KINERJA, PERAN MANAJEMEN KINERJA DALAM MENUMBUHKAN MOTIVASI DAN PERFORMANCE KERJA, DAN TANGGUNG JAWAB MANAJEMEN KINERJA

Transkripsi

1 KINERJA, PERAN MANAJEMEN KINERJA DALAM MENUMBUHKAN MOTIVASI DAN PERFORMANCE KERJA, DAN TANGGUNG JAWAB MANAJEMEN KINERJA Diampuh oleh : HERU SUSILO, Drs, MA Oleh : Archie Octhanantha Aqli Yassin Adhyasaka Hutama Boy Aditya Citra Bella Monizsya Yumna Dalian Putri JURUSAN ADMINISTRASI BISNIS FAKULTAS ILMU ADMINISTRASI UNIVERSITAS BRAWIJAYA MALANG 2015

2 LATAR BELAKANG Dengan semakin ketatnya tingkat persaingan bisnis, mengakibatkan perusahaan dihadapkan pada tantangan untuk dapat mempertahankan kelangsungan hidup. Oleh karena itu perusahaan harus mampu bersaing dan alat yang dapat digunakan oleh perusahaan adalah kompensasi. Jika program kompensasi semakin ketatnya tingkat persaingan bisnis, dirasakan adil dan kompetitif oleh karyawan, maka perusahaan akan lebih mudah untuk menarik karyawan yang potensial, mempertahankannya dan memotivasi karyawan agar lebih meningkatkan kinerjanya, sehingga produktivitas meningkat dan perusahaan mampu menghasilkan produk dengan harga yang kompetitif. Dan tentu saja kompensasi memegang peranan penting dalam meningkatkan kinerja pegawai, dimana salah satu alasan seseorang bekerja adalah untuk memenuhi kebutuhan hidupnya. Seseorang akan bekerja dengan maksimal agar mendapat kompensasi yang sesuai. Bagian ini akan membahas tentang kinerja dimana Manajemen kinerja dalam menumbuhkan motivasi dan performance kerja serta tanggung jawab Manajemen kinerja itu sendiri.

3 A. KINERJA Kamus Besar Bahasa Indonesia (2005:P.570) memberikan defenisi kinerja diartikan sebagai: (1) sesuatu yang dicapai, (2) prestasi yang diperlihatkan, (3) kemampuan kerja. Snell SA (1992:P.329) menyatakan bahwa kinerja merupakan kulminasi dari tiga elemen yang saling berkaitan, yakni keterampilan, upaya, bersifat eksternal. Tingkat keterampilan merupakan bahan baku yang dibawa oleh seseorang ketempat kerjanya, seperti pengetahuan, kemampuan, kecakapan interpersonal serta kecakapan-kecakapan teknis. Tingkat upaya dapat digambarkan sebagai motivasi yang diperlihatkan oleh seseorang untuk menyelesaikan pekerjaan. Sedangkan kondisi-kondisi eksternal adalah tingkat sejauh mana kondisi-kondisi eksternal mendukung kinerja seseorang. Kinerja adalah suatu ukuran yang mencakup keefektifan dalam pencapaian tujuan dan efesiensi yang merupakan rasio dari keluaran efektif terhadap masukan yang diperlukan untuk mencapai tujuan itu (Robbins, 1996:P.24). Kinerja diberi batasan oleh Maier sebagai kesuksesan seseorang di dalam melaksanakan suatu pekerjaan. Lebih tegas lagi Parter dan Lawler menyatakan bahwa kinerja adalah succesful role achievent yang diperoleh seseorang dari perbuatan-perbuatannya (as ad,2003:p.47). Dari batasan-batasan tersebut jelas bahwa yang dimaksud dengan kinerja adalah hasil yang dicapai oleh seseorang menurut ukuran yang berlaku untuk pekerjaan yang bersangkutan. Menurut Vroom tingkat sejauh mana keberhasilan seseorang di dalam melaksanakan tugas pekerjaannya disebut level of performance (As ad,2003:p.48). Biasanya orang yang mempunyai level of performance tinggi, disebut sebagai orang produktif dan sebaliknya orang yang mempunyai level of performance rendah (tidak mencapai standar) dikatakan sebagai orang yang tidak produktif.

