdiri dari: a. Pembuatan dokumen SPMI yang berisikan Pedoman SPMI,Kebijakan Mutu, Standar Mutu, Manual Mutu, dan dokumen lain. b. Pelaksanaan, evaluasi dan pengendalian Standar Mutu. c. Pengembangan keorganisasian SPMI. UNBAH telah membentuk unit tersendiri untuk menjaminsiklus penjaminan mutu internal di lingkungan universitas, fakultas dan jurusan/program studi. Di tingkat universitas, unit penjaminan mutu internal berada dibawah Lembaga Pengembangan Pendidikan dan Penjaminan Mutu (P3M). Di tingkat fakultas berada dibawah Badan/Pusat Penjaminan Mutu (BAPEM/PPM), dan di tingkat jurusan/program studi berada dibawah Gugus Kendali Mutu (GKM). Model manajemen kendali yang dipilihadalahmodel PDCA (Plan, Do, Check, Action) seperti pada Gambar 1. Model PDCA dipilih karena memungkinkan terjadinya kaizen atau peningkatan/perbaikan/pengembangan berkelanjutan (continuous quality improvement) yang didorong dari dalam (internally driven). Pedoman SPMI UNBRAH

6 ORGANISASI, SDM, DOKUMEN, SARANA& DANA PENETAPAN STANDAR PELAKSANAAN STANDAR MONITORING &EVALUASI BENCHMARK PLAN PENINGKATAN MUTU DO CHECK Sesuai PERMINTAAN KOREKSI ACTION Sesuai AUDIT ASSESSMENT EVALUASI Gambar 1. Siklus Penjaminan Mutu Unbrah Pedoman SPMI UNBRAH

7 BAB II. SISTEM PENJAMINAN MUTU INTERNAL UNBRAH A. Ketentuan Umum 1. Mutu adalah kesesuaian antara penyelenggaraan kegiatan dengan standar dan harapan stakeholder atau pemenuhan janji yang telah diberikan. 2. Mutu internal Universitas Baiturrahmahadalah tingkat kesesuaian antara penyelenggaraan kegiatan akademik dan non-akademik dengan standar mutu Universitas Baiturrahmah. 3. Sistem Penjaminan Mutu Internal Universitas Baiturrahmah, selanjutnya disingkat SPMI-UNBRAH, merupakan kegiatan sistemik untuk meningkatkan mutu UNBRAH secara berencana dan berkelanjutan. 4. Mutu kegiatan akademik meliputi: a. Mutu pendidikan, diartikan sebagai pencapaian tujuan pendidikan nasional dan tujuan UNBRAHyang telah ditetapkan berdasarkan standar mutu UNBRAH. b. Mutu penelitian, diartikan sebagai pencapaian hasil penelitian berupa publikasi ilmiah, perolehan HAKI atau paten. c. Mutu pengabdian kepada masyarakat, diartikan sebagai pencapaian hasil kegiatan yang dapat membantu pemecahan masalah pembangunan baik pada tingkat lokal, nasional maupun isu global. 5. Mutu kegiatan non akademik meliputi: a. Kesesuaian perumusan identitas dengan standar. b. Kesesuaian pengelolaan sistem informasi dan komunikasi dengan standar. c. Kesesuaian pengelolaan asset dan keuangan dengan standar. d. Kesesuaian Pengelolaan unit kerja dengan standar. e. Pengelolaan kerjasama dengan standar. f. Kesesuaian perumusan dan pelaksanaan kode etik dengan standar. g. Kesesuaian pengelolaan keamanan, ketertiban, kebersihan, kesehatan dan keindahan lingkungan dengan standar. 6. SPMI-UNBRAHadalah kegiatan sistemik penjaminan mutu UNAND oleh setiap unit kerja untuk mengendalikan penyelenggaraan kegiatan akademik dan nonakademik secara berencana dan berkelanjutan. 7. Standar Mutu Internal UNBRAHadalah standar pendidikan tinggi berupa satuan standar yang dibuat oleh UNBRAHdalam bidang akademik dan non-akademik yang melampaui Standar Nasional Pendidikan. Pedoman SPMI UNBRAH

