DAFTAR ISI. Bab I Pendahuluan Maksud dan Tujuan Ruang Lingkup Referensi... 1

Transkripsi

1

2 DAFTAR ISI Bab I Pendahuluan Maksud dan Tujuan Ruang Lingkup Referensi... 1 Bab II Komisaris Tugas, Wewenang dan Kewajiban Komisaris Pembagian Kerja dan Organ Pendukung Rapat Dewan Komisaris Organ Pendukung Dewan Komisaris... 6 Bab III Direksi Tugas, Wewenang dan Kewajiban Direksi Susunan dan Pembagian Kerja Direksi Rapat Direksi Organ Pendukung Bab IV Tata Hubungan Kerja Dewan Komisaris Dan Direksi Pertemuan Formal Pertemuan Informal Komunikasi Formal Komunikasi Informal Kekosongan Jabatan Direksi dan Pelimpahan Wewenang Etika Berusaha dan Benturan Kepentingan Bab V Kegiatan Antar Organ Perseroan Penyelenggaraan RUPS Perbuatan Direksi yang Memerlukan Persetujuan dan Tanggapan Tertulis Dewan Komisaris Penetapan Batasan Kewenangan Penetapan Renumerasi, Fasilitas dan Tantiem Direksi dan Dewan Komisaris Penetapan Nominasi Direksi... 31

3 BAB I PENDAHULUAN 1.1. Maksud dan Tujuan Pedoman Hubungan Kerja Dewan Komisaris dan Direksi (Board Manual) adalah pedoman yang mengatur, secara garis besar, hubungan kerja antara Dewan Komisaris dan Direksi serta hubungan kerja antara organ di bawah Dewan Komisaris dengan organ di bawah Direksi. Board Manual ini merupakan penjabaran dari Pedoman Tata Kelola Perusahaan (Code of Corporate Governance) yang mengacu pada Anggaran Dasar Perseroan sebagai wujud pelaksanaan prinsip Tata Kelola Perusahaan yang Baik (Good Corporate Governance disingkat GCG) di Perseroan. Board Manual ini merupakan pedoman hasil kesepakatan antara Dewan Komisaris dan Direksi yang bertujuan untuk: 1. Menjadi rujukan atau pedoman tentang tugas pokok dan fungsi kerja masingmasing organ; 2. Meningkatan kualitas dan efektivitas hubungan kerja antar organ; dan 3. Menerapkan asas-asas GCG yakni transparansi, akuntabilitas, responsibilitas, independensi, dan fairness (kewajaran) Ruang Lingkup Board Manual ini berlaku sebagai pedoman dalam pelaksanaan hubungan kerja antara Dewan Komisaris dan Direksi beserta organnya masing-masing di lingkungan PT Penjaminan Infrastruktur Indonesia (Persero) dengan mengacu pada ketentuan yang terdapat dalam Anggaran Dasar dan menggunakan referensi peraturan seperti disebutkan pada poin 1.3 di bawah ini Referensi 1. Undang-Undang Republik Inonesia Nomor 40 Tahun 2007 tentang Perseroan Terbatas; 2. Undang-Undang Republik Inonesia Nomor 19 Tahun 2003 tentang Badan Usaha Milik Negara; 3. Peraturan Pemerintah Nomor 44 Tahun 2005 tentang Tata Cara Penyertaan dan Penatausahaan Modal Negara pada Badan Usaha Milik Negara dan Perseroan Terbatas; 4. Peraturan Pemerintah Nomor 45 Tahun 2005 tentang Pendirian, Pengurusan, Pengawasan dan Pembubaran Badan Usaha Milik Negara; 1

4 5. Peraturan Pemerintah Nomor 35 Tahun 2009 tentang Penyertaan Modal Negara Republik Indonesia untuk Pendirian Perusahaan Perseroan (Persero) di Bidang Penjaminan Infrastruktur; 6. Peraturan Menteri Negara Badan Usaha Milik Negara Nomor PER-09 /MBU/2012 tentang Perubahan Atas Peraturan Menteri Negaran Badan Usaha Milik Negara Nomor PER-01/MBU/2011 tentang Penerapan Tata Kelola Perusahaan yang Baik (Good Corporate Governance) pada Badan Usaha Milik Negara; 7. Peraturan Menteri Keuangan Nomor 28/PMK.06/2013 tentang Penyusunan, Penyampaian dan Pengubahan Rencana Jangka Panjang dan Rencana Kerja dan Anggaran Perusahaan Perseroan (Persero) di Bawah Pembinaan dan Pengawasan Menteri Keuangan; 8. Anggaran Dasar ; 9. Akta RUPSLB Nomor 72 tanggal 24 Mei 2010; 10. Pedoman GCG dari Komite Nasional Kebijakan Governance (KNKG) tahun

5 BAB II DEWAN KOMISARIS 2.1. Tugas, Wewenang dan Kewajiban Dewan Komisaris Dewan Komisaris bertugas melakukan pengawasan terhadap kebijakan pengurusan, jalannya pengurusan pada umumnya baik mengenai Perseroan maupun usaha Perseroan yang dilakukan oleh Direksi serta memberikan nasihat kepada Direksi termasuk pengawasan terhadap pelaksanaan Rencana Jangka Panjang Perusahaan, Rencana Kerja dan Anggaran Perusahaan serta ketentuan Anggaran Dasar dan Keputusan Rapat Umum Pemegang Saham, serta peraturan perundang-undangan yang berlaku, untuk kepentingan Perseroan dan sesuai dengan maksud dan tujuan Perseroan. 1 Agar Dewan Komisaris dapat melaksanakan tugasnya, Dewan Komisaris berwenang untuk: 2 a. Melihat buku-buku, surat-surat, serta dokumen-dokumen lainnya, memeriksa kas untuk keperluan verifikasi dan lain-lain surat berharga dan memeriksa kekayaan Perseroan; b. Memasuki pekarangan, gedung dan kantor yang dipergunakan oleh Perseroan; c. Meminta penjelasan dari Direksi dan/atau pejabat lainnya mengenai segala persoalan yang menyangkut pengelolaan Perseroan; d. Mengetahui segala kebijakan dan tindakan yang telah dan akan dijalankan oleh Direksi; e. Meminta Direksi dan/atau pejabat lainnya di bawah Direksi dengan sepengetahuan Direksi untuk menghadiri rapat Dewan Komisaris; f. Mengangkat dan memberhentikan sekretaris Dewan Komisaris, jika dianggap perlu; g. Memberhentikan sementara anggota Direksi sesuai dengan ketentuan Anggaran Dasar ini; h. Membentuk Komite-komite lain selain Komite Audit, jika diangap perlu dengan memperhatikan kemampuan perusahaan; i. Menggunakan tenaga ahli untuk hal tertentu dan dalam jangka waktu tertentu atas beban Perseroan, jika dianggap perlu; j. Melakukan tindakan pengurusan Perseroan dalam keadaaan tertentu untukjangka waktu tertentu sesuai dengan ketentuan Anggaran Dasar ini; k. Menghadiri rapat Direksi dan memberikan pandangan-pandangan terhadap halhal yang dibicarakan; l. Melaksanakan kewenangan pengawasan lainya sepanjang tidak bertentangan dengan peraturan perundang-undangan, Anggaran Dasar, dan/atau keputusan Rapat Umum Pemegang Saham; 1 AD Pasal 15 ayat 1 2 AD Pasal 15 ayat 2 huruf a 3

