Kata kunci : informasi, perguruan tinggi, subyek, mahasiswa, Dosen, orang tua

Transkripsi

1 SOFTWARE ENGINEERING USER REQUIREMENT SPESIFICATION SISTEM INFORMASI AKADEMIK KAMPUS AMIK DCC BANDARLAMPUNG Akhmad Aris Tantowi,S.Kom, MTI mr.ariest@gmail.com Dosen AMIK DCC Bandar Lampung Tahun 2011 Abstrak Informasi sangat diperlukan di dalam segala aspek kehidupan termasuk di lingkup perguruan tinggi atau kampus. Perguruan tinggi DCC Bandarlampung yang merupakan salah satu instansi pendidikan telah mengembangkan sistem informasi akademik berbasiskan komputer. Dengan menggunakan media informasi yang berbasiskan komputer, maka pelaksanaan aktifitas informasi lebih mudah dilakukan. Aktifitas sistem informasi didukung kerjasama yang simultan antara mahasiswa, Dosen dan orangtua dari mahasiswa, karena ketiga subyek tersebut merupakan komponen penting dalam pelaksanaan sistem informasi. Kata kunci : informasi, perguruan tinggi, subyek, mahasiswa, Dosen, orang tua 1.1. Pendahuluan Kampus DCC Bandarlampung mempunyai 2 macam program study, yaitu di bidang bahasa Inggris dan komputer, yang masing-masing biasa disebut ABA (Akademi Bahasa Asing) dan AMIK (Akademi Manajemen Informatika dan Komputer), dan untuk AMIK masih dibagi lagi menjadi 2 jurusan, yaitu Manajemen Informatika (MI) dan KA (Komputerisasi Akuntansi). Didalam struktur organisasinya, maka masing-masing staff mempunyai tugas dan kewajiban sesuai aturan yang berlaku di perguruan tinggi DCC Bandarlampung, diantaranya adalah sbb : 1. Pembantu Direktrur I (PD I) bertanggung jawab kepada Direktur Utama, dengan menjalankan tugas sebagai pengatur jalannya operasional kegiatan di kampus yang meliputi urusan birokrasi kampus, mahasiswa, dosen, pemberian kebijakan-kebijakan kampus yang diajukan dan mendapatkan persetujuan dari Direktur Utama. 2. Pembantu Direktur II (PD II) mempunyai tugas mengelola administrasi dan keuangan serta pengaturan segala kebutuhan peralatan dan lain-lain yang ada di kampus DCC Bandarlampung, 3. Pembantu Direktur III (PD III) bertugas memberikan pelayanan kepada mahasiswa dalam bentuk pengembangan SDM, pelatihan/training, seminar, PKL dan lain-lain. Dari uraian diatas dapat diambil kesimpulan bahwa pengerjaan semua bagian tersebuat akan sangat sulit bila dilakukan secara manual, sehingga menimbulkan dampak sbb : a. Akan dibutuhkan tenaga yang banyak dan secara otomatis akan dikeluarkan biaya yang cukup besar untuk penggajiannya,