8 8. Standar Nasional Pendidikanadalah satuan standar yang menunjukkan kriteria minimal tentang sistem pendidikan di seluruh Indonesia. B. Ruang Lingkup 1. SPMI-UNBRAH mencakup kegiatan akademik dan non akademik. 2. SPMI-UNAND mencakup semuajenisdanjenjang pendidikan (S1, dan profesi), semua unit kerjatermasuk Unit Pelayanan Teknis (UPT) di lingkungan UNBRAH. 3. SPMI-UNBRAH mencakup penetapan, pelaksanaan, evaluasi, pengendalian dan peningkatan standar mutu internal. 4. SPMI-UNBRA mencakuppendampinganterhadap program studi atau institusi dalam menghadapi SPME. C. Mekanisme Pelaksanaan Pelaksanaan penjaminan mutu internal UNBRAH menggunakan pendekatan PDCA (Plan = perencanaan/penetapan mutu, Do = pelaksanaan mutu, Check = monitoring dan evaluasi mutu, dan Action = tindakan koreksi/perbaikan mutu) untuk tercapainya perbaikan terus menerus (continuous improvement). C.1. PENETAPAN MUTU Penetapan mutumerupakan penyusunan dokumen-dokumen mutu dan penetapan standar mutu yang ter C.1.1. Kebijakan MutuInternal Kebijakan Mutu Internal adalah dokumen yang menjadi dasar dalam menyusun standar mutu, manual mutu dan semua formulir mutu di UNBRAH.Kebijakan mutu memuat prinsip-prinsip dasar yang dianut oleh universitas dalam menyelenggarakan Tri Dharma Perguruan Tinggi dan mengelola tatanan perangkat keras, perangkat lunak, dan sumberdaya manusia yang berkualitas sesuai dengan tugas dan kewajiban universitas agar mampu menciptakan sistem kecerdasan kolektif dalam pembuatan kebijakan, perencanaan, pelaksanaan, evaluasi, pengendalian dan peningkatan untuk mencapai dan mewujudkan visi dan misiunbrah. Pedoman SPMI UNBRAH

9 Sistematika dokumen Kebijakan Mutu Internal adalah: I. Pendahuluan II. Ketentuan Umum III. Kebijaksanaan Akademik 3.1. Kebijaksanaan Pendidikan Misi dan Tujuan Program Pendidikan Sumberdaya Evaluasi Program Kelembagaan 3.2. Kebijaksanaan Penelitian Misi dan Tujuan Program Penelitian Sumberdaya Evaluasi Program Kelembagaan 3.3. Kebijaksanaan Pengabdian Kepada Masyarakat Misi dan Tujuan Program Sumberdaya Evaluasi Program Kelembagaan IV. Kebijaksanaan non-akademik 4.1. Misi dan Tujuan 4.2. Program 4.3. Sumberdaya 4.4. Evaluasi Program 4.5. Kelembagaan V. Azas Penyelenggaraan VI. Hubungan kebijakan mutu internal dengan berbagai dokumen Perguruan Tinggi lainnya (misalnya Statuta, Renstra) VII. Penutup C.1.2. Standar Mutu Internal Standar Mutu Internal memuat standar pendidikan tinggi di UNBRAH berupa satuan standar dalam bidang akademik dan non-akademik. Dokumen ini berisikan butir-butir mutu yang menjadi landasan penetapan, pelaksanaan, evaluasi, pengendalian dan peningkatan standar mutu. Pedoman SPMI UNBRAH

10 Sistematika dokumen Standar Mutu Internal adalah: I. PENDAHULUAN I.1. Tujuan I.2. Kegunaan Standar Mutu I.3. Ketentuan Umum II. STANDAR UMUM 2.1. Identitas 2.2. Kurikulum II.3. Proses 2.4. Evaluasi 2.5. Suasana Akademik 2.6. Kemahasiswaan 2.7. Kompotensi Lulusan 2.8. Sumber Daya Manusia 2.9. Sarana dan Prasarana Sistem Informasi dan Komunikasi Pembiayaan Pengelolaan Penelitian Pengabdian kepada Masyarakat Kerjasama Kode Etik Keamanan, Ketertiban, Kebersihan, Kesehatan dan Keindahan Lingkungan III. PENUTUP C.1.3. Manual Mutu Internal Manual Mutu Internal adalah pedoman dalam penetapan, pelaksanaan, evaluasi, pengendalian dan peningkatan mutu internal UNBRAH.Dokumen ini digunakan sebagai acuan bagi pengembangan manual mutu internal tingkat fakultas, penyusunan Spesifikasi Program Studi (SP), penyusunan Manuall Prosedur (MP) serta penyusunan Instruksi Kerja (IK) pada tingkat program studi dan satuan kerja lainnya. Pedoman SPMI UNBRAH