4 B. PERAN MANAJEMEN KINERJA DAN KOMPENSASI DALAM MENUMBUHKAN PERFORMANCE SUMBER DAYA MANUSIA Pada dasarnya manajemen kinerja merupakan gaya manajemen dalam mengelola sumber daya manusia yang berorientasi pada kinerja yang melakukan proses komunikasi secara terbuka dan berkelanjutan dengan menciptakan visi bersama dan pendekatan strategis serta terpadu sebagai kekuatan pendorong untuk mencapai tujuan organisasi. Dengan demikian, hakikat manajemen kinerja adalah bagaimana mengelola seluruh kegiatan organisasi untuk mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan sebelumnya. Manajemen kinerja bekerja atas prinsip yang dapat dijadikan acuan bersama agar dapat mencapai hasil yang diharapkan. Prinsip dasar manajemen kinerja menjadi pondasi yang kuat bagi kinerja organisasi untuk mencapai tujuan. Sebagai prinsip dasar dalam manajemen kinerja adalah 1. Menghargai Kejujuran Kejujuran mempunyai beberapa segi dan tingkatan, dan mereka yang menggunakan proses penilaian untuk menggali kebenaran secara luas dan dalam akan memperoleh manfaat terbesar. Proses penilaian akan memperluas pemahaman bawahan dengan cara mengajak mereka untuk secara jujur mengatakan apa yang memotivasi mereka, apa yang mereka suka dan tidak suka tentang yang mereka lakukan, apa yang mereka inginkan dan apa yang menjadi kepentingan mereka dan bagaimana mereka harus dibantu. Sebaliknya manajer juga menceritakan kebenaran dalam hubungannya dengan bawahan tentang apa yang disuka dan tidak disuka tentang apa yang mereka kerjakan, apa apresiasinya terhadap pekerja, visi yang diberikan kepada mereka, persepsi dan pertimbangan terhadap hambatan terhadap keberhasilan dan saran lainnya. 2. Memberikan Pelayanan Prinsip pelayanan merupakan tanda yang paling kuat untuk pengukuran, perencanaan, dan coaching pekerja. Proses kinerja harus memberikan pelayanan kepada setiap stakeholder (pekerja, manajer, pemilik, dan pelanggan). Belajar

5 membantu orang lain dengan baik merupakan proses pembelajaran jangka panjang dimana manajer mambantu orang lain agar menjadi lebih baik dan belajar tentang apa yang dapat berjalan dan tidak dapat berjalan. Hal tersebut dapat memperbaiki keterampilan, kompetensi, dan kemampuan dalam membantu orang lain. 3. Tanggung Jawab Dengan memahami dan menerima tanggung jawab atas apa yang mereka kerjakan dan tidak kerjakan untuk mencapai tujuan mereka, pekerja belajar tentang apa yang perlu mereka perbaiki. Pekerja dapat memengaruhi hasilnya dengan memperbaiki kecapakan dalam kompetensi perilaku. Mereka tidak memerlukan izin untuk memperbaiki kompetensi karena nasib mereka berada di tangan mereka sendiri. Sedangkan dari perspektif manajer, sudah menjadi tanggung jawab manajer untuk memastikan keberhasilan bawahannya. 4. Dirasakan Seperti Bermain Manajemen kinerja menggunakan prinsip bahwa bekerja sama dengan bermain. Dengan prinsip ini, dalam manajemen kinerja orang mendapatkan kepuasan dari apa yang mereka kerjakan. Sehingga mendorong lingkungan kerja yang dinamis dan kreativitas dapat diciptakan, sedangkan apabila tidak menerapkan prinsip ini, akan timbul perasaan bahwa bekerja adalah beban 5. Adanya Perasaan Kasihan Rasa kasihan merupakan prinsip bahwa manajer memahami dan empati terhadap orang lain, sehingga manajer akan melupakan kesalahan di belakang mereka dan mulai dengan sesuatu yang baru. Dengan rasa kasihan ini, bawahan akan mendapatkan kepercayaan diri dan dorongan yang menjadi kunci dari pengembangan kinerja dan bawahan akan belajar menerima konsekuensi wajar dari tindakannya, kemudian memperbaiki dirinya.