2 b. Akan memakan kertas yang banyak dan terjadi penumpukan di gudang, serta belum tentu bisa terpakai lagi, c. Karena menggunakan metode manual, maka kesalahan akan cenderung lebih tinggi yang disebabkan factor manusia (human error), d. Tidak efektif dan tidak efisien dari segi biaya dan hasil, hasil kurang memuaskan karena bersifat manual, 1.2. Problem Domain Secara garis besar, pelaksanaan kegiatan akademis di lingkup kampus DCC Bandarlampung masih dengan manual meskipun sudah menggunakan komputer sebagai alat bantu, tetapi masih sebatas untuk dipergunakan dalam pengetikan, menghitung angka dan lain-lain. Dengan keadaan seperti ini maka dapat dijumpai permasalahan sbb : a. Sudah kuno dan ketinggalan zaman b. Sering terjadi kesalahan, karena masih manual c. Banyak peng-entry-an hanya dapat dilakukan oleh pihak BAK, sehingga tidak melibatkan dosen sebagai salah satu komponen penting dalam proses akademis. d. Dosen tidak dapat melihat statistic mahasiswa yang diajar atau dibimbing baik itu berupa hasil studinya atau rekap absen atau hal penting lainnya, e. Dosen yang memiliki waktu luang untuk konsultasi di luar jam kuliah tidak memiliki tempat untuk menuliskan jadwal kosongnya juga mahasiswa tidak pernah tahu pasti jadwal tersebut, f. Terlalu banyak kegiatan yang ditangani oleh bagian pengajaran mengakibatkan kelambanan dalam banyak hal, pencetakan KRS, KHS, transkrip nilai, surat keterangan kuliah, dan bidang administrasi lainnya, g. Untuk pengumuman yang berupa jadwal kuliah, jadwal ujian, jadwal praktikum, dan pengumuman resmi atau tak resmi masih menggunakan cara pengumuman konvensional, lewat papan pengumuman. Sangat menyulitkan karena sering di temple di beberapa tempat, sehingga terkesan kurang rapid an terkadang tidak tepat sasaran. h. Tidak melibatkan komponen orangtua yang ingin memantau anaknya, baik dari segi nilai, pembayaran SPP atau pembayaran-pembayaran lainnya, nilai anaknya dan nilai rata-rata kelas, pengumuman untuk orangtua atau umum Permintaan User Berdasarkan hal-ha tersebut diatas, maka dirasa perlu untuk merancang suatu sistem informasi yang memiliki ketangguhan lebih dari sistem informasinya. Sistem informasi yang baru diharapkan : a. Dibangun sistem yang baru yang sesuai dengan perkembangan zaman dalam artian memiliki GUI (Graphics User Interface), yang baik dan tampilan grafis lainnya, help menu, user guide sehingga dihasilkan tampilan yang indah dan tepat guna, b. Minimal dalam kesalahan c. Mudah dalam pencetakan-pencetakan administratur, d. Adanya kolom pengumuman untuk memberikan pengumuman yang tepat sasaran dan tidak memakan tempat, e. Melibatkan dosen untuk memantau anak bimbingnya, mengentry nilai dan memberitahu jadwal kosongnya, f. Bisa dilakukan secara online internet, g. Memiliki komponen orangtua sebagai pemantau kuliah anaknya, h. Untuk lebih lengkapnya diharapkan sistem manual memuat komponen-komponen dibawah ini dengan fungsinya masing-masing

3 1.4. Komponen-komponen MAHASISWA 1. Login Setiap mahasiswa mempunyai username dan password yang unik untuk dapat masuk ke SIA (Sistem Informasi Akademik). Mahasiswa juga dapat mengubah username dan password mereka. 2. Entry KRS Mahasiswa dapat memasukkan daftar mata kuliah yang diambilnya tiap semester. Bagian ini akan menampilkan daftar kode mata kuliah, nama mata kuliah, SKS, kategori wajib ataupun pilihan, jumlah IP terakhir, SKS maksimal, SKS, kategori wajib kuliah. Jumlah maksimal mata kuliah yang diambil tergantung pada nilai IP terakhir. 3. Lihat nilai Mahasiswa dapat melihat nilai mata kuliah yang sudah diambil. Menampilkan kode mata kuliah, nama mata kuliah, bobot SKS, nilai, nilai rata-rata, IP sementara, IPK terakhir. Nilai D dan E dicetak tebal agar mahasiswa selalu ingat bahwa masih ada mata kuliah mereka yang harus diulang, 4. Lihat mata kuliah Mahasiswa dapat melihat daftar mata kuliah yang ada berikut silabusnya. Bagian ini akan dilengkapi dengan pemberitahuan mengenai mata kuliah yang bisa diambil atau tidak pada tiap semester. 5. Entry data pribadi Mahasiswa dapat memasukkan biodata pribadinya. Hal ini diwajibkan untuk keperluan administrasi. Bila data ini belum dilengkapi, maka mahasiswa akan diberi peringatan, dan belum bisa mengisi entry Kartu Rencana Studi (KRS). 6. Entry Tugas Akhir Mahasiswa dapat memasukkan judul skripsi dan deskripsinya secara sederhananya. 7. Lihat nilai semester yang lalu Mahasiswa dapat melihat nilai-nilai mata kuliah yang diambilnya pada semester yang lalu, hal ini akan digunakan sebagai salah satu pertimbangan syarat untuk mengambil jumlah SKS maksimal pada semester berikutnya. 8. Lihat nilai transkrip (lengkap) Mahasiswa dapat melihat nilai-nilai mata kuliah yang sudah diambil dari semester awal (pertama) sampai dengan semester akhir. 9. Lihat Pengumuman Mahasiswa dapat melihat pengumuman yang ingin disampaikan oleh pihak pengajaran kepada mahasiswa secara tepat. Pengumuman ini dapat berupa informasi beasiswa, jadwal pengambilan kartu ujian, dan pengumuman lainnya. 10. Lihat jadwal Mahasiswa dapat melihat jadwal setiap mata kuliah beserta ruangannya. Sehingga mahasiswa dapat mempertimbangkan mata kuliah yang akan diambil, disesuaikan dengan waktu yang diinginkannya. Ditampilkan juga jadwal UTS dan UAS untuk setiap mata kuliah.