11 Sistematika Manual Mutu Internal adalah: I. Tujuan dan maksud II. Ruang lingkup 2.1. Manual Penetapan Standar 2.2. Manual Pelaksanaan Standar 2.3. Manual Evaluasi Standar 2.4. Manual Pengendalian Standar 2.5. Manual Peningkatan Standar III. Tugas Dan Wewenang Pelaksana 3.1. Uraian pekerjaan 3.2. Pelaksana dan Penanggung jawab 3.3. Azas pelaksanaan IV. Rincian Formulir atau Borang yang harus disiapkan dan digunakan sebagai bagian dari manual mutu internal V. Rincian Sarana C.1.4. Formulir Mutu Internal Formulir Mutu Internal adalah instrumen untuk merekam dan mengendalikan hasil pelaksanaan standar mutu internal.formulir ini digunakan sebagai bahan untuk menjamin kesesuaian antara pelaksanaan standar mutu dengan standar mutu internal yang telah ditetapkan. Formulir Mutu Internal meliputi dokumen-dokumen berikut: 1. Spesifikasi Program Studi Berisikan profil program studi, profil lulusan, kompetensi lulusan/capaian pembelajaran (hardskills, softskills dan values), struktur dan peta kurikulum, dan sebaran mata kuliah, metode pembelajaran, sistem penilaian, dan prasyarat ujian akhir. 2. Buku Panduan Meliputi Buku Panduan Akademik (Peraturan Akademik, Buku Panduan Seminar dan Tugas Akhir, Buku Panduan Praktek Lapangan, Buku Panduan Penelitian Dosen, Buku Panduan Pengabdian Masyarakat, dan lain lain), dan Buku Panduan Non-Akademik (Buku Panduan Penerimaan Mahasiswa, Karyawan dan Dosen, Buku Panduan Pengadaan Barang dan Jasa, dan lain lain) 3. Prosedur Operasi Standar Pedoman SPMI UNBRAH

12 Setiap kegiatan harus memiliki Prosedur Operasi Standar (POS), misalnya: POSPenerimaan Mahasiswa Baru, POS Kenaikan Pangkat, POS Keselamatan Kerja di Laboratorium atau Bengkel dan lain lain. 4. Instruksi Kerja Instruksi Kerja berisikan butir-butir perintah kerja dalam menyelesaikan kegiatan tertentu, misalnya: Instruksi Kerja Kebersihan Ruangan, Instruksi Kerja Penggunaan Alat Laboratorium C.2. PELAKSANAAN Pelaksanaan mutu merupakan implementasi dari perencanaan mutu sesuai dengan standar mutu UNBRAH.Pelaksanaan mutu dapat diselenggarakan melalui berbagai model manajemen kendali mutu.unbrah menggunakan model PDCA (Plan, Do, Check, Action) menuju tercapainya pengembangan berkelanjutan (continuous improvement) atau kaizen mutu pendidikan di UNBRAH.Model PDCA dapat dilihat pada Gambar 2. Kaizen/Continuous improvement SDCA P D C A SDCA P D C A SDCA P D C A SDCA P D C A Gambar 2. Manajemen PDCA Model PDCA menekankan pada pelaksanaan semua kegiatan sesuai standar mutu yang ditetapkan dalam siklus pelaksanaan-monitoring dan evaluasi-peningkatan (SDCA= standarddo-check-action), dimana secara berkelanjutan dilakukan peningkatan standar mutu (PDCA). Pedoman SPMI UNBRAH