6 6. Adanya Perumusan Tujuan Manajemen kinerja dimulai dengan melakukan perumusan dan mengklarifikasi terlebih dahulu tujuan yang hendak dicapai organisasi. Selanjutnya tujuan yang sudah dirumuskan tersebut dirinci lebih lanjut menjadi tujuan di tingkat lebih rendah, seperti tujuan divisi, departemen, tim, dan individu. Hal tersebut perlu dilakukan agar tujuan semua tingkatan manajemen yang lebih rendah memberikan kontribusi pada pencapaian tujuan struktur di atasnya secara berjenjang. (individu memberi kontribusi pada tim, tim memberi kontribusi pada departemen, departemen pada divisi, dan divisi memberikan kontribusi pada organisasi) 7. Terdapat Konsensus dan Kerja Sama Manajemen kinerja mengandalkan pada consensus dan kerja sama antara atasan dan bawahan daripada menekankan pada control dan melakukan paksaan. Apabila bawahan melakukan pekerjaan karena terpaksa, sebenarnya mereka tidak memberikan dukungan pada atasan dan apabila pekerjaan dilakukan atas dasar kesepakatan bersama, pekerja akan menjadi lebih bertanggung jawab. Manajemen kinerja bekerja atas dasar kontrak kesepakatan antara atasan dan bawahan. Dengan demikian, bawahan menyadari dan bertanggung jawab atas kontrak kinerja yang sudah disetujuinya sebagai standar kinerja. Sementara bagi atasan, kontrak kesepakatan merupakan jaminan akan tercapainya kinerja organisasi. 8. Sifatnya Berkelanjutan Manajemen kinerja merupakan suatu proses yang sifatnya berlangsung secara terus menerus dan berkelanjutan, dimana kinerja secara bertahap selalu diperbaiki sehingga menjadi semakin baik. Manajemen kinerja menciptakan pemahaman bersama tentang apa yang diperlukan untuk memperbaiki kinerja dan bagaimana akan dicapai. Sehingga mendorong manajemen kinerja individu. 9. Terjadi Komunikasi Dua Arah Komunikasi dua arah menunjukkan adanya sikap keterbukaan dan saling pengertian antara dua pihak yaitu atasan dan bawahan. Dengan komunikasi dua arah,

7 bawahan lebih memahami apa yang diinginkan atasan, sebaliknya, atasan juga lebih memahami apa yang terjadi dan apa yang diinginkan oleh bawahan. Sehingga dapat dihindari terjadi salah persepsi di antara keduanya. Komunikasi dua arah ini akan menimbulkan perasaan saling percaya dan berdampak pada peningkatan tanggung jawab. Manajer tidak ragu memberikan delegasi tugas kepada bawahan karena mempunyai perasaan percaya akan tanggung jawab yang dimiliki oleh bawahannya tersebut. Sementara, bawahan akan dengan senang hati menerima delegasi tugas yang diberikan karena percaya bahwa atasannya menghargai kemampuannya. 10. Mendapatkan Umpan Balik Pelaksaan manajemen kinerja memerlukan umpan balik terus menerus karena umpan balik memungkinkan pengalaman dan pengetahuan yang diperoleh dari pekerjaan oleh individu dipergunakan untuk memodifikasi tujuan organisasi. C. PERAN MANAJEMEN KOMPENSASI TERHADAP PENINGKATAN PERFORMANCE KARYAWAN 1. PENGERTIAN KOMPENSASI Mangkuprawira (2004: )menjelaskan bahwa kompensasi meliputi bentuk pembayaran tunai langsung, pembayaran tidak langsung dalam bentuk manfaat karyawan dan insentif untuk memotivasi karyawan agar bekerja keras untuk mencapai produktivitas yang semakin tinggi. Kompensasi merupakan sebuah komponen penting dalam hubungannya dengan karyawan. Dia sangat dipengaruhi factor-faktor internal dan eksternal perusahaan. Kompensasi sangat dipengaruhi oeh tekanan-tekanan factor-faktor pasar kerja, posisi rebut tawar kolektif, peraturan pemerintah, filosofi manajemen puncak tentang pembayaran dan manfaat termasuk tantangan dari kompensasi internasional.

8 2. TUJUAN MANAJEMEN KOMPENSASI Menurut Keith Davis dan Werther W.B (1996),secara umum tujuan manajemen kompensasi adalah untuk membantu perusahaan mencapai tujuan keberhasilan strategis perusahaan dan menjamin terjadinya keadilan internal dan eksternal. Keadilan eksternal menjamin bahwa pekerjaan-pekerjaan dikompensasi secara adil dan membandingkan pekerjaan yang sama dipasar kerja. Trade-off sangat mungkin terjadi untuk menghindari pertumbuhan konflik pada kelanjutannya. Misalnya ditujukan untuk mepertahankan para karyawan dan menjamin keadilan, analisis upah dan gaji merekomendasi pembayaran jumlah yang sama untuk pekerjaan-pekerjaan yang sama. Kompensasi diharapkan dapat membantu perusahaan dalam membangun iklim kerja yang produktif dengan menyediakan kebutuhan jasmani dan rohani, sehingga diperoleh sinergi yang maksimal antara motivasi, kesempatan, dan perusahaan. 3. KE-EFEKTIFITASAN MANAJEMEN KOMPENSASI 1. Manajemen kompensasi harus mempunyai daya tarik bagi tenaga kerja yang berkualitas untuk bergabung dengan organisasi. 2. Manajemen kompensasi harus merupakan daya tarik kuat untuk mempertahankan tenaga kerja yang sudah berkarya diorganisasi. 3. Manajemen kompensasi yang mengandung prinsip keadilan. 4. Menghargai perilaku positif. 5. Pengendaliaan biaya. 6. Kepatuhan kepada perundang-undangan. 7. Terciptanya administrasi pengupahan dan penggajian yang berdaya guna dan berhasil guna.