6 Dalam hal terjadi kekosongan jabatan anggota Direksi, diatur ketentuan sebagai berikut: 1. Selama jabatan anggota Direksi kosong dan/atau Rapat Umum Pemegang Saham belum mengisi jabatan anggota Direksi yang kosong, maka Dewan Komisaris menunjuk salah seorang anggota Direksi lainnya, atau Rapat Umum Pemegang Saham dapat menunjuk pihak lain untuk sementara menjalankan tugas anggota Direksi yang kosong tersebut dengan kewajiban, tugas, dan kewenangan yang sama Apabila pada suatu waktu oleh sebab apapun seluruh jabatan anggota Direksi Perseroan, maka selama jabatan itu kosong dan Rapat Umum Pemegang Saham belum mengisi jabatan Direksi yang kosong maka Dewan Komisaris atau Rapat Umum Pemegang Saham dapat menunjuk pihak lain untuk sementara mengurus Perseroan, dengan kekuasaan dan wewenang yang sama. 4 Dalam melakukan pengawasan atas pengurusan Perseroan, Dewan Komisaris berkewajiban untuk: 5 1. Memberikan nasihat kepada Direksi dalam melaksanakan pengurusan Perseroan; 2. Meneliti dan menelaah serta menandatangani Rencana Jangka Panjang Perusahaan dan Rencana Kerja dan Anggaran Perusahaan yang disiapkan Direksi, sesuai dengan ketentuan Anggaran Dasar ini; 3. Memberikan pendapat dan saran kepada Rapat Umum Pemegang Saham mengenai Rencana Jangka Panjang Perusahaan dan Rencana Kerja dan Anggaran Perusahaan mengenai alasan Dewan Komisaris menandatangani Rencana Jangka Panjang Perusahaan dan Rencana Kerja dan Anggaran Perusahaan; 4. Mengikuti perkembangan kegiatan Perseroan, memberikan pendapat dan saran kepada Rapat Umum Pemegang Saham mengenai setiap masalah yang dianggap penting bagi kepengurusan Perseroan; 5. Melaporkan dengan segera kepada Rapat Umum Pemegang Saham apabila terjadi gejala menurunnya kinerja Perseroan; 6. Meneliti dan menelaah laporan berkala dan laporan tahunan yang disiapkan Direksi serta menandatangani laporan tahunan; 7. Memberikan penjelasan, pendapat dan saran kepada rapat Umum Pemegang Saham mengenai Laporan Tahunan, apabila diminta; 8. Menyusun program kerja tahunan dan dimasukkan dalam Rencana Kerja dan Anggaran Perusahaan; 9. Membentuk Komite Audit; 10. Mengusulkan Akuntan Publik kepada Rapat Umum Pemegang Saham; 11. Membuat risalah Rapat Dewan Komisaris dan menyimpan salinannya; 12. Melaporkan kepada Perseroan mengenai kepemilikan sahamnya dan/atau keluarganya pada Perseroan tersebut dan Perseroan lain; 13. Memberikan laporan tentang tugas pengawasan yang telah dilakukan selama tahun buku yang baru lampau kepada Rapat Umum Pemegang Saham; 3 AD Pasal 10 ayat 27 huruf b 4 AD Pasal 10 ayat 28 huruf b 5 AD Pasal 15 ayat 2 huruf b 4

7 14. Melaksanakan kewajiban lainnya dalam rangka tugas pengawasan dan pemberian nasihat, sepanjang tidak bertentangan dengan peraturan perundang-undangan, Anggaran Dasar, dan/atau keputusan Rapat Umum Pemegang Saham; 2.2. Pembagian Kerja dan Organ Pendukung Pembagian kerja diantara para anggota Dewan Komisaris diatur oleh mereka sendiri, dan untuk kelancaran tugasnya Dewan Komisaris dapat dibantu oleh Sekretaris Dewan Komisaris yang diangkat dan diberhentikan oleh Dewan Komisaris atas beban Perseroan. 6 Dalam menjalankan tugas pengawasannya, Dewan Komisaris wajib membentuk Komite Audit 7 dan berwenang untuk membentuk Komite-komite lain selain Komite Audit, jika dianggap perlu dengan memperhatikan kemampuan Perusahaan 8 yang dipimpin oleh salah satu anggota Dewan Komisaris yang ditunjuk. Selain itu, dalam melaksanakan tugasnya Dewan Komisaris berwenang untuk menggunakan tenaga ahli untuk hal tertentu dan dalam jangka waktu tertentu atas beban Perseroan, jika dianggap perlu Rapat Dewan Komisaris Pengertian Rapat Dewan Komisaris adalah rapat yang dilaksanakan oleh Dewan Komisaris yang berkenaan dengan tugas dan fungsinya. Dewan Komisaris mengadakan Rapat paling sedikit setiap bulan sekali, dimana dalam Rapat tersebut Dewan Komisaris dapat mengundang Direksi Pelaksanaan Rapat Dewan Komisaris Dewan Komisaris dapat mengadakan rapat sewaktu-waktu atas permintaan 1 (satu) atau beberapa anggota Dewan Komisaris, permintaan Direksi, atau atas permintaan tertulis dari 1 (satu) atau beberapa Pemegang Saham yang mewakili sekurangkurangnya 1/10 (satu per sepuluh) dari jumlah saham dengan hak suara, dengan menyebutkan hal-hal yang akan dibicarakan. 11 Panggilan rapat Dewan Komisaris disampaikan secara tertulis oleh Komisaris Utama dan oleh anggota Komisaris yang ditunjuk Komisaris Utama dan disampaikan paling lambat 3 (tiga) hari sebelum rapat diadakan atau dalam waktu yang lebih singkat jika keadaan mendesak tidak memperhitungkan tanggal panggilan dan tanggal rapat. 6 AD Pasal 15 ayat 2 huruf a butir vi 7 AD Pasal 15 ayat 2 huruf b butir ix 8 AD Pasal 15 ayat 2 huruf a butir viii 9 AD Pasal 15 ayat 2 huruf a butir ix 10 AD Pasal 16 ayat 7 11 AD Pasal 16 ayat 8 5

8 Rapat Dewan Komisaris dipimpin oleh Komisaris Utama dihadiri oleh anggota Dewan Komisaris dan dibantu oleh Sekretaris Dewan Komisaris untuk melakukan pencatatan risalah rapat. Apabila dipandang perlu Rapat Dewan Komisaris dapat diperluas dengan mengundang anggota Direksi, Sekretaris Perseroan, Komite-komite atau undangan lainnya. Rapat Dewan Komisaris adalah sah dan berhak mengambil keputusan apabila dihadiri atau diwakili lebih dari ½ (satu per dua) anggota Dewan Komisaris. Apabila Komisaris Utama tidak hadir atau berhalangan, rapat dipimpin oleh salah seorang anggota Komisaris yang ditunjuk Komisaris Utama. Seorang anggota Dewan Komisaris yang berhalangan dapat diwakili dalam rapat oleh anggota Dewan Komisaris lainnya berdasarkan surat kuasa tertulis untuk keperluan tersebut. Segala keputusan Dewan Komisaris diambil dalam Rapat Dewan Komisaris 12 secara musyawarah untuk mufakat atau dengan suara terbanyak biasa. Keputusan dapat pula diambil di luar Rapat Dewan Komisaris sepanjang seluruh anggota Dewan Komisaris setuju tentang cara dan materi yang diputuskan. 13 Dalam setiap rapat Dewan Komisaris harus dibuat risalah rapat yang berisi hal-hal yang dibicarakan termasuk pendapat berbeda (dissenting opinion) anggota Dewan Komisaris, jika ada, dan hal-hal yang diputuskan. Risalah rapat tersebut ditandatangani oleh pimpinan Rapat dan seluruh anggota Dewan Komisaris yang hadir dalam rapat. Asli risalah rapat Dewan Komisaris disampaikan kepada Direksi untuk disimpan dan dipelihara sedangkan Dewan Komisaris menyimpan salinannya Organ Pendukung Dewan Komisaris Komite Audit Komite Audit membantu Dewan Komisaris dalam mengawasi pelaksanaan pengelolaan perusahaan yang baik sesuai dengan asas-asas GCG. Dalam melaksanakan tugasnya Komite Audit bersifat mandiri, serta bertanggung jawab langsung kepada Dewan Komisaris sebagaimana telah diatur didalam Piagam Komite Audit yang telah ditetapkan oleh Dewan Komisaris yang berfungsi sebagai acuan umum bagi Komite Audit dalam pelaksanaan tugasnya, untuk memastikan bahwa: 1. Laporan keuangan serta informasi lainnya yang diberikan oleh perusahaan kepada pihak terkait dan publik, telah disajikan secara transparan, handal, dapat dipercaya dan tepat waktu; 2. Perusahaan telah memiliki pengendalian intern memadai yang dapat melindungi kekayaan miliknya; 3. Perusahaan bekerja secara efektif dan efisien serta mematuhi peraturan perundangan yang berlaku. 12 AD Pasal 16 ayat 1 13 AD Pasal 16 ayat 2 6