13 Semua pikiran dan tindakan dari pelaku manajemen mutu berbasis PDCA berlandaskan pada prinsip-prinsip berikut: a. Quality first: semua pikiran dan tindakan berorientasi pada mutu. b. Stakeholder-in: semua pikiran dan tindakan berorientasi pada kepuasan stakeholders. c. The next process is our stakeholders: setiap tindakan yang dilakukan selalu menganggap pengguna sebagai stakeholders yang harus dipuaskan. d. Speak with data: setiap tindakan atau keputusan yang dibuat berdasarkan analisis data hasil evaluasi. e. Upstream management: pengambilan keputusan dilakukan secara partisipatif bukan otoritatif. C.3. MONITORING DAN EVALUASI Evaluasi mutu merupakan kegiatan menilai kesesuaian dan kepatuhan terhadap standar mutu UNBRAH yang telah ditetapkan. Proses evaluasi mutu tercakup dalam tahap check, dimana terdapat titik-titik kendali mutu (quality check points). Titik-titik kendali mutu pada setiap satuan kegiatan dalam manajemen kendali mutu harus ditetapkan secara jelas dan menjadi ruang lingkup audit mutu yang akan dilaksanakan. Audit mutu adalah penilaian kesesuaian antara pelaksanaan kegiatan dengan standar mutu UNBRAH. Bila hasil audit adalah positif, berarti telah mencapai standar mutu (S dalam SDCA) maka pada proses perencanaan selanjutnya (P dalam PDCA) dalam standar mutu harus ditingkatkan supaya terjadi kaizen mutu internal di UNBRAH. Bila hasil audit adalah negatif, berarti pelaksanaan tugas belum mencapai standar yang ditetapkan maka harus segera dilakukan tindakan koreksi (A dalam PDCA) agar standar mutu dapat dicapai. C.4. TINDAK LANJUT Temuan-temuan negatif dari monitoring dan evaluasi perlu ditindaklanjuti melalui tindakan korektif oleh pengelola unit kerja atau program studi, disebut dengan permintaan tindakan koreksi (PTK).Temuan negatif disebut juga Ketidak sesuaian (KTS) terdiri atas KTS berat dan KTS ringan.kts berat adalah bila ketidaksesuaian terhadap standar mutu bersifat prinsipil yang mengganggu pencapaian mutu secara signifikan.kts berat perlu ditindak lanjuti melalui perbaikan-perbaikan mayor dalam rentang waktu yang ditetapkan.kts ringan atau observasi (OB) adalah bila ketidaksesuaian tidak bersifat prinsipil yang tidak mengganggu pencapaian mutu secara signifikan. KTS ringan ditindaklanjuti melalui perbaikan minor dalam rentang waktu yang tidak terlalu lama dari proses audit mutu sebelumnya. Pedoman SPMI UNBRAH

14 BAB III. ORGANISASI PENJAMINAN MUTU INTERNAL UNBRAH Struktur organisasi pejaminan mutu internal Unand terdiri atas 3 tingkat yaitu tingkat universitas, fakultas dan jurusan/program studi (Gambar 3). Rektor Wakil Rektor 1 Wakil Rektor 2 Wakil Rektor 3 Ketua P3M Sekretaris P3M Kabag Tata Usaha Dekan/PPS BAPEM Fakultas/PPS Ka Jur/Prodi GKM Jur/Prodi Gambar 3. Struktur Organisasi SPMI Unbrah Pedoman SPMI UNBRAH

15 Masing-masing tingkatan diuraikan lebih rinci pada sub bab di bawah ini. A. Tingkat Universitas 1. Organisasi penjaminan mutu internal di tingkat universitas terdiri atas Senat Universitas, Pimpinan Universitas dan P3M serta Satuan Pengawas Internal (SPI). 2. Senat Universitas merupakan organ yang menjalankan fungsi pertimbangan dan pengawasan akademik yang beranggotakan antara lain: rektor, dekan, dan utusan fakultas. 3. Tugas dan wewenang Senat Universitas antara lain: a. penetapan kebijakan pengawasan di bidang akademik; b. pemberian pertimbangan terhadap norma akademik yang diusulkan oleh Rektor; c. pemberian pertimbangan terhadap kode etik sivitas akademika yang diusulkan oleh Rektor; d. pengawasan penerapan norma akademik dan kode etik sivitas akademika dan untuk pelaksanaannya dibuat komite etik; e. pemberian pertimbangan terhadap ketentuan akademik yang dirumuskan dan diusulkan oleh Rektor mengenai hal-hal sebagai berikut: - kurikulum program studi; - persyaratan akademik untuk pemberian gelar akademik; - persyaratan akademik untuk pemberian penghargaan akademik. f. pengawasan penerapan ketentuan akademik; g. pengawasan kebijakan dan pelaksanaan penjaminan mutu UNBRAH paling sedikit mengacu pada standar nasional pendidikan; h. pengawasan dan evaluasi pencapaian proses pembelajaran, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat dengan mengacu pada tolok ukur yang ditetapkan dalam rencana strategis; i. pemberian pertimbangan dan usul perbaikan proses pembelajaran, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat kepada Rektor; j. pengawasan pelaksanaan kebebasan akademik, kebebasan mimbar akademik, dan otonomi keilmuan; k. pemberian pertimbangan terhadap pemberian atau pencabutan gelar dan penghargaan akademik; l. pengawasan pelaksanaan tata tertib akademik; m. pengawasan pelaksanaan kebijakan penilaian kinerja dosen; Pedoman SPMI UNBRAH