9 D. KOMPONEN DALAM MANAJEMEN KINERJA Dalam pelaksanaan manajemen kinerja terdapat lima komponen pokok, yaitu : - Perencanaan kinerja, di mana atasan dana bawahan berupaya merumuskan, memahami dan menyepakati target kinerja bawahan dalam rangka mengoptimalkan kontribusinya terhadap pencapaian tujuan-tujuan organisasi. Pada saat perencanaan kinerja ini atasan membantu bawahan dan menterjemahkan tujuan-tujuan organisasi ke dalam target kinerja individual dalam batasan anggaran yang tersedia. - Komunikasi berkelanjutan antara atasan dan bawahan guna memastikan bahwa apa yang telah, sedang dan akan dilakukan bawahan mengarah pada target kinerjanya sesuai dengan kesepakatan kedua belah pihak, hal ini juga berguna untuk mengantisipasi segala persoalan yang timbul. - Pengumpulan data dan informasi oleh masing-masing pihak sebagai bukti pendukung realisasi kinerja bawahan. Pengumpulan dapat dilakukan melalui formulir penilaian kinerja, observasi langsung maupun tanya jawab dengan pihak-pihak terkait. - Pertemuan tatap muka antara atasan dan bawahan selama periode berjalan. Pada saat inilah bukti-bukti otentik kinerja bawahan diklarifikasi, didiskusikan, dan disimpulkan bersama sebagai kinerja bawahan pada periode tersebut. - Diagnosis berbagai hambatan efektivitas kinerja bawahan dan tindak lanjut bimbingan yang dapat dilakukan atasan guna menyingkirkan hambatan-hambatan tersebut guna meningkatkan kinerja bawahan. Dengan adanya diagnosis dan bimbingan ini, bawahan tidak merasa dipersalahkan atas kegagalan mencapai target kinerja yang telah disepakati dan sekaligus menunjukkan niatan bahwa persoalan kinerja bawahan adalah persoalan atasan juga.

10 E. Tanggung Jawab Manajemen Kinerja Pada dasarnya manajemen kinerja adalah proses untuk menetapkan pemahaman bersama tentang apa yang hendak dicapai perusahaan dan bagaimana cara untuk mencapainya. Jadi tanggung jawab manajemen kinerja dapat diartikan sebagai proses pengukuran tercapai atau tidaknya sasaran yang ditetapkan oleh perusahaan. Ada empat kegiatan utama dalam manajemen kinerja, yaitu : 1. Perencanaan Kinerja Kegiatan ini merupakan kegiatan yang paling penting, karena merupakan kegiatan yang menen-tukan kinerja yang diharapkan perusahaan dari karyawannya. Tanpa ada kejelasan mengenai harapan perusahaan terhadap karyawan, maka karyawan tidak dapat bekerja secara efektif untuk mencapai sasaran perusahaan. Perencanaan kinerja diawali dengan visi dan misi perusahaan dimana akan diketahui jelas sasaran perusahaan dan kompetensi SDM yang dibutuhkan. Setelah ditetapkan sasaran perusahaan maka ditetapkan juga standar kinerja dan standar kompetensi individual sehingga didapatkan komitmen rencana kinerja. Pada perencanaan kinerja dibuat juga fokus pengukuran kinerja untuk masing-masing level karyawan. Fokus Pengukuran kinerja meliputi tanggung jawab, tugas dan standar kerja. Tanggung jawab untuk level seorang Direktur sudah pasti berbeda dengan tanggunggung jawab untuk level operator. Fokus pengukuran kinerja dapat kita lihat pada tabel 2. Pengelolaan Kinerja Kegiatan pengelolaan kinerja merupakan kegiatan yang terus menerus harus dilakukan agar dapat memastikan bahwa rencana yang sudah disepakati dapat terlaksana dengan baik dan lancar. Kegiatan ini antara lain meliputi kegiatan pembinaan, konseling, pemberian umpan balik dsb. Pembinaan yang berkelanjutan diperlukan untuk memberikan umpan balik terhadap pencapaian kinerja dan untuk meninjau serta memperbaharui sasaran. Harus diingat ada beberapa point yang harus kita ketahui yaitu :