9 Komite Audit berfungsi membantu Dewan Komisaris dalam melaksanakan tugas pengawasan dan memberikan nasihat kepada Direksi/ Manajemen Perusahaan antara lain dengan: 1. Memastikan efektivitas sistem pengendalian intern dan efektivitas pelaksanaan tugas eksternal auditor dan internal auditor; 2. Menilai pelaksanaan kegiatan dan hasil audit yang telah dilaksanakan oleh auditor eksternal dan internal; 3. Memberikan rekomendasi penyempurnaan sistem pengendalian manajemen serta pelaksanaannya; 4. Memastikan bahwa telah terdapat prosedur review yang memuaskan terhadap informasi yang dikeluarkan perusahaan; 5. Melakukan identifikasi hal-hal yang memerlukan perhatian Komisaris; 6. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Dewan Komisaris sepanjang masih dalam lingkup tugas dan kewajiban Komisaris berdasarkan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku namun tidak terbatas pada: a. Melakukan penelaahan atas informasi keuangan yang akan dikeluarkan Perseroan seperti laporan keuangan Perseroan proyeksi, laporan tahunan, dan laporan lainnya terkait informasi keuangan Perseroan; b. Melakukan penelaahan atas RJPP dan RKAP Perseroan; c. Melakukan penelaahan atas ketaatan Perseroan pada peraturan perundangan yang berlaku yang berhubungan dengan aktivitas Perseroan; d. Melakukan penelaahan atas akitivitas manajemen risiko yang dilakukan oleh Direksi; e. Melakukan penelaahan atas pengaduan yang diterima terkait Perseroan Sekretaris Dewan Komisaris Untuk membantu kelancaran pelaksanaan tugasnya, Dewan Komisaris dapat mengangkat seorang Sekretaris Dewan Komisaris. Sekretaris Dewan Komisaris bertanggung jawab kepada Dewan Komisaris. Sekretaris Dewan Komisaris bertugas untuk membantu Dewan Komisaris di bidang kegiatan kesekretariatan antara lain: 1. Menyelenggarakan kegiatan administrasi kesekretariatan di lingkungan Dewan Komisaris; 2. Menyelenggarakan Rapat Dewan Komisaris dan rapat/pertemuan antara Dewan Komisaris dengan Pemegang Saham, Direksi maupun pihak-pihak terkait (stakeholder) lainnya; 3. Menyediakan data/informasi yang diperlukan oleh Dewan Komisaris dan Komitekomite di lingkungan Dewan Komisaris yang berkaitan dengan: a. Monitoring tindak lanjut hasil keputusan, rekomendasi dan arahan Dewan Komisaris; b. Bahan/materi yang bersifat administrasi mengenai laporan/ kegiatan Direksi dalam mengelola Perseroan; c. Dukungan administrasi serta monitoring berkaitan dengan hal-hal yang harus mendapatkan persetujuan atau rekomendasi dari Dewan Komisaris sehubungan dengan kegiatan pengelolaan Perseroan yang dilakukan oleh Direksi. 7

10 4. Mengumpulkan data-data teknis yang berasal dari komite-komite di lingkungan Dewan Komisaris dan Tenaga Ahli Dewan Komisaris untuk keperluan Dewan Komisaris. 8

11 BAB III DIREKSI 3.1. Tugas, Wewenang dan Kewajiban Direksi Tugas Direksi Direksi bertugas untuk menjalankan segala tindakan yang berkaitan dengan pengurusan Perseroan untuk kepentingan Perseroan dan sesuai dengan maksud dan tujuan Perseroan serta mewakili Perseroan baik di dalam maupun di luar Pengadilan tentang segala hal dan segala kejadian dengan pembatasan-pembatasan sebagaimana diatur dalam peraturan perundang-undangan, Anggaran Dasar dan/atau pembatasanpembatasan atau arahan-arahan lebih lanjut yang disepakati oleh Pemegang Saham berdasarkan Keputusan Rapat Umum Pemegang Saham Wewenang Direksi Dalam melaksanakan tugas tersebut, Direksi berwenang untuk: Menetapkan kebijakan kepengurusan Perseroan; 2. Mengatur penyerahan kekuasaan Direksi kepada seseorang atau beberapa orang anggota Direksi untuk mengambil keputusan atas nama Direksi atau mewakili Perseroan di dalam dan di luar pengadilan; 3. Mengatur penyerahan kekuasaan Direksi kepada seseorang atau beberapa orang pekerja Perseroan baik sendiri-sendiri maupun bersama-sama atau kepada orang lain, untuk mewakili Perseroan di dalam dan di luar pengadilan; 4. Mengatur ketentuan-ketentuan tentang kepegawaian Perseroan termasuk penetapan gaji, pensiun atau jaminan hari tua dan penghasilan lain bagi pekerja Perseroan berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku, dengan ketentuan penetapan gaji, pensiun atau jaminan hari tua dan penghasilan lain bagi pekerja yang melampaui kewajiban yang ditetapkan peraturan perundangundangan, harus mendapat persetujuan terlebih dahulu dari Rapat Umum Pemegang Saham; 5. Mengangkat dan memberhentikan pekerja Perseroan berdasarkan peraturan kepegawaian Perseroan dan peraturan perundang-undangan yang berlaku; 6. Mengangkat dan memberhentikan Sekretaris Perusahaan; 7. Melakukan segala tindakan dan perbuatan lainnya mengenai pengurusan maupun pemilikan kekayaan Perseroan, mengikat Perseroan dengan pihak lain dan/atau pihak lain dengan Perseroan, serta mewakili perseroan di dalam dan di luar pengadilan tentang segala hal dan segala kejadian, dengan pembatasanpembatasan sebagaimana diatur dalam peraturan perundang-undangan, Anggaran Dasar dan/atau Keputusan Rapat Umum Pemegang Saham. 14 AD Pasal 11 ayat 1 15 AD Pasal 11 ayat 2 huruf a 9

12 Kewajiban Direksi Direksi berkewajiban untuk: Mengusahakan dan menjamin terlaksananya usaha dan kegiatan Perseroan sesuai dengan maksud dan tujuan serta kegiatan usahanya; 2. Menyiapkan pada waktunya Rencana Jangka Panjang Perusahaan, Rencana Kerja dan Anggaran Perusahaan, dan perubahannya serta menyampaikannya kepada Dewan Komisaris dan Pemegang Saham untuk mendapatkan pengesahan Rapat Umum Pemegang Saham Susunan dan Pembagian Kerja Direksi 17 Pembagian tugas dan wewenang setiap anggota Direksi ditetapkan oleh RUPS. Dalam hal RUPS tidak menetapkan pembagian tugas dan wewenang tersebut, maka pembagian tugas dan wewenang tersebut ditetapkan melalui surat keputusan Direksi Direktur Utama Bertanggung jawab untuk memimpin Direksi, mengkoordinasikan pelaksanaan fungsifungsi Direksi, dan memberikan arahan kepada anggota Direksi lain mengenai masalah-masalah yang dibahas dalam rapat-rapat Direksi Direktur Keuangan dan Manajemen Risiko Bertanggung jawab atas pengelolaan dana, pricing dan pemrosesan klaim, tresuri dan akuntansi, pengelolaan sumber daya manusia, serta aspek administrasi dan umum sebagai fungsi pendukung bagi aktivitas operasional sehari-hari Perseroan Direktur Operasi Bertanggung jawab atas aktivitas bisnis Perseroan, termasuk aktivitas pengembangan usaha, konsultasi dan bimbingan kepada Penanggung Jawab Proyek Kerjasama (PJPK) dan pihak swasta serta melakukan appraisal proyek Rapat Direksi Pengertian Rapat Direksi adalah rapat yang dilaksanakan oleh Direksi dalam rangka pelaksanaan pengelolaan Perseroan. 16 AD Pasal 11 ayat 2 huruf b 17 AD Pasal 11 ayat 26 10