16 n. pemberian rekomendasi penjatuhan sanksi terhadap pelanggaran norma, etika, dan peraturan akademik oleh sivitas akademika kepada Rektor; o. pemberian pertimbangan terhadap pembukaan program studi dan fakultas baru; p. pemberian pertimbangan terhadap usulan kenaikan pangkatdan jabatan ke lektor kepala dan guru besar. 4. Pimpinan universitas adalah Rektor yang dibantu oleh para Wakil Rektor, Biro, danketua Lembaga. Pimpinan universitas bertanggung jawab atas penyelenggaraan pendidikan, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat. Rektor menetapkan peraturan, kaidah, dan tolok ukur penyelenggaraan kegiatan akademik secara umum. 5. Lembaga adalah unsur pelasana akademik di bawah Rektor yang melaksanakan sebagian tugas dan fungsi di bidang pendidikan, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat. 6. Lembaga dipimpin oleh seorang Ketua yang bertanggung jawab kepada Rektor.Ketua dalam melaksanakan tugasnya dibantu oleh seorang Sekretaris Lembaga.Ketua dan Sekretaris Lembaga diangkat dan diberhentikan oleh Rektor. 7. Lembaga terdiri atas: a. Lembaga Penelitian dan Pengabdian Kepada Masyarakat, yang disingkat dengan LPPM; b. Pusat Pengawasan dan Penjaminan Mutu yang disingkat dengan P3M; dan c. Lembaga Pengembangan Teknologi Informasi dan Komunikasi, yang disingkat dengan LPTIK. 8. Pusat Pengawasan dan Penjaminan Mutu (P3M) mempunyai tugas melaksanakan, mengkoordinasikan, memonitor, dan mengevaluasi kegiatan pengembangan pendidikan dan penjaminan mutu. 9. Lingkup kerja P3M mencakup semua program studi pada strata pendidikan (diploma, sarjana, spesialis dan magister serta doktor), fakultas/program pascasarjana, unit kerja lainnya. 10. LPPM menyelenggarakan fungsisebagai berikut: a. penyusunan rencana, program, dan anggaran Lembaga; b. pelaksanaan penelitian ilmiah murni dan terapan; c. pelaksanaan pengabdian kepada masyarakat; d. pelaksanaan publikasi hasil penelitian dan pengabdian kepada masyarakat; Pedoman SPMI UNBRAH