4 11. Lihat jam konsultasi Mahasiswa dapat melihat jam konsultasi yang disediakan oleh Dosen DOSEN 1. Login Setiap Dosen mempunyai username dan password yang unik untuk dapat masuk ke SIA (Sistem Informasi Akademik). Dosen juga dapat mengubah username dan password mereka. 2. Lihat daftar mahasiswa Seorang Dosen dapat melihat daftar nam-nama mahasiswa yang mengambil mata kuliahnya. Daftardaftar tersebut akan ditampilkan berdasarkan mata kulih yng diampu oleh Dosen itu sendiri. Dosen dapat melihat profil dan sejarah mahasiswa (seperti : IPK, IP semester lalu, mata kuliah yang telah diambil, maupun nilai masing-masing mata kuliah) yang mengambil mata kuliahnya, tapi tidak boleh mengubah data mahasiswa tersebut. 3. Entry nilai Seorang Dosen dapat memasukkan nilai-nilai untuk mahasiswanya. Adapun nilai-nilai yang akn dientry oleh Dosen adalah tugas (tugas1, tugas2, tugas3, dst), nilai MIDTEST, nilai UAS,nilai akhir dan rekapitulasi absen. Nilai tugas boleh dikosongkan sesuai dengan kebutuhan. 4. Lihat statistic daftar hadir mahasiswa yang mengambil mata kuliahya. Dosen dapat melihat tingkat kehadiran para mahasiswa di dalam kelas yang diampunya. Untuk mahasiswa yang tingkat kehadirannya dibawah 75% dari total kehadiran Dosen maka mahasiswa itu tidak berhak untuk mengikuti ujian akhir. Dosen dapat melihat jumlah dan daftar mahasiswa yang hadir setiap pertemuan. 5. Entry waktu luang Dosen dapat memasukkan waktu-waktu luang miliknya untuk kepentingan penyusunan jadwal kuliah atau sebagai jam konsultasi bagi mahasiswanya. Dengan fasilitas ini mahasiswa akan mengetahui keberadaan Dosen di kampus (ruang) beserta waktu luangnya (waktu di luar waktu kuliah). 6. Lihat pengumuman Dosen dapat melihat pengumuman-pengumumn yang memiliki kaitan dengan Dosen tersebut. 7. Lihat jadwal kuliah dan ruang yang dipakai Dosen dapat melihat jadwal kuliah serta ruang yang dipakai baik itu versi lengkap atau versi khusu. Versi lengkap berarti jadwal kuliah untuk semua mata kuliah sementara versi khusus berarti jadwal mata kuliah khusus untuk mata kuliah yang diampu oleh Dosen. 8. Penelitian Mengumumkn daftar penelitian yang telah dilakukan atau yang akan dilakukan. Agar memudahkan mahasiswa dalam memilih Dosen pembimbing Tugas Akhir yang sesuai, Dosen dapat memasukkan penelitian-penelitian atau jurnal-jurnal ilmiah yang telah dilakukan.