13 Pelaksanaan Rapat Direksi Segala keputusan Direksi diambil dalam Rapat Direksi 18, namun keputusan dapat pula diambil di luar Rapat Direksi sepanjang seluruh anggota Direksi setuju tentang cara dan materi yang diputuskan. 19 Penyelenggaraan Rapat Direksi dapat dilakukan setiap waktu apabila: Dipandang perlu oleh salah seorang atau lebih anggota Direksi; 2. Atas permintaan tertulis dari seorang atau lebih anggota Dewan Komisaris; atau 3. Atas permintaan tertulis dari 1 (satu) orang atau lebih pemegang saham yang bersama-sama mewakili 1/10 (satu per sepuluh) atau lebih dari jumlah seluruh saham dengan hak suara. Dalam setiap Rapat Direksi harus dibuat Risalah Rapat yang ditandatangani oleh Ketua Rapat Direksi dan seluruh anggota Direksi yang hadir, yang berisi hal-hal yang dibicarakan (termasuk pernyataan ketidaksetujuan/dissenting opinion anggota Direksi jika ada) dan hal-hal yang diputuskan. 21 Semua Rapat Direksi dipimpin oleh Direktur Utama. 22 Apabila dalam hal Direktur Utama tidak hadir atau berhalangan, Rapat Direksi dipimpin oleh Direktur yang khusus ditunjuk untuk maksud itu oleh Direktur Utama. 23 Dalam hal salah seorang anggota Direksi selain Direktur Utama berhalangan karena sebab apapun, maka anggotaanggota Direksi lainnya menunjuk salah seorang anggota Direksi untuk melaksanakan tugas-tugas anggota Direksi yang berhalangan tersebut. 24 Seorang anggota Direksi yang berhalangan dapat diwakili dalam rapat oleh seorang anggota Direksi lainnya berdasarkan surat kuasa tertulis untuk keperluan tersebut. Segala keputusan Direksi diambil dalam Rapat Direksi secara musyawarah untuk mufakat. Keputusan dapat pula diambil di luar Rapat Direksi sepanjang seluruh anggota Direksi setuju tentang cara dan materi yang diputuskan Undangan Rapat Direksi Panggilan rapat Direksi dilakukan secara tertulis oleh anggota Direksi yang berhak mewakili Perseroan dan disampaikan dalam jangka waktu paling lambat 3 (tiga) hari sebelum rapat diadakan, atau dalam waktu yang lebih singkat jika dalam keadaan mendesak, dengan tidak memperhitungkan tanggal panggilan dan tanggal Rapat AD Pasal 12 ayat 1 19 AD Pasal 12 ayat 2 20 AD Pasal 12 ayat 4 21 AD Pasal 12 ayat 3 22 AD Pasal 12 ayat AD Pasal 12 ayat AD Pasal 11 ayat AD Pasal 12 ayat 2 26 AD Pasal 12 ayat 6 11

14 Panggilan rapat terlebih dahulu tidak disyaratkan apabila semua anggota Direksi hadir dalam rapat. 27 Mekanisme pelaksanaan Rapat Direksi yang dihadiri oleh Dewan Komisaris akan diuraikan lebih lanjut pada BAB IV Board Manual ini Organ Pendukung Sekretaris Perusahaan Direksi wajib menyelenggarakan fungsi Sekretaris Perusahaan. Sekretaris Perusahaan diangkat dan diberhentikan oleh Direktur Utama berdasarkan mekanisme internal perusahaan dengan persetujuan Dewan Komisaris. 28 Fungsi Sekretaris Perusahaan adalah: 29 a. Memastikan bahwa BUMN mematuhi peraturan tentang persyaratan keterbukaan sejalan dengan penerapan prinsip-prinsip GCG; b. Memberikan informasi yang dibutuhkan oleh Direksi dan Dewan Komisaris secara berkala dan/atau sewaktu-waktu apabila diminta; c. Menatausahakan serta menyimpan dokumen perusahaan, termasuk tetapi tidak terbatas pada Daftar Pemegang Saham, Daftar Khusus dan risalah rapat Direksi, rapat Dewan Komisaris dan RUPS; d. Melaksanakan peran sebagai penghubung atau liaison antara Direksi, Komisaris, Pemegang Saham, Pemerintah/Instansi terkait, masyarakat dan stakeholders lainnya; e. Menyelenggarakan kegiatan di bidang kesekretariatan dalam lingkungan Direksi, dan Perseroan serta pengadministrasiannya termasuk menatausahakan dan menyimpan dokumen Perseroan yang antara lain meliputi dokumen RUPS, Risalah Rapat Direksi, Risalah Rapat Gabungan, Daftar Pemegang Saham, Daftar Khusus dan dokumen lain-lain; f. Memberikan informasi kepada Direksi dan Dewan Komisaris secara berkala dan atau apabila diminta; g. Mewakili Direksi untuk berhubungan dengan pihak-pihak di luar Perseroan dan atau di dalam Perseroan sesuai penugasan diberikan serta kebijakan yang telah ditentukan; h. Mengkoordinasikan pengembangan dan penegakan praktik-praktik GCG dan memastikan bahwa Laporan Tahunan Perusahaan telah mencantumkan penerapan GCG Satuan Pengawasan Intern (SPI) Satuan Pengawasan Intern (SPI) atau Unit Internal Audit bersifat independen terhadap unit kerja dan unit fungsional lainnya di Perseroan, dan bertanggung jawab langsung kepada Direktur Utama. SPI dipimpin oleh seorang kepala yang diangkat dan 27 AD Pasal 12 ayat 8 28 Peraturan Menteri Negara Badan Usaha Milik Negara Nomor : PER 01/MBU/2011 Pasal 29 ayat 3 29 Peraturan Menteri Negara Badan Usaha Milik Negara Nomor : PER 01/MBU/2011 Pasal 29 ayat 4 12

15 diberhentikan oleh Direktur Utama berdasarkan mekanisme internal perusahaan dengan persetujuan Dewan Komisaris. 30 Dalam pelaksanaan tugasnya, SPI mendapatkan masukan dan petunjuk dari Komite Audit. Tugas SPI adalah: 1. Menyusun dan melaksanakan strategi, kebijakan serta rencana kegiatan pengawasan; 2. Melaksanakan audit keuangan, operasional, dan kepatuhan pada seluruh aktivitas perusahaan guna meningkatkan efektivitas pengendalian intern, pengelolaan resiko dan proses GCG; 3. Melakukan audit khusus untuk mengungkap kasus yang mempunyai indikasi terjadinya penyalahgunaan wewenang, penggelapan, penyelewengan dan kecurangan; 4. Memberikan konsultansi terhadap seluruh jajaran manajemen mengenai upaya peningkatan efektivitas pengendalian intern, peningkatan efisiensi, pengelolaan resiko, dan kegiatan lainnya yang terkait untuk meningkatkan kinerja Perseroan; 5. Melaporkan hasil pemeriksaan atau pelaksanaan tugasnya kepada Direktur Utama; Memonitor tindak lanjut atas hasil pemeriksaan yang telah dilaporkan. 32 Direktur Utama menyampaikan hasil pemeriksaan SPI kepada seluruh anggota Direksi, untuk selanjutnya ditindaklanjuti dalam rapat Direksi. 33 Direksi wajib memperhatikan dan segera mengambil langkah-langkah yang diperlukan atas segala sesuatu yang dikemukakan dalam setiap laporan hasil pemeriksaan yang dibuat oleh Satuan Pengawasan Intern. 34 Direksi wajib menyampaikan laporan pelaksanaan fungsi pengawasan intern setiap semester kepada Dewan Komisaris Peraturan Menteri Negara Badan Usaha Milik Negara Nomor : PER 01/MBU/2011 Pasal 28 ayat 3 31 Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 45 Tahun 2005, Pasal 67 Butir B 32 Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 45 Tahun 2005, Pasal 67 Butir C 33 Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 45 Tahun 2005, Pasal 68 Ayat 1 34 Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 45 Tahun 2005, Pasal 67 Ayat 2 35 Peraturan Menteri Negara Badan Usaha Milik Negara Nomor : PER 01 /MBU/2011, Pasal 28 ayat 5 13