17 e. peningkatan relevansi program penelitian dan pengabdian kepadamasyarakat sesuai dengan kebutuhan masyarakat; dan f. pelaksanaan urusan administrasi Lembaga. 11. P3M melaksanakan tugas sebagai berikut: a. Peningkatan mutu proses pembelajaran, yang mencakup: - Pengembangan metode pembelajaran; - Menyelenggarakan evaluasi proses pembelajaran secara terintegrasi; - Pengembangan buku ajar. b. Pengembangan sistem penjaminan mutu pendidikan yang mencakup: - Perumusan dokumen mutuinternal (Kebijakan Mutu Internal, Standar Mutu Internal, Peraturan Akademik, Manual Mutu Internal, Prosedur Mutu, dan formulir serta Instrumen Audit Mutu Internal); - Pengintegrasian SPMI dan SPMEpada manajemen perguruan tinggi; - Sosialisasi SPMI dan SPME ; dan - Pendampingan dan pelayanan konsultasi BAPEM dan GKM c. Pelaksanaan penjaminan mutu pendidikan, yang mencakup: - Pengembangan kurikulum institusi; dan - Pengembangan program studi unggulan d. Pelaksanaan monitoring dan evaluasi penjaminan mutu internal yang disertai dengan Permintaan Tindakan Koreksi (PTK); e. Pelaksanaan rekareditasi institusi dan pendampingan akreditasi program studi; f. Menganalisis dan meninterpretasikan data PDPT; g. Mengkoordinir sertifikasi dosen dan PTP serdos; h. Mengevaluasi beban kinerja dosen (BKD) dan tugas khusus profesor; i. Menyedikan informasi perundang-undangan, permendikbud, peraturan dan kebijakan rektor, dokumen dan data yang terkait dengan pendidikan dan penjaminan mutu pada website LP3M; dan j. Menyusun roadmapp3m per periode kepemimpinan. 12. P3M mengusulkan Koordinator Pengembangan Sistem Pendidikan dan Koordinator Sistem Penjaminan Mutu yang ditetapkan dengan surat keputusan Rektor. 13. Koordinator Pengembangan Sitem Pendidikan bertanggung jawab atas terlaksananya pengembangan dan evaluasi mutu pendidikan. Pedoman SPMI UNBRAH

18 14. Koordinator Pengembangan Sistem Penjaminan Mutu bertanggung jawab atas terlaksananya pengembangan dan evaluasi mutu akademik dan akademik internal, dan pendampingan akreditasi program studi. B. Tingkat Fakultas 15. Organisasi jaminan mutu internal di tingkat fakultas/program studi terdiri atas Senat Fakultas, Dekan/Direktur, Wakil Dekan/Direktur dan BAPEM Fakultas. 16. Senat Fakultas merupakan badan normatif tertinggi di lingkungan fakultas yang memiliki wewenang untuk menjabarkan kebijakan dan peraturan universitas untuk fakultas. Senat Fakultas terdiri atas Dekan dan Wakil Dekan, Ketua jurusan/bagian, guru besar dan dosen wakil jurusan/bagian. Tugas Senat Fakultas adalah: a. merumuskan rencana dan kebijakan mutu internal fakultas; b. melakukan penilaian prestasi dan etika akademik, kecakapan, serta integritas kepribadian dosen di lingkungan fakultas; c. merumuskan norma dan tolok ukur bagi pelaksanaan penyelenggaraan fakultas, dan menilai pelaksanaan tugas Pimpinan Fakultas; d. memberikan pendapat dan saran untuk kelancaran pengelolaan fakultas. 17. Dekan bertanggung jawab atas penyelenggaraan pendidikan, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat, serta pembinaan tenaga akademik, tenaga administrasi, dan mahasiswa. Dekan bertanggung jawab atas terjaminnya mutu internal di fakultas. 18. Dekan selaku penanggung jawab mutu internal fakultas/program pascasarjana menetapkan ketua, sekretaris dan anggota BAPEM Fakultas. 19. BAPEM Fakultas, bertanggung jawab atas tersusunnya: a. Standar Mutu Internal Fakultas/Program Pascasarjana, b. Manual Mutu Internal Fakultas/Program Pascasarjana, c. Manual Prosedur Fakultas/Program Pascasarjanayang selaras dengan Standar Mutu Internal, Manual Mutu Internal, dan Manual Prosedur di tingkat universitas. d. Formulir untuk semua jenis layanan akademik dan non akademik. Pedoman SPMI UNBRAH