5 Orang Tua 1. Login Setiap orang dari mahasiswa mempunyai username dan password yang unik untuk dapat masuk ke SIA (sistem informasi akademik). Orang tua dapat mengubah username dan password mereka. 2. Lihat nilai Setiap orang dapat melihat nilai anak mereka. Orang tua dapat melihat nilai kumulatif atau nilai untuk setiap semester. Selain itu, orang tua juga dapat melihat nilai quis, nilai tugas dan nilai midtest anak mereka. Fitur : print 3. Lihat absensi Orang tua dapat melihat absensi/kehadiran anak mereka dalam perkuliahan Fitur : print 4. Lihat KRS Orang tua dapat melihat KRS/matakuliah yang sedang diikuti oleh anak mereka. Fitur : print 5. Lihat jadwal Orang tua dapat melihat jadwal kuliah anak mereka, jadwal ujian dan jadwal libur. 6. Profil Setiap orang mempunyai profil. Mereka dapat melihat atau mengedit profil mereka. Profil yang disimpan yaitu : - Nama Ayah - Nama Ibu - Nama Wali - Status (hidup/meninggal) - Pekerjaan Ayah - Pekerjaan Ibu - Alamat lengkap - - Penghasilan per bulan - Pendidikan Ayah - Pendidikan Ibu Fitur : print, edit, save 7. Informasi Terbaru/pengumuman Para orang tua dapat mengetahui informasi-informasi penting melalui informasi yang dikirim ke e- mail mereka. Misalnya adalah jadwal registrasi, jumlah SPP, nilai anak mereka yang baru keluar. Fitur : print 8. Lihat pembayaran SPP Memungkinkan orang tua melihat/mengecek pembayaran SPP anaknya, apakah sudah dibayarkan atau belum, Selain itu orangtua dapat mengetahui deadline pembayaran SPP, jumlah yang harus dibayarkan dan rinciannya. Fitur : print, save, dan send

6 1.5. Kesimpulan Dengan adanya sistem informasi akademis yang menggunakan komputer sebagai alat bantu, maka informasi dari kampus, atau dari seluruh civitas akademis akan lebih dilakukan kapan saja, tanpa dibatasi ruang dan waktu, apalagi didukung pemrograman komputer yang berbasis web, akan sangat memudahkan semua komponen pendukung (mahasiswa, Dosen dan orang tua mahasiswa) dalam rangka menyajikan sistem informasi akademis yang akurat, relevan dan tepat waktu serta sangat informatif Daftar Pustaka 1. Analisa dan Perancangan Perangkat Lunak, Tavri Mahyuzir, Jakarta, Rekayasa Perangkat Lunak,Janner Simarmata,Andi Offset Yogyakarta, Software Engineering, Ian Sommerville, Erlangga, Jakarta, Sumber bacaan dari Internet

7 1.7. LAMPIRAN BAGAN USER REQUIREMENT SPESIFICATION DATA DOSEN DOSEN Nama Tempat/tgl lahir Pendidikan Umur Alamat No Telp /hp website blog facebook Mata kuliah yang diajarkan Catatan lainnya MAHASISWA DATA MAHASISWA Nama mahasiswa Tempat/tgl lahir Alamat No telp/hp website blog facebook Mata kuliah yang diajarkan Catatan lainnya SISTEM INFORMASI AKADEMIK (SIA) ORANG TUA DATA ORANGTUA Nama Ayah Nama Ibu Nama Wali Status (hidup/meninggal) Pekerjaan Ayah Pekerjaan Ibu Alamat lengkap Penghasilan per bulan Pendidikan Ayah Pendidikan Ibu

8 ALUR DATA DIPROSES MEMBENTUK SISTEM INFORMASI AKADEMIK (SIA) DATA DOSEN DATA MAHASISWA DATA DIOLAH MENJADI INFORMASI YANG LEBIH BERGUNA DAN AKURAT PRODUK SISTEM INFORMASI AKADEMIK (SIA) DATA ORANGTUA USERS ONLINE DOSEN MAHASISWA ORANG TUA

9

10

11