16 BAB IV TATA HUBUNGAN KERJA DEWAN KOMISARIS DAN DIREKSI 4.1. Pertemuan Formal Pertemuan formal adalah Rapat Dewan Komisaris dan Rapat Direksi yang diselenggarakan oleh masing-masing organ. Pertemuan formal tersebut diselenggarakan atas undangan Dewan Komisaris atau Direksi Kehadiran Direksi dalam Rapat Dewan Komisaris Dewan Komisaris mengadakan rapat paling sedikit setiap bulan sekali. Dalam rapat tersebut, Dewan Komisaris dapat mengundang Direksi atau salah satu anggota Direksi untuk menjelaskan, memberikan masukan atau melakukan diskusi perihal perkembangan kinerja periodik dan agenda-agenda lainnya sesuai pertimbangan Dewan Komisaris dan/atau permohonan dari Direksi. Tatacara: 1. Apabila Dewan Komisaris mengundang Direksi maka: a. Dewan Komisaris mengirim undangan Rapat Dewan Komisaris melalui Sekretaris Dewan Komisaris kepada Direksi, dapat berupa surat/memorandum atau facsimile dengan melampirkan materi rapat, sekurang-kurangnya 5 (lima) hari kerja sebelum rapat dilaksanakan; b. Direksi, berdasarkan agenda rapat, menetapkan Anggota Direksi atau anggotaanggota Direksi yang akan menghadiri rapat dan memberikan konfirmasi kepada Dewan Komisaris, sekurang-kurangnya 2 (dua) hari kerja sebelum rapat dilaksanakan; c. Apabila diperlukan, Direksi menyampaikan materi untuk Rapat Dewan Komisaris sekurang-kurangnya 3 (tiga) hari kerja sebelum rapat yang mana mencakup laporan manajemen periodik dan agenda-agenda lainnya. 2. Apabila Direksi mengajukan permohonan untuk pembahasan agenda rapat, maka: a. Direksi menyampaikan surat permohonan agenda rapat untuk dibahas dalam rapat Dewan Komisaris kepada Dewan Komisaris; b. Apabila disetujui, Dewan Komisaris mengirim undangan Rapat Dewan Komisaris melalui Sekretaris Dewan Komisaris kepada Direksi, dapat berupa surat/memorandum atau facsimile sekurang-kurangnya 2 (dua) hari kerja sebelum rapat dilaksanakan; c. Apabila diperlukan, Direksi menyampaikan materi terkait agenda rapat yang dimohonkan untuk Rapat Dewan Komisaris sekurang-kurangnya 3 (tiga) hari kerja sebelum rapat dilaksanakan; d. Apabila terdapat keputusan atau tanggapan dari hasil rapat Dewan Komisaris yang diminta oleh Direksi, maka Dewan Komisaris akan menyampaikan surat tanggapan resmi kepada Direksi. 14

17 3. Dewan Komisaris melaksanakan rapat yang dihadiri Direksi. Sekretaris Dewan Komisaris membuat risalah rapat dan mendistribusikan kepada peserta rapat Kehadiran Komisaris dalam Rapat Direksi Kehadiran Komisaris dalam rapat Direksi atas undangan Direksi Direksi dapat mengundang Dewan Komisaris atau salah satu anggota Dewan Komisaris untuk menjelaskan, memberikan masukan atau melakukan diskusi terhadap suatu permasalahan sebagai bahan bagi Direksi untuk menjalankan fungsinya. Anggota Dewan Komisaris baik bersama-sama maupun sendiri-sendiri setiap waktu berhak menghadiri rapat Direksi dan memberikan pandangan-pandangan terhadap hal-hal yang dibicarakan. Tatacara: 1. Direksi mengirim undangan Rapat Direksi kepada Dewan Komisaris, dapat berupa surat/memorandum atau facsimile dengan melampirkan materi rapat, sekurangkurangnya 5 (lima) hari kerja sebelum rapat dilaksanakan; 2. Dewan Komisaris, berdasarkan agenda rapat, menetapkan Anggota Dewan Komisaris atau anggota-anggota Dewan Komisaris yang akan menghadiri rapat dan memberikan konfirmasi kepada Direksi, sekurang-kurangnya 2 (dua) hari kerja sebelum rapat dilaksanakan; 3. Direksi melaksanakan rapat yang dihadiri Komisaris. Sekretaris Perseroan membuat risalah rapat dan mendistribusikan kepada peserta rapat Kehadiran Komisaris dalam rapat Direksi atas permintaan Dewan Komisaris Direksi mengadakan rapat setiap kali apabila dianggap perlu oleh salah seorang atau lebih anggota Direksi atau atas permintaan tertulis dari seorang atau lebih anggota Komisaris atau atas permintaan tertulis Pemegang Saham yang bersama-sama mewakili 1/10 (satu per sepuluh) atau lebih dari jumlah seluruh saham dengan hak suara dengan menyebutkan hal-hal yang dibicarakan. 36 Kehadiran Komisaris dalam Rapat Direksi juga dimungkinkan atas permintaan Dewan Komisaris atau salah satu anggota Dewan Komisaris untuk hadir dalam rapat Direksi guna memberikan pandangan-padangan terhadap hal-hal yang dibicarakan. Tatacara: 1. Dewan Komisaris menyampaikan permintaan ditujukan kepada Direksi untuk hadir dalam Rapat Direksi; 2. Direksi melaksanakan rapat Direksi yang dihadiri Komisaris, membuat risalah rapat dan mendistribusikannya kepada peserta rapat. 36 AD Pasal 12 ayat 4 15