19 20. BAPEM Fakultas/Program Pascasarjanadibantu oleh sejumlah anggota sesuai dengan kebutuhan fakultas. 21. BAPEM Fakultas/Program Pascasarjanabertugas untuk: a. Membuat turunan dari Kebijakan Mutu Internal universitas menjadi Kebijakan Mutu Internal fakultas/program pascasarjana, dari Standar Mutu Internal universitas menjadi StandarMutu Internal fakultas, dari Peraturan Akademik universitas menjadi Peraturan Akademik fakultas, dari Manual Mutu universitas menjadi Manual Mutu fakultasyang berlaku untuk semua jenjang pendidikan yang dikelolanya. b. Membuat Prosedur Mutu yang berlaku di lingkungan fakultas. c. Membuat formulir layanan administrasi akademik, administrasi dan keuangan, kemahasiswaan, saranadan prasarana. d. Sosialisasi sistem penjaminan mutu kepada sivitas akademika dalam lingkungan fakultas/program pascasarjana. e. Pelatihan dan konsultasi kepada GKM dan sivitas akademika fakultas tentang pelaksanaan penjaminan mutu; f. Membahas dan menindaklanjuti PTK pada program studi dan fakultas/program pascasarjana. g. Pendampingan akreditasi program studi S1/profesi h. Mengkoordinasikan hasil evaluasi proses pembelajaran dengan GKM Dalam melaksanakan tugasnya BAPEM Fakultas melakukan konsultasi dan koordinasi dengan LP3M universitas, dan berkoordinasi GKM program studi. 22. Dekan/direktur menerima dan menyetujui laporan audit mutu (termasuk permintaan tindakan koreksi (PTK) dari P3M melalui BAPEM Fakultas/Program Pascasarjana. Dekan melakukan koordinasi tindak lanjut atas PTK, membuat keputusan dalam batas kewenangannya, serta memobilisasi sumberdaya di tahun berikutnya. 23. Setiap tahun Senat Fakultas menerima laporan evaluasi diri serta laporan audit mutu internal dari dekan. Senat Fakultas akan mempelajari kedua laporan tersebut dan menentukan kebijakan dan peraturan baru di tingkat fakultas untuk peningkatan mutu internal. Pedoman SPMI UNBRAH

20 C. Tingkat Program Studi 24. Penjaminan mutu tingkat Program Studi dilakukan dibawah koordinasi Ketua atau Sekretaris Program Studi. 25. Gugus Kendali Mutu (GKM) dibentuk untuk membantu pengelola Program Studi baik S1 maupun profesi dalam penjaminan mutu di tingkat Program Studi. 26. Ketua Jurusan/Program Studi mengusulkan ketua, sekretaris dan anggota GKM untuk ditetapkan oleh dekan/direktur. 27. Ketua Program Studi bersama GKM pada tingkat tersebut bertanggung jawab atas tersusunnya: a. Menyusun dan menyempurnakan Spesifikasi Program Studi; b. Profil dan kompetensi/capaian pembelejaran lulusan; c. Menyusun Manual Prosedur dan Formulir yang relevan dengan program studi; d. Menganalisis hasil evaluasi proses pembelajaran setiap dosen; e. Mengevaluasi kesesuaian RPS dengan pelaksanaan perkuliahan; f. Mengevaluasi tingkat kehadiran dosen dan mahasiswa dalam perkuliahan; g. Menyusun roadmap program studi yang sesuai dengan Standar Mutu Internal; Manual Mutu Internal, dan Manual Prosedur Tingkat Fakultas/Program Pascasarjana. Ringkasan mengenai tanggung jawab dan wewenang dalam Sistem Penjaminan Mutu Internal di tingkat universitas, fakultas/program pascasarajana, danjurusan/program studi diberikan dalam Tabel 1. Pedoman SPMI UNBRAH

21 Tabel 1. Tanggungjawab dan Wewenang Sistem Penjaminan Mutu Tingkat Universitas, Fakultas/Program Pascasarjana dan Jurusan/Program Studi Tingkat Dokumen yang dihasilkan Satuan Kerja Penanggung Jawab Pelaksanaan SPMI Penanggung JawabSistem AMI Universitas Fakultas/ Program Pascasarjana Jurusan/ Program Studi Kebijakan Mutu Internal Standar Mutu Internal Peraturan Akademik Manual Mutu Internal Manual Prosedur Formulir Kebijakan Mutu Internal Standar Mutu Internal Peraturan Akademik Manual Mutu Internal Manual Prosedur Formulir Kompetensi Lulusan Spesifikasi Program Studi Manual Prosedur Instruksi Kerja Formulir P3M KetuaP3M Koordinator Program AMI dan Tim Monev (diangkat oleh Rektor atas usul Ketua P3M) BAPEM Ketua BAPEM Koordinator Program AMI dan Tim Monev (diangkat oleh Dekan) GKM Ketua GKM Tim Monev (ditugaskant oleh Dekan) Pedoman SPMI UNBRAH

