1.1 Kenalpasti samada aset dibeli melalui PO atau tanpa PO. 2.1 Aset yang dibeli melalui PO akan didaftarkan secara automatik ke dalam sistem FAMS

Transkripsi

1 SOKONGAN KEWANGAN PEJABAT BURSAR Kod Dokumen: SOK/KEW/GP019/AST GARIS PANDUAN PENDAFTARAN ID DAN VERIFIKASI ASET 1.0 Semak Perolehan Aset SEMAKAN / TINDAKAN TANGGUNGJAWAB 1.1 Kenalpasti samada aset dibeli melalui PO atau tanpa PO 2.0 Pendaftaran Aset ID 2.1 Aset yang dibeli melalui PO akan didaftarkan secara automatik ke dalam sistem FAMS 2.2 Aset yang dibeli tanpa PO termasuk aset yang diterima sebagai sumbangan atau hadiah perlu didaftarkan secara manual. 2.3 Bagi aset yang dibeli tanpa PO, hantar Daftar Aset Tanpa Pesanan Belian (SOK/KEW/DF024/AST) berserta dokumen sokongan iaitu resit atau inbois ke Seksyen Pengurusan Aset untuk mengwujudkan ID Aset. 2.4 Bagi aset yang diterima sebagai sumbangan atau hadiah, hantar Daftar Aset Tanpa Pesanan Belian (SOK/KEW/DF024/AST) berserta dokumen sokongan seperti surat penyerahan sumbangan yang mempunyai keterangan dan anggaran nilai aset ke Seksyen Pengurusan Aset untuk mengwujudkan ID Aset. 2.5 Wujudkan ID Aset dalam FAMS mengikut Arahan Kerja Pendaftaran Aset (SOK/KEW/AK004/AST). Maklumkan ID Aset yang telah diwujudkan kepada pemohon. PTK /PTK /PTK PTK Seksyen Pengurusan Aset 2.6 Kemaskini rekod aset bagi ruangan-ruangan berikut melalui FAMS dengan merujuk Arahan Kerja TARIKH KUATKUASA :05/06/ drp. 5

2 Pendaftaran Aset (SOK/KEW/AK004/AST) (i) Lokasi (ii) Lokasi sebenar (iii) Pengguna (iv) Pengguna sebenar (v) Barkod (vi) Jenis aset/produk 2.7 Lekatkan barkod pada aset yang berkenaan iaitu: (i) Barkod berwarna biru untuk inventori (ii) Barkod berwarna merah untuk aset (iii) Bagi aset yang tidak dapat dilekatkan barkod, lekatkan barkod pada daftar aset 2.8 Cetak laporan aset mengikut PO/Tanpa PO dan dapatkan tanda tangan Pegawai Aset/Ketua /Ketua Jabatan (i) Satu salinan digunakan untuk tujuan pembayaran (ii) Satu salinan untuk disimpan oleh Pegawai Aset 2.9 Cetak daftar individu aset bagi pembelian tahun semasa pada hujung tahun dan disimpan oleh Pegawai Aset 3.0 Kemaskini Daftar Aset 3.1 Bagi aset yang digunasama dan diletakkan di bawah tanggungjawab seorang pegawai, satu daftar dengan maklumat seperti KEW.PA-6, Pekeliling Bendahari Bil 1 Tahun 2008 yang digunapakai mengikut kesesuaian hendaklah digunakan bagi merekod pergerakan aset berkenaan sekurangkurangnya seperti berikut: TARIKH KUATKUASA :05/06/ drp. 5

3 (i) Jenis / jenama / model / no siri aset gunasama (ii) Nama peminjam (iii) Tarikh dikeluarkan / tarikh akan dipulangkan (iv) Tandatangan peminjam (v) Tandatangan pegawai pengeluar dan tarikh ketika aset dikeluarkan/ dipulangkan (vi) Catatan 3.2 Pegawai yang bertanggungjawab di hendaklah mengemaskini rekod kenderaan jabatan dengan melampirkan salinan dokumen berikut di dalam fail kenderaan (i) Salinan pesanan belian (ii) Salinan DO (iii) Salinan invois (iv) Salinan Kad Pendaftaran (v) Laporan Penyelenggaraan Kenderaan (Work Order) daripada FAMS. Rujuk Arahan Kerja Penyediaan Workorder (UPM/SOK/KEW/AK005/AST). 3.3 Bagi aset yang bertukar pengguna/ lokasi, kemaskini sistem FAMS berdasarkan dokumen pertukaran pengguna / lokasi yang telah ditandatangani oleh pegawai bertanggungjawab: (i) (ii) Cetak daftar aset Failkan mengikut tahun pembelian 3.4 hendaklah mengemaskini pengguna/lokasi bagi aset penyelidikan yang telah tamat tempoh projek / projek tidak aktif / pengguna berhenti / bersara TARIKH KUATKUASA :05/06/ drp. 5

4 3.5 Sediakan Senarai Aset Mengikut Lokasi (KEW.PA- 7), Pekeliling Bendahari Bil 1 Tahun 2008 yang telah ditandatangani oleh pegawai bertanggungjawab dan tampal di setiap lokasi yang mempunyai aset/inventori di 4.0 Verifikasi oleh Bahagian Audit Dalam Bahagian Audit Dalam 4.1 Verifikasi aset di dilakukan mengikut jadual yang telah ditetapkan menggunakan pengimbas (scanner) yang dihubungkan terus dengan sistem FAMS dengan mengikuti Prosedur Pengauditan Verifikasi Aset/Inventori (UPM/OPR/PNC- AD/P002) 4.2 Daftar aset akan dicetak mengikut skop yang ditentukan oleh Bahagian Audit Dalam. Proses verifikasi dilakukan bagi memastikan fizikal aset, lokasi, penggunaan dan status adalah sama dengan rekod FAMS 4.3 Terima laporan verifikasi daripada Bahagian Audit Dalam untuk tujuan rekod PTK 5.0 Verifikasi oleh 5.1 Aset hendaklah diverifikasi sekurang-kurangnya sekali dalam setahun dan maklumkan kepada Seksyen Pengurusan Aset tarikh verifikasi kendiri yang dirancang; 5.2 Sediakan senarai aset untuk diverifikasi mengikut skop yang ditentukan oleh ; /PTK /PTK/Bahagian Audit Dalam/ Pejabat Bursar 5.3 Buat pemeriksaan mengikut skop dengan mengambilkira fizikal,rekod dan lokasi aset; 5.4 Kemukakan laporan kepada Bahagian Audit Dalam dan Pejabat Bursar berdasarkan maklumat seperti berikut dengan menggunakan format Laporan Verifikasi Aset oleh ; I. Rekod keadaan dan prestasi aset; II. Setiap aset mempunyai daftar/rekod yang TARIKH KUATKUASA :05/06/ drp. 5

5 III. lengkap,tepat dan kemaskini; dan Setiap aset berada di lokasi sama seperti yang tercatat dalam daftar 5.5 Buat tindakan susulan atas Laporan yang diterima oleh Pejabat Bursar TARIKH KUATKUASA :05/06/ drp. 5