18 Penyelenggaraan Rapat Gabungan Dewan Komisaris dan Direksi Rapat gabungan diselenggarakan jika dipandang perlu oleh salah satu organ dan bila bila dianggap perlu, dapat menghadirkan narasumber dari dalam Perusahaan atau dari luar Perusahaan. Tatacara: 1. Direksi berdasarkan kebutuhan atau atas permintaan Dewan Komisaris, mengirimkan undangan Rapat Gabungan kepada Dewan Komisaris dan apabila dianggap perlu kepada narasumber, melalui Sekretaris Perseroan, dengan melampirkan materi rapat, dapat berupa surat, surat elektronik atau facsimile sekurang-kurangnya 3 (tiga) hari kerja kepada Dewan Komisaris dan 3 (tiga) hari kerja kepada narasumber sebelum rapat dilaksanakan; 2. Dewan Komisaris menerima undangan dan memberikan konfirmasi, dapat berupa surat/memorandum atau facsimile, dengan melampirkan tanggapan atas materi rapat, sekurang-kurangnya 2 (dua) hari kerja sebelum rapat dilaksanakan; 3. Narasumber menerima undangan dan memberikan konfirmasi, dapat berupa surat/memorandum atau facsimile, sekurang-kurangnya 3 (tiga) hari kerja untuk konfirmasi dari narasumber sebelum rapat dilaksanakan; 4. Direksi melaksanakan rapat gabungan dan Sekretaris Perseroan membuat risalah rapat dan mendistribusikan kepada peserta rapat Program Pengenalan Perseroan Kepada Pejabat Baru Pada Organ Perseroan. Program pengenalan perseroan kepada pejabat baru pada organ perseroan dimaksudkan untuk memberikan pemahaman pejabat baru pada organ perseroan terhadap kondisi-kondisi yang ada dalam Perseroan sehingga pejabat baru Perseroan mendapatkan pemahaman yang komprehensif atas Perseroan baik secara organisasi maupun operasional. Program pengenalan perseroan kepada pejabat baru, baik dijajaran Direksi maupun Dewan Komisaris menjadi tanggung jawab Direktur Utama dan diadakan oleh Sekretaris Perusahaan. Materi yang disampaikan dalam program pengenalan kepada Pejabat Baru setidaktidaknya meliputi: 1. Pelaksanaan prinsip-prinsip GCG oleh BUMN; 2. Gambaran mengenai Perseroan berkaitan dengan tujuan, sifat, dan lingkup kegiatan, kinerja keuangan dan operasi, strategi, rencana usaha jangka pendek dan jangka panjang, posisi kompetitif, risiko dan masalah-masalah strategis lainnya; 3. Keterangan berkaitan dengan kewenangan yang didelegasikan, audit internal dan eksternal, sistem dan kebijakan pengendalian internal, termasuk Komite Audit; 4. Keterangan mengenai tugas dan tanggung jawab Dewan Komisaris dan Direksi serta hal-hal yang tidak diperbolehkan. 16

19 Program pengenalan Perseroan dapat berupa presentasi, pertemuan, kunjungan ke perusahaan dan pengkajian dokumen atau program lainnya yang dianggap sesuai dengan kebutuhan Perseroan Pertemuan Informal Pertemuan informal adalah pertemuan anggota Dewan Komisaris dan anggota Direksi di luar forum rapat-rapat formal. Pertemuan ini dapat dihadiri pula oleh anggota atau anggota-anggota dari organ lainnya, atau anggota kedua organ secara lengkap, untuk membicarakan atau mendiskusikan suatu permasalahan dalam suasana informal. Sesuai sifatnya yang informal, pertemuan bukan untuk menghasilkan keputusan, melainkan untuk menyelaraskan pendapat melalui pengungkapan pandangan secara informal, serta mengupayakan kesamaan pandangan/pemahaman yang tidak mempunyai kekuatan mengikat bagi kedua pihak Komunikasi Formal Komunikasi formal adalah komunikasi yang terjadi antara Dewan Komisaris dan Direksi yang berkaitan dengan pemenuhan ketentuan formal seperti diatur dalam Anggaran Dasar dan peraturan perundangan terkait dalam bentuk pelaporan Pelaporan terkait Rencana Kerja dan Anggaran Perusahaan (RKAP) Laporan Realisasi RKAP Triwulanan Direksi wajib menyampaikan laporan realisasi RKAP kepada Dewan Komisaris, yang memuat realisasi pelaksanaan RKAP dalam kurun waktu tertentu yang selanjutnya untuk disampaikan kepada RUPS. Laporan tersebut terdiri dari Laporan Realisasi RKAP Triwulanan dan Laporan Realisasi RKAP Tahunan dimana ditandatangani oleh semua anggota Direksi. 37 Tatacara: 1. Laporan Realisasi RKAP disampaikan dalam bentuk naskah tertulis (hardcopy) dan atau naskah elektronis (Paperless) disertai dengan surat pengantar Direksi; 2. Direksi menyampaikan Laporan Realisasi RKAP triwulanan kepada Dewan Komisaris paling lambat 20 (dua puluh) hari setelah triwulan dimaksud berakhir untuk dibahas bersama dengan Dewan Komisaris dalam Rapat Dewan Komisaris sebelum disampaikan kepada RUPS; 3. Laporan Realisasi RKAP triwulanan yang telah dibahas bersama Dewan Komisaris disampaikan kepada RUPS paling lambat 30 (tiga puluh) hari kepada RUPS setelah triwulan dimaksud berakhir kecuali untuk Laporan Realisasi RKAP triwulan IV; 4. Laporan Realisasi RKAP triwulan IV merupakan kumulatif Laporan Realisasi RKAP dalam jangka waktu 1 (satu) tahun yang selanjutnya disebut sebagai Laporan Realisasi RKAP Tahunan dimana juga mencakup Laporan pencapaian Rencana Jangka Panjang (RJP); 37 AD Pasal 19 ayat 6 17

20 5. Direksi menyampaikan Laporan Realisasi RKAP tahunan kepada Dewan Komisaris paling lambat 50 (lima puluh) hari setelah triwulan IV berakhir untuk dibahas bersama dengan Dewan Komisaris dalam Rapat Dewan Komisaris sebelum disampaikan kepada RUPS; 6. Laporan Realisasi RKAP tahunan yang telah dibahas bersama Dewan Komisaris disampaikan kepada RUPS paling lambat 60 (enam puluh) hari setelah triwulan IV berakhir; 7. Laporan Realisasi RKAP sekurang-kurangnya memuat: a. Perbandingan Antara RKAP dengan Realisasi RKAP; b. Penjelasan mengenai deviasi atas relaisasi RKAP; c. Rencana tindak lanjut atas RKAP yang belum tercapai. 8. Laporan realisasi RKAP dalam bentuk naskah tertulis yang disampaikan kepada Dewan Komisaris dibuat dalam rangkap sebanyak jumlah anggota Dewan Komisaris ditambah satu rangkap untuk arsip Sekretaris Dewan Komisaris Laporan Pengawasan Dekom atas RKAP Dewan Komisaris wajib menyampaikan laporan pengawasan RKAP secara semesteran kepada RUPS berdasarkan laporan Realisasi RKAP triwulanan dan tahunan dari Direksi. Tatacara: 1. Laporan pengawasan RKAP dimaksud disampaikan paling lambat 60 (enam puluh) hari setelah semester dimaksud berakhir; 2. Laporan dimaksud sedikitnya mencakup : a. Pendapat Dewan Komisaris terhadap pelaksanaan RKAP; b. Penilaian atas faktor-faktor yang mempengaruhi kinerja Persero; c. Pendapat Dewan Komisaris mengenai upaya perbaikan kinerja Persero Pelaporan Realisasi RKAP dan Kegiatan Operasional Perusahaan Direksi menyampaikan laporan realisasi RKAP dan Kegiatan Operasional Perusahaan kepada Dewan Komisaris secara bulanan dan kumulatif sampai dengan bulan yang bersangkutan. Laporan bulanan ditandatangani oleh Direktur Utama dan menjadi salah satu materi untuk rapat Dewan Komisaris tiap bulan. Tatacara: 1. Direksi menyampaikan Laporan bulanan dimaksud kepada Dewan Komisaris paling lambat 20 (dua puluh) hari setelah bulan dimaksud berakhir; 2. Dewan Komisaris akan mengundang Direksi untuk hadir dalam Rapat bulanan Dewan Komisaris untuk menjelaskan laporan bulanan tersebut kepada Dewan Komisaris Pelaporan Khusus Pelaporan khusus adalah penyampaian laporan dari Direksi kepada Dewan Komisaris, di luar penyampaian laporan berkala RKAP Triwulanan dan Tahunan dan Bulanan, atas permintaan Dewan Komisaris atau inisiatif Direksi, yang terkait dengan pelaksanaan kegiatan Perusahaan. 18