22 BAB IV. MONITORING, EVALUASI DAN TINDAK LANJUT A. AUDIT MUTU INTERNAL Audit Mutu Internal (AMI) dilaksanakan untuk menganalisis kekuatan, kelemahan, ancaman, dan peluang penyempurnaan mutu akademik dan non akademik. Secara khusus, AMI bertujuan untuk: 1. Memberi nilai tambah dan memperbaiki kegiatan operasional atau proses akademik dan non akademik UNBRAH. 2. Mengetahui bahwa pelaksanaan standar mutu akademik/non akademik UNBAH telah tepat dan efektif, serta terdapat upaya-upaya peningkatan standar mutu tersebut. 3. Mengidentifikasi lingkup perbaikan dan mengembangkannya secara profesional berkelanjutan. AMI dilakukan secara berkala sesuai persyaratan peraturan atas permintaan klien yaitu pihak manajemen (Rektor dan Dekan) atau bilaterdapat perubahan yang signifikan dalam manajemen, kebijakan, dan prosedur. Ketua P3M sebagai Manajer Program (MP) AMI menindaklanjuti dengan merencanakan, melaksanakan dan menyerahkan laporan AMI kepada klien. Siklus AMI adalah sebagai berikut: a. Menetapkan tujuan audit b. Merencanakan audit tahunan c. Menetapkan sasaran dan lingkup audit d. Membentuk tim audit e. Mengkaji ulang dokumen dan menyiapkan daftar pengecekan (audit sistem) f. Menyelenggarakan rapat tim audit g. Menetapkan jadwal audit h. Melaksanakan audit di tempat obyek audit (audit kepatuhan) i. Menyusun laporan audit [Temuan (KTS,OB) & PTK] j. Melakukan kajiulang oleh manajemen Pedoman SPMI UNBRAH

23 B. PERMINTAAN TINDAKAN KOREKSI (PTK) PTK adalah permintaan perbaikan oleh manajemen (Rektor) kepada teraudit (Dekan atau Ketua Program Studi) atas dasar laporan auditagar teraudit mengidentifikasi penyebab KTS dan memperbaiki KTS dalam rentang waktu yang disepakati. C. TINDAK LANJUT DAN PERBAIKAN MP AMI mempresentasikan hasil AMI didepan pihak manajemen (Rektor, Dekan dan Ketua Program Studi). Temuan AMI (KTS, OB, PTK) menjadi landasan bagi pihak manajemen dalam merencanakan dan mengganggarkan kegiatan-kegiatan atau tindakan perbaikan dan peningkatan mutu pada tahun berikutnya. Pedoman SPMI UNBRAH

24 DAFTAR RUJUKAN 1) Undang-Undang Nomor 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional; 2) Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi; 3) Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2005 tentang Guru dan Dosen; 4) Peraturan Pemerintah Nomor 60 Tahun 1999 tentang Pendidikan Nasional; 5) Peraturan Pemerintah Nomor 19 Tahun 2005 Tentang Standar Nasional Pendidikan; 6) Peraturan Pemerintah Nomor 19 Tahun 2005 Tentang Standar Nasional Pendidikan; 7) Peraturan Pemerintah Nomor 17 Tahun 2010 tentang Pengelolaan dan Penyelenggaraan Pendidikan; 8) Peraturan Pemerintah Nomor 66 Tahun 2010 tentang Perubahan atas Peraturan Pemerintah Nomor 17 Tahun 2010 tentang Pengelolaan dan Penyelenggaraan Pendidikan; 9) Keputusan Yayasan Pendidikan Baiturrahmah Nomor...Statuta Universitas Baiturrahmah. 10) Rencana Strategis Universitas Baiturrahmah Tahun... 11) Panduan Sistem Penjaminan Mutu Universitas Andalas Pedoman SPMI UNBRAH

25 TIM PENYUSUN 1. (Pengarah) : Prof. Ir. Firdaus Rivai, M.Sc. 2. (Penanggung Jawab) : dr. Muchlis Hasan, Sp. OG. 3. (Perumus) : Prof. Rusjdi Djamal, Apt. 4. (Perumus) : Drs. Darman, M.Si. Ak. 5. (Perumus) : Drs. Awalludin, M.Si. Pedoman SPMI UNBRAH