11 Umpan balik positif maupun negative harus diberikan secara tetap dan berkelanjutan. Kinerja yang baik dapat dipertahankan bila dilakukan pengakuan atau pengukuhan terhadap prilaku yang positif Tingkat formalitas dan panjangnya umpan balik tergantung situasi, mulai dari diskusi terencana sampai dengan pembicaraan informal. Umpan balik harus didasarkan rencana kinerja yang telah disepakati bersama, yang terus menerus diperbaharui sesuai perubahan pada organisasi atau unit kerja. Umpan balik yang efektif dilakukan minimum per 3 bulan. Umpan balik membuat karyawan tahu bagaimana memperbaiki kinerja atau perilaku Umpan balik membangun dan mendewasakan karyawan Umpan balik membuat karyawan tahu penyesuaian apa yang perlu dilakukan. Umpan balik yang efektif terhadap kinerja antara lain: Deskriptif, bukan evaluatif Spesifik, bukan umum (general) Diberikan atas perilaku yang sesuai Tepat Waktu Dikomunikasikan secara jelas Berasal dari si pemberi Didasarkan atas perilaku yang diamati Seimbang antara umpan balik yang positif dengan umpan balik yang negative. 3. Penilaian Kinerja Penilaian kinerja merupakan kegiatan yang secara formal dilakukan untuk mengetahui atau menilai seberapa jauh pelaksanaan kinerja masih sesuai atau tidak dengan rencana yang telah disepakati. Kegunaan penilaian kinerja bagi perusahaan antara lain : Perbaikan kinerja karyawan Penetapan Kompensasi (gaji, bonus dll) Keputusan Penempatan Karyawan (promosi, mutasi dan suksesi)

12 Pelatihan dan pengembangan yang dibutuhkan. Perencanaan karir dan pengem-bangan. Berbagai masalah yang sering dihadapi oleh perusahaan berkaitan dengan sistem penilaian kinerja, biasanya karena sistem evaluasi yang diterapkan kurang dipahami oleh karyawan dan manajernya. Sehingga karyawan cendrung melihat daerah penilaian sebagai daerah abu-abu atau daerah tak bertuan, bahkan tak jarang sistem penilaian memicu permusuhan dan kecurigaan antara atasan dengan bawahan sebagai pelaku yang dinilai dan menilai. Masalah-masalah yang dihadapi perusahaan yang berkaitan dengan penerapan system penilaian kinerja antara lain adalah sebagai berikut: Hanya memfokuskan pada kinerja individu dan terpisah dari sasaran perusahaan. Atasan merupakan orang yang paling berhak dalam mengelola karyawan. Merupakan system yang terpisah dengan sumber daya lainnya. Hanya merupakan kegiatan administrative. Terlalu menitik beratkan pada pengalaman masa lalu 4. Penghargaan Kinerja Merupakan tindak lanjut proses penilaian kinerja yaitu kegiatan untuk memberikan penghargaan atas kinerja yang telah dicapai karyawan. Kegiatan tersebut berupa promosi dan rotasi atau peningkatan kompetensi juga termasuk pembe-rian bonus atau peningkatan indeks gaji. Peranan manajer dalam penghargaan kinerja adalah : Memberikan pujian (diberikan pada saat khusus, tulus dan layak, pada waktu yang tepat) Memberikan tambahan tanggung jawab (beri kesempatan, monitor kesulitan, dukungan, selesaikan administrasinya). Memberikan usulan promosi (kualifikasi sesuai dengan permintaan, tidak merugikan system sdm dan karyawan lain dan monitoring pengusulannya)

13 Memberikan usulan peng-hargaan khusus (usulan sesuai dengan peraturan, informasi disimpan oleh atasn, monitor pengusulan yang dilakukan) Memberikan informasi untuk kenaikan merit dan bonus (memahami keterkaitan system penggajian/penghitungan bonus dengan hasil penilaian kinerja, tidak melakukan justifikasi nilai demi peningkatan pendapatan, memastikan kenaikan merit atau pemberian bonus didapat oleh bawahan jelas alasannya).

14 DAFTAR PUSTAKA Prof. Dr. Wibowo. S.E., M. Phil., 2007, Manajemen Kinerja, Jakarta: Rajawali Pers Meldona, S.E., M.M., Ak., 2009, Manajemen Sumber Daya Manusia Perspektif Integratif, UIN- Malang Press