21 Tatacara: 1. Permintaan laporan khusus dikirim secara tertulis oleh Dewan Komisaris kepada Direksi, dengan menyebutkan pokok permasalahan yang ingin dilaporkan serta waktu penyampaian yang diharapkan; 2. Berdasarkan kajian atas cakupan permasalahan, Direksi memberikan perkiraan waktu penyampaian laporan yang diminta Dewan Komisaris, dan sesuai dengan waktu yang disepakati tersebut Direksi menyampaikan laporan khusus kepada Dewan Komisaris; 3. Laporan yang dibuat berdasarkan inisiatif Direksi dapat disampaikan setiap waktu kepada Dewan Komisaris, dengan menyatakan diperlukan atau tidak diperlukannya tanggapan dari Dewan Komisaris; 4. Laporan dalam bentuk naskah tertulis yang disampaikan kepada Dewan Komisaris dibuat dalam rangkap sebanyak jumlah anggota Dewan Komisaris ditambah satu untuk Sekretaris Dewan Komisaris disertai dengan surat pengantar Direksi; 5. Atas laporan yang diterimanya, Dewan Komisaris dapat meminta penjelasan tambahan dari Direksi terhadap hal-hal yang dianggap perlu, dan Direksi dapat memutakhirkan laporan tersebut jika dianggap perlu Surat-menyurat/Penandatanganan Memorandum Maksud: Surat-menyurat / penanganan Memorandum adalah korespondensi antar organ yang formal, berkenaan dengan pelaksanaan dan kelancaran tugas pokok dan fungsi masing-masing organ. Surat/ Memorandum dapat bersifat penyampaian informasi, permintaan dan pendapat dan nasehat, permintaan tanggapan tertulis yang khusus, dan permintaan persetujuan dari Direksi kepada Komisaris. Demikian pula sebaliknya dari Dewan Komisaris, merupakan penyampaian informasi, tanggapan pendapat dan nasehat, tanggapan tertulis yang khusus, dan pernyataan persetujuan terhadap permintaan Direksi. Tatacara: 1. Surat-menyurat/penanganan Memorandum dapat dilakukan dalam naskah tertulis (hard-copy), rekaman elektronis (computer-media) atau pemanfaatan surat elektronis ( ), sesuai dengan ketentuan Perseroan; 2. Sekretaris Perusahaan dan Sekretaris Dewan Komisaris melakukan pemantauan dan memberikan arahan/mengingatkan dalam hal terjadi penyimpangan tata waktu penanganan; 3. Untuk meningkatkan keamanan dan kerahasiaan dokumen, dilakukan upaya pencegahan dan penangkalan, pendeteksian dan langkah korektif oleh unit fungsi terkait, dengan melakukan upaya-upaya untuk mengurangi keberadaan naskah tertulis. Upaya tersebut dapat dilakukan dengan konversi segera naskah tertulis ke dalam rekaman elektronis (misalnya dengan penggunaan scanner), pengamanan fisik, penyimpanan naskah, pengamanan infrastruktur (server, terminal kerja, jejaring) serta penetapan pembagian hak-akses. 19

22 Pemberitahuan Pelaksanaan Kegiatan Resmi Korporat Setiap kegiatan perusahaan pada tingkat korporat yang bersifat formal seremonial yang relevan dan signifikan di lingkungan Direksi dan di lingkungan Dewan Komisaris, diinformasikan kepada organ Direksi dan Dewan Komisaris. Termasuk di dalam kegiatan formal seremonial ini adalah acara kunjungan resmi ke daerah-daerah operasi perusahaan, baik sebagai pelaku maupun sebagai pendamping pejabatpejabat instansi lainnya Komunikasi Informal Komunikasi informal adalah komunikasi antar organ Direksi dan Dewan Komisaris, antara anggota atau anggota-anggota organ satu dengan yang lainnya, di luar dari ketentuan komunikasi formal yang diatur dalam Anggaran Dasar dan peraturan perundang-undangan yang berlaku. Selain menggunakan surat/nota pribadi secara tertulis (hard-copy), komunikasi informal, antara lain berupa pribadi dan group-chatting Kekosongan Jabatan Direksi dan Pelimpahan Wewenang Kekosongan Jabatan Direksi Apabila terdapat kekosongan jabatan anggota Direksi, diatur sebagai berikut: 1. Selama jabatan anggota Direksi kosong dan/atau RUPS belum mengisi jabatan dimaksud, maka Dewan Komisaris menunjuk salah satu anggota Direksi lainnya untuk sementara menjalankan tugas anggota Direksi yang kosong tersebut dengan kewajiban, tugas dan kewenangan sama; 2. Apabila kekosongan jabatan disebabkan oleh berakhirnya masa jabatan dan RUPS belum menetapkan anggota Direksi baru, maka anggota Direksi yang berakhir masa jabatannya tersebut untuk sementara menjalankan tugas anggota Direksi yang kosong tersebut dengan kewajiban dan kewenangan yang sama sampai diangkatnya anggota Direksi yang definitif; 3. Apabila seluruh jabatan Direksi kosong oleh sebab apapun, maka selama jabatan tersebut kosong dan RUPS belum mengisi jabatan tersebut, maka Dewan Komisaris atau RUPS dapat menunjuk pihak lain untuk mengurus Perseroan dengan kekuasaan dan wewenang yang sama; 4. Pelaksana tugas Direksi sebagaimana disebutkan pada butir 2 dan 3 memperoleh gaji dan tunjangan/fasilitas yang sama dengan anggota Direksi yang kosong tidak termasuk santunan purna jabatan Pelimpahan Wewenang ketika Direksi berhalangan Apabila salah satu Direksi berhalangan baik bersifat sementara atau tetap, maka diatur sebagai berikut: AD Pasal 11 ayat

23 1. Apabila Direktur Utama berhalangan, salah seorang Direktur yang ditunjuk oleh Direktur Utama berwenang bertindak untuk dan atas nama Direksi serta melaksanakan tugas-tugas Direktur Utama; 2. Dalam hal Direktur Utama tidak melakukan penunjukan maka anggota Direksi yang terlama dalam jabatan, berwenang bertindak untuk dan atas nama Direksi serta melaksanakan tugas-tugas Direktur Utama; 3. Apabila terdapat 2 anggota Direksi terlama, maka ditentukan anggota Direksi terlama dan tertua dalam usia berwenang bertindak untuk dan atas nama Direksi serta melaksanakan tugas-tugas Direktur Utama; 4. Apabila salah seorang anggota Direksi berhalangan, maka anggota-anggota Direksi lainnya menunjuk salah seorang anggota Direksi untuk melaksanakan tugas-tugas anggota Direksi yang berhalangan tersebut; 5. Direksi untuk perbuatan tertentu atas tanggungjawabnya sendiri berhak pula mengangkat seseorang atau lebih sebagai wakil atau kuasanya dengan memberikan kepadanya atau kepada mereka kekuasaan untuk perbuatan tertentu yang diatur dalam surat kuasa; 6. Apabila berhalangan, Direksi wajib menyampaikan pemberitahuan secara tertulis kepada Dewan Komisaris; 7. Mengenai mekanisme Direktur pengganti berikut pelimpahan wewenangnya mengacu pada matriks kewenangan Direksi yang diatur secara terpisah melalui Surat Keputusan Direksi Pemberhentian Direksi Anggota Direksi diangkat dan diberhentikan oleh Rapat Umum Pemegang Saham. 39 Alasan pemberhentian dilakukan apabila berdasarkan kenyataan, anggota Direksi yang bersangkutan antara lain: Tidak dapat memenuhi kewajibannya yang telah disepakati dalam kontrak manajemen; 2. Tidak dapat melaksanakan tugasnya dengan baik; 3. Tidak melaksanakan ketentuan peraturan perundangan-undangan dan/atau ketentuan Anggaran Dasar; 4. Terlibat dalam tindakan yang merugikan Perseroan dan/atau Negara; 5. Melakukan tindakan yang melanggar etika dan/atau kepatutan yang seharusnya dihormati sebagai anggota Direksi Badan Usaha Milik Negara; 6. Dinyatakan bersalah dengan putusan Pengadilan yang mempunyai kekuatan hukum yang tetap; 7. Mengundurkan diri. 39 AD Pasal 10 ayat 6 40 AD Pasal 10 ayat 15 21

24 4.6. Etika Berusaha dan Benturan Kepentingan Etika Berusaha Dewan Komisaris dan Direksi wajib menaati pedoman etika perilaku Perseroan. Anggota Dewan Komisaris dan Direksi dilarang memberikan atau menawarkan atau menerima baik secara langsung maupun tidak langsung sesuatu yang berharga kepada atau dari pelanggan atau seorang pejabat Pemerintah untuk mempengaruhi atau sebagai imbalan atas apa yang telah dilakukannya dan tindakan lainnya, sesuai peraturan perundangan yang berlaku Benturan Kepentingan Seorang anggota Direksi tidak berwenang mewakili Perseroan apabila: 1. Terjadi perkara di depan pengadilan antara Perseroan dengan anggota Direksi yang bersangkutan dan atau; 2. Anggota Direksi bersangkutan memiliki benturan kepentingan dengan Perseroan. Yang berhak mewakili Perseroan adalah: 1. Anggota Direksi yang tidak memiliki benturan kepentingan dengan Perseroan yang ditunjuk oleh anggota Direksi lain yang tidak memiliki benturan kepentingan; 2. Dewan Komisaris dalam hal seluruh anggota Direksi memiliki benturan kepentingan dengan Perseroan; 3. Pihak lain yang ditunjuk RUPS apabila seluruh anggota Dewan Komisaris dan Direksi memiliki benturan kepentingan dengan Perseroan. 41 Peraturan Menteri Negara Badan Usaha Milik Negara Nomor ; PER 01/MBU/2011 Bab X, Pasal 40 ayat 1 22

25 BAB V Kegiatan Antar Organ Perseroan Penyelenggaraan Rapat Umum Pemegang (RUPS) Yang dimaksud dengan Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS) adalah: Rapat Umum Pemegang Saham Tahunan (RUPST) RUPST diadakan tiap-tiap tahun, 43 meliputi RUPS mengenai persetujuan laporan tahunan dan RUPST mengenai persetujuan Rencana Kerja dan Anggaran Perusahaan (RKAP). 44 RUPST mengenai persetujuan laporan tahunan diadakan paling lambat 6 (enam) bulan setelah penutupan tahun buku yang bersangkutan, 45 sedangkan RUPST untuk menyetujui RKAP diadakan paling lambat 30 (tiga puluh) hari setelah tahun anggaran berjalan (tahun anggaran RKAP yang bersangkutan). 46 Dalam Acara RUPST dapat juga dimasukkan usul-usul yang diajukan oleh Dewan Komisaris dan/atau seorang atau lebih Pemegang Saham yang mewakili paling sedikit 1/10 (satu per sepuluh) bagian dari jumlah seluruh saham yang telah dikeluarkan Perseroan dengan hak suara yang sah dengan ketentuan bahwa usul-usul yang bersangkutan harus sudah diterima oleh Direksi sebelum tanggal panggilan RUPST Rapat Umum Pemegang Saham Luar Biasa (RUPS Luar Biasa) RUPS Luar Biasa dapat diadakan setiap waktu berdasarkan kebutuhan untuk kepentingan Perseroan. 48 RUPS dapat dilangsungkan jika dalam rapat tersebut paling sedikit 51% (lima puluh satu persen) bagian dari jumlah seluruh saham dengan hak suara hadir atau diwakili 49 dan dipimpin oleh salah seorang Pemegang Saham yang dipilih oleh dan dari antara mereka yang hadir Penyelenggaraan RUPST dalam Rangka Pengesahan Rencana Kerja dan Anggaran Perusahaan RUPST diselenggarakan oleh Direksi yang dihadiri oleh Direksi, Komisaris dan Pemegang Saham untuk membahas dan meminta persetujuan RKAP yang telah disusun oleh Direksi. 42 AD Pasal 20 ayat 2 43 AD Pasal 21 ayat 1 44 AD Pasal 21 ayat 1 huruf a dan b 45 AD Pasal 21 ayat 2 46 AD Pasal 21 Ayat 4 47 AD Pasal 21 Ayat 7 48 AD Pasal AD Pasal 25 Ayat 1 huruf a 50 AD Pasal 24 Ayat 1 23

26 Direksi wajib menyusun RKAP sebagai penjabaran dari RJP setiap tahun. 51 RKAP berfungsi sebagai acuan bagi Direksi dalam menjalankan tugasnya untuk melakukan pengurusan Perseroan setiap tahunnya yang sekurang-kurangnya memuat: Ringkasan eksekutif; 2. Pendahuluan; 3. Realisasi dan prognosa anggaran tahun berjalan; 4. Capaian kinerja Perseroan tahun berjalan; 5. Rencana kerja dan anggaran Perseroan tahun yang akan datang; 6. Proyeksi keuangan Perseroan dan anak perusahaan tahun yang akan dating; 7. Penerapan manajemen risiko; 8. Hal-hal lain yang memerlukan keputusan Rapat Umum Pemegang Saham; dan 9. Penutup Tata Cara: 1. Direksi melakukan penyusunan rancangan RKAP melalui Rapat Direksi dan mengirimkan hasilnya kepada Dewan Komisaris untuk ditelaah Dewan Komisaris sebelum disampaikan kepada RUPS, paling lambat 90 (Sembilan puluh) hari sebelum dimulainya tahun buku RKAP; 2. Dewan Komisaris menelaah rancangan RKAP yang disampaikan Direksi dan bila dipandang perlu, memberikan masukan/nasehat untuk perbaikan rancangan RKAP dan mengirimkannya kepada Direksi atau disampaikan dalam Rapat Dewan Komisaris yang khusus diadakan untuk membahas bersama rancangan RKAP paling lambat 15 (lima belas) hari setelah menerima rancangan RKAP dari Direksi; 3. Bila masukan/nasehat Dewan Komisaris dapat diterima, Direksi melakukan perbaikan rancangan RKAP untuk diajukan ulang kepada Dewan Komisaris setelah ditandatangani oleh semua Direksi paling lambat 7 (tujuh) hari setelah menerima masukan/nasehat dari Dewan Komisaris; 4. Dewan Komisaris menelaah ulang rancangan RKAP yang telah diperbaiki dan ditandatangani oleh Direksi dan menyampaikan hasilnya kepada Direksi paling lambat 5 (lima) hari setelah diterimanya perbaikan dari Direksi; 5. Apabila Dewan Komisaris sudah tidak ada masukan lagi dan dapat menerima usulan RKAP maka Dewan Komisaris menandatangani rancangan RKAP tersebut; 6. Direksi menyampaikan rancangan RKAP yang telah ditandatangani semua Dewan Komisaris dan Direksi kepada RUPS, paling lambat 60 (enam puluh) hari sebelum dimulainya tahun buku RKAP; 7. Pengesahan atas RKAP yang diajukan Direksi diberikan paling lambat 30 hari setelah periode anggaran berjalan; 8. Pemegang Saham dapat mengundang Direksi untuk melakukan rapat teknis pembahasan rinci dimana Direksi menjelaskan usulan RKAP yang diajukan; 9. Direksi mengirimkan undangan penyelenggaraan RUPS untuk pengesahan RKAP, paling lambat 14 (empat belas) hari kalender sebelum RUPS tidak termasuk tanggal undangan dan tanggal RUPS; 51 Peraturan Menteri Keuangan RI Nomor 28/PMK.06/2013 Bab II Bagian Pertama Pasal 2 ayat 2 52 Peraturan Menteri Keuangan RI Nomor 28/PMK.06/2013 Bab II Bagian Ketiga Pasal